ETAPA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TAREA 3

PRESENTADO POR:

JENNY CONSUELO VILLAMIL GALEANO

GESTION DOCUMENTAL II

IV SEMESTRE

GRUPO 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIN, GESTIN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGA

BOGOTA

MARZO 2015

ETAPA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TAREA 3

PRESENTADO POR:

JENNY CONSUELO VILLAMIL GALEANO

GESTION DOCUMENTAL II

IV SEMESTRE

GRUPO 4

PRESENTADO A:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIN, GESTIN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGA

BOGOTA D.C

MARZO 2015

INTRODUCCION

Este documento es el desarrollo de un taller muy didctico, en el que se plasman

conceptos sobre el ciclo vital de los documentos, y por medio de una visita a una

empresa pblica en este caso, los afianzamos; es una manera muy interesante de

comprender el tema, y que nos permite centralizar el contenido del tema directamente

en el ambiente laboral; esto nos permite familiarizarnos con estos contenidos

directamente en la prctica empresarial, y el la labor diaria de la gestin documenta

en la empresa; el hecho de estar en las oficinas donde se desarrolla toda esta teora

documental permite entender y valorar la importancia que tiene en las empresa.

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

RTA: Son un conjunto de documentos generados por la misma unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales ordenadas por su jerarqua, de acuerdo al organigrama original, como Fondo Seccin, subseccin, Serie, y Subseries Documentales

2. Defina clasificacin: Es la labor intelectual y fsica que consiste en separar

la documentacin de acuerdo con unos criterios predeterminados, sta puede ser:

Clasificacin de Fondos

Clasificacin de Secciones y Subsecciones

Clasificacin de Series y Subseries

Se hace en grupos jerrquicos, llamados fondos, secciones y series documentales

Ordenacin Archivstica: La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado. Descripcin: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus

Agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin y para la investigacin.

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

La organizacin pretende ordenar las cosas sometindolas a un plan o modelo arquetpico previamente concebido. En la ordenacin, en cambio, el orden no tiene un modelo previo, En resumen, la organizacin supone la invencin de un sistema a actualizar; la ordenacin, el descubrimiento de un sistema ya actualizado.

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

Refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia. El cuadro de clasificacin documental se origina por fondo, secciones y series.

5. Qu implica la clasificacin?

Implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a los largo de su gestin

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos?

Principios de procedencia: permite identificar los creadores de documentos,

que pueden ser: Institucionales: (fondos documentales) que estn referidos a la totalidad de los Documentos producidos por una entidad. Administrativos: (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia est dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que estn organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgnica. Se debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora. Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

Principio de Orden Original

Es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especfica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto.

Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trmite, se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolucin de un asunto, que por funcin le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?

Las Funciones Comunes determinan la administracin genrica que sirve de apoyo para el ejercicio de las competencias en cualquier entidad

La funciones especficas determina el desarrollo de la misin de la entidad que constituye su razn de ser hacindolas diferentes a las dems.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Cuando se clasifican debidamente los documentos estos deben reflejar la misin, objetivos y funcionamientos de la entidad que los produjo, para realizar efectivamente esta labor es necesario adelantar las siguientes actividades secuencialmente: Identificacin de productores: como primera tarea se encarga de identificar las Agrupaciones Documentales, esto es, Fondo, Seccin, Subseccin, a partir de la informacin relacionada en los actos administrativos de creacin y reconstrucciones del organismo productor y de los organigramas. Para identificar un Fondo documental se debe recopilar informacin sobre el origen y evolucin del organismo productor, teniendo en cuenta:

Fecha de creacin Fecha de supresin (si es el caso) Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad Organismos que la han precedido en el desempeo de funciones

anlogas Organismos que heredan competencias

b- Estructura orgnica: en el proceso de identificar las Secciones y Subsecciones documentales relacionadas con la documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen es necesario recopilar los actos administrativos a travs de los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas son de nivel directivo y cules del subalterno. Son datos muy importantes para codificar las dependencias y las series documentales que le corresponden a cada una. Para realizar esta tarea es necesario recopilar informacin sobre la estructura orgnica de la entidad teniendo en cuenta:

