Evaluación del Plan de Iniciativa Notarias en Línea

Evaluación del Plan de Iniciativa Notarias en Línea

Diciembre 27 de 2011

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Contenido

1. Antecedentes 2. Objetivos 3. Ficha técnica 4. Aspectos metodológicos 5. Resultados 5.1. Conocimiento de la iniciativa de Notarias en línea5.2. Sitio Web del Notaria5.3 Portal Notarial Colombiano5.4 Ventanilla Única de Trámites Notariales5.6 Limitaciones y restricciones de la iniciativa6. Conclusiones 7. Recomendaciones

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Antecedentes

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC) y la Unión Colegiada del Notariado Colombiano se suscribieron en el año 2009 al Pacto Notaría Digital para la Comunidad, que tiene como objetivo adoptar, impulsar, implementar y ejecutar las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC a la función y el servicio notarial para que de este modo redunde en beneficios para la comunidad.

Para el cumplimiento de los objetivos mencionados se plantearon las siguientes acciones: promover el uso y la apropiación de las TIC en la actividad del servicio notarial, facilitar el intercambio o comunicación electrónica de documentos, ofrecer los servicios notariales al ciudadano por medios virtuales, digitales, electrónicos y cibernéticos y por último poner a disposición del notariado medios digitales para la interacción con entidades públicas y privadas.

De acuerdo con lo anterior, en el marco del Plan Vive Digital, se crea la iniciativa de Notarías en Línea, la cual

es liderada por el Programa Gobierno en línea a partir del año 2011 y se compone de tres hitos fundamentalmente: información notarial en línea, Portal Notarial Colombiano, y la Ventanilla Única de Trámites Notariales.

Con el propósito de identificar las percepciones, oportunidades de mejora y las restricciones de la iniciativa, se realizó un sondeo que permitiera al Programa Gobierno en línea obtener información que oriente el cumplimiento del objetivo final de la iniciativa y transformar la forma de operar de las notarias en su relación con los ciudadanos.

A continuación se presentan los resultados del estudio desarrollado entre el 28 de noviembre al 26 de diciembre.

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Objetivos

GENERALIdentificar entre los notarios y notarios suplentes, sus opiniones, expectativas, recomendaciones y experiencias sobre la viabilidad y oportunidades de mejora del Plan de Iniciativa Notarias en Línea.

ESPECIFICOS

Identificar el nivel de conocimiento por parte de notarios de la Iniciativa de Notarias en Línea. Determinar el nivel de avance de las notarias en la publicación de información básica a través de sus

sitios Web. Determinar el nivel de conocimiento y uso del Portal Notarial Colombiano. Establecer entre los notarios y/o suplentes su percepción del Portal Notarial Colombiano como

espacio de encuentro entre ciudadanos y notarías. Identificar entre los notarios y/o suplentes su percepción sobre la viabilidad de Ventanilla Única de

Trámites Notariales y las ventajas y desventajas que encontrarían en su implementación. Identificar las restricciones y dificultades que las notarías perciben para la implementación de la

Iniciativa de Notarias en Línea.

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Ficha Técnica (1)

Empresa contratante Programa Gobierno en línea

Empresa ejecutora Centro Nacional de Consultoría S.A.

Naturaleza de la Investigación Cuantitativa y Cualitativa

Técnica de recolección

Entrevista presencial en el Primer Congreso del Notariado Colombiano realizado en Cartagena y entrevista telefónica con aplicación de cuestionario semi-estructurado

Entrevistas en profundidad

Grupo Objetivo Notarios y notarios suplentes

Cubrimiento Bogotá, Facatativá, Barranquilla, ( Soledad Atlántico ) Cali, Medellín, Antioquia ( Copacabana) y Bucaramanga

Muestra Efectiva-Cuantitativo: 375 Notarias (Subsidiadas / No subsidiadas )-Cualitativo:12 entrevistas en profundidad

Fecha de campo -Cuantitativo: 28 de noviembre – 13 diciembre-Cualitativo: 5 al 13 de diciembre

Método de muestreo Estratificado, por tipo de notarias subsidiado o no subsidiado, controlando el error muestral en cada grupo.

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Ficha Técnica (2)

Tipo de incentivos Bono de Bigpass por un valor de $40.000 – entregado por el Centro Nacional de Consultoría

Número de encuestadores 14

Método de supervisión Revisión en campo.

Instrumentos-Cuantitativo: Cuestionario estructurado (Anexo:1)-Cualitativo: Guía de entrevistas en profundidad (Anexo: 1)

Procedimientos de ponderación N/A

Marco Muestral Universo de notarias en Colombia

Error MuestralSe calculó un tamaño de muestra de 375 encuestas, alcanzando un error muestral total de 3.82, para la el estrato de notarias subsidiadas del 4,67% para notarias no subsidiadas 6.59%.

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Aspectos metodológicos

• La metodología para la realización de Campo de dividió en dos etapas.

En una primera etapa y en el marco de la realización del Primer Congreso del Notariado Colombiano en Cartagena, se aplicaron 242 encuestas presenciales con los notarios asistentes al evento ( subsidiadas: 197 / No subsidiadas: 45).

En la segunda etapa del sondeo se realizaron 133 encuestas telefónicas a notarios o suplentes (subsidiadas:90/ No subsidiadas: 43), entre las notarías que no asistieron al Primer Congreso del Notariado Colombiano. La cuota que se propuso para la segunda etapa del trabajo de campo permite obtener representatividad de las notarias del país. Los resultados obtenidos en la etapa cuantitativa del sondeo se pueden extrapolar o inferir al universo de notarias subsidiadas y no subsidiadas.

• De esta forma se tendría como marco muestral el universo de notarías de Colombia, garantizando a cada notaria una probabilidad mayor que cero de ser seleccionada.

• En el informe cualitativo los hallazgos se soportan en verbatims, que son frases textuales que expresan los entrevistados ante una pregunta. En el informe se anotan en cursiva y entre comillas y se anotan tal como los expresó el informante.

Conocimiento de la Iniciativa Notarias en Línea

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Tipo de la Notaria

Notaria no subsidiada

40% Notaria

Subsidiada60%

Base: Total Encuestados 375

Base: [Expandida] 872

20112011

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10 10 10

Caracterización de la muestra – Entrevistas en Profundidad

NÚMERO DE NOTARÍA

NOMBRE DEL ENTREVISTADO CIUDAD

Notaría 32 Abelardo de la EspriellaBogotáNotaría 2 Javier Alejandro Castro

Notaría Luis Eduardo Calderón González Facatativá Notaría 6 Juan Fernando Sierra

MedellínNotaría 18 Héctor Ivan Tobón Ramirez

Notaría Erika Martínez CopacabanaNotaría 6 Adolfo León Oliveros

CaliNotaría 18 Bernardo Vallejo Restrepo

Notaría 12 Álvaro de Jesús Ariza Fontalvo BarranquillaNotaria 2 Juan Bernardo Altamar Santodomingo Soledad

Notaría 2 Silvia Estela Rugeles de Rugeles BucaramangaNotaría 3 Carlos Arturo Padilla Ortiz

HALLAZGOS CUALITATIVOS

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Consideraciones Importantes

Debido a la importancia que le asigna la mayoría de notarios a la Iniciativa de Notarías en Línea, se hace referencia a los siguientes aspectos que permitirán dimensionar el alcance de

un cambio en la gestión habitual del ejercicio notarial

Dos de los aspectos más relevantes se suscriben al ámbito jurídico y como factor central se destaca

el tema cultural que podría ser un factor que requiere mayor esfuerzo para lograr un cambio.

“Si, ahí tocaría revisar los temas legales de la competencia de los notarios, porque actúan legalmente dentro de determinado

circulo….sería entonces derogar esas normas..”

“Lo que pasa es que ese es un tema legal complicado por el titulo y temas jurídicos complejos, pero en últimas esa función va a quedar en

nosotros, y que va a requerir muchas reformas legislativas”

” Cada negocio puede tener una variable, si no entonces no habría jueces no habría notarios y todo seria digital “

“Estamos acostumbrados a lo antiguo la gente no usa muchas cosas en línea, siente inseguridad”

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“El sistema como tal es muy vulnerable, nosotros siempre vamos a encontrar los hackers, la persona que de pronto haga un mal uso del sistema, así no haga un mal uso, o un virus, puede estar trasmitiendo información que no es, entonces esas son las falencias que pueden darse.”

Frente a cada uno de los aspectos se menciona:

YUDY ARLETH

No se hicieron los cambios correspondientes en esta diapositiva. Es necesario matizar las frases , puesto que involucran entidades del Estado

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“La intermediación es un acto de fe que lo ve lo oye y se da cuenta de su capacidad mental etc. no creo que desaparezca el notario, se desnaturalizaría totalmente el derecho notarial de la función “

La naturaleza del trabajo está sujeta a temas legales que son mandatorios dentro del marco jurídico del ejercicio.

La intermediación es darle la “dimensión humana” a ciertas transacciones que requieren el conciente asentimiento de las partes. El notario al estar presente verifica que ese acuerdo se hace de manera conciente y transparente.

La intermediación es darle la “dimensión humana” a ciertas transacciones que requieren el conciente asentimiento de las partes. El notario al estar presente verifica que ese acuerdo se hace de manera conciente y transparente.

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“Veo difícil que se acabe con el papel del notario, es difícil, me parece más del registrador, porque cuando uno saca la escritura de aquí, el registrador qué hace? , solo tiene que mirar por la Web, y mirar que coordinen los datos e inscribir … pero el notario no, porque quién va hacer

los testamentos? quién va hacer los matrimonios? las ventas, quién va hacer las donaciones, las hipotecas, quién va a dar fe de esos actos… así sea por la vida virtual, tendría que estar” .

Adicionalmente :

Aunque la mayoría manifiesta no tener suficientemente claro cómo se adaptará el papel del

notario con el uso de las TIC para los trámites notariales, se considera que la tecnología proveerá mejores prácticas en el ejercicio jurídico lo cual no excluye la posibilidad de que su presencia sea por

medios virtuales:

No se concibe viable prescindir radicalmente de la figura del notario con el uso de las TIC

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Los notarios mencionan aquellos trámites que en principio no tendrían no tendrían viabilidad viabilidad a través de medios virtuales

Escrituración

Reconocimiento de contenido y firma de documento privado

Juramentos y declaraciones extra-juicio

Sucesiones

Registro Civil Autenticaciones

Elaboración de Testamentos Notas de presentación personal

Fe de vida

“….por ejemplo, un registro civil con notas no se le puede entregar sino al interesado o a la familia del interesado, entonces si un tipo me escribe por la página, cómo hago yo para saber quién es, en este momento no tengo ningún trámite montado, no he

pensado en esa posibilidad porque es que no se puede, lo único que tú puedes hacer es informar, que tú tengas un asunto aquí y quieras saber en qué estado está, no más, igual hace lo mismo la rama judicial, nadie puede mandar un memorial a un juez por la

línea, tiene que irlo a llevar y hacerle presentación personal, no es que sea complicado, sino que la ley lo exige.”

Bajo este contexto se hace referencia al marco legal bajo el que opera el sistema notarial actualmente

ACTITUD FRENTE A LA TECNOLOGÍA

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Percepción de la Tecnología por parte de los notarios

Los notarios en su mayoría admiten que los medios

electrónicos hacen más eficiente la gestión de las empresas y las personas ante las entidades.

Muchos afirman que aportan al ejercicio notarial MEJOR SERVICIO

Y MAYOR SEGURIDAD

La receptividad de los notarios frente al uso de las TIC para la solicitud de servicios y trámites por parte de los ciudadanos es alta, constituyéndose en un importante elemento de acogida frente a

la Iniciativa de Notarías en Línea

Verbatims:

“Todo en línea espectacular, es más, nosotros tenemos un arraigo al papel..; estamos desperdiciando mucho tiempo en eso; ..creo que debemos hacer provecho de estas tecnologías, del mundo moderno”

“Todo es una evolución..la persona en un futuro en vez de tener una escritura pública, va a tener un chip, una USB, y que uno lleve ahí toda la información de su predio y el día que lo quiera vender, simplemente lo va a certificar con un software y ahí va a estar

todo mi registro”

”..es como con los estacionamientos que uno le da la plata a una máquina, y le da las vueltas, ya no es una persona de carne y hueso, entonces es una constante evolución, en donde esa tecnología hay que desarrollarla y explotarla al máximo”.

Verbatims:

“Todo en línea espectacular, es más, nosotros tenemos un arraigo al papel..; estamos desperdiciando mucho tiempo en eso; ..creo que debemos hacer provecho de estas tecnologías, del mundo moderno”

“Todo es una evolución..la persona en un futuro en vez de tener una escritura pública, va a tener un chip, una USB, y que uno lleve ahí toda la información de su predio y el día que lo quiera vender, simplemente lo va a certificar con un software y ahí va a estar

todo mi registro”

”..es como con los estacionamientos que uno le da la plata a una máquina, y le da las vueltas, ya no es una persona de carne y hueso, entonces es una constante evolución, en donde esa tecnología hay que desarrollarla y explotarla al máximo”.

Cámara de vídeo / chat / correo electrónico / Teléfonos móviles /

Son recursos que permitirán migrar del papel, las filas, la

tramitología hacia la agilidad, practicidad, y mayor seguridad.

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De otra parte como se anotó en un principio, los notarios admiten que los medios virtuales no están completamente blindados contra la acción delincuencial situación que representa una

desventaja para la Iniciativa.

“El tema seria... la suplantación es un riesgo, si hoy en día roban virtualmente en los bancos, yo creo que van a existir los pequeños hackers, tratando de suplantar algún trámite notarial, ..deben implementarse, las mayores medidas contra eso”.

” No faltará el pirata, delincuente informático que quiere meterse a las páginas, entonces la posibilidad de falsificación no la descartaría del todo… tienen que tomarse la medidas de seguridad, de tal forma que se pudiese confiar “

“ Tendría esa limitante no se como considerarlas desde el punto de vista tecnológico para que solo pudiera entrar el inscrito o el apoderado del inscrito como de pronto darle una clave al inscrito para que sea esa sola persona que saque el registro , los bancos lo

hacen así y aunque siguen los robos no hay otra mejor forma”

“El tema seria... la suplantación es un riesgo, si hoy en día roban virtualmente en los bancos, yo creo que van a existir los pequeños hackers, tratando de suplantar algún trámite notarial, ..deben implementarse, las mayores medidas contra eso”.

” No faltará el pirata, delincuente informático que quiere meterse a las páginas, entonces la posibilidad de falsificación no la descartaría del todo… tienen que tomarse la medidas de seguridad, de tal forma que se pudiese confiar “

“ Tendría esa limitante no se como considerarlas desde el punto de vista tecnológico para que solo pudiera entrar el inscrito o el apoderado del inscrito como de pronto darle una clave al inscrito para que sea esa sola persona que saque el registro , los bancos lo

hacen así y aunque siguen los robos no hay otra mejor forma”

Debilidades en este sentido pueden representar serios inconvenientes dentro de la implementación de la

Iniciativa.

La confianza y su gradual adopción depende de los mecanismos para

neutralizar ataques al sistema

Algunos notarios opinan que se podrían adoptar modelos de

seguridad para la implementación de la iniciativa al estilo del sector

bancario, en donde los códigos de seguridad, claves y contraseñas, son

las herramientas de control.

Claves y Contraseñas Claves y Contraseñas

Percepción de la Tecnología por parte de los notarios

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El usuario final es actor importante de este proceso, por lo cual para los notarios es preciso encaminar mayores esfuerzos en educación y sensibilización en el uso de las TIC con el fin de

lograr el objetivo y facilitarle la oferta de servicios notariales en línea.

Actitud frente a la Tecnología : el usuario

Aunque se puede presentar a nivel nacional, hay menos familiaridad

con los medios tecnológicos y eventualmente menor acceso a

éstos , en ciertos grupos Pequeños Municipios

Niveles socioeconómicos y educativos más bajos

Municipio de Copacabana Antioquia

“Como está establecida la información actualmente, no más que se informa la gente que visita la notaria porque allí está mirando la cartelera, ya esta cartelera no tiene

razón de ser estamos en el mundo”

“Como está establecida la información actualmente, no más que se informa la gente que visita la notaria porque allí está mirando la cartelera, ya esta cartelera no tiene

razón de ser estamos en el mundo”

Municipio de Soledad Atlántico

“La gente que viene acá es en su gran mayoría humilde de bajos recursos de pronto ya muy adultos gente que no utilizaría este servicio”

“Tú le puedes decir a la gente vea tenga este modelo de esta minuta de una tutela ... Pero es como si te hubiera entregado un documento en chino, entonces eso es como para ilustrar un poco a la gente sobre sus derechos, pero para que la gente haga ella

misma las cosas es muy difícil”

“Se les facilita y más a las personas jóvenes como usted que ya no hablan sino que se meten en el aparatico ese “

“La gente que viene acá es en su gran mayoría humilde de bajos recursos de pronto ya muy adultos gente que no utilizaría este servicio”

“Tú le puedes decir a la gente vea tenga este modelo de esta minuta de una tutela ... Pero es como si te hubiera entregado un documento en chino, entonces eso es como para ilustrar un poco a la gente sobre sus derechos, pero para que la gente haga ella

misma las cosas es muy difícil”

“Se les facilita y más a las personas jóvenes como usted que ya no hablan sino que se meten en el aparatico ese “

Personas Mayores

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De qué manera se imaginan la mecánica de utilización de la tecnología?

“Tienen que tener el original .. a través de la página ustedes piden la documentación , igual tienen que venir a sacarla a la notaria primero pero bueno se puede decir le agilizamos el tramite si mando escaneado

a través de la página Web”“ Me imagino, de pronto erradicar la minuta directamente por esa vía, para que el usuario diga, mire, ahí

envió escaneado tales cosas, denme una fecha y yo en esa fecha llevo los documentos y voy a firmar la escritura”.

“Tienen que tener el original .. a través de la página ustedes piden la documentación , igual tienen que venir a sacarla a la notaria primero pero bueno se puede decir le agilizamos el tramite si mando escaneado

a través de la página Web”“ Me imagino, de pronto erradicar la minuta directamente por esa vía, para que el usuario diga, mire, ahí

envió escaneado tales cosas, denme una fecha y yo en esa fecha llevo los documentos y voy a firmar la escritura”.

Los notarios plantean diferentes propuestas para que Notarías en Línea sea una Iniciativa accionable, haciendo uso de diferentes medios.

Scanner

Cámara de Vídeo

Como recurso complementario para agilizar o adelantar el trámite:

Mencionado con frecuencia, dado que resulta un medio ágil e ideal de comunicación especialmente en caso de que los documentos no puedan ser

entregados físicamente

Puede ser una alternativa para algunos trámites . Ejm. Escrituración

Para tal efecto previamente se debe: Haber enviado los documentos con anterioridad

Constatado la identidad a través de la firma digital Que diferentes Entidades certifiquen que el usuario está a paz y salvo

(impuestos)

“..llegará un momento que las escrituras no tendrán que hacerse ante un notario, sino que la persona elabore una minuta, presente la debida documentación fiscal, y el notario desde una pantalla leyendo lo

que le están mandando, asignándoles unos códigos a esos documentos.. escánear el documento, le certifico la firma y le envía a su correo con la firma digitalizada del notario, y eso se guarda en un disco duro, yo creo

que por ahí apunta la cosa.”

Conocimiento e Impacto de la Iniciativa Notarias en Línea

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82 83 81

18 17 19

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Total Subsidiada No subsidiada

1. ¿Conoce usted de la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA, liderada por el Programa Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)?

Si

No

Base: Total Encuestados 375 240 135

Base: [Expandida] 872 520 352

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30

23

22

14

12

11

11

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6

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2

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18

18

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9

2

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4

17

27

27

7

7

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5

13

12

1

1

Base: Encuestados que conocen la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA 308 198 110


Permite la integración del sistema de notarias / integración del servicio

Posibilita la disponibilidad de información en línea para el ciudadano

Facilita el acceso a los servicios notariales al ciudadano

Posibilita a las notarias ofrecer un mejor servicio al ciudadano mediante el uso de las TIC

Permite estar en línea con la oficina de Registro y Superintendencia de Notarías

Agiliza los trámites

Facilita la realización de trámites notariales

Facilita el relacionamiento entre notarías y con otras entidades

Permite utilizar la firma digital

Garantiza la seguridad / transparencia

No responde

2. ¿Qué conoce usted de la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA ?


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59 60 58

19 19 18

21 19 2211 2 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%


3. ¿Usted considera que la iniciativa de NOTARIAS EN LINEA traería para la interacción de los ciudadanos con las notarias... ?

Base: Encuestados que conocen la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA 308 198 110


Muy buenos beneficios

Buenos beneficios

Regulares beneficios

Malos beneficios

No responde

TTB: 78% TTB: 79% TTB: 76%

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Conocimiento e impacto

NOTARÍAS EN LÍNEA CONOCIMIENTO DE CONOCIMIENTO DE

LA INICIATIVALA INICIATIVAIMPACTO IMPACTO

Se reporta amplio conocimiento por parte del segmento de notarios de la iniciativaAunque no todos tiene el mismo nivel de

información, en general todos los notarios contactados saben de qué se trata y los objetivos que persigue este

proyecto .

Hay homogeneidad en las opiniones respecto a que es una propuesta ambiciosa

que transformaría sustancialmente la forma en que hasta el momento se han

concebido los trámites notariales. Redundará en un servicio más ágil, práctico,

eficiente y más seguro.

“He estado inclusive formando parte de unas reuniones que se han hecho en Bogotá con los representantes del Ministerio de las TIC y lo fundamental es poder tener en vía electrónica la

comunicación con la mayoría de entidades del Estado y poder hacer todos los trámites en forma ágil eficiente y segura a

través de las notarias”

“He estado inclusive formando parte de unas reuniones que se han hecho en Bogotá con los representantes del Ministerio de las TIC y lo fundamental es poder tener en vía electrónica la

comunicación con la mayoría de entidades del Estado y poder hacer todos los trámites en forma ágil eficiente y segura a

través de las notarias”

“Tiene una aceptación muy buena porque consideran que le economiza tiempo, o sea dicen que se demoran muy poco dentro de la notaria, o sea nosotros tenemos aquí todo digitalizado y como tu puedes ver la cantidad de personas que circulan muy rápido .. Es un

cambio importantísimo”

“Primero que todo la afectación es positiva, porque primero obliga a la notaria a revisar sus diversos trámites de manera interna….ese es el

primer impacto positivo, y el segundo es que en últimas ha favorecido al ciudadano”

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Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en línea

Es una puerta de entrada fácil a la notaría que permite acercar la entidad al usuario

El servicio se hace extensivo a los ciudadanos en el exterior

No solo informa, sino permite “educar” en el lenguaje jurídico, además de ofrecer información de actualidad :

Algunas páginas más desarrolladas dan valores agregados : traductor, noticias, fotografías , mapas, etc..

Reduce la carga operativa: Mediante la publicación de la información de diversa índole, los usuarios no recurren al

funcionario directamente sino se contactan sin intermediario.

“Es una excelente manera de que el usuario consulte, no haga tanta vuelta ”

“Para nosotros es menos desgaste, no estamos pendientes de contestar y atender todo el tiempo al público”

“Es una excelente manera de que el usuario consulte, no haga tanta vuelta ”

“Para nosotros es menos desgaste, no estamos pendientes de contestar y atender todo el tiempo al público”

Se hace referencia a beneficios importantes de esta alternativa

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“En el momento yo me siento contento con mi página porque tiene todo lo que yo necesito, tiene traductor, tiene todos los servicios, estoy conectado con varios

periódicos, inclusive internacionales, el New York Times, el Diario Le Monde, está todo, no le veo la necesidad de hacerle mejoras”

“En el momento yo me siento contento con mi página porque tiene todo lo que yo necesito, tiene traductor, tiene todos los servicios, estoy conectado con varios

periódicos, inclusive internacionales, el New York Times, el Diario Le Monde, está todo, no le veo la necesidad de hacerle mejoras”

Chat

Enlace con periódicos nacionales e

internacionales

Mapas de ubicación

Las páginas más evolucionadas, que no son muchas dentro de la muestra, cuentan con :

Para contactarse con el notario y otros funcionarios y poder hacer consultas interactivas

Permite que los usuarios obtengan un enlace con otros medios informativos del mundo, lo cual representa un “valor

agregado”

“Hoy en día, en mi página de la Notaría Sexta, tengo la forma de que la gente pueda acceder a documentos, chat, que pueda conversar con el Notario”

Aspectos Positivos / recursos utilizados

Visualización más precisa del lugar donde se encuentra ubicada la notaría con mayores puntos de referencia


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A manera de ilustración, la siguiente es un ejemplo de una notaría en la costa Atlantica que tiene en funcionamiento su página Web.

Aspectos Positivos / recursos utilizados

Evidencia el desarrollo y acogida que tiene esta alternativa, especialmente la funcionalidad que representa y el compromiso de los

notarios con la ciudadanía .


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Aspectos menos favorables

Disponibilidad de equipos: especialmente en pequeños municipios

Idoneidad- Disponibilidad de los técnicos e ingenieros que dan soporte

Perfil del usuario: poco familiarizado con este tipo de herramientas

Conectividad: estabilidad de la conexión

“Por una pagina Web, la gente prefiere hablar con un funcionario y que el funcionario le de el informe y le explique , por eso la verdad no me he afanado, nosotros vamos a tratar de tener acceso a la pagina Web de la unión colegiada si y a través de

ellos me ofrecieran publicar gratis..., me ofreció la pagina Web por tener la publicación en el directorio telefónico,”

“Por una pagina Web, la gente prefiere hablar con un funcionario y que el funcionario le de el informe y le explique , por eso la verdad no me he afanado, nosotros vamos a tratar de tener acceso a la pagina Web de la unión colegiada si y a través de

ellos me ofrecieran publicar gratis..., me ofreció la pagina Web por tener la publicación en el directorio telefónico,”

En cuanto a los aspectos que se reportan como posibles inhibidores

“la unión de notarios nos instaló un portal y ese correo se llena con una facilidad tremenda que hay que estar corriendo para desocuparlo, ante esas dificultades yo tengo un correo particular que no es grande, que es con

Metrotel y es más estable y está identificado, en esa forma no tengo inconveniente pero el de la Superintendencia que es el oficial que tiene las TIC no funciona no tiene soporte técnico inclusive uno llama a Bogotá y no hay quien le

diga nada no, no eso no funciona”

Aunque no es una queja generalizada

Municipio de Soledad Atlántico

Cabe mencionar el limitado apoyo que reciben algunas notarías por parte de las Entidades que promueven la iniciativa .

Al no tener soporte técnico adecuado, los funcionarios se muestran desmotivados hacia la utilización y se ven obligados a buscar sus propios recursos

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En relación con las dificultades que más se presentan para la publicación de la información se mencionan:

Cuando el manejo es por parte de un tercero, y no se tiene la suficiente autonomía para decidir qué tipo de información se

alimenta

Inconvenientes de tipo técnico: caída del sistema, inestabilidad.

Desconocimiento , falta de asesoría

Cuando se trabaja con un servidor de otra ciudad se hacen más lentos los procesos

“la persona que me hizo el diseño de la página me ha incumplido y eso me ha tenido en dificultad con el portal, me ha retrasado las cosas, tengo que retomar el tema y de pronto me tocará cambiar la persona y ver

cómo mejoro en ese campo”.

Barreras o dificultades para alimentar información en el sistema Aspectos menos favorables

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Comentarios

La Iniciativa de Notarias en Linea es ampliamente conocida. A nivel global el 82% de los notarios dice conocerla. No hay diferencias importantes entre los porcentajes obtenidos en las notarias subsidiadas y en las no subsidiadas. Este hallazgo es soportado en los resultados de las entrevistas en profundidad, en las cuales se reporta un amplio conocimiento de la iniciativa y aunque no todos los entrevistados manejan el mismo nivel de información entienden sus objetivos y alcance.

El 30% de los notarios consultados considera que el aspecto mas conocido de la iniciativa Notarias en Línea” es que permite la integración del sistema de notarias y del servicio. Los notarios entrevistados en la etapa cualitativa de la investigación consideran que la propuesta va a transformar sustancialmente la manera como se conciben los trámites notariales.

Visto por segmento, en las notarias subsidiadas el aspecto de integración del sistema de notarias y del servicio, es el mas relevante con una aceptación del 38%. En las notarias no subsidiadas los aspectos mas relevantes son la disponibilidad de información en línea para el ciudadano la facilidad para el acceso a los servicios notariales al ciudadano, con un 27% respectivamente.

Se considera que esta iniciativa trae excelentes y muy buenos beneficios para la interacción de los ciudadanos con las notarías. A nivel de top two boxes (sumatoria de los rangos de respuesta excelentes y muy buenos) se obtienen porcentajes cercanos al 80% tanto para el total como para los dos segmentos.

YUDY ARLETH

No se tuvo en cuenta el comentario. Es necesario unir el aspecto cuantitativo con el aspecto cualitativo.

Sitio Web de la Notaria

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Desarrollo del sitio WEB de las notarías

Solo algunas notarías no tienen una página activa (con base en información reportada en la encuesta el 67% tiene sitio Web), lo que evidencia que esta herramienta tiene

aceptación dado que complementa el servicio social al ciudadano

√Han invertido de sus propios recursos para el desarrollo de las

páginas √Tienen expectativa de incorporar gradualmente mayor cantidad de

información √Desean tener mayor interacción con las entidades centralizadas

No han recibido asesoría técnica idónea para evolucionar en el

desarrollo de la páginaAlgunos opinan que no tendrá total

acogida por el perfil de los ciudadanos en los municipios

El proceso ha sido más lento

“Hemos verificado a las personas les gusta consultar la página; estamos llegando ya casi a las tres mil consultas..eso nos tiene en

el ejercicio del 100% porque cada día las consultas van aumentando.”

