Evaluacion CI Remuneraciones Contenido Sesion 12

Universidad Los ngeles de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

CPCC. Juan B. Melndez Torres Control Interno VI

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO DE LA CUENTA DE REMUNERACIONES-

PLANILLAS

I. OBJETIVOS

Teniendo en cuenta que el recurso humano es el ms importante y valioso en toda entidad

y siendo uno de los elementos fundamentales del Sistema de Control Interno, se requiere

que dicho recurso sea idneo, competente y el factor clave en el proceso administrativo -

productivo.

El objetivo fundamental a lograrse por medio de las pruebas de planilla-remuneraciones, es

comprobar que las personas registradas en la nmina de personal concurran

efectivamente al centro de labores y cumplan con sus horarios establecidos. As mismo, se

debe comprobar que las planillas de remuneraciones estn debidamente aprobadas,

autorizadas por el funcionario y/o autoridad competente. Del mismo modo, debe

cerciorarse que los impuestos previamente clasificados hayan sido aplicados de acuerdo a

las normas vigentes las cuales comprometern a los costos de produccin y/o gastos de

operacin.

Ejemplo:

En una empresa con un reducido nmero de trabajadores, si el auditor puede

satisfacerse de la razonabilidad de los importes presentados en los registros, por lo

general resulta suficiente efectuar la conciliacin entre los importes que aparecen en

los registros auxiliares y el monto del gasto por concepto de panillas que se muestra

en el libro mayor.

II. PROCEDIMIENTOS.- Como condicin previa a la ejecucin de Auditora, el auditor debe

tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el procesamiento de

las transacciones de planillas de personal, por tal motivo a continuacin se presentan las

consideraciones relacionadas a la determinacin de la eficacia de CONTROL INTERNO

para el rubro de personal.

1. Un elemento bsico de control sobre la planilla es la SEGREGACIN DE

FUNCIONES en la preparacin de la misma, el registro contable y cancelacin de los

sueldos y salarios, reduciendo la posibilidad que en la planilla se incluya Personal

fantasma, se produzca una sobrestimacin en los haberes de los trabajadores y se

utilice una cantidad de dinero superior a la necesaria.

2. Debe existir procedimientos para determinar que en las planillas se encuentren

registradas nicamente personal autorizado, dicha autorizacin debe incluirse en el

expediente de cada trabajador y toda la evidencia documentaria que sustente la

remuneracin con sus respectivos descuentos de ley.



3. El auditor debe establecer las personas que tienen la responsabilidad de:

Custodia de los expedientes de personal.

Autorizar la contratacin y despido de personal.

Aprobar los aumentos de sueldos y salarios y autorizar las promociones de

puestos o cargos.

Controlar el tiempo trabajado.

Preparar la planilla de sueldos y salarios (remuneraciones)

Firma de cheques.

Realizar los pagos semanales, quincenales o mensuales a los trabajadores.

Comprobar la exactitud de la informacin procesada en el sistema de cmputo.

Conciliar las cuentas bancarias para planillas.

4. Verificar la confiabilidad de la documentacin bsica como tarjetas de control de tiempo,

reportes de trabajos realizados como requisito previo para lograr precisin en la

elaboracin de las planillas de remuneraciones. Ejemplo: En caso de que las

remuneraciones se paguen por destajo (avance), una tercera persona debe ejercer el

control sobre la productividad del trabajador.

5. La aplicacin contable de los importes contenidos en las planillas debe basarse en la

informacin elaborada por personal distinto al que trabaja en el departamento de

planillas. Por ejemplo, se debe cruzar informacin entre las rdenes de produccin y las

hojas de costos, resmenes de costos por orden de trabajo, etc.

6. Las remuneraciones no cobradas debe custodiarse por personal independiente al

departamento de planilla y por corto tiempo, pasado el cual debe depositarse en la

cuenta corriente de la empresa, las conciliaciones de estas cuentas debe realizarse por

personal distinto al de las planillas, cuando el personal procede a cobrar sus

remuneraciones no cobradas se debe girar un nuevo cheque, este control tiene el

propsito de evitar la apropiacin indebida de recursos financieros.