Organigramas Creacin y supresin de dependencias Manuales de funciones Manuales de procedimientos Reglamentos internos

c- Series documentales y asuntos: se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones cada entidad establece tramites y procedimientos que se reflejan en la produccin documental necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa. La documentacin

generada en el desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que, reunidas con otras de estructura y contenidos homogneos, conforman la serie documental. Cada serie documental est asociada a un asunto en particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trmite que los genera. Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Sin embargo los procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo que hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el titulo o denominacin del asunto principal Serie- podra subdividirse en ciertos nmeros de asuntos relacionados los cuales quedarn indicados como subseries. Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad documental que materializan los trmites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardan relacin con el asunto debern integrarse en torno al trmite del cual forma parte. A travs de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se lograr hacer la clasificacin aplicando los principios archivsticos de procedencia y orden original.

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Se entienden como una unin de documentos que busca generar una accin administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin determinada con motivo de su creacin. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unin. Para tener mayor claridad de esta definicin hay que referenciar el concepto de tipologa documental entendido este como una pieza documental, ya que es la unidad archivstica mnima que se conforma por un solo documento completo .Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una ley, una resolucin, etc. Hay algunas tipologas que son ms extensas que otras ya que en las unidades documentales simples estn conformadas por una tipologa documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologas que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer tambin una tipologa extensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidad documental y de la funcin administrativa que est generando.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una.

La unidad documental simple es la que est conformada por una sola

tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo:

La unidad documental de Actas de reunin de la Junta de accin comunal del barrio Obrero, poseen un orden consecutivo y cronolgico las actas hechas durante un periodo determinado (varios das). En la que contiene una sola tipologa llamada Actas de reunin, en las que estn registradas todas las reuniones en funcin de solucionar y/o realizar las labores administrativas de la Junta en mencin. Unidad documental compuesta es la unidad que posee variedad de

tipologas documentales que van relacionadas con algo en comn. Por Ejemplo: La unidad documental de la historia acadmica posee la fotocopia del documento de identidad (tarjeta), Formulario de inscripcin, Cuenta de servicios pblicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que se relacionan con un individuo, en este caso Mara Alejandra en funcin de ejecutar un programa acadmico.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. Se clasifican en:

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro,

un libro de caja, recibo, etc.

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

Es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en los archivos de gestin, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente o histrico. El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases, conformando archivos con caractersticas y condiciones especiales.

. Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organizacin:

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental. Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser de uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos. Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan ms de cincuenta aos. Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos histricos.

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,

PRIMERA EDAD Cubre desde la creacin del documento y el

trmite de la informacin que contiene

SEGUNDA EDAD Informacin que no es consultada

frecuentemente pero que todava tiene un

valor primario o secundario por lo cual deben

conservarse como objeto de consulta.

TERCERA EDAD Documentos que tienen valor secundario o

permanente, que se puede utilizar como

documento investigativo.

Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.

Entidad: La Contralora.

Despus de una visita, un poco difcil por el carcter de la entidad, fue muy limitada la informacin que proporcionaron, ya que la informacin que se maneja es de carcter reservado por la naturaleza administrativa de la entidad, pero despus de observar y escuchar la charla, se logr obtener lo siguiente:

Planeacin: Esta entidad hace un trabajo interdisciplinario donde intervienen, funcionarios de la oficina de planeacin, oficina de archivo (Direccin de Imprenta Archivo y Correspondencia), sistemas y la oficina de comunicaciones, con el fin de disear los formatos a utilizar de manera transversal en la entidad, incluyendo la adecuada utilizacin de imagen corporativa.

Produccin: En este proceso la entidad agrupa a todas las dependencias, y quien lidera el proceso es la DIAC con el apoyo de la oficina de planeacin, donde buscan unificar criterios para su elaboracin, identificar su ingreso y produccin, formato utilizado, y la trazabilidad de la informacin plasmada en procesos y procedimiento de la entidad.

Gestin y trmite: Este proceso se elabora en la entidad a travs de aplicativos como, el sistema de gestin documental, donde registran todas las comunicaciones que entran y salen, permitiendo hacer un seguimiento y conocer la trazabilidad de los documentos, otro sistema es SICA, que permite llevar y controlar las auditorias, SIPAR que lleva la trazabilidad de las denuncias y derechos de peticin, entre otros.

Organizacin: Est normalizada por el manual de gestin documental de la entidad, en la se establece como debe realizarse la organizacin de los Documentos sin importar el soporte,; este manual sigue lineamientos por AGN.

Transferencia: Se realizan de acuerdo a lo establecido en las TRD, y dentro del marco de comit de archivo, por medio del desarrollo del proceso, identificando e inventariando la documentacin para su trmite determinado, sobre transferencias primarias, secundarias

Disposicin de documentos: Estas actividades se desarrollan al pie del trmite sobre TRD y TVD, actividad aprobada por el comit de archivo, cada actividad sea eliminacin o conservacin se realiza de acuerdo a lo indicado en el manual de gestin documental.

Preservacin a largo plazo: Este proceso se lleva a cabo por medio de unidades fsicas de almacenamiento (cajas y carpetas), adicionalmente se est en proceso de adquisicin de nuevas reas para almacenar la documentacin, y de un servidor informtico o repositorio para el almacenamiento de archivos electrnicos.

Valoracin: En este proceso se tienen en cuenta los valores primarios y secundarios de acuerdo a la normatividad vigente, en reuniones interdisciplinarias entre la DIAC, planeacin y la oficina que produce y recibe los documentos, plasmada en las TRD.

14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA:

Comprende toda la documentacin de uso continuo por la misma oficina productora o quien lo solicite. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a algunos asuntos. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO Es en el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de gestin de una entidad u organizacin, su consulta no es tan frecuente pero sigue con vigencia. ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE

Es el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo, histrico y/o cultural que se conserva en condiciones que garanticen su integridad y transmisin a las generaciones futuras por esto forma parte de patrimonio histrico.

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin.

ARCHIVO DE GESTIN

PRODUCCIN

CARTA:

Es una comunicacin escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con

personas naturales o con los empleados.

CARACTERISTICAS:

Mrgenes: Se deben tener las siguientes mrgenes:

Superior entre 3cm y 4 cm

Inferior entre 2cm y 3 cm

Lateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2cm y 3cm

PRESENTACIN DE LA CARTA: La carta se escribir en estilo Bloque extremo,

que consiste en iniciar todas las lneas en el margen izquierdo de las hojas.

Entre 3cm y 4

Entre 3cm y 4

cm

Entre 2cm y

3 cm

Entre

2cm y

ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:

Cdigo: se debe dejar una interlinea despus del logotipo del IDEA, se consigna el

cdigo numrico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de

Retencin Documental

1820.07.01

Lugar de origen y fecha de elaboracin: se deja una o dos interlineas debajo del

cdigo, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma

(,). La fecha de elaboracin se asigna en el Centro de Administracin Documental, en

el momento en que se radica la comunicacin.

Medelln,

Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas despus del lugar de origen y

consignar los siguientes datos en lneas independientes:

1. Ttulo acadmico en mayscula inicial

2. Nombre del destinatario debe ir en mayscula sostenida

3. Cargo en mayscula inicial

4. Nombre de la entidad u organizacin, este debe ir en mayscula inicial y su

acrnimo o sigla en mayscula sostenida

5. Direccin: se escribe sin abreviaturas, si contiene informacin

complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra

completa.

6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una coma

(,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe identificarse

el pas en la misma interlinea.

Cdigo de subserie: Contratos Interadministrativos

Cdigo de la serie: Contratos

Cdigo de la dependencia: Direccin Administrativa

Ingeniero CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General Constructora Conconcreto S.A. Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza

Medelln, Antioquia

Asunto: Se colocar a dos interlneas de los datos del destinatario la palabra Asunto

con mayscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un resumen breve

del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artculos, preposiciones

y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir

una comunicacin para cada asunto.

En ningn momento debe anotarse como asunto el nmero que trae la comunicacin

a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta informacin se puede hacer

en el primer prrafo del texto.

Asunto: Respuesta solicitud prstamo auditorio

Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra el

nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o

Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como saludo

independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:

Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si existe.

El prrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre separando cada

prrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensin del contenido y tener en

cuenta los siguientes puntos.

- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.

- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.

- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mnimo,

un prrafo de tres renglones.

- No debe contener errores ortogrficos, gramaticales o de puntuacin.

Despedida: se utiliza a dos interlineas del ltimo prrafo del texto de la comunicacin.

Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras sencillas.

Cordial saludo seora Lina Mara: Atento saludo doctor Martnez Osa: Respetuosamente lo saludo y le comunico Con alegra y complacencia lo saludamos y confirmamos

Despedidas terminadas en coma: Atentamente, Cordialmente,

Sinceramente,

Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de

quien va a firmar la carta en mayscula sostenida, y en el siguiente rengln el cargo

que ocupa, en mayscula inicial.

Anexos: Se debern detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas de

los datos del remitente; se enunciar la cantidad, y entre parntesis se relaciona el

nmero de folios y el tipo de anexo.

Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los

datos del remitente o de la relacin de anexos, si existe. Deben relacionarse los datos

en este orden: tratamiento de cortesa o ttulo, nombre y apellidos, cargo y nombre

de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra el nombre

de esta.

Identificacin del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una

de anexos o copias. Se escribir el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de

la palabra transcriptor en mayscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamao 8. Si hay ms

participantes en la elaboracin del documento se debe aclarar el papel desempeado

por cada uno.

Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio,

debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamao 8,

Anexos: uno (10 folios)

Anexos: tres (5 folios, un CD y un plano)

Anexos: cinco (dos informes en 15 folios, un acta en 8 folios, un CD y un plegable)

Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A

Seor Alejandro Ros, Jefe de seguridad, SEGURCOL

Luz ngela Gonzlez, Directora Administrativa

Ejemplo 1: Transcriptor: Lina Suarez

Ejemplo 2: Transcriptor: Orfa Buritica

Revisor: Andrs Senz

a que contrato o convenio pertenece, registrando el nmero de este y el ao en el

que se suscribi, de la siguiente manera: Escribir la frase Archivar en: y luego de

los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, segn sea el caso, seguido, el

nmero que identifica a cada uno, y luego el ao de suscripcin.

Archivar en: Convenio 0164 de 2011

Archivar en: Contrato 0143 de 2010

NOTA: La carta original debe ir con la rbrica del remitente y las copias pueden ir con

facsmil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo relacionado en

el Decreto 2150 de 1995 Artculo 12. FIRMA MECNICA. Los jefes de las entidades

que integran la Administracin Pblica podrn hacer uso, bajo su responsabilidad, de

la firma que procede de algn medio mecnico, en tratndose de firmas masivas. En

tal caso, previamente mediante acto administrativo de carcter general, deber

informar sobre el particular y sobre las caractersticas del medio mecnico.

No se remplazar las copias por fotocopias.

Identificacin de pginas subsiguientes: La calidad, color y tamao del papel debern

ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, de las

siguientes hojas, se identificar, con el tratamiento y el nombre del destinatario del

documento y el cdigo del rea. Al frente contra el margen derecho se escribe el

nmero de la pgina. Tres renglones despus se continan con el texto.

Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas

para la despedida y el remitente y cargo.

EJEMPLO DE CARTA

4 cm

1820.07.01- Cdigo consignado en Tabla de Retencin

2 interlineas

Medelln, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)

3 interlineas

Ingeniero

CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General Constructora Conconcreto S.A.

Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medelln, Antioquia 2 interlineas

Asunto: Respuesta a solicitud prstamo auditorio

2 interlineas

Cordial saludo, ingeniero Betancur.

MEMORANDO:

Es el documento utilizado para la comunicacin que se da entre las dependencias de

la Institucin, este se realiza a travs del Software de Administracin de Documentos.

PROCEDIMIENTO:

Elaborar memorando: A travs del software Administrador de Documentos, el jefe de

rea o funcionario que requiera enviar un memorando deber seguir los siguientes

pasos:

Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar con

un nombre de fcil recordacin, con el fin de recuperarlo posteriormente.

Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la opcin

completar datos del memorando:

Diligenciar PARA y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a enviar

con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No utilizar

la opcin CCO.

ASUNTO Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se

deben omitir artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el

sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.

EXAMINAR en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta y

guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultneamente pegar a la

plantilla del texto del memorando que va a enviar.

RADICAR Una vez lista la informacin, en la parte superior de la plantilla

seleccionar la opcin radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el nmero del

radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envi el memorando, lo integra al

sistema como consecutivo y lo enva electrnicamente al destinatario seleccionado.

VISTO BUENO: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:

EJEMPLO DE MEMORANDO

RECEPCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS: En la ventanilla nica del Centro de Administracin Documental, se recibe la

documentacin interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de

Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, segn la

MEMORANDO

1 interlineas

1820.07.01- Cdigo consignado en Tabla de Retencin

2 interlineas

Medelln, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)

2 interlineas

PARA: Doctora Luz ngela Gonzlez, Directora Administrativa

DE: Andrs Senz Giraldo, Tcnico Operativo 1 interlinea

ASUNTO: informe de interventora contrato Thomas MTI

2 interlineas

Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la empres a Thomas MTI, es la realizacin del informe mensual de interventora. De acuerdo con esta afirmacin le adjunto el primer informe que va desde el 25 de febrero al 24 de marzo de 2010.

Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto.

Cordialmente,

4 interlineas

ANDRES SAENZ GIRALDO

Anexos: uno (20 folios)

Transcriptor: Lina Suarez

gua tcnica colombiana GTC 185, datos como: cdigo de la dependencia, tipo de

letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los contratos

y convenios suscritos en el Instituto.

Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el

destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos

completos, siguiendo las indicaciones de la gua GTC 185.

Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de administracin

documental con el nmero consecutivo de radicado, fecha y hora de radicacin,

adems el campo de fecha se pone con sello manual donde se registra da en

nmero, tres primeras letras del mes y ao en nmero as: 26 SEP 2012.

Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicacin, se devuelve el

documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato Devolucin en la

produccin de documentos (Anexo 5), all se consigna el motivo de la devolucin.

Cuando existan errores en la radicacin de comunicaciones enviadas, se debe

realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el

documento.

Cuando se radiquen las comunicaciones, se debern entregar al funcionario o a la

persona encargada de realizar planillas de envo, ya sea por la empresa de

mensajera Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribucin.

DISTRIBUCIN:

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior del

Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y

eficiente.

SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:

Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no siempre

se envan para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas

relacionadas con el trmite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente y

la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la

dependencia.

Cuando se reciba una comunicacin oficial o un documento que no corresponda

a las actividades de la unidad administrativa, se devolver al Centro de

Administracin Documental para que sea reenviado a la dependencia que se

debe encargar del trmite.

Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser

remitidas a ms tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de mensajera,

solo recibe los paquetes que sern enviados, hasta las 3:00 p.m.

Las comunicaciones que se envan por servicio al da (se entregan al destinatario

el mismo da), deben ser entregadas en el Centro de Administracin Documental

antes de las 9:00 a.m.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Para la distribucin de los documentos en las diferentes unidades administrativas, se

presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben ser

enviados a cada una para realizar el trmite correspondiente:

DIRECCIN

ADMINISTRATIVA

Solicitudes prstamo de espacios

Documentos relacionados con la administracin

del Centro Cvico Plaza de la Libertad

Documentos relacionados con la contratacin,

en su fase precontractual.

