Estudio "Business Intelligence y direccion comercial"

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’El mundo está cambiando muy rápido. Ya no será el grande quien golpee al pequeño, será el rápido quien golpeará al lento’ (Rupert Murdoch) ESTUDIO: EL BUSINESS INTELLIGENCE, COMO ALIADO DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL

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’El mundo está

cambiando muy

rápido.

Ya no será el

grande quien golpee

al pequeño, será el

rápido quien

golpeará al lento’

(Rupert Murdoch)

ESTUDIO:

EL BUSINESS INTELLIGENCE, COMO ALIADO DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL

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I. EL BUSINESS INTELLIGENCE, COMO

ALIADO DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL

“Más vale resolver el problema correcto de manera

aproximada, que resolver el incorrecto de manera exacta”

Anónimo

El BI nos ayudará a saber dónde debemos fijar nuestra

atención, para que el tiempo invertido en analizar la

información, sea provechoso para nuestro negocio.

En este Estudio vamos a meditar sobre los beneficios que se

pueden obtener si somos capaces de unir la Inteligencia de

Negocios y la Dirección Comercial, en la consecución de un

mismo objetivo, obteniendo una información de mayor calidad

en el menor tiempo posible para poder tomar decisiones

acertadas en nuestro entorno de negocio.

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I. 1.- La Toma de Decisiones en la Dirección

Comercial

El objetivo para la Dirección Comercial de una compañía siempre

ha sido el mismo:

Decidir qué vender, cuándo, a quién y cómo, para vender más

En la actualidad, hay multitud de datos y normalmente

encontramos “el infierno de Excel”. Múltiples informes

vinculados que requieren de mucho tiempo para mantenerlas

actualizados y organizados.

Con la competitividad existente en los mercados y las altas

exigencias de la dirección general, nos encontramos con el

reto de tener que tomar decisiones adecuadas lo antes

posible. Esto sólo es posible si conseguimos acortar el plazo:

“Obtener Información -> Tomar Decisión”

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I. 2.- ¿Qué es eso de la Inteligencia de Negocios?

El objetivo para la Dirección Comercial de una compañía siempre

ha sido el mismo:

Decidir qué vender, cuándo, a quién y cómo, para vender más

La Inteligencia de Negocios es una potente herramienta de

software a las órdenes del directivo, que permite a las

empresas obtener, analizar y controlar los datos clave para

el éxito de su negocio.

Ej: Dashboard

del Software de

BI de LITEBI

para ventas

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I. 3.- BI: Es el momento de evolucionar

“Convierte las dificultades en ventajas" (Dale Carnegie)

En el mercado actual queda claro que ya no es suficiente

trabajar en base a intuiciones y que debemos controlar lo

que está sucediendo en nuestro entorno, tanto interno

como externo, para poder actuar en consecuencia.

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II. BUSINESS INTELLIGENCE, EN LA PRÁCTICA

DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL.

Hemos identificado los conceptos fundamentales en la práctica de

cualquier departamento comercial

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar” Y uno de los ámbitos en los que más suele cumplirse esto es el comercial.

• Unidades vendidas

• Total Facturado

• Precio Medio

• Comisión asociada

Indicadores un poco más elaborados o que dependen del tipo de

negocio:

• Rentabilidad

• Coste Directo / Indirecto

• Número de pedidos

• Tiempo medio de provisión

• ¿Tenemos una tienda online? Visitas a la web, Visitas por artículo, %

Ratio de conversión a pedidos, % a ventas, etc.

• ¿Cuál es la efectividad de las inversiones en marketing? ROI por

fuente, ROI campaña, ¿Fidelizamos? Tpo. medio del cliente, Cuota…

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II. BUSINESS INTELLIGENCE, EN LA PRÁCTICA

DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL.

Perspectivas ( o dimensiones) comunes en el análisis comercial

Tiempo: Fundamental. Que nos va a permitir ver las evoluciones y

tendencias y realizar análisis más elaborados cómo: acumulados de

meses, incrementos interanuales e intermensuales, ventas de los últimos

7/30/90 días, etc…

Clientes: Agregados por características demográficas (cómo sexo o

edad) si son consumidores o por tamaño, localización, tipo, etc. si

vendemos a empresas.

Geografía: Ventas por país, provincia, distrito, código postal, etc.

Producto: Cambiará en función del catálogo de cada compañía pero es

habitual encontrar análisis por referencia, marca, tipo, categoría, línea de

negocio, presentación, matriz abc, precios y descuentos.