“Alimento con mucha información, noticias, de todo, se hizo una inversión contraté a gente que sabe”

En menor medida

Se pudo evidenciar que el nivel de desarrollo de las mismas difiere según la notaría, especialmente en términos de actitud hacia el cambio y soporte técnico más limitado

“Está pagina está limitada simplemente a dar una información de la notaria: su ubicación, el horario de atención, servicios hasta

ahí… está hecha la base, pero no está llena”“Estoy como relajado con el tema, uno se mete en el cuento y no

mira otras páginas que le den ideas”

“Está pagina está limitada simplemente a dar una información de la notaria: su ubicación, el horario de atención, servicios hasta

ahí… está hecha la base, pero no está llena”“Estoy como relajado con el tema, uno se mete en el cuento y no

mira otras páginas que le den ideas”

Con más frecuenciaSe identifican notarias

que:

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Cali Notaría Sexta

BarranquillaNotaría 12

Facatativá Notaría Segunda

Particularmente tres de las notarías contactadas, pertenecen al grupo de las más involucradas y con claras expectativas de desarrollo de esta herramienta

Permanentemente se incorporan artículos de interés e información administrativa, jurídica, para optimizar el servicio

“Le muestra los servicios, el personal, los horarios, adicionalmente yo le alimento la página diariamente con artículos, temas que yo mismo voy preparando y es visitada bastante, tiene buena acogida. …pero la nueva página además tiene traducciones, la que la quiera ver en varios idiomas es muy buena es para la gente del común y también a mucho abogado, .. yo les hago

modelitos ..la idea es esa, brindar información, educar, asesorar, ayudarle a la gente “

Reportan un gran avance, con miras a desarrollar aún más servicios para la comunidad , y brindar más orientación

Muestran una actitud proactiva para mejorar el servicio ; adicionalmente disponen de un sistema que se alimenta cuando se factura el registro civil o las escrituras lo cual permite tener control

de los ingresos.

%%

36


Algunas notarías tienen mayor interacción con otras Entidades, lo cual promueve una gestión más versátil en términos de comunicación tanto con entidades nacionales así como entre notarías

““

“aquí nosotros estamos expidiendo certificados de libertad y tradición tenemos conexión en línea con la oficina de registros de Bucaramanga y debería ser a nivel nacional”

“ …estamos conectados en línea con la casa del libro que es la entidad que vigila y recauda el impuesto de registro entonces desde aquí nosotros escaneamos la escritura , llega vía electrónica a la casa del libro , ellos también nos escanea el recibo de el impuesto del registro y nosotros tenemos los dineros de los depósitos en la cuenta única

notarial y también con solo una cuenta que mandamos a la entidad bancaria la entidad bancaria gira directamente a la gobernación y a la oficina de registro y pues esto le da al cliente agilidad y le evita cantidad de procesos”

Quienes están más familiarizados con los sistemas en línea,

valoran que se siga desarrollando, hasta llegar a que todas

las notarías tengan una conexión con la REGISTRADURIA

para intercambiar información en tiempo real

Comparativamente con las demás, Cali y Bucaramanga muestran cierta ventaja en este sentido

Así mismo se sugiere en algunos casos la posibilidad de tener una Intranet para facilitar la comunicación entre

notarías.

Agiliza notablemente los trámites tanto al interior de la notaría como

para el ciudadano

%%

37

67 66 69

33 34 31

0%

20%

40%

60%

80%

100%


4. ¿Tiene su notaria sitio Web?

Si

No



%%

38

94

8987

86

79

7849

47

46

46

31

3129

16

3

22

94

87

86

83

74

78

52

44

42

44

31

30

27

16

1

3

94

91

87

90

86

78

44

51

53

48

32

32

31

17

6

4

2

Base: Encuestados que mencionaron si tienen sitio Web 252 159 93


Dirección de la notaria

Teléfono de la notaria

Nombre del notario

Horario de atención de la notaria

Servicios-Tramites que se pueden realizar

Correo electrónico del notario

Dirección Web de la superintendencia de notariado y registro

Procedimiento de los tramites

Requisitos de cada tramite

Tarifas notariales

Régimen legal de las notarias

Noticias relacionadas

Marco legal de cada tramite

Pagos en línea

Consultas generales

Información sobre trámites

No responde

5. ¿Qué información está publicada en el sitio Web de la notaria?


%%

39

22

11

8

6

5

44

1

1

1

1

1

35

18

16

8

4

5

2

5

1

1

2

1

37

27

4

9

9

6

6

2

1

1

2

33

Base: Encuestados que mencionaron si tienen sitio Web y mencionaron

que información esta publicada246 155 91


Servicios-Trámites que se pueden realizar

Horario de atención de la notaria

Dirección de la notaria

Requisitos de cada trámite

Procedimiento de los trmites

Teléfono de la notaria

Tarifas notariales

Nombre del notario

Noticias relacionadas

Dirección Web de la superintendencia de notariado y registro

Marco legal de cada trámite

Información sobre trámites

Correo electrónico del notario

No responde

6. ¿Cuál es la información del sitio Web de la notaria más consultada por los ciudadanos?


%%

40

7. En una escala de 1 a 10 donde 1 es muy bajo y 10 es muy alto. ¿Cuál es el nivel de avance de su notaria en la publicación de información básica a través del sitio Web?

6 8 48 88 10

1717

17

1314

10

1719

14

2017

25

611

3 6

232 7 4

3 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%




1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

68

4

2

3

2

8

8

7

8

10

4

17

17

17

13

14

10

17

19

14

20

17

25

6

3

11

31

6

0%

20

%

40

%

60

%

80

%

10

0%

To

ta

lS

ub

sid

ia

da

No

su

bs

id

ia

da

1234567891

0

TTB: 9% TTB: 4% TTB: 17%

%%

41

42 47 37

57 5362

1 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%


8. ¿Usted considera que el Programa Gobierno en línea del Ministerio de TIC le ha dado la orientación necesaria para cumplir la meta de publicación de información en el sitio Web de su propia notaria?

Si

No

No Responde



%%

42

32 2344

68 7756

0%

20%

40%

60%

80%

100%


9. ¿Se pueden realizar trámites en línea a través del sitio Web de la notaria?



Si

No

No Responde

%%

43

[9A] ¿Cuáles?

67

27

10

5

5

53

31

11

8

78

24

17

2

Base: Encuestados que realizan trámites en el sitio Web 77 36 41


Solicitud de documentos / certificados

Solicitud registros

Pago de impuestos

Otro

No informa


%%

44

95 96 93

5 4 7

0%

20%

40%

60%

80%

100%


10. ¿Planea en un futuro próximo ofrecer trámites en línea en sitio Web de la notaria?

Base: Encuestados que no realizan trámites en el sitio Web 298 204 94


Si

No

%%

45

24

23

21

18

13

6

7

33

44

22

11

11

14

43

15

14

14

Base: Encuestados que no planean ofrecer trámites en línea 16 9 7


Falta de capitación para el desarrollo de trámites en línea

Falta acceso a Internet a través de banda ancha

Restricciones de la normatividad

Falta de recursos económicos

Falta de interés

La demanda de servicios notariales es muy baja

No responde

11. ¿Por qué razones NO Planea en un futuro próximo ofrecer tramites en línea en sitio Web de la notaria?


%%

46

Comentarios

El 67% de las notarias tiene sitio Web. El resultado es muy similar en los dos segmentos.

Tres grupos o niveles de información claramente definidos se publican en los sitios Web de las notarias:

El primero con porcentajes muy altos, cercanos al 90%, son los datos generales (dirección, teléfono, nombre del notario y horario).

El segundo con porcentajes de alrededor del 80% es la información general relacionada con los servicios / trámites que se pueden realizar y el correo electrónico.

Y el tercer grupo con porcentajes de entre el 50% y el 30% tiene que ver con información más especifica: dirección Web de la superintendencia de notariado y registro (49%), procedimiento de los trámites (47%), requisitos de cada tramite (46%), tarifas notariales (46%), régimen legal de las notarias (31%), noticias relacionadas (31%) y marco legal de cada tramite (29%).

El 35% de los encuestados no respondió la pregunta referida, la siguiente respuesta con el porcentaje más alto es “Servicios / Trámites que se pueden realizar”. Todas las demás obtienen bajos porcentajes.

%%

47

Comentarios

Con relación al nivel de avance de la notaria en la publicación de información básica a través del sitio Web, en una escala de 1 a 10 donde 1 es muy bajo y 10 es muy alto, las notarias subsidiadas estiman un 5.9 y las, no subsidiadas 6.5.

La respuesta mayoritaria es que el Programa Gobierno en línea no le ha dado la orientación necesaria para cumplir la meta de publicación de información en el sitio Web de la notaria. A nivel total el porcentaje obtenido es del 57%, en el segmento subsidiada 53% y entre las no subsidiadas 62%.

Se observa que en el 68% de las notarías no se pueden realizar trámites en línea. Entre las subsidiadas el porcentaje para esta respuesta es más alto (77%), mientras que entre las no subsidiadas es del 56%.

Los trámites que más se realizan son solicitudes de documentos / certificados (67%) y solicitud de registros (27%).

El 95% de las notarias que no realizan trámites en su sitio Web planean en el futuro ofrecerlos.

Portal Notarial Colombiano

%%

49

Portal del Notariado Colombiano

49

Consulta de resoluciones Normatividad

Instrucciones administrativas para participar en concursos

La penetración de este servicio es cada vez más alta

Aunque existen niveles de consulta diferentes, en general

los notarios acceden con un cierta frecuencia, motivados

especialmente por la posibilidad de actualizarse en diferentes

temas Horarios

“Allí hay mucho concepto, mucha resolución, una persona que quiera aprender alguna cosa, allí también hay mucha cultura sobre notariado, es una página que además de brindar información, es educativa en el sentido de que allí hay

conceptos de la Superintendencia; el abogado que quiera conocer un tema “x”, puede acceder ”

“Me parece valiosa …porque si los funcionarios utilizaran el portal pues evitaríamos de pronto esa pérdida de tiempo y esa congestión porque ellos mismos accederían a una fuente fidedigna, verían los procesos notariales , las tarifas la forma de

liquidarlos… además para los ciudadanos en las consultas porque nosotros vivimos congestionados y los funcionarios muchas veces no tienen tiempo”

“Allí hay mucho concepto, mucha resolución, una persona que quiera aprender alguna cosa, allí también hay mucha cultura sobre notariado, es una página que además de brindar información, es educativa en el sentido de que allí hay

conceptos de la Superintendencia; el abogado que quiera conocer un tema “x”, puede acceder ”

“Me parece valiosa …porque si los funcionarios utilizaran el portal pues evitaríamos de pronto esa pérdida de tiempo y esa congestión porque ellos mismos accederían a una fuente fidedigna, verían los procesos notariales , las tarifas la forma de

liquidarlos… además para los ciudadanos en las consultas porque nosotros vivimos congestionados y los funcionarios muchas veces no tienen tiempo”

Actualización de Jurisprudencia

Desarrollo de noticias locales, nacionales, internacionales

Información sobre circulares

Información general

Tarifas

PORTAL NOTARIAL

COLOMBIANO

%%

50

50

Los requerimientos de la información que desearían encontrar sugieren dos perspectivas que definen el interés del usuario

