Evaluación de la factibilidad operativa y creación del ...

O 8 SEP 2008

INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES MONTERREY

CAMPUS ESTADO DE MÉXICO

EVALUACIÓN DE LA FACTIBILIDAD OPERATIVA Y

CREACIÓN DEL CONCEPTO DE UNA

EXPOSICIÓN - CONFERENCIA DIRIGIDA AL

SEGMENTO EJECUTIVO DE EDAD MADURA

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN

con orientación en

CREACIÓN Y FORTALECIMIENTO

DE EMPRESAS FAMILIARES

AUTOR: ING. MA. ELENA AVEIGA LOOR ASESOR: DRA. MARCELA RAMÍREZ-PASILLAS

ENERO DEL 2008

Resumen ejecutivo

Para una empresa familiar pequeña, la implementación de una nueva línea de negocios resulta

muchas veces una condición deseada pero a la vez altamente riesgosa y rodeada de

incertidumbre. Esto se debe a que el aprovechamiento de la oportunidad descubierta podría

suponer para la empresa el nacimiento de su unidad de negocios más rentable, como a su vez

llevar a ésta a la quiebra de no contarse con una planificación adecuada que disminuya la

probabilidad de fracaso. La situación se intensifica de acuerdo a los requerimientos de

inversión que suponga la implementación de la nueva línea.

Este es el caso de la empresa aproximada durante el desarrollo del proyecto, Proyección

Profesional (P&P), empresa familiar orientada a la capacitación ejecutiva, que en busca de

nuevas oportunidades de negocio percibe la necesidad de crear una nueva línea con el fin de

aprovechar mejor sus competencias clave y a la vez mejorar su condición financiera actual. La

nueva línea comprendería la oferta de eventos o foros abiertos al público en general.

Por esta razón, el proyecto se centra en evaluar la factibilidad operativa y crear a su vez el

concepto de una exposición - conferencia orientada al segmento ejecutivo de edad madura,

mercado que la directora general y propietaria de P&P percibe como atractivo y a su vez

desatendido por la oferta de eventos de carácter holístico ( eventos relacionados con el

desarrollo personal de los asistentes).

Para lograr el objetivo anteriormente mencionado, el estudio de caso materia de este proyecto

desarrolla un modelo de gestión exitosa de eventos, considerando las competencias clave de

la compañía, la idea de negocio de la empresaria y el potencial existente del mercado, con el

fin de elaborar a partir de esta información una planificación conceptual, de proveeduría y

financiera para el evento, alineada a las necesidades percibidas en el público objetivo y al

mensaje que se busca transmitir.

El proyecto, complementado con un análisis de la situación financiera actual de la empresa y

con posteriores estudios de mercado de profundidad, brindará al ejecutor de la nueva línea de

negocios la información más relevante y práctica requerida para la puesta en marcha del

evento, a la vez que incrementará sustancialmente las probabilidades de éxito del mismo.

¡¡

Índice

Agradecimientos ... ........................................ .. ........................................................................... . i R . t· .. esumen eJecu 1vo ..................................................................................................................... 11

1. Introducción ... ... ................................................... ............................ ... ............................ ...... . 1

1.1 Planteamiento del problema ........................................................ ..................................... 1 1.2 Objetivo y pregunta de investigación .. .............................................................................. 3

2. Marco teórico ........................................................................................ ...................... ........... 4

2.1 Elementos clave de la organización y planificación conceptual de eventos ..... .... ............. 4 2.2 Modelo utilizado para evaluar la factibilidad operativa del evento ..................................... 6

3. Metodología de investigación ................................................................................................. 8

3.1 Método de estudio de caso .............................................................................................. 8 3.2 Técnicas de recolección de datos .... .................................................. ... ........................... 8 3.3 Aseguramiento de calidad ................. .. .......... ........................... .... ........... .... .... .. .. .. ...... ..... 9 3.4 Descripción de la empresa .. ..... ..... .. ... ................... .. ... .... .... .... ........ .... ............ ..... ....... .... 11

4. Hallazgos ....... .... ........................................... ....................................................................... 12

4.1 Etapa 1: Estudio de mercado ..................................................... .. ................................. . 12 4.1.1 Determinación del tamaño y características del mercado meta ............................. 12 4.1.2 Análisis de la oferta de eventos dirigidos al adulto mayor .. .................................... 14 4.1.3 Análisis a partir de las entrevistas en profundidad ........... ... .................... .. ............. 18

4.2 Etapa 2: Estudio de factibilidad .......................... .................................... .... ................... . 21 4.2.1 Evaluación teórica del potencial del mercado (oferta y demanda) .... ..... ................ 21 4.2.2 Análisis de factibilidad operativa ......................................... ................................... 22

4.3 Etapa 3: Elaboración de recomendaciones ............................... ..................................... 29 4.3.1 Creación del concepto del evento ...................................................................... .... 29 4.3.2 Estrategias de financiamiento para el evento ......... .... ..... .... .................................. 32 4.3.3 Definición de los criterios o políticas de selección de proveedores ............. ......... .. 37 4.3.4 Base de proveedores recomendados ...... ................. ..... ...... ....... ... ... .......... .... ..... . .41 4.3.5 Método de control recomendado para el proyecto ... .... .. ..... ... .... ... .. .... ...... ............ .49

4.4 Etapa 4: Presentación del proyecto y sus resultados ..................................................... 51

5. Análisis ..... ........ ... .. ....................................................................... .. .. .................................. . 52

¡¡¡

6. Conclusiones ....................................................................................................................... 56

6.1 Delimitaciones y limitaciones .......................................................................................... 57

7. Bibliografía ........................................................................................................................... 60

8. Anexos ................................................................................................................................. 61

Anexo 1 : Programación de actividades del proyecto (Diagrama de Gantt)

Anexo 2: Bitácora diaria

Anexo 3: Tabla de contenido de reporte manual entregado a la empresaria

Anexo 4: Guía de tópicos - Entrevistas en profundidad

Anexo 5: Resultados de las entrevistas en profundidad

iv

Lista de tablas

Tabla 1: Componentes del desarrollo conceptual de un evento............................. . ......... 5

Tabla 2: Criterios para asegurar la calidad de investigación en estudios de caso ................... 9

Tabla 3: Criterios de selección de proveedores para el evento .......................... _. ............... 37

Tabla 4: Sugerencias estratégicas de financiamiento del proyecto .................................... 53

V

Lista de figuras

Figura 1: Conversión de competencias centrales en ventajas competitivas ........................... 1

Figura 2: Organigrama de la empresa P&P .................................................................. 11

Figura 3: Estimación del tamaño del mercado meta ........................................................ 14

Figura 4: Punto de equilibrio - Centro Banamex ............................................................ 24

Figura 5: Punto de equilibrio - Expo Reforma ............................................................... 26

Figura 6: Punto de equilibrio - Expo Bancomer ............................................................. 28

Figura 7: Elementos clave a la hora de diseñar un evento o foro abierto ............................. 56

vi

1. Introducción

1.1 Planteamiento del problema

Dentro de gran parte de las empresas familiares jóvenes resulta común encontrar

problemas de flujo de efectivo y la necesidad percibida por los propietarios de

diversificar el portafolio de negocios de la empresa en busca de mayores ingresos y

liquidez para la organización.

Dentro de este contexto, el punto clave que determina la gama de posibilidades de

diversificación de una empresa está dado en torno a las competencias centrales con

las que cuenta la organización y la valoración que el cliente otorga a dichas

competencias. Es decir, en la medida en que las competencias centrales de la

organización puedan generar servicios adicionales de valor para el cliente, la empresa

podrá diversificarse hacia nuevas oportunidades de negocios.

Sin importancia

para el cliente

Desempefto elevado

Reorientar los recursos a

Convertir las competencias centrales en

generadores de valor

Invertir los recursos en el cambio / mejoramiento

Importante para el cliente

Figura 1: Conversión de competencias centrales en ventajas competitivas

Fuente: Robert Kauer, Weatherhead School of Management, Case Western Reserve

University, 2000.

1

Este es el caso de P&P, una empresa familiar joven constituida a mediados del 2005,

desarrollada alrededor del área de recursos humanos. La empresa brinda servicios de

consultoría, coaching y evaluación psicométrica para el diseño de planes de desarrollo

de ejecutivos. Dada la cantidad de tiempo que requiere el proceso de venta y debido a

la estructura joven con la que opera la empresa, el número de clientes con los que

cuenta es reducido.

Por esta razón es una prioridad para P&P el abrir nuevos conceptos de servicios

orientados al mercado masivo aunque dentro del marco ejecutivo, marco en el cual

P&P ha desarrollado sus competencias centrales: Asesoría y capacitación.

2

1.2 Objetivo y pregunta de investigación

El objetivo de este proyecto es realizar una evaluación de la factibilidad operativa y

crear el concepto para una exposición - conferencia enfocada al segmento ejecutivo

de edad madura.1

Por lo tanto la pregunta de investigación es: ¿ Qué componentes clave deben ser

considerados por una pequeña empresa familiar consultora a la hora de diseñar y

evaluar la factibilidad operativa de un evento o foro abierto al público?

1 Edad madura: 35 años en adelante.

3

2. Marco teórico

2.1 Elementos clave de la organización y planificación conceptual de eventos

Los elementos clave a considerar durante el diseño y organización de un evento, de

acuerdo a la experiencia de un Organizador Profesional de Eventos (PCO, por sus

siglas en inglés), son los siguientes:2

• Selección del lugar, reservas y enlace.

• Reservación y manejo del hospedaje de la delegación y oradores.

• Marketing del evento, incluyendo el diseño de los programas de la conferencia y

materiales promocionales, relaciones públicas y coordinación con medios,

presentaciones hacia los comités y directorios.

• Planeación del programa, selección de los oradores y reunión de preparación.

• Provisión de una secretaría administrativa, manejo de las inscripciones de los

delegados (público asistente), reclutamiento y preparación del personal del

evento, coordinación de los arreglos de viaje para los delegados y oradores.

• Organización de las exhibiciones/exposiciones, incluyendo funciones de

marketing y ventas.

• Brindar asesoría y coordinar los servicios audiovisuales y la producción del

evento, incluyendo la provisión de servicios de traducción e intérpretes.

• Planear el servicio de comidas del evento, servir de enlace con los proveedores

• Coordinación de eventos sociales, programas turísticos y visitas técnicas.

• Coordinación de la seguridad y brindar asesoría en temas de atención médica

durante el evento.

• Preparación de presupuestos, manejo de ingresos y gastos del evento,

generación de ingresos por medio de auspicios, exhibiciones/exposiciones y

teleconferencias, manejo de impuestos y asuntos de seguros.

• Preparación de contratos con todos los proveedores.

La complejidad del desarrollo de los servicios antes mencionados dependerá de la

naturaleza del evento y tamaño del mismo.

2 ROGERS, Tony, "Conferences and Conventions. A global industry". Elsevier Butterworth Heinemann, Inglaterra, 2003.

4

Como punto más relevante, los objetivos del evento deberán ser claros y medibles, sin

llegar a ser demasiados ya que pueden confundir la organización. Los objetivos

generales deberán ser complementados con respuestas detalladas sobre el "¿Quién?,

¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Porqué? y ¿Cómo?" del evento. Esta primera etapa

corresponde a la planeación conceptual del evento y se ilustra en la siguiente tabla:

Componentes del

desarrollo conceptual Aspectos que considera

del evento

• Perfil y necesidades de los asistentes, cantidad de invitaciones y expectativas de asistencia.

¿Quién? • Perfil y necesidades de los oradores, grado de intervención en el evento.

• Perfil y selección del equipo organizador. • Nivel y naturaleza de patrocinadores requeridos.

¿Qué? • Definición detallada del tipo de evento que se estará organizando. • Mensaje central que se espera transmitir por medio del evento.

• Flexibilidad de fechas de acuerdo a conveniencia de negociación con proveedores y posibles compromisos de los asistentes.

¿Cuándo? • Eventos paralelos que se desarrollan en las mismas fechas y que

podrían impactar en la asistencia. • Temporada del año en la que se estará realizando el evento

(estación, días feriados o de trabajo) e impacto que podría tener en la asistencia.

• Definición de la ciudad donde se desarrollará el evento. ¿Dónde? • Estado de las vías de acceso.

• Definición de la locación exacta donde se desarrollará el evento.

¿Porqué? • Mensaje del evento. • Posibles formas de transmitir el mensaje que impliquen menor

costo en tiempo y dinero (en comparación a realizar el evento).

• Formato y duración del evento. • Espacios de exhibición requeridos por el evento. • Procesos de invitación y recepción de asistentes (logística de

¿Cómo? viajes y hospedaje). • Determinar el mejor uso de recesos o breaks. • Manejo efectivo de servicios de comidas. • Análisis de riesgos y planes de contingencia.

Tabla 1: Componentes del desarrollo conceptual de un evento

Adaptada de ROGERS, Tony, "Conferences and Conventions. A global industry". Elsevier

Butterworth Heinemann, Inglaterra, 2003.

5

2.2 Modelo utilizado para evaluar la factibilidad operativa del evento

Con el fin de aproximar el marco teórico utilizado en esta investigación a la realidad de

la empresa, se utilizó el siguiente modelo dividido en cuatro etapas de desarrollo de

investigación:

Etapa 1 : Estudio de mercado

Esta etapa estuvo comprendió las siguientes actividades:

a) Investigación de mercado: Se investigó el tamaño del mercado comprendido por

hombres y mujeres de 40 años en adelante con ingresos superiores a 5 salarios

mínimos, residentes del DF y Zona Metropolitana. Para esta investigación se

consultaron vía Internet los sitios del INEGI, CONAPO, IMSS e INSEN, entre otros.

b) Análisis de la oferta de eventos dirigidos al adulto mayor: Se utilizó esta estrategia

con el fin de conocer sobre la existencia de eventos similares al propuesto en este

proyecto, que se desarrollaran durante el año 2007 y 2006 en México y en el

exterior (América Latina). La investigación se realizó vía Internet.

c) Entrevistas en profundidad: Estuvieron dirigidas a determinar los motivadores de

toma de decisión en el mercado meta, para posteriormente generar la propuesta

de un concepto para el evento.

Etapa 2: Estudio de factibilidad

a) Evaluación teórica del potencial del mercado (oferta y demanda).

b) Análisis de factibilidad operativa (necesidades financieras y punto de equilibrio del

negocio): Para esta etapa se solicitó una cotización completa de los servicios

requeridos por el evento y se determinó la cantidad promedio (punto de equilibrio)

que debería ser cobrada como costo de inscripción a cada participante, bajo el

supuesto de ausencia de auspiciantes, auspicio al 30 %, auspicio al 50% y

auspicio al 80%.

6

Etapa 3: Elaboración de recomendaciones

a) Creación del concepto del evento: Con base en el desarrollo de las entrevistas en

profundidad se generó una propuesta de concepto para el evento.

b) Elaboración de estrategias de financiamiento para el evento.

c) Definición de los criterios o políticas que regirán la recomendación de proveedores

para los diferentes servicios requeridos por el evento, de acuerdo al concepto del

mismo.

d) Elaboración de la base de proveedores.3

e) Recomendación de un método de control para el proyecto.

Etapa 4: Presentación del proyecto

a) Presentación oral y escrita del proyecto y sus resultados a P&P.

b) Presentación oral y escrita del proyecto y sus resultados a EGADE.

Las fechas límites de estas actividades se encuentran señaladas en el Diagrama de

Gantt dentro del Anexo 1.

3 La base total de proveedores se encuentra integrada por 5 proveedores dentro de cada categoría.

7

3. Metodología de investigación

3.1 Método de estudio de caso

Para el desarrollo de este proyecto se utilizó el método de estudio de caso. De

acuerdo a Merriam,4 el método del estudio de caso generalmente se enfoca en una

unidad de negocios, centrando su atención en los procesos y proporcionando una

perspectiva acertada del contexto de negocios.

El tipo de caso desarrollado en este proyecto es de carácter descriptivo, debido a que

la investigación se centra en un problema y las decisiones a tomar dentro del mismo.

3.2 Técnicas de recolección de datos

Con el fin de recopilar información empírica que permitiera ligar el marco teórico,

objetivo y pregunta de investigación con la realidad de la empresa dueña de este

proyecto, se utilizaron las siguientes técnicas de recolección de datos:

• Investigación en Internet, principalmente sitios de gobierno (para determinar

tamaño del mercado) y sitios de proveedores para eventos.