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II. 1. Indicadores y análisis generales para el

departamento comercial

Informes predefinidos de uso habitual, para todo el departamento

• Seguimiento de ventas

• Situación de la cartera de pedidos

• Análisis de clientes por consumo, rango de edad, sexo o

unidades

• Análisis detallado del rendimiento del catálogo de

productos

Dashboards o cuadros de controles visuales para dirección

Dashboard de Tendencias: Detectar que está funcionando y

que no, con gráficas de evolución con diferentes niveles

Dashboard de Situación: Resumen de la situación comercial:

Valor de pedidos en cartera, TOP de Productos con más

éxito…

Dashboard de Clientes: Análisis de la relación de mi empresa

con los clientes: TOP de los más importantes, Distribución,

Tendencias

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II. 1. Indicadores y análisis generales para el

departamento comercial

Herramientas de informes interactivos o dinámicos (OLAP) de forma

que el director comercial, o cualquier miembro del equipo, pueda

interactuar

Envíos automatizados: Las personas seleccionadas reciban los

informes que necesiten en un correo electrónico con la periodicidad

deseada

Ej: Dashboards

de LITEBI sobre

geolocalización

de ventas

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III. IMPLEMENTACIÓN Y BENEFICIOS DEL BI

EN LA DIRECCIÓN COMERCIAL

"Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una

decisión valiente." Peter Drucker

LITEBI ha recopilado y analizado información a través de la

experiencia de más de 20 empresas de diferente índole, tamaño y

sector sobre cómo han implementado y están aplicando las

herramientas de BI en sus departamentos comerciales.

Nuestra conclusión, podría resumirse así:

“Las empresas que utilizan herramientas de Business

Intelligence gestionan mejor las relaciones externas

(clientes) e internas (entre diferentes departamentos y

para con los empleados)”

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III. 1 ¿Qué beneficios obtienen del BI los

departamentos comerciales?

Dar respuesta “on time” y en “pocos clicks” a multitud de preguntas

que se hacen los directores comerciales, como por ejemplo:

• Control del desempeño comercial

• Realizar análisis sobre la rentabilidad de los diferentes perfiles de

clientes, productos o líneas de negocio.

• Realizar un análisis detallado de clientes. Segmentación de

clientes y el estudio de su comportamiento. Es habitual realizar este

tipo de análisis con un BI como capa analítica de un CRM

• Realizar análisis sobre las tendencias y ciclos de venta

• Otros análisis: Análisis de rendimiento por canal, de e-Commerce,

vinculación con los KPIs financieros, vinculados a operaciones…

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III. 1 ¿Qué beneficios obtienen del BI los

departamentos comerciales?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Tendencias y ciclos de venta

Análisis detallado de clientes

Análisis de rentabilidad

Control del desempeño comercial

Otras áreas de análisis

% Empresas que citan los Beneficios del BI en el departamento comercial

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III. 2 La Implantación del BI en departamentos comerciales

Situaciones previas típicas a la hora de implantar soluciones de

Business Intelligence en departamentos comerciales:

• Dificultad para acceder a la información: fuentes de información con

multitud de datos que no se interrelacionan.

• Los informes del ámbito comercial se están desarrollando

manualmente e internamente.

• Hay una gran dependencia de TI a la hora de disponer de información.

• Hay una necesidad de disponer de información actualizada

• Las decisiones se toman demasiado tarde

• Cada departamento analiza de forma diferente los indicadores del

negocio y hay una falta de datos de calidad e integrados.

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III. 2 La Implantación del BI en departamentos comerciales

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75

40

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65

35

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Difícil acceso a información

Informes manuales

Dependencia de TI

Necesidad de info actualizada

Las decisiones se toman demasiado tarde

La información es de baja calidad

% Empresas por Situaciones para la implantación BI

Los tiempos y fases de implantación dependerán de los sistemas de información que tengamos en la empresa. El proceso de implantación de una plataforma de BI varía dependiendo de si las aplicaciones son tradicionales ( 4 a 8 meses) o modelo SaaS o Cloud Computing(4 a 6 semanas)

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“La eficacia apunta directamente al “qué” queremos

conseguir. La eficiencia se encuentra vinculada al cómo. La eficiencia dispone y aprovecha adecuadamente los recursos

y reduce el coste necesario para conseguir el objetivo deseado” Guillermo Ballenato

Un Business Intelligence en el departamento comercial es una herramienta al servicio de su eficiencia.

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