TIPOS DE EVENTOS

DISEO DE EVENTOSUn evento es una actividad especial que se realiza en un lugar designado para el evento, ya sea en un auditorio, sala de juntas, coliseo, saln empresarial, saln de eventos, entre otras, para celebrar un acontecimiento que implica planear, organizar, controlar y por ultimo dirigir.

TIPOS DE EVENTOS

La palabra Evento significa Acontecimiento o suceso imprevisto, suceso imprevisto o de realizacin contingente. A pesar de su significado, el uso frecuente hizo que la Real Academia aceptara la palabra Evento cuando alguien se refiere a una reunin de naturaleza variada, desde una fiesta, un desfile, una convencin o una exposicin.

DIVISION DE LOS EVENTOS Y SUS CARACTERISTICAS

Este mercado tiene 3 divisiones fundamentales, estas son:

Eventos Sociales, principalmente destinados a la diversin de los invitados, se los puede realizar en salones, al aire libre, o en la propia casa, decorando un ambiente agradable, acogedor y cmodo para cada unos de los asistentes.

Eventos Corporativos, completamente encaminados a vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al publico en general. Por su grado de complejidad requieren de compaas con una mayor infraestructura tanto tcnica como humana, que permita integrar todas las ramas audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento.

Eventos Pblicos y / o populares, mejor conocidos como eventos masivos que en su mayora son Conciertos, festividades, ferias, desfiles, concursos y eventos culturales.

CLASIFICACION DE LOS EVENTOS

A la hora de planificar su evento y/o encontrar a la compaa que le ayudara con el mismo, deber tener en cuenta el tipo de evento que se quiere. Por esto, tendremos que separar la clasificacin del evento del tipo o temtica. Dndonos as una mejor idea o clasificacin del mismo.

La primera clasificacin se encontrara dividida en:

Por su tamao: en pequeos, medianos, grandes y mega eventos.

Por el lugar de desarrollo: siendo estos lugar cerrado o al aire libre.

Por su tipo: Sociales, Masivos y/o Populares, Religiosos, Culturales, Deportivos, Populares, Empresariales.

Dentro del tipo del evento, tenemos una subdivisin que nos detalla la temtica del evento. Gracias a esta temtica y en combinacin de las 3 primeras divisiones, podremos encontrar al tipo de compaa u organizadora de eventos que podramos contratar para cada tipo de evento. EVENTOS SOCIALESNacimientos. Cumpleaos. Casamientos. Aniversarios. Fiestas Benficas. Desfiles. Fiestas de Egresados. Fiestas de Grupos de Pertenencia. Fiestas de despedida. Eventos infantiles. Despedidas de solteros. Fiestas de Reencuentros. Fiestas de 15 y 18 aos. Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles. Pequeas Sorpresas. Fiestas de Fin de Ao. Fiestas Privadas. Da del Nio. Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc). EVENTOS EMPRESARIALES O CORPORATIVOSFerias Cumbres Congresos. Convenciones. Exposiciones, tradeshows y Showrooms. Seminarios. Lanzamientos de productos. Conferencias de Prensa. Workshops. Visita de Extranjeros a la Empresa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa. Family Day. Cenas de fin de ao. Fiestas tema. Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo.

EVENTOS RELIGIOSOS . ESTOS EVENTOS PUEDEN SER SOCIALES O PUBLICOSBautismo. Comunin. Casamiento. Navidad. Pascuas. Jubileo. Bar y Bat Mitzv. Pesaj. Januca. Rosh Hashana - Iom Kipur. Santoral. Retiros Religiosos. Convivencias. Estadas de descanso. Cursillos religiosos. Captulos. Campamentos religiosos. Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios).

EVENTOS ESCOLARESESTOS EVENTOS SON SOCIALESInicio de ciclo. Cierre del ciclo. Fiestas Patrias. Torneos y Encuentros Deportivos. Festivales. Kemesses. Ferias. Certmenes. Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. Reunin de ex-alumnos. Aniversario de la Institucin. Fiesta de Graduacin. FESTEJOS POPULARESESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOSConciertos. Festivales. Concursos. Desfiles EVENTOS CULTURALESESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOSFestivales. Actos Culturales. Conmemoraciones. Cocktail. Espectculos artsticos. Muestras de arte. Inauguraciones de Centros Culturales. Fiestas de Colectividades. Presentacin de un libro. Presentacin de una Obra. Exposiciones. Congresos. Ferias. Concursos. Mesas de debate.

EVENTOS DEPORTIVOSESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIAES Y PUBLICOSTorneos. Competencias. Panamericanos. Intercolegiales. Campeonatos interempresarios. Clases abiertas. Mundiales.

EVENTOS POLITICOSESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOSLanzamiento de Campaa.

Nombramiento de Funcionarios. Debates. Congresos. Cierre de campaa. Reuniones de trabajo. Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. Eventos a beneficio. Inauguraciones. Firmas de Acuerdo. Actos Conmemorativos. Viajes polticos. Recepciones diplomticas. Distinciones. Entrega de premios, diplomas. Homenajes y Reconocimientos. Cenas de Gala. Conferencias de prensa.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

ORGANIZADORESSon las personas que se encargan de la organizacin, son los directos responsables de la ejecucin del evento. Se constituye comits para alcanzar el xito deseado.

