ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO … · En el marcodel Sistema de Gestión de la Calidad...

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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDAAUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE CALIDAD DEL SUBPROCESO DECONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVODE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMATÉCNICA ISO-9001:2008

BOGOTÁ D.C., JUNIO 2015

Oficina de Planeación - Carrera 5 No. 15-80 piso 9

PBX: 5878750, Extensión: 10911 -10912, [email protected]

PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE CALIDAD DEL SUBPROCESO DE

CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMA

TÉCNICA ISO-9001:2008

CONTENIDO Pág

I. DEFINICIONES 3

II.INTRODUCCIÓN 3III DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA

GENERAL DE LA NACIÓN PRETENDE SATISFACER CON LA

CONTRATACIÓN 3

• Relación contractual con el plan estratégico institucional 4

IV. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR 5

A. Objeto 5

B. Clasificación UNSPSC 5

C. Identificación del Contrato a Celebrar 5

V. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS 5

VI. ANÁLISIS DEL SECTOR - VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU

JUSTIFICACIÓN 6

A. Análisis del Sector 6

a. Aspectos Generales 6

b. Análisis Regulatorio 7

c. Análisis técnico 8

d. Análisis del Mercado 8

e. Análisis de la Demanda y la Oferta 9

B. Valor estimado del contrato y su justificación 11

a. Valor 11

b. Forma de Pago 11

Vil. PLAZO Y LUGAR PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 12VIII. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA

LA CONTRATACIÓN 12

IX. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE

SELECCIÓN 12

X. CONDICIONES DE IDONEIDAD 13

XI. INDICACIÓN SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA COBIJADO POR

UN ACUERDO COMERCIAL 13

XII. GARANTÍAS A EXIGIR 13

XIII. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 13XIV. SUBCONTRATACION 14

XV. LIQUIDACIÓN 14



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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA AUDITORÍA DECALIDAD DEL SUBPROCESO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN LO

SlSS35SS^LA PR0CURADURÍA GENERAL DE LA naci°n bajo

I. DEFINICIONES

Las definiciones de la presente contratación son las siguientes:

Definiciones y Acrónimos

CONTRATO

ESTUDIOS PREVIOS

PGN

OFERTA

CALIDAD

MEJORA CONTINUA

AUDITORÍA

AUDITOR

SISTEMA DE GESTIÓN DECALIDAD

"Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores deobligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto,previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivadosdel ejercicio de la autonomía de la voluntad (,..)"1

Son los estudios y documentos previos que sirven de soporte para laelaboración del acto administrativo de justificación y contrato

Procuraduría General de la Nación.

Es la propuesta presentada a la PGN por el interesado en ser el contratistadel Proceso de Contratación objeto de los presentes Estudios Previos

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con losrequisitos*

Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir con losrequisitos*

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias *

Persona con los atributos personales demostrados y competencias parallevar a cabo una auditoria.*

Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a lacalidad.*

II. INTRODUCCIÓN

En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, Articulo 25, Numeral 12, la Ley 1150 de 2007 yel Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.2.1.4.8, los siguientes son los estudios y documentosprevios que sirven de soporte para la elaboración de la contratación directa que tiene por objeto«CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE CALIDAD DELSUBPROCESO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN LO CONTENCIOSOADMINISTRATIVO DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMATÉCNICA ISO-9001-.2008», de manera que el contratista pueda valorar adecuadamente el alcancede lo requerido por la Entidad.

III. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓNPRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

Mediante contrato No. 179 - 062 - 2013, celebrado entre la Procuraduría General de la Nación yla sociedad SGS COLOMBIA S.A, se contrató la prestación del servicio de auditoría parala certificación al subproceso de Conciliación Extrajudicial bajo la norma técnica de calidadISO 9001 :2008 en la entidad.

La mencionada auditoría de certificación se ejecutó los días 20 al 23 de Agosto de 2013, enla cual se determinó el estado del sistema integrado de gestión para dicho subproceso deConciliación Extrajudicial, emitiendo el día 12 de Noviembre de 2013 el certificado de calidad bajola norma técnica de calidad ISO 9001:2008.

1 Ley 80 de 1993, Art. 34.

* Definiciones tomadas de la norma técnica de calidad ISO 9001:2008



PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN

Por otra parte y mediante contrato 179-056-2014, celebrado entre la Procuraduría General de laNación y la sociedad SGS COLOMBIA S.A, se contrató la prestación del servicio de primera

auditoria de seguimiento al subproceso de Conciliación Extrajudicial, la cual fue realizada los días

11 y 12 de Septiembre del año 2014, la cual dio como resultado el mantenimiento de dicha

certificación.

