ESTUDIO PREVIO Y DEL SECTOR TENDIENTE A VALORAR EL ALCANCE DE UNA NECESIDAD REQUERIDA POR FIDUPREVISORA S.A. EN SU CONDICIÓN DE VOCERA Y ADMINISTRADORA DEL PATRIMONIO

AUTÓNOMO FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO

De conformidad con lo dispuesto en el Manual de Contratación aprobado por el Consejo Directivo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales, en concordancia a los artículo 209 y 267de la Constitución Política de Colombia, los Principios rectores de la Contratación Pública contenidos en la Ley 80 de 1993, y demás normas de derecho privado aplicables del Código de Comercio, Código Civil, Ley 91 de 1989 y Acuerdo 03 de 2016 expedido por el Consejo Directivo, se realiza la elaboración del presente estudio, tendiente a valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la FIDUPREVISORA, en adelante LA ENTIDAD, así como la distribución de riesgos que se propone:

CONTENIDO

NECESIDAD DE LA REALIZACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

Descripción de la necesidad.

DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES

Descripción del objeto a contratar

Localización de los servicios y domicilio contractual

Forma de ejecución del contrato

Plazo

Presupuesto oficial y apropiación presupuestal

Forma de pago

Obligaciones de las partes

Obligaciones del contratista

Obligaciones de la entidad

Supervisión

Funciones del supervisor

MODALIDAD DE SELECCIÓN

ANALISIS ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

Sistema de Precios

Estudio del mercado

ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL

EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.

Distribución de riesgos

ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS

OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR.

Garantías.

ESTUDIO DEL SECTOR

Aspectos generales.

Antecedentes de los procedimientos de digitalización

Análisis del sector económico

Aspecto técnico

Análisis legal

Análisis de la demanda

Análisis de indicadores financieros

PRESUPUESTO OFICIAL

REQUISITOS HABILITANTES Y FACTORES DE SELECCIÓN PARA LA ESCOGENCIA DEL OFRECIMIENTO MÁS

FAVORABLE.

Documentos jurídicos objeto de verificación

Carta de presentación de la oferta

Documento de conformación de consorcio o unión temporal

Existencia y representación

De personas naturales colombianas y extranjeras

Personas Jurídicas Nacionales y Extranjeras

Apoderados

Apoderado de Personas Extranjeras

Registro Único Tributario

Fotocopia de la cédula

Certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República

Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación

Garantía de seriedad de la propuesta

Cumplimiento del pago de Seguridad Social y Aportes Parafiscales

DOCUMENTOS TÉCNICOS OBJETO DE VERIFICACIÓN

Documentos y Experiencia Mínima Requerida del Equipo de Trabajo.

Experiencia del proponente.

CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

PROPUESTA TÉCNICA

Documentos financieros objetos de verificación

PROPUESTA ECONÓMICA

CRITERIOS DE EVALUACION

NECESIDAD DE LA REALIZACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

Descripción de la necesidad

El Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio -FOMAG - fue creado por la Ley 91 de 1989, como una cuenta

especial de la Nación, sin personería Jurídica, con independencia patrimonial, contable y estadística, cuyos recursos son

manejados por una entidad Fiduciaria estatal o de economía mixta.

En ley antes mencionada, el legislador dispuso que los recursos que hacen parte de la cuenta especial tuvieran

independencia patrimonial, contable y estadística, cuyos recursos se destinaran a cancelar a los docentes afiliados al

Magisterio sus pensiones, cesantías, auxilios y se garantizara la prestación de los servicios de salud.

Para tal efecto, ordenó que los recursos del Fondo fuesen administrados por una sociedad fiduciaria con una participación

estatal de más del 90% de capital, por lo tanto, estableció que se debía suscribir por parte de la Nación un contrato de

Fiducia Mercantil. En tal sentido, la Ley 91 de 1989 consagró que se podía delegar en el Ministerio de Educación Nacional

la firma de este negocio jurídico, como quiera que la Nación carece de personería jurídica.

En desarrollo del artículo 3 de la Ley 91 de 1989 la NACIÓN - MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL, en su

calidad de Fideicomitente, y FIDUPREVISORA S.A., suscribieron el Contrato de Fiducia Mercantil contenido en la

Escritura Pública No. 0083 del 21 de junio de 1990 de la Notaría 44 del Circuito de Bogotá, contrato prorrogado varias

veces y hoy en día vigente, cuyo objeto es:

“(…) Constituir una Fiducia Mercantil sobre los recursos que integran el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio - EL FONDO -, con el fin de que LA FIDUCIARIA los administre, invierta y destine al cumplimiento de los objetivos previstos para EL FONDO, conforme a las instrucciones que le sean impartidas por el Consejo Directivo del mismo.”, y su finalidad la de darle una “(…) eficaz administración de los recursos del FONDO que, a su vez y de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 91 de 1989, fue creado para el cumplimiento de los objetivos que a continuación se precisan con el fin de que los mismos determinen el alcance de las prestaciones a cargo de la fiduciaria.”

FIDUPREVISORA S.A. en desarrollo del objeto social derivado del contrato de fiducia suscrito con la Nación- Ministerio de Educación Nacional, para administrar los recursos de la cuenta especial denominada Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, cuenta con la infraestructura física, técnica y humana con un alto grado de profesionalismo y experiencia en el manejo del régimen de excepción laboral del Magisterio, coordinado por la Vicepresidencia Fondos de Prestaciones, una Gerencia Operativa, una Gerencia de Servicios de Salud y dos Direcciones: la de Afiliaciones y Recaudos y la de Prestaciones Económicas.

El FOMAG, de acuerdo con lo preceptuado en la Ley 91 de 1989, tiene las siguientes obligaciones:

1. Efectuar el pago de las prestaciones sociales del personal docente afiliado.

2. Garantizar la prestación de los servicios médico asistenciales, para lo cual contratará en cada entidad territorial la

prestación de dichos servicios.

3. Llevar los registros contables y estadísticos para determinar el estado de los aportes y el estricto control del uso de los

recursos y constituir una base de datos de docentes afiliados, con el fin de cumplir todas las obligaciones que en materia

prestacional deba asumir el Fondo, que además pueda ser usada para consolidar la nómina y preparar el presupuesto

en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4. Velar por que los empleadores (Entidades Territoriales y/ o la Nación) cumplan en forma oportuna con los aportes que

le corresponden y transfiera los aportes de los docentes.

5. Velar para que las entidades deudoras del Fondo, cumplan oportunamente con el pago de sus obligaciones.

Anteriormente, para llevar a cabo la revisión de las solicitudes de las prestaciones económicas a cargo de la Fiduprevisora, era necesario que para cada trámite, los expedientes de cada docente afiliada, fueran enviados físicamente del lugar de solicitud en la entidad territorial a la oficina central en Bogotá para iniciar el trámite, estos es; estudiar la solicitud, revisar los documentos para determinar la procedencia de la solicitud y responder las observaciones que tengan los usuarios al respecto.

El envío físico de los expedientes y actos administrativos a Bogotá incidía directamente en la mora de las revisiones de las solicitudes de prestaciones económicas, lo que generaba un incremento en el número de derechos de petición y acciones de tutela relacionadas con el estado de los trámites.

Por otra parte, el envío físico de los expedientes suponía riesgos para la custodia, preservación e integridad de los

expedientes, así como para la cadena de custodia.

En el año 2014, se suscribió el contrato 12076-015-2014, que tenía por objeto “PROCESO DE CREACION Y TRAMITE

ELECTRONICO DE SOLICITUDES DE PRESTACIONES ECONOMICAS DE LOS AFILIADOS AL FONDO NACIONAL DE

PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO”, con un plazo de ejecución de 11 meses. Durante la ejecución de este

contrato, se mejoró sustancialmente el proceso de revisión de las solicitudes de prestaciones económicas, y así mismo se

logró disminuir el número de derechos de petición y de acciones de tutela relacionadas con estos trámites.

La FIDUPREVISORA S.A. considera necesario continuar con el mejoramiento de la prestación de la revisión de las solicitudes de las prestaciones económicas, razón por la cual es necesario continuar con la tecnificación de la revisión de los mismos, viendo que el contrato que se había llevado con esta finalidad ya se ejecutó, y la FIDUPREVISORA no puede permitir que se pierdan los avances que ya se habían obtenido en esta materia. Así, se buscan mecanismos que permitan disminuir el tiempo que toma desde que se presenta una solicitud por los usuarios en la secretaría territorial respectiva hasta que se da respuesta; así como mitigar el riesgo de deterioro y pérdida de las piezas documentales que componen los expedientes.

Adicionalmente el Decreto 19 de 2012, en su artículo 6, elevó a la condición de mandato legal, el deber de modificar los trámites engorrosos y demorados señalando:

“Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos

que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir"

Para lograr la efectiva materialización de los propósitos enunciados frente a la necesidad expuesta se hace necesario contar con herramientas tecnológicas que permitan administrar y alimentar las bases de datos, que permita crear expedientes virtuales, a los cuales se pueda acceder en cualquier momento y lugar, así como la operación de la misma, logrando así, una prestación eficiente, a través de trámites simples para el usurario, sin importar el lugar del territorio nacional en el que éste se encuentre; garantizando que las obligaciones a cargo del FOMAG se adelanten sin trabas, garantizando, al mismo tiempo, que el patrimonio público no se vea afectado por pagos a personas que no ostentan la calidad de usuarios o que dependiendo el caso no son sujetos de la prestación económica solicitada (tales como: pensiones, cesantías, intereses a las cesantías, incapacidades, auxilios) y por último, que el estudio y pago de las prestaciones económicas no genera liquidación y pago de intereses moratorios por pago extemporáneo. FIDUPREVISORA S.A, requiere contar con un proceso de digitalización, con contenidos de datos, archivos digitales seguros y certificados; igualmente, debe contar con procesos de firma digital certificada, alertas en la devolución de documentos y servidores seguros certificados SSL. Así mismo debe se debe garantizar: 1. Que la radicación de trámites del FOMAG a través de un hardware y software que permite la gestión de contenidos

seguros. 2. Que la digitalización con fines probatorios de los documentos de los trámites de los docentes realizado en un software

propio que garantice la calidad de las imágenes obtenidas y la firma y estampa de los documentos digitalizados en un proceso automático en el mismo momento de la conversión de un documento físico a un documento electrónico.

3. Que las imágenes obtenidas serán fiel copia del documento físico original obtenidas bajo un proceso tecnológico que permitirá garantizar la integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad, con validez jurídica y probatoria para sustitución del documento físico original.

4. Que la digitalización de los documentos se realice en el menor tiempo posible después de radicados los documentos con el fin de garantizar la integridad y fiabilidad de los expedientes.

5. Que se generaren oficios y notificaciones electrónicas, las cuales serán enviadas a los docentes y demás participantes

del proceso de radicación de trámites, mediante correo electrónico certificado con el fin de garantizar el no repudio.

6. Que las hojas de revisión se generaren electrónicamente y el software permita su validación contra la orden pago.

7. Que los expedientes electrónicos sean custodiados en una plataforma segura de custodia, conservación y consulta de documentos electrónicos, el cual garantice la existencia, integridad y autenticidad del documento sobre cualquier periodo de tiempo.

8. Que el software permita la generación de informes referente a las actividades del proceso.

ALCANCE Y DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR

Descripción del objeto a contratar.

“CONTRATAR UNA EMPRESA ESPECIALIZADA EN LA PRESTACION DEL SERVICIO DE DIGITALIZACION CERTIFICADA CON FINES PROBATORIOS, QUE SE ENCARGUE DE PROCESAR LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE A TODO EL PROCESO DE TRÁMITE DE SOLICITUDES DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, HOJAS DE REVISIÓN Y ÓRDENES DE PAGO, DE LOS DOCENTES EN LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN AFILIADOS AL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO. LO ANTERIOR ADMINISTRADO A TRAVES DE UNA PLATAFOMA ELECTRONICA QUE PERMITA EL ACCESO A DICHA INFORMACION A LOS FUNCIONAROS DEL FOMAG Y QUE GARANTICE LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS CON EL FIN DE QUE GOCEN DE VALOR PROBATORIO”

LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS Y DOMICILIO CONTRACTUAL

Los servicios que se pretenden contratar se prestaran en las 95[MMX1] Secretarias de Educación acreditadas en el territorio

nacional y en el Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio, en la ciudad de Bogotá.

Como domicilio contractual se establece la ciudad de Bogotá DC.

FORMA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Las actividades que desarrollará el contratista para el cumplimiento del objeto del contrato serán conforme a lo pactado en

el contrato suscrito con la persona natural o jurídica.

PLAZO.

El Plazo del contrato es de doce (12) meses, sin perjuicio de lo señalado, se podrá dar por terminado el presente contrato antes del plazo establecido en el evento en que no sea prorrogado el Contrato de Fiducia 092, suscrito entre FIDUPREVISORA S.A. y La Nación - Ministerio de Educación Nacional.

PRESUPUESTO OFICIAL Y APROPIACIÓN PRESUPUESTAL.

El presente proceso cuenta con un presupuesto estimado de $ 3.000.000.000 (tres mil millones de pesos) incluido impuestos para ser ejecutados en 12 (doce) meses a partir de la fecha de suscripción del contrato.

FORMA DE PAGO

Se pagara mes vencido una vez se presente la correspondiente factura de venta avalada con el informe de supervisión del contrato donde conste el cumplimiento de las obligaciones pactadas.

El pago quedará sujeto a que el Contratista acredite el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema General de

Seguridad Social en Salud -SGSSS.

OBLIGACIONES DE LA PARTES

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Sin perjuicio de las demás obligaciones que se desprendan de las normas que regulen el ejercicio de la prestación de

servicios, y de las particularidades que correspondan a la naturaleza del contrato a celebrar, de aquellas contenidas en

otros apartes de la propuesta de servicios y de las consignadas específicamente en el contenido del contrato, así como

las consagradas en el Anexo No. 1 APENDICE TECNICO, EL CONTRATISTA contrae, entre otras, las siguientes

obligaciones generales y específicas:

Generales:

1. Desarrollar todas las actividades necesarias para el cumplimiento del objeto del Contrato y las actividades

relacionadas en la propuesta, la cual hace parte integral del presente Contrato.

2. Realizar durante el plazo estipulado todas las gestiones tendientes al logro del objeto contratado.

3. Llevar a cabo las acciones necesarias para la custodia y preservación de los documentos que se manipulen durante

el desarrollo de las actividades de digitalización y certificación.

4. Responder a Fiduprevisora por la pérdida o destrucción de los documentos integrantes de los expedientes que deba

manipular el contratista durante el proceso de digitalización y certificación. Lo anterior siempre y cuando se pruebe

que el documento pereció durante la custodia del contratista.

5. Garantizar las condiciones de conectividad y funcionamiento de la plataforma tecnológica.

6. Asumir los costos producto del traslado conexión y puesta en funcionamiento de los equipos de cómputo y demás

que se deban implementar para la ejecución del contrato.

7. Cumplir con los requerimientos de infraestructura, software y hardware a los que se refieren los términos del proceso

contractual.

8. Mantener en buen estado los equipos que designe para la prestación del servicio a que hace referencia el objeto

contractual.

9. Disponibilidad del recurso humano en las condiciones y perfiles requeridos dentro de los términos del proceso

contractual.

10. Sufragar los gastos correspondientes a viáticos y gastos de desplazamiento del personal a su cargo, en los eventos

que sea necesario.

11. Cumplir con el pago de salarios y prestaciones de ley al personal designado para la ejecución del presente contrato.

12. Entregar en los tiempos establecidos y conforme a las formalidades requeridas por el supervisor del contrato, los

reportes y estadísticas del proceso producto de la ejecución del presente contrato.

13. Acatar los requerimientos que le haga FIDUPREVISORA S.A., sobre los temas objeto del contrato y sus obligaciones.

14. Observar lo correspondiente a los diferentes procesos de solicitud de reconocimiento de prestaciones sociales y

aquellos que se desprendan de los mismos en las condiciones que se estipulan en los pliegos del proceso contractual.

15. Cumplir totalmente con las condiciones técnicas, económicas, financieras y comerciales ofrecidas

16. Abstenerse de divulgar la información que pueda llegar a conocer con ocasión de la ejecución de este contrato, a

personal no autorizado por FIDUPREVISORA S.A., y a terceros en general.

17. Cumplir con todas y cada una de las especificaciones de su oferta.

18. Pagar todos los gastos inherentes al perfeccionamiento del contrato y los que se ocasionen para poder iniciar su

ejecución, si a ello hubiere lugar.

19. Permanecer al día en el pago de los aportes al Sistema Integral de Salud y Pensiones y Riesgos laborales.

20. Informar a FIDUPREVISORA S.A., cualquier hecho que pueda afectar la ejecución del contrato.

21. Constituir la(s) póliza(s) correspondiente(s) y actualizarlas con la suscripción del acta de inicio.

22. Una vez terminado el contrato, el contratista deberá en el menor tiempo posible realizar entrega de la información

procesada durante la ejecución del mismo a Fiduprevisora S.A. Lo anterior observando las estructura y formalidades

que el área de tecnología requiera para tal fin.

23. Las demás inherentes al contrato que se derive de conformidad con la Ley.

OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD

En virtud del contrato LA ENTIDAD se obliga a:

1. Recibir a satisfacción los servicios prestados por el CONTRATISTA, cuando estos cumplan con las condiciones establecidas en el presente contrato.

2. Pagar al CONTRATISTA en la forma pactada y con sujeción a las disponibilidades presupuéstales prevista para el efecto.

3. Tramitar diligentemente las apropiaciones presupuéstales que se requieran para solventar las prestaciones patrimoniales que hayan surgido a su cargo como consecuencia de la suscripción del presente contrato.

Supervisión

Una vez legalizado el contrato, LA ENTIDAD designará un Supervisor para el mismo, quien tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo, el desarrollo del contrato, incluyendo las especificaciones técnicas, así como la calidad del servicio e igualmente velar por el estricto cumplimiento del objeto contractual. El supervisor ejercerá funciones de vigilancia técnica, administrativa y financiera del Contrato, ya sea interno o externo.

Funciones del supervisor

1. Impartir instrucciones u órdenes a EL CONTRATISTA sobre asuntos de su responsabilidad y exigirle la información que considere necesaria.

2. Adoptar las medidas de control necesarias que garanticen la ejecución del Contrato. 3. Elaborar el Acta de Inicio del respectivo Contrato. 4. Expedir la certificación mensual y final escrita sobre el cumplimiento del objeto contratado y de las obligaciones del

CONTRATISTA. 5. Verificar permanentemente y dejar las constancias en los informes que presente, que EL CONTRATISTA mantiene

vigente y al día los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensión, de conformidad con las normas vigentes al momento de la firma del presente instrumento así como aquellas que se expidan y le sean aplicables hasta su terminación.

6. Vigilar y Supervisar las actividades del CONTRATISTA, verificando el cumplimiento eficaz y oportuno de las mismas.

7. Colaborar con EL CONTRATISTA para la correcta ejecución del Contrato, velando porque tenga acceso a la información.

8. Exigir el cumplimiento del contrato en todas y cada una de sus estipulaciones. 9. La demás que estime necesarias para garantizar el cumplimiento del Contrato. 10. Las demás que se requieran para la supervisión del Contrato. 11. Apoyar, asistir y asesorar a EL CONTRATISTA en todos los asuntos de orden técnico, administrativo, financiero y

jurídico que se susciten durante la ejecución del Contrato y hasta su recibo definitivo y liquidación. 12. Brindar la información requerida por el CONTRATISTA para la adecuada proyección de respuestas a las peticiones,

quejas y reclamos. 13. Resolver las peticiones presentadas por el CONTRATISTA en los términos consagrados en la Ley.

MODALIDAD DE SELECCIÓN

De conformidad con el Manual de Contratación del Fondo Nacional de Prestaciones del Magisterio en concordancia con los criterios establecidos en por el Consejo Directivo del FOMAG, manteniendo exclusivamente los principios de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes, vigentes y aplicables derecho Privado y a las políticas de calidad generalmente aceptadas, se considera que conforme la naturaleza del objeto a contratar la modalidad de contratación a adelantar es la Invitación Pública (sección IV numeral 4.2.1).

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

Para construir el presupuesto se tuvo en cuenta los equipos necesarios (hardware), para atender la cantidad de trámites promedio realizados en 2016, por secretaría de educación, el valor de los operarios y demás intervinientes.

Se estimó que en todas las secretarías de educación es necesario tener un operador y equipos.

Partiendo de lo anterior se estudió el número de trámites que deben ser atendidos en cada centro, teniendo como parámetro que en promedio de cada expediente se compone de 70 folios, con esos datos se estableció qué características técnicas mínimas deben tener los equipos a solicitar. Se establecieron dos tipos de escáneres y de computadores dependiendo del volumen de trámites mensuales, separándolos así: i) de 0 a 100 trámites mensuales, ii) más de 100 trámites mensuales. A lo anterior hay que sumar los servidores, UPS y sistemas de almacenamiento solicitados.

Para la mesa de ayuda de primer nivel se tuvo en cuenta su composición. Debe estar integrada por al menos 2 operarios, ingenieros de sistemas, con igual número de computadores de escritorio y una conectividad de internet, que permita atender los casos que se presenten de forma remota.

Sistema de precios

El contratista deberá presentar su propuesta por el sistema de precios unitarios fijos sin reajuste, para la totalidad del objeto de la contratación. Conforme a este sistema de precios el valor del contrato resulta de multiplicar las cantidades de los servicios por los valores unitarios. En dicho precio se encuentran comprendidos los costos directos e indirectos, incluidos las tasas e impuestos, administración y utilidades.

Precios del mercado Para determinar los precios del mercado se tendrá en cuenta el promedio de las distintas cotizaciones que presenten las firmas invitadas dentro del estudio de mercados que se realizará

ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL

EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.

Estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar la equivalencia económica del contrato que llegare a suscribirse dentro de la invitación pública adelantada:

ITEM DESCRIPCION (TIPIFICACIÓN)

JUSTIFICACIÓN (SOPORTE)

MECANISMO DE ESTIMACIÓN

ASIGNACIÓN

1 PERSONAL Y EQUIPO Falla o pérdida total de información en medio digital por mal funcionamiento de equipos o pérdida de personal calificado o experimentado, que afecten el equilibrio económico del contrato

Comprobación y cualificación de sobrecosto

CONTRATISTA

2 RIESGO ECONÓMICO Eventos relacionados con las variaciones de las tasas de interés, de las tasas de cambio, así como con las variaciones salariales no ordenadas por el Gobierno Nacional, de los costos de transportes de personas o insumos y, en fin, con todas aquellas situaciones del mercado internacional, nacional o local que incidan en el equilibrio económico del contrato.

Comprobación y cualificación de sobrecosto.

CONTRATANTE

3 RIESGO POR ORDEN PÚBLICO

Los riesgos por orden público incluirán aquellos eventos relacionados con actos de grupos armados al margen de la ley que llegaren a afectar el equilibrio económico del contrato.

Comprobación y cualificación de sobrecosto

CONTRATANTE

4 RIESGOS ASOCIADOS AL ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN

Desplazamientos adicionales a los presupuestados, necesarios para cumplir el alcance del objeto del contrato, o del cumplimiento de una obligación, que afecten su equilibrio económico.

Comprobación y cualificación de sobrecosto

CONTRATISTA

5 RIESGOS ASOCIADOS CON EL TRANSPORTE DE LOS EQUIPOS, SU ALMACENAMIENTO Y TRÁMITES DE ADUANA.

Cualquier mayor costo que afecte el equilibrio económico del contrato como consecuencia a la ocurrencia de imprevistos con el transporte de los equipos al territorio nacional y su posterior distribución a las dependencias finales en el país, así con el bodegaje y los trámites aduaneros.

Comprobación y cualificación de sobrecosto

CONTRATISTA

6 RIESGO POR TERMINACION ANTICIPADA DEL CONTRATO DERIVADO DEL CONTRATO DE FIDUCIA SUSCRITO ENTRE FIDUPREVISORA S.A. Y LA NACIÓN - MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Cualquier afectación económica que se presente por la terminación anticipada del Contrato.

Notificación CONTRATISTA

7 RIESGO AFECTACION DEL SERVICIO POR BAJA CONECTIVIDAD

Indisponibilidad del Servicio de Conectividad en cualquiera de las secretarias de Educación, que genere afectación de la correcta prestación del servicio objeto del contrato.

Comprobación y cualificación de sobrecosto

CONTRATANTE

Distribución de riesgos

El contratista, tendrá la absoluta responsabilidad en la ejecución de todas las actividades necesarias para la total y cabal

de ejecución del objeto contractual.

El contratista será responsable por el traslado, bodegaje temporal, seguridad, empaque y protección, de forma adecuada, de los equipos que deben ser dispuestos en las secretarías de educación. Para lo cual deberá disponer de toda la logística necesaria para trasladar e instalar los equipos hasta el sitio final.

Por lo tanto, el proponente debe considerar todos los aspectos técnicos, económicos, financieros y del mercado para evitar la ocurrencia de situaciones y materialización de riesgos que afecten la ejecución del contrato y la permanencia de la ecuación contractual durante toda la vigencia del contrato, y en tal evento, serán de su cargo y responsabilidad los costos que esto conlleve.

2. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS

OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR

Teniendo en cuenta la naturaleza del objeto, monto y condiciones del contrato, FIDUPREVISORA S.A., ha estimado solicitar una garantía de cumplimiento, la cual deberá constituir el contratista a su costa y a favor de ENTIDADES PARTICULARES y el beneficiarios de la póliza de seguro será LA NACIÓN - MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL - FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO - FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A., NIT. 830.053.105-3. El Contratista se obliga a constituir a favor de LA ENTIDAD, una garantía de cumplimiento. La garantía podrá consistir en (i) Contrato de seguro contenido en una póliza (ii) Patrimonio autónomo (iii) Garantía Bancaria. Las garantías deberán contener los siguientes amparos:

a. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato: El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al Contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. En este caso se deberá constituir por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una duración igual a la del término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

b. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el Contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. Para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones inherentes a la prevención social del personal que emplee durante el desarrollo del contrato, en este caso se deberá constituir por un valor igual al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, por el término de la vigencia del mismo y tres (3) años más

c. Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad contratante de los perjuicios imputables al Contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de la mala calidad o insuficiencia de los servicios entregados con ocasión de un contrato de prestación de servicios. En este caso se deberá constituir por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y por el término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

ESTUDIO DEL SECTOR

Análisis del sector para “EL PROCESO DE CREACIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE PRESTACIONES

ECONÓMICAS DE LOS AFILIADOS AL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO; ASI

COMO EL SOPORTE, MANTENIMIENTO Y HOSTING DEL MISMO, PROCESO QUE DEBE CORRER A TRAVES

DE UN APLICATIVO QUE ADMINISTRE INTEGRALMENTE LA GESTION DOCUMENTAL DE FORMA

ELECTRONICA

ASPECTOS GENERALES

Análisis del sector económico

El sector de Software y Tecnologías de la Información en Colombia cuenta ahora con un completo informe sobre aspectos de importancia y tiene un mapa guía sobre su potencial, obstáculos y retos que debe capitalizar y encarar para convertirse en un motor cada vez más potente de crecimiento y desarrollo para Colombia, en un contexto global en el que ya se habla de la cuarta revolución industrial (Tomado de fedesoft. Informe de caracterización de la industria de Software y Tecnologías de la Información)

Por otra parte, se evidencia que el consumo de servicios informáticos y de productos digitales está en crecimiento a medida que los medios de comunicación en línea se aceleran. Se presenta a continuación la descripción de algunas áreas del sector que prestan servicios tecnológicos y/o informáticos a diferentes empresas o entidades:

Desarrollo de Aplicaciones WEB: es un modelo de negocio de interés progresivo de la industria del Software que trata del suministro de herramientas que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet, mediante un navegador. Las empresas proveedoras de software (Proveedores de Aplicaciones de Servicios – ASP por sus siglas en inglés) promueven su acceso vía Internet, permitiendo al usuario pagar una cuota periódica para usar la aplicación, sin necesidad de instalarla en el ordenador del usuario.

Computación en la Nube: es un modelo de distribución de software donde el software y los datos que maneja se alojan en servidores de la compañía de -TI y se accede con un navegador web o un cliente fino especializado, a través de internet. La empresa provee el servicio de mantenimiento, operación diaria, y soporte del software usado por el cliente. Regularmente el software puede ser consultado en cualquier computador, esté presente en la empresa o no. Se deduce que la información, el procesamiento, los insumos y los resultados de la lógica de negocio del software están hospedados en la compañía

Seguridad informática: los riesgos de la infraestructura computacional y de la información de las organizaciones les exigen controlar impactos potenciales respecto a incidentes que deben neutralizar. Las políticas de seguridad abren oportunidades de negocio a las empresas de software que ofrecen un portafolio de servicios de expertos en gestión y monitoreo de seguridad, que utilizan herramientas avanzadas de protección de las aplicaciones, soluciones especializadas, investigación y soluciones de productos y personal con conocimientos de los entornos de las amenazas.

Gestión documental: Elementos como la transparencia, la eficiencia, el ahorro de recursos hacen parte de las agendas de los gobiernos y de las empresas. En el caso Nacional se han materializado en el nuevo Código Contencioso Administrativo y la Ley Anti trámites, que obliga al uso de las tecnologías, y a la utilización de documentos electrónicos como mecanismos para hacer más eficaz la labor del Estado. La Ley 1437 de 2011 expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, con un conjunto de orientaciones que se enfocan de forma importante en la necesidad de utilizar documentos y canales electrónicos, esto es, que los documentos públicos en medio electrónico tengan la validez y fuerza que se confieren al documento físico. Trata también sobre la emisión válida de Actos Administrativos por medios electrónicos, el uso de notificaciones electrónicas, archivo electrónico, el archivo electrónico de documentos, expediente electrónico, foliado electrónico, recepción de documentos electrónicos y derecho a la consulta de expedientes. El Decreto Ley 19 de 2012 (la Ley Anti trámite) dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública y demanda a las entidades el desarrollo de soluciones para la gestión de su documentación. Las empresas SW&TI apoyan este proceso creando las condiciones tecnológicas que deben cumplir las entidades y cuya implementación requiere de una eficiente gestión de la evidencia documental. Servicios de migración y calidad de datos: estos servicios abarcan un portafolio de soluciones en áreas de identificación de riesgos relacionados con datos, desarrollo de planes de corrección y planes de mejora, controles de migración de datos, capacitación, cumplimiento de leyes y regulaciones. Para la correcta migración de datos, en el marco de la implementación de un sistema, se asiste al cliente con metodologías y herramientas que permita disponer de los datos con un nivel de calidad aceptable en el nuevo sistema. En el proceso de migración se controla la integridad de los datos en las etapas de extracción, transformación y carga para garantizar su calidad. La aprobación final de la migración de datos se realiza mediante la generación de reportes y del resultado de los controles para obtener la aprobación final del cliente de los resultados de la migración.

Soporte y mantenimiento de software: servicios de soporte de arquitectura y desarrollo para la restauración de operaciones dentro de los servidores de aplicaciones Web. Soporte técnico de la configuración y operación de los productos, servicios de configuración de red, identificación de fallas en los aplicativos, apoyo para superar contratiempos en la instalación de software, optimización de las aplicaciones en sus sitios de producción, mantenimiento de las bases de datos, instalación de parches y resolución de incidentes.

(tomado de: http://www.fiti.gov.co/Images/Recursos/estudiocifrassectorsw2012.pdf)

Antecedentes de los procedimientos de digitalización

Dentro de las actividades y una de las de mayor relevancia a ejecutar para la creación y trámite de solicitudes de prestaciones

económicas de los asociados es la digitalización definida como aquel proceso tecnológico que permite convertir un

documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e integra del

documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad.

La “digitalización” se encuentra definida en el Acuerdo 27 de 2006 y en el protocolo para digitalización de documentos con

fines probatorios:

“Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica

(soportes, papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por

computador”.1

1 ACUERDO 27 DE 2006 (octubre 31). Diario O!cial N.° 46.528 del 31 de enero de 2007. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Por el cual se modifica el acuerdo número 07

“Digitalización: es el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo

(papel) o electrónico, en una imagen digital”.2

Dentro de las tres aplicaciones de la digitalización que corresponden a:

1. Digitalización con fines de control y trámite.

2. Fines a archivísticos.

3. Fines de contingencia y continuidad del negocio.

La primera de ellas es la que vamos a aplicar en desarrollo del presente objeto contractual, la digitalización con fines de control el cual se aplica en los casos en que las entidades reciben altos volúmenes de documentos, que requieren control y trámite inmediato, evitando distribuir los documentos físicos, por lo general se hace solo con el fin de enviar por medios electrónicos los documentos en formato digital para agilizar el trámite y evitar así el envío de documentos originales, por lo que en muchos casos no cumple con estándares archivísticos sino con estándares exclusivamente informáticos (tipo de formato, resolución, índices, etc.)

La razón de la implementación de un proyecto de conversión digital de documentos originales no digitales son variadas entre ellas encontramos:

1. Incrementar el acceso atendiendo la alta demanda por parte de los usuarios

2. Mejorar los servicios para los usuarios acceso de mayor calidad a los recursos de entidad.

3. Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados intensivamente y crear una “copia de

seguridad” para el material.

4. Desarrollo a la entidad de su infraestructura técnica y comunicación entre las dependencias a nivel nacional.

Booz & Co, firma global de consultoría de gestión fundad en 1914 en los Estados Unidos elaboró un índice para medir la

transformación que está generando la digitalización en las organizaciones. La herramienta muestra con claridad qué sectores

van a la cabeza y cuáles a la zaga.

Para comprender mejor hasta qué punto este fenómeno está transformando los distintos sectores de la actividad Booz &

Co. creó un índice, Industry Digitization Index, que toma los cuatro factores que abarca el esfuerzo: insumo, procesamiento,

producción e infraestructura básica.

En los primeros puestos de la lista aparecen los servicios financieros y el sector de seguros, algo esperable dado que sus

productos y servicios son puramente informativos y que, por lo tanto, empezaron hace mucho tiempo a automatizar no solo

sus actividades de backoffice sino también sus transacciones con los clientes.

En el nivel más bajo aparecen el negocio de la hospitalidad y el de bienes raíces, que si bien han hecho grandes avances en cuando a digitalización de sus contactos con los clientes, todavía hacen esfuerzos por automatizar su relación con proveedores y la coordinación de todo el management.

Pero la carrera para aprovechar ese valor no ha terminado. Todas las actividades se pueden beneficiar invirtiendo para

profundizar la huella digital en todo su ecosistema de negocios. Todo se está combinando para transformar el mundo en que

vivimos: conectividad de banda ancha, movilidad inalámbrica, computación en la nube, comercio electrónico y medios

sociales.

El sector financiero ha sido siempre el que más invirtió en tecnologías de comunicaciones e información. Primero digitalizó procesos de transacciones claves como transferencia electrónica de fondos y asentamientos interbancarios. Luego, digitalizó

del 29 de junio de 1994. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. 2 Colombia. Archivo General de la Nación. Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios. Comité de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de

Archivos. Bogotá, 2011.

las actividades de contacto con los clientes y prácticamente todos los aspectos de la actividad minorista y de banca hogareña; creó cajeros automáticos inteligentes y soluciones bancarias para aumentar eficiencia en la entrega de servicios.

El proceso de digitalización permitirá que la información física allegada en las secretarias de educación o en las sedes de la Fiduprevisora S.A., a nivel nacional sean de conocimiento de la sede ubicada en la ciudad de Bogotá encargada de la supervisión y administración del objeto contractual, actividad que se complementa con el uso del internet y las nuevas tecnologías, servicio que en el mercado Colombiano podemos ver un crecimiento significativo primordialmente en lo relacionado al aumento en los porcentajes del uso de internet en los hogares y el aumento continuo en la tenencia de un computador. Según la última encuesta realizada por el DANE “Encuesta de Calidad de Vida 2012”, se evidencia el continuo crecimiento en la apropiación de las TIC y de esta manera, al contar con mayor acceso a internet se logra un mayor acceso de la población en general a sus beneficios.

Sin embargo a lo relacionado a indicadores del pilar de uso de TIC en Empresas y para el Sector Productivo que fueron propuestos para este informe cabe mencionar que no se ha podido llevar a cabo seguimiento a este pilar toda vez que a nivel nacional no ha sido incluido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, el modulo TIC dentro de la encuesta anual de comercio y la encuesta anual de manufactura desde el año 2006, último año en el cual se obtuvieron estos indicadores. Por lo anterior, a pesar de todos los esfuerzos que se hacen para que el sector empresarial y productivo haga utilización de las nuevas tecnologías y se apropie de ellas en muchos de sus procesos y en si todo lo relacionado al E-Commerce en el país, no se ha logrado cuantificar y analizar, es por eso que se resalta la importancia de que a nivel nacional, el DANE haga los seguimientos correspondientes mediantes encuestas periódicas especializadas.

Respecto a los indicadores relacionados con el desempeño del Gobierno Electrónico, se constituyen en el pilar que muestra un mejor desempeño para el país, ya que se ha logrado mantener el liderazgo en la región en este aspecto tal y como se plasma en el informe del Departamento de Asuntos Económicos y Sociales de la División de Administración Pública y Gestión del Desarrollo de las Naciones Unidas (UNDESA), donde se confirman los avances del país en el Reporte Global de Gobierno Electrónico 2012.

Colombia es el país número uno en América Latina en participación en línea, según el informe de las Naciones Unidas. De acuerdo a esta calificación, el país es el sexto en el mundo en e-participación el cual cuantifica el uso y mejora en el acceso por parte de los ciudadanos a la información y los servicios públicos mediante el uso de las TIC para la activación y fortalecimiento de la participación ciudadana. Cabe recordar que el país, en el 2010, se encontraba en el puesto No. 26.

En lo que respecta al desarrollo de la industria de TI, vale la pena mencionar que los avances que se logren a futuro serán determinantes en el aumento en la productividad de amplios sectores de la economía, tales como el financiero, la industria y la administración pública (UNCTAD, 2011). De ahí que ministerios como el de las TIC y el de Industria, Comercio y Turismo estén adelantando iniciativas y fijando metas a partir de las cuales se haga un monitoreo permanente al desarrollo del subsector

En particular, estas iniciativas buscan solucionar el déficit de personal calificado para el sector, en tanto ello representa una

de las barreras más importantes para su crecimiento. Según un informe del International Data Corporation (IDC), la brecha

entre la demanda por trabajadores especializados en informática y sistemas de redes, y la oferta de personal con esas

habilidades, se ha ido ensanchando, y lo seguirá haciendo durante los próximos años. De hecho, las cifras sugieren que la

demanda por personal calificado en el 2012 fue 25% superior a la oferta, y para 2015 se pronostica que dicha relación

aumentará a 33%.

De los 11 billones de pesos (1,6% del PIB) que generó el sector TI en el 2012, la mayor parte se concentra en las empresas consultoras y suministradoras de programas de informática, las cuales representan el 55,1% de los ingresos totales del sector. A pesar de que el desarrollo de software, hardware y otros bienes y servicios asociados a la informática, es aún incipiente (CRC, 2010), cabe resaltar que el ritmo de crecimiento de los ingresos que ha exhibido el sector no es despreciable. En el periodo 2008-2012, los ingresos generados por TI han aumentado a una tasa promedio anual de 13%. Por su parte, las exportaciones del sector, cuya participación sobre las ventas externas totales tampoco es significativa, reflejaron un incremento de 40,5% entre 2009 y 2011, tras pasar de USD75 millones a USD106,3 millones en dicho periodo (Fedesoft y Ministerio TIC, 2012). Más aún, las exportaciones del sector de servicios de informática, evidenciaron un crecimiento anual de 31,6% al cierre del año pasado. Al analizar la participación que tiene cada servicio en el total de las ventas de TI, se observa que entre los servicios de tercerización, despliegue y apoyo, se concentran el 66% de las ventas totales

Participación de ventas de servicios

El Gobierno está comprometido a apoyar y dar impulso al sector de servicios por medio del Programa de Transformación

Productiva, como una estrategia consolidada para su fomento y crecimiento, que en los últimos años han generado un

ambiente adecuado para su reconocimiento a nivel mundial.

Con los programas de Gobierno en Línea, Fortalecimiento de la Industria TI y Vive Digital, a través del Ministerio de

Tecnologías de la Información, el Gobierno colombiano trabaja en la masificación del uso redes y el aprovechamiento

de las mismas. Estos programas abren un amplio espectro de oportunidades para las industrias de Hardware y Servicios

TI en el país por la masificación en el uso de la tecnología, un crecimiento en la demanda de la industria y los habitantes

de estos bienes y servicios.

Entre 2007 y 2012 los ingresos del sector de TI en Colombia crecieron un 177%, alcanzando los US$ 6.803 millones

según IDC.

La industria de Software en Colombia creció 3,79 veces desde el 2007 hasta el 2012 debido al fortalecimiento del

sector por medio de programas gubernamentales (IDC, 2013).

El Hardware sigue manteniendo predominio en el mercado de la tecnología con un 58% de la cuota total de

mercado y le siguen el software con el 12% y servicios con el 30% (IDC, 2013).

En los últimos 10 años, en Colombia se formaron más de 1,9 millones de profesionales de educación superior

en Colombia. El 22,8% cuenta con formación de ingeniería y de ellos el 58% cuenta con título universitario, el

12% con formación de posgrado (especialización, maestría o doctorado) y el 30% con formación técnica

(Ministerio de Educación Nacional, 2013).

El Gobierno destinó, a través de la iniciativa Talento Digital, USD 19 millones para que los colombianos

estudien de manera gratuita carreras técnicas, tecnológicas, profesionales y de posgrado relacionadas con las

Tecnologías de Información. A 2012 fueron otorgados 1.277 créditos condonables y para 2014 se beneficiará a

un total de 4.661 (MinTic, 2013).

Colombia cuenta con una infraestructura capaz de soportar operaciones de talla mundial, con 6 cables

submarinos que permiten la utilización de la tecnología 4G (MinTic, 2013)

Análisis del Sector Económico

El crecimiento de la economía del país, que en el segundo trimestre del año fue del 2 por ciento con respecto al mismo lapso del 2015, según el DANE, estuvo sustentado en la actividad del sector financiero y la de la industria. Este resultado llevó al Ministerio de Hacienda a recortar su pronóstico para el año, desde un 3 a un 2,5 por ciento. Según el Dane, con respecto al mismo trimestre del año pasado el aparato productivo del país continuó en desaceleración, puesto que para ese período del 2015 toda la economía tuvo un avance del 3,1 por ciento. Y al mirar el desempeño del año, se observa que el crecimiento trimestral fue de 0,2 por ciento en los dos últimos trimestres, lo que puede indicar que, a ese paso, el crecimiento de todo el año, frente a todo el 2015, solo sería del orden del 1,7 por ciento, por debajo tanto de la meta del Gobierno, del 3 por ciento, como de la del Banco de la República, que es del 2,3 por ciento. Y al mirar dichos sectores (el de servicios financieros y la industria) se evidencia que no solamente fueron los que hicieron los mayores aportes al producto interno bruto (PIB) entre abril y junio, sino que fueron las únicas dos ramas económicas que aceleraron frente al mismo período del año pasado. (tomado de: http://www.eltiempo.com/economia/sectores/pib-segundo-trimestre-del-2016/16686106)

Análisis legal

El estado Colombiano ha determinado las características que han de cumplirse en el manejo y administración de los medios electrónicos, condiciones de seguridad de la información, atributos de la seguridad de la comunicación electrónica y las características técnicas mínimas en el manejo de los datos de comunicación. El Decreto 2693 de 2012 del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MinTIC. Señala el cumplimiento de acciones relacionadas con la implementación de medidas que garanticen la seguridad, conservación y correcta administración de los mensajes de datos y documentos electrónicos garantizando la integridad, coherencia y confiabilidad en la información y los servicios que se realicen a través de medios electrónicos. Manuales para el cumplimiento de la estrategia de gobierno en línea para las entidades del orden nacional. Las entidades contaran con sedes electrónicas, en donde se dispondrá el acceso multicanal a toda la información, así como la gestión en línea de trámites y servicios, observando permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad. La protección de datos personales, el manejo de reserva, la gestión segura de la tecnología son elementos cruciales en la protección de la relación del Estado con sus usuarios, razón por la cual las entidades requieren la implementación de sistemas de seguridad de la información que les permita manejar los riesgos identificados. Ley 1437 de 2011 - Código Contencioso Administrativo. Regula la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo garantizando condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. El Decreto 19 de 2012 - Ley Anti trámites. Contribuir a la mejora y funcionamiento interno de las entidades públicas, incrementando la eficiencia y la eficacia mediante el uso de las tecnologías de información cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propias de la comunicación electrónica. La Ley 1581 de 2012 - Protección de Datos. Determina las características de conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En la Ley 527 de 1999, se establecieron las entidades de certificación, para desarrollar actividades de emisión de certificados en relación con las firmas digitales, ofrecer y facilitar servicios de registro y estampado cronológico en la transmisión y recepción de los mensajes de datos. Dichas entidades requerirán de autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Decreto 1747 de 2000, Reglamenta a las entidades de certificación, certificados y firmas digitales. El Decreto 333 de 2014. Reglamenta el proceso de acreditación ante ONAC

Análisis de la demanda y de la oferta

HISTÓRICO DE LA ENTIDAD

MODALIDA OBJETO VALOR PLAZO Selección Abreviada de Menor Cuantía 003 de 2012

Contratar los servicios profesionales especializados de acompañamiento en el área jurídica, con autonomía técnica y administrativa, consistente en gestionar y acompañar la labor instrumental relacionada con la estructuración, liquidación, cobro y constitución de títulos ejecutivos a favor del fondo nacional de prestaciones sociales del magisterio, realizando la sustanciación, liquidación de deuda, proyección de los actos jurídicos necesarios, que posteriormente servirán de soporte para la gestión de recaudo en los procesos de cobro coactivo que adelante el ministerio de educación nacional para la recuperación de cartera por pasivo pensional y prestacional, cuotas partes pensionales, cuotas de padres cotizantes y cuota de afiliación - ascenso en el escalafón e incremento salarial, así mismo acompañamiento en la liquidación y gestión de las cuentas de cobro que le sean presentadas al fondo nacional de prestaciones sociales del magisterio por concepto de cuotas partes pensionales y defensa del fondo en los procesos coactivos y/o ejecutivos que le adelantes por partes de las diferentes entidades de previsión.

$180.000.000

5 Meses

LICITACION PUBLICA 003 DE 2014 Proceso de creación y trámite de solicitudes de prestaciones

económicas de los afiliados al fondo nacional de prestaciones sociales del magisterio.

2.094.225.230

11 MESES

HISTÓRICO OTRAS ENTIDADES

ENTIDAD MODALIDAD OBJETO VALOR PLAZO-

POLICIA NACIONAL

LICITACION PUBLICA

La adquisición de un software y la contratación del servicio para la restauración primaria, digitalización,

microfilmación e indexación de documentos del archivo general, configurando un sistema de información y

conocimiento institucional, al igual que la articulación e integración a los desarrollos tecnológicos de la policía

nacional

4,085,480,000 210 DIAS

CONSEJO SUPERIOR DE LA

JUDICATURA

SELECCIÓN ABREVIADA

Contratar una solución tecnológica, hardware, software y prestación de los servicios para la digitalización,

digitación, indexación, automatización y organización de los documentos que integran el archivo físico del centro

de servicios judiciales de Paloquemao

$500.000.000 7 MESES

MUNICIPIO DE MONTERIA

CONTRATACIO N DIRECTA Prestación de servicios profesionales para realizar

acompañamiento a la oficina jurídica - contratación en lo referente a la sistematización y digitalización de

contratos y manejo software.

19.160.000 8 MESES

OFERTA

Teniendo en cuenta la necesidad de un sin número empresas tanto del sector público como del sector privado, en lo que se refiere a eliminar la manipulación de documentos físicos y adoptar políticas de “cero papel”; Surge en el mercado el servicio de la Digitalización Certificada. La Digitalización Certificada consiste en la reproducción digital de un documento, dicho archivo es certificado o autenticado por una firma especializada quien lo investirá de valor probatorio del original. Conforme el Decreto 19 de 2012 por medio del cual se reglamenta la Ley 527 de 1999, en su artículo 160 confiere al ONAC (Organismo Nacional de Acreditación) la función de acreditar a las entidades de certificación.

ARTÍCULO 160. CARACTERÍSTICAS Y REQUERIMIENTOS DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACION Reglamentado por el Decreto Nacional 333 de 2014.

El artículo 29 de la Ley 527 de 1999, quedará así:

"Artículo 29. Características y requerimientos de las entidades de certificación. Podrán ser entidades de certificación, las personas jurídicas, tanto públicas como privadas, de origen nacional o extranjero y las cámaras de comercio, que cumplan con los requerimientos y sean acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación conforme a la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional. El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia suspenderá o retirará la acreditación en cualquier tiempo, cuando se establezca que la entidad de certificación respectiva no está cumpliendo con la reglamentación emitida por el Gobierno Nacional, con base en las siguientes condiciones: (...)

En ese orden de ideas se realizó la consulta vía WEB a dicho organismo con el fin de verificar que empresas se encuentran avaladas para la prestación de dicho servicio en Colombia. La consulta arrojo los siguientes resultados, ver Imagen 1. Conforme el reporte emitido por la ONAC, el Decreto 333 de 2014 en su artículo 3 define dos tipos de entidades de Certificación Digital. Entidad de certificación cerrada: Entidad que ofrece servicios propios de las entidades de certificación solo para el

intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir remuneración por ello. Entidad de certificación abierta: Entidad que ofrece al público en general servicios propios de las entidades de

certificación tales que. a) Su uso no se limita al intercambio de mensajes entre a entidad y el suscriptor.

b) Recibe remuneración.

Para este estudio nos interesan las Entidades de certificación abierta, y conforme lo reportado por la ONAC solo existen dos que cumplen esta función Colombia.

CITISEG S.A.S

CERTICAMARA S.A Teniendo en cuenta lo anterior se procedió a solicitar portafolio de servicios de dichas empresas y cotización de los servicios correspondientes a Digitalización Certificada.

Fuente: http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=599

Cotización Servicios

Una vez solicitadas las cotizaciones a las empresas Certicamaras y Citiseg S.A.S quienes según los estudios previos son las únicas habilitadas para prestar el servicio en las condiciones requeridas por Fiduprevisora conforme la necesidad del FOMAG. Se recibió únicamente el documento por parte de la primera y no se obtuvo respuesta de la segunda empresa. Se solicitó cotización proyectando el servicio a 48 (cuarenta y ocho meses y a continuación se relaciona lo allegado por la firma CERTCAMARA

PERFIL RECURSO HUMANO UNIDADES VALOR UNITARIO VALOR TOTAL (48

MESES)

Gerente de Proyecto 1 $ 14.372.841 $ 689.896.370

Coordinador de Proyecto 1 $ 18.205.599 $ 873.868.735

Técnico digitalización tiempo completo

37 $ 4.205.014 $ 7.468.105.209

Técnico digitalización medio tiempo 58 $ 2.102.507 $ 5.853.379.758

* Incluye puesto de trabajo, hardware y conexión a internet

PROMEDIO MENSUAL

VALOR UNITARIO VALOR MES

Folio digitalizado certificado 180.000 $ 220 $ 39.600.000

* Incluye digitalización y certificación del documento

VALOR

Arriendo de Software $ 0

Hora de desarrollo $ 0

* Incluye mantenimiento, mesa de ayuda,

OBSERVACIONES REALIZADAS POR CERTICAMARA S.A

1. 2. 3. 4. Se observa que dentro del requerimiento de Fiduprevisora no se encuentra contemplado el suministro de

Certificados de Firma Digital. 5. No se tiene contemplado el hosting de la información. 6. Tampoco se encuentra contemplado el almacenamiento de la información en la nube

Análisis de indicadores financieros

De acuerdo al análisis realizado a los procesos publicados en el SECOP y los indicadores que arroja el SIREM en los

últimos cinco años en el Macrosector: servicios, sector: Actividades de Informática, actividad: actividades relacionadas

con base de datos, son los siguientes:

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO:

LIQUIDEZ

RENTABILIDAD

OPERACIONALES

REQUISITOS HABILITANTES Y FACTORES DE SELECCIÓN PARA LA ESCOGENCIA DEL OFRECIMIENTO

MÁS FAVORABLE.

Son Requisitos Habilitantes los que se indican a continuación, necesarios para la verificación jurídica, técnica, financiera y organizacional de la Propuesta.

El no cumplimiento de los Requisitos Habilitantes o la no presentación de los documentos que los acrediten o la no subsanación de los mismos, dará lugar a la declaratoria de Propuesta No Hábil.

Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del Proponente, así como su estudio y evaluación por parte de LA ENTIDAD, el Proponente deberá presentar los documentos de la propuesta en el mismo orden en que se relacionan en este numeral. DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La carta de presentación de la propuesta se diligenciará conforme al modelo contenido en el Anexo Nº. 1 “” y será suscrita por el Representante Legal debidamente facultado. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

Los proponentes individuales o los integrantes de la propuesta, deberán acreditar la constitución con anterioridad a la fecha para la presentación dentro de la presente, Invitación Pública, las cuales deberán cumplir al momento de presentación de la propuesta con los siguientes requisitos: a. Acreditar su existencia y representación legal, mediante la presentación del original del certificado de existencia y representación legal, expedido por la autoridad competente conforme a la legislación aplicable según la naturaleza jurídica del proponente, con fecha de expedición igual o inferior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. b. Acreditar un término mínimo de constitución de la persona jurídica o de los integrantes de la propuesta plural, de cinco (05) años, contados a partir del vencimiento del plazo máximo para la prestación de los servicios o de la vigencia del contrato. c. Acreditar la suficiencia de la capacidad del representante legal y/o suplente para la presentación de la propuesta y para la suscripción del contrato ofrecido (cuando se trate de propuestas plurales se acreditara tal condición de acuerdo con el índice de participación establecido en el documento correspondiente). Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al representante legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato, y para actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar adjudicatario. d. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad, se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. PARA PERSONA NATURAL.

Si el participante es persona natural deberá presentar los documentos que se enuncian a continuación, adicional a

los que ya se han señalado en el documento de invitación:

Fotocopia del documento de identidad. Certificado de antecedentes judiciales. Certificado de antecedentes disciplinarios vigente expedido por la Procuraduría General de la Nación.

Certificado de no inclusión en el boletín de responsables fiscales, expedido por la Contraloría General de la República, que se encuentre vigente de acuerdo con el último reporte presentado por esta entidad.

Fotocopia del Registro Único Tributario -RUT- expedido por la DIAN actualizado, salvo que el proponente no esté obligado a inscribirse, caso en el cual lo debe expresar en su propuesta.

En caso de que el proponente tenga establecimiento de comercio todos los documentos deberán estar diligenciados relacionados y firmados solamente a nombre de él como persona natural. Si los documentos se encuentran a nombre de la persona natural y del establecimiento simultáneamente, o si se encuentran sólo a nombre del establecimiento, FIDUPREVISORA S.A. mediante escrito pedirá al proponente que subsane dicha inconsistencia. PARA PERSONA JURÍDICA.

El proponente persona jurídica deberá al momento de la presentación de la oferta adjuntar a la misma, el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad competente. La fecha de expedición del certificado de existencia y representación legal no podrá ser superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha del cierre de la convocatoria. En caso de prórroga del plazo de la convocatoria, este certificado tendrá validez con la primera fecha de cierre. Cuando el certificado de existencia y representación legal sea expedido por una entidad diferente a la Cámara de Comercio, el proponente deberá presentar el certificado de existencia y representación legal expedida por la autoridad competente, con una fecha de expedición no superior a noventa (90) días calendarios anteriores a la fecha de cierre de la convocatoria.

El alcance del objeto social del proponente debe permitir la actividad, gestión, operación de la auditoria médica. Así mismo para contratar, la persona jurídica proponente debe demostrar que su duración no será inferior a la duración del contrato y un (1) año más contado a partir de la fecha de liquidación de la misma.

Autorización expresa para contratar del órgano social competente. Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, el proponente deberá adjuntar la autorización expresa del órgano social competente (Asamblea, Junta Directiva, etc.), en la que conste que el representante legal está plenamente facultado para presentar propuesta y para suscribir contrato hasta por el valor del presupuesto total del contrato, es decir la sumatoria de todas las vigencias. El documento de autorización deberá presentarse debidamente suscrito y expedido con anterioridad a la presentación de la propuesta.

Así mismo, el proponente deberá adjuntar los documentos que se relacionan a continuación:

Fotocopia del documento de identidad del representante legal. Certificado de antecedentes judiciales Fotocopia del Registro Único Tributario - RUT- expedido por la DIAN. Certificado del Sistema de Información y Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad - SIRI- de la persona jurídica, vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación. Lo anterior aplica tanto para el representante legal de la entidad como para la persona jurídica proponente. Certificado de no inclusión en el boletín de responsables fiscales, expedido por la Contraloría General de la República, que se encuentre vigente de acuerdo con el último reporte presentado por esta entidad. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar este documento por separado. Lo anterior aplica tanto para el representante legal de la entidad como para la persona jurídica proponente. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad competente, en la cual se verificará la antigüedad del proponente, que en todo caso deberá ser igual o superior a cinco (5) años, a la fecha de cierre de la Invitación Pública. En caso de consorcios o uniones temporales, por lo menos uno de los integrantes deberá cumplir de manera individual con dicha antigüedad La fecha de expedición del certificado no podrá ser superior a treinta (30) días anteriores a la fecha del cierre de la convocatoria. En caso de prórroga de

la convocatoria, este certificado tendrá validez con la primera fecha de cierre. Si se presenta oferta bajo las formas de consorcio o unión temporal deberá presentarse certificado de existencia y representación legal de cada uno de los integrantes. En el evento en que el proponente sea una entidad sin ánimo de lucro, y del certificado de existencia y representación legal que aporte no se pueda verificar el cumplimiento de los requisitos de participación señalados en los términos de referencia (como objeto social, duración de la persona jurídica y facultades del representante legal), deberá aportar junto con la propuesta, una (1) copia de los estatutos de la entidad o de las actas respectivas. Si el proponente no es objeto de registro en la Cámara de Comercio, deberán en tal caso acreditar su personería jurídica de la forma dispuesta en las normas aplicables a cada caso, adjuntando los documentos correspondientes a su constitución y copia de los estatutos, y/o cualquier otro que disponga las normas especiales expedidas para tal efecto. PROPONENTES PLURALES

Se entenderá por propuesta conjunta, una propuesta presentada en consorcio o unión temporal, Podrán participar consorcios y uniones temporales, para lo cual se deberán cumplir los siguientes requisitos: Acreditar la existencia del consorcio, de la unión temporal, y específicamente la circunstancia de tratarse de uno u otro, lo cual deberá declararse de manera expresa en el acuerdo de asociación correspondiente. Acreditar un término mínimo de duración del consorcio, de la unión temporal o de la sociedad futura de cinco (5) años, contados a partir del vencimiento del plazo máximo para la prestación de los servicios o de la vigencia del contrato. Acreditar la existencia, representación legal y capacidad jurídica de las personas consorciadas, asociadas en unión temporal y las que conformaran la sociedad futura, y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio, la unión temporal y la sociedad futura, así como de la propuesta para la presentación, celebración y ejecución del contrato. Acreditar que cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio, de la unión temporal y de la promesa de sociedad futura, tienen un término mínimo de duración del consorcio, de la unión temporal y de la promesa de sociedad futura de cinco (5) años, contados a partir del vencimiento del plazo máximo para la prestación del servicio o de la vigencia del contrato. La designación de un representante que deberá estar facultado para actuar en nombre y representación del Consorcio, de la Unión Temporal. Igualmente, deberá designar un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva. Los requisitos relacionados con la existencia, representación legal y duración de los consorcios, de las uniones temporales, deberán acreditarse mediante la presentación del documento consorcial o de constitución de la unión temporal o manifestación de promesa sobre la constitución de la sociedad futura, en el que se consignen los acuerdos y la información requerida. Los requisitos relacionados con la existencia, representación y capacidad jurídica de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, respecto de las personas jurídicas que se asocien en consorcio o en unión temporal o de la promesa de sociedad futura para la presentación de la propuesta, deberán acreditarse conforme se indica en los numerales respectivos delo . Presente documento de invitación. PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS.

Para los efectos previstos en este numeral se consideran personas jurídicas de origen extranjero, aquellas que no hayan sido constituidas de acuerdo con la legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales.

Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán en todo caso a la legislación colombiana. Para su participación deberán cumplir con los requisitos establecidos en las leyes y normas aplicables.

PROPUESTA POR INTERMEDIO DE UN REPRESENTANTE

Si el proponente participa en el proceso por intermedio de un representante, debe acompañar a la propuesta el poder correspondiente, con constancia de presentación personal del poderdante que lo acredita como tal y la aceptación por parte del representante, de conformidad con la ley.

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

El OFERENTE deberá suministrar conjuntamente con la oferta una póliza de garantía de seriedad de la oferta a favor de FIDUPREVISORA S.A. por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la oferta, indicando claramente su vigencia, valor y objeto. Igualmente, la Garantía deberá acompañarse con certificado u otro medio idóneo donde conste que el tomador pagó la totalidad de la prima y que la garantía no se extingue aunque se produzca la terminación unilateral del contrato por parte de la compañía de seguros. La garantía debe consistir en una póliza de una compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia de reconocida experiencia, trayectoria e idoneidad en el país, con póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia y debe corresponder a las que se otorgan a favor de ENTIDADES PRIVADAS. El Beneficiario de las pólizas de seguro es LA NACIÓN - MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL - FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO - FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A., NIT. 830.053.105-3. Cuando la oferta sea presentada por un Consorcio o Unión Temporal, las pólizas deberán ser tomadas a nombre del Consorcio o Unión Temporal, indicando expresamente cada uno de sus integrantes. La Vigencia de la póliza deberá ser igual a la de la oferta. FIDUPREVISORA S.A. se reserva el derecho de solicitar la ampliación del período de validez de la garantía de seriedad cuando sea necesario prorrogar el término de las ofertas. De igual manera, si se prorroga el plazo para la suscripción del contrato o para la constitución de la garantía única, el adjudicatario deberá prorrogar la vigencia de la garantía de seriedad, si la vigencia inicial no fuere suficiente. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza, será en todos los casos a cargo del oferente. Sanción por incumplimiento del oferente. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, la garantía de seriedad, se hará efectiva en favor de FIDUPREVISORA S.A. si el oferente seleccionado no se allanase a cumplir las obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia y especialmente:

1. Cuando el OFERENTE, solicite el retiro de su oferta después de presentada y durante el período de validez de la

misma, salvo en caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente ocurrida a partir del momento de su presentación.

2. Cuando al serle adjudicado el contrato al OFERENTE, éste no proceda a la suscripción del mismo dentro del

plazo establecido en los Términos de Referencia. 3. Cuando se compruebe que la información suministrada en la OFERTA, en algunos de sus documentos, no

corresponde a la realidad o no cumple a la fecha de presentación de la misma con los componentes ofrecidos. 4. Cuando no entregue los documentos necesarios para la ejecución del contrato en el plazo establecido, una vez

suscrito éste. Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la oferta, FIDUPREVISORA S.A. adelantará los trámites legales pertinentes para obtener la efectividad de la misma. Devolución de la garantía. La garantía de seriedad, será devuelta por FIDUPREVISORA S.A. a los oferentes no favorecidos en la inscripción en el registro, cuando ellos lo soliciten. . Cumplimiento del pago de Seguridad Social y Aportes Parafiscales

El proponente deberá allegar una certificación expedida por el revisor fiscal, si es del caso, o del representante legal del proponente, y/o de contador público certificado, según resulte aplicable, en la cual se verifique el pago de los aportes parafiscales .

Para el caso de que la oferta sea presentada por un proponente plural, cada uno de sus miembros deberá presentar la certificación correspondiente. La información presentada en desarrollo del presente numeral se entiende suministrada bajo la gravedad de juramento respecto de su fidelidad y veracidad. Nota 1: En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1828 de 2013, norma modificada por los Decretos 3048 del 27 de diciembre de 2013 y 014 del 09 de enero de 2014, la Sociedad FIDUPREVISORA S.A., administradora de los

recursos y vocera de la cuenta especial de la Nación FNPSM, verificara el cumplimiento del contratista del pago de aportes parafiscales y los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación. En caso de no estar obligado al pago de parafiscales deberá manifestarlo bajo la gravedad de juramento.

DOCUMENTOS TÉCNICOS OBJETO DE VERIFICACIÓN

Documentos y Experiencia Mínima Requerida del Equipo de Trabajo.

El proponente deberá presentar con su propuesta los documentos que certifiquen el cumplimiento de los

requisitos del Gerente de Proyecto, Coordinador Técnico soporte, Técnico digitalizadores y técnicos en mesa

de ayuda:

Todo profesional ofrecido para el proyecto deberá acreditar mediante copia del documento idóneo, que está

autorizado para ejercer la profesión.

La experiencia como profesor de cátedra, director de proyectos de investigación, de tesis o asesor de

proyectos de tesis, no se tendrá en cuenta como experiencia específica.

Si durante un mismo periodo el profesional participó en más de un proyecto, no se tendrá en cuenta el lapso

de tiempo que se superponga.

La Experiencia General y Específica de experiencia del personal debe ser acreditada por la persona natural

o jurídica nacional o extrajera, con quien se haya establecido la relación laboral o de prestación de servicios,

o por el Consorcio o Unión Temporal, respectivo.

EL Proponente deberá incluir los soportes suficientes para acreditar el cumplimiento de las condiciones

académicas y de experiencia, así como carta de compromiso firmada por el Profesional manifestando su

interés y disponibilidad para realizar la ejecución del contrato, so pena de rechazo de la propuesta.

El cálculo de experiencia se tendrá en cuenta a partir de la fecha de grado del profesional.

Experiencia del proponente.

El Cumplimiento de este requisito se verificará mediante mínimo tres (3) certificaciones sobre cumplimiento de contratos individuales relacionados con proyectos de digitalización de documentos con fines probatorios, certificación de documentos y/o conformación de expedientes electrónicos. El OFERENTE deberá presentar una certificación que garantice la aplicación de las mejores prácticas para el archivo

y conservación de documentos electrónicos, integridad, recuperación, acceso y confidencialidad. Las certificaciones deberán corresponder a contratos ejecutados o en ejecución en el Territorio Colombiano, para los cuales su fecha de inicio se encuentre dentro de los cinco (5) últimos años, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación, expedidas por la entidad contratante. Las certificaciones con calificación de calidad y cumplimiento regular, mala o expresiones similares o que no cumplan con el requisito mínimo del inciso anterior no serán tenidas en cuenta en el estudio técnico respectivo. FIDUPREVISORA S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados.

En las certificaciones expedidas por entidades oficiales colombianas bastará para su validez la firma del funcionario que las suscriba. Cuando el OFERENTE certifique contratos en los cuales participó en Unión Temporal o Consorcio, se le acreditará en la calificación la totalidad de la experiencia certificada. Al menos uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá acreditar el requisito previsto en este numeral. Para que la certificación sea considerada como válida, debe estar impresa en papel membreteado de la empresa o

entidad que la expide y/o debe tener sello de la empresa sobre la firma, nombre claro, cargo y teléfono de contacto de quien certifica. Debe contener la siguiente información y cumplir con las siguientes especificaciones mínimas: Fecha de Inicio: Indicar la fecha de inicio del contrato. Fecha de Terminación (si aplica): Indicar la fecha de terminación del contrato. Objeto del Contrato: El cual debe ser de similares características al del objeto de esta Invitación,

conforme se estipula en el primer párrafo de este mismo numeral. Tiempo de ejecución: Deberá acreditar el periodo de ejecución del contrato. Monto de la contratación: El monto de cada certificación aportada corresponderá, para contratos ejecutados, al valor final facturado, o, para contratos en ejecución, al valor facturado a la fecha de apertura de la invitación, y no podrá ser inferior al 30% del valor total del presupuesto para la presente invitación. Para el caso de contratos

ejecutados en el exterior, el monto se liquidará conforme la TRM del día de suscripción del contrato o de inicio de éste (conforme se haya reportado), según el registro del Banco de la República. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, el monto certificado se tomará con base en el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes. Las Certificaciones aportadas que no cumplan con la totalidad de las características anteriormente mencionadas, no serán habilitadas.

CERTIFICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN AUTORIZADA

El OFERENTE deberá demostrar para este proceso de selección, que cuenta con el respaldo del fabricante del

Software sobre el cual se prestarán los servicios solicitados en el documento de invitacion, el cual debe haber realizado su registro en Derechos de Autor y debera anexar en la oferta correspondiente un certificado expedido y firmado directamente por el fabricante, la sucursal o subsidiaria de éste en Colombia, en la que conste que actualmente el OFERENTE es un distribuidor autorizado de los servicios por él ofrecidos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Respecto a la plataforma tecnológica ECM (Enterprise Content Manager), el OFERENTE aportará las siguientes

certificaciones:

Certificación de que la plataforma ofertada, se encuentra probada y evaluada a través de entidades nacionales o internacionales, mediante estándares reconocidos por entidades autorizadas y facultadas para certificar la madurez de la plataforma ECM y evaluada por el Cuadrante Oficial de Gartner, conforme a las recomendaciones del Ministerio de Tecnologías de la Información.

Certificación de que la plataforma ofrecida este implementada en procesos similares, adelantados con la presente invitación.

Certificación de experiencia local en Colombia con instalaciones de la plataforma Ofertada.

EQUIPO MÍNIMO REQUERIDO Y CERTIFICACIÓN

Para la correcta ejecución del contrato, El OFERENTE deberá suministrar un EQUIPO MÍNIMO DE TRABAJO, el cual

deberá estar conformado por los siguientes roles, cada uno de ellos será evaluado en criterios de experiencia específicos y obligatorios:

CARGO PERFIL

PROFESIONAL RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES

EXPERIENCIA MINIMA

REQUERIDA

CANTIDAD REQUERID

A

TIEMPO DEDICACIO

N

GERENTE DE PROYECTO

Profesional en ciencias de la información y/o ingeniero de sistemas. Especialización en Gerencia de Proyectos y/o certificación PMP, con experiencia certificada en Dirección de Proyectos afines o similares al objeto del contrato. Debe contar con tarjeta o matricula condicional en los casos reglamentados por ley.

Presentación de informes de avance y estado del proyecto, seguimiento al cumplimiento de las actividades descritas en el cronograma y demás actividades inherentes a la Gerencia del Proyecto. Elaborar el plan de trabajo y el cronograma de actividades, sus modificaciones y ajustes. Dirigir la ejecución de las actividades del proyecto.

Realizar el seguimiento al cronograma y de las actividades de los recursos que integran el equipo a su cargo. Gestionar los recursos del proyecto. Coordinar la correcta ejecución de las actividades del proyecto. Administrar eficientemente los tiempos de preparación y alistamiento, las líneas de producción, el control de calidad y recurso humano. Realizar el seguimiento y cumplimiento de las metas establecidas en el cronograma de trabajo. Dar lineamientos técnicos necesarios para el correcto desarrollo de las actividades que conlleve a la obtención de las metas establecidas. Ser el interlocutor con FIDUPREVISORA para todo lo relacionado con la ejecución del proyecto. Participar en los comités y reuniones de seguimiento, planeación y coordinación, realizando las respectivas actas. Controlar entrega de actas, comunicados y de más entregables del proyecto a su cargo y descritos en el plan de proyecto. Entregar los informes requeridos de la documentación a entregar y los registros afectados, rendimientos, inconvenientes y estado actual del proceso.

Cuatro (4) años de experiencia en la Gerencia de Proyectos similares al objeto de esta invitación

1 100%

Solicitud de recursos físicos y humanos acorde a las necesidades del proyecto y presupuesto asignado. Participar en la elaboración de los planes de capacitación y operación del servicio. Realizar el control de los entregables necesarios para la factura del proyecto. Responsable de la calidad de los servicios ofrecidos. Velar por el uso adecuado de los recursos acordes al presupuesto y rentabilidad del proyecto. Realizar seguimiento de las incidencias. Generar los indicadores de la opción.

SUPERVISOR

Profesional en ciencias de la información y la Documentación con experiencia certificada en coordinación de proyectos de Gestión Documental, que incluya organización de archivos y digitalización de documentos

Servir de enlace entre las Entidades Territoriales y Fiduprevisora. Proporcionar soporte a la operación. Realizar seguimiento de las de más incidencias tanto con el proveedor como con los usuarios. Hacer seguimiento con los usuarios para detectar oportunidades de mejora. Proponer mejoras a la operación implementada. Contactar a las Secretarias de Educación para realizar un diagnóstico del servicio que se está realizando. Revisar el comportamiento de los tramites actuales versus el histórico. Realizar los reportes de gestión de los diferentes incidentes generados. Realizar las incidencias de acuerdo a los estándares definidos. Debe velar por cumplir la atención dentro del tiempo planificado.

Tres (3) años de experiencia en la supervisión, seguimiento y control de Proyectos similares al objeto de esta invitación

1 100%

TÉCNICO DE SOPORTE

Profesional en ciencias de la información y/o ingeniero de sistemas. Debe contar con tarjeta o matricula condicional en los casos reglamentados por ley.

Garantizar el correcto funcionamiento del aplicativo 24 horas los 7 días de la semana. Operar correctamente el software para ingresar y consultar la información. Estar presto a seguir las instrucciones del supervisor. Atender las reuniones programadas por el supervisor. Leer y entender toda la documentación relacionada con la operación, el hardware y software. Estar disponibles para atender picos y contingencias de los técnicos

Dos (2) años de experiencia en la ejecución de proyectos similares al objeto de esta invitación

2 100%

digitalizadores.

TÉCNICOS DIGITALIZADOR

ES

Técnico profesional en Gestión Documental y/o Técnico Profesional en Archivista y/o Técnico en Asistencia Administrativa, con capacidad para manejar eficientemente información análoga y digital, equipos de conversión y reproducción de documentos, sistemas de información y bases de datos

Realizar la digitalización a cada uno de los trámites del docente, conformando el expediente electrónico por trámite con su respectiva indexación e inclusión en la base de datos. Operar directamente el software para ingresar la información. Saber utilizar y configurar el scanner. Informar oportunamente los incidentes que se presentan en la operación. Estar prestos a seguir las instrucciones de los técnicos de las mesas de ayuda. Atender las reuniones programas por el técnico de la mesa de ayuda. Leer y entender toda la documentación relacionada con la operación, el hardware y software.

Dos (2) años de experiencia en la ejecución de proyectos similares al objeto de esta invitación

34 100%

TÉCNICOS DIGITALIZADOR

ES

Técnico profesional en Gestión Documental y/o Técnico Profesional en Archivista y/o Técnico en Asistencia Administrativa, con capacidad para manejar eficientemente información análoga y digital, equipos de conversión y reproducción de documentos, sistemas de información y bases de datos

Realizar la digitalización a cada uno de los trámites del docente, conformando el expediente electrónico por trámite con su respectiva indexación e inclusión en la base de datos. Operar directamente el software para ingresar la información. Saber utilizar y configurar el scanner. Informar oportunamente los incidentes que se presentan en la operación. Estar prestos a seguir las instrucciones de los técnicos de las mesas de ayuda. Atender las reuniones programas por el técnico de la mesa de ayuda. Leer y entender toda la documentación relacionada con la operación, el hardware y software.

Dos (2) años de experiencia en la ejecución de proyectos similares al objeto de esta invitación

63 50%

TÉCNICOS MESA DE AYUDA

Técnico profesional en ciencias de la información y/o técnico profesional en sistemas, con experiencia en atención de usuarios y solución de inquietudes relacionadas con el objeto del contrato

Resolver todas las inquietudes que se presenten durante la ejecución de las actividades en las Entidades Territoriales y en la Fiduciaria. Atender las llamadas telefónicas registrando en el sistema la incidencia. Si la incidencia no se soluciona genera la incidencia al proveedor o supervisor y registrara en el sistema esta eventualidad. Registrar las incidencias de acuerdo a los

Dos (2) años de experiencia en la ejecución de proyectos similares al objeto de esta invitación

2 50%

estándares definidos. Debe velar por el cumplimiento de la atención dentro del tiempo planificado.

COMPROMISO MODELO FUNCIONAL Y OPERATIVO

El OFERENTE deberá suscribir, conforme Proforma No. 02 - Compromiso Modelo Funcional y Operativo, en la

que manifieste conocer y haber estudiado el objeto del contrato: “FIDUPREVISORA S.A. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”. Definido mediante alcance, soportado en el contenido del ANEXO – MODELO FUNCIONAL Y OPERATIVO.

CERTIFICACION DE IDONEIDAD

El OFERENTE deberá aportar certificados de firma digital y estampado cronológico certificados por la ONAC sobre

los documentos electrónicos, y haber sido otorgada en los últimos dos (2) años contados a partir de la fecha de apertura de esta invitación.

CAPITAL DE TRABAJO Se determina el capital de trabajo (CT), restando el activo corriente (AC) el valor del pasivo corriente (PC) reflejado en el Balance General a diciembre 31 de 2015. Formula: CT = AC – PC Criterio: Si CT ≥ al cuarenta por ciento (25%) del valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP), dicha oferta será ACEPTADA Si CT < al cuarenta por ciento (25%) del valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP), dicha oferta será RECHAZADA Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, el Capital de Trabajo se calculará con base en la composición agregada o sumatoria simple de los valores del activo corriente y el pasivo corriente que se registren en el Balance General a Diciembre 31 de 2015, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, aplicando la siguiente fórmula:

CTC=

(AC1+ AC2 + AC3 + .....+ ACn ) - (PC1 + PC2 + PC3 + ...+ PCn )

Donde:

CTC Capital de Trabajo total del consorcio o unión temporal

AC (1...n) Activo corriente de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal.

PC (1....n) Pasivo corriente de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal.

El resultado de aplicar la formula anterior para Capital de Trabajo del consorcio o unión temporal, deberá garantizar como mínimo el valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP).

Si efectuado este estudio, se presenta capital de trabajo que no se cumple con las exigencias contenidas en este numeral, la oferta será RECHAZADA.

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

Se obtiene el porcentaje de endeudamiento resultante de dividir el Pasivo Total por el Activo Total, reflejado en el Balance General a diciembre 31 de 2015 el resultado se multiplicará por 100, así: Formula: NE = (PT / AT) * 100

Para el caso de consorcios y uniones temporales, se calculará el Nivel de Endeudamiento con base en la composición agregada o sumatoria simple del Pasivo Total y del Activo Total, que se registre en el Balance General a diciembre 31 de 2015, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, aplicando la siguiente fórmula:

NEC =

(PT1 + PT2 + PT3 + ............+ PTn ) * 100

(AT1 + AT2 + AT3 + .......….+ ATn )

Donde:

NEC Nivel de Endeudamiento del consorcio o unión temporal

PT (1…n) Pasivo Total de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal.

AT (1....n) Activo Total de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal.

ÍNDICE DE LIQUIDEZ

Se determina el índice de liquidez, dividiendo el Activo Corriente (AC) entre el Pasivo Corriente (PC) reflejado en el Balance General a diciembre 31 de 2015, de acuerdo con la siguiente fórmula:

IL = AC /PC = No. de veces

Para el caso de consorcios y uniones temporales, el Índice de Liquidez se calculará con base en la composición agregada o sumatoria simple de los valores del Activo Corriente y el Pasivo Corriente que se registren en el Balance General a diciembre 31 de 2015, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, aplicando la siguiente fórmula:

ILC=

(AC1+ AC2 + AC3 + ...+ ACn )

(PC1 + PC2 + PC3 + ...+ PCn )

Donde:

ILC Índice de liquidez del consorcio o unión temporal

AC (1...n) Activo corriente de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal.

PC (1....n) Pasivo corriente de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión temporal.

El resultado de aplicar la formula anterior de terminará el índice de liquidez del consorcio o unión temporal. Para el estudio financiero se toman los estados financieros a 31 de diciembre de 2015. Los mínimos requeridos para que la propuesta sea considerada serán los siguientes:

CT Capital de Trabajo: Mayor o igual al 25% (veinticinco por ciento) del valor total de la propuesta Endeudamiento: Máximo 45% (cuarenta y cinco por ciento) Liquidez: Mínimo 1.0 (uno punto cero) Patrimonio (Expresado en SMMLV): Igual o mayor al 100% del valor de la propuesta PROPUESTA ECONÓMICA

Se incluirá la Propuesta Económica del Oferente, elaborada con sujeción a las instrucciones sobre la materia

contenidas en los términos de la invitación y en sus Anexos.

El Proponente deberá presentar su Propuesta Económica, según Formato que no podrá ser modificado por los oferentes, el cual se requiere para facilitar la comparación de las propuestas y la consolidación de la información.

FIDUPREVISORA S.A., no asumirá ningún costo adicional o reajuste por los errores en que incurra el Proponente al proponer su Propuesta económica, tal circunstancia no servirá de fundamento para reclamaciones posteriores, tales como solicitudes de revisión de precios, reajustes o cualquier otro tipo de indemnización o compensación e igualmente deberá tener en cuenta que no dará lugar a pago adicional sobre los precios ofrecidos, los costos en que se incurra por la legalización del contrato que se suscriba, como impuestos, deducciones, publicaciones serán asumidos por el Contratista.

Al existir diferencias entre los datos consignados en el original de la Propuesta y las copias, priman los datos del

original y en caso de error aritmético en los valores de la Propuesta, se tendrá en cuenta para la evaluación y

calificación de las Propuestas, el resultado total corregido por los miembros del equipo evaluador de las Propuestas

- área técnica-económica.

El Proponente al diligenciar el Formato de la presentación de la propuesta, debe tener en cuenta lo siguiente:

a) El valor de la propuesta deberá establecerse en pesos colombianos; no se aceptarán valores en otras

monedas.

b) El valor de la propuesta debe incluir todos los costos directos e indirectos que se requieran para dar

cumplimiento al contrato. El valor total de la propuesta deberá incluir los impuestos, así como costos de

instalación y mantenimiento de equipos y aplicativos.

c) Las sumas cotizadas por el Proponente, no estarán sujetas a ajustes; igualmente se entenderá que éstas

contemplan la totalidad de los costos en que incurrirá el Proveedor para la ejecución y cumplimiento del

contrato, razón por la cual la ENTIDAD no reconocerá costo adicional alguno por este concepto.

d) El proponente que no sea responsable de IVA debe informarlo en la Carta de Presentación de la Propuesta.

e) FIDUPREVISORA S.A. corregirá los errores aritméticos. El valor corregido se tendrá para todos los efectos

como el valor de la propuesta, y éste no podrá exceder el valor del presupuesto oficial so pena de rechazo.

f) Las enmendaduras de precios que aparezcan en la propuesta, deberán confirmarse con nota al margen y

firma del proponente.

CRITERIOS DE EVALUACION

LA ENTIDAD atenderá los Criterios de Evaluación para una asignación máxima de MIL (1100) puntos, calificación que se dará con el siguiente puntaje:

EVALUACIÓN TÉCNICA: 700 puntos

Equipo mínimo requerido y certificación 300 puntos

Certificación de distribución autorizada 200 puntos

Certificación de la plataforma tecnológica 200 puntos

PROPUESTA ECONOMICA: 300 puntos

VALOR AGREGADO: 100 puntos

Asignación de puntajes

Si solo existe una propuesta declaradas como oferta Hábil, y además la oferta económica cumple con los requisitos

exigidos para la oferta económica, LA ENTIDAD adjudicará el contrato a ese único Oferente.

Si varias de las propuestas han sido declaradas Oferente Hábiles y sus ofertas económicas cumplen con los requisitos exigidos, asignará el puntaje de conformidad con lo dispuesto en los términos de la invitación pública, conformando el orden de elegibilidad de mayor a menor.

Oferta Económica

Todos los valores de la oferta deberán ser expresados en pesos colombianos. El OFERENTE indicará que los valores

unitarios son fijos y se mantendrán así desde la fecha de presentación de la oferta y durante toda la ejecución del contrato, y que incluyen la totalidad de los costos directos e indirectos, tales como nacionalización, transporte, impuestos, imprevistos e IVA, si a ello hubiere lugar, y demás impuestos del Orden Nacional que el cumplimiento del respectivo contrato conlleve. En caso de no expresar que éstos se encuentran incluidos en el valor de la oferta, los mismos se entenderán comprendidos en dicho valor. El OFERENTE debe considerar para determinar el valor de su oferta, el riesgo cambiario y los posibles incrementos

que puedan presentarse en los costos directos e indirectos que el cumplimiento del contrato conlleve durante toda su ejecución. Los precios de la Oferta deben mantenerse en firme a partir de la fecha de presentación de ésta y una vez suscrito el contrato se mantendrán fijos durante todo el tiempo de su ejecución. Dichos valores deben relacionarse en los formatos conforme las tablas del ANEXO No. 4 – CUADRO OFRECIMIENTO ECONOMICO de este documento. Las ofertas recibidas se calificaran con el método de MENOR VALOR: Para la aplicación de este método se

determinara el menor valor de las ofertas válidas y se procederá a la ponderación de acuerdo con la siguiente formula:

Puntaje i = [[𝐼𝑛𝑐𝑙𝑢𝑖𝑟 𝑒𝑙 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑜 𝑝𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒]𝑥 (𝑉𝑚𝑖𝑛)

𝑉𝑖]

Donde, VMIN= Menor valor de las ofertas válidas Vi= Valor total sin decimales de cada una de las ofertas i = Número de oferta Para efecto de ponderar los puntajes, se tomará la oferta de menor valor y se asignará un puntaje máximo de trescientos (300) puntos en función de la proximidad de las ofertas a dicha oferta de menor valor. De igual manera, la información suministrada por los OFERENTES para esta invitación será manejada como de tipo confidencial.

CUADRO OFRECIMIENTO ECONOMICO SEGUNDO AÑO

SERVICIO VALOR

UNITARIO (MENSUAL)

TIEMPO DE SERVICIOS

(MESES)

VALOR TOTAL SIN IVA

IVA 19%

VALOR TOTAL

CON IVA

PUESTOS DE TRABAJO (Software, Hardware, conexión a internet en cada punto, Digitalización certificada y Equipo mínimo requerido excepto mesa de ayuda y técnico de soporte.)

12

HOSTING: (Correo electrónico certificado, 190 certificados de firma digital y almacenamiento WEB SERVICE)

12

SOPORTE Y MANTENIMIENTO (Mesa de ayuda con disponibilidad de mínimo 2 técnicos las 24 horas del día los 7 días de la semana y un técnico de soporte)

12

TOTAL OFERTA $ $ $