CONFENCISTAS Quienes tienen a su cargo la parte tcnica o acadmica. PARTICIPANTES O INVITADOSQuienes asisten como receptores y a quien van dirigidos todos los esfuerzos.Asistentes e invitados

En un evento es muy importante tener en cuenta los organizadores por que es un grupo de personas encargadas de planear. dirigir, organizar y realizar el evento. Este grupo se encuentra conformado por:

1.Coordinador general2. Coordinador administrativo3. Coordinador de servicios generales4. Coordinador de relaciones pblicas5. Coordinador de prensa ysecretaria

ETAPAS DEL EVENTO

COMITFINANCIERO COORDINADOR GENERAL ORGANIGRAMA DELEVENTO COMIT LOGISTICOCOMIT RELACIONES PUBLICASCOMIT ADMINISTRADORINTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicacin formal en la organizacin, se denomina un organigrama.

OBJETIVOS

GENERALES: Son todos aquellos que se fundamenta a partir de un esquema nico para todo el proceso de desarrollo de eventos.ESPECIFICOS: Son aquellos objetivos apacibles en la realizacin y elaboracin creados como base de los generales para toma de decisiones.PERFIL DEL ORGANIZADOR DEL EVENTO

FUNCIONES:Participar en la planificacin, organizacin, conduccin y evaluacin de programas de relaciones pblicas internas y externas.Proyectar con eficiencia la imagen de una organizacin hacia sus diferentes pblicos (personal interno, clientes, proveedores, autoridades, etc.)Planificar y gestionar organizaciones y desarrollo de congresos festivales, ferias y simposios, entre otros, en articulacin con una estrategia de comunicacin empresarial claramente definida.COMIT DE FINANZASPara la ejecucin de todo evento se requieren recursos econmicos y saber cmo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Funciones: Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Buscar recursos econmicos necesarios. Abrir cuentas bancarias. Mantener reuniones peridicas con el comit organizador. Establecer las prioridades de gastos. Efectuar los pagos. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados

PERFIL DEL ORGANIZADOR DEL EVENTO

Su perfil debe ser similar al de un coordinador general, con una amplia experiencia en el mbito empresarial y social. Debe tener habilidad para el manejo de personal.Tener una mente innovadora y creativa para tomar decisiones.Suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora.Debe ser metdico, pragmtico, detallista, flexible, organizado.Tener sentido del humor.Conocimientos de administracin e informtica.Excelentes relaciones interpersonalesAceptar la ejecucin de un evento requiere por parte de su organizador, mayor profesionalismo. Este acontecimiento es nico y en el mbito corporativo, puede reforzar o enaltecer la imagen de una empresa.Tal compromiso debe ser asumido solo por una persona que rena determinadas caractersticas, que lo enmarquen dentro de lo que es un verdadero Organizador de Eventos.COMIT LOGISTICOSe encarga de lo referente a la planificacin y logstica de las actividades relacionadas con la celebracin del evento. Funciones: Reservacin del centro de convenciones. Montaje de los salones.Alquiler de equipos de sonido. Alquiler de todos los equipos audiovisuales.Reproduccin del material.Organizacin y contratacin del personal tcnico.

COMIT DE RELACIONES PBLICAS

Sus funciones son: Diseo y elaboracin del logotipo. Diseo y elaboracin del afiche, los programas, folletos, papelera especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. Promocin interna y externa. Diseo y compra de todo el material promocional. Elaboracin de las pancartas.Planificacin y coordinacin del protocolo. Coordinacin de informacin y entrevistas con los medios de comunicacin. Coordinar los programas especiales para el comit organizador, los conferenciantes e invitados especiales. Coordinar los actos de inauguracin y clausura. Elaborar los instructivos.

COMIT ADMINISTRADORSe encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y fsicos necesarios, facilita los medios econmicos y materiales y controla su adecuada utilizacin.Se ocupa del apoyo logstico en generalpara el xito del evento.Depende directamente del DirectorGeneral.

PROTOCOLO DE EVENTOCONCEPTOCLASES DE PERIL DE LOS ASISTENTESEleccin del lugar de celebracinEn interiores o al exterior. Debe estudiar el espacio all en el que se va a celebrar. Ver como es de grande, de ancho, si necesita decoracin como banderas, flores o alfombras.Hacer una imagen mental de como queremos que sea y materializar esa idea poco a poco.2- InvitadosHabr que hacer un clculo, lo ms aproximado posible del nmero de personas que van a asistir: desde los asistentes ms importantes, hasta los camareros del coctl, pasando por los guardaespaldas, secretarios, azafatas, consejeros, intrpretes, periodistas, pblico....Todos merecern nuestra atencin.Habr que planificar por dnde entrarn al acto, dnde debe sentarse el pblico, dnde deben ponerse las cmaras, cules son las reas de seguridad, el aparcamiento, etc.Aquellos invitados que revistan de una mayor categora deben ser recibidos a su llegada, atendidos durante el acto y despedidos al final.Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habr que tener preparado y pagado hoteles y traslados. En caso de que fuera necesario, tambin intrpretes y relaciones pblicas.3- El discursoMegafonas, tarimas, momento del discurso, agua, orden de intervencin.4- La comidaEste apartado puede darse o no. Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien puede ir acompaado de una comida o un coctel o una cena.En ese caso, tendr que contratar los servicios pertinentes como camareros, cocineros, guardarropas, mesas, sillas, manteles...( verprotocolo de mesa)

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESDIRECTRIS PARA ORGANIZACIN DE E VENTOS EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA