Evaluación rendición de cuentas 2014 personeria

EVALUACIÓN A LA RENDICIÓN

DE CUENTAS VIGENCIA 2014

DICIEMBRE DE 2014

MARLON AUGUSTO CABRERA DAZA

Personero de Villavicencio

Equipo Evaluador

Sara Milena Guevara Ocampo

Asesor de Control Interno

VILLAVICENCIO

Personería de Villavicencio

Personería de Villavicencio: Evaluación a la Rendición de Cuentas Vigencia 2014

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CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN

II. GENERALIDADES DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS

III. CONTEXTO INSTITUCIONAL

IV. ETAPA DE PLANEACIÓN

V. ETAPA DE EJECUCIÓN

VI. ETAPA DE VERIFICACIÓN

VII. ETAPA DE ACTUACIÓN

VIII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

IX. REGISTRO FOTOGRÁFICO

X. DIFUSIÓN DEL EVENTO


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I. INTRODUCCIÓN

La Oficina de Control Interno de la Personería de Villavicencio, en su rol de asesor

y de evaluador de las actividades propias de la gestión de la entidad, efectuó la

evaluación del ejercicio de Rendición de Cuentas de la vigencia 2014,

presentado por la Alta Dirección y los Delegados de la Entidad el día 10 de

Diciembre de 2014 en el Polifuncional Ubicado en el barrio Olímpico en la ciudad

de Villavicencio.

Teniendo en cuenta que dentro del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

de la Personería de Villavicencio se encuentra como elemento de su estructura la

Rendición de Cuentas, para la evaluación de esta actividad se tomó como

metodología de evaluación dicho Plan, mediante la supervisión a las etapas de

Planeación, Ejecución, Verificación y Actuación.

Para la evaluación de la rendición de Cuentas, se tuvo en cuenta: el resultado

arrojado en la aplicación de la encuesta “Evaluación de la Rendición de Cuentas

de la Personería de Villavicencio” y por otro lado, la verificación de documentos,

herramientas y demás elementos desplegados para la realización del evento.

Así mismo dentro del desarrollo de la actividad se preguntó a los asistentes del

evento las actividades que consideran que se deben llevar para mejorar la

gestión de la entidad como una estrategia de inclusión participativa de la

ciudadanía en el Plan de Acción para la próxima vigencia.


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II. GENERALIDADES DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS

Dando cumplimiento a los principios y valores éticos de la Personería de

Villavicencio y al resultado de la gestión de la vigencia 2014 se presentan en el

siguiente cuadro las generalidades de la rendición de cuentas, así:

DESCRIPCIÓN

Fecha y Lugar de

Realización

La Personería de Villavicencio llevó a cabo el

evento de Rendición de Cuentas, el día 10 de

diciembre de 2014, en el Polifuncional del

Barrio Olímpico en la ciudad de Villavicencio,

de acuerdo con la convocatoria publicada

en los diferentes medios de extensión masiva.

Alcance de la

rendición de

Cuentas

Presentación de resultados de la gestión al

periodo comprendido entre 1 de Enero de

2014 y el 15 de Noviembre de 2014.

Responsables de la

Rendición de

Cuentas

Dr. Marlon Cabrera - Personero de

Villavicencio

Dra. Mónica Chavarro - Delegada Derechos

Humanos

Dra. Ella González - Delegada en Asuntos

Policivos

Dra. Fabio Acevedo - Delegada Penal

Dra. Rogelio Rodríguez - Delegada Servicios

Públicos y Medio Ambiente

Dra. Carina Sánchez - Delegada Vigilancia

Administrativa

Dra. Blanca Delfa Barreto - Oficina Jurídica y

Atención al Usuario.

Dra. Sandra Pinzón - Oficina Administrativa y

Financiera

Dra. Sara Guevara - Asesor Control Interno

Dr. David Vera - Personero Auxiliar.


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III. CONTEXTO INSTITUCIONAL

de la Personería de Villavicencio

IV. ETAPA DE PLANEACIÓN

La Gestión Operativa del Proceso de Rendición de Cuentas estuvo a cargo de la

Oficina de Planeación. En esta etapa se definieron las fases previas a la Rendición

de Cuentas, los niveles de responsabilidad de la gestión y de los responsables de

la comunicación para dar despliegue a la ciudadanía sobre el evento.

Basado en lo descrito en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en

su aparte Rendición de cuentas con respecto a lo contenido en la Carpeta

“Rendición Pública de Cuentas 2014” de la Personería de Villavicencio, me

permito precisar lo siguiente:

- Mediante Acta No 01 se celebró el 4 de Noviembre de 2014 reunión con los

funcionarios de la Personería de Villavicencio, en donde se dió apertura al

proceso de rendición de Cuentas. En dicha reunión se designaron

funciones y compromisos para el día 15 de noviembre así:

Actividades y Responsables - Rendición de Cuentas 2014

Responsable

rendición de

Cuentas

Asesor Delegado y apoyo Profesional de

Planeación.

Invitación al evento Secretorios (as) y Técnico de

Correspondencia.

Informe rendición

de cuentas

Jefes de Oficina y Personeros Delegados

(fecha límite 15 de Noviembre).

Metodología del

Informe

La información debe contener el porcentaje

(%) de avance del POA basado en los

lineamientos contemplados en la Guía de la

Procuraduría General de la Nación.

- El día 7 de Noviembre de 2014 se solicitó mediante Circular 005 a todos los

Jefes de Oficina y Personeros Delegados la información para el informe de

gestión de la vigencia 2014 a corte del 15 de Noviembre.


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- Mediante Resolución No 299 de la Personería de Villavicencio se ajustó el

formato para la Evaluación de la Rendición Pública de Cuentas.

- Dentro de la carpeta “Rendición Pública de Cuentas 2014” se encuentra el

informe de la Delegada Penal (entregado el 18 de Noviembre de 2014), el

informe de la Delegada de Vigilancia Administrativa (entregado el 24 de

Noviembre de 2014), el informe de la Delegada en Asuntos Policivos (sin

fecha de entrega), las otras delegadas y oficinas no tienen informe físico

dentro de la carpeta en mención. De igual manera se realizó una

encuesta participativa a ocho (8) usuarios sobre la temática que le gustaría

que se hiciera o se incluyera, los resultados definieron que les gustaría

conocer sobre salud, servicios públicos, desplazados y difusión de la labor

de la Personería de Villavicencio.

- En cuanto a la información externa, los secretarios (as) y el técnico de

correspondencia fueron designados para desarrollar la actividad de

invitación al evento.

- Para la convocatoria del evento fueron utilizados diferentes medios como

fueron la invitación formal por periódico y tarjeta, vía telefónica,

publicación en la página oficial de la Personería de Villavicencio y

perifoneo, estas actividades fueron apoyadas por un equipo de

comunicaciones conformado por el técnico de sistemas y el periodista de

la entidad.

- El día 1 de Diciembre de 2014 se realizó reunión para verificar el avance de

la entrega de los informes y la logística del evento de Rendición de

Cuentas. En el desarrollo del acta se menciona por personerías delegadas

y oficinas el estado de la entrega del informe; a saber que la Delegada

Penal fue la única delegada que a la fecha cumple con la presentación

del informe ejecutivo y la presentación en diapositivas; las demás

delegadas deben hacer ajustes al informe requerido.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

- De acuerdo a lo contenido dentro del Plan Anticorrupción y de Atención

al Ciudadano, la primera etapa correspondiente a la Planeación inició un

mes después de lo descrito; es decir debía realizarse en la primera semana

del mes de Octubre.

- Se evidencia que para la organización y preparación interna de la

información se siguió lo establecido en cuanto a los parámetros de

rendición para la fase de alistamiento de la información, se utilizó la

metodología de Acta de Reunión. Como recomendación se propone el

inicio de las actividades en el mes de Octubre por cuanto el cronograma

se desplazaría y los tiempos de entrega de los informes se ven reducidos y


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así la posibilidad de su cumplimiento por parte de los personeros delegados

y los jefes de oficina.