• Entrevistas en profundidad: Se realizaron diez entrevistas en profundidad con

el objetivo de determinar los posibles motivadores de toma de decisión del

mercado meta y de esta forma proponer un concepto tentativo para el evento.

La guía de tópicos utilizada durante las entrevistas así como los resultados

obtenidos a partir de las mismas se encuentran en los anexos 4 y 5,

respectivamente.

• Solicitud de cotizaciones de proveedores para el evento, lo cual fue de mucha

utilidad a la hora de realizar el estudio de factibilidad financiera del proyecto.

Se puede consultar la cotización completa de los servicios requeridos por el

evento en el anexo 6.

4 MERRIAM, Sharan B., "Qualitative research and case study applications in education. Revised and Expanded from Case Study Research in Education". Jossey-Bass Publishers, 1998.

8

• Bitácora: Documento en el cual se registraron todas las actividades

desarrolladas diariamente durante las diferentes etapas del proyecto. Los

detalles de la bitácora se encuentran organizados en tablas del anexo 2.

3.3 Aseguramiento de calidad

Los investigadores pueden hacer uso de 2 criterios frecuentemente utilizados en

aseguramiento de calidad de investigación: Validez y certeza.

La validez se relaciona con la precisión y con el hecho de contar con indicadores

correctos para la medición (Neuman 1991/2000). Al respecto, Yin (1984/1994) elaboró

las siguientes tácticas, algunas de las cuales se usaron en este proyecto con el fin de

asegurar validez:

Criterio

Validez de construcción

Validez interna

Validez externa

Objetivo

• Contar con los indicadores

correctos

• Establecer relaciones casuales

• Establecer un dominio en el cual

los hallazgos puedan ser

generalizados.

Táctica

• Utilizar múltiples fuentes de

evidencia

• Establecer una cadena de

evidencia

• Solicitar a informantes clave que

revisen el proyecto

• Buscar

patrones

coincidencias

• Construir explicaciones

de

• Realizar análisis de series de

tiempo

• Usar una teoría en estudios de

caso simples.

• Estudiar casos múltiples para

usar lógica de replicación.

Certeza • Asegurar que el estudio puede • Desarrollar una base de datos.

repetirse con los mismos • Utilizar un protocolo de estudio

resultados. de caso.

Tabla 2: Criterios para asegurar calidad de mvest1gac16n en estudios de caso

Fuente: Ramlrez-Pasillas 2004:40, Tabla 4

9

De la lista de tácticas mencionadas en la tabla anterior, las siguientes fueron

utilizadas en este proyecto:

• Usar una variedad de fuentes de evidencia: En la fase de estudio de mercado, se

acudió a diferentes fuentes de información, como son los sitios web de gobierno,

sitios web de salones de exposición, buscadores de Internet, sitios web de ONGs

y entrevistas en profundidad.

• Establecer una cadena de evidencia con la información proporcionada por las

fuentes: Tomando el ejemplo de la misma fase (estudio de mercado), el consultar

diversas fuentes de información resultó de gran utilidad, por ejemplo a la hora de

determinar el tamaño del mercado meta (el tamaño del mercado fue calculado

ligando información y relacionando variables e indicadores).

• Buscar coincidencias de patrones: Algunas propuestas teóricas dieron estructura

al modelo y proceso de investigación. El marco teórico se complementó con la

propuesta de modelo, enriqueciendo el resultado del proceso.

• Construir una teoría en base a los resultados de la investigación: El modelo

finalmente aplicado en este estudio de caso fue producto de la coincidencia de

patrones mencionada anteriormente, complementada con los resultados de la

investigación. Este nuevo modelo resultante del proceso investigativo puede ser

consultado en la sección de conclusiones.

La certeza por su parte está ligada a la consistencia, es decir a la expectativa de que

los resultados de la investigación van a ser iguales siempre y cuando se utilicen las

mismas medidas (Nardi 2003). Al respecto, en el proyecto se utilizó la siguiente

táctica para asegurar certeza:

• Solicitar a informantes clave que revisen el proyecto: Una vez concluido, el

reporte para la empresaria contó con la revisión del Dr. Víctor Manuel López,

director del programa Maestría en Administración de EGADE y la Dra.

Marcela Ramírez-Pasillas, profesora - investigadora que brindó asesoría

durante el desarrollo del proyecto. Tanto Víctor como Marcela formaron

además parte de la muestra durante el desarrollo de las entrevistas en

profundidad, componente clave de la fase de estudio de mercado.

10

3.4 Descripción de la empresa

P&P es una empresa familiar constituida en junio del 2005, con un capital de veinte mil

pesos y que actualmente factura 1.5 MDP. La misión empresarial con la que surge es

la de "atender las necesidades de nicho en el desarrollo del capital intelectual de las

empresas a las que servimos".

La empresa define necesidades de nicho como aquellas necesidades de desarrollo

ejecutivo que por razones de presupuesto, agilidad de respuesta en el diseño a la

medida e imposibilidad de integrar múltiples soluciones a un precio razonable, no son

atendidas por grandes empresas consultoras. P&P encuentra una ventaja en la gama

selecta y pequeña de clientes, lo que permite conocerlos y atenderlos mejor, lograr

satisfacer la necesidad de manera rápida y eficiente, y promover el servicio y la

calidad en paquetes alineados a la necesidad particular del cliente como medio de

diferenciación.

Los clientes frecuentes de la empresa son Coca Cola Femsa, Grupo Scanda y

Attachmate.

El organigrama se encuentra estructurado de la siguiente forma:

Area Legal Constanza Alanis

Area de Ventas Estela Ortiz

Dirección General Graciela G. Funes

Consultores y Asesores

Aste. de Dirección lvonne García

STAFF

Figura 2: Organigrama de la empresa P&P

Fuente: P&P

Proyectos de Desarrollo

11

4. Hallazgos

En esta sección se describe el cumplimiento práctico del modelo descrito en el marco

teórico (sección 2) y se detalla la investigación realizada materia de este proyecto de

acuerdo a sus diferentes etapas de desarrollo. El modelo fue llevado a la práctica en

su totalidad, tal como lo describen los siguientes apartados:

4.1 Etapa 1: Estudio de mercado

4.1.1 Determinación del tamaño y características del mercado meta

Objetivo: Determinar el tamaño aproximado y características del mercado

comprendido por hombres y mujeres de 40 años en adelante con ingresos iguales y

superiores a 5 salarios mínimos, con residencia en el DF y Zona Metropolitana.

Para esta investigación se consultaron vía Internet los sitios del INEGI, Secretaría de

Trabajo, IMSS, INSEN y Consejo Nacional de Población (CONAPO).

Población de adultos maduros

De acuerdo a los indicadores disponibles, se seleccionó la variable "Ingreso por

trabajo en salarios mínimos" como determinante a la hora de estimar el tamaño del

mercado meta dentro del segmento comprendido por adultos de 40 años en adelante

residentes del D.F. y Estado de México.

En México, los salarios mínimos se establecen de acuerdo a la zona geográfica

donde se encuentra la localidad. El Distrito Federal y la Zona Metropolitana

pertenecen al área geográfica "A", cuyo salario mínimo es de $50.57 pesos por día

(jornada de 8 horas).5

5 Esta regulación de salario mínimo se encuentra vigente a partir del I de enero de 2007 y fue establecida por la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos mediante resolución publicada en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 2006.

12

De acuerdo al último censo del cual se obtiene el dato de "Población de 12 años y

más, por sexo y grupo quinquenal de edad, según condición de actividad económica"6,

los adultos residentes del D.F., de 40 años de edad en adelante, pertenecientes a la

población económicamente activa y en condición de ocupados, representan el 55%

del total de adultos de la misma edad y el 38.77% del total de la población ocupada de

20 años en adelante.

En cuanto al nivel de ingresos, el D.F. contaba en el 2005 con 521,133 personas

percibiendo un ingreso mayor a 5 salarios mínimos, siendo predominantes los

hombres al 67%. De acuerdo a esta información y en vista de que no se cuenta con

datos exactos de "nivel de ingresos por grupos de edad", podemos utilizar la misma

proporción (38. 77% de la población total ocupada de 20 años en adelante) para

deducir que el total de adultos del D.F. de 40 años en adelante que perciben ingresos

mayores a 5 salarios mínimos es de aproximadamente 202,043 (este número podría

ser mayor si asumiéramos que la población más joven percibe salarios menores en

comparación a la población que cuenta con mayor experiencia laboral).7

Por otra parte, los adultos residentes del Estado de México, con 40 años de edad en

adelante, pertenecientes a la población económicamente activa y en condición de

ocupados, representan el 51.34% del total de adultos de la misma edad y el 34.25%

del total de la población ocupada de 20 años en adelante.ª

En cuanto al nivel de ingresos, el Estado de México contaba en el 2005 con 277,060

personas percibiendo un ingreso mayor a 5 salarios mínimos, siendo predominantes

los hombres al 71.95%. De acuerdo a esta información y en vista de que no se

dispone de datos exactos de "nivel de ingresos por grupos de edad", podemos utilizar

la misma proporción (34.25% de la población total ocupada de 20 años en adelante)

para deducir que el total de adultos del Estado de México de 40 años en adelante que

perciben ingresos mayores a 5 salarios mínimos es de aproximadamente 94,893 (este

6 Fuente: INEGI -Anuario Estadístico Distrito Federal, edición 2005 (último año disponible). 7 Dentro de este cálculo se aisló además arbitrariamente a los grupos de edades de 12 a 19 años, asumiendo que estos grupos de edad no forman parte significativa de la población con el nivel más alto de ingresos. 8 Fuente: INEGI -Anuario Estadístico del Estado de México, edición 2005 (último afio disponible).

13

número podría ser mayor si asumiéramos que la población más joven percibe salarios

menores en comparación a la población que cuenta con mayor experiencia laboral).9

En conclusión, considerando en conjunto el tamaño del mercado meta del D.F. y del

Estado de México, tendríamos que el número aproximado de adultos de 40 años en

adelante, percibiendo un ingreso mayor a 5 salarios mínimos sería de 296,936.1º

Tamaño del Mercado Meta

111 g 200000

~ if .g 2 100000 --1---

~

Ei ~

DF Estado de México

Tamaño mercado meta = aprox. 296936

Figura 3: Estimación del tamaño del mercado meta

Elaboración propia

4.1.2 Análisis de la oferta de eventos dirigidos al adulto mayor

Con el objetivo de adquirir una noción general de la oferta de eventos dirigidos al

adulto maduro, con énfasis en la oferta de eventos dirigidos específicamente al adulto

mayor, 11 se realizó una investigación sobre este tipo de eventos ofrecidos durante el

2007 y 2008, tanto en el país (México) como en el exterior (América Latina).

9 Dentro de este cálculo se aisló además arbitrariamente a los grupos de edades de 12 a 19 años, asumiendo que estos grupos de edad no forman parte significativa de la población con el nivel más alto de ingresos. 10 Basándonos en el Censo de Población y Vivienda del 2005, último disponible. 11 Adulto mayor: 60 años en adelante.

14

a. Resultados del análisis de la oferta en México

Para esta investigación se consultaron los sitios web de los centros de convenciones

más importantes de DF, como World Trade Center, Centro de Exposiciones Banamex,

Centro de Convenciones Sheraton Centro Histórico y Expo Bancomer Santa Fe.

Adicionalmente se realizó una búsqueda detallada en Google, investigando sobre

eventos de este tipo dentro de toda la república con énfasis en las ciudades de Distrito

Federal y Monterrey.

De la investigación se obtuvo información sobre los siguientes eventos:

• Expo Feria del Empleo para Adultos Mayores: Tuvo lugar del 5 al 6 de julio del

2007, en el World Trade Center del Distrito Federal. La feria fue presentada por

INAPAM12 y la entrada era gratuita. Durante el evento se ofrecieron 4000 vacantes

para personas de 60 años o más en búsqueda de empleo. De esta manera, el

enfoque principal del evento era la oferta laboral y una exposición de la oferta de

servicios de arreglo personal, salud y afiliación dirigidos para el adulto mayor.13

• Expo Adulto Mayor: Se llevó a cabo del 15 al 18 de noviembre del 2007, en el

World Trade Center del Distrito Federal, y en las ciudades de León y Monterrey. El

enfoque del evento es realizar una exposición de productos y servicios para

personas de 50 años en adelante. Algunas de las empresas auspiciantes fueron

Depend, Nutrioli, Hospital Aranda de la Parra, Varilux, Diapro (pañales para

adulto), Similia, DIF León e INAPAM. En el caso de del Distrito Federal se

encontraban a la venta stands para expositores, con las siguientes características:

A partir de 9 m2 (a un costo de 27 mil pesos más IVA) y a partir de 18 m2 (a un

costo de 2333 pesos por m2 más IVA). En la edición 2006 asistieron un total de

8500 visitantes. Para registrarse, a los expositores se les preguntaba por el nivel

socioeconómico de su mercado meta, por lo que se puede asumir que se

esperaba contar con un público diverso en cuanto a poder adquisitivo. La entrada

12 Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores (INAPAM). 13 Fuente: http://www.inapam.gob.mx

15

general al público tenía un costo de 50 pesos. El evento es apoyado por el

Gobierno Federal (INAPAM). 14

• Expo Gente Grande: Se realizará del 21 al 22 de junio del 2008, posiblemente en

el Centro Internacional de Negocios Monterrey (CINTERMEX), donde se llevó a

cabo la edición anterior. El enfoque del evento se da alrededor de la promoción de

una vida equilibrada para el adulto mayor. En la edición 2007 asistieron

aproximadamente 7500 personas y las conferencias abordaron temas de salud,

activación física y vida saludable, legales, de equipamiento y accesibilidad en el

hogar. Auspician algunas empresas como Walmart, Gamesa y ARCA con agua

CIEL. Participan también empresas de equipamiento, rehabilitación física y

servicios de salud, entre otras.15

• Expo Rehabilitación y Tercera Edad: Se desarrolló en el 2007 en el Gran Salón de

Exposiciones de Expo Guadalajara, del 20 al 22 de septiembre. El evento estuvo

enfocado hacia la promoción, difusión y comercialización de servicios de

rehabilitación médica.

b. Resultados del análisis de la oferta en América Latina

Para esta investigación se consultaron los sitios web de los portales latinoamericanos

más importantes dirigidos al adulto mayor. Algunos de estos portales son los

siguientes:

• Servicio Nacional del Adulto Mayor (Chile): www.senama.cl

• Envejecimiento Exitoso (Banco Interamericano de Desarrollo):

www.iadb.org/envejecimientoexitoso

• Portal Adulto Mayor (Chile): www.portaladultomayor.com

• Portal Mayores (España): www.imsersomayores.csic.es

14 Fuente: http://www.expoadultomayor.com.mx. Las estadísticas de éxito del evento del afio 2006 y los paquetes que ofrecen para auspiciantes se los puede encontrar en http://www.oficinaonline.com/expoam/presentacion 1 15 El website de la edición anterior fue: http://www.cintermex.com.mx/index.php?option=com _ events&task=view _ detail&a~id=23 8&year=2007 &mo nth=06&day=02&ltemid=132&lang=es y el mail de contacto es [email protected]

16

• RAM (Red para Adultos Mayores, Argentina): www.redadultosmayores.com.ar

• CEAL (Consejo de Educación de Adultos de América Latina): www.ceaal.org

• Edad & Vida (España): www.edad-vida.org

• Asociación Adulto Feliz (Perú): www.aafeliz.org

Adicionalmente se realizaron búsquedas en Google bajo la frase principal "adulto

mayor" y los términos secundarios "exposición", "evento", "conferencia", "congreso",

"seminario", "taller'' y las frases secundarias "finanzas personales", "plan de vida" y

"plan de retiro".

A pesar que los eventos encontrados son en su mayoría de carácter social y dirigidos

al segmento más desatendido de la población latinoamericana de adultos mayores, se

puede concluir que los temas de interés que presentan mayor ocurrencia dentro de los

eventos dirigidos al adulto mayor son, en orden de frecuencia, los siguientes:

• Rehabilitación y tecnología a disposición del adulto mayor

• Terapia ocupacional y gerontología

• Autonomía y dependencia

• Reinserción del adulto mayor en la sociedad

• Emprendimiento

Adicionalmente, resultó de mucho interés visitar el portal chileno Persona Mayor16,

donde se brinda al adulto mayor la oportunidad de participar en programas como

cursos, talleres, grupos de encuentro o consulta para orientación individual en

diversos temas como los siguientes:

• Preparación psicológica para la jubilación

• Relaciones familiares

• Relaciones con el cónyuge

• Relaciones con los hijos

• Relaciones sociales

• Sexualidad en las personas mayores

• Auto cuidado en personas mayores

16 www.personamayor.cl

17

En este sitio se podría solicitar información sobre expositores extranjeros en los temas

antes mencionados.

