Etapa 1. construccin de escenarios versin 3

CONSTRUCCIÓN DE CONSTRUCCIÓN DE ESCENARIOS FUTUROSESCENARIOS FUTUROS

ETAPA UNOETAPA UNO

Marzo 10 de 2007

Construir futuro

Construcción de Escenarios

El Futuro

El Presente

Planeación Estratégica

Prospectiva

Predecir y PronosticarEl

Presente y El Pasado

El Futuro

¿Dónde estamos hoy?¿Dónde estamos hoy? ¿A dónde queremos llegar?¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo llegar allá?¿Cómo llegar allá?

El FuturoConocerlo, manipularlo y cambiarlo

SerHumano

El futuro: Nos atrae, nos convoca y nos intriga a todosEl futuro: Nos atrae, nos convoca y nos intriga a todos

Construcción de Escenarios futuros

Futuro

•Adivinos, futurólogos, astrólogos, elaboradores de horóscopos. •Los lectores del café, del tabaco, del agua y de la palma de la mano.•Los adivinos, las premoniciones y las predicciones.•La magia, la brujería, ritos y leyendas•En el antiguo y nuevo testamento de la Biblia: premoniciones y profecías del evangelio.

Ha dado éxito a:Los juegos de azar, apuestas permanentes, loterías, peleas de gallos, carreras de caballos, etc.

Proyecciones: Datos presentes o pasados los llevamos a futuroPredicciones: Visiones deterministas. Predecir qué pasará: “predecir el futuro”.Previsión: Acciones del presente para resolver anticipadamente problemas del futuro. “Si no se corrige esto pasará aquello”Pronóstico: Juicios razonados sobre un asunto. “Agotamiento del petróleo”


ProspectivaProspectiva La prospectiva es un acto de “imaginación” y creación. Una toma

de conciencia y reflexión sobre el futuro.

La Prospectiva tiene una visión sistémica del contexto futuro y de la organización, con una actitud creativa, innovadora, dinámica y adaptativa. Es decir, hace un análisis completo del entorno.

La prospectiva no pretende adivinar el futuro, lo que busca es construirlo. “El futuro no se adivina, se construye”. Se preocupa más por brindar alternativas de futuro

La prospectiva se interesa por la evolución, el cambio y la dinámica de los sistemas sociales

La Planeación estratégica visiona el futuro con base en las experiencias pasadas y en el presente. La prospectiva construye el futuro deseado


Prospectiva:

¿Qué es un Escenario?

Es una construcción consistente y coherente que enfoca una situación futura, dentro de un marco de tiempo específico, donde es posible identificar variables críticas, definir tendencias y su impacto sobre el comportamiento de una organización.

Son descripciones del futuro presentadas en forma coherente, que sirven de marco de referencia para definir la actuación organizacional.


Para qué sirve un Escenario?

Para examinar comportamientos posibles e incertidumbres que permiten ampliar la creatividad en el pensamiento de las personas.

Para comprender interrelaciones y articulaciones de las variables internas, externas, tendencias e incertidumbres.

Para analizar la realidad, sus tendencias y enfocar hechos posibles, si las condiciones permanecen más o menos constantes.

Para buscar alternativas, diferentes criterios de expertos y para construir posibles hechos con base en acciones de futuro.


El Escenario de futuro puede ser:

1. Futuro deseable pero no probable, ni posible: Futurable.

2. Futuro deseable y posible: Futurible.

3. Futuro probable y posible pero no deseable: “futurible”

“El futuro es la categorización de un estado de cosas que aún no es, pero que sabemos que de alguna manera, inexorablemente va a ser y que en prospectiva queremos que sea de determinada manera”. Agustín Merello


Un Escenario está compuesto por 3 elementos esenciales: 1. Las Variables Críticas

Son los elementos básicos que componen el escenario, son variables por que “varían” o cambian y es posible medirlas. Son críticas porque son importantes para el negocio. Impactan positivamente o negativamente el negocio. Son de diferente tipo, entre otras: Políticas, Legales, Económicas, Socio-Culturales, Tecnológicas, Ambientales.

2. Las Tendencias de las Variables

Son los comportamientos posibles que pueden tener las variables en el futuro. Son las alternativas que se pueden presentar dadas unas condiciones del entorno. Son los argumentos de análisis técnico o justificado que se prospectan de acuerdo a criterios de comportamientos, registros, hechos, datos y realidades presentes en el entorno.