- Para facilidad del manejo de la información externa se propone involucrar

en el mes de Octubre el programa “Que quieres saber en la Rendición de

Cuentas”, el espacio puede hacer parte del Programa de Personería al

Barrio y en él se puede promocionar la temática de interés de los

ciudadanos mediante la realización de encuestas sencillas.

V. ETAPA DE EJECUCIÓN

Los días 8 y 9 de Noviembre se destinaron para la etapa de ejecución de

la rendición de cuentas, actividad que consistió en la realización de todo

lo planeado.

Esta etapa es muy importante y demanda de la responsabilidad de los

funcionarios encargados, pues consiste en el alistamiento de todo lo

necesario para el evento. Se realizó mediante una reunión en donde se

revisó detalladamente todo lo requerido (informe ejecutivo, lugar,

vehículos, transmisión, materiales para el evento, etc.).

Posterior a esto, el día 10 de Diciembre de 2014 siendo las 3:30 p.m. se dió

inicio al acto protocolario de la Rendición de Cuentas de la Personería de

Villavicencio, la presentación del informe fue de tipo ejecutivo y consistió

en un modelo participativo por parte del Personero, los Personeros

Delegados y los Jefes de Oficina. El desarrollo del evento se dió por

espacio de 2 horas y media y contó con la asistencia de 72 personas

(Anexo Lista de Asistencia).


Se recomienda realizar Acta de reunión y lista de che queo que permita

llevar un mejor control sobre lo existente y lo pendiente para el evento de

rendición de cuentas.

VI. ETAPA DE EVALUACIÓN

La metodología utilizada del evento de rendición de cuentas, consistió en

el método de observación y la realización de encuestas para medir la

satisfacción de los usuarios.


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Aspectos Evaluados

1. Logística del Evento:

Para la ejecución de la rendición de cuentas la Personería de Villavicencio hizo

diversas actividades para realizar la comunicación masiva del evento. El evento

inició a un tiempo adecuado, con un buen número de asistentes, en un lugar

central y de fácil acceso para la ciudadanía.

2. Participación de las Organizaciones y la Ciudadanía

La Alta Dirección junto a los funcionarios de la Personería de Villavicencio se

preocuparon especialmente por la divulgación del evento; más sin embargo,

todavía no se ha logrado el propósito de contar con un ejercicio más activo por

parte de la ciudadanía y por ende la generación de mejores espacios de

participación ciudadana.

3. Espacios de interlocución con la ciudadanía.

Como canal de comunicación con las organizaciones de la sociedad y la

ciudadanía en general se dispuso utilizar el canal por medio de la página web:

httP://www.personeriavillavicencio.gov.co/rendicion2014/index.php.

4. Información posterior al evento

En la página web de la Personería de Villavicencio se encuentra dispuesto el

informe de Rendición de Cuentas del año 2014. La comunidad en general puede

conocer el trabajo y gestión realizado por cada una de las delegadas.

Evaluación de la Encuesta 1

Se realizó un muestra del 20 % de los asistentes al evento. A dicha muestra

se le presentó la encuesta, la cual consistió en diez (10) preguntas con

respuesta única en su gran mayoría. La tabulación de la encuesta es la

siguiente:

1. Cree Usted que la Audiencia se desarrolló de manera:

Muy organizada: _____ Regularmente organizada: _____Mal organizada: _____

http://www.personeriavillavicencio.gov.co/rendicion2014/index.php


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86%

14%

0%

Pregunta 1. La Audiencia se desarrolló de manera:

Muy organizada

Organizada

Mal Organizada

2. ¿Se publicó a tiempo el Informe de Gestión de la Personería?

Sí _______ No _________

100%

0%

Pregunta 2. Se publicó a tiempo el informe de Gestión de la Personería?

Sí No


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3. La explicación dada por el Moderador sobre la forma de intervenir en la

Audiencia Pública, fue:

Clara __________ Confusa __________

4. ¿Cómo se enteró de la realización de la Audiencia Pública?

Emisoras ______ Invitación directa: _____ A través de la comunidad: _____

Correo electrónico: ________ Página WEB:________ Prensa:_______

Emisora

Invitación Directa

Comunidad

Correo elect.

