Eventos deportivosClaves para su organización

1 Introducción

La cantidad de personas que están pendientes de un gran evento deportivo hace que los organizadores deban hacer un esfuerzo para que se desarrolle con orden y brillantez.

2 Introducción

Con el número de eventos deportivos que tienen lugar durante todo el año y en todo el mundo, la principal cualidad que hay que tener para organizar uno es la innovación, la creatividad, el pensar de forma diferente.

Hacer una inauguración distinta, elegir un venue que nunca se haya usado, invitar a personalidades que pueden marcar el evento y darle mucha difusión por redes sociales son algunos de los puntos claves para la organización de este tipo de eventos.

3 Introducción

Organizar un evento deportivo requiere del diseño de un proyecto empresarial personalizado que contemple el ámbito deportivo y económico.

Hay que analizar la economía, lo que va a costar y el retorno del beneficio. Y nunca olvidar los asuntos legales deportivos, que suelen quedar relegados a un segundo plano cuando deberían ser uno de los primeros puntos a tener controlados.

4 Comenzamos

Por lo tanto, comenzamos definiendo el proyecto. ¿Qué evento queremos organizar y por qué? ¿A quién está dirigido?

5 Venue y fecha

Hay que tener en cuenta también que la fecha que se elija para la celebración no coincida con otros eventos importantes de la ciudad o del país en el que se vaya a celebrar.

El siguiente punto, buscar el venue perfecto. En este caso, el lugar en el que celebrar el evento va a depender del tipo de deporte o deportes que se realicen en el evento, ya que es distinto necesitar pistas cerradas, abiertas, campos de fútbol o baloncesto o piscinas. En base a esto, hay que buscar el que mejor se adecue a las necesidades del evento

6 Presupuesto

La elaboración del presupuesto es uno de los puntos más importantes y a la vez más difíciles de definir, ya que en cada tipo de evento influyen unos elementos u otros. En un evento deportivo debemos tener en cuenta, además del venue, las infraestructuras si no estuvieran dentro del lugar del evento (vestuario, oficinas…), el equipamiento y el mantenimiento.

Pero esto no se queda aquí, hay que destinar una partida a los permisos, las licencias y los seguros (música, cortes de calles, uso de la vía pública, fijación de carteles, seguro médico, seguro de responsabilidad civil, seguro contra terceros, etc.)

7 Presupuesto y seguridad

Si van a acudir personalidades, hay que prever el alojamiento y el desplazamiento que correrán a cargo de la organización del evento, así como el marketing y la publicidad para dar a conocer el acto.

En este tipo de eventos masivos uno de los aspectos fundamentales es la seguridad. Es muy importante controlar la seguridad del público, el control policial, el plan de emergencia, evacuaciones de lesionados graves…

8 Áreas de trabajo

Por otro lado, hay que definir el equipo de trabajo que se va a encargar de la organización del evento. Nombrar responsables del área técnica, encargados de protocolo, encargados de jueces, encargados de publicidad y marketing, relaciones públicas…Cada área necesaria para el evento.

9 Inscripción

Una vez que estos puntos estén claros, debe hacer público el periodo de inscripción (si hubiera), la fecha de inicio, el lugar donde se celebrará y los reglamentos y condiciones de participación, entre otros.

10 Publicidad

Otro punto importante es buscar patrocinador para el evento, así como intercambios publicitarios con los que sufragar los gastos derivados de la organización y celebración del acto.

11 Comunicación

En un evento de estas características es fundamental crear un área de comunicación que se ocupe del contacto con la prensa antes, durante y después del evento y que trabaje para conseguir la máxima difusión del mismo.

Para ello se creará una página web destinada a publicitar el evento y perfiles en las redes sociales, así como newsletter, invitaciones, blog, cartelería o identificaciones del personal/jueces/jugadores.

11 Infografía

En un evento de estas características es fundamental crear un área de comunicación que se ocupe del contacto con la prensa antes, durante y después del evento y que trabaje para conseguir la máxima difusión del mismo.

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