PORTAL NOTARIAL COLOMBIANO

ORIENTACIÓN CONSULTA

Requisitos para tramitar

•Matrimonio•Compra-venta de

inmuebles •Sucesión

•Registro civil •Protocolo

Novedades

Tarifas

Disponibilidad de: •Paz y salvo del

impuesto predial •Certificado de

Tradición

Estado de trámites

Orientación sobre:•Cómo realizar una tutela

•Elaboración de minutas antes de que sea firmada

*En general de todo los procesos jurídicos que ameriten la asesoría de

un especialista

PNC – Portal del Notariado Colombiano

“Como te decía la información de normatividad, tener actualizada a la gente, que tal o cual trámite tiene una base normativa diferente, poderla

conocer por parte del usuario, y decir, ah bueno, es que yo me basaba en el decreto X, pero hoy este decreto agrego tal cosa; entonces información

para tener al tanto a la gente, que se debe hacer, es una gran ventaja”

“Como te decía la información de normatividad, tener actualizada a la gente, que tal o cual trámite tiene una base normativa diferente, poderla

conocer por parte del usuario, y decir, ah bueno, es que yo me basaba en el decreto X, pero hoy este decreto agrego tal cosa; entonces información

para tener al tanto a la gente, que se debe hacer, es una gran ventaja”

%%

51

PORTAL NOTARIAL COLOMBIANO - Expectativas

Los comentarios con relación al Portal Notarial Colombiano no apuntan en una sola dirección. Hay sugerencias de quienes lo consultan permanentemente y consideran que es muy completo porque

contiene información básica y de aquellos que no lo consultan frecuentemente

Particularmente se menciona que no se ha recibido orientación para alimentar la

información en la página.Incluso otra notaría sugiere que la

Superintendencia publique directamente las actualizaciones y la información, de manera que las notarías no tengan que

alimentar esa información Que se publiquen edictos de

matrimonios , sucesiones, avisos de remates

Instalar un chat para realizar consultas

Mantener para el ciudadanola opción de quejas y reclamos

Filtrar más la información para que no se “sature” de datos, dado que para un par de notarios se quiere

mostrar tantas cosas y datos que no llega a ser tan amigable visualmente

Qué debe hacer en el futuro?Qué debe mantener ?Qué debe dejar de hacer?

Aisladamente se comenta Otras sugerencias

“Que no se llene tanto la veo como llena y de pronto le empiezan a poner cosas que no vienen al caso ”

“Lo de quejas y reclamos es un buen sistema, aunque de verdad deben mejorarlo pues uno puede escribir y no pasar nada, pero es importante mantener eso”

“Que no se llene tanto la veo como llena y de pronto le empiezan a poner cosas que no vienen al caso ”

“Lo de quejas y reclamos es un buen sistema, aunque de verdad deben mejorarlo pues uno puede escribir y no pasar nada, pero es importante mantener eso”

%%

52

72 7863

28 2237

0%

20%

40%

60%

80%

100%


12. ¿Conoce el Portal Notarial Colombiano http://www.notariadocolombiano.com.co/portal/?

Si

No



%%

53

88 90 85

12 10 15

0%

20%

40%

60%

80%

100%


13. ¿Ha visitado el Portal Notarial Colombiano http://www.notariadocolombiano.com.co/portal/?

Si

No

Base: Encuestados que conocen el Portal Notarial Colombiano 272 187 85


%%

54

48

34

32

29

10

9

8

4

46

37

32

30

12

12

7

4

1

53

29

32

26

7

4

11

4

Base: Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72


Normatividad (estatuto notarial y normas a nivel nacional)

Directorio de Notarias

Servicios (notariales en línea, tramites notariales, consultas)

Información acerca del Portal Notarial Colombiano

Calendario de eventos

Preguntas Frecuentes

Noticias (internacionales, económicas y políticas)

Circulares

Perfiles de notarios

16. ¿Qué tipo de información ha consultado en el Portal?


%%

55

30

24

18

15

15

7

16

32

21

21

21

46

15

15

8

8

15

Base: Encuestados que no han visitado el Portal Notarial

Colombiano32 19 13


Falta de tiempo

Falta de interés

Dificultades para ingresar

Me siento muy lejano a la tecnología

No he tenido la necesidad de hacerlo

Falta de conocimiento sobre su existencia

15. ¿ Por qué razones usted no ha consultado el Portal Notarial Colombiano?


%%

56

14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a

La disponibilidad de la información de las notarias



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

19 258

1616

14

58 5172

6 6 61 2

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 35% TTB: 41%TTB: 22%

%%

57


El volumen de información



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

14 194

1718

16

58 5269

11 11 11

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 31%TTB: 37%

TTB: 20%

%%

58


La veracidad de la información del portal



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

28 30 23

15 1516

53 52 55

4 3 6

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 43% TTB: 45%TTB: 39%

%%

59


El nivel de actualización de información



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

16 214

17 16

19

54 5061

12 12 131 1 3

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 33%TTB: 37%

TTB: 23%

%%

60


La utilidad de los contenidos



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

17 227

2019

22

56 5265

6 6 61 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 37% TTB: 41%TTB: 29%

%%

61


La facilidad de navegación



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

13 176

1214

9

51 4563

19 18 215 6 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 25%TTB: 31%

TTB: 15%

%%

62


El diseño (Tamaño, letra, colores, organización)



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

19 259

1717

16

56 53

61

8 5131

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 36%TTB: 42%

TTB: 25%

%%

63


El funcionamiento de los Enlaces a otras notarias



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

14 184

13 12

16

53 48 62

16 18 144 4 4

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 27%TTB: 30%

TTB: 20%

%%

64


Lenguaje



[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

16 217

1617

15

63 5971

5 3 7

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 32%TTB: 38%

TTB: 22%

%%

65

17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3 es ni de acuerdo ni en desacuerdo 4 es De acuerdo y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame para cada una de las siguientes afirmaciones según su grado de acuerdo o desacuerdo.

Es una herramienta valiosa para los notarios



[5] Totalmente de acuerdo

[4] De acuerdo

[3] Ni de acuerdo ni en desacuerdo

[2] En desacuerdo

[1] Totalmente en desacuerdo 54 55 51

42 42 43

3 3 421

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 96% TTB: 97% TTB: 94%

%%

66


Es una herramienta valiosa para los ciudadanos y empresas porque agrega la información de las notarías de todo el país




[4] De acuerdo


[2] En desacuerdo

[1] Totalmente en desacuerdo 52 55 47

44 42 49

3 2 311 1

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 96% TTB: 96% TTB: 96%

%%

67


Es un espacio que genera comunidad al interior de los notarios




[4] De acuerdo


[2] En desacuerdo

[1] Totalmente en desacuerdo45 47 40

45 4740

5 48

5 2102

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 89% TTB: 94%TTB: 81%

%%

68


Es una herramienta que impacta la calidad de vida de los ciudadanos




[4] De acuerdo


[2] En desacuerdo

[1] Totalmente en desacuerdo42 44 37

44 4543

7 611

6 5 61 3

0%

20%

40%

60%

80%

100%


TTB: 86% TTB: 89%TTB: 80%

%%

69

14

117

5

5

5

2

2

1

1

2

459

15

9

6

3

5

5

3

1

2

1

2

48

8

13

15

8

10

4

4

1

3

39

11



Mantener actualizada la información

Facilidad de uso / amigable

Publicar información de temas puntuales

Un portal más interactivo

Darle mayor difusión / darlo a conocer

Ofrecer capacitación a los notarios Un Chat directo para consultar información que no figure en el

portal Mayor cobertura / vincule todas las notarías

Poder acceder a través de tecnología móvil

Mejorar el diseño / presentación

Otro

Nada

No sabe

18. ¿ Usted que le agregaría o mejoraría al Portal Notarial Colombiano?


%%

70

Comentarios

En un porcentaje cercano al 70% el portal es conocido. Este porcentaje es más alto entre las notarias subsidiadas que entre las no subsidiadas (78% y 63% respectivamente). Entre quienes lo conocen lo ha visitado el 88%.

Entre quienes han visitado el Portal Notarial Colombiano se observa que el promedio más alto en la calificación lo obtiene “La veracidad de la información” (3.7) y el más bajo “La facilidad de navegación” (3.1), resultados que revelan la necesidad de hacer ajustes en todos los atributos evaluados. Las calificaciones obtenidas en promedio son en su orden:

La veracidad de la información del portal 3.7La utilidad de los contenidos 3.5El diseño 3.5Lenguaje 3.4El nivel de actualización de información 3.3El funcionamiento de los enlaces a otras notarias 3.2La facilidad de navegación 3.1

La información que más se consulta en el Portal es en su orden: Normatividad - Estatuto notarial y normas a nivel nacional (48%), Directorio de Notarias (34%), Servicios notariales en línea, tramites notariales, consultas (32%) e Información acerca del Portal Notarial Colombiano (29%).

%%

71

Comentarios

A nivel de top two boxes (sumatoria de los rangos de respuesta totalmente de acuerdo y de acuerdo) se observa que El Portal Notarial Colombiano genera importantes niveles de acuerdo en cuatro temas claves de su misión:

Es una herramienta valiosa para los notarios (96%)Es una herramienta valiosa para los ciudadanos y empresas porque agrega la información de las notarías de todo el país (96%)Es un espacio que genera comunidad al interior de los notarios (89%)Es una herramienta que impacta la calidad de vida de los ciudadanos (86%)

El anterior hallazgo significa que los atributos de la herramienta relacionados con su utilidad para mejorar la relación de los notarios con sus pares y con los ciudadanos e impactar la calidad de vida de los usuarios de las notarias, tienen una evaluación muy favorable. Sin embargo con relación a las características de la herramienta, los notarios sí perciben áreas de mejora en aspectos como la facilidad de navegación, el funcionamiento de los enlaces con otras notarías, el volumen y disponibilidad y nivel de actualización de la información, la utilidad de los contenidos y el diseño de la página. Si éstos temas se optimizan tendrán probablemente un impacto muy positivo sobre el nivel de uso y apropiación de la herramienta entre los notarios.

El 45% de los consultados no dio sugerencias para agregar o mejorar el Portal. Aquellas con las menciones más altas son mantener actualizada la información (14%) y facilitar de uso, que sea amigable (11%).