En este sentido y conforme a los criterios generales para la acreditación de organismos de

certificación de sistemas de gestión establecidos por el Organismo Nacional de Acreditación deColombia (ONAC), en donde se determina como vigencia del ciclo de certificación un término de

tres (3) años, el día 25 de Octubre de 2013 la firma SGS COLOMBIA S.A. realizó la visita de cierre

de no conformidades y certificó que el subproceso de Conciliación extrajudicial en lo contencioso

administrativo de la Procuraduría General de la Nación «ha sido auditado y aprobado acorde con

los requerimientos de la norma detallada a continuación: NORMA ISO 9001:2008 ALCANCE DEL

SISTEMA SUBPROCESO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN LO CONTENCIOSO

ADMINISTRATIVO DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN», con una validez hasta

Noviembre 11 de 2016.

La norma ISO 17021, «por medio de la cual se rigen los organismos de certificación», establece en -^

los numerales 9.3.2.1 que «Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ,2 pero no son ^#necesariamente las auditorías de todo el sistema, y serán programadas junto con las otras

actividades de vigilancia a fin de que el organismo de certificación puede mantener la confianza

que el sistema de gestión certificado sigue cumpliendo los requisitos entre las auditorías de

recertificacióni>, y 9.3.2.2, que: «las visitas de seguimiento a las empresas certificadas deben

realizarse anualmente. Para el caso de la segunda visita de seguimiento, ésta no puede superar

los veinticuatro (24) meses contados a partir del último día de la auditoría de certificación», el cual

para el caso del subproceso de Conciliación Extrajudicial fue el 23 de Agosto de 2013.

Por lo anterior y teniendo en cuenta que fue la firma SGS COLOMBIA S.A quien realizó las

auditoria de certificación y la primera de seguimiento y fue quien determinó ciertos hallazgos al

sistema de gestión, por consiguiente es quien debe realizar la segunda auditoria de seguimiento y

cierre de estos hallazgos para determinar que el sistema de Gestión está cumpliendo con lo

establecido en la norma ISO 9001:2008.

Aunque el certificado tiene validez por tres (3) años, tal como se expresó anteriormente, la

aprobación de la certificación se mantiene sujeta a la continua conformidad del Sistema de Gestión

con la norma, para lo cual la firma SGS COLOMBIA S.A, debe monitorear dicha conformidad a

través de auditorías de seguimiento anuales hasta completar el mencionado periodo.

En este sentido, con el fin de realizar la segunda auditoria de seguimiento, la entidad celebrará con w

la firma en mención un contrato para la prestación de dicho servicio antes del 21 y 22 de Agosto de

2015.

• Relación contractual con el plan estratégico institucional

El Plan Estratégico Institucional de la Procuraduría «Procurando Orden y Rectitud» para el periodo

2013-2016, realizado bajo la metodología del Balanced Scorecard define los lineamientos,

objetivos y políticas que debe seguir la entidad para el cumplimiento de la misión de este

organismo de control y se encuentra disponible para la consulta de los funcionarios y la ciudadanía

en general en el link:

http://www.procuraduria.qov.co/portal/planeacion/control/qestionestrateqica/planestrateqicoinstituci

onal, de la página web de la entidad.

En la perspectiva de aprendizaje, tecnología y conocimiento del Plan Estratégico, existe el objetivo

estratégico denominado «Garantizar una atención oportuna y efectiva al ciudadano», el cual

comprende a su vez los objetivos específicos: atender y orientar al ciudadano y fortalecer la

participación ciudadana.

2Expresión latina que significa «en el sitio» o «en el lugar».



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ríaDEUNAOON

En el marco del Sistema de Gestión de la Calidad de la PGN, la alta dirección está comprometidacon el desarrollo de todos y cada uno de los procesos, subprocesos y procedimientos de laentidad, mediante los cuales se busca brindar satisfacción a los usuarios.

La auditoría de seguimiento del subproceso bajo la norma de calidad no solo fortalece el personalde la Oficina líder del mismo, sino que permite cualificar el trámite y/o actividades desarrolladaspara cumplir con los diferentes objetivos que se tienen trazados para este subproceso.

Igualmente, está relacionado con el objetivo denominado «Mejorar la efectividad del sistemaintegral de gestión», que comprende la consolidación del Sistema de Gestión de Calidadoptimización de procesos y procedimientos y la mejora en la calidad de respuesta institucional porcuanto la actividad de la certificación está orientada a la revisión y convalidación de losprocedimientos del subproceso, la medición y garantía de la capacidad institucional y elfortalecimiento del sistema de calidad de la entidad.

La certificación del subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo Contencioso Administrativotambién fortalece la gerencia interna, otro de los objetivos del Plan Estratégico de la Entidad porcuanto a través de la adopción de procedimientos internos eficaces y eficientes se orienta lagestión por resultados, se propende por el cumplimiento de las políticas públicas y se optimizanlos procesos y recursos vigentes.

IV. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

A. Objeto

CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE CALIDAD DELSUBPROCESO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN LO CONTENCIOSOADMINISTRATIVO DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMATÉCNICA ISO-9001:2008

B. Clasificación UNSPSC

El objeto contractual se enmarca dentro del siguiente código de Clasificador de Bienes y Servicios:

Clasificación

UNSPSC

80101504

Grupo

F - Servicios

Segmento

Servicios de

gestión,

servicios

profesionales

de empresa y

servicios

administrativos

Familia

Servicios de

asesoría de

gestión

Clase

Servicios de

consultoría de

negocios y

administración

corporativa

Producto

Servicios de

asesoramiento

sobre

planificación

estratégica

C. Identificación del contrato a celebrar

Que conforme con la descripción del objeto, el tipo de contrato a celebrar es de PRESTACIÓN DESERVICIOS.

V. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

Las siguientes son las especificaciones técnicas mínimas de los servicios que requiere la entidad

La prestación del servicio de la segunda auditoría de seguimiento de calidad del subproceso deConciliación Extrajudicial en lo Contencioso Administrativo certificado bajo la norma técnica decalidad ISO 9001:2008, otorgada el 12 de Noviembre de 2013, debe realizarse bajo las siguientesespecificaciones:

1 Manejar de forma confidencial la información de la Procuraduría General de la Nación enrelación con las actividades realizadas en el marco de la visita de seguimiento.

5



GBÉfiUEfir

2. Evaluar suficientemente la evidencia objetiva para fundamentar su decisión sobre el

mantenimiento de la certificación.

3. Cumplir con la legislación vigente y proveer los servicios que cumplan los requisitos

aplicables.

4. Programar junto con la Procuraduría General de la Nación, la visita de seguimiento y

asignación del equipo auditor.

5. Elaborar el correspondiente informe del servicio de auditoría de seguimiento al subproceso

de Conciliación Extrajudicial en lo contencioso administrativo de la Procuraduría General

de la Nación.

Si el contratista estima necesario formular acciones correctivas y de mejora y/o preventivas, debe

otorgar un plazo para que la entidad las gestione y debe realizar las visitas correspondientes para

su verificación y cumplimiento, rindiendo el informe correspondiente, sin que esto genere costo

adicional para la entidad.

VI. ANÁLISIS DEL SECTOR - VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN

A. Análisis del Sector

a. Aspectos Generales

El mercado de este servicio por parte de los contratantes está principalmente constituido por los

procesos orientados a seleccionar contratistas que presten servicios de auditoría, ya sea a las

entidades públicas que desean acreditarse bajo la norma NTCGP 1000:2009 o en la norma técnica

ISO 9001:2008 de manera voluntaria; en ésta última, existe una amplia variedad de organizaciones

públicas y privadas, tanto del sector productivo como del sector servicios, que demandan dichas

auditorías.

Dado que se trata de una auditoria de seguimiento de un subproceso de una entidad pública, se

han tomado como referencia los contratos suscritos en este sector por la afinidad con el servicio

que se requiere.

En lo que se refiere a la oferta de estos servicios, en Colombia las entidades certificadoras o de

evaluación de calidad en las normas técnicas deben acreditarse previa verificación del

cumplimiento de los requisitos ante el Organismo Nacional de Acreditación ONAC3.

Para tomar como ejemplo el sector público, el portal web SECOP de Colombia Compra Eficiente

referencia muchos procesos de las entidades públicas con objeto similar, entre los cuales se

analizan en el presente documento dos (2) de ellos.

En ejecución de las políticas adoptadas en el Conpes 3446 de 2006, en noviembre de 2007 fue

creado el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - ONAC con el fin de profesionalizar y

especializar la labor que venía desarrollando la Superintendencia de Industria y Comercio. Por lo

anterior, el Decreto 4738 de 2008 designó en su artículo tercero a la ONAC como Organismo

Nacional de Acreditación4.

En la página web del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - ONAC se puede

consultar el listado de organismos de certificación acreditados en sistemas de gestión, en cual

trece (13) empresas prestan el servicio de certificación de sistemas de gestión de la calidad - ISO

9001, que se convierten en la fuente de oferentes en este mercado procurando seguridad y

confianza en el proceso:

1- Applus Colombia Ltda.

2- Bvqi Colombia Ltda.

3- Celac - Centro Latinoamericano de Certificación S.A.S.

3 Presentación institucional ONAC, disponible en: http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=252.

Fecha de consulta: Marzo 25 de 2015.

4 Presentación institucional ONAC, disponible en: http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=252.

Fecha de consulta Marzo 25 de 2015.5 Portal web ONAC, disponible en: http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=186&paqina=2. Fecha

de consulta: Marzo 25 de 2015.

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RADURIAOEUNftOON

4- Consejo Colombiano de Seguridad

5- Corporación Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico del Sector Eléctrico - Cidet6- Cotecna Certificadora Services Ltda.

7- Instituto Colombiano de Normas Técnicas Y Certificación - Icontec8- International Certification and Training S A9- S.G.S. Colombia S.A.

10- Tüv Rheinland Colombia S.A.S.

11- Universidad Tecnológica de Pereira.

12- Alianza Empresarial para un comercio seguro BASC13- Asociación de Empresas Seguras AES

b. Análisis Regulatorio

Toda la regulación aplicable a la actividad de los proveedores y compradores asociados al tipo de

proceso contractual están definidos de manera general en la siguiente normatividad:

- Código de Comercio - (Decreto 410/71 y sus leyes modificatorias y decretosreglamentarios)

- Estatuto tributario - (Decreto 624/89 y sus leyes modificatorias y decretos reglamentarios)- Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - (Ley 80/93), Ley 1150 de

2007, Ley 1474 de 2011 y los correspondientes decretos reglamentarios.- Decreto 1082 de 2015 "por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del

sector administrativo de Planeacion Nacional".

Según el estatuto tributario en su ARTÍCULO 468. TARIFA GENERAL DEL IMPUESTO SOBRELAS VENTAS. -Artículo modificado por el artículo 26 de la Ley 633 de 2000:- La tarifa general delimpuesto sobre las ventas es del dieciséis por ciento (16%), la cual se aplicará a todos los bienes yservicios, con excepción de los excluidos expresamente.

Después de realizar la consulta en el estatuto tributario y de las diferentes exenciones que esteposee se deduce que la presente contratación no se encuentra en ninguna y por tal razón dicha

actividad está cobijada por la tarifa general del impuesto sobre las ventas del dieciséis por ciento(16%). Respecto de impuestos locales, el mismo se encuentra gravado con el ICA.

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6o de la Ley 872 de 2003, la Norma Técnica deCalidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 especifica los requisitos para laimplementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, aplicable a la rama ejecutiva del poderpúblico y otras entidades prestadoras de servicios. Por su parte, la PGN por medio de la

Resolución No. 107 de 2005, artículo 1o determino: "Créase el Sistema de Gestión de la Calidad

en la Procuraduría General de la Nación, como una herramienta de gestión sistemática ytransparente encaminada a permitir y facilitar la dirección y la evaluación del desempeño de la

Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios y el desarrollo de lasactividades que constitucional y legalmente le competen. El Sistema de Gestión de la Calidad

adoptado en la Procuraduría General de la Nación está enfocado hacia los diferentes procesos yprocedimientos establecidos por la Entidad, y apunta a la satisfacción plena de las expectativas ynecesidades de los usuarios."

La mencionada resolución establece en el artículo 4o que "El Sistema se desarrollará en formaintegral, confiable y oportuna en todas las dependencias del nivel central, regional y provincial de la

Procuraduría General de la Nación y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos losfuncionarios de la Entidad, a efectos de garantizar la satisfacción de las necesidades de losusuarios y la excelencia en los servicios a cargo de la entidad.

PARÁGRAFO. Se aplicarán las normas técnicas que para el efecto sean aprobadas por laautoridad competente para la Procuraduría General de la Nación en concordancia con losparámetros legales existentes y los estándares internacionales, sobre las que se efectuarácapacitación a todos los servidores de la Entidad"

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RADURIADÉLA NACIÓN

Y el artículo noveno establece que: "Una vez implantado el Sistema de Gestión de la Calidad y

cuando se considere pertinente, la Procuraduría General de la Nación podrá certificar su Sistema

de Gestión de la Calidad con base en la Norma Técnica Colombiana, expedidas para la Entidad

por el organismo nacional para la normalización técnica de conformidad con el Decreto 2269 de

1963 que regula la materia"

El objeto de la norma determina los requisitos para un Sistema de Gestión de Calidad aplicable a

entidades referidas en la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en una herramienta de gestión que

permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social con

el suministro de productos y/o con la prestación de los servicios a cargo de las entidades.

La implementación de la norma NTCGP es de carácter obligatorio a los denominados organismos

de la Rama Ejecutiva del Poder Público; para la Procuraduría General de la Nación, por pertenecer

el Ministerio Público tiene carácter orientador y voluntario.