Página Web

Prensa

7 %

Pregunta 4. Cómo se enteró de la realización de la Audiencia Pública?

21,5 %

71,5%


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5. La utilidad de la Audiencia Pública, como espacio para la participación

de la ciudadanía en la vigilancia de la gestión pública, es:

Muy importante: _______ Importante: _______ Sin importancia: _______

6. ¿Considera necesario continuar con la realización de audiencias

públicas para el control de la gestión pública?

Sí _______ No ________

7. Ha utilizado el servicio de la Entidad


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Sí ________ No_________

8. Si su respuesta fue afirmativa, por favor califique el servicio que le

brindaron fue:

Excelente ______ Bueno ______ Regular ______ Malo ______


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9. Considera que la Gestión de la Personería contribuye a mejorar las

condiciones de vida de los ciudadanos.

Sí _________ No __________

10. Indique las sugerencias, comentarios u observaciones, para mejorar la

Rendición Pública de la Personería Municipal de Villavicencio.

En general la encuesta determinó que los ciudadanos consultados

consideran que la Personería de Villavicencio les ha brindado a los usuarios

un eficiente servicio. Solicitan que se aumente la presencia de líderes y

personas de la administración pública, con el fin de hacer más

participativos y enriquecedores los espacios de rendición de cuentas.

Análisis de las Respuesta

Respuesta 1.

El 86 % de las personas encuestadas consideró que la Audiencia se

desarrolló de manera muy organizada y un 14 % regularmente organizada.

Respuesta 2.

El 100 % de las personas encuestadas consideró que el informe de gestión

de la Personería de Villavicencio fue publicado a tiempo.


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Respuesta 3.

El 100 % de las personas encuestadas consideró que la explicación dada

por el moderador para la intervención por parte de la ciudadanía en la

audiencia pública fue clara.

Respuesta 4.

De los diferentes medios utilizados para convocar la audiencia pública el 7

% se enteró por la comunidad, el 21,5 % por las emisoras y el 71,5 % por

medio de la invitación directa realizada por la Personería de Villavicencio

para un total del 100%.; de los asistentes encuestados ninguno se enteró

por medio del correo electrónico, la página Web o la prensa.

Respuesta 5.

El 100 % de las personas encuestadas consideró que la Audiencia Pública

como espacio para la participación ciudadana en la vigilancia de la

gestión pública es Muy Importante.

Respuesta 6.

El 100 % de las personas encuestadas consideró que es necesario continuar

con la realización de Audiencias Públicas para el control de la gestión

pública.

Respuesta 7.

El 86 % de las personas encuestadas señaló haber utilizado los servicios de

la Personería de Villavicencio y un 14 % de los encuestados no ha hecho

uso de los servicios.

Respuesta 8.

Del 100 % de las personas que respondieron afirmativamente haber

utilizado el servicio de la Personería de Villavicencio, un 67 % de los

encuestados consideró que el servicio prestado fue excelente, un 25 % lo

consideró bueno y sólo el 8 % consideró que el servicio fue regular.

Respuesta 9.

Del 100 % de las personas encuestadas considera que la gestión de la

Personería de Villavicencio contribuye a mejorar las condiciones de vida

de los ciudadanos.


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Respuesta 10.

Como ya fue mencionado en la pregunta 10 los usuarios han evaluado

satisfactoriamente el resultado del servicio prestado por la Personería de

Villavicencio. Consideran que es importante que a los eventos de

rendición de cuentas asistan los diferentes representantes de la ciudadanía

como son los líderes comunales y funcionarios de entidades estatales con

el ánimo de realizar un evento más abierto, participativo y con mejores

resultados de cara al mejoramiento de los procesos misionales de la

Personería como son la defensa de los Derechos humanos y la protección

del interés público.


- La audiencia pública se desarrolló de una manera organizada,

dando inicio a tiempo al programa y con un buen número de

asistentes al evento.

- El mecanismo de intervención por parte de los asistentes fue descrito

claramente por el moderador del evento. Se recomienda pasar

una hoja de preguntas para que sea más organizada y se tenga

evidencia de este proceso.

