1.- Importancia y responsabilidad del Comunicador Social en la Gerencia

de Eventos Especiales. Identifique y ejemplifique al menos cinco tipos de

técnicas especiales, según su naturaleza.

Para Carlos Alarico Gómez, conocido historiador y experto en la gerencia de

eventos especiales y protocolo, Venezuela vive en cada momento un cambio

en su contexto social y sus leyes. Gómez manifiesta en sus libros e

investigaciones sobre este tema, y resalta la importancia que los profesionales

del periodismo, se obliga al estudio de los eventos y el protocolo a estar en

permanente formación, mirando de cerca los cambios que  producen efecto en

la organización de eventos protocolares, sin olvidar que no todos los eventos

son de este tipo.

Por otro lado, hay se estimar que la palabra comunicador que, en

sentido general, se designa con ese nombre a aquella persona o entidad que

asume el papel de emisor y comunica algo a través de cualquier canal, ya sea

natural o artificial. En un sentido más restringido, el título de comunicador social

corresponde a aquellos profesionales que elaboran mensajes para ser

difundidos a través de los medios masivos. Bajo la denominación de

comunicador social se engloban varias profesiones, aunque la más conocida es

la del periodista.

Así mismo, para poder comenzar a hablar del papel de éste como "agente de

cambio, e inmerso en las Relaciones Públicas y organización de eventos

especiales, lo hace estar en una visión más holística de su profesión. Se debe

tener en cuenta que se prepara académicamente en un periodo de 4 a 5 años

(promedio) en la carrera de comunicación social (por lo menos en Venezuela

bajo ese nombre).

Según Umberto Eco, la comunicación social o de masas se da cuando el

emisor es uno solo y central, el canal a través del cual pasa su mensaje

es un canal tecnológico de gran complejidad y el receptor es una masa

extremadamente diferenciada por la lengua, la cultura y la categoría

social. De allí que la definición de la comunicación social esté estrechamente

ligada a la existencia de los mass media o medios masivos.

La tecnología electrónica, afirma Mcluhan, creó la masa y la comunicación que

se verifica a través de esa clase de medios que condiciona actualmente todos

los cambios sociales y culturales. Las sociedades industrializadas, donde los

fenómenos de la urbanización y la masificación determinan un estilo de vida

específico, han creado las condiciones sociales para el surgimiento de la

comunicación social, proceso que, a su vez, crea sociedades que dependen en

gran medida de ese tipo de comunicación para su desenvolvimiento.

"La existencia y la profusa utilización de los medios técnicos para

difundir información, cultura, ideologías, valores y formas de vida, crean

nuesvas condiciones de relación social tanto en las pequeñas

comunidades como en términos universales. En este sentido, la mayor

preocupación de los estudiosos de los fenómenos de la comunicación

social consiste en descubrir el funcionamiento de las instituciones que

modelan esos procesos y las consecuencias que la comunicación y la

persuación de masas tiene para la sociedad humana". MCluhan

Desde 1932, cuando Harol Lasswell propuso el esquema de la comunicación

social, sintetizado en la frase ¿Quién dice qué a quién y con que efecto?, las

investigaciones de la comunicación social se han orientado hacia el estudio de

uno u otro de los elementos o etapas del proceso comunicativo; el modelo de

Lasswell fue complementado más tarde con la inclusión del medio o canal a

través del cual tiene lugar la comunicación.

Se puede destacar también la posición de Antonio Pasquali con respecto a la

comunicación e información, para él "la comunicación es la relación

comunitaria humana consistente en la emisión - recepción de mensajes

entre interlocutores en estado de total reciprocidad", esto lo denomina

como un proceso horizontal mientras que un proceso de información, entre el

emisor y receptor solo hay una vía "el envío de mensajes por parte del emisor"

unidireccional, es decir, una relación vertical, aún cuando se retrasen de envío

bidireccionales o de producirse el Feedback, asegura Pasquali sigue siendo un

proceso de información y no de comunicación por cuanto "la respuesta del

receptor es siempre mecánica" (Pasquali 1978)

Analizando un poco lo anteriormente expuesto, el comunicador se

desenvuelve dentro de una sociedad diferenciada por su lengua, su cultura y

sobre todo por sus posibilidades económicas, por tanto es un "actor social"

cuyas creencias y convicciones unidas a su percepción de la realidad,

principios profesionales y capacidad de raciocinio van a ser transmitidas a ese

grupo o masa social en determinado momento, ó, para ser más específicos,

durante todo el tiempo que éste mantenga en ejercicio su profesión.

Parte de la entrevista realizada a la Licenciada en Comunicación Social

Fabiola de Salvo, referente a este tema; arroja un punto de vista importante por

su estrecha relación con la actualidad y los factores que influyen a nuestro

comunicador social como agente de cambio: "La sociología ha estudiado,

entre otras cosas, al comunicador de una manera crítica, ya qué, es uno

de los personajes influyentes en las sociedad, y lo ha clasificado, por así

decirlo, en dos bloques esenciales: Comunicador Socializante y

Comunicador Socializador"

El comunicador socializante es un personaje que muy a menudo

conseguimos en los medios masivo de comunicación .- con esto no se

pretende insinuar que los de esta rama son la máxima constante -., sólo que

actualmente en nuestro país son más comunes, Más adelante profundizaremos

en el ¿Por Qué? de esta apreciación.

Fundamentalmente es calificado como el “no” deber ser, dicho

comunicador socializante por defecto, más que ser un agente de cambio,

mantiene de cierto modo una condición alienante en la sociedad, es quien va

en contra de los principios del código de ética del periodista y hasta de sus

propios principios como individuo; es la máxima expresión de la forma

incorrecta de ejercer el periodismo.

De todo lo anteriormente expuesto se da la importancia del gran terreno

que el comunicador social ha tomado en la organización de eventos especiales

al especificar su sentido organizativo y gerencial en actos, actividades

culturales y diversidad de circunstancias por las cuales se debe llevar adelante

la planificación.

El comunicador social establece dentro de su capacidad y formación

profesional parámetros que lo llevan al sentido organizacional y hasta el

ejercicio de su profesión a nivel institucional, lo cual lo hace tomar una posición

gerencial, donde puede perfectamente ejercer su profesión, al igual que

organizar los eventos, planificar e impulsar una imagen corporativa, diseñar

estrategias comunicacionales y publicitarias, al igual que ser maestro de

ceremonia y diversidad de funciones que puede desempeñar en este ámbito

institucional.

Es de mencionar que, el comunicador social deben ante todo en el

momento de ejercer organización de eventos especiales demostrar capacidad

de gerencia y coordinación de detalles que llevados en una buena planificación

de obtenga el trabajo y las metas esperadas con gran éxito para la institución y

a nivel personal.

Un evento tendrá efectos negativos, cuando un comunicador social,

tenga una mala planificación, por incumplimiento de su misión y objetivos

organizacionales, pérdida de esfuerzos, trabajo, pensamiento, recursos y

oportunidades, molestia, cansancio, desagrado, recalentamiento del clima

organizacional inconformidad, confusión, deterioro de la imagen corporativa.

Es por ello que el comunicador social debe estar comprometido con su

rol de organizador de eventos y con su desempeño profesional para hacer

óptimo y exitoso su papel dentro de una organización, el comunicador social

debe manejar muy bien su imagen personal para luego trabajar y dar lo mejor

de sí en una institución.

Técnicas especiales en la realización de eventos especiales

Por su naturaleza pueden ser:

1. Internacionales

2. Nacionales con participación internacional

3. Nacionales

Para ello se debe:

1. Definir el objetivo del evento: El objetivo está basado en crear un clima,

una sensación: ¿qué deseamos que sienta nuestro invitado? ¿Qué concepto

deseamos transmitir para que nuestro agasajado se identifique. La

ambientación está directamente relacionada al espíritu del evento.

2. El motivo del evento: Cuál es el motivo o tipo del evento.

Eventos sociales: bodas o casamientos, 15 años, bautismo, comunión,

cumpleaños, nacimientos, reuniones de amigos

Eventos corporativos: presentación de un producto (libros, obra de arte), la

inauguración de un lugar, un desfile de modas un acto político, una charla

informativa, un congreso o convención, una entrega de diplomas, una iglesia,

templo o capilla.

La lista es innumerable y el motivo del evento está relacionado con el objetivo,

para lograr en conjunto el estilo.

3. El estilo del evento: Dependiendo entonces del motivo y objetivo del evento

se creará el estilo. Para esto se tendrán en cuenta factores como la temática de

la fiesta, las edades de los invitados, la comida a servir, los shows, el lugar y se

trabajará en conjunto con el organizador del evento.

4. El espacio físico: condiciona la ubicación de los elementos, cómo se

dispondrán qué lugares se resaltarán.

5. La cantidad de personas, el flujo de gente: Si hay comida, si se sientan a

comer o si bandejean, lo que implica que la gente éste parada o sentada.

6. Iluminación: Si es día no se incluye iluminación siempre y cuando sea al

aire libre. Si es de noche la luz juega un papel muy importante por ejemplo las

velas crean un clima cálido.

7. La duración: condiciona a la hora de manejar ciertas cuestiones técnicas a

la forma en que se trabajan las flores. Por ejemplo si las flores van a estar sin

agua ¿Cuánto duran? Y cuáles podemos usar y cuáles no.

Ejemplo de organización de evento de naturaleza nacional –corporativo

La Fundación Bigott celebra su aniversario al mismo tiempo que

presentará una nueva revista de costumbres y tradiciones venezolanas, en el

marco del Día de NO Fumar, para expresar su compromiso de responsabilidad

social con la comunidad.

- Periodo pre evento:

- La Junta Directiva de esta institución, se reúne con el periodista,

gerente de eventos, gerencia de asuntos públicos o en su defecto con el

coordinador de relaciones públicas e información, según sea el cargo

que ocupe el comunicador social en estas instituciones, para plantearle

lo que se tiene previsto, y es donde el comunicador social, asume el rol

de organizador de eventos y toma todas las sugerencia de lo que quiere

la Junta Directiva, junto a su asesoría y propuestas razonables sobre la

realización del evento.

- Organizar y obtener la fecha del evento, un acto importante al que

acudirá autoridades, haciendo coincidir el lanzamiento de un nuevo

producto en este caso la revista señalada anteriormente

- En comunicaciones internas se involucra al personal de la empresa

sobre el evento que se realizará y se hace que exista el sentido de

responsabilidad y compromiso de todos.

- Se prepara una lista de invitados, que destaca una amplia gama de

personalidades ligadas a esta rama y por supuesto que contará con la

presencia de destacados periodistas, ya que también se trata de una

presentación de una revista. Esta lista debe ser aprobada por la junta

directiva de la empresa, por si se desea agregar otras personalidades.

En este evento se debe realizar lo siguiente:

- Captar directrices para la organización del evento por parte de los

directivos, qué se quiere y para qué

- El experto en comunicación social y organización de eventos da

sugerencias al tren directivo de la empresa sobre las decisiones que

posiblemente se tomarán los pro y contra del evento

- Se establecen los objetivos del evento, el mensaje a comunicar, el que

se establecen los objetivos, el mensaje que comunicar al público

participante y las expectativas que el organizador del evento tiene con

relación a la realización de la reunión.

- Se establece la fase de producción que es el conjunto de gestiones

previas al inicio del evento y que tienen por objeto la preparación de los

recursos que componen el evento se fijará día, lugar y hora.

- Contratación de proveedores y coordinación entre las prestaciones de

algunos servicios, como lugar del evento en el caso que no se disponga

de suficiente espacio en la empresa, sonido, toldos de ser necesario,

sillas, maestro de ceremonia, personal de protocolo para recepción,

entre otros, para disponer de los recursos humanos y técnicos en el

lugar de realización del evento.

- Se origina la fase de chequeo de todo el listado de invitados y diversas

coordinaciones si se quiere alguna actuación especial de una orquesta,

para darle solemnidad al evento de 100 años de servicio de la empresa,

así como se debe verificar todo lo concerniente a los invitados

especiales en este caso los científicos y responsables del nuevo

producto en contra del cáncer que se va a presentar y se hace una

presentación o ponencia especial del producto.

Fase del evento (desarrollo del evento)

- Fase de ejecución: en esta fase están los participantes del evento reunidos

en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas,

bajo la supervisión y coordinación del organizador de eventos especiales

- En el desarrollo del evento se hace una planificación minuciosa de la

participación de las personas que intervendrán con el anuncio del

maestro de ceremonia, quien lleva el acto de acuerdo al programa

dispuesto por ejemplo:

Muy Buenas tardes: Daremos inicio al acto con motivo de

celebrarse los 45 años de la Fundación Bigot y presentación de la

revista de tradiciones venezolanas

A continuación palabras a cargo del Licenciado Jorge Muñoz, presidente

de la Fundación Bigot

Presentación de la revista

Presentación de la Orquesta Sinfónica Juvenil de Falcón

Se ofrece un brindis a los invitados

Fase post evento:

Desmontaje de materiales y elementos utilizados, cartas de agradecimiento a

entes e instituciones involucradas en el desarrollo del evento

Evaluación de resultados del evento, grado de cumplimiento de los objetivos

establecidos y la eficiencia de las prestaciones de servicio

Rosa Virginia Guardia González

Ci: 10612817

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