EVALUACIÓN, SELECCIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA...

EVALUACIÓN, SELECCIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAUNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍAESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA

GESTIÓN TECNOLÓGICAGESTIÓN TECNOLÓGICASemestre 2008-1Semestre 2008-1

CONTENIDOCONTENIDO

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN

NEGOCIACIÓN

CONTRATACIÓN

RFP (Request for proposal)

ConsorciosFranquiciasJoint VenturesLeasing – RentingPatentesOtras (Alianzas, Intercambios)

PúblicoPrivado

OBJETIVO Y PRODUCTOOBJETIVO Y PRODUCTO

OBJETIVO:Comprender los diferentes elementos que intervienen en las etapas de evaluación, selección, negociación y contratación de tecnología, que permitan el desarrollo de las habilidades necesarias para la preparación del documento RFI – RFP que servirá como producto de la asignatura.

PRODUCTO:Elaboración de una simulación de documento RFP y la recomendación de alguna de las modalidades de negociación que permita la consecución de la tecnología necesaria relacionada con cada caso.

RFPRFPRequest for proposal – Solicitud de propuestasRequest for proposal – Solicitud de propuestas

RFI:Request for information (Solicitud de información), documento elaborado para las etapas de Identificación de necesidades y búsqueda/monitoreo de tecnología.

El fin último del RFI es de proveer a la organización con suficiente información para realizar un diagnóstico y un reconocimiento de lo que se desea obtener (producto/servicio).

Que es?

Que se hace?


DEFINICIÓN:Es el documento oficial entregado a los potenciales proveedores sobre los productos o servicios que requiere la organización. A partir de este los vendedores deben estar en capacidad de responder punto por punto el contenido del RFP al momento de hacer sus propuestas. Por lo tanto el RFP permite a los proveedores enfocarse en aspectos concretos de la operación. Adicionalmente permite generar una primera impresión del alcance del proyecto y de la naturaleza de la organización.

El RFP es el cimiento de las relaciones entre la organización y los proveedores.

CEISMC -GaTech


OTRAS DEFINICIONES:

• Es una petición para una oferta sobre un proyecto o una relación. Contiene preguntas acerca de la historia y de la experiencia de la persona que hace la oferta, y ofrece detalles acerca del trabajo que le permita construir un acercamiento en el tiempo y el precio.

• Un RFP es una herramienta estándar usada para adquirir productos o servicios. Es una solicitud formal de las propuestas que deben hacer los proveedores y puede hacer parte del contacto final una vez inicien las negociaciones entre la organización y los proveedores.

• También conocida como IPO “Invitación a Propuesta de oferentes”. A través de una RFP, el comprador le solicita a los posibles proveedores de determinado servicio una propuesta para su ejecución. Los proveedores contestan el RFP explicitando de forma detallada el proceso de ejecución del servicio requerido.


NECESIDADES DE LA ORGANIZACION

RFP

PROVEEDORES

Propuesta Propuesta Propuesta Propuesta Propuesta Propuesta


CARACTERISTICAS:

• Detallado (técnico, financiero, legal, operativo, administrativo, tiempos)

• Definitivo (evitar hacer adendas, remiendos, correcciones)

• Neutral, abierto y competitivo

• Viable (financiero) y factible (técnico)

USOS Y BENEFICIOS:

• Conocimiento del mercado

• Conocimiento de proveedores

• Transparencia en la selección

• Mayor probabilidades de éxito


COMPONENTES:

• Requerimientos técnicos, funcionales y administrativos

• Documentación a presentar

• Información contractual

• Contextualización

• Evaluación de las propuestas


CONTEXTUALIZACION:

Incluye información inicial sobre:

• La organización

• El propósito de la solicitud

• Breve descripción del proyecto (abstract)

• Objetivos

• Metas o indicadores de logros

• Tiempos


REQUERIMIENTOS TECNICOS, FUNCIONALES Y ADMINISTRATIVOS:

Incluye información en la que se solicita:

• Especificaciones funcionales y técnicas (alcances, productos/servicios)

• Plataforma tecnológica solicitada

• Necesidades específicas (descripción técnico - tecnológica)

• Recursos provistos por la organización y los solicitados al proveedor

• Condiciones de entrega, soporte y posventa

• Cumplimiento de normatividad de la organización


DOCUMENTOS A PRESENTAR:

Incluye información en la que se solicita:

• Cartas de presentación (experiencia, información comercial)

• Existencia legal

• Requisitos jurídicos (permisos, patentes, certificados, pólizas)

• Información financiera

• Otras referencias y documentos necesarios que acrediten al proveedor


INFORMACION CONTRACTUAL:

Incluye información en la que se especifica:

• Fechas, plazos y modos de entrega

• Validez y requisitos de las propuestas

• Métodos y formas de pago

• Estrategias e instancias de solución de conflictos

• Marcos legales de contratación y licenciamiento


EVALUACION DE PROPUESTAS:

Incluye información en la que se especifica:

• Procedimientos de la organización para la evaluación

• Factores a evaluar y tipos de evaluación

• Métodos de evaluación

• Criterios de selección (desempates y diferencias)


EVALUACION DE PROPUESTAS:

La evaluación de las propuestas puede abarcar aspectos cualitativos y/o cuantitativos. En el RFP se debe especificar claramente como se hará dicha evaluación y cuales serán los criterios de escogencia de la propuesta ganadora.