- Los medios de comunicación del evento de rendición de cuentas

más efectivos fueron en su orden la invitación directa, información a

través de la comunidad y la difusión por emisoras. Se recomienda

potencializar la comunicación mediante el uso de correos

electrónicos y la página web.

- Los ciudadanos de Villavicencio que asistieron al evento consideran

que la rendición de cuentas es un espacio muy importante para

conocer la gestión realizada. Así mismo consideran importante que

exista presencia de otros estamentos de la administración pública

para imprimir dinamismo en estos procesos de participación con la

comunidad.

VII. ETAPA DE ACTUACIÓN

Esta etapa consiste en la identificación de las acciones requeridas para el

mejoramiento continuo de la rendición de cuentas. Para lo cual se

practicó una encuesta de única pregunta, así:


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Evaluación de la Encuesta 2

Se realizó un muestra del 10 % de los asistentes al evento y se preguntó:

Que actividad quisiera que la Personería incluyera en su Plan de Acción

para la próxima vigencia?, los resultados fueron los siguientes:

- Promoción y Desarrollo del programa “Personería al Barrio”.

- Capacitación a la ciudadanía sobre mecanismos de participación

ciudadanía y conocimiento en deberes y derechos.

- Promoción de la gestión de la Personería de Villavicencio mediante

programas en los medios de comunicación masiva como son la

radio y la televisión.


- Se recomienda promocionar el programa “Personería al barrio”

como un mecanismo de participación ciudadana. Este espacio

permite lograr una interacción con los ciudadanos en donde ellos

empiezan a conocer sus derechos y la Personería conoce más al

detalle las necesidades de la comunidad, en desarrollo de su

objetivo misional.

- Implementar Incentivos dirigidos a los funcionarios y a la comunidad

asistente al evento, de acuerdo a lo descrito en el Plan Anticorrupción y

Atención al Ciudadano como acciones para mejorar el mecanismo de

rendición de cuentas en próximas vigencias.


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VIII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

- La rendición de cuentas de la Personería de Villavicencio siguió

adecuadamente el proceso descrito dentro del Plan Anticorrupción y de

Atención al ciudadano, comprendido en las etapas: planeación,

ejecución y verificación. La actuación es una etapa posterior, la cual

consiste en las acciones de mejora continua para las próximas rendiciones

de cuenta y en sí para la gestión de la Personería de Villavicencio.

- Dar inicio a la preparación de rendición de cuentas en su fase de

planeación a inicio del mes de octubre de cada vigencia como lo indica

el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, con lo que se permite

un desarrollo del proceso de preparación del informe más adecuado y un

mejor control de la información entregada. Así mismo se debe tener

plenamente estipulado de la fase de planeación los comités para el

desarrollo del evento.

- Como resultado de la encuesta Plan de Acción practicada en la rendición

de cuentas, la ciudadanía solicitó la generación de espacios donde se

permita interaccionar más con los ciudadanos y el resultado de esto es el

programa Personería al barrio. Implementado el programa de personería

al barrio, se podrá hacer uso de este para divulgar masivamente el evento

de rendición de cuentas entre la comunidad y así incrementar la asistencia

de la ciudadanía.

- Garantizar que el informe de rendición de cuentas en modo resumen esté

disponible y en un lenguaje claro y sencillo, de fácil acceso a la

comunidad general en la página web de la Personería de Villavicencio,

con una anterioridad de por lo menos 8 días a la realización del evento.


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IX. REGISRO FOTOGRÁFICO

Foto 1. Registro de Asistentes

Foto 2. Apertura del Acto de Rendición de cuentas


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Foto 3. Desarrollo de la Rendición de cuentas

Foto 4. Desarrollo de la Rendición de cuentas


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Foto 5. Presentación Delegadas.

Foto 6. Intervención Veedor de la Comunidad


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Foto 7. Equipo de Trabajo Personería de Villavicencio – Rendición

de Cuentas


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X. DIFUSIÓN DEL EVENTO

Boletín de Prensa


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Invitación Directa

Twitter


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Boletín No 003 Rendición de Cuentas

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Evaluación rendición de cuentas 2014 personeria

Documents

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