Ventanilla única de tramites notariales (VUT)

%%

73

Aunque no se tiene pleno conocimiento, los notarios expresan tener una noción de su funcionamiento, incluso porque señalan que ya está operando en ciudades como Bogotá

“hoy en día el Estado tiene que estar en línea con todo para saber qué está pasando; nosotros estamos en línea con la Alcaldía de Cali, para darnos cuenta cuando hay un pago de un predial, si el paz y salvo es o no verdadero, eso es importante y con la Registraduría tenemos línea pero aquí a nivel del Valle, pero se está implementando una línea a nivel nacional, tú por

ejemplo vives en Riohacha y vienes a Cali y necesitas un registro civil, yo te lo puedo expedir desde aquí, entonces no tienes que ir a Riohacha, eso se está implementando, entonces qué pasa, con el tiempo todas las entidades van a estar en línea”

UNA GRAN VENTAJA DE ESTA PROPUESTA SE RELACIONA CON LA POSIBILIDAD DE

ARTICULAR LA GESTIÓN DE VARIAS ENTIDADES

Ventanilla Única de Trámites Notariales

Para los notarios en general, esta propuesta no tiene desventajas pues lo que pretende es disminuir la

tramitología

%%

74

Otros servicios que operan bajo el mismo concepto en línea , sirven como referente para proyectar cómo sería funcionamiento en temas notariales .

“Con los trámites de los inmuebles y los registros civiles se está garantizando seguridad jurídica, porque tiene que ver con que la situación del inmueble que se dice, sea verdad, si por ejemplo alguien dice que el inmueble no está

hipotecado, que no esté hipotecado, entonces cómo se comprueba en línea, en tiempo real se consulta con el número de matrícula inmobiliaria y se verifica directamente desde la misma Notaría”

Servicios equiparables

%%

75

74 7867

26 2232

1

0%

20%

40%

60%

80%

100%


19. ¿Conoce o ha oído mencionar la “Ventanilla Única de Tramites Notariales” (VUT)?

Si

No

No Responde



%%

76

43

22

13

13

7

5

5

2

11

9

11

44

29

10

13

8

5

4

2

13

8

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7

2

1

1

1

4

15



Agilizaría los trámites notariales

El servicio al usuario sería más eficiente

El acceso a los servicios notariales sería mas fácil

Ahorraría tiempo a los usuarios

Ahorraría costos a los usuarios

Mejoraría la cobertura del servicio notarial

Aumentaría la confianza / seguridad de los usuarios

Incentivaría el uso de las TIC

Contribuiría a la transparencia

Aumentaría los costos para las notarías

Otro

Ninguno

No sabe

20. La “Ventanilla Única de Trámites Notariales”, es una iniciativa del ministerio de las TIC y el programa Gobierno en Línea, que busca se ofrezcan servicios notariales en línea.¿Qué impacto tendría la puesta en marcha de La “Ventanilla Única de Trámites Notariales” en la gestión de su notaria?


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77

33

20

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10

9

9

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7

7

9

7

1

4

1

4

4



Nacimientos

Compraventa

Escrituras (pagos, certificados, solicitudes)

Corrección en el registro civil

Certificados (tradición y libertad, supervivencia)

Cancelación de Hipoteca

Matrimonios

Autorización permanente para salida del país de un menor de edad

Hipoteca

Cambio de nombre

Actualización de nomenclatura

Defunciones

Declaraciones Extra Juicio

Autenticaciones

Reconocimiento de hijos

Afectación a vivienda familiar

Inventario solemne de bienes

Cancelación a la afectación de vivienda familiar

Reglamento de propiedad horizontal

21. De los tramites que ofrece la notaria ¿ Cuáles serian los tres que usted considera se deberían ofrecerse en línea a través de la Ventanilla Única de Trámites Notariales?


Continúa…

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3

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3

5

3

1

4

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1

1

1

1

1

1

7



Poder general

Divorcios

Disolución y liquidación de la sociedad conyugal

Constitución de patrimonio de familia

Transformación de sociedad comercial

Pagos (impuestos, ...)

Cancelación patrimonio de familia

Reforma de Estatutos

Solicitud paz y salvos

Testamento

Constitución de Sociedad

Liquidación de sociedad comercial

Reforma al reglamento de propiedad horizontal

Disolución de sociedad comercial

Remates

Cesión de cuotas

Sucesiones

Otro

No sabe

21. De los tramites que ofrece la notaria ¿ Cuales serian los tres que usted considera se deberían ofrecerse en línea a través de la Ventanilla Única de Trámites Notariales?


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79

Comentarios

La Ventanilla Única la conoce a nivel total el 74% de los notarios consultados. Se observa, que el porcentaje de conocimiento es más elevado entre las notarias subsidiadas que entre las no subsidiadas (78% y 67% respectivamente).

Con relación al impacto que tendría la puesta en marcha de La Ventanilla Única de Trámites

Notariales en la gestión de su notaria todas las respuestas se relacionan principalmente con dos temas claves en la prestación de los servicios notariales: agilidad y eficiencia en los trámites.

Entre los trámites que los notarios consideran se deberían ofrecer en línea a través de la Ventanilla Única de Trámites Notariales cuatro tienen los porcentajes más altos: nacimientos (33%), compraventas (20%), escrituras (20%) y corrección en el registro civil (20%). Sin embargo, visto por segmentos, se observan diferencias importantes. Nacimientos en las notarias subsidiadas obtiene 26% y en las no subsidiadas 42%. Compraventa en las notarias subsidiadas obtiene 28% y en las no subsidiadas 10%. Escrituras en las notarias subsidiadas obtiene 8% y en las no subsidiadas 39%. Corrección en el registro civil en las notarias subsidiadas obtiene 28% y en las no subsidiadas 8%.

Limitaciones y restricciones de la Iniciativa Notarías en Línea

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81

Tecnologías de la Información y los dispositivos Móviles

Considerando que se exploró la viabilidad de hacer extensivos los servicios notariales en línea a dispositivos móviles, así como a la

utilización de la firma digital, a continuación se presentan las opiniones de los notarios al respecto

%%

82

Es un aval para el despacho y para usuario de que pertenece a la persona y está autorizada para hacer los trámites

Facilitaría notablemente los trámites cuando los interesados se encuentran en otra ciudad o país

Evita fraudes

Promueve una relación directa entre estos dos actores

Facilitará y modernizará el trámite de registro de nacimiento defunción , para matrimonio

Notario

“La firma digital es un avance, eso trabajan pues obviamente con una gran seguridad, personas que con unos hologramas, etc., logran establecer ese tipo de firma y el Notario con unos códigos acá también de seguridad la puede confirmar, la firma digital

para mí es buena”

“La firma digital es un avance, eso trabajan pues obviamente con una gran seguridad, personas que con unos hologramas, etc., logran establecer ese tipo de firma y el Notario con unos códigos acá también de seguridad la puede confirmar, la firma digital

para mí es buena”

Firma Digital – Aspectos Positivos

FIRMA DIGITAL O IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA

Aspectos Favorables

%%

83

Al no tener un enlace directo con la Registraduría, se minimiza el impacto de su alcance, dado que solo permite validación parcial de aspectos que reporta

el ciudadano.

“ Por lo que hemos leído y hemos oído, eso no pasa de ser un cántico a la bandera, eso no tiene ninguna utilidad práctica, yo tengo, yo compré la clave de certi-cámara y todas esas cosas, no ha venido la primera persona a

decirme nada , llevo dos años con esa vaina”

“Aquí hay una figura que se llama la firma digital que existe hace más de 10 años en el país, una norma, una ley, pero es difícil implementarla porque es que una de las características del servicio notarial es la identificación del cliente”

“ Por lo que hemos leído y hemos oído, eso no pasa de ser un cántico a la bandera, eso no tiene ninguna utilidad práctica, yo tengo, yo compré la clave de certi-cámara y todas esas cosas, no ha venido la primera persona a

decirme nada , llevo dos años con esa vaina”

“Aquí hay una figura que se llama la firma digital que existe hace más de 10 años en el país, una norma, una ley, pero es difícil implementarla porque es que una de las características del servicio notarial es la identificación del cliente”

La implementación no ha podido ser un hecho completamente real , lo cual reduce las expectativas de que en efecto pueda llegar a ser un recurso

funcional y que preste un servicio en tiempo.

“La identificación biométrica o huella digital, yo la tengo implantada aquí pero no la tengo en comunicación con la Registraduría Nacional , entonces esa es una cuestión que sirve internamente, pero si yo tengo la

comunicación en línea, esa sí es una gran ventaja porque yo sé que ese señor sí es”

“La identificación biométrica o huella digital, yo la tengo implantada aquí pero no la tengo en comunicación con la Registraduría Nacional , entonces esa es una cuestión que sirve internamente, pero si yo tengo la

comunicación en línea, esa sí es una gran ventaja porque yo sé que ese señor sí es”


Los notarios perciben que los beneficios de la iniciativa no son tan visibles y manifiestan sentirse insatisfechos por expectativas no cumplidas de proyectos adelantados en el pasado

Aspectos menos Favorables

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84

Teléfonos Móviles

Aunque lo ven viable, algunos opinan que no se podrían realizar con procesos complejos, su funcionalidad apuntaría más a temas

de consulta y requerimientos . Sin embargo, en general afirman que el beneficio es notable en la

medida que hace asequible el servicio al usuario en todo momento y lugar, permitiendo mayores beneficios.

“Yo no estoy de acuerdo, porque esos trámites de celulares son más que todo para operaciones bancarias, el quitar y poner, pero es que para un negocio jurídico eso no funciona, el negocio jurídico requiere por ejemplo presentación de la persona, verificación, necesitamos

consenso, acuerdo y esa vaina por celular, eso no”

“ información si puedes conseguir, tú coges tu BlackBerry te metes a Internet e igual entraste a la página y sacas información, solamente información, pero no para trámites.

“Yo no estoy de acuerdo, porque esos trámites de celulares son más que todo para operaciones bancarias, el quitar y poner, pero es que para un negocio jurídico eso no funciona, el negocio jurídico requiere por ejemplo presentación de la persona, verificación, necesitamos

consenso, acuerdo y esa vaina por celular, eso no”

“ información si puedes conseguir, tú coges tu BlackBerry te metes a Internet e igual entraste a la página y sacas información, solamente información, pero no para trámites.

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46

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3

2

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12

7

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10

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7

8

7

3

1

7



Mejoraría los tiempos de atención (rapidez y agilidad)

Permitiría ofrecer un mejor servicio a los usuarios

Ahorraría tiempo a los usuarios Proporcionaría comodidad a los usuarios para solicitar

servicios / hacer trámites Aumentaría la confianza y seguridad de los usuarios /

disminuiría el fraude

La información estaría disponible todo el tiempo

La información estaría unificada

Ahorraría costos a los usuarios / economía

Mejoraría la comunicación con los ciudadanos

Ahorraría tiempo a los funcionarios de la notarìa1

Ninguna

No responde

22. En términos generales ¿Que ventajas percibe de la Iniciativa Notarias en Línea?


Ventajas

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3

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1

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4

1

33

149

8



Inseguridad para el manejo de documentos e información

Implicaría tener una infraestructura de TIC robusta a las notarías

Trato impersonal / se pierde relacionamiento con los usuarios

Ocasionaría problemas en el servicio cuando se caiga el sistema

Falta de transparencia / legalidad

Implicaría capacitar al personal de la notaría

Costos de inversión muy altos para las notarias

Generaría desempleo / disminuiría el número de notarías

Otro

Ninguna

No responde

22. En términos generales ¿Que desventajas percibe de La Iniciativa Notarias en Línea?


Desventajas

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6

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4

4

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2

1

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1

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65

9

7

7

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4

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1

1

55

18



Publicaría información de procesos notariales (pasos, requisitos, documentos)

Aumentaría la cobertura / vincular a todos los municipios

Posibilitaría enlace con otras entidades del Estado

Mejoraría la plataforma / tecnología de punta

Limitaría el acceso indiscriminado al archivo notarial / seguridad

Le daría mayor difusión

Pondría a disposición un directorio de notarias

Posibilitaría a los usuarios de interactuar con los notarios

Dispondría de una biblioteca jurídica con motor de búsqueda

Daria opción de trabajar con huella digital

Otro

Ninguno

No responde

23. ¿Que aspectos o servicios le agregaría a la Iniciativa Notarias en Línea?


%%

88

Comentarios

El 46% de los notarios manifiesta que la principal ventaja que se percibe de la iniciativa Notarías en Línea es el impacto en los tiempos de atención que redundaría en rapidez y agilidad en la atención al usuario.

El 52% de los notarios consultados no percibe desventajas de la iniciativa. Sin embargo el 16% señala el tema de la inseguridad para el manejo de documentos y el 12% que implicaría disponer de infraestructura tecnológica robusta en las notarias para alinearse con los principales objetivos de la iniciativa.

El 61% de los encuestados responde que no le agregaría servicios a la iniciativa Notarías en Línea. Y el 87% no le quitaría servicios.

YUDY ARLETH

No se hicieron lso cambios solicitados en los comentarios.

Firma Digital

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90

63 60 67

37 40 33

0%

20%

40%

60%

80%

100%


24. ¿Tiene usted firma digital?

Si

No



%%

91

25. ¿Utiliza frecuentemente su firma digital?

Base: Encuestados que tienen usted firma digital 236 145 91


Muy frecuente

Poco frecuente

Casi nunca

Nunca

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21 22 20

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0%

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TTB: 40% TTB: 42% TTB: 37%

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1

1

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3

3

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7

1

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7

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4

4

4

2

2

2

2

4

Base: Encuestados que utilizan su firma digital 118 73 45


Trámites ante la DIAN / pagos

Impuestos / la parte tributaria / informes

Escrituras públicas

Cámara de Comercio

IVA

Declaración de renta

Para enviar escrituras a otros departamentos del país y otros países

Solicitar información sobre inmuebles a través del VUR

Pago/envío de escrituras firmadas digitalmente a través de la plataforma VUR

Pagos a entidades bancarias

Trámite de sociedades

Documento de tesorería impuesto de anotaciones

Compraventa

Pago de seguridad social

Otro

No responde

26. ¿Para qué tipo de trámites usa su firma digital?


%%

93

92 95 88

8 5 111

0%

20%

40%

60%

80%

100%


27. ¿Considera que es útil contar con firma digital?

Si

No

No Responde



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94

Comentarios

El 63% de los notarios tiene firma digital el 37% restante no.

El uso de la firma digital no es habitual, solamente el 19% de los notarios la utiliza muy frecuentemente, el 21% poco, el 10% casi nunca y el 50% nunca.

Entre quienes utilizan la firma digital su principal uso es en trámites ante la DIAN.

Y por último el 92% de los encuestados considera que es útil contar con la firma digital.

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95

Finalmente los notarios expresan los pros- y los contras de llevar a cabo el proyecto

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96

Finalmente cómo se percibe entonces el servicio en línea en las notarías? Aspectos Favorables

Cambia la imagen de las Entidades estatales al proyectarse más eficientes y especialmente transparentes

Mejora la calidad de vida del funcionario estatal: Realiza procesos en menor tiempo,

Disminuye costos: En papelería, en personal.

Reduce el nivel de engaños ej : Intermediarios que falsifican documentos; hacerlo en línea permite identificar la procedencia

Las menciones más frecuentes se refieren a:

Proporciona mayor seguridad Jurídica

Las menciones menos frecuentes se refieren a:

Fomenta el control financiero como los recaudos de diversa índole ej. Impuestos

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97

La exigencia de una gran inversión podría ser una barrera en la medida que no haya suficiente

compromiso estatal para hacer ejecutable en un corto-mediano plazo, un proyecto tan ambicioso

Se puede reducir su alcance en caso de que no haya un alto compromiso de cada notario a nivel personal y un actitud de

receptividad a los cambios

Las limitantes de conectividad e infraestructura en el territorio nacional especialmente en pequeños pueblos y municipios, podría dilatar la

implementación

Exige personal idóneo y más capacitado, lo cual puede incrementar costos de contratación

“Nada es difícil en cuestión tecnológica si existen los elementos y si existen los recursos.. lo que pasa es que yo creo que cuando uno pretende abarcar tanto, no alcanza nada….fijémonos un propósito, vamos a hacer este año esto, saquemos eso adelante entre todos… yo pregunto: Muéstrame qué tenemos en este momento concreto y ahí empezamos a charlar, mientras tanto estamos

hablando carreta”

“Nada es difícil en cuestión tecnológica si existen los elementos y si existen los recursos.. lo que pasa es que yo creo que cuando uno pretende abarcar tanto, no alcanza nada….fijémonos un propósito, vamos a hacer este año esto, saquemos eso adelante entre todos… yo pregunto: Muéstrame qué tenemos en este momento concreto y ahí empezamos a charlar, mientras tanto estamos

hablando carreta”

En algunos casos genera escepticismo

Aspectos menos Favorables

A pesar de los motivadores identificados, los elementos que surgen como posibles barreras son:


%%

98

Qué trámites pueden realizarse mediante la iniciativa ?

Los trámites que se consideran viables por no requerir de intermediación son

Conceptos Jurídicos

Copias de documentos

Expedición de paz y salvo de impuesto predial

Valorizaciones- Paz y salvo

Certificado de cámara y comercio

Certificado de Registro

Los notarios concuerdan en que éstas son opciones que permiten seguimiento en línea, aspecto que representaría hacer

la gestión de la notaría mucho más eficiente y por ende con grandes beneficios para el ciudadano

Verificación de la vigencia de poderes

En qué va mi trámite? Se aclara que en el caso de algunos

trámites, acudir a la notaría es un paso que debe realizarse en una etapa inicial, sin

embargo, posteriormente el contacto se haría a través de medios electrónicos lo que

representa ahorro de tiempo y dinero

“Esto ayudaría mucho .. obviamente para el ciudadano una colaboración muy grande porque no tiene que volver a llevar escrituras , disminuye costos y agiliza trámites”

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99

Trámites que más se realizan actualmente o se consultan en línea

Si están revisadasSi están revisadas

Si están aprobadas Si están aprobadas

Si se debe devolver Si se debe devolver

Ubicación Ubicación

Escrituras

Registro Civil

•Requisitos para Matrimonio•Compra-venta de inmuebles

•Sucesión

Tarifas: Autenticaciones

Horarios

Ubicación geográfica

Existen variedad de consultas sin embargo están focalizadas especialmente en los siguientes aspectos

“La verdad yo creo que el alma de la notaria siempre va hacer el tema de escritura, el registro civil “

” Consultan mucho horarios, qué cuanto vale la autenticación, dónde quedan las oficinas eso es lo que más se consulta”

“Pues escrituras, registro, requisitos para casarse, para vender una casa, un traspaso , no quieren perder el tiempo entonces pueden mirar, cómo es el estado “

“La verdad yo creo que el alma de la notaria siempre va hacer el tema de escritura, el registro civil “

” Consultan mucho horarios, qué cuanto vale la autenticación, dónde quedan las oficinas eso es lo que más se consulta”

“Pues escrituras, registro, requisitos para casarse, para vender una casa, un traspaso , no quieren perder el tiempo entonces pueden mirar, cómo es el estado “

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Perspectiva de los trámites en línea en el futuro.

Para muchos, aunque Colombia ha avanzado en la sistematización, aunque la iniciativa es bien recibida , representa un gran desafío , que requiere de más desarrollo para verse implementada adecuadamente .

La disponibilidad de los recursos económicos necesarios para implementar el proyecto a nivel nacional puede no ser suficiente para un proyecto tan grande, también requiere del robustecimiento

de recurso humano especializado que se encargue de mantener la información actualizada, clara y oportuna.

Algunos de los factores que más inciden para ver un futuro más promisorio en el corto plazo son:

Algunos de los factores que más inciden para ver un futuro más promisorio en el corto plazo son:

Lograr enfrentar la barrera cultural : Se cree que un proceso de asimilación de un lenguaje electrónico debe estar soportado por un

robusto plan de capacitación

“Yo creo que o estamos preparados, no, en un futuro cercano un término próximo no, porque si nos ponemos a ver, se ha intentado de implementar esos sistemas de más de 30 años y seguimos viendo las filas en las notarias, las filas en registro,

entonces yo no creo que lo vaya a ver, tal vez mis nietos”

“Puntos críticos, hablábamos de la seguridad, de la misma implementación de la estructura como tal, del rechazo a nivel empleados y social “

“Nada es difícil en cuestión tecnológica si existen los elementos y si existen los recursos y si existen las cosas, lo que pasa es que yo creo que cuando uno pretende abarcar tanto, no alcanza nada, entonces a mí me parece que lo primero que tenemos

que hacer es gatear, luego aprendamos a caminar y luego si salgamos a correr”

“Yo creo que o estamos preparados, no, en un futuro cercano un término próximo no, porque si nos ponemos a ver, se ha intentado de implementar esos sistemas de más de 30 años y seguimos viendo las filas en las notarias, las filas en registro,

entonces yo no creo que lo vaya a ver, tal vez mis nietos”

“Puntos críticos, hablábamos de la seguridad, de la misma implementación de la estructura como tal, del rechazo a nivel empleados y social “

“Nada es difícil en cuestión tecnológica si existen los elementos y si existen los recursos y si existen las cosas, lo que pasa es que yo creo que cuando uno pretende abarcar tanto, no alcanza nada, entonces a mí me parece que lo primero que tenemos

que hacer es gatear, luego aprendamos a caminar y luego si salgamos a correr”

La capacidad de respuesta frente a la acción delincuencial podría limitar la aceptación de la propuesta

CONSIDERACIONES FINALES

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Posterior a la revisión de la información, estos son algunos aspectos a tener en cuenta dado que sintetizan las percepciones, opiniones y sugerencias de los notarios que participaron en el estudio

Qué aspectos se deben considerar en el momento de implementar esta iniciativa ?

Organización logística

Inversión Capacitación

En una primera gran instancia Apoyo del Gobierno mediante:

Como una labor específica de las notarías además de un trabajo conjunto en estás áreas

Infraestructura

Socialización

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103

Disponen de menos recursos, y en términos de infraestructura familiaridad con el lenguaje tecnológico y por ende supone un esfuerzo económico

importante

Inversión

Aspectos relevantes para la Implementación de la Iniciativa

Particularizando estos aspectos se encuentra :

“la inversion es muy grande eso cuesta mucho dinero, de lo que estamos hablando de tecnología eso cuesta mucho dinero y este es un compromiso que tiene que tener el gobierno las entidades

descentralizadas la superintendencia de notarias y registros y la voluntad individual de cada notario , ….algo que tiene que ser un compromiso de gobierno de los ciudadanos y las entidades del estado es un

conjunto es un equipo.”

Articula la colaboración del gobierno, así como de las notarías, en un compromiso claro para establecer la procedencia de los recursos.

La infraestructura, el personal capacitado, la adquisición de software , equipos, asesores técnicos, son entre otros, aspectos que para el segmento

ameritan un esfuerzo económico importante que debe ser considerado seriamente para que no se estanque el desarrollo del proyecto.

Particularmente este es un tema que afectaría más a las Notarías subsidiadas

que tienen menos recursos y por ende requieren de

más apoyo “La misma Superintendencia o en últimas el gobierno les facilitará los medios para implementar

el sistema, claro, ellos van a tener una barrera grandísima y es la falta de recursos

“La misma Superintendencia o en últimas el gobierno les facilitará los medios para implementar el sistema, claro, ellos van a tener una barrera grandísima y es la falta de recursos

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Definitiva para garantizar el éxito de la Iniciativa. En opinión de los notarios, se debe trabajar necesariamente

en el entrenamiento del personal notarial para que incorpore las competencias que le permitirán adaptarse al

nuevo sistema de trabajo

Capacitación


Otros aspectos mencionados

“Es que todos esos avances tecnológicos tiene su temor..para mi por lo menos fue difícil pasarme al computador le sacaba las miles de excusas … hay que generar confianza, explicar de manera muy

sencilla al usuario general y también a los notarios, al funcionario en general , porque la verdad hoy tenemos una reunión de notarios, y no sabemos cómo es que funciona esa vaina llega el usuario?

llama por teléfono? no sabemos !

Gran parte del buen aprovechamiento de las herramientas virtuales consiste en implementar un programa consistente de comunicación a la comunidad para sensibilizar en este tema

Socialización

“Me parece un buen proyecto que hay que hacerlo más público, socializarlo más, tanto para el notariado como el ciudadano, que se conozco más .. porque no es suficiente hacer una página

en Internet, ofrecer unos servicios y limitarnos a ellos, sino ir más allá”

“De pronto falta de conocimiento a nivel del usuario raso, y de pronto falta de ofrecimiento por parte de las notarias, porque si yo como notarios, tengo esas herramientas y no le digo: mire señor usuario podemos hacer esto, pues obviamente el usuario nunca se va a enterar”

“Me parece un buen proyecto que hay que hacerlo más público, socializarlo más, tanto para el notariado como el ciudadano, que se conozco más .. porque no es suficiente hacer una página

en Internet, ofrecer unos servicios y limitarnos a ellos, sino ir más allá”

“De pronto falta de conocimiento a nivel del usuario raso, y de pronto falta de ofrecimiento por parte de las notarias, porque si yo como notarios, tengo esas herramientas y no le digo: mire señor usuario podemos hacer esto, pues obviamente el usuario nunca se va a enterar”

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Organización logística

Infraestructura

La adecuación física de las locaciones igualmente es un factor a considerar, pues se debe contemplar la disponibilidad de redes de

conexión, la disponibilidad de espacio para la instalación de equipos, etc..

Algunos entrevistados reportan que el cambio del sistema tradicional al sistema en línea exige un gran esfuerzo especialmente en las

notarías grandes, para recabar toda la información y adaptarla a los medios digitales

“ Como punto crítico veo que las notarias que son grandes, de muchos años, que tienen una historia muy larga, entonces tienen que hacer todo el tema de archivos, toda la base

de datos, y de actualizarse, es crítico desde el punto de vista logístico y económico”

“La adecuación del local claro, eso implica obviamente instalar la red como tal interna, que permita implementar el proyecto, el sistema, entonces el cambio a nivel locativo también tiene que darse.. si

una casa de estas no está con la suficiente capacidad de energía eléctrica para alimentar maquinaria, computadores, eso implica modificaciones locativas importantes”

“Todas esas cosas del estado que empiezan a flaquear por falta de equipos, el personal , los notarios en los pueblos no tienen ni secretaria y la maquina todavía sigue siendo la de moler como dicen “

“La adecuación del local claro, eso implica obviamente instalar la red como tal interna, que permita implementar el proyecto, el sistema, entonces el cambio a nivel locativo también tiene que darse.. si

una casa de estas no está con la suficiente capacidad de energía eléctrica para alimentar maquinaria, computadores, eso implica modificaciones locativas importantes”

“Todas esas cosas del estado que empiezan a flaquear por falta de equipos, el personal , los notarios en los pueblos no tienen ni secretaria y la maquina todavía sigue siendo la de moler como dicen “

Adicionalmente se menciona que por parte de las notarías el trabajo también es retador


CONCLUSIONES

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107

Conclusiones

La falta de recurso humano y el temor por la seguridad de la información en los procesos, podrían convertirse en obstáculos para que las notarías subsidiadas se alineen con la iniciativa de notarias en línea.

Los notarios perciben que las notarias y en especial el ROL DEL NOTARIO actúan bajo el principio de intermediación, eje de la filosofía del notariado especialmente en algunos trámites donde una de sus funciones es dar Fe pública. En consecuencia su labor (a menos que se hagan cambios legales de fondo ) no se vería afectada con el desarrollo de la iniciativa.

Si se explica bien el papel que seguirían teniendo los notarios en su condición de testigos presenciales, el concepto de la notaria en línea sería bien recibido por los notarios, es decir éstos seguirían en su proceso de intermediación para procesos y trámites claves.

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108

Conclusiones

Hay receptividad frente a la Iniciativa, actitud fomentada gracias al lenguaje tecnológico cada vez más evidente en todos los contextos, y particularmente en el entorno notarial, en donde se ha sentido claramente la necesidad de “reinventar” las prácticas habituales en aras de la competitividad y la eficiencia para la oferta de trámites y servicios a los ciudadanos y empresarios.

Aunque no se presenta de forma evidente en todas las notarías, el desarrollo digital y modernización de los procesos en la operación en algunas (que han servido como piloto) ha sido un importante modelo para que aquellas que no van en la misma línea, perciban las ventajas de las comunicaciones tecnológicas y tengan mayor apertura a la Iniciativa.

Es cada vez mas evidente la necesidad de los notarios de hacer uso de otros canales y medios para relacionarse con sus usuarios y otras entidades del Estado, específicamente los canales electrónicos.

Con la Iniciativa, claramente se detectan importantes beneficios para el funcionamiento de las notarías, que redundan en la optimización de los tiempos de ejecución y respuesta al usuario y por ende en un menor desgaste de los funcionarios. Esto de alguna manera incrementaría la eficiencia y distribución de las funciones al interior de las notarías.

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109

Conclusiones

Entre algunas de las barreras que enfrentan las notarías para la implementación de la Iniciativa Notarías en Línea se destacan:

Cultura del papel: especialmente en los segmentos de personas mayores, el soporte que da el papel tiene aún alta vigencia. Las firmas en los documentos aún son valoradas por asociarse a la seguridad y tranquilidad que genera la tenencia de los documentos físicos; el cambio cultural en este sentido, representa una prioridad y un desafío.

Cultura del Trámite: la presencia física del ciudadano y la seguridad que le proporciona lo «conocido» sigue vigente, pues esta manera de relacionarse con el sistema notarial es habitual y los ciudadanos descartan otras opciones de relacionamiento con estas entidades para solicitar servicios y trámites. Esta situación amerita un trabajo de cambio cultural de los dos actores.

Desconfianza frente a las medidas de seguridad: es ampliamente comentado el hecho de que aún los sistemas virtuales son vulnerables y que generan desconfianza especialmente en los adultos mayores y en personas de menor nivel socioeducativo. Estas barreras que se pueden superar a partir de la comunicación de experiencias positivas del uso de canales electrónicos entre estos grupos de población para la solicitud de servicios y trámites.

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110

Conclusiones

Se requiere de una implementación gradual y consistente de los procesos en línea, de manera que tanto funcionarios como usuarios perciban que realmente la Iniciativa ofrece mayor funcionalidad al ejercicio notarial.

Socialización, divulgación, promoción y asesoría, son conceptos claves para sensibilizar a los usuarios del servicio en relación con las bondades del uso de las TIC para el mejoramiento de la calidad de vida y competitividad de las empresas.

Los notarios manifiestan que no siempre cuentan con el soporte y orientación permanente que les permita estar familiarizados con las tecnologías. Por esta razón se sugiere crear conciencia de que el alcance, aceptación, y demanda de los servicios notariales están asociados con un plan o proyecto robusto, estructurado y de permanente promoción y capacitación en el manejo y aprovechamiento de las TIC.

MUCHAS GRACIAS

Evaluación del Plan de Iniciativa Notarias en Línea

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