Documentos relacionados con la administracin

de bienes inmuebles.

Ejecucin contractual de los contratos de

administracin del IDEA.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben

diligenciar la planilla Registro de documentos para recorridos internos (Anexo 2), y

en la ventanilla nica, se verificar el contenido de las carpetas de distribucin, y

nuevamente relacionar el documento para la dependencia correspondiente.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS

En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se tienen establecidos dos

medios de distribucin, para los documentos que pasan por el Centro de

Administracin Documental: por mensajera del Instituto y por mensajera

especializada.

El Tcnico Operativo del Centro de Administracin Documental revisa los paquetes,

sobres y dems envos y decide por qu medio se distribuyen.

Mensajera del Instituto: Distribucin de algunas comunicaciones dirigidas a personas

y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el rea Metropolitana cercana.

Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00 p.m.

El mensajero diligencia la planilla Registro de documentos para recorridos

externos, con los siguientes datos: nmero de radicado, destinatario (Nombre

entidad), descripcin tipo documental, fecha hora, nombre de quien recibe, firma

y sello, observaciones.

La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el mensajero

la devuelve al Centro de Administracin Documental para realizar los controles

necesarios.

Cuando no es posible entregar la comunicacin, el mensajero la entrega a

la persona encargada de la recepcin y numeracin de las comunicaciones

enviadas, para que sean devueltas a la dependencia correspondiente, con

la justificacin de por qu no se hizo la entrega.

Mensajera Especializada:

Por la empresa de mensajera con la que suscriba contrato el Instituto, se

envan los documentos que el mensajero interno no alcanza a distribuir en

el rea Metropolitana y los documentos enviados a otras ciudades y

municipios. Cuando se reciben los envos (sobres, paquetes, documentos)

por parte del Tcnico del CAD, quien decide que se va por este medio, se

seleccionan los que se van por correo certificado2, por postexpres3 o

correo al da4.

Se diligencia una planilla electrnica en Excel, establecida por la empresa

de mensajera especializada, con los siguientes campos: nombre, direccin,

ciudad, departamento y descripcin y cuando se hallan registrado los envos

del da, se remite esta informacin por correo electrnico, se debe

diferenciar en qu tipo de servicio es: certificado, postexpress o correo al

da.

TRMITE

Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento

de su funcin administrativa. El trmite de una comunicacin puede estar relacionado

con una respuesta escrita, con la atencin personal o telefnica de una solicitud y con

enterarse del asunto.

Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible despus de que el

Centro de Administracin Documental haya distribuido la informacin a todas las

dependencias.

De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trmite oportuno

de las comunicaciones oficiales ser el siguiente:

Manifestaciones, quejas y reclamos 15 das hbiles

Solicitudes de Informacin 10 das hbiles

Consultas 30 das calendario

Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se

atendern en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.

Los Derechos de Peticin, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, estn

regulados por acto administrativo, donde se estipula que Toda solicitud o derecho de

peticin que se radique en el IDEA-, se debe direccionar, de manera inmediata a la

Oficina Asesora Jurdica, dicha oficina analizar la solicitud o peticin presentada a

la materia y objeto de consulta e informacin y remitir al rea respectiva para que

proyecte su respuesta

FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:

La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento entregado si

corresponda a sus funciones.

Se verifica si se debe iniciar un trmite, en caso afirmativo darle inicio, en caso

contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al Centro de

Administracin Documental para que sea archivado en el asunto adecuado, esto

se debe hacer en los dos das siguientes a la entrega del documento en la

dependencia.

Dependiendo del trmite iniciado, el funcionario proyectar la respuesta o el

documento que contine, por ejemplo, la solicitud de crdito que llega a la

Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe verificar

que la informacin anexa sea completa y adecuada, en caso de no estar completa,

enva comunicacin a la entidad solicitando los documentos faltantes, si los

documentos estn completos, pasan al Comit de Crdito para su estudio y

aprobacin.

Si es una solicitud de vinculacin a un evento y es aprobada, contina en trmite

para contratacin, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta y se enva al

solicitante.

Se enva la respuesta al Centro de Administracin Documental, en el caso que

sea necesario radicar y enviar.

ARCHIVO CENTRAL

ORGANIZACIN DOCUMENTAL

La organizacin se implementa en cada fase, Archivo de Gestin, Archivo Central y

Archivo Histrico, y deben implementarse las Tablas de Retencin Documental o

Tabla de Valoracin Documental. Para ello, el Centro de Administracin Documental

es la unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y polticas que

para el caso se divulguen. En este caso las comunicaciones oficiales memorandos,

esta tipologa se identifica el asunto, si tiene que ver con la serie documental de

contratos, se identifica la subseries contratos de prestacin de servicios, el nombre

de la unidad documental, Contrato 120 -2010 Custodia y Manejo Tcnico de

Informacin Thomas MTI, se ubica en el expediente de acuerdo al orden cronolgico

y reflejando el trmite. Una vez recibida las transferencias primarias de las oficinas

de gestin y sus respectivos inventarios, se confronta el inventario con los

documentos fsicos recibidos, se clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace

la descripcin y ubicacin topogrfica en el acervo central donde se almacenara de

acuerdo a los tiempos de retencin segn las Tablas de Retencin Documental.

Archivo Histrico

Una vez cumplido el tiempo de retencin, se hace valoracin documental (segn

objeto del contrato) y se deja una muestra aleatoria del 10% para su conservacin

total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos inventarios al archivo

histrico de la entidad.

Documento: Resolucin N 036 de 02 de febrero de 2013

Produccin. Este documento se produjo en la oficina de Rectora de la Ciudadela

Educativa Jos Mara Crdoba bajo el nombre de Resolucin N 036 de 02 de febrero de 2013 con el siguiente fin cumplir un requerimiento de la oficina de control interno del departamento que es el de constituir el equipo interno de auditoria de matrcula de la institucin educativa Jos Mara Crdoba. Gestin y trmite. Se socializa ante los interesados por parte del rector y se procede a que surta el efecto para el cual fue creado Organizacin. Se clasifica de la siguiente manera 1.1.5.2 Resoluciones ya que sale

de rectora que en el organigrama le corresponde el cdigo 1, serie 5 que le corresponde a las resoluciones en la tabla de retencin documental y 1 que le corresponde a la subsidie Resoluciones internas. Se archiva en carpeta colgante tamao oficio, por fecha. e. Transferencia. Despus de socializado el documento se transfiere al archivo de gestin f. Disposicin de documentos. Se clasifica y luego se dispone para que pase al archivo de gestin donde permanece dos aos segn la tabla de retencin documental y luego pasara al archivo central donde permanecer 5 aos y luego pasara al archivo histrico para su conservacin total ya que guarda diferentes tipos valores. Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental. g. Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados a los documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h. Valoracin. ESTE DOCUMENTO TIENE VALORES PRIMARIOS Y TAMBIEN SECUNDARIOS YA QUE TAMBIEN SE CONSERVA COMO PARTE DE LA HISTORIA DE LA INSTITUCION Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva).

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

DOCUMENTO ARCHIVO DE

GESTIN ARCHIVO CENTRA

ARCHIVO HISTORICO

Denuncias

En esta etapa se tienen en cuenta los valores primarios que

En esta etapa se tienen en cuenta los valores primarios que

En esta etapa se tienen en cuenta los

son: Administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico. Para el caso de la denuncia, su valor es administrativo.

son: Administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico. Al igual que en el archivo de gestin, para el caso de la denuncia, su valor es administrativo en esta etapa

valores secundarios que son: histrico, cientfico y cultural. Para el caso de la denuncia, su valor es histrico y cultural.

Informe de auditoria

En esta etapa se tienen en cuenta los valores primarios que son: Administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico. Para el caso del informe de auditora, su valor es administrativo, legal y fisca

En esta etapa se tienen en cuenta los valores primarios que son: Administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico. Al igual que en el archivo de gestin, para el caso del informe de auditora, su valor es administrativo, legal y fiscal en esta etapa.

En esta etapa se tienen en cuenta los valores secundarios que son: histrico, Cientfico y cultural. Para el caso del informe de auditora, su valor es histrico y Cultural.

Memorando

En esta etapa se tienen en cuenta los valores primarios que son: Administrativo, Legal, fiscal, contable y tcnico. Para el caso del memorando, su valor es administrativo, Legal y tcnico.

En esta etapa se tienen en cuenta los valores primarios que son: Administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico. Al igual que en el archivo de gestin, para el caso del memorando, su valor administrativo,

En esta etapa se tienen en cuenta los valores secundarios que son: histrico, Cientfico y cultural. Para el caso del memorando, su valor es histrico de acuerdo a la serie en

legal y tcnico en esta etapa

que se encuentre.

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

El ACUERDO 03 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL DECRETO 2578 DE 2012, SE ADOPTA Y REGLAMENTA EL COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES,

Con este acuerdo unos de los aspectos ms relevantes es la definicin del Comit evaluador, sus integrantes y las funciones especiales que se le otorgan con el fin de seleccionar a travs de las TRD y TVD los documentos componentes del Archivo General de la Nacin para determinar su valor histrico, su conservacin, preservacin del patrimonio documental de la Nacin recopilado de todas y cada una de las entidades de carcter oficial, nacionales, departamentales, municipales y privadas que cumplen funciones pblicas, enmarcadas en la ley 80 de 1989.

EL ACUERDO 04 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Al reglamentar los Decretos 2578 y 2609 de 2012, modifica la conformacin de las TRD y TVD de estricto cumplimiento para las entidades oficiales tanto nacionales, departamentales, distritales, municipales y las privadas con funciones pblicas, determinando su mbito de aplicacin, su alcance, determinando el equipo encargado de su elaboracin y la aplicacin de criterios como son la idoneidad, el anlisis contextual, la trazabilidad y control de los mismos por parte de todas las entidades obligadas a su estricto cumplimiento.

EL ACUERDO 05 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.

Con el cual se les recuerda la obligacin perentoria de la organizacin de los archivos, teniendo en cuenta el desarrollo establecido de los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin, facilitando con esto el proceso de acceso y consulta, con la utilizacin de la TRD y TVD para brindar un mejor servicio al usuario de su labor administrativa.

As mismo todas las entidades del estado estn obligadas de crear los archivos centrales institucionales para la recepcin, organizacin y custodia de documentos, teniendo en cuanta la estructura jerrquica de todas las agrupaciones documentales en sus diferentes niveles.

De acuerdo a la estructura orgnico funcional de las entidades oficiales, sean estas, departamentales, distritales, municipales en los diferentes estamentos del estado podrn crear los archivos generales territoriales y archivos histricos constitucionales siempre y cuando provengan de los archivos centrales as como de tambin de los fondos documentales que tengan un valor histrico y que hayan sido dados en custodia o donados por las entidades particulares.

As mismo es de obligatoriedad que las entidades del estado que conserven archivos histricos, pblicos y privados, deben desarrollar procesos que permitan el acceso, la consulta y la visualizacin a travs de las pginas WEB.

CONCLUSIONES

Como punto importante y esencial para el desarrollo de nuestra actividad de la

Ciencia de la Informacin la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica,

este taller fue muy importante para reforzar lo visto anteriormente en Gestin

Documental I, pues los temas tratados fueron una radiografa de lo que el

futuro como profesionales de esta ciencia podemos brindar e instrumentar en

cualquiera de las entidades tanto oficiales como privadas que requieran el

concurso de nuestros conocimientos.

Realizar Este tipo de talleres permite reforzar el conocimiento sobre el ciclo

vital de los documentos, y la visita no permite conceptualizar la realidad en la

que seguramente nos desempearemos.