Los eventos latinoamericanos comerciales dirigidos al adulto mayor, de existir, no se

encuentran bien posicionados en Internet, salvo en caso de los eventos mexicanos

mencionados en la sección anterior.

4.1.3 Análisis a partir de las entrevistas en profundidad

Con el objetivo de conocer algunos de los motivadores más importantes a nivel de

toma de decisiones dentro del mercado objetivo, y posteriormente diseñar con esa

información el concepto del evento, se seleccionó la técnica cualitativa de entrevista

en profundidad, 17 la cual fue aplicada dentro de la siguiente muestra:

• Muestra: 1 O personas entre 36 y 54 años (6 hombres y 4 mujeres).

• Profesión o actividad: Administradores y/o profesores del Tecnológico de

Monterrey, Campus Estado de México.

• Promedio de edad: 40.6 años.

• Mediana de edad: 40 años.

• 1 nstrucción de los entrevistados: La totalidad de entrevistados cuentan con

instrucción completa de tercer nivel y la mayoría con instrucción de cuarto nivel y

doctorado.

• Estatus civil de los entrevistados: 8 de los entrevistados indicaron estar casados, 1

indicó estar en unión libre y 1 divorciado.

• Hijos: 4 entrevistados indicaron no tener hijos, 4 indicaron tener 2 hijos, 1 indicó

tener 3 hijos y 1 manifestó tener 1 hijo. Las edades de los hijos varían entre 3 y 21

años.

17 Las entrevistas en profundidad fueron disefladas y planificadas de acuerdo a las recomendaciones mencionadas en las siguientes fuentes: FERNANDEZ, Angel, "Investigación y Técnicas de Mercado". ESIC, Madrid, 2002. MARIAMPOLSKY, Hy, "Qualitative Market Research". SAGE Publications, 2001.

18

a. Características de las entrevistas en profundidad

• Objetivo descrito a los entrevistados: Conocer las motivaciones del entrevistado a

la hora de realizar la toma de decisiones personales (ámbito familiar, laboral,

financiero, etc.) con el fin de diseñar un concepto de evento adecuado a las

motivaciones del grupo objetivo del evento (profesionales de 35 años en adelante).

• Duración de la entrevista: 20 minutos.

• Lugar de la entrevista: Oficinas de trabajo.

• Confidencialidad: Se garantizó a los entrevistados que su participación se

mantendría anónima, y que no se realizaría valoración alguna de situaciones

particulares.

• Material auxiliar: Grabadora de mano.

Un ejemplo de la guía de tópicos utilizada podrá ser encontrado en el anexo 4, al

igual que un análisis detallado de los resultados por cada pregunta en el anexo 5.

b. Conclusiones a partir de las entrevistas

De acuerdo a los resultados obtenidos de las entrevistas en profundidad, teniendo en

cuenta lo mencionado en la sección de Análisis (sección 6), apartado de

"delimitaciones y limitaciones", se puede deducir lo siguiente:

Las prioridades del grupo entrevistado en la muestra se encuentran centradas

alrededor de los temas familia, salud y laboral, lo cual podemos confirmar de acuerdo

a lo siguiente:

Familia

• La manutención de los hijos representa uno de los gastos principales y a la vez

una de las razones principales de ahorro.

• Uno de los roles personales más frecuentemente mencionados por los

entrevistados fue el de "formar hijos".

• Prácticamente la totalidad de la muestra manifestó disfrutar de actividades

recreativas en compañía de su familia.

19

• Al comentar sobre la razón que da sentido a sus vidas, el 47% de los entrevistados

mencionó a la familia como uno de sus principales motivadores.

• Al visualizar el futuro, la mayoría de los entrevistados espera disfrutar de mayor

cantidad de tiempo con su familia. A la vez, la manutención de los hijos representa

una de las principales preocupaciones futuras de la muestra.

Laboral

• Representa la actividad en que los entrevistados invierten la mayor cantidad de

tiempo, razón por la cual muchas veces descuidan los ámbitos de familia y salud,

lo que lleva al individuo a sufrir un desbalance.

• El logro de metas, junto con la profesión y el trabajo representan en conjunto un

40% de las ocurrencias mencionadas como motivador que da sentido a la vida de

los entrevistados.

Salud

• Al plantearse el tema de preocupaciones futuras, la mayor parte de la muestra

indicó que su principal preocupación constituye la salud. De igual manera, al

preguntarles sobre qué aspectos les interesa planificar para después de los 60

años, la salud tuvo un peso del 17% entre los mencionados.

Adicionalmente, resulta importante destacar que el ámbito de planificación financiera,

esquemas de inversión y ahorro constituyen temas de gran interés entre el grupo

entrevistado, principalmente atado a los motivadores de manutención de hijos, retiro

laboral y el deseo de mantener constantemente un estilo de vida aceptable al cual

están habituados.

Finalmente, a la hora de realizar la planificación conceptual del evento propuesto por

este proyecto, se recomienda considerar los temas sugeridos por la muestra en

respuesta a la pregunta 22 (detallados en el anexo 5), ya que estos temas sugeridos

guardan total relación con los motivadores de toma de decisión mencionados durante

el resto de la entrevista.

20

4.2 Etapa 2: Estudio de factibilidad

4.2.1 Evaluación teórica del potencial del mercado (oferta y demanda)

Luego de calcular el tamaño del mercado meta (aproximadamente 297 mil personas),

sus motivadores y estudiar la débil oferta disponible de eventos dirigidos al adulto

mayor tanto en México como en América Latina, podemos concluir parcialmente que

el segmento ejecutivo de edad madura se encuentra desatendido por la oferta de

eventos de carácter holístico, a la vez que representa un mercado atractivo y una gran

oportunidad dentro del Distrito Federal y Zona Metropolitana.

De cualquier forma, el potencial del mercado meta deberá ser confirmado y evaluado

por estudios de mercado de profundidad, los cuales estarán dirigidos principalmente

hacia determinar y valorar los motivadores de compra de este segmento de la

población, e igualmente, evaluar directamente el nivel de aceptación que el evento

propuesto en este proyecto tendría dentro de su público objetivo. Para este tipo de

estudio de mercado se requerirá establecer contacto directo con una muestra

estadísticamente significativa del mercado meta.

21

4.2.2 Análisis de factibilidad operativa

Para esta etapa se solicitaron cotizaciones completas de principales servicios

requeridos por el evento. Posteriormente se determinó la cantidad promedio (punto de

equilibrio) que debería ser cobrada como costo de inscripción a cada participante, bajo

los siguientes supuestos:

• Ausencia de auspicios corporativos

• Auspicio al 30 %

• Auspicio al 50%

• Auspicio al 80%

Para este análisis se consideraron los costos de las siguientes locaciones:

• Centro Banamex

• Expo Reforma

• Expo Bancomer

Estos lugares fueron analizados preferencialmente debido a las facilidades de

estacionamiento y servicios de apoyo que brindan, los cuales son independientes para

cada evento realizado en sus instalaciones y no requieren ser compartidos como en el

caso de los eventos que se realizan en hoteles.

Los cuadros de costos detallados a continuación fueron proporcionados por la

empresa productora de eventos Extend2 (proveedor recomendado en este proyecto).

22

Centro Banamex

PROPUESTA ECONÓMICA Evento programado del 14 al 16 de noviembre 2008

Pax : 500 COSTOUNIT . TOTALES

Rueda de Prensa

Re nta de Salón (Montaje tipo Auditorio)

Servicio de C offe Brea K

E quipo de Audio y Video

Brindis de Apertura

Renta de Salón

Barra de bebidas

Servicio de des corche

Canapés

Diseño para Escenografía

Escenografía e iluminación


15 Y 16 de Nov iembre 2008

Coffe Break

Barra de bebidas

Comida Buffet



Ambulancia

Renta Salón casa Diezmo 1 y 2

Renta Salón CasaDiezmo3y4

Renta Palacio de Va lparaíso 1 y 2 (stands)

Estacionam iento

Stands (Renta)

S hell S kin (Mamparería 3 X 3)

S hell S kin (Mamparería 6 x 3)

Mobiliario y equipo (6 X 3)


Programa general de Relaciones Públicas

Honorarios (no incluye la contratación de ningún medio publicita rio

Conferencistas

Adriana Macias

Victoria Holtz

Carlos C arsolio

Francisco Nas ta

Ta lleres (Costos aproximados con material)

Convocatoria /Campaña Telemarketing #1

Website con información del evento y sistema de preregistro

Hosting de Website durante 1 mes

Diseño de invitación electrónica

email Ma rketing y Telemarketing de confirmación

Diseños

S pots ra dio (Costos unitarios)

Espectaculares (Costos unitarios)

F lyer, Programas, Banners y Anuncios en Revistas

Promocionales

Prensa (Maleta para docu mentos y pluma metálica e/lago)

Stands {05 promociona les a elegir)

Bolsa de reg istro (01 bolsa, 02 promociona les y publicidad )

TOTAL Honorarios Extend2 (12% sobre el total de evento)

15% de servicio sobre Alimentos

Servicios Cantidad

2.500 2.500 1 1

140 7.000 1 50

5.800

15.300

5.800 ,_ ______ _ 1 1

Servicios cantidad 8.000 8.000 1 500

75 37.500 1 500

125 62.500 1 500 195 97.500 1 500

15.000 15.000 1 1 10.000 10.000 1 1

9.000 9.000 1 1

239 .500

,_ _________ -4

Servicios cantidad 173 173.000 2 500 100 100.000 2 500 320 320.000 2 500

20.000 40.000 1 2 12.600 25.200 1 2 4.200 12.600 1 3

58.480 58.480 1 1 58.480 58.480 1 1

221.272 221 .272 1 1 100

1.046.532 37 .500 -----------------4 1 375

Servicios cantidad 23 .750 356 .250 1 15 17.200 86.000 1 5

190.500 1 5

1 15

Servicios cantidad

1 2

Servicios Cantidad 40.000 80.000 1 2 35.000 70.000 1 2 80.000 160.000 1 2 55.000 110.000 1 2 70.000

980.000

560.000

,_ ______ _ 2 4

Servicios Cantidad 7.500 7.500 1 1 2.500 2.500 1 1 3.500 3.500 1 1

20 1 2.000

1 1

Servicios Cantidad

31.500 31.500 1 1

18.000 18.000 1 1

30.000 30.000 1 1

Servicios Cantidad

1 10

2 15

2 15

2

50

5 500

500

99.000

COSTO DEL EVENTO $4.635.764

I.V.A. $607.602

COSTO DEL EVENTO $5.243.366

23

Centro Banamex - Punto de equilibrio

12.000

10.000

8.000

6.000

4.000

2.000

Análisis del Punto de Equilibrio

Costo de Inscripción

Sin auspicio Auspicio 30%

Auspicio 50% Auspicio 80%

10.486,73 7.340,71 5.243,37 2.097,35

Costo de inscripción por participante de acuerdo al auspicio conseguido

Sin auspicio Auspicio 30% Auspicio 50%

Figura 4: Punto de equilibrio - Centro Banamex

Elaboración propia

Auspicio 80%

Si el evento se desarrollara en el Centro Banamex, considerando una asistencia de 500

personas, el costo de inscripción por participante debería ser el siguiente para lograr el punto

de equilibrio, de acuerdo a la cantidad de dinero conseguido por auspicios corporativos:20

• Sin auspicio: Costo por participante $10487 M/N

• Con auspicio del 30%: $7341 M/N



20 Los cuadros de costos podrán servir para aproximar los valores de alimentos y bebidas de acuerdo a la cantidad final de asistentes que tenga el evento. Sin embargo, en caso de calcularse el punto de equilibrio para un número mayor de asistentes, algunos servicios deberán ser recotizados ya que no varían proporcionalmente de acuerdo al número de asistentes (por ejemplo, equipo técnico, costo de salones).

24

Expo Reforma PROPUESTA ECONÓMICA Evento programado del 14 al 16 de noviembre 2008

Pax : 500 COSTO UNIT . TOTALES

Rueda de Prens a

Renta de Salón Mercurio (Montaje tipo Aud itorio)

Servicio de Coffe BreaK


Brindis de Apertura

Renta de S a Ión

Barra de bebidas

Servicio de descorche

Canapés

Diseño para Escenografía



15 y 16 de Noviembre 2008

Coffe Break

Barra de bebidas

Comida Buffet

Escenografía e ilum inación


Ambulancia

Renta Salón Mercurio (alimentos)

Renta Salón Yacatecu~i (montaje tipo auditorio y evento)

Renta Salón Hermes (monta je tipo escuela y evento)

Renta salón para stands

Personal de apoyo y pólizas

Estacionamiento

Stands (R enta )

S hell S kin (Mamparería 3 X 3)

S hell S kin (Mamparería 6 x 3 )



Program a general de Relaciones Públicas

Honorarios (no incluye la contratación de ningún medio publicitario)

C on feren cistas

Adriana Macias

Victoria Holtz

Carlos Carsolio

Francisco Nasta

Ta lleres (Costos aproximados con material)

Con vocatoria /Campa ña Te lemarketing #1


Hosting de Website durante 1 mes


email Marketing y Telemarketing de confirmación

Promocion ales

Prensa (Maleta para documentos y pluma metálica e/lago)

Stands (OS promociona les a elegir)

Bolsa de registro (01 bolsa , 02 promociona les y publicidad)

TOTAL

Honorarios Extend2 (12% sobre el total de even to)

15% de serv icio sobre Alim entos

COSTO DEL EVENTO

1.V.A .

COSTO DEL EVENTO

8.000 $8.000

75 $37.500

70 $35.000

195 $97.500

15.000 $15.000

10.000 $10.000

9.000 $9.000

$212.000

55 $55.000

100 $100.000

250 $187.500

20.000 $40.000

12.600 $25 .200

4.200 $12.600

22.500 $45.000

35.000 $70.000

50.000 $100.000

50.000 $100.000

15.000 $15.000

100 $35.000

$785 .300

23.750 $356.250

17.200 $86.000

40.000 $80.000

35.000 $70.000

80.000 $160.000

55.000 $110.000

70.000 $560.000 $980.000

7.500 $7.500

2.500 $2.500

3.500 $3.500

$377.750

$4.589.174

$631.714

$5.220.888

Serv icios

$1

$1

$1

Servic ios

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

Servicios

$2

$2

$2

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

$1

Servicios

$1

Serv icios

$1

$1

$1

$1

$2

Servicios

$1

$1

$1

$1

$1

Servicios

$1

$1

$1

Servicios

$1

$2

$2

$1

$1

$5

$1

Cantidad

$1

$50

$1

Cantidad

$500

$500

$500

$500

$1

$1

$1

c antidad

$500

$500

$375

$2

$2

$3

$2

$2

$2

$2

$1

$350

$15

$5

$5

$15

Cantidad

$2

cantidad

$2

$2

$2

$2

$4

e antidad

$1

$1

$1

$2.000

$1

e antidad

$1

$1

$1

e antidad

$10

$15

$15

$2

$50

$500

$500

25

Expo Reforma - Punto de equilibrio

12.000

10.000

8.000

6.000

4.000

2.000

1

A n á I is is de I Punto de E qui li b r i o


Sin auspicio 10.442

Auspicio 30% 7.309

Auspicio 50% 5.221

Auspicio 80% 2.088



Figura 5: Punto de equilibrio - Expo Reforma

Elaboración propia

Auspicio 80%

Si el evento se desarrollara en el Expo Reforma, considerando una asistencia de 500

personas, el costo de inscripción por participante debería ser el siguiente lograr el punto de

equilibrio, de acuerdo a la cantidad de dinero conseguido por auspicios corporativos: 21





21 Los cuadros de costos podrán servir para aproximar los valores de alimentos y bebidas de acuerdo a la cantidad final de asistentes que tenga el evento. Sin embargo, en caso de calcularse el punto de equilibrio para un número mayor de asjstentes, algunos servicios deberán ser recotizados ya que no varían proporcionalmente de acuerdo al número de asistentes (por ejemplo, equipo técnico, costo de salones).

26

Expo Bancomer

PROPUESTA ECONÓMICA Evento programado del 14 al 16 de noviembre 2008

Pax : 500 COSTO UNIT. TOTALES

Rueda de Prensa

Renta de Salón (Montaje tipo Auditorio)

Servicio de C offe BreaK


Regalo para prensa

Brind is de Apertura

Renta de Salón

Ba rra de be bidas

Servicio de descorche

Canapés

Diseño de escenog rafia



15 y 16 de Noviembre

C offe Break

Barra de bebidas

C amida Bu ffet



Renta Sa lón A3, A4 (250 ps. tipo escuela)

Renta Salón Al (250 ps. tipo auditorio)

Servicio de ambulancia

Stands (Renta) S hell S kin (Mamparería 3 X 3)

S hell S kin (Mamparería 6 x 3)



Programa general de Relaciones Púb licas

Honorarios (no incluye la contratación de ningún medio publicitario)

Conferencistas

Adriana Macias

Victoria H oltz

Carlos Carsolio

Francisco Nas ta

Talle res (Cos tos aproximados con material)

Convocatoria /Campa ña Telemarketing #1


Hosting de Website du rante 1 mes


email Marketing y Telemarketing de confirmación

Diseños

Spots radio (Costos unitarios)

Espectaculares (Costos unitarios)

F lyers, programas, banners, anuncios revistas

Promoc ionales Prensa (Ma leta para doc um entos y pluma metálica e/lago)

Sta nds (O S promocionales a elegir)

Bolsa de registro (01 bolsa, 02 promocionales y publicidad)

Honorarios Extend2 (12% sobre el total de evento) 15% de servic io sobre Alimentos

COSTO DEL EVENTO

I.V.A .

COSTO DEL EVENTO

2.500 2.500

120 6.000

5.800 5.800

300 15.000 29 .300

8.000 8 .000

70 35.000 120 60 .000

185 92 .500 15.000 15.000

10.000 10.000

9.000 9.000 229.500

90 90.000

100 100.000

330 247.500

20.000 40.000

12.600 25.200

35.500 71.000

17.700 35 .400

4.200 12.600

621.700

23 .750 356.250 17.200 86 .000

40.000 80 .000 35.000 70 .000 80.000 160.000

55 .000 110.000

70.000 560 .000 980.000

7.500 7.500 2.500 2.500 3.500 3.500

20 40 .000

18.000 18.000

30.000 30.000

74.400

$4.139.832

$609.815

$4.749.647

Servicios

1

1

1

1

Servicios

1

1

1

1

1

1

1

Servicios

2

2

2

1

1

1

1

1

1

1

1

1

Servic ios

1

Servicios

1

1

1

1

2

Servicios 1

1

1 1

1

Servicios 1

1

1

Servicios

1

2 2

1

1

5 1

cantidad

1

50

1

50

Cantidad

500

500

500

500 1

1

1

Cantidad

500

500

375

2

2

2

2

3

15

5

5

15

Cantidad

2

Cantidad

2

2

2

2

4

cantidad 1

1 1

2.000 1

Cantidad 1

1

1

Cantidad

10 15 15

2

50 500 500

27

Expo Bancomer - Punto de equilibrio

10.000

Análisis del Punto de Equilibrio


Sin auspicio

Auspicio 30%

Auspicio 50% Auspicio 80%

9.499 6.650

4.750 1.900


8.000 -¡-----~-......:----------------------l

6.000

4.000


Figura 6: Punto de equilibrio - Expo Bancomer

Elaboración propia

Auspicio 80%

Si el evento se desarrollara en el Expo Bancomer, considerando una asistencia de 500

personas, el costo de inscripción por participante debería ser el siguiente lograr el punto de

equilibrio, de acuerdo a la cantidad de dinero conseguido por auspicios corporativos:22





22 Los cuadros de costos podrán servir para aproximar los valores de alimentos y bebidas de acuerdo a la cantidad final de asistentes que tenga el evento. Sin embargo, en caso de calcularse el punto de equilibrio para un número mayor de asistentes, algunos servicios deberán ser recotizados ya que no varían proporcionalmente de acuerdo al número de asistentes (por ejemplo, equipo técnico, costo de salones).

28

4.3 Etapa 3: Elaboración de recomendaciones

4.3.1 Creación del concepto del evento

El diseño conceptual de un evento comprende la definición y diseño de los siguientes

aspectos:

• Nombre del evento

• Objetivos

• Programa

o Definición de tipo de actividades que conformarán el evento: talleres,

conferencias, actividades de introspección, actividades integradoras como

desayunos, cenas, etc.

o Selección de temas de conferencias, talleres y actividades

complementarias.

o Definición del grado de interacción de los participantes en cada una de las

actividades.

• Conferencistas (nacionales o extranjeros)

• Expositores

• Duración del evento y actividades dentro del mismo

• Horarios

De acuerdo a la información obtenida durante las entrevistas, la propuesta del

concepto del evento sería la siguiente:

Nombre del evento

Expo Balance de Vida - ¡Tomando el control de tu vida actual y futura!

Objetivos

• Que el participante pueda realizar un análisis concreto y profundo de su vida

actual en los aspectos que conforman el Modelo de Vida Holístico: Familiar,

laboral, salud, financiero, espiritual y entretenimiento.

29

• Que el participante identifique áreas de oportunidad y de inconformidad con

respecto a su vida actual.

• Que el participante logre plantear a futuro (corto, mediano y largo plazo) de qué

manera desea desarrollar cada uno de los aspectos del modelo (estilo de vida

deseado).

• Desarrollo del Plan de Vida, incluyendo cada uno de los aspectos del modelo.

o Definición de acciones a corto, mediano y largo plazo para cada uno de los

aspectos.

• Que el participante encuentre en la conferencia una amplia oferta de productos y

servicios relacionados con sus intereses actuales y de planificación futura.

Programa

Temas para las conferencias y talleres

La siguiente propuesta de temas para las conferencias y talleres es tentativa y deberá

ser consultada con los oradores del evento con el fin de adaptarla en caso de ser

necesario:

• Balance de vida: Introspección necesaria para planear tu vida actual y futura.

Podría incluir los siguientes sub-temas o conferencias paralelas:

o Realización personal a través de las actividades diarias.

o Taller de padres: Herramientas de comunicación de padres hacia hijos para

el manejo del cambio de acuerdo a las diferentes etapas (niñez -

adolescencia - juventud - adultez).

• Áreas de oportunidad: Complementando mis fortalezas con mis oportunidades.

• Organización efectiva del tiempo: Equilibrio para la consecución de metas

personales y de carrera.

• Idealización vs. vida real: Cómo acortar la distancia entre la vida que soñamos y la

que tenemos.

• Desarrollando un Plan de Vida Holístico: Acciones concretas y realistas para lograr

materializarlo.

Podría incluir los siguientes sub-temas o conferencias paralelas:

o Planificación para después de los 60, ¿Qué depara la siguiente etapa?

30

o Planificación financiera para el retiro. Alternativas presentes de ahorro e

inversión.

• Una nueva generación de liderazgo: Casos de éxito a partir de los 60. Conductas

que marcan la diferencia.

• Emprendimiento: Cómo tomar ventaja de la experiencia de dependencia en el

desarrollo mi nueva empresa.

Los temas antes mencionados pueden ser tratados en formato de conferencias o

talleres de acuerdo a la duración del evento y de acuerdo a las recomendaciones de

los expositores que formen parte del mismo. Las conferencias tendrán un nivel de

participación mínimo de parte de los asistentes (salvo la sesión de preguntas y

respuestas al final) mientras que en los talleres el grado de participación y/o

interacción será alto, contando con un guía o modelador en lugar de orador.

Resulta muy útil entregar a los asistentes un itinerario impreso que detalle el horario y

ubicación de las diferentes conferencias y talleres, principalmente si algunas de las

sesiones se estarán dando de manera simultánea. Si este fuera el caso, lo

recomendable sería solicitar a los asistentes inscritos la preselección de las sesiones

que les resultan de mayor interés. Esta iniciativa ayudaría a modificar o adaptar

algunas de las conferencias o talleres que pudieran contar con baja audiencia.

Conferencistas

La recomendación de conferencistas se encuentra detallada más adelante, en el

apartado d, correspondiente a la base de proveedores recomendados.

Duración del evento y actividades dentro del mismo

Debido a que el evento estaría dirigido a un público ejecutivo, se recomienda que el

mismo tenga una duración de dos días y medio, con el fin de garantizar una audiencia

fija y comprometida con la mayoría de las conferencias, talleres y actividades

complementarias.

31

La duración de cada conferencia será de preferencia de no más de una hora, mientras

que los talleres podrían tener mayor duración de acuerdo al alcance pretendido.

Horarios

En vista de que el público objetivo son ejecutivos a partir de 35 años en adelante, se

recomienda el desarrollo del evento durante un fin de semana. La sugerencia sería

ofrecer un breve brindis inaugural el día viernes a las 20h00 y llevar a cabo las

actividades durante los días sábado y domingo en un horario de 1 0h00 a 20h00.

Cantidad de asistentes

Con el fin de obtener una cotización referencial del evento, se consideró una posible

audiencia de 500 personas, repartidas entre el área de exposición de productos y

servicios, conferencias y talleres.

La selección de 500 personas como número de asistentes al evento es arbitraria y

tuvo el único fin de obtener cotizaciones referenciales de la mayoría de servicios

requeridos por el evento. La determinación del número total de asistentes o mercado

con el que podría contar el evento deberá realizarse luego de que se efectúe el

estudio de mercado de profundidad recomendado en este proyecto.

4.3.2 Estrategias de financiamiento para el evento

Debido al alto costo de la inversión inicial del evento y sus necesidades financieras

posteriores se recomienda considerar una combinación entre las siete siguientes

sugerencias estratégicas de financiamiento:

Estrategia 1: Asociarse con la empresa productora de eventos

Aportaría las siguientes ventajas:

• La empresa productora cuenta con una reputación en el manejo de eventos

similares al propuesto en este proyecto, lo cual ayudaría a construir el nombre de

P&P dentro del mercado de este tipo de reuniones.

32

• El know-how (saber hacer, experiencia) de la empresa productora ayudaría a P&P

a aprender sobre el manejo del proceso de este tipo de eventos y cada una de sus

actividades.

• Mayor facilidad para conseguir auspicios y patrocinios corporativos, ya que la

empresa productora cuenta con un historial exitoso de eventos de este tipo.

• En caso de contingencias, las mismas que son prácticamente inevitables en este

tipo de reuniones, la empresa productora contaría con más de un proveedor al

cual solicitar servicios de emergencia.

Por otra parte, se presentaría la siguiente desventaja:

• Menor margen de rentabilidad para P&P.

Estrategia 2: Contrato con la empresa productora de eventos, basado en

resultados

En caso de no considerarse la posibilidad de formar una sociedad (propuesta

anteriormente), se podría firmar con la productora un contrato de pago de acuerdo a

resultados. Por ejemplo, los pagos a la productora podrían realizarse de acuerdo al

número de personas inscritas o de acuerdo al número y cantidad (en dinero) de

paquetes de auspicio que consigan para el evento.

Esta alternativa presentaría las siguientes ventajas:

• Reducción del riesgo financiero del proyecto, debido a que los pagos por servicios

de la productora se pueden programar paralelos a la materialización de objetivos

económicos alcanzados, evitando de esta forma la iliquidez.

• Mayor margen para P&P.

Por el contrario, presentaría las siguientes desventajas:

• Se aprovecharía menos el know-how de la empresa productora.

33

• Mayor dificultad para acceder a patrocinios, en vista de que P&P por sí sola no

tiene construida una reputación como organizador principal de este tipo de

eventos.

Estrategia 3: Consecución de auspicios o patrocinios corporativos

El lograr que las empresas se interesen no sólo por la compra de un stand, sino por

auspiciar el evento con alguna suma extra de dinero, resulta ideal para equilibrar los

flujos del proyecto. Las recomendaciones para asegurar un mayor éxito en esta

iniciativa son las siguientes:

• De acuerdo a las necesidades de financiamiento del evento y al tipo de empresas

al que se quiera llegar, es necesario diseñar una amplia variedad de paquetes

atractivos de auspicio, con el fin de que las empresas encuentren flexibilidad para

elegir el tipo de financiamiento que proporcionarán y los beneficios que esperan a

cambio.

• La base de datos de los asistentes del evento es una ventaja fuerte a la hora de

negociar los auspicios. Muchas empresas de acuerdo al sector en el que

funcionan invierten grandes sumas de dinero en bases de datos seleccionadas y

donde su público objetivo esté descrito de la mejor manera posible. Obviamente,

mientras mayor número de asistentes tenga el evento, mayor será el interés de los

auspiciantes por poseer esta base de datos.

• Ofrecer a los auspiciantes la posibilidad de ir adaptando sus flujos de auspicio de

acuerdo a la periodicidad de las necesidades financieras del evento.

• La productora será de gran utilidad a la hora de medir y promocionar el impacto

que tendría el evento a favor de las empresas auspiciantes, al igual que al diseñar

los diferentes paquetes de auspicio.

• Siempre promocionar los paquetes de auspicio de la mano con la medición del

impacto a favor de las empresas auspiciantes.

34

Estrategia 4: Elaboración de paquetes especiales para inscripciones de grupos

dentro de las empresas

Una alternativa interesante en pro del financiamiento del evento es la de vender

paquetes especiales de grupos para empresas interesadas. Parte importante de estas

empresas pueden ser inclusive los mismos auspiciantes, ya que conformarán el grupo

corporativo que mayor interés y grado de involucramiento tendrá con el proyecto, ya

que el éxito de su inversión en el auspicio dependerá directamente del éxito del

evento.

Para esta opción resulta importante tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

• Ofrecer un descuento atractivo (generalmente del 10% al 20%) para grupos de

asistentes de la misma empresa.

• Ofrecer a la empresa la alternativa de que sean los mismos asistentes o la

empresa quien pague las inscripciones. La opción de descontar el pago de la

nómina a fin de mes siempre es recomendable ya que brinda flexibilidad para los

ejecutivos que cancelen sus propias inscripciones.

• Comprometer a la empresa para que a cambio del descuento por grupo brinde la

posibilidad de promocionar el evento en carteleras dentro de sus instalaciones.

Las carteleras deberán estar ubicadas en lugares de alto tránsito.

Estrategia 5: Descuento por inscripciones individuales tempranas

Para garantizar cierto número de asistentes y la caja inicial del proyecto, se puede

ofrecer un descuento atractivo para inscripciones individuales tempranas.

Esta alternativa deberá considerar las siguientes recomendaciones:

• En caso de que se ofrezcan descuentos especiales para grupos, los descuentos

por inscripciones individuales tempranas deberán ser menores.

• En las campañas publicitarias se deberá aclarar que no aplican descuentos sobre

descuentos. Es decir, no se podrá aplicar descuento para grupos a la vez que

descuentos individuales por inscripciones tempranas.

35

• Es recomendable que la campaña por inscripciones individuales tempranas sea

promocionada repetidas veces, recalcándole al público objetivo con cuántos días

cuenta para realizar sus inscripciones tempranas, y destacando siempre la fecha

límite para obtener el descuento.

Estrategia 6: Asociarse con diferentes proveedores

En caso de que P&P decida prescindir de la empresa productora de eventos (sea

como sociedad o como contratación de servicios), podría optar por asociarse con la

mayor cantidad de proveedores posible (locación, equipos técnicos, stands, etc), en

busca de lograr un acuerdo que disminuya el riesgo financiero para P&P y que a la

vez brinde a los proveedores asociados una rentabilidad mayor en comparación a si

únicamente facturaran por los servicios brindados en el evento.

Para llevar a cabo con éxito esta iniciativa, P&P deberá realizar un estudio minucioso

de la rentabilidad máxima que ofrecerá a cada proveedor a cambio de la sociedad y

bajo qué términos, en vista de que si esta iniciativa fuera tomada a la ligera podría

resultar económicamente más conveniente el asociarse únicamente con la productora

de eventos.

Estrategia 7: Consecución de inversionistas independientes

Una última opción para conseguir financiamiento externo para el evento es recurrir a

inversionistas independientes (no corporativos), a quienes se les ofrecería un retorno

sobre la inversión que realicen en el proyecto.

La desventaja de esta alternativa es que generalmente los inversionistas

independientes estarán menos involucrados con el desarrollo del evento en

comparación a los inversionistas corporativos a quienes se les promocionarían

paquetes de auspicio.

36

4.3.3 Definición de los criterios o políticas que regirán la recomendación de

proveedores para los diferentes servicios requeridos por el evento, de acuerdo

al concepto del mismo

Las recomendaciones de proveedores para el evento incluyen 5 proveedores por

categoría. Cada categoría cuenta con sus propios criterios de selección, tal como

muestra la siguiente tabla:

Categoría Criterios de selección

• Ubicación (Distrito Federal) Locaciones (Centros de • Amplia capacidad en salones y área de exposiciones.

convenciones o salones • Facilidades para discapacitados. • Reputación de excelencia en el manejo de este tipo de eventos.

con área de exposición) • Que el centro de convenciones u hotel cuente con un coordinador de conferencias (o equipo) para asistir en los detalles del evento.

• Referencias de trabajo con multinacionales o eventos de gran tamaño. Equipo técnico • Ubicación de sus oficinas (DF o colonias cercanas).

• Amplitud de servicio y variedad de equipos. • Que cuenten con una página web.

Edecanes y seguridad (4 • Que posean oficinas en DF o zona metropolitana

empresas proveedoras • Referencias de trabajo con multinacionales o eventos de gran tamaño. de edecanes y 1 de • Que cuenten con una página web.

seguridad). • Amplitud de servicios.

Diseño y elaboración de • Que posean oficinas en DF o zona metropolitana. • Referencias de trabajo con multinacionales o eventos de gran tamaño.

stands • Que cuenten con una página web. • Amplitud de servicios.

Agencias de producción, • Que posean una amplia cartera de clientes corporativos multinacionales.

publicidad y marketing de • Que tengan oficinas en DF o colonias cercanas. • Amplitud en el portafolio de servicios que ofrecen.

eventos • Que cuenten con una página web.

• Que los temas de especialidad tengan relación con el tipo de evento propuesto por este proyecto (diseño conceptual).

Conferencistas • Experiencia dictando conferencias o talleres en eventos similares al

propuesto en este proyecto. • Experiencia en el trato con clientes corporativos y público ejecutivo

maduro.

Tabla 3: Criterios de selección de proveedores para el evento

Elaboración propia

37

Como complemento a la tabla anterior, resulta importante recalcar lo siguiente:

Equipo Técnico: el uso apropiado de la tecnología audiovisual deberá ser consultado

con los oradores y expositores, quienes usualmente tendrán sus propias ideas sobre

la mejor manera de realizar sus presentaciones y el equipo requerido para las mismas.

En caso de que el evento necesitara de más equipos que simplemente un proyector y

micrófonos, el organizador deberá contratar una empresa especialista en producción

de eventos. Los servicios de este tipo de empresas no son económicos, pero sus

costos deberán incluirse en el presupuesto y así disminuirán los riesgos de crisis

vergonzosas, a la vez que se asegurará a los oradores que sus presentaciones no

serán interrumpidas por fallas técnicas.

Agencias de producción, publicidad y marketing de eventos: Las empresas

productoras de eventos ofrecen el portafolio de servicios más diverso dentro de la

industria. Pueden ser contratadas como proveedores de un conjunto de servicios o

inclusive para manejar la logística del evento en su totalidad, desde la planeación

conceptual hasta la contratación de proveedores y manejo de la campaña publicitaria.

Conferencistas: Adicionalmente al listado de conferencistas se recomienda el

contacto con las siguientes dos empresas / instituciones proveedoras de oradores de

amplia experiencia y trayectoria:

~ ITESM Campus CEM, División de Educación Continua. Contacto: Sr. Martín

Acosta, telf. 5864 5555 ext. 5761, mail: [email protected]. Las áreas temáticas

de interés al evento dentro de las cuales el campus cuenta con expositores

calificados son las siguientes:

o Planificación financiera (finanzas personales)

o Desarrollo del potencial humano (incluye elaboración de plan de vida).

o Inteligencia emocional

o Liderazgo

o Negociación y manejo de conflictos

o Comunicación

o Humanidades

38

~ Speakers México: Agencia con una amplia red de conferencistas de renombre

asociados a nivel mundial, especializada en conseguir conferencistas específicos

de acuerdo al interés del cliente, la intensión del evento y el presupuesto

disponible. En días recientes Speakers México recibió la certificación de la IASB

(Internacional Association of Speakers Bureaus), la cual actualmente se encuentra

posicionada como la asociación de oradores de mayor importancia a nivel mundial,

lo cual les proporciona acceso a conferencistas dentro cualquier mercado,

nacional o internacional, con flexibilidad en su programación. La empresa ofrece

inclusive el servicio de contactar conferencistas específicos en caso de que no

consten entre sus listados.

Entre los temas de interés al evento manejados con mayor frecuencia por esta

agencia se encuentran los siguientes:

o Historias de éxito

o Inteligencia emocional

o Liderazgo y motivadores

o Liderazgo por experiencias

o Líderes empresariales y mundiales

o Salud y sociedad

o Arte y cultura

o Finanzas

o Creatividad e innovación

Contacto: Luis Valls, e-mails: [email protected] y

[email protected]. Dirección: Jose María !barrarán #ffi Col. San José

Insurgentes. Teléfonos: 5680 2275, Celular: (044) 55 1949 4344. Website:

www.speakersmexico.com.

39

Patrocinadores: La selección de patrocinadores deberá comprender aquellos bienes y

servicios de interés al público objetivo. Considerando la información obtenida durante

las entrevistas en profundidad, la competencia de eventos existente y los posibles

intereses del público maduro (lo cual tendrá que corroborarse con un próximo estudio

de mercado) algunas de las empresas patrocinadoras podrían tener relación con lo

siguiente:

• Servicios de asesoría financiera y de inversiones

• Seguros médicos

• Seguros de retiro y jubilación

• Agencias de viajes

• Servicios farmacéuticos

• Productos de rehabilitación física y asistencia

• Bienes raíces

40

4.3.4 Base de proveedores recomendados

a. Locaciones

Capacidad Capacidad Centro de

Nombre de la tipo tipo eacuela

negocio• Direcci6n Teléfono FIIK Mall Salonea auditorio de de loa 3 Webaite

empren proveedora loa 3 aalonea aalonea mia (buaine ..

miaampUoa amplio• center)

Centro de Exposiciones Av. Conscripto 311, a. 3100 - b. a. 1860 - b.510

Banamex Lomas de Sotelo 5268 2000 5268 2004 [email protected] 25 850 - c.689 - c.413

Sí www.centrobanamex.com

CP 11200 México D.F.

World Trade Center Filadelfia S/N Nápoles.

5488 2566 5488 2567 [email protected] 21 a. 2750-

a. 2500 - c.40 Sí www .exposwtc.com CP 03810 b.370 - e.SO

Centro de Convenciones Av. Juárez 70 Centro a. 2360 -

a. 1340 -

Sheraton Centro Histórico Histórico 5130 5300 5130 5255 [email protected] 12 b.2290 - b.1300 - c.164

Sí www.sheratonmexico.com

06010 México, D.F. c.290

Av. Santa Fé No. 270 [email protected] a. 1658 -

a. 1316 - b.950 Expo Bancomer Santa Fé 5292 5350 5292 5351 15 b.1197 - Sí www.expobancomer.com.mx

01210 México, D.F. [email protected] c.1180

- c.843

Hotel Nikko México Campos Elíseos No. 5283 8700 5283 8700 [email protected] 16

a. 1730 - a. 1020 - b.986 Sí www.hotelnikkomexico.com

204. Polanco CP 11560 b.1200 - c.500

b. Equipo técnico y producción audiovisual

Nombre ele la Dlrecci6a. Teléfono llall Servicio empre- Refe:renclaa Weblllte emp:reaa proveedora

Londres 75 - 104, Toma de posesión del presidente

Producciones Foto Niza 06600 Distrito 5207 3138 venta~poniza.com, Conceptualización y realización Fox en el Auditorio Nacional, www.gruponiza.com

Federal. [email protected] audiovisual de eventos. Conmemoración de 100 Años de

NADRO.

Tixkokob 807 Col. Alestra AT&T, Cisco Sistems, Lic.

Héroes de Padiema Audio, video, diseño, eventos, Andanza Producciones 14200 Distrito

2615 3882 [email protected] campañas publicitarias.

Felipe Calderón, SECTOR, TV www.andanzaproducciones.com

Federal. Azteca.

Renta de equipo de oficina, equipo audiovisual, pirotecnia, producción Club de Industriales, Herbalife,

de escenografia y stands, Siemens, Merck Sharp & Dome,

AC Eventos Gauss 11-3 11590

1997 9911 [email protected] producción de audio, video y Laboratorios Abbot, WalMart,

www.aceventos.com Mexico [email protected] multimedia, diseño gráfico y etc. Congreso Nacional de

animación. Fiestas tema, Pediatria, Congreso Nacional de animadores.edecanes, DJ, Reumatología, etc. fotografia, asesoría técnica.

Calzada de Tlapan Asesoría y producción de eventos, Creatividad y Promoción

ASPE Asesoria y No. 1704, Col. equipo audiovisual, edecanes, Comunicación Integral SA,

Producción de Eventos Country Club, CP 5549 4513 [email protected] performance, escenografia, Siemens, Conferedación Nacional www.aspeventos.com

04210 traducción simultánea, decoración, Turistica, Promotora de Turismo

actividades de integración. México.

Parque Victoria #61 Mini Cooper México-Alemania,

BMW México, Motorola, Tequila Cocina de Sueños

Col. Merced Gómez 5680 2788 [email protected]

Producción y realización de videos Centenario, Telcel, Movistar, www.mandahla.com

01600 Distrito de alta definición. L'Óréal Paris, OCESA,

Federal. Tecnológico de Monterrey.

42

c. Edecanes y seguridad

Nombre de la Direcci6n Teléfono Mail Servicio empresa Referencias Webaite empresa proveedora

Shell, CIE, Chrysler, Epson,

Montecito 38 piso Audiencias Cautivas, Santander

Edecanes, diseño de stands, Señm, Televisa, TV Azteca, Moet

Impulso y Movimiento 33 oficina 38 Col. 9000 2289 [email protected] marketing de eventos, diseño & Chandon Henessy, BASF, www.impulsoymovimiento.com

Nápoles gráfico. Mobil, Bridgestone Firestone, 03810 México, DF Autobuses Estrella Blanca,

Exxon.

Edecanes, conferencistas, Aba Seguros, Deportes Marti,

Torres Adalid No conductores, maestros de Ericsson, Hitachi Data Systems,

K-Sting 707-701 5543 5381 [email protected] ceremonia, profesionales en IAMSA, JLT México, Mattel www.k-sting.com.mx

Servicios, Samsung, Scitum, 03100 México DF entretenimiento y Stewart Title Guaranty, Swatch

peñormances artísticos. Group, Swiss Brokers, Unisys.

Dinámicas de integración,

Splash Eventos Tigre No. 86-104 5524 6711 [email protected], fiestas tema, apoyo logístico, Recomendado en el Directorio de www.splashintegracion.com

Recreativos Del Valle CP 3100 [email protected] decoraciones y escenografia de Convenciones de México salones, stands, edecanes.

Mazalán 131, Kimberly Clark, Corona, Clarins

Megamodel Colonia Condesa, 5286 1987 [email protected] Modelos, edecanes, diseño, Paris, Estee Lauder, Puma, www.megamodel.com.mx medios, entretenimiento. Gotex, BMW, Mabe, Wilson, El

CP06140, DF Universal.

Multisistemas de Darwin 142, Col. [email protected].

Avon, Expansión, Good Year,

Anzures 2581 5165 Seguridad y custodia Continental Airlines, Chrysler, www.multisistemas.com Seguridad Industrial 11590 México, D.F.

mx Pfizer, Zara, Nissan, entre otros.

43

d. Diseño y elaboración de stands

Nombre de la Direccllm Te16fono Mail Servicio empreaa Referencias Weblllte empresa proveedora

Callejon Cruz Verde #1 Producción de eventos, servicios Kenworth Mexicana, Teletón,

Col. Toriello Guerra Del. audiovisuales, diseño y Seguros 8anaJ11ex, Televisa,

Grupo Xito Tlalpan

5528 0615 [email protected] producción de material Fundación México Unido, Basf www.xito.com.mx

14050 México promocional, escenarios y Mexicana, Metlife, ING,

stands. Comercial América.

Calle Xicoténcatl No.14, Grupo Chantilly, Corporativo

Disegno Mx Col. Cardonal Xalostoc,

5755 6392 [email protected] Stands, displays, exhibidores, Unifoods, Café Internacional de www.disegnomx.com

Ecatepec, Edo. de México islas. Córdova, Inoxcrom, Difusa,

CP 55530 Distribuidora Rodin.

Prolongación calle 18 No. Diseño, producción y montaje de

Grupo Expo Quarzo 1 78-A. San Pedro de los 5276 3976 [email protected] displays y stands para Fiesta Servisol, Grupo Posadas, www.expoquarzo.com.mx

exposiciones y ferias. Diseñó HenkelMexicana,ANPASA Pinos. CP 01180. DF gráfico.

5741 1373 Stands, displays, renta de

Ideas Concretas Juan de Dios Peza 110-2.

y5740 informes@ideas- equipo de audio y video, Santander Serfin, General www.ideas-

Col Obrera, CP 06800. DF 2586

concretas.com.mx impresiones en vinil, artículos Electric, Philips, Merck, Alcatel. concretas.com.mx promocionales.

Expomobil Sistemas de Chupicuaro # 64 Col, 1454 4615 Stands a la medida, stands Presidencia de la República,

[email protected] portátiles, podiums, Televisa, Marco Antonio Regil, www.expomobil2.com Exhibición Letran Valle, Mexico D.F. y4616 escenografia, exhibidores. Industrias Unidas.

44

e. Agencias de producción de eventos, publicidad y marketing

Nombre de la Dlreccl6n Teléfono llall Servicio empr- Referencias Webelte empreaa proveedora

Principales: Creación de campañas Av. Insurgentes Sur publicitarias, estudios de mercado, R&R Gallery, ING Investment

Rige! Company 634 int 204 Col. Del

55239578 [email protected] planeación en medios. Managment, Goodyear, GM, HP, Lowe

www.rigelco.com Valle Adicionales: Multimedia, edecanes, Worldwide, Mccann Erickson, Y&R,

03100 México, DF stands, animadores Visual Latina, Smile Train, ISACA. (personalidades).

Dir. Av. Ejercito Volkswagen de México, Tupper Ware,

Nacional Producción de eventos, publicidad, Jafra, Bancomer, Bayer,

Cámara Nacional de Comercio de Divulga

No. 700 A 5250 4370 [email protected]

logística, contratación de Guadalajara, www.divulga.com.mx

2do piso. conferencistas y celebridades, ITESM Campus Guadalajara,

Colonia Polanco. edecanes. Universidad Anáhuac.

México, DF

Av. Lomas Verdes 771 Acura, Lincoln, BMW, Chrysler,

Int. 501 Producción de eventos, publicidad, Unilever, Sony Music, Tyson, La Huerta,

Grupo Phonna 53120 Estado de

5343 4663 [email protected] relaciones públicas, edecanes.

Minsa, La Castellana, Sport City, www.phorma.com.mx

México Embajada Nueva Zelandia, Voss Water,

Walmart.

Planeación, organización y Aba Seguros, Benfield México, Deportes

Torres Adalid No. 707, Marti, Ericsson, Hitachi Data Systems, piso 7, Colonia Del 5682 3071

producción de eventos corporativos. IAMSA, JLT México, Mattel Servicios,

Extend2 Valle y 55432483

[email protected] Edecanes, peñormance, áreas de Samsung, Scitum, Stewart Title

www.extend2.com.mx

03100 México, DF exhibición, publicidad, equipos

Guaranty, Swatch Group, Swiss técnicos, etc.

Brokers, Unisys de México.

Avenida Canal de Producción total del evento, equipos

GMAC, MATTEL, PAN, Presidencia de la Miramontes 2257 República, SIMBO, OSRAM, Wamer

Onicua Colonia Avante 8502 3424 [email protected] técnicos, estrategia de publicidad,

Music, Ceras Johnson, Grupo www.onicua.com.mx edecanes, traductores, creación de

Delegación Coyoacán la imagen, etc.

Condumex, Grupo Modelo, ITESM Santa 04460 México, DF Fe, CANON

45

f. Conferencistas

Jlombre Título Realdencla Teléfono Mall Tipo de ezperlencla Ar- de ••peclalldad a.rerenclaa Webalte

Licenciado en Liderazgo, empowerment, Pepsico, Banco de México, Psicología, Maestrla

Enrique Bores en Couseling Toluca

(01 722) 2799990 [email protected]

Consultoría, capacitación, talento humano, CARE LatAm, Hoteles No Rangel

Psychology, Doctor en ext. 2240 docencia, investigación. comportamiento Camino Real, Bancomer,

Administración organizacional. Cerv. Modelo.

Desarrollo humano, liderazgo, compromiso

Luis Gerardo Licenciado en

(01 722) 2799990 Consultoría, capacitación, social, transformación

González Psicología, Maestría Toluca

ext. 2236 [email protected]

docencia, investigación. comunitaria, educación de Bajo pedido No

en Etica Aplicada la adolescencia y juventud, desarrollo de familias y

organizaciones.

Inventarios de personalidad,pruebas

Licenciado en 5877 0370, Consultoría, capacitación, proyectivas, trabajo en Notesa, Grupo Psynek,

Armando López Psicología

Cuautitlán celular (044-55) [email protected] dirección empresarial e

equipo, dinámicas Trinsco México, FEMSA, www .nuxkaa.com

Pardo Organizacional

Izcalli 3081 7929 investigación.

vivenciales, comunicación Procter & Gamble, efectiva, liderazgo, toma de Fritolay, ITESM.

decisiones, desarrollo de habilidades.

Planeación de vida y

Docencia, dirección de carrera, administración de

Maestría en empresas, consejos de cambio, balance de vida, Cervecería Cuahutemoc

Administración, administración. Campo anélisis de comportamiento Moctezuma, FEMSA,

Gilberto Lozano especializado en Monterrey (81) 8450 0107 [email protected] politico, deportivo y de de lideres, desarrollo de Consejo Coordinador

www.gilbertolozano.com Administración de asistencia social. Escritor

potencial humano, Empresarial, Consejo

Procesos de Cambio de libros de superación. transformación en la vida Ejecutivo Coparmex

Empresario. de personas y Nacional.

organizaciones, liderazgo en procesos de cambio.

American Express, AT&T,

Alpinista, empresario, Motivación, superación Bancomer, Banorte,

Carlos Carsolio Ingeniero Civil Distrito 5254 1360 y 5280

[email protected] consultor, conferencista. personal, planteamiento y Cervecería Cuahutemoc

www.carsolio.com.mx Federal 5615

Escritor de libros. alcance de objetivos a todo Moctezuma, Chrysler,

nivel. Citibank, Compaq, DHL, Nestlé.

46

g. Patrocinadores

Servicio Empresa Dfrecci6n Teléfonos Websfte

Paseo de la Reforma No. 144 Asesoría Patrimonial Adelanta Asociados Sto Piso Col. Juárez, 06600, 5140 6703 al 05 www.adelantaasoc.com.mx

México D.F.

Asesoría, intermediación y auditoria San Francisco No. 1838-201

5524-1053 - 5524 Acevedo y Asociados Col. del Valle 03100 Deleg. www .alfredoacevedo.com.mx

de seguros en general Benito Juárez, D.F.

6497 - 5524-0924

Seguros de vida, retiro, educativos, Sección Viento Azul Edificio

5650 1000 y 5650 Grupo Nacional Provincial (GNP) 3 depto.104 Iztacalco www .segurosdevida.com.mx

gastos médicos 08900, México D. F.

5000

Diversidad en opciones de Prolg. Paseo de la Reforma

información y contratación de No. 500, 3er. Nivel Col. 5257-8000

productos financieros, inversiones, Grupo Financiero Santander Serfin Lomas de Santa Fe Ext.46105

www.santander.com.mx así como asesoría en decisiones de

01219 México, D.F. inversión de crédito

Institución bancaria impulsadora del Patriotismo No.635 Col. Cd.

sector financiero, de viajes, tarjetas American Express de los Deportes 03710

5326-2500 ext. www.americanexpress.com.mx

de crédito y de cargo y cheques de México, D.F.

64725 viajero

47

g. Patrocinadores (continuación)

Servicio Empresa Direcci6n Teléfonos Webaite

Especialistas en Cruceros Cruceros.com.mx Calle de la Fayette No 64,

5262 1808 www.cruceros.com.mx Col. Anzures. CP 11590

Inmobiliaria en destinos turísticos Mayan Riviera Properties

rivieramayapropiedades (52) 999-9264111 www.mayanrivieraproperties.com.mx

mexicanos @gmail.com

Av. Insurgentes Sur 1605,

Servicios Farmaceúticos Farmacias del Ahorro Col. San José Insurgentes

5322 4320 y 22 www .fahorro.com.mx piso 27 Torre Mural CP

03900

Artículos para la superación de Patriotismo 706 Col. 5563-344 7 5563-

pérdidas auditivas y prevención de Comaudi Mixcoac, México D.F. 03730 5354

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48

4.3.5 Método de control recomendado para el proyecto

Debido a la complejidad de la ejecución de un evento como el propuesto en este proyecto,

resulta recomendable que luego de elegidos los proveedores para los diferentes servicios se

opte por un método de control y seguimiento durante las diferentes etapas o actividades del

proyecto.

Por esta razón, se recomienda emplear el método de Project Management (Gestión de

Proyectos), el cual considera los siguientes elementos: 18

• Objetivos: Detalle de lo que se pretende alcanzar en el proyecto y un estimado de las

fechas en las que se cumplirán estos objetivos, el costo y el retorno esperado.

• Alcance del proyecto: Discusión sobre cómo tratar el proyecto, la factibilidad tecnológica y

de recursos, las principales tareas involucradas y una planificación preliminar (calendario).

Incluye también la justificación del proyecto y la definición de qué constituye éxito en el

mismo.

• Requerimientos contractuales: Estructura general de las responsabilidades de gestión, de

reporte y de rendimiento, incluyendo una lista detallada del equipo de trabajo, proveedores,

subcontratistas, requisitos de gestión y acuerdos, requisitos de reportes y la estructura

organizacional del proyecto.

• Diagramas de actividades: Lista de los eventos más importantes, tareas y fechas en las

que deberán ser cumplidos, a partir de las cuales luego se desarrolla una programación

master.

• Recursos: Presupuesto general del proyecto para todos los requisitos de recursos y

procedimientos para el control presupuesta!.

• Personal: Identificación y reclutamiento del personal requerido para el proyecto, incluyendo

conocimientos específicos y necesidades de entrenamiento.

18 TAYLOR, Bemard, "Introduction to Management Science". Prentice Hall, New Jersey, 2007.

49

• Control: Procedimientos para monitorear y evaluar el progreso y rendimiento del proyecto,

incluyendo fechas y costos.

• Análisis de riesgos y problemas: Anticipación y evaluación de las contingencias, problemas

y dificultades potenciales que podrían incrementar el riesgo de atrasos en el proyecto y/o

fallas que pueden hacer peligrar el éxito del mismo.

Software de planeación de proyectos recomendado:

Microsoft Project

Microsoft Project es un software poderoso a la hora de planear, controlar y gestionar

proyectos. Adicionalmente, Microsoft Project Central es un producto basado en la Web que

facilita la planeación colaborativa y el cumplimiento de fechas y horarios planeados con las

partes interesadas (por ejemplo, la productora del evento con los diferentes proveedores). La

plataforma de desarrollo de Microsoft Project y Microsoft Project Central permite a los usuarios

crear soluciones personalizadas, conectar Microsoft Project con otras fuentes de información,

integrar la información de proyecto con Microsoft Exchange Server y Microsoft Outlook, entre

otras funciones. 19

Versiones gratuitas (de prueba por tiempo limitado), guías amigables para usuarios (paso a

paso) y el programa completo se pueden encontrar en el sitio de Microsoft:

www.microsoft.com.

19 Fuente: www.microsoft.com

50

4.4 Etapa 4: Presentación del proyecto y sus resultados

El día martes 4 de diciembre del 2007 a las 18h30 se realizó una presentación del proyecto y

sus resultados ante EGADE y P&P. De parte de EGADE asistieron la Dra. María F. Fonseca,

directora de la institución, y la Dra. Marcela Ramírez-Pasillas, profesora-investigadora,

asesora de este proyecto. Representando a P&P asistió la MA Graciela G. Funes, propietaria y

directora general de la empresa.

La presentación tuvo una duración de aproximadamente una hora y media, incluyendo la

sesión de preguntas y respuestas.

51

5. Análisis

Una vez concluido el proyecto, resulta importante reflexionar acerca de los retos que planteó el

cumplimiento del mismo. En referencia a lo anterior, las principales complicaciones que se

presentaron fueron las siguientes:

Ausencia de sesiones de análisis entre la investigadora y la empresaria: Debido a la

importancia que el tema de investigación representaba para P&P se acordó desarrollar

reuniones entre la investigadora y la empresaria por lo menos una vez cada 15 días, con el fin

de adaptar el proceso de investigación con la realidad de la empresa. Sin embargo, durante el

desarrollo del proyecto solo se llevó a cabo una reunión antes de la presentación final del

mismo. Esta ausencia de reuniones se debió a la falta de disponibilidad de tiempo de la

empresaria y fue informada periódicamente a EGADE.

Comunicación mínima entre la empresaria e investigador: Los reportes de avances del

proyecto eran entregados a la empresaria con copia a EGADE, con frecuencia semanal. Sin

embargo, de parte de la empresaria solamente se contó con retroalimentación en la única

reunión que se realizó entre la misma y la investigadora, aproximadamente al completarse un

tercio del proyecto.

No se contaba con un espacio físico para trabajar dentro de la empresa, teniéndose que

realizar toda la investigación vía Internet y utilizando los recursos de EGADE (recursos como

espacio físico, muestra para las entrevistas en profundidad, etc.).

Ausencia de información interna de la empresa: El proyecto fue planteado considerando la

naturaleza de negocio de la empresa P&P. Sin embargo, se careció de información interna

que pudo resultar de utilidad. Por ejemplo, se desconocía la situación financiera de la

empresa, información que hubiera ayudado a diseñar con mayor precisión las estrategias

financieras para la realización del evento propuesto en este proyecto. Esta ausencia de

información fue requerida por el propio empresario al momento de plantear el proyecto, debido

a que solicitó que toda la investigación se realizara utilizando fuentes públicas de información

y fuera de las oficinas de P&P.

52

De cualquier manera, el modelo de investigación propuesto pudo materializarse en su totalidad

y en calidad de una de las contribuciones más importantes del proyecto se propusieron a la

empresa siete estrategias de financiamiento para la materialización del evento, las cuales se

encuentran resumidas en la siguiente tabla:

Estrategia 1: Asociarse con la empresa productora de eventos

Ventajas: Desventaja:

• Reputación de la productora en el nuevo • Menor margen de rentabilidad para P&P

mercado.

• Know-how de la empresa productora facilitaría

el aprendizaje de P&P dentro de este mercado.

• Facilidad para conseguir auspicios.

• Manejo de contingencias gracias a la red de

proveedores con la que cuenta la productora.

Estrategia 2: Contrato con la productora basado en resultados

Ventajas: Desventaja:

• Reducción del riesgo financiero del proyecto.

• Mayor margen para P&P (en comparación a la

estrategia 1 ).

• Se aprovecharía menos el know-how de la empresa

productora (en comparación a la estrategia 1).

• Mayor dificultad para acceder a auspicios (en

comparación a la estrategia 1).

Estrategia 3: Consecución de auspicios o patrocinios corporativos

Recomendaciones:

• Diseñar una amplia variedad de paquetes atractivos de auspicio.

• Incluir en la negociación el manejo de la información de la base de datos de asistentes al evento.

• Ofrecer a los auspiciantes la flexibilidad necesaria para adaptar sus flujos a las necesidades del proyecto.

• Medir y promocionar el impacto que tendrá el evento a favor de las empresas auspiciantes.

53

Estrategia 4: Paquetes para grupos dentro de las empresas

Recomendaciones:

• Iniciar la promoción de los paquetes para grupos dentro de las mismas empresas auspiciantes .

• Ofrecer del 1 O al 20% de descuento para grupos .

• Sugerir a la empresa que se brinde a los ejecutivos la opción de descontar el pago del evento directamente

de la nómina.

• Realizar publicidad interna dentro de las carteleras de la empresa donde se brinde el descuento para grupos .

Estrategia 5: Descuento por inscripciones individuales tempranas

Recomendaciones:

• No ofrecer descuentos mayores a los que se brinden para grupos .

• No aceptar "descuentos sobre descuentos" .

• Ejecutar "campaña de recordación" de fecha límite para acceder al descuento .

Estrategia 6: Asociarse con diferentes proveedores

Recomendación:

• Realizar estudio de rentabilidad máxima que se brindará a cada proveedor y detallar términos contractuales .

Estrategia 7: Consecución de inversionistas independientes

Ventaja: Desventaja:

• Mayores opciones de financiamiento externo. • Menor grado de involucramiento con el éxito del

proyecto, en comparación a los inversionistas

corporativos que participan con paquetes de auspicio.

Tabla 4: Sugerencias estratégicas de financiamiento del proyecto

Elaboración propia

Dado el resultado práctico que se obtuvo del proyecto (evidenciado en las recomendaciones

concretas entregadas a la empresa), por parte de la investigadora el balance del proyecto de

consultoría es positivo. Adicionalmente durante la elaboración del proyecto la investigadora

logró reforzar sus propios conocimientos y experiencia en investigación de mercados y

54

proveeduría de servicios, además tener la oportunidad de aplicar algunos conceptos

administrativos adquiridos a lo largo del programa de maestría.

El reto actual recae en la empresa, P&P, principalmente a la hora de asignar los recursos

necesarios para lograr la materialización del proyecto (conocimiento, tiempo, capital y trabajo),

recursos que este proyecto teórico plantea con el fin de lograr el éxito del evento, el cual

redundará en la implementación de una nueva línea de negocios para la empresa, impactando

finalmente en su rentabilidad.

Debido a que P&P cuenta con personal reducido, la implementación de eventos abiertos al

público como una nueva línea de negocios impacta a toda la organización, desde las

funciones de su directora general hasta el staff que la conforma. Muchos procesos

administrativos y de descripción de cargos tendrán que adaptarse a la atención que demanda

la puesta en marcha de un evento de este tipo.

55

6. Conclusiones

Luego de haber finalizado el proceso de investigación podemos concluir que los componentes

clave que deben ser considerados por una pequeña empresa familiar consultora a la hora de

diseñar un evento o foro abierto al público son los referentes al estudio de mercado,

planificación conceptual y selección de proveedores. Estos componentes posteriormente serán

de mucha utilidad para realizar la evaluación económico-financiera del evento y para elegir un

método de control adecuado que permita supervisar las diferentes etapas de materialización

del proyecto. Lo siguiente es evidenciado en el siguiente modelo, el cual fue aplicado

completamente durante el proceso de investigación:

\.

" Competencias Necesidad de centrales de la diversificación de

empresa portafolio de servicios ~

1 1

¡ "

Idea de nueva línea de negocio: Eventos abiertos al público

i / ~

1. Estudio de mercado: Tamaño, características, potencial y motivadores de toma de decisiones.

Comoetencia '-

i r " 2. Planificación conceptual,

definición del ¿qué?, ¿porqué?, ¿cómo?, ¿cuándo?

y ¿dónde? del evento '- _,/

i 3. Selección de ,___.._

proveedores

i 4.2 Selección de un 4. Evaluación 4.1 Diseño de método de control - económico- -----+ estrategias de para el proyecto ~ financiera del evento financiamiento

'-

Figura 7: Elementos clave a la hora de disenar un evento o foro abierto

Elaboración propia

"

,)

56

Se espera que la aplicación de este modelo contribuya a la empresa interesada de igual o

mayor manera que lo que contribuyó para el desarrollo profesional de la investigadora. La

investigadora, por su parte, aprendió que luego de confirmar el potencial de mercado de un

proyecto de evento, el paso vital del cual se desarrollarán todas las actividades operativas y de

implementación del proyecto es el de la planificación conceptual: un proveedor de calificación

excelente puede resultar inapropiado para un evento si sus servicios no se acoplan con las

necesidades específicas de la razón de ser del mismo.