3. El Impacto de las tendencias sobre la organización o elemento de análisis.

Impacto de las tendencias a la organización: Positiva, Negativa o Neutral. El criterio neutral debe tener mayor rigurosidad en el análisis.


Los Escenarios deben:

Ser ESCENARIOS POSIBLES.

Tener en cuenta TODAS las variables y TODAS las tendencias posibles. Tener Ubicación del contexto real.Ubicación del contexto real.

Partir de PREVISIONES de la proactividad.

Ser CONSISTENTES y COHERENTES con la realidad del contexto (nacional e internacional).


APLICACIÓN PRÁCTICAAPLICACIÓN PRÁCTICA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LOS

ESCENARIOS FUTUROS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO.

METODOLOGÍAMETODOLOGÍA

Construcción de Escenarios.

METODOLOGÍAMETODOLOGÍA

Los Escenarios futuros se construyen con base en la prospectiva

Se fundamenta en el análisis de variables externas, su contexto, su relación, impacto y priorización, para luego redactar en tiempo pasado los escenarios futuros que se convierten en resultados claves para las acciones de la Institución.


Paso 1. Definición del Sector/Negocio, Marco de Tiempo y Asunto Definición del Sector/Negocio, Marco de Tiempo y Asunto

del Escenario.del Escenario.Sector: Se hizo un análisis del sector público y la adscripción de la Superintendencia de Notariado y Registro al Ministerio del Interior y de Justicia.

Negocio: Se analizó la SNR, como un negocio público que vende productos tangibles, por los cuales recibe ingresos significativos, que le permiten cubrir el costo del desarrollo de las actividades institucionales y hacer transferencias de ley al Ministerio del interior y de Justicia. Ley 55 de 1985.

Marco de Tiempo del Plan: Se había definido el período 2007-2010, por razones reales de período de Gobierno y del Plan de Desarrollo Nacional. Pero dadas las condiciones financieras y la proyección de ingresos hasta el 2011, marco de gasto de mediano plazo, se consideró que el plan debe ser para el período 2007-2011Asunto del Escenario: Se hizo un primer ejercicio de creación futura para visualizar en el año 2011, en qué condiciones estará el negocio en Colombia.

Diligenciar Formato 1

Construcción de Escenarios. Paso 1. Formato 1

Definición del Sector, del Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del EscenarioSector: Público del orden Nacional, adscrito al Ministerio del Interior y de Justicia con personería jurídica y autonomía administrativa.Negocio: Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública.

Marco de Tiempo: 2007-2011

Asunto: Para el año 2011, el negocio “Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública en Colombia”, presentará estas condiciones:•Con Excelente imagen institucional•Con un sistema de servicio al ciudadano basado en la racionalización de trámites•Con un Talento humano capacitado, comprometido, reconocido y satisfecho.• Con Infraestructura física inteligente para garantizar la prestación del servicio. •Con efectividad, competencia y transparencia en la prestación de los servicios.•Con tecnología para brindar seguridad, confiabilidad, celeridad y fidelidad en la información.•Con sistemas de información integrales, confiables y seguros, para la guarda de la fe pública•Con procesos homologados, estandarizados y con tecnología adecuada.•Con presupuestos autosostenibles y con planeación a largo plazo.•Con políticas de manejo de excedentes financieros.


Definición del Sector, del Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del EscenarioSector: Público del orden Nacional, adscrito al Ministerio del Interior y de Justicia con personería jurídica y autonomía administrativa.Negocio: Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública.

Marco de Tiempo: 2007-2011

Asunto: Para el año 2011, el negocio “Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública en Colombia”, presentará estas condiciones:•Con alto impacto social y mínimo impacto ambiental.•Con pacto de buen gobierno y probidad.•Garantizando accesibilidad a todos los ciudadanos. Cobertura•Con parámetros, políticas y estudios técnicos y de investigación para la creación, supresión o modificaciones de círculos registrales y notariales y con tarifas apropiadas.• Con Normatividad registral y notarial actualizada y codificada integralmente•Con fortalecimiento de las relaciones internacionales.•Con una estructura organizacional dinámica que responda a las expectativas de los ciudadanos•Con servicios certificados según la norma NTCGP:1000-2004•Con políticas de inversión que permitan una administración funcional de los recursos.


Pasos 2 y 3.