7. Revisar los expedientes de personal para determinar la veracidad y autenticidad de los

datos contenidos en la planilla de sueldos y salarios. Asimismo se debe verificar los

descuentos (por adelantos o prstamos), deducciones por leyes sociales en funcin a

las leyes laborales vigentes.

8. Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos de las planillas de sueldos y salarios.

9. Comprobar el uso de las cuentas bancarias separadas para el pago de planillas, es

decir los pagos deben realizarse mediante giro de cheque, comprobando la secuencia

numrica de cheques cobrados, seguimiento de los cheques cobrados y no cobrados.

La existencia de estos cheques puede ser, entre otros, por los siguientes motivos:

trabajadores inexistentes (fantasmas), trabajadores que han hecho abandono de

trabajo; en ambos casos se debe proceder a comunicar los hechos a la gerencia, y

recomendando la anulacin de los cheques en cuestin.



10. Comparar las planillas de sueldos y salarios al comienzo y al final de cada ejercicio para

identificar la rotacin de los trabajadores y fluctuaciones en los importes mensuales.

III. CONTROL CONTABLE.- Las cuentas que se aplican en el control contable de las

remuneraciones como consecuencia de registro de la planilla de sueldo y salarios, son:

la cuenta 40 tributo por pagar, 41 remuneraciones y participaciones por pagar.

QUE ES PLANILLA DE REMUNERACIONES Las planillas de pago son un registro contable. Brindan elementos que permiten demostrar,

de manera transparente, ante la autoridad competente, la relacin laboral del trabajador con

mi empresa, su remuneracin y los dems beneficios que se le pagan. Estos registros

pueden ser llevados en libros, hojas sueltas o micro formas

Planilla a aquel formulario o impreso que cuenta con espacios en blanco destinados a ser

completados conforme por cualquier individuo, generalmente, se pide que a los

mencionados espacios en blanco se los llene con los datos personales de filiacin, de

domicilio, actividad, estudios realizados, u otros datos requeridos por quien emite la planilla,

como ser la administracin pblica en algunas de sus tantas dependencias y oficinas en las

cuales la gente realiza trmites que requieren de un tipo de informacin especfica y

organizada para luego poder ser resueltos satisfactoriamente

A PARTIR DE CUNDO DEBO REGISTRAR A UN TRABAJADOR EN PLANILLAS? Segn el artculo 3 del DECRETO SUPREMO N 001-98-TR el empleador deber registrar a

sus trabajadores en las planillas dentro de las 72 horas de ingresados a prestar sus

servicios, independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado

sujeto a modalidad o a tiempo parcial.

LAS FORMAS DE CONTRATACIN ESTABLECIDAS PUEDEN SER TRES: 1. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO INDETERMINADO:

Cuando acuerdo con el trabajador que prestar sus servicios de manera subordinada y

remunerada; pero el contrato no se sujeta a un plazo de duracin definido.

2. CONTRATO DE TRABAJO SUJETO A MODALIDAD:

Los contratos de trabajo sujetos a modalidad son por un tiempo determinado (tienen un

inicio y un fin). Pueden celebrarse conforme a las necesidades de la empresa y son de

tres tipos:

De Naturaleza Temporal

De Naturaleza Accidental

De Obra o Servicio



3. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO PARCIAL:

El contrato de trabajo se entender celebrado a tiempo parcial cuando se haya acordado

con el trabajador la prestacin de servicios durante menos de 4 horas al da o menos de

20 horas a la semana.

QU TRABAJADORES DEBO REGISTRAR EN PLANILLA?

Segn el artculo 1 del DECRETO SUPREMO N 001-98-TR nos menciona que los

empleadores deben registrar a todo trabajador sujeto al rgimen laboral de la actividad

privada con independencia de las condiciones de su contratacin. Es decir que debo

inscribirlo en planillas cualquiera que haya sido la modalidad de su contrato.

QUE SANCIONES ME ORIGINA EL NO REGISTRO DE UN TRABAJADOR EN LA PLANILLA DE PAGO?

La omisin de registrar a un trabajador en la planilla de pago o en el registro que la sustituya

constituye una infraccin administrativa GRAVE al ordenamiento jurdico sociolaboral, que

se sanciona con la imposicin de una multa.

Esta sancin se impone en el caso de que la Inspeccin de Trabajo de la Direccin Regional

de Trabajo y Promocin del Empleo detecte que el sujeto obligado o responsable al

cumplimiento de las normas sociolaborales no cumpli con registrar a su(s) trabajador(es)

en la planilla de pago pese al requerimiento efectuado por el inspector del trabajo para que

cumpla con subsanar dicha omisin. Las infracciones graves pueden ser sancionadas con

una multa mxima de diez (10) Unidades Impositivas Tributarias, siguiendo los criterios de

gravedad en la falta cometida y nmero de trabajadores.

TIPOS DE PLANILLAS DE PAGO

Tengo la facultad de llevar una o ms planillas de pago. Si llevo varias planillas, tengo

libertad para elegir cualquier criterio de clasificacin del personal, siempre que sea

razonable. As, por ejemplo, puedo llevar una planilla de obreros y otra de empleados.

Puedo elaborar y llevar las planillas de pago en cualquiera de las siguientes modalidades:

Libros.

Hojas sueltas. stas debern estar numeradas.

Micro formas. stas me permiten el uso de tecnologas avanzadas en materia de archivos

de documentos e informacin.



QUIN ME AUTORIZA EL USO DE LAS PLANILLAS DE PAGO?

El uso de planillas me lo debe autorizar la Autoridad Administrativa de Trabajo

correspondiente (AAT). En el caso de Lima, tengo que dirigirme al Ministerio de Trabajo y

Promocin del Empleo. En el caso de regiones, me debo apersonar a las Direcciones

Regionales de Trabajo y Promocin.

QUE ME DA LA AAT COMO CONSTANCIA?

Como constancia de la autorizacin, la AAT ad- herir un sticker previamente impreso, como

se muestra en la figura 2, en el primer folio de la planilla. En el caso de hojas sueltas, pondr

el sticker en la primera hoja y un sello de agua en cada una de las hojas restantes.

El costo de la autorizacin, en el Ministerio de Trabajo, es de 1% UIT por cada 100 hojas. O

sea, vara en funcin del nmero de pginas que tenga el libro de planillas. El pago debo

realizarlo en el Banco de la Nacin.

Las empresas que cuenten con varios centros de trabajo en diferentes lugares pueden

solicitar la autorizacin en cualquiera de ellos. Si mi empresa cuenta con varios centros de

trabajo, en diferentes lugares, puedo conseguir autorizacin para mis planillas.

QU INFORMACIN DEBO REGISTRAR EN LAS PLANILLAS DE PAGO?

En la primera hoja de la planilla de pagos debo registrar la informacin referida a cada

trabajador, Esta hoja, conocida como hoja de datos, contiene la siguiente informacin por

trabajador:

Nombre completo, sexo y fecha de nacimiento.

Domicilio.

Nacionalidad y documento de identidad.

Fecha de ingreso o reingreso a la empresa.

Cargo u ocupacin.

Nmero de registro o cdigo de asegurado o afiliado a los sistemas previsionales

correspondientes, y

Fecha de cese.

Artculo 14.- Las planillas, adems del nombre y apellidos del trabajador, debern consignar

por separado y segn la periodicidad de pago, los siguientes conceptos:

a) Remuneraciones que se abonen al trabajador tomando en consideracin para este

efecto, lo previsto en el Artculo 6 del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad

Laboral, aprobado por Decreto Supremo N 003-97-TR;

b) Nmero de das y horas trabajadas;



c) Nmero de horas trabajadas en sobre tiempo;

d) Deducciones de cargo del trabajador por concepto de tributos, aportes a los Sistema

Previsionales, cuotas sindicales, descuentos autorizados u ordenados por mandato

judicial y otros conceptos similares.

e) Cualquier otro pago que no tenga carcter remunerativo, segn el Artculo 7 del TUO

de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral;

f) Tributos y aportes de cargo del empleador;

g) Cualquier otra informacin adicional que el empleador considere conveniente.

Asimismo, se registrar la fecha de salida y retorno de vacaciones, salvo que por la

naturaleza del trabajo o por el tiempo trabajado slo hubiera lugar al pago de la

remuneracin vacacional.

Artculo 15.- Tratndose de trabajadores que perciban una remuneracin integral cuyo

abono sea pactado con periodicidad superior a un mes, el empleador deber registrar

mensualmente en la planilla, el importe de la alcuota correspondiente a cada mes de

labores.

*Artculo 16.- La rectificacin de cualquier error o la omisin de informacin en las planillas

se har constar en la hoja siguiente a la ltima utilizada, debiendo expedirse una boleta que

contenga la informacin rectificada u omitida, la misma que deber ser firmada por el

trabajador, no aplicndose lo dispuesto en el tercer prrafo del Artculo 19 del presente

Decreto Supremo.

DEL PAGO DE LA REMUNERACION Y ENTREGA DE LA BOLETA DE PAGO Otra de mis obligaciones como empleador, relacionada con la planilla, es la de emitir las

correspondientes boletas de pago.

1. Qu es la boleta de pago? La boleta de pago es el medio, a mi cargo, por el cual

acredito el cumplimiento de la prestacin en una relacin laboral. Es decir, la boleta

confirma que le he entregado al trabajador una remuneracin como contraprestacin por

la labor que ha realizado.

2. Qu datos debo registrar en la boleta? En la boleta de pago debo registrar los mismos

datos que figuran en la planilla de pagos.

3. Cundo debo entregar la boleta? Debo entregar el original de la boleta al trabajador a

ms tardar el tercer da hbil siguiente a la fecha de pago. Dentro del mismo plazo, debo

entregar la boleta cuando el pago se realice a travs de terceros (pago a travs de

entidad bancaria).



4. Cmo opera el duplicado de la boleta? El duplicado de la boleta, que ser firmado por el

trabajador, quedar en mi poder como empleador. En caso de que el trabajador no

supiera firmar, imprimir su huella digital.

5. La firma de la boleta. La firma de la boleta por el trabajador es opcional, si el empleador

as lo considera conveniente.

DE LA OBLIGACION DE CONSERVAR LAS PLANILLAS Y LAS BOLETAS DE PAGO Los empleadores estn obligados a conservar sus planillas y boletas hasta cinco aos

despus de efectuados los pagos o del cierre de las planillas. Luego de transcurrido este

plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de las planillas y

boletas de pago ser de cargo de quien alegue el derecho.

Luego de transcurridos los 5 aos, las planillas de pago debern remitirse a la Oficina de

Normalizacin Previsional (ONP).

Los empleadores estn obligados a exhibir ante las Autoridades competentes que lo

requieran, las planillas, el duplicado de las boletas y las constancias de pago.

COMUNICACIN A LA SUNAT DE LA PRDIDA DE LA PLANILLA DE PAGO Segn la legislacin vigente, debo conservar los libros y registros que constituyan hechos

generadores de obligaciones tributarias.

En caso de prdida de los libros de planillas, destruccin por siniestro, asaltos y otros, debo

comunicrselo a la Administracin Tributaria, SUNAT, en un plazo que no exceda de los 15

das hbiles siguientes de ocurrido el hecho.

Esta comunicacin debe contener informacin al detalle del libro de planillas y los perodos a

los que corresponde. Tambin debo adjuntar una copia expedida por la autoridad

competente (Polica Nacional) que certifique la ocurrencia de tales acontecimientos.

Asimismo, tengo un plazo de 60 das calendario, desde el da siguiente de ocurridos los

hechos, para que el empleador proceda a rehacer el libro de planillas afectado.

Los perodos tributarios que debe contener el libro de planillas que se va a rehacer sern

aqullos que contienen tributos que an no han prescrito, siguiendo las reglas de

prescripcin del artculo 43 del Cdigo Tributario.

DEL CIERRE DE PLANILLAS

Artculo 23.- Se considerarn cerradas las planillas en la fecha en que el empleador lo

comunique a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando copia de la ltima planilla

utilizada e indicando el motivo del cierre.

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