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Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

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ESTUDIO DE NECESIDAD, OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA

CONTRATAR TALLERES DE CAPACITACION PARA FUNCIONARIOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO EN EL NIVEL CENTRAL Y LAS TRES OFICINAS DE BOGOTA SEGUN EL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN PIC 2010 -

RESOLUCIÓN 7050 DE 04 DE AGOSTO DE 2010.

1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Notariado y Registro, en el nivel central y las tres oficinas de Bogotá han formulado el Plan Institucional de Capacitación PIC 2010 mediante Resolución 7050 del 04 de Agosto de 2010. Es necesario dar inicio a las actividades de formación y capacitación que se han identificado como prioritarias para la vigencia en mención. La identificación de las necesidades y la priorización de las actividades de formación y capacitación, han sido producto de un trabajo conjunto en la entidad que inició con la formulación de proyectos de aprendizaje que determinaron los problemas de los procesos y las áreas susceptibles de capacitación para los funcionarios. A partir de estos planteamientos y en trabajo conjunto de la Oficina de Investigación y Capacitación, la Comisión de Personal y el Despacho de la Superintendente se ha establecido un trabajo en torno a 5 áreas de capacitación para los funcionarios de la entidad. Estos temas son: Servicio al Cliente, Trabajo en Equipo, Comunicación Efectiva, Análisis de Información y Estructuración de Datos y Relaciones Interpersonales. Sobre estos temas se pretende realizar jornadas de capacitación con los funcionarios en el transcurso del último cuatrimestre del año. 2. DESCRIPCION EL OBJETO, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIDAD DEL

CONTRATO A CELEBRAR. 2.1 . OBJETO DEL CONTRATO

Contratar los servicios de entrenamiento para 100 funcionarios (nivel central y 3 Oficinas de Bogotá) en cinco temas a saber:

1. Comunicación Efectiva 2. Relaciones Interpersonales

- Especificaciones Técnicas:

Cada tema será desarrollado para dos grupos de 25 personas cada uno y en jornadas de 8 horas, para un total de 4 talleres.




Así mismo el contratista deberá suministrar los siguientes recursos logísticos como:

1. Salón de capacitación para veinticinco personas (25) con una intensidad horaria de 8 horas por cada taller.

2. Equipamiento tecnológico para el desarrollo de las capacitaciones (video beam, pantalla, tablero acrílico, etc...)

3. Servicio de refrigerios mañana y tarde para cada grupo. 4. Servicio de Almuerzo

Cronograma de Talleres:

TEMA FECHA LUGAR RELACIONES INTERPERSONALES

La capacitación en este tema se llevará a cabo durante dos días, cuya fecha será establecida por el Supervisor del contrato, junto con el contratista al momento de la firma del acta de inicio.

Bogotá

COMUNICACIÓN EFECTIVA La capacitación en este tema se llevará a cabo durante dos días, cuya fecha será establecida por el Supervisor del contrato, junto con el contratista al momento de la firma del acta de inicio.

Bogotá

2.3. PLAZO DE EJECUCION El plazo de ejecución del contrato que se genere será de (6) seis meses contados a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación, firmada entre el Supervisor designado en el contrato por SNR y el Contratista, previo perfeccionamiento del contrato, aprobación de la garantía única, pago de impuesto de timbre, pago de publicación. 2.4. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El análisis de mercado se realizo teniendo en cuenta ofertas de diferentes proveedores, utilizando los requerimientos técnicos mínimos. Se procedió a solicitar cotizaciones, hallando los siguientes valores:




TALLERES DE COMUNICACIÓN EFECTIVA

R&M CAPACITACIÓN

GE GESTION EMPRESARIAL HECTOR MORA IMAGE

$ 2.300.000,00 $ 4.500.000,00 $ 1.100.000,00 $ 3.000.000,00 IVA $ 368.000,00 $ 720.000,00 $ 1.500.000,00 TOTAL $ 2.668.000,00 $ 5.220.000,00 $ 2.600.000,00 $ 3.000.000,00 PAX POR GRUPO 50 25 4 HORAS DOS TALLERES $ 5.336.000,00 $ 10.440.000,00 $ 5.200.000,00 $ 6.000.000,00