No obstante lo anterior, la entidad ha implementado en toda su organización el Sistema de Gestión

de Calidad y por lo tanto, si quiere certificar el cumplimiento de los requisitos de un proceso o

subproceso individualmente considerados dentro de un sistema de gestión de la calidad, para

demostrar la capacidad del proceso o subproceso para proporcionar productos que cumplan los

requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación aumentando la

satisfacción del cliente, debe acudir a las normas ISO. La Procuraduría General de la Nación tiene

certificados dos (2) subprocesos bajo la mencionada norma: Selección de empleados de carrera y

de Conciliación Administrativa.

c. Análisis Técnico:

El subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo Contencioso Administrativo, se encuentra

certificado a la fecha por la firma auditora externa SGS COLOMBIA S.A. De acuerdo con los

requisitos definidos en la norma ISO 9001, es necesario realizar las visitas de seguimiento anuales

para continuar con la mejora de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo, buscando

constituir modelos de calidad en la prestación del servicio, lo que genera una mejor imagen

institucional y credibilidad de los usuarios frente a los servicios que la Entidad presta, manteniendo

el certificado de calidad expedido por la firma auditora externa

La firma SGS COLOMBIA S.A deberá cumplir con las especificaciones técnicas mínimas exigidas

para la auditoria de seguimiento, dentro de las cuales se encuentran: manejar de forma

confidencial la información de la PGN, evaluar suficientemente la evidencia objetiva para

fundamentar su decisión sobre la certificación, cumplir con la legislación vigente y proveer los

servicios que cumplan los requisitos aplicables, programar junto con la Procuraduría General de la

Nación la visita de seguimiento y asignación del auditor, realizar el servicio de auditoría durante los

días previstos en el acta de inicio y elaborar el correspondiente informe del servicio de auditoría al

subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo contencioso administrativo de la Procuraduría

General de la Nación.

d. Análisis del Mercado

La norma ISO 17021 de 2011 «por medio de la cual se rigen los organismos de certificación»,

estableció en los numerales 9.3.2.1 que «Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ,[1]

pero no son necesariamente las auditorías de todo el sistema, y serán programadas junto con las

otras actividades de vigilancia a fin de que el organismo de certificación puede mantener la

confianza que el sistema de gestión certificado sigue cumpliendo los requisitos entre las auditorías

de recertificación» y 9.3.2.2, que: «las visitas de seguimiento a las empresas certificadas deben

realizarse anualmente. Para el caso de la segunda visita de seguimiento, esta no puede superar

los veinticuatro (24) meses contados a partir del último día de la auditoria de certificación».

Conforme a lo anterior dichas visitas de seguimiento deben ser contratadas por la entidad antes del

primer y segundo año, contados desde la emisión de la certificación.

Aunque el certificado tiene validez por tres (3) años, tal como se expresó en la descripción de la

necesidad, la aprobación de la misma se mantiene sujeta a la continua conformidad del Sistema de

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Gestión con la norma, para lo cual la firma SGS COLOMBIA S.A., debe monitorear dichaconformidad a través de visitas de seguimiento y teniendo en cuenta que fue esta firma la querealizo la auditoria de certificación y es quien conoce de los planes de acción que debe ejecutar laPGN para estar en un continuo mejoramiento.

En virtud de lo expuesto, la Procuraduría General de la Nación, suscribirá un contrato en lamodalidad de contratación directa con la firma SGS COLOMBIA S.A, de conformidad con el literalg, numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, concordante con el artículo 2.2.1.2.1.4.8 delDecreto 1082 de 2015, teniendo en cuenta que fue esta firma quien otorgó la certificación, para querealice la segunda auditoria de seguimiento al subproceso de Conciliación Extrajudi'cial en loContencioso Administrativo de la Procuraduría General de la Nación de acuerdo a la certificacióndel Sistema de Gestión de Calidad otorgada el 12 de Noviembre de 2013 bajo la norma técnicoISO 9001:2008.

e. Análisis de la Demanda y la Oferta

La Procuraduría ha celebrado los siguientes contratos para el objeto similar al presente:

Contratante:

Contratista:

Modalidad de selección:

Objeto del contrato:

Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Oferentes:

Garantía exigidas:

Procuraduría General de la Nación

BVQI COLOMBIA LTDA

Directa (Contrato 179-015 de 2013)

Consistió en la prestación del servicio de segunda

auditoría de seguimiento al subproceso de Selección de

Empleados de Carrera Administrativa en la Entidad, bajo la

norma técnica de calidad ISO-9001-2008 en la


$2.256.128

En un solo contado luego de radicar la factura.

1.5 días

BVQI COLOMBIA LTDA

Cumplimiento 10% del contrato.

Pago de salarios y prestaciones sociales 5% del contrato.

Contratante:

Contratista:



Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Oferentes:

Garantía exigidas:


ICONTEC

Directa (Contrato 033-006-2010)

Consistió en la prestación del servicio de segunda

auditoría de seguimiento al subproceso de Selección de

Empleados de Carrera Administrativa en la Entidad, bajo la

norma técnica de calidad ISO-9001-2008 en la


$ 3.509.000

En un único pago dentro de los 30 días calendario

siguiente luego de radicar la factura.

2.5 días

ICONTEC

Cumplimiento 20% del contrato.

• Histórico de contrataciones de otras entidades

Los compradores de estos servicios son entidades públicas y privadas en general, que quieran

mejorar su modelo de gestión. Para este efecto y para ser comparables, se tomó la información

que reposa en la página del SECOP (consulta de Mayo 22 de 2015 a las 2:45 pm) y se seleccionó

una muestra de cuatro (4) procesos de contratación de entidades públicas.



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GENERAL DEU

Contratante:

Contratista:



Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Garantía exigidas:

CDMB Corporación Autónoma Regional para la defensa

de la meseta de Bucaramanga

ICONTEC

Contratación directa (8029-02)

Servicio de segunda auditoria de seguimiento al sistema

de gestión de la calidad, bajo los requisitos establecidos

en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009

$5.156.200

Un solo pago que se cancelara al final del contrato

previa presentación del informe de las labores

desarrolladas y el visto bueno del supervisor del contrato

Sesenta (60) días.

10% de cumplimiento

10% de calidad en el servicio

Contratante:

Contratista:



Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Garantía exigidas:

IGAC Instituto Geográfico Agustín Codazzi

BVQI Colombia Ltda.

Contratación directa (2166 de 2013)

Contratar los servicios para realizar la segunda auditoría

de seguimiento en aras de mantener la certificación del

Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo con los

requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO

9001:2008.

$23.780.000

Un solo pago dentro del mes siguiente a la prestación del

servicio y previo visto bueno del supervisor del contrato.

Ciento quince (115) días.

Cumplimiento del contrato (10%)

Contratante:

Contratista:



Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Garantía exigidas:

Ministerio de cultura

SGS COLOMBIA S.A

Contratación directa ( 249 de 2013)

Realizar el seguimiento a la certificación del sistema de

gestión de calidad del ministerio de cultura NTCGP 1000

e ISO 9001

$4.350.000

El pago debe realizarse contra facturación así: 50% al

primer mes de ejecución del contrato y otro 50% después

de realizada la auditoria y presentado el informe.

10 meses

Cumplimiento (10%)

Amparo de calidad (10%)

Contratante:

Contratista:



Valor del contrato:

Forma de pago:

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

SGS COLOMBIA S.A

Contratación directa (153 de 2013)

La auditoria de seguimiento al sistema de gestión de

calidad de acuerdo con el alcance de la certificación

obtenida, en cinco (05) seccionales de la entidad en las

que se verificaran los procesos misionales y en la sede

principal para el seguimiento de los procesos

$14.745.920

Un solo pago dentro del mes siguiente a la prestación del

servicio y previo visto bueno del supervisor del contrato

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PBX: 5878750, Extensión: 10911 -10912, planeac¡[email protected]

RADURIADÉLA NACIÓN

Plazo del contrato:

Garantía exigidas:Dos meses

Cumplimiento (20%)

Calidad del servicio (50%)

Dentro de los aspectos comunes de estas contrataciones se encuentra la modalidad utilizada lacual fue directa teniendo en cuenta que de acuerdo con la norma (ISO 17021) cada año la entidadcertificada deberá presentar una auditoría de seguimiento durante tres años para garantizar que elsistema se encuentra operando adecuadamente; por esta razón, las entidades debieron contratarla auditoria de seguimiento a fin de cumplir con los procedimientos establecidos por el entecertificador la cual había otorgado la certificación inicial y así conservar dicho certificado.

Las garantías exigidas son de cumplimiento y de calidad del servicio, a diferencia del presenteproceso en el cual se considera que no es necesario exigir la constitución de garantías toda vezque la forma de pago del valor del mismo se realizará en un único pago, el tamaño de la muestra aauditar es menor, y el valor del contrato y su duración es considerablemente menor a la de lasmuestras seleccionadas

B. Valor estimado del contrato y su justificación

a. Valor

Hace parte del estudio, la oferta enviada por SGS COLOMBIA S.A., de fecha 20 de Mayo de 2015,firma que es la única habilitada para prestar el servicio, debido a que dicha firma es quien deberealizar las auditorias de seguimiento al subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo ContenciosoAdministrativo, cumpliendo en su oferta con la exigencias técnicas establecidas en el presenteestudio, logrando determinar si los compromisos derivados del Sistema de Gestión de Calidad, enlos cuales se encuentra este subproceso, fueron mantenidos por la entidad. El valor del servicio deAuditoría de acuerdo con la cotización presentada por SGS COLOMBIA S.A es de TRESMILLONES VEINTISIETE MIL SEICIENTOS PESOS MONEDA CORRIENTE ($3.027.600,00),incluido IVA, tarifa que es razonable teniendo en cuenta que en los históricos de este tipo decontrataciones, es más costosa la auditoria de certificación que las de seguimiento, manteniéndosesiempre esta tendencia.

Vale señalar que mediante contrato 179-056 de 2014 se realizó la primera auditoria deseguimiento por un valor de $2.969.600. El valor de la actual auditoria para 2015 está ajustado conel incremento del IPC, suma que se considera razonable y ajustada para esta nueva auditoría.

Anexo en nueve (09) folios de la propuesta técnica y económica presentada por SGS COLOMBIAS.A.

b. Forma de Pago

El pago se realizará en un único pago dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a lafecha en la que la supervisión radique definitivamente la factura en la oficina del Grupo de Cuentasde la División Financiera, con los respectivos soportes, previa revisión y aprobación de los

documentos entregados por el contratista en el conste la auditoría realizada y recibo a satisfaccióndel supervisor del contrato. El proceso de aceptación de la factura se surtirá en un término no

mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su entrega por parte del contratista, periodo

en el cual la supervisión realizará las reclamaciones en contra de su contenido, bien sea mediante

la devolución de la misma, o por medio de reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor de lafactura. Este documento debe ir acompañada de la certificación que expida la supervisión delcontrato, de la certificación que acredite el pago por parte del contratista de aportes parafiscalesrelativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas deCompensación Familiar.

Los pagos estarán sujetos a las retenciones y deducciones de ley a que hubiera lugar.

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GENERAL DEUNAOON

En todo caso, el pago del presente contrato, se encuentra sujeto a la disponibilidad del PAC

(Programa Anual Mensualizado de Caja).

Vil. PLAZO Y LUGAR PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato será de dos días (02) hábiles, teniendo en cuenta la fecha

programada por las partes contratantes para la realización de la visita, siempre y cuando se hayan

cumplido los requisitos de legalización y ejecución, todo ello a partir de la suscripción del acta de

inicio. En todo caso el contrato se debe ejecutar antes del 23 de Agosto de 2015.

Si el contratista estima necesario formular acciones correctivas y de mejora y/o preventivas, debe

otorgar un plazo para que la entidad las gestione y debe realizar las visitas correspondientes para

su verificación y cumplimiento y la posterior certificación del subproceso, sin costo adicional para la

entidad.

Siempre que cualquiera de los plazos en días calendario indicados en el pliego tenga vencimiento

en día no hábil, se entenderá que dicho plazo vence el día hábil inmediatamente siguiente.

El lugar de ejecución será la sede principal de la Procuraduría General de la Nación, ubicada en la

carrera 5 No. 15-80, en la ciudad de Bogotá D.C. Para este proceso de auditoria no se requiere

que el contratista viaje a sedes de trabajo diferentes a Bogotá, por lo tanto no incurrirá en gastos

de desplazamiento, hospedaje y alimentación.

Para todos los efectos el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.

VIII. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA

CONTRATACIÓN

Para atender el costo del contrato que resulte del proceso de selección, la entidad cuenta con

recursos de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 43715 del 05 de

Junio de 2015, expedida por el Grupo de Ejecución Presupuestal de la División Financiera de la

Procuraduría General de la Nación y la necesidad se encuentra prevista en el Plan de

Adquisiciones de la Entidad, según certificado 2015-056 del 03 de Junio de 2015.

IX. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Para la contratación, de acuerdo con las anteriores consideraciones, se atenderá a lo establecido

en el literal g), numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que encuentra concordancia con lo

estipulado en el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015, que estableció: «Se considera que

no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien

o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por

ser proveedor exclusivo en el territorio nacional».

En virtud de lo expuesto, la Procuraduría General de la Nación suscribirá un contrato en la

modalidad de contratación directa con la firma SGS COLOMBIA S.A, empresa que certificó el

Sistema de Calidad para el Subproceso de Conciliación Extrajudicial en lo Contencioso

Administrativo, por ser proveedor exclusivo ya que es la única que puede proveer el servicio, toda

vez que la norma ISO 17021, «por medio de la cual se rigen los organismos de certificación»,

establece en el numeral 9.3.2.1 que «Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ,6 pero noson necesariamente las auditorías de todo el sistema, y serán programadas junto con las otras

actividades de vigilancia a fin de que el organismo de certificación puede mantener la confianza

que el sistema de gestión certificado sigue cumpliendo los requisitos entre las auditorías de

recertificación»,

En el Certificado de Existencia y Representación Legal de la firma SGS COLOMBIA S.A, expedido

el 06 de Mayo de 2015 por la Cámara de Comercio de Bogotá, Sede Chapinero, se verificaron las

condiciones de existencia y representación legal de dicha sociedad y su objeto social, dentro del

cual se halla el objeto de la presente contratación. De igual forma, el representante legal se

Expresión latina que significa «en el sitio» o «en el lugar».

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c

encuentra facultado para celebrar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social oque se relacionen con el mismo.

Así mismo, según certificado expedido por el Revisor Fiscal de la sociedad SGS COLOMBIA S.A,la empresa se encuentra al día con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Inteqraly Parafiscales.

La sociedad SGS COLOMBIA S.A, conforme lo pactado en el contrato 179-062-2013 fue elencargado de prestar el servicio de auditoría para la certificación al subproceso de ConciliaciónExtrajudicial en lo Contenciosos Administrativo bajo la norma técnica de calidad ISO 9001 :2008en la entidad. El contrato se desarrolló de manera satisfactoria y el contratista cumplió a cabalidaddemostrando su idoneidad y experiencia, además de ser el único que está en capacidad de ofrecerla visita de seguimiento.

Por tratarse de Contratación Directa, se contrata con quien esté en capacidad de ejecutar el objetoporque cuenta con la idoneidad y la experiencia necesaria.

X. CONDICIONES DE IDONEIDAD

De conformidad con el certificado de existencia y representación legal de la Sociedad SGSCOLOMBIA S.A expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, sede Chapinero, suobjeto social tendrá como objeto principal: "(..^prestación de servicios de inspección, análisis,control, muestreo, medición, programación, emisión de certificados de calidad...."

CONOCIMIENTO DE FONDO DEL COTIZANTE

Tiempo de existencia oferente

Calidad de Mipyme

Experiencia general

Experiencia específica

Régimen tributario

SGS COLOMBIA

37 ANOS

NO

37 AÑOS

17 AÑOS

Común, grandes contribuyentes y

autorretenedores

Cabe resaltar que la firma SGS COLOMBIA S.A hace parte del listado de organismos de

certificación acreditados en sistemas de gestión el cual es otorgado por la Organización Nacionalde Acreditación de Colombia ONAC.

XI. INDICACIÓN SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA COBIJADO POR UN ACUERDOCOMERCIAL

Según el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de Contratación, M-

MACPC-06, literal C, "(...) Las Entidades Estatales no deben hacer este análisis para los Procesos

de Contratación adelantados por las modalidades de selección de contratación directa (...)".

XII. GARANTÍAS A EXIGIR

De conformidad con lo estipulado en la Ley 1150 de 2007, artículo 7, en concordancia con el

Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.4.5, y atendiendo a la naturaleza del contrato, las partes

intervinientes, la forma de pago del valor del mismo que será UN ÚNICO PAGO, se considera que

no es necesario exigir la constitución de garantías a cargo de la firma SGS COLOMBIA S.A, para

avalar el cumplimiento del contrato.

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PROCURADURÍAG0OAL DE LA NACIÓN

XIII. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

La coordinación general del contrato será ejercida por el Jefe de la Oficina de Planeación de la

Entidad. La supervisión del contrato la adelantarán funcionarios adscritos a dicha Oficina con

conocimientos en el sistema de gestión de calidad, quienes llevarán a cabo el seguimiento y control

del contrato de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 y en el Manual de

Contratación de la PGN.

XIV. SUBCONTRATACIÓN

En caso que EL CONTRATISTA subcontrate con terceros la ejecución de actividades relacionadas

con el objeto del presente contrato, no exonerara a este de la responsabilidad de ejecución del

contrato ni del cumplimiento de la totalidad de las obligaciones derivadas de este. LA

PROCURADURÍA no tendrá ninguna vinculación con el subcontratista.

XV. LIQUIDACIÓN

La liquidación del contrato se llevará a cabo bajo los parámetros establecidos en los artículos 60 de

la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019

de 2012. La liquidación por mutuo acuerdo podrá efectuarse dentro de los ocho (8) meses

siguientes a la fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato. En aquellos casos en que

EL CONTRATISTA no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la

Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de

liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto

en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Los amparos de

la garantía única que se constituyan, relacionados con las obligaciones a cargo del contratista, que

queden pendientes a la fecha dé suscripción del acta de liquidación, deberán permanecer vigentes

hasta la satisfacción total dejas mismas

Valdivieso acevedo

dación

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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO … · En el marcodel Sistema de Gestión de la Calidad...

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