Sin embargo se sugiere a la empresa que la aplicación de este modelo se complemente con

una evaluación financiera de la situación actual de P&P, para que de acuerdo a ese escenario

se tomen las decisiones necesarias para adaptar el concepto del evento y utilizar las

estrategias de financiamiento que se consideren más apropiadas. Por ejemplo, si la propietaria

de la empresa tuviera un alto nivel de aversión al riesgo y si resultara imposible para P&P el

financiar el costo de un evento de 500 personas en adelante, posiblemente la mejor opción

sea vender el concepto del evento materia de este proyecto a uno o más clientes corporativos

que pudieran estar interesados en el mismo, posiblemente en un formato de menor cantidad

de asistentes. El evento entonces se desarrollaría dentro de una empresa determinada y con

un nivel de riesgo financiero prácticamente nulo, ya que todo el costo estaría cancelado por la

empresa-cliente antes de recibir el servicio.

Para concluir, como producto de este proceso de investigación se entregó a la empresaria un

reporte manual donde se detalla el proceso investigativo de la manera más práctica posible,

además de las recomendaciones necesarias que elaboró la investigadora para lograr la

implementación exitosa del proyecto. La tabla de contenidos del reporte manual que se

entregó a la empresaria puede ser consultada en el anexo 3.

6.1 Delimitaciones y limitaciones

Delimitaciones

El presente proyecto comprende la propuesta de concepto y la evaluación de factibilidad

operativa del evento de interés únicamente de manera teórica. De acuerdo al requerimiento de

la empresa, toda la investigación fue realizada vía Internet, salvo la etapa de entrevistas de

profundidad, descrita anteriormente.

57

El proyecto tampoco considera la situación financiera actual de P&P, directamente relacionada

con la capacidad de auto-financiar los costos del evento. Esto se debe a que la empresa

decidió no compartir información interna al momento de realizar la investigación.

Limitaciones

El proyecto presenta las siguientes limitaciones:

• El potencial del mercado calculado por medio de la información pública encontrada en

Internet es válido pero insuficiente. Dicho potencial deberá ser confirmado y evaluado por

estudios de mercado de mayor profundidad, los cuales estarán dirigidos principalmente

hacia determinar y valorar los motivadores de compra de este segmento de la población, e

igualmente, evaluar directamente el nivel de aceptación que el evento propuesto en este

proyecto tendría dentro de su mercado meta. Para este tipo de estudio de mercado se

requerirá establecer contacto directo con una muestra estadísticamente significativa de la

población objetivo.

• Como se ha mencionado anteriormente, el proyecto consideró únicamente la naturaleza

del negocio de la empresa P&P, mas no se contó con información interna de utilidad, como

es el caso de la información financiera, información que hubiera servido para adaptar las

estrategias de financiamiento propuestas en este proyecto a la realidad de la empresa.

• Las entrevistas en profundidad fueron realizadas con el fin de generar una noción general

de los motivadores de toma de decisión de nuestro segmento objetivo. Sin embargo, la

muestra y los resultados obtenidos no deberán ser considerados como estadísticamente

significativos o concluyentes, debido principalmente a las siguientes razones:

• El tamaño de la muestra es reducido.

• Profesión: Todos los entrevistados forman parte de una misma institución y cuentan

con responsabilidades similares entre sí (docentes, administradores o ambas).

• Actividad: Todos los entrevistados son parte de la población económicamente activa,

mientras que es interés de este proyecto contar con información adicional sobre

ejecutivos o funcionarios retirados.

58

• Edad: Los entrevistados cuentan con edades entre los 36 y 54 años, por lo que se

requerirá adicionalmente estudiar a la población de 55 años en adelante en un estudio

futuro.

• Las deducciones elaboradas a partir de este estudio parten del supuesto de que todas

las respuestas son verdaderas y complementarias entre sí.

59

7. Bibliografía

Referencias bibliográficas:

• ROGERS, Tony, "Conferences and Conventions. A global industry". Elsevier Butterworth

Heinemann, Inglaterra, 2003.

• FERNANDEZ, Angel, "Investigación y Técnicas de Mercado". ESIC, Madrid, 2002.

• MARIAMPOLSKY, Hy, "Qualitative Market Research". SAGE Publications, Thousand Oaks,

2001.

• TAYLOR 111, Bernard, "lntroduction to Management Science". Prentice Hall, New Jersey,

2007.

• "Directorio de Convenciones México". Mundo Editorial, México, 2004.

Referencias de Internet:

• Sitio de Internet de INEGI (Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática),

www.inegi.gob.mx.

o "Anuario Estadístico Distrito Federal, edición 2005".

o "Anuario Estadístico del Estado de México, edición 2005".

o "Censo de Población y Vivienda del 2005".

• Sitio de Internet de AMAI (Asociación Mexicana de Investigación de Mercados),

www.amai.org.

60

B. Anexos Anexo 1: Programación da actividades (Gantt Chart)

Proyecto: .. Ewluad6n de la factlblHclad operatfvll ., creación del concepto ... 6

., w o e o

> ..

WII! e,q,oaldón - conferencia enfocada al Hgmento •Jecuttvo de edad madura"

ESTUDIA TEÓRICO PEL MERCADO

EatudiO de potencial del mercado (llórlco). Bútqueda de lnformac:16n Nladlatlca en bases del INEGI, CONAPO, IMSS • INSEN

fNESTfGACK)N pg OFERTA QE E\IENIOS SIMI..ARES

EatudG de ofena de .-..nfoa ..,,,..,_ dentro y fuera da México. Büsqueda de k'lfonnad6n en pmclpalee centros da conwnclones de OF, prlnclpales ciudad• da MéJdco y en Arn6r1ca Latina

PLANEACtON CONCEPTUAL PEL E\IENIO - PARTE I CPEFIN!CION DEL J POROUI;? .llEI, mr,ug¡

OINl\o da guia de IOplcos da entrevlltas en profundidad, destinadas a d.,.,lr bs motlvadoree da toma da decialDnes del mercado obJetiw

OesaTTOlo da Entre--.., parte 1

Oeaarrolo da Entrevllltas, parla 11

O.,,,lc16n del concepto definllM> da la confanancia. Soporta: Gracieta G. Funes (GF)

PLANEACION CONCEPTUAL DEL EVENTO - PARTE H <PEftUCK)N DEL ; QUI;? J CUÁNDO? 1 QUIEN? J OONPE? Y J COMO? PEL EVENTO

U Defnlción da crhfloa para Miecclonar proVNdorea de acuerdo al concepto de la conferancia. Soporte: e GF. Elaboractón de la plantlla de crlarios para contacto con proveedores

>- Ela~n de la 1ra parte de II base de SNQVNdorN (Conferendltu, localdadel, manejo de publeidlld ymark...,.) .,

e .. e .. w

Entraga de la 1ra pat1e de la base a P&P, con el In de que la emprasa con lacte a los post,les proYMdofes sollcilando cotizaciones e lnfo adicional de acuerdo a la planllla de crlerbs

Entrega de cotizaciones completas por parta de P&P a MAV con ef fin de lnlegrar las propuestas en la matriz. de toma de dec:18mn•

Entrega del mode'lo de matriz de IOma de decisiones de parte de P&P a Ma. Elena A~a

Elaboración de la 2da parte de base de proYMdores (equipo técnico, edecanes, hoapedaje) y auspldantee - la base total comprender4 6 proveedores por teme

En traga de la 2da parte de la base a P&P, con el fin de que la empresa contacte a los posbles proveedores &alcltando cotizaciones e lnfo adicional de acuerdo a la plantilla de criterios

Entrega de cotizaciones. complelas por parta de P&P a MAV con el fin de Integrar las propuestas en la matriz de loma de declaionas

lntegracl6n de las propuestas de provaedoras en la matrtz: de toma de decillones

R....i.16n de la Información a ser presentada como rwsultado dflf proyedo

DETALLE PE FACTIBIUDAP OPERATIYA

Preeentaclón de resultados del proyecto a P&P y EGADE

26agl-1 Np

10 11

2-8sepl 9 - 1Saepl 16 - 22 sepl 23 - 29 sapt 30 aep - 6 oct

NPORTANTE: E•te diagrama• actlvldedn fue poatertonnente adaptado da acuerdo•._ necealdadea ewnbale• dal propclo v recuraoa dlaponlble• dwanl9 el procao.

12

7-13oct

ll---rMA~ N4 13 14 15

14 - 20oct 21 - 27deoct 28oct - 3nov

11

4-10 nov

17 11

11 - 17nov 18 - 24 nov

19

25 - 30 nov

20

1 - 4dlc

Anexo 2: Bitácora Diaria

F h 28 d ec a: e agos o e t d 12007 Actividad Participantes Observaciones Reunión para definir nuevo proyecto, Ma. Elena Aveiga Se decidió trabajar en el proyecto "Evaluación de la alcances del mismo y entregables. Graciela G. Funes factibilidad operativa y creación del concepto de una

Marcela Ramlrez exposición - conferencia enfocada al segmento ejecutivo de edad madura".

Se definieron entregables del proyecto y alcance.

Se acordó realizar reuniones de retroalimentación cada 15 días entre el empresario y el investigador. El investigador se comprometió a enviar avances del orovecto semanalmente a P&P v EGADE.

Fecha: 29 de agosto del 2007 Actividad Participantes Observaciones Definición del marco teórico Ma. Elena Aveiga Inicio del planteamiento formal del proyecto. del nuevo orovecto. Marcela Ramlrez

F h 30d ec a: t d 12007 e agos o e Actividad Participantes Observaciones Elaboración del diagrama de Gantt Ma. Elena Aveiga Fin del planteamiento formal del proyecto. indicando la duración de las nuevas actividades acordadas.

Fecha: 31 de agosto del 2007 Actividad Participantes Observaciones Entrega del avance del proyecto Ma. Elena Aveiga EGADE respondió a la entrega con sugerencias y a EGADE y P&P. Marcela Ramlrez comentarios.

Graciela G. Funes Re-elaboración del avance de acuerdo a las sugerencias de EGADE.

F h 1d ec a: e septIem re e b d 12007 Actividad Participantes Observaciones Finalización de las mejoras del Ma. Elena Aveiga Segunda entrega de avance. avance de acuerdo a las suaerencias de EGADE.

F h 3d ec a: e sep· 1em re e f b d 12007 Actividad Participantes Observaciones EGADE respondió con nuevas Marcela Ramírez Tercera entrega del avance. sugerencias para mejoras del Ma. Elena Aveiga avance. Se adaptó el mismo de acuerdo a las sugerencias.

Inicio de investigación de mercado Ma. Elena Aveiga Los últimos mapas BIMSA en poder del CEM son consultando los mapas BIMSA del de 1994. La información actualizada de estos mapas CEM. no cuenta con libre acceso.

62

F h ec a: 4 de septiem re b d el2007 Actividad ParticiDantes Observaciones Búsqueda de información Ma. Elena Aveiga Se encontró información relacionada pero tendrá que estadlstica sobre el tamaño del ser adaptada de acuerdo al dato que se está buscando mercado en los sitios del INEGI IV Secretaría del Trabaio.

F h ec a:5 d esept1em re e 2 07 b d I O Actividad Particioantes Observaciones Búsqueda de información Ma. Elena Aveiga Envío de avance a EGADE y P&P. estadlstica sobre el tamaño del mercado en los sitios del IMSS De acuerdo a los indicadores disponibles, se INSEN y CONAPO. seleccionó la variable "Ingreso por trabajo en salarios

mínimos" como determinante para calcular el tamaño del mercado.

Fecha: 6 de septiembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Depuración de las bases de datos Ma. Elena Aveiga encontradas para relacionarlas y calcular el tamaño del mercado meta

Relación de variables disponibles Ma. Elena Aveiga para el cálculo del tamaño del mercado meta.

Fecha: 7 de septiembre del 2007 Actividad Particioantes Observaciones Cálculo del tamaño del mercado Ma. Elena Aveiga Envío del avance a P&P y EGADE. meta.

Elaboración del reoorte. Ma. Elena Aveiaa

Fecha: 12 de septiem re e b d 12007 Actividad ParticlDantes Observaciones Cálculo y determinación del tamaño Ma. Elena Aveiga Se incluye en el reporte del empresario pero no en el aproximado del mercado meta, estudio de caso. limitándolo a 60 años en adelante.

Fecha: 13 de septiembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Investigación sobre tendencias en el Ma. Elena Aveiga Se incluye en el reporte del empresario pero no en el mercado objetivo, en cuanto a estudio de caso. calidad de vida. Fuentes: U.S. Census Bureau 1Clntemational Data Base) v CONAPO

Fecha· 14 de septiembre del 2007 Actividad Particioantes Observaciones Elaboración del reporte. Ma. Elena Aveiga Envio del avance a EGADE y P&P.

Elaboración de las conclusiones con Ma. Elena Aveiga resoecto al tamaño del mercado.

63

F h 19 d ec a: e septIem re e b d 12007 Actividad Participantes Observaciones Investigación de oferta mexicana Ma. Elena Aveiga Se consultó en buscadores y en los sitios web del de eventos similares al propuesto en WTC, Centro Banamex, Sheraton Centro Histórico, el proyecto (eventos dirigidos al Expo Bancomer. adulto mayor).

Recolección de información sobre Ma. Elena Aveiga la Expo del Empleo para adultos mayores y Expo Adulto Mayor.

Fecha: 20 de septiembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Recolección de información sobre Ma. Elena Aveiga Envio de mail solicitando mayor información sobre los Expo Gente Grande y Expo eventos mencionados el dia de ayer y hoy. Rehabilitación y Tercera Edad.

Fecha: 21 de septiem re e b d 1200 7 Actividad Participantes Observaciones Elaboración del reporte de la oferta Ma. Elena Aveiga Envio del avance a P&P y EGADE. competidora de eventos en México.

F h 26 d ec a: t' b dl2007 e sep 1em re e Actividad Participantes Observaciones Investigación de la oferta Ma. Elena Aveiga Se investigó en buscadores y en los siguientes sitios latinoamericana de eventos dirigidos web: Servicio Nacional del Adulto Mayor (Chile), al adulto mayor. Envejecimiento Exitoso (BID), Portal Adulto Mayor

(Chile), Portal Mayores (Espal'ia).

F h 27 d ec a: e sep1Iem re e t' b d 12007 Actividad Participantes Observaciones Investigación de la oferta Ma. Elena Aveiga Se investigó en buscadores y en los siguientes sitios latinoamericana de eventos dirigidos web: Red para Adultos Mayores (Argentina), CEAL, al adulto mayor. Edad & Vida (Esoaña). Asociación Adulto Feliz (Perú).

F h 28 d ec a: e septIem re e b d 12007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de reporte de oferta Ma. Elena Aveiga Envío del avance a P&P y EGADE. de eventos a nivel latinoamericano.

Evaluación del potencial del mercado Ma. Elena Aveiga en base al tamal'io del mercado y oferta existente de eventos.

Fecha: 2 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Reunión con Graciela para revisar Ma. Elena Aveiga Graciela realizó sugerencias al avance del proyecto. los siguientes puntos: Avance del Graciela G. Funes Se trabajó el día de hoy en las sugerencias para proyecto y primeras acciones para incluirlas. realizar el diseño conceptual del evento. Determinación del uso de entrevistas en profundidad

como guía de la planeación conceptual del evento. Graciela solicitó que las entrevistas sean realizadas a personal del Tec de 35 años en adelante.

64

Fecha: 3 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Investigación bibliográfica para la Ma. Elena Aveiga Se consultaron las siguientes obras: realización de las entrevistas en FERNANDEZ, Angel, "Investigación y Técnicas de profundidad. Mercado" y MARIAMPOLSKY, Hy, "Qualitative Market

Research".

Se recibió aceptación por parte de P&P con respecto al avance del proyecto, una vez tomadas en cuenta sus suaerencias.

Fecha: 4 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la guia de tópicos Ma. Elena Aveiga Marcela dio sugerencias con respecto a la gula de para las entrevistas en profundidad. tópicos, las mismas que fueron tomadas en cuenta.

Ma. Elena Aveiga Revisión de la aula con EGADE. Marcela Ramirez

Fecha: 5 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Envio de la guía de tópicos a P&P Ma. Elena Aveiga No se recibió aprobación ni comentarios de parte de para empezar a realizar las Graciela con respecto a la guia de tópicos (P&P). entrevistas en profundidad.

Detalle por escrito de compromiso Ma. Elena Aveiga No se recibió comentarios con respecto al compromiso para realización de las entrevistas: de realización de las entrevistas. El investigador se comprometió con la empresa en realizar 1 O entrevistas de acuerdo a las características del grupo objetivo.

Solicitud de citas al personal de Ma. Elena Aveiga Se contactaron 17 personas via mail. Se les garantizó EGADE-candidatos oara entrevistas total confidencialidad durante v después de entrevistas.

Fecha: 8 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Realización de la entrevista No.1 Ma. Elena Aveiga Durante la entrevista se utilizó como soporte la gula de

tópicos y una grabadora de mano. Transcripción de la entrevista. Ma. Elena Aveiga

Fecha: 10 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Realización de la entrevista No.2 Ma. Elena Aveiga Durante las entrevistas se utilizó como soporte la gula Realización de la entrevista No.3 Ma. Elena Aveiga de tópicos y una grabadora de mano.

Transcripción de las entrevistas. Ma. Elena Aveiga

Fecha: 11 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Realización de la entrevista No.4 Ma. Elena Aveiga Durante las entrevistas se utilizó como soporte la guia Realización de la entrevista No.5 Ma. Elena Aveiga de tópicos y una grabadora de mano.

Transcrioción de las entrevistas. Ma. Elena Aveiaa

65

Fecha: 15 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Realización de la entrevista No.6 Ma. Elena Aveiga Durante las entrevistas se utilizó como soporte la guía Realización de la entrevista No. 7 Ma. Elena Aveiga de tópicos y una grabadora de mano. Realización de la entrevista No.a Ma. Elena Aveiga

TranscriDción de las entrevistas. Ma. Elena Aveiaa

Fecha: 16 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Realización de la entrevista No.9 Ma. Elena Aveiga Durante las entrevistas se utilizó como soporte la guía Realización de la entrevista No.1 O Ma. Elena Aveiga de tópicos y una grabadora de mano.

TranscriDción de las entrevistas. Ma. Elena Aveiaa

Fecha: 19 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la primera parte de Ma. Elena Aveiga Se elaboró esta matriz en excel con el fin de ubicar la matriz de respuestas de las coincidencias e intereses comunes en el segmento entrevistas en profundidad. objetivo.

Fecha: 21 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la segunda parte de Ma. Elena Aveiga Se elaboró esta matriz en excel con el fin de ubicar la matriz de respuestas de las coincidencias e intereses comunes en el segmento entrevistas en 0rofundidad. obietivo.

Fecha: 22 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Descripción de resultados de las Ma. Elena Aveiga entrevistas en el 0rovecto (parte 1)

Fecha: 23 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Descripción de resultados de las Ma. Elena Aveiga Envio del avance del proyecto (incluyendo resultados entrevistas en el 0rovecto (Darte 2) finales de entrevistas) - EGADE v P&P.

Fecha: 24 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Definición de criterios para Ma. Elena Aveiga A pesar de lo acordado y programado en el diagrama seleccionar proveedores de Gantt, Graciela desistió de participar en la definición recomendados para el proyecto. de criterios de selección de proveedores.

Proveedores considerados: Locación, equipo técnico, diseño y elaboración de stands, edecanes y seguridad, agencias de producción, publicidad y marketing de eventos conferencistas v 0atrocinadores.

66

Fecha: 29 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la 1 ra parte de la Ma. Elena Aveiga Se depuró la base y se seleccionaron 5 proveedores base de proveedores: locación. para locación.

A pesar de lo acordado, P&P indicó que no solicitaría envios de cotizaciones a los proveedores recomendados, oor considerarlo innecesario.

Fecha: 30 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la 1 ra parte de la Ma. Elena Aveiga Se depuró la base y se seleccionaron 5 proveedores base de proveedores: eauipo técnico ¡para eauipo técnico.

Fecha: 31 de octubre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la 1 ra parte de la Ma. Elena Aveiga Se depuró la base y se seleccionaron 5 proveedores base de proveedores: conferencistas para conferencistas.

Envío del avance a EGADE v P&P.

Fecha: 5 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la 2ra parte de la Ma. Elena Aveiga Se depuró la base y se seleccionaron 4 proveedores base de proveedores: edecanes para edecanes y 1 proveedor para seguridad. 1v seauridad.

Fecha: 6 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la 2ra parte de la Ma. Elena Aveiga Se depuró la base y se seleccionaron 5 proveedores base de proveedores: diseno y para diseno y elaboración de stands. elaboración de stands.

Fecha: 7 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la 2ra parte de la Ma. Elena Aveiga Se depuró la base y se seleccionaron 5 proveedores base de proveedores: agencias de para agencias de producción, publicidad y marketing producción, publicidad y marketing de eventos. de eventos.

Envio del avance a P&P y EGADE.

Fecha: 12 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la 2da parte de la Ma. Elena Aveiga Se depuró la base y se seleccionaron 5 base de proveedores: empresas como potenciales patrocinadores del Patrocinadores - primera parte. evento.

Fecha: 13 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de la 2da parte de la Ma. Elena Aveiga Se depuró la base y se seleccionaron 5 base de proveedores: empresas como potenciales patrocinadores del Patrocinadores - seaunda parte. evento (total: 1 O oatrocinadores).

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Fecha: 14 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de reporte total de Ma. Elena Aveiga Envío del avance del proyecto - incluyendo proveedores proveedores seleccionados. recomendados - a P&P y EGADE. Inclusión en el orovecto.

Fecha: 19 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración de reporte total de Ma. Elena Aveiga Envio del avance del proyecto - incluyendo proveedores proveedores seleccionados. recomendados - a P&P y EGADE. Inclusión en el orovecto.

Fecha: 20 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Solicitud de cotización completa Ma. Elena Aveiga Se realiza esta acción en vista de que P&P no desea para servicios del evento a 3 solicitar cotizaciones y EGADE reitera que el análisis proveedores recomendados como de factibilidad financiera es básico para el proyecto. empresas de producción, publicidad y marketing de eventos. Se solicitaron cotizaciones a las siguientes empresas:

Extend2 Onicua v Divulaa.

Fecha: 26 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Conversación telefónica con Ma. Elena Aveiga Se conversó con Extend2 y Divulga. Onicua no agencias de producción a las que Agencias de Prod. respondió a la solicitud. se solicitó por mail cotización para el evento.

Se afinaron detalles para envio de cotizaciones. Envio de modificaciones de solicitud via mail.

Fecha: 27 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Revisión de las cotizaciones del Ma. Elena Aveiga Se decidió incluir en el proyecto únicamente la evento enviadas por Divulga y Agencias de Prod. cotización de Extend2, debido a que era la más Extend2. completa y por motivos de tiempo no se podía insistir

con el resto de proveedores. Modificación de las cotizaciones de acuerdo a correcciones hechas 1oor el investiaador.

Fecha: 28 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Elaboración del estudio de Ma. Elena Aveiga Envío del avance del proyecto a EGADE. factibilidad operativa en base a los EGADE solicitó que no se envíe avance electrónico en costos del evento. esta ocasión a P&P. En su lugar se entregará el

proyecto total impreso la próxima semana.

Determinación del punto de equilibrio Ma. Elena Aveiga Se consideraron 3 posibles locaciones para el evento: (costo de las inscripciones) de Expo Reforma, Expo Bancomer y Centro Banamex. acuerdo a la locación del evento.

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Fecha: 29 de noviembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Revisión del proyecto con EGADE. Ma. Elena Aveiga Se corrigió el proyecto total de acuerdo a últimas Marcela realizó últimas sugerencias Marcela Ramírez sugerencias de EGADE. al previas a la impresión del mismo.

Envio de invitación electrónica a Fecha acordada para la presentación: martes 4 de EGADE y P&P para presentación diciembre. Se invitó a asistir a Maria F. Fonseca y del proyecto y resultados la próxima Marcela Ramlrez de EGADE y Graciela Funes de semana. P&P. Confirmaron asistencia.

Fecha: 3 de diciembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Revisión final del proyecto. Ma. Elena Aveiga Aseguramiento de calidad solicitado Vlctor López al Dr. Víctor López, director de MA de EGADE.

lmoresión de 2 cooias del orovecto. Ma. Elena Aveiaa Se deió el orovecto a Marcela Ramírez de EGADE.

Fecha: 4 de diciembre del 2007 Actividad Participantes Observaciones Presentación del proyecto y sus Ma. Elena Aveiga Asistieron las 3 personas invitadas. resultados a representantes de Duración de la presentación: una hora y media. EGADE y P&P.

Entrega del documento del proyecto Ma. Elena Aveiga Cierre de etapa de prácticas de consultoría. impreso a P&P.

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Anexo 3: Tabla de contenid~ de reporte manual entregado a la empresaria

1. Delimitación del proyecto

1. 1 Planteamiento del proyecto

1.2 Herramientas de administración utilizadas para evaluar la factibilidad

operativa del evento

2. Análisis mercadológico

2.1 Determinación del tamaño y características del mercado meta

2.2 Análisis de la oferta de eventos dirigidos al adulto mayor

2.3 Análisis a partir de las entrevistas en profundidad

3. Conclusiones del proyecto

3.1 Evaluación de la hipótesis inicial

3.2 Análisis de factibilidad operativa (punto de equilibrio)

4. Recomendaciones

4.1 Diseño conceptual del evento

4.2 Sugerencias estratégicas de financiamiento

4.3 Sugerencias de proveedores y patrocinadores para el evento

- Criterios de selección

4.4 Listados de proveedores recomendados

4.5 Método de control recomendado: Project Management

5. Anexos

6. Referencias

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Anexo 4: Guía de tópicos - Entrevistas en profundidad

¿En qué prioridad valoras actualmente los siguientes aspectos?

D Laboral

D Familia

D Salud (físico)

D Financiero

D Espiritual

D Entretenimiento

¿Entre qué rubros distribuyes mayoritariamente tus ingresos?

¿Mantienes el hábito de ahorrar? ¿Qué proporción de tu sueldo ahorras? ¿Con qué fin?

¿Qué aspectos consideras elementales para interesarte o mantenerte en un empleo?

¿ Cuáles consideras que son las características o conocimientos más valorados por las

empresas de hoy en día a la hora de seleccionar sus colaboradores?

¿Consideras que tus responsabilidades actuales (a nivel general: laboral, financiero, etc.) te

dan oportunidad de disfrutar del tiempo que consideras necesario con tu familia?

¿Cuál consideras que es tu principal función o rol como miembro de familia?

¿Qué aspectos a nivel familiar te gustaría desarrollar?

¿Qué tipo de actividades recreativas prefieres?

¿Con qué frecuencia realizas actividades recreativas? ¿Las realizas generalmente solo (a) o

acompañado (a)?

¿Consideras que gozas de una buena salud? ¿Qué factores influyen en esto?

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¿Cuántas veces al año visitaste al médico durante el último año? ¿Se trató de chequeos

rutinarios o específicos?

¿ Te consideras una persona espiritualmente satisfecha? Explicar.

¿Buscas mantener un balance en tu vida? ¿Lo logras?

• Si la respuesta fuera "sí", ¿De qué manera lo consigues?

• Si la respuesta fuera "no", ¿Qué consideras que debería mejorar para lograrlo?

¿Qué le da sentido a tu vida?

¿Cómo definirías la misión o el objetivo de tu vida?

En rasgos generales: ¿ Cómo visualizas tu futuro?

• A los 10 años:

• A los 20 años:

¿Qué te atrae para tu futuro? ¿Qué te gustaría tener, disfrutar o cómo te gustaría vivir?

¿Qué te preocupa de tu futuro? ¿Existe algún aspecto que te preocupe más? Por ejemplo en

el plano laboral, de salud, familiar, financiero o espiritual.

¿Has pensado en algún momento sobre como sería tu plan de retiro laboral? Por ejemplo,

¿Has pensado sobre las actividades que desarrollarías o sobre el futuro financiero que

esperas tener al retirarte? ¿ Te preocupa este tema o te es indiferente?

¿ Te preocupa cómo será tu vida o tu rutina a partir de los 60 años?¿ Te has interesado alguna

vez por planificarlo?

• Si la respuesta fuera "sí", ¿Qué aspectos te interesa planificar de manera prioritaria?

Si de ti dependiera la temática de un evento al que vas a asistir, donde el público objetivo son

profesionales de 35 años en adelante, ¿Qué tópicos te gustaría que considere el evento?

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Anexo 5: Resultados de las entrevistas en profundidad

La entrevista incluyó tópicos correspondientes a los ámbitos financiero, laboral, familiar,

recreación, salud, espiritual, balance de vida, visualización de futuro personal y plan de retiro

de cada uno de los entrevistados.

Tópico 1: Prioridad en que los entrevistados valoran los aspectos laboral, familiar, salud

(físico), financiero, espiritual y entretenimiento.

Resultados:

• Primer lugar de valoración: El 60% de los entrevistados indicó que el aspecto que

valora en primer lugar en su vida es el familiar, el 20% mencionó el espiritual, el 10% el

laboral y el 10% restante la salud (físico).

• Segundo lugar: El 50% de los entrevistados indicó que el aspecto que valora en

segundo lugar en su vida es la salud, seguido por un 30% que mencionó "laboral", y un

20% "familia".

Se consideró de mayor importancia los resultados obtenidos únicamente en el primero y

segundo lugar de valoración, en vista de que el tercer lugar se dividió en partes iguales entre

los ámbitos laboral, familiar, salud (físico) y financiero.

Podemos evidenciar de esta forma que dentro de la muestra los aspectos de vida más

valorados en orden de importancia son el familiar, la salud y el laboral.

Tópico 2: Rubros en que los entrevistados distribuyen mayoritariamente sus ingresos.

Resultados: Para el análisis de las respuestas a este tema se consideraron los tres primeros

rubros mencionados por los entrevistados. De esta forma, se presentaron las siguientes

ocurrencias o repeticiones:

• 7 ocurrencias para "Gastos de la casa".

• 5 ocurrencias para "Entretenimiento".

73

Adicionalmente, dentro del 90% de la muestra que realiza actividades recreativas,

prácticamente la totalidad indicó que realiza estas actividades en compañía de su familia.

Tópico 11: Estado de salud de los entrevistados y factores de influencia.

Resultados: El 80% de la muestra considera que goza de una buena salud, mientras que el

20% considera lo contrario.

Entre las personas que consideran que gozan de una buena salud, las principales razones

mencionadas fueron el mantenerse realizando alguna actividad física (por ejemplo, hacer

ejercicio y deporte) y el conservar una alimentación equilibrada.

Por otra parte, el 20% de la muestra que manifestó no gozar de una buena salud lo atribuye

principalmente a la falta de tiempo para el cuidado de su salud y chequeos médicos.

Tópico 12: Cantidad de veces que los entrevistados visitaron al médico durante el último año

y tipo de chequeos que realizaron (rutinarios o específicos).

Resultados: La mayoría de los entrevistados visitó al médico entre 2 y 3 veces el último año,

la mitad de ellos únicamente por chequeos de rutina.

Tópico 13: Satisfacción espiritual de los entrevistados.

Resultados: La mitad de la muestra se considera espiritualmente satisfecha, mientras que el

40% no se siente satisfecho y el 10% restante no le da importancia al ámbito espiritual.

Del 50% satisfecho, las principales razones para esta satisfacción son el mantener una rutina

religiosa y el ser consistente con una filosofía propia de vida.

Entre las personas no satisfechas la principal razón mencionada es la falta de tiempo para

atender su ámbito espiritual.

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Tópico 14: Logro de balance en la vida de los entrevistados. Factores que influyen en el logro

de balance.

Resultados: El 70% de la muestra indicó no lograr mantener el balance en su vida, mientras

que el 30% considera que sí lo logra.

La mayoría de personas que no logran mantener un balance indican que su principal

inconveniente es el no contar con el tiempo necesario para realizar actividades que

proporcionarían balance a sus vidas.

Por otra parte, las personas que sí logran mantener un balance, lo atribuyen a su habilidad

para compensar el tiempo y el hecho de separar su vida profesional de la personal.

Tópico 15: Factores que dan sentido a la vida de los entrevistados.

Resultados: Para el análisis de las respuestas a este tema se consideraron el total de

ocurrencias de cada uno de los motivadores mencionados por los entrevistados. De esta

forma, se presentaron las siguientes coincidencias:

• 7 ocurrencias para "Familia".

• 3 ocurrencias para "Logro de metas".

• 3 ocurrencias para "Carrera, trabajo y profesión".

• 2 ocurrencias para "Actitud".

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