TALLERES DE RELACIONES INTERPERSONALES

R&M CAPACITACIÓN GE GESTION EMPRESARIAL HECTOR MORA

$ 1.500.000,00 $ 4.500.000,00 $ 1.100.000,00 IVA $ 240.000,00 $ 720.000,00 $ 1.500.000,00 TOTAL $ 1.740.000,00 $ 5.220.000,00 $ 2.600.000,00 4 HORAS PAX POR GRUPO 50 25 DOS TALLERES $ 3.480.000,00 $ 10.440.000,00 $ 5.200.000,00

HOTEL TEQUENDAMA RELACIONES INTERPERSONALES $ 4.427.674 COMUNICACIÓN EFECTIVA $ 4.427.674 $ $ 8.855.348 2.5. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACION: El presupuesto estimado para la ejecución de la presente contratación es TREINTA MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA MIL PESOS ($30.880.000,00), el cual será financiado con Recursos del Presupuesto de Funcionamiento de la Entidad en el concepto de Servicios de Capacitación (Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 713 del 25 de Junio de 2010). 2.5.1. SERVICIOS Y COSTOS CONTRATADOS




2.5.1.1 Tema Servicio Relaciones Interpersonales

Taller 1 y 2 SERVICIOS COSTOS

CAPACITACION (Taller 1) $5.220.000


Logística, Refrigerios y Almuerzo $5.000.000

TOTAL $15.440.000

ASISTENTES 60 2.5.1.2 Tema Comunicación Efectiva

Taller 1 y 2 SERVICIOS COSTOS



Logística, Refrigerios y Almuerzo $5.000.000

TOTAL $15.440.000

ASISTENTES 60 2.6. FORMA DE PAGO: El valor del contrato se cancelará en pesos colombianos en cinco pagos dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de la factura de cada uno de los temas (dos talleres de 50 funcionarios), del certificado expedido por el Supervisor y de la constancia de pago de los aportes a salud, pensión y parafiscales. 2.7. LUGAR DE REALIZACION: Los seminarios tendrán lugar en la ciudad de Bogotá, en las instalaciones que proveerá el contratista.




2.8. CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD: La Oficina de Investigación y Capacitación, será la responsable de adelantar los estudios de oportunidad y conveniencia y la parte contractual estará a cargo del Grupo de Contratación Administrativa para la realización de los Talleres del Plan Institucional de Capacitación PIC 2010. 3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN De acuerdo con la cuantía de los bienes y servicios descritos en el presente Estudio, la modalidad de selección de acuerdo con la Ley 80 de 1993 y 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios en especial el Decreto 3576 de 2009 definen la contratación mediante la subasta inversa como la modalidad objetiva de selección, para adelantar procesos simplificados, con el fin de garantizar la eficiencia de la gestión contractual teniendo en cuenta: - Las características del objeto a contratar. - Las circunstancias de la Contratación. - La cuantía del bien, obra o servicio. - La destinación del bien, obra o servicio. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, se realizará, con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, mediante una invitación pública formulada a través de la página Web de la entidad o, en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público, una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes, así como los criterios de selección que aplicará para definir el proceso, mediante subasta inversa. Realizada la evaluación de la oferta u ofertas presentadas, la entidad dará traslado de la misma por un día en la Secretaría de la dependencia que tramita el proceso. Si sólo se presenta una oferta, esta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado. La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección.




No se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP ni aportar garantía de seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo señalado en el inciso 1° del artículo 8° del Decreto 4828 de 2008. El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. En relación con las adquisiciones a que se refiere el presente parágrafo, la entidad dejará constancia escrita del trámite realizado y de la publicidad de la invitación surtida. Para el efecto tomará las medidas que se requieran para la conservación de la información, teniendo en cuenta las normas de archivo aplicables". 4. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN La modalidad de contratación es Selección Abreviada de Mínima Cuantía, de conformidad con lo establecido por el artículo 2 del Decreto 3576 del 17 de septiembre 2009. La entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes así como los criterios de selección que aplicará para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. 5. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Para cumplir con el objeto contractual, el contratista debe cumplir con las siguientes obligaciones: Obligaciones Generales:

1. Cumplir el objeto estipulado, ajustándose a las disposiciones constitucionales, legales, contractuales, y la propuesta presentada.

2. Atender las observaciones del servidor público que ejerce control y vigilancia del contrato.

3. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del mismo.

4. Cumplir durante el tiempo de ejecución del contrato, las obligaciones con el sistema integral de seguridad y salud y pensión, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia.

5. Las demás que le correspondan acordes con la naturaleza del contrato.




Obligaciones Específicas:

1. Prestar los servicios de Talleres de Formación y Capacitación en los temas seleccionados, alimentación, y logística (equipo de cómputo, video beam, sonido y los demás servicios incluidos en los Estudios previos, la invitación pública y la propuesta presentada por el oferente, que para todos los efectos se considera que hacen parte integral del contrato) .

2. Las demás que surjan de las obligaciones principales del contrato y que tengan relación con el objeto de la misma, para el correcto desarrollo del objeto contractual.

5. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

1. Expedir el certificado de registro presupuestal. 2. Asistir diligentemente al contratista en el cumplimiento del objeto del contrato,

colaborando continuamente con él para el desarrollo del mismo. 3. Efectuar cumplidamente el pago pactado en el contrato. 4. Ejercer la supervisión del contrato. 5. Las demás inherentes al contrato, y las consignadas en la resolución interna que regula

la actividad de interventoría y supervisión. 6. SUPERVISION La vigilancia y control de la ejecución del contrato será ejercida por el Jefe de la Oficina de Investigación y Capacitación o en su defecto por el servidor público que designe. 7. REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Para la suscripción del contrato deberán adjuntarse los siguientes documentos, que se constituyen en requisitos previos para tal efecto.

Certificado de existencia y representación legal, expedida por la Cámara de

Comercio. Fotocopia del RUP. Cédula del representante legal. Libreta militar del representante legal. Certificado del DAS del representante legal. Planillas del pago de aportes parafiscales. Certificación del la Procuraduría. Certificación de la Contraloría. Declaración de no encontrarse inhabilitado para suscribir contratos con la

Superintendencia ni el Gobierno Nacional.




9. CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN En los procesos de selección por menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en la invitación pública. Por lo tanto, se decide evaluar el incentivo a la industria nacional y el valor de la oferta, los factores de evaluación son los siguientes:

CRITERIO PUNTAJE MÁXIMO Incentivo a la industria Nacional 10 Valor de la Oferta 90 TOTAL 100

Una vez se establezca el puntaje, la SUPERINTENDENCIA procederá a revisar las requisitos habilitantes a la oferta mas favorable para la entidad. 9.1.1 INCENTIVO A LA INDUSTRIA NACIONAL (10 Puntos) Este factor se evaluará con base en la ley 816 de 2003, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria, se asignará el puntaje cuando: El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el personal

nacional que ejecutará las obras (10 puntos). Cuando el proponente extranjero ofrezca servicios con personal colombiano y el origen

de este proponente extranjero sea de un país con el cual Colombia tenga tratado vigente o en el que se de tratamiento de reciprocidad a los bienes y servicios Nacionales, en los términos del parágrafo del articulo 1º de la ley 816 de 2003. (10 puntos). Si no cumple con las condiciones de reciprocidad aquí previstas, el proponente obtendrá cero (0) puntos.

Cuando el proponente ofrezca servicios con personal nacional y extranjero para la presente Invitación, se le asignarán 5 puntos.

En el caso de consorcios o uniones temporales, el puntaje se asignará de acuerdo con el componente nacional o extranjero ofrecido conforme a lo indicado en este numeral.

Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la propuesta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional. 9.1.2. VALOR DE LA PROPUESTA (90 PUNTOS)




El procedimiento para evaluar y otorgar puntaje será de acuerdo al procedimiento y fórmulas establecidas en la presente invitación pública que para el caso será la media aritmética. Se determinará la media aritmética para la totalidad de las ofertas aplicando la siguiente fórmula: MA = Po+P1+P2+P3+P4 .... +Pn n

Donde: MA = Media aritmética. Po = Presupuesto Oficial. P (1...n) = Valor total de las propuestas hábiles. n = Número de propuestas hábiles (Incluyendo el presupuesto oficial) Una vez determinada la media aritmética (A), se asignará el puntaje de la siguiente forma: A la propuesta que sea igual al 100% de la media aritmética o al menor valor más cercano por debajo de la misma, se le asignará el máximo puntaje. A la propuesta con el menor valor más cercano por debajo de la propuesta ganadora se le asignara 10 puntos menos y así sucesivamente. A la propuesta mas cercana por encima de la media aritmética se le asignara 20 puntos por debajo del puntaje asignado a la propuesta ganadora y así sucesivamente. A las propuestas que sean iguales o superiores al 110% de la media aritmética o iguales o inferiores al 90% de la media aritmética se les asignará puntaje cero (0). La evaluación del valor propuesto se hará con el valor corregido, como resultado del proceso de verificación aritmética. La calificación se asignará con valores redondeados por debajo a dos decimales 9.2 REQUISITOS TECNICOS HABILITANTES: Experiencia especifica: además del perfil requerido, el oferente deberá acreditar mediante contratos, certificaciones o actas de liquidación de los mismos, una experiencia mínima de prestación de servicios de capacitación, cuyo valor no podrá ser inferior a $3.000.000, por cada uno de los eventos. Con el (los) proponente(s) que haya(n) quedado habilitado(s) técnica, financiera y jurídicamente, la SUPERINTENDENCIA procederá a la realizar la evaluación de las ofertas. Estas ofertas serán denominadas “ofertas o propuestas hábiles”




10. ESTIMACIÓN, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO.

De acuerdo al artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, y el numeral 1 del artículo 6 del Decreto 2474 de 2008, dispone que las entidades publicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la estimación, tipificación y asignación de los riesgos.

Dando cumplimiento a lo ordenado por las normas antes citadas, debe definirse una metodología que permita hacer la estimación, tipificación y asignación del riesgo, así como los criterios de distribución de las diferentes aleas contractuales. De la misma manera, para darle mayor alcance a los preceptos legales y de aplicación de dicha labor de estimación, tipificación y asignación de los riesgos no debe hacerse de la misma manera y con igual metodología para todos los contratos estatales, ya que hay contratos jurídicos rutinarios, de poca complejidad, que exigirán un análisis somero guiado, por el sentido común, bajo las reglas de experiencia, y de los antecedentes de los contratos que se han suscrito por las entidades estatales, mientras que en otros escenarios, principalmente en la generación de infraestructura, de desarrollo tecnológico y concesión de servicios, se requerirá de estudios técnicos especializados para llevar a cabo dicha labor. Teniendo en cuenta lo anterior se procederá a tipificar, estimar y asignar riesgos previsibles para la presente contratación.

RIESGOS PREVISIBLES: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia.

RIESGO REGULATORIO: Comprende las variaciones de las tarifas del mercado regulado, cambios de la carga impositiva tributaria por reformas legales futuras y la adopción decisiones administrativas.

- Financiero. - Perdida de liquidez. - Inflación. - Cambiario. - Variación de Precios.

RIESGOS OPERATIVOS: Son intrínsecos al contrato y comprende todas las aleas que pueden generarse del incumplimiento de las obligaciones que emanan del acuerdo de voluntades:

- Variación en la disponibilidad o en el coste de los insumos necesarios para prestar los servicios.




- Incumplimiento de subcontratistas, suministradores de bienes y servicios necesarios para poder ejecutar el objeto contractual.

- Incumplimiento de compromisos adquiridos por el contratista seleccionado con sus subcontratistas, suministradores de bienes y servicios.

- Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista seleccionado a sus trabajadores.

- Incumplimiento de la administración en los pagos. - Ejercicio del uis variandi. - Defectos en los equipos. - Daños a terceros.

ESTIMACIÓN DEL RIESGO: La estimación del riesgo consiste en medir la probabilidad de ocurrencia de un evento y su impacto en caso de que se materialice. La medición efectiva y cuantitativa del riesgo se asocia con la probabilidad de una perdida futura. Para el caso de la contratación estatal no se establece una metodología para la cuantificación del riesgo, lo cual da a la entidad cierto grado de discrecionalidad.

Conforme a lo anterior, en los contratos de baja complejidad, la cuantificación puede realizarse con base en la información histórica de contratos pasados o con base en juicio de personas que tengan experiencia en esta clase de gestión contractual.

Frente a la contratación que pretende satisfacer la entidad, se procede a establecer su grado de probabilidad de ocurrencia y de impacto en relación con el equilibrio económico del contrato, utilizando una escala ordinal en la que se hace referencia a criterios de medición como se presenta a continuación: Muy Alto, Alto, Medio, Bajo, Muy Bajo.

RIESGO TIPIFICADO GRADO DE OCURRENCIA

GRADO DE IMPACTO

Riesgo político Muy bajo Alto Riesgos regulatorios Medio Medio Riesgo financiero Bajo Medio Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista.

Bajo

Bajo

Incumplimientos de la Administración en los pagos.

Muy bajo

Alto

Retrazo y/o errores en los pagos por parte de la Administración al contratista.

Bajo

Bajo




Ejercicio del ius variandi. Bajo Medio Daños a bienes de la entidad contratante

Bajo Medio

Retrazo y/o comisión de errores por parte del contratista en la ejecución del contrato.

Bajo Alto

ASIGNACIÓN DE RIESGOS: El criterio adoptado para asignar los riesgos en la presente contratación es el parámetro utilizado como estándar internacional en la materia, que busca mitigar los costos generados para hacer frente a cada contingencia. En atención a lo dicho, los riesgos son distribuidos por la parte contractual que mejor los pueda vigilar, evaluar, controlar y administrar, o por aquella que tenga mejor acceso a los instrumentos de protección atenuación o diversificación.

Riesgos asumidos por la entidad

Riesgos asumidos por el contratista Riesgos compartidos

Incumplimientos de la Administración en los pagos.

Riesgos regulatorios Riesgo político

Retrazo y/o comisión de errores en los pagos por parte de la Administración.

Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista.

Ejercicio del ius variandi. Enfermedad, muerte u ocurrencia de riesgos profesionales del contratista

Daños a bienes de la entidad contratante.

Retrazo y/o comisión de errores por parte del contratista en la ejecución del contrato.

9. GARANTIAS QUE AMPARAN LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O

EXTRA CONTRACTUAL. Se deberá suscribir como garantía una póliza de cumplimiento de conformidad con lo establecido en el Decreto 679 de 1994.

1. Cumplimiento: El 20% del valor del contrato, conveniencia por el plazo del contrato, más cuatro meses a partir de la expedición de la póliza.




2. Calidad del servicio: El 20% del valor del contrato, con vigencia a la póliza.

RESPONSABLE DEL PROCESO

LILIANA TORRES CALERO Jefe Oficina de Investigación y Capacitación

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