En las variables externas identificar elementos esenciales que las En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten positiva o negativamente.impacten positiva o negativamente.1. POLITICO – LEGALES: Se analizaron los impactos de las leyes, Regulaciones, Normatividad, Influencia del entorno político, situación de orden público: Paras, guerrilla.

2. ECONOMICO: Se analizaron elementos como tarifas, distribución del ingreso por ley 55, incremento del PIB, austeridad del gasto público, incremento de las transacciones inmobiliarias y el crecimiento financiero de la Institución.

3. SOCIAL – CULTURAL: Se analizaron situaciones como el orden público, la mayor exigencia del servicio público por parte del ciudadano, percepción de ciudadano frente al servidor público, Cambios culturales dados por la carrera notarial, la evasión y la elusión.

4.TECNOLOGICO: Se analizó unificación de tecnologías para sistema integrado, capacitación en tecnología, necesidad de sostenibilidad de los sistemas de información, actualización de la infraestructura tecnológica, interrelación catastro registro, página WEB- portal de la SNR

5.AMBIENTAL: Riesgo por el peso de los archivos, oficinas de registro que no cumplen con estándares de seguridad, grados de humedad, normas antisísmicas, políticas de reciclaje, manejo de inservibles, programas de higiene y seguridad industrial

6. GEOGRAFÍCA: Distribución de los círculos notariales y regístralesDiligenciar Formato 2

En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten positiva o negativamente. Máximo 5 por cada variable.positiva o negativamente. Máximo 5 por cada variable.

Variables Político-Legales:1. Plan de Desarrollo nacional 2006-2010, determina lineamientos generales para el sector

público.2. Ley de justicia y paz y de desplazamiento forzado.3. Sentencia C421 corte constitucional sobre concurso de notarios. Acuerdos 1-4 de 2006 y 1-7 de 2007 del Consejo superior de la carrera notarial.4. Proyectos de ley sobre tenencia de la tierra.5. Proyecto de ley sobre niñez y adolescencia.6. Marco legal de la Superintendencia de Notariado y Registro- SNR-

Variables Económicas:1. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR, ley 55 de 1985.2. Tarifas de notariado y registro con aspectos sociales3. Incremento de PIB4. Austeridad del gasto público.5. Incremento de las transacciones inmobiliarias.6. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial.

Construcción de Escenarios. Pasos 2 y 3. Formato 2


Variables socio-culturales:1. Orden Público, desplazamiento forzado y saneamiento de títulos de la propiedad.2. Exigencia del servicio por parte de ciudadano.3. Gestión del conocimiento.4. La percepción del ciudadano frente al servidor público.5. Cambio cultural sobre la forma de selección de notarios. 6. Evasión y la elusión tributaria.

Variables tecnológicas:1. Unificar tecnología para la prestación del servicio2. Falta de cultura y capacitación en el manejo tecnológico3. Sostenibilidad e integración del sistema de información SNR4. Actualización de la infraestructura tecnológica (Física)5. Buscar alternativas de contratación de medios tecnológicos6. Interrelación registro catastro.7. Portal Web de la SNR.



Variables Ambientales1. Alto riesgo por el peso de los archivos en las oficinas de registro.2. Las instalaciones de las oficinas de registro no cumplen con los estándares de seguridad.3. Grado de humedad, refuerzos antisísmicos.4. Preservación y custodia del protocolo notarial.5. Política de reciclaje y destrucción de inservibles.6. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial

Variable geográficas1. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales


Construcción de Escenarios. Paso 4

Selección de las Variables Críticas (10 en total):De las 36 variables identificadas se priorizaron y sólo se dejaron las 16 más significativas, haciendo una excepción con lo establecido en la metodología.

El Criterio de selección se basó en escoger aquellas variables que según el conocimiento de los participantes generaban más cambios sustanciales a las condiciones del negocio actual; es decir que generaban cambios significativos al negocio.

Igualmente, otro criterio de selección fue tener en cuenta aquellas variables que se relacionan con tendencias que impactan significativamente el negocio (positiva o negativamente)


Selección de Variables Críticas:

Variables Político-Legales:1. Marco legal de la Superintendencia de notariado y Registro 2. Ingreso a la carrera notarial 3. Ley de justicia y paz

Variables Económicas:1. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR- ley 55 de 19852. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial3. Tarifas de notariado y registro.4. Incremento de las transacciones inmobiliarias.

Variables Socio-Culturales:1. Orden público2. La percepción del ciudadano frente al servidor público3. Evasión y la elusión tributaria.


Selección de Variables Críticas:

Variables Tecnológicas:1. Unificar tecnología para la prestación del servicio2 Sostenibilidad e integración del sistema de información3. Portal Web de la Superintendencia de Notariado y Registro

Variables Ambientales:1. Preservación y custodia del protocolo notarial y archivo registral2. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial (Salud ocupacional)

Variable geográfica:

1. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales



Análisis Prospectivo de las Variables Análisis Prospectivo de las Variables Seleccionadas:Seleccionadas:

Se analizaron las tendencias probables de cada una de las variables, para identificar: ¿Qué puede ocurrir a futuro con cada una de ellas?. Se evalúan tendencias Pesimistas, Normales y Optimistas.

Diligenciar Formato 4.


Variables Tendencia Pesimista

Tendencia Normal

Tendencia Optimista

1. Marco legal No hay voluntad política para cambiar la normatividad (1 M-)

Siguen las normas tal como están ( 1 M- )

Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio (1 A+)

2. Ingreso a la carrera notarial

Se cae el concurso de notarios (1 A-)

No hay termino normal (0 B-)

Se realiza el concurso de notarios (0.6 A+)

3. Ley de justicia y paz No tengamos capacidad de respuesta inmediata a los usuarios (Estado) (0.5 A-)

No pasa nada, sigue igual (0 B-)

Cumplimiento de la ley sin traumatismos (0.7 A+)

4. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR- ley 55/85

Que se incremente las transferencias a mas del 50% (0.3 A-)

Seguimos transfiriendo el 50% de los recursos (1 M-)

Certificados de libertad queden por fuera de la ley 55/85 (aprobado por Consejo Directivo SNR) (0.2 B+)

5. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial

No haya incremento financiero (0.2 A-)

No haya incremento salarial (0 A-)

Que haya incremento financiero y salarial permanente (0.6 A+)

6. Tarifas de notariado y registro

Que se incrementen las exenciones (0.2 A-)

Continuar como estamos (0.8 M+)

Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios. (1 A+)



Tendencia Normal

Tendencia Optimista

7. Incremento de las transacciones inmobiliarias

Caída del sector inmobiliario (0.5 A-)

Crecimiento moderado del sector inmobiliario (0.5 M+)

Crecimiento sostenido del sector inmobiliario (1 A+)

8. Orden público. Que se incrementen las zonas de alto riesgo (0.8 A-)

Incumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo por el deterioro del orden público (0.2 A-)

Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público (1 A+)

9. La percepción del ciudadano frente al servidor público

Mayor deterioro de los servicios que se prestan (0.5 A-)

Seguir prestando el servicio en las condiciones actuales (0.2 A-)

Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan (0.7 A+)

10. Evasión y elusión tributaria

Mayor evasión y elusión que afecte los ingresos del estado (0.6 A-)

Continuar con la situación actual. (0.3 M-)

Que la gente declare los valores reales en las transacciones inmobiliarias (0.8 A+)

11. Unificar la tecnología para la prestación del servicio (física)

No lograr unificar los sistemas de información (0.2 B-)

Continuar con los sistemas que tenemos actualmente (0.3 M-)

Tener un sistema de información integral para todos los servicios (1 A+)

12. Sostenibilidad e integración del sistema de información

No contar con recursos para el sostenimiento de tecnologías (0.2 M-)

Estancamiento tecnológico (0 A-)

Mantener y actualizar a nuevas tecnologías (0.8 A+)



Tendencia Normal

Tendencia Optimista

13. Portal Web de la SNR.

No contar con portal Web. (0 A-)

Continuar con la pagina Web que tenemos actualmente (0.2 A-)

Contar con un portal Web. (0.8 A+)

14. Preservación y custodia del protocolo notarial y archivo registral

Que siga deteriorando los archivos y se pierda la información (0.2 A-)

Mantener los sistemas de archivos actuales (0.2 A-)

Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno. (0.6 A+)

15. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial

No tener plan de contingencia (0.1 A-)

Seguir sin programas de higiene y seguridad industrial (0.3 A-)

Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridad (0.6 A+)


No facilitar al usuario la prestación del servicio (0.4 A-)

Seguir con los mismos círculos notariales y registrales actuales (0.3 A-)

Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario (0.7 A+)


Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto:Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto:Se definió la probabilidad de ocurrencia (entre 0 y 1), siendo 0 la probabilidad nula o que no ocurra y 1 la probabilidad que ocurra muy seguramente.

Se define además si el impacto es alto, medio o bajo y si es positivo o negativo sobre la organización.

Se calificó directamente en el formato 4

Diligenciar Formato 5 y 6

Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto

Paso 6. Formato 5

Variables

Impacto Tendenci

a Pesimista (A: Alto,

M: Medio, B: Bajo). Positivo:

+ y Negativo-

Probabilidad Tendencia

Pesimista (Entre 0 y 1)

Impacto Tendencia Normal (A:

Alto, M: Medio, B: Bajo).

Positivo: + y Negativo: -


Normal (Entre 0 y 1)

Impacto Tendencia

Optimista (A: Alto, M: Medio,

B: Bajo). Positivo: + y Negativo: -


Optimista (Entre 0 y 1)

1. Marco Legal

2. Ingreso a la carrera notarial

3. Ley de Justicia y Paz

4. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR – Ley 55/85

5. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial

NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente Positivos y Negativos, es decir, A+ y A-

Se calificó en formato 4

Se calificaron directamente en el formato 4

Variables

Impacto Tendenci



+ y Negativo:

-








Impacto Tendencia





6. Tarifas de notariado y registro

7. Incremento de las transacciones inmobiliarias

8. Orden público

9. La percepción del ciudadano frente al servidor público

10. Evasión y elusión tributaria



Paso 6. Formato 5


Variables

Impacto Tendenci



+ y Negativo:

-








Impacto Tendencia





11. Unificar la tecnología para la prestación del servicio (física)

12. Sostenibilidad e integración del sistema de información

13. Portal WEB de la SNR




Paso 6. Formato 5

Variables

Impacto Tendenci



+ y Negativo:

-








Impacto Tendencia





14. Preservación y custodia del protocolo notarial y archivo registral

15. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial





Paso 6. Formato 5

Construcción de la Matriz de Impacto.

Paso 6 (Continuación). Formato 6

Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio. (1 A+) Se realiza el concurso de notarios. (0.6 A+)Cumplimiento de la ley sin traumatismos (0.7 A+)Que haya incremento financiero y salarial. permanente. (0.6 A+)Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios. (1 A+)Crecimiento sostenido del sector inmobiliario. (1 A+)Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público (1 A+)

Se cae el concurso de notarios (1 A-)Que se incrementen las zonas de alto riesgo (0.8 A-)Mayor evasión y elusión que afecte los ingresos del estado (0.6 A-)

Impa

cto

Alto

Impa

cto

Baj

o

Impacto Positivo

Impacto Negativo



Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan (0.7 A+)Que la gente declare los valores reales en las transacciones inmobiliarias (0.8 A+)Tener un sistema de información integral para todos los servicios (1 A+)Mantener y actualizar a nuevas tecnologías (0.8 A+)Contar con un portal Web. (0.8 A+)Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno. (0.6 A+) Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridad (0.6 A+)Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario (0.7 A+)

Impacto A

ltoIm

pact

o B

ajo

Impacto Positivo

Impacto Negativo



Una vez calificadas las tendencias se escogen solamente aquellas variables de probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente Positivos y Altamente Negativos: A+ y A-

Quedando el cuadro así:


Análisis de la Consistencia y Coherencia de las Análisis de la Consistencia y Coherencia de las TendenciasTendencias

Se verificó:Se verificó:

La coherencia (frente al tiempo de prospección, es decir, que no haya tendencias para más allá del 2011)

La consistencia (que no exista una tendencia que contradiga otra) para cada una de las tendencias dentro del marco de tiempo dado.


Construcción de Escenarios. Paso 7 Formato 7 Formato 7

Tendencia CoherenciaNo más allá 2011

Consistencia No contradictoria

1.Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio (1 A+)

si si

2. Se realiza el concurso de notarios (0.6 A+) si si

3. Cumplimiento de la ley sin traumatismos (0.7 A+) si si

4. Que haya incremento financiero y salarial permanente (0.6 A+)

si si




5. Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios. (1 A+)

si si

6. Crecimiento sostenido del sector inmobiliario (1 A+) si si

7. Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público (1 A+)

si si

8. Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan (0.7 A+) si si




Que la gente declare los valores reales en las transacciones inmobiliarias (0.8 A+)

X . No depende de exclusivamente de la SNR.

X. Son condiciones reales del mercado

9. Tener un sistema de información integral para todos los servicios (1 A+)

si si

10. Mantener y actualizar a nuevas tecnologías (Física) (0.8 A+)

si si

11. Contar con un portal Web. (0.8 A+) si si




12. Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno. (0.6 A+)

si si

13. Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridad (0.6 A+)

si si

14. Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario (0.7 A+)

si si

Se cae el concurso de notarios (1 A-)

x. Es incierto. Depende de factores externos

X. Está definida por la normatividad vigente




Que se incrementen las zonas de alto riesgo (0.8 A-)

No depende de la SNR X. Por la política de seguridad democrática

Mayor evasión y elusión que afecte los ingresos del estado (0.6 A-)

No depende de la SNR X. Por sistemas de control fiscal DIAN - MUISCA


8. Revisión de Tendencias con Expertos:8. Revisión de Tendencias con Expertos:

Se utilizó el método Delphi, para examinar con expertos las variables críticas definidas. Se remitió cuestionario a más de 20 servidores públicos; utilizando como medio la red, las preguntas enviadas obedeció a criterios técnicos de la metodología, se recibieron las respuestas que corroboran las tendencias definidas por el equipo de direccionamiento ampliado.

La metodología utilizada tomó como base:


Revisión de tendencias con expertos

Técnica Delphi


Consenso de la “opinión”, conceptualización de expertos.Descripción: Es una técnica interactiva para arribar a un consenso en un grupo de expertos. Es una manera simple de llegar al consenso grupal.

Discusión: Los expertos reciben el tema sobre las tendencias. No discuten entre sí, envían sus respuestas al facilitador (al equipo). Todos los comentarios se anotan y se distribuyen al grupo de expertos. El proceso continua hasta que se logra el consenso. Es muy útil para eliminar conflictos de personalidad en áreas de responsabilidad.

Construcción de Escenarios. Paso 8Revisión de tendencias con expertos


Técnica Delphi. Proceso:1. Definir la tarea: Definir los objetivos, preparar los cuestionarios,

clasificar los resultados que esperamos sobre el análisis de las tendencias. EJ: Analizar la importancia estratégica de la tendencia relacionada con la inversión. Definir cuestionario, máximo tres preguntas. Ej.: ¿Considera que la Superintendencia de Notariado y Registro debe hacer alta inversión en tecnología para el 2007 - 2011?

2. Establecer criterio de selección: Establecer un criterio para seleccionar las múltiples alternativas. Ej.: La inversión menos costosa NO es siempre la mejor alternativa.

3. Identifique a los expertos: Por áreas, por profesión, por liderazgo, por antigüedad, etc. Ej.: Registradores, Notarios, Abogados y funcionarios en general, etc.

4. Primera ronda de sugerencias: Consolidar las sugerencias, se prefiere que haya anonimato. Se debe repetir hasta el consenso.

Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de Revisión de tendencias con expertos con expertos

Formato 8La Superintendencia de Notariado y Registro, esta elaborando su Plan Estratégico Institucional para el período 2007-2011. Actualmente, estamos analizando las variables y tendencias externas que tienen un alto impacto Positivo o Negativo para el logro de nuestros propósitos estratégicos para el 2011. Dado su conocimiento técnico, estamos interesados en conocer sus conceptos sobre las siguientes tendencias:

Tendencia Preguntas Criterio Respuesta1.Modificación y actualización de todas las normas para mejorar el servicio. Normatividad2. Se realiza el concurso de notarios Normatividad3. Cumplimiento de la ley sin traumatismosNormatividad4. Que haya incremento financiero y salarial permanenteFinanciera

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Construcción de Escenarios. Paso 8 Revisión de tendencias con expertosRevisión de tendencias con expertos

Formato 8Tendencia Preguntas Criterio Respuesta5. Modificar e incrementar las tarifas de los servicios actuales y crear nuevos servicios.Tarifas y legal6. Crecimiento sostenido del sector inmobiliarioEconómico y financiero7. Cumplimiento de las funciones misionales a zonas de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento del orden público.Orientación, supervisión, vigilancia y control8. Mejoramiento de los servicios públicos que se prestan.Mejoramiento del Servicio al ciudadano, mejoramiento de procesos


Construcción de Escenarios. Paso 8Revisión de tendencias con expertosRevisión de tendencias con expertos

Formato 8. Continuación

Tendencia Preguntas Criterio Respuesta9. Tener un sistema de información integral para todos los servicios.Adquisición de tecnología10. Mantener y actualizar a nuevas tecnologías Inversión11. Contar con un portal Web. Adquisición de tecnología12. Contar con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno. Adquisición de tecnología


Construcción de Escenarios. Paso 8Revisión de tendencias con expertosRevisión de tendencias con expertos

Formato 8. Continuación

Tendencia Preguntas Criterio Respuesta13. Implementar y desarrollar programas de higiene y seguridadMejoramiento de procesos14. Adecuada distribución de círculos notariales y registrales, que optimicen la prestación del servicio al usuario.Cobertura, legal y procesos


Construcción de Escenarios. Paso 8Revisión de Revisión de tendencias con expertos con expertos

Formato 9 Conclusiones

Tendencia Preguntas Criterio ConclusiónLos expertos validaron las tendencias

Los expertos validaron las tendencias




9. Redacción del Escenario:Partiendo de las tendencias calificadas y seleccionadas con un puntaje mayor de 0.60 y con alto impacto positivo o negativo, con cada una de ellas se procedió a redactar los escenarios futuros. Y se complementó o mejor se validó con las respuestas de los expertos.

Los escenarios futuros se redactan en tiempo pasado para generar mayor impacto y compromiso con la construcción del futuro deseado. Y para medirlos como hechos cumplidos.

Finalmente, el escenario redactado por el equipo se revisa y se constituye en insumo para la siguiente etapa.


Construcción de Escenarios. Paso 9 Formato 10.Formato 10.

Redacción de los escenarios futuros:

En el período 2007-2011:

1. La Superintendencia de Notariado y Registro actualizó la normatividad, lo que contribuyó al mejoramiento en la prestación del servicio al ciudadano.

2. La Superintendencia de Notariado y Registro realizó los concursos de la carrera notarial, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

3. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló su gestión administrativa dando cumplimiento a la normatividad vigente, sin traumatismos y en acato a las normas legales.

4. La Superintendencia de Notariado y Registro incrementó sustancialmente los ingresos financieros y los salarios de los trabajadores.

5. La Superintendencia de Notariado y Registro modificó e incrementó las tarifas de los servicios prestados y se crearon nuevos servicios.

6. Se presentó en Colombia un crecimiento en las transacciones del sector inmobiliario, lo que generó un incremento en los ingresos de la Superintendencia de Notariado y Registro




7. La Superintendencia de Notariado y Registro cumplió con los objetivos de orientar, inspeccionar, vigilar y controlar los servicios registrales y notariales, inclusive, en las zonas de alto riesgo, como consecuencia del mejoramiento del orden público nacional.

8. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló acciones para generar un mayor posicionamiento e imagen institucional frente al ciudadano.

9. La Superintendencia de Notariado y Registro realizó las inversiones y las actualizaciones requeridas en tecnología e infraestructura física, generando un sistema de información integral que brinda mayor accesibilidad de los ciudadano a los servicios registral y notarial.

10. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló su propio portal Web, que brinda una mayor accesibilidad a la información.

11. La Superintendencia de Notariado y Registro incorporó un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno.




12. La Superintendencia de Notariado y Registro elaboró y desarrolló los programas de higiene y seguridad (salud ocupacional) de conformidad con lo previsto en la ley, mitigando el riesgo a que están sometidos los servidores públicos y ciudadanos. 13. La Superintendencia de Notariado y Registro redistribuyó geográficamente los círculos regístrales y notariales e incrementó la cobertura nacional en la prestación del servicio publico registral y notarial.14. La Superintendencia de Notariado y Registro estandarizó y documentó sus procesos (procedimientos), generando optimización de recursos, racionalización de trámites y en general, una mejora continua en la prestación del servicio al ciudadano.15. La Superintendencia de Notariado y Registro incorporó las tecnologías requeridas para ofrecer al ciudadano acceso oportuno a los servicios públicos registral y notarial, garantizando calidad, seguridad y fe pública en el manejo de la información para satisfacción del ciudadano-usuario del servicio.

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Automotive

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