MODELO DE EVALUACION:

• Matriz de evaluación

• Método de ponderación de variables


MATRIZ DE EVALUACION:

En ella se plasman los distintos aspectos que serán evaluados al momento de escoger la mejor propuesta. El objetivo es dar peso especifico a cada uno de los componentes que hacen parte del RFP y permitir una escogencia basados en una competencia equitativa para todos los proveedores.

¿Cómo se compone?

• Seleccionar aspectos globales de RFP

• Ponderarlos de acuerdo a las prioridades de la organización

• Establecer puntos clave que den respuesta a las necesidades de la organización (preguntas o características)


MATRIZ DE EVALUACIONMATRIZ DE EVALUACIONSOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP)SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP)

ASPECTO GLOBAL DEL RFP 1 ()ASPECTO GLOBAL DEL RFP 1 ()RESPUESTA RESPUESTA

(S/N)(S/N) PESOPESO CALIFICACIONCALIFICACION

PUNTO CLAVE 1PUNTO CLAVE 1 PREGUNTA 1PREGUNTA 1 ##

PREGUNTA 2PREGUNTA 2 ##




PUNTO CLAVE 3..NPUNTO CLAVE 3..N PREGUNTA 1PREGUNTA 1 ##

PREGUNTA 2PREGUNTA 2 ## TOTALESTOTALES ## ##

ASPECTO GLOBAL DEL RFP N ()ASPECTO GLOBAL DEL RFP N ()RESPUESTA RESPUESTA







PUNTO CLAVE 3..NPUNTO CLAVE 3..N PREGUNTA 1PREGUNTA 1 ##

PREGUNTA 2PREGUNTA 2 ## TOTALESTOTALES ## ##


DOCUMENTACIONDOCUMENTACIONRESPUESTA RESPUESTA


DOCUMENTOS LEGALESDOCUMENTOS LEGALES CARTA DE CONSTITUCION (NOTARIA)CARTA DE CONSTITUCION (NOTARIA) NN 11 00

NIT O RUTNIT O RUT SS 44 44

CAMARA DE COMERCIOCAMARA DE COMERCIO SS 44 44

EXPERIENCIAEXPERIENCIA CERTIFICADO DE EXPERIENCIA 1CERTIFICADO DE EXPERIENCIA 1 SS 66 66

CERTIFICADO DE EXPERIENCIA 2CERTIFICADO DE EXPERIENCIA 2 NN 66 00

DOCUMENTOS FINANCIEROSDOCUMENTOS FINANCIEROS BALANCES Y ESTADOS FINANCIEROSBALANCES Y ESTADOS FINANCIEROS SS 44 44

OTRA DOCUMENTACIONOTRA DOCUMENTACION CARTA DE PRESENTACIONCARTA DE PRESENTACION SS 11 11

DOCUMENTACION TECNICADOCUMENTACION TECNICA SS 22 22

COMPRA DE PLIEGOSCOMPRA DE PLIEGOS SS 11 11

CERTIFICADO DE ASOCIACION CERTIFICADO DE ASOCIACION PROFESIONALPROFESIONAL NN 11 00

TOTALESTOTALES 3030 2222


METODO DE PONDERACION DE VARIABLES:

Permite asignar un puntaje especifico a cada propuesta mediante la aplicación de formulas, las cuales indicarán cual de los proveedores realiza la oferta que mas se acomode a las necesidades de la organización.

FORMULA:

P = X *(Vr / Vn) para hallar el mas bajo

P = X* (Vn / Vr) para hallar el mas alto Donde: P: Puntaje obtenidoVr: Valor de referencia (el mas bajo o el mas alto)Vn : Valor de la oferta que se esta ponderandoX: puntaje máximo asignado para el criterio en evaluación


USO Y EJEMPLO:

Esta formula se puede usar cuando se desea calificar propuestas que pueden ser expresadas en cantidades numéricas (precio, experiencia, personas, entre otros).

FactoresFactores N1N1 N2N2 N3N3 N4N4 N5N5XX 3030 3030 3030 3030 3030VrVr 500500 500500 500500 500500 500500VnVn 650650 500500 501501 700700 499499PP 23,0823,08 30,0030,00 29,9429,94 21,4321,43 30,0630,06

FactoresFactores N1N1 N2N2 N3N3 N4N4 N5N5XX 5050 5050 5050 5050 5050VrVr 700700 700700 700700 700700 700700VnVn 650650 500500 580580 700700 701701PP 46,4346,43 35,7135,71 41,4341,43 50,0050,00 50,0750,07

Para el valor mas bajo

Para el valor mas alto


ACTIVIDAD:

Simular un documento de RFP en el cual se consignarán todos componentes descritos en la clase (contextualización, requerimientos técnicos funcionales, documentación a presentar, información contractual y evaluación).

Elaborar una matriz de evaluación con al menos 4 aspectos globales y la ponderación de al menos dos variables simulando el caso de haber recibido dos propuestas.

EVALUACIÓN, SELECCIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA...

Documents

Transcript of EVALUACIÓN, SELECCIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA...