Eventos Internacionales: capacidad de las instalaciones en...

FACULTAD DE ADMINISTRACION HOTELERA,

TURISMO Y GASTRONOMÍA

Carrera de Administración Hotelera

EVENTOS INTERNACIONALES: CAPACIDAD DE

LAS INSTALACIONES EN LA CIUDAD DE LIMA.

CASO APEC 2016

Tesis para optar por el Título Profesional de Licenciada en

Administración Hotelera

ADRIANA ISABELLA GAMBOA FIGUEROA

La Molina (Lima, Perú)

2017

2

ÍNDICE GENERAL

1. Introducción ......................................................................................................... 4

1.1 Problema de Investigación .......................................................................... 4

1.1.1. Planteamiento del problema ................................................................. 4

1.1.2. Formulación del problema .................................................................... 6

1.1.3. Justificación de la investigación .......................................................... 6

1.2. Marco Referencial ....................................................................................... 10

1.2.1. Antecedentes ....................................................................................... 10

1.2.2. Marco teórico ....................................................................................... 14

1.2.2.1. Industria de reuniones o convenciones ...................................... 14

1.2.2.2. Capacidad de las instalaciones para albergar eventos

internacionales ............................................................................................... 14

1.2.2.3. Evento ........................................................................................... 17

1.2.2.4. Eventos internacionales .............................................................. 18

1.2.2.5. Cumbre .......................................................................................... 19

1.2.2.6. Reunión ......................................................................................... 20

1.2.2.7. Centro de Convenciones.............................................................. 21

1.2.2.8. Event Management ....................................................................... 21

1.2.2.9. Servicios complementarios ......................................................... 22

1.2.2.10. Proyecto Especial Perú APEC 2016 ............................................ 22

1.2.2.11. Foro APEC .................................................................................... 23

1.3. Objetivos e hipótesis .................................................................................. 23

1.3.1. Objetivos .............................................................................................. 23

1.3.2. Hipótesis .............................................................................................. 24

2. Método ................................................................................................................ 25

2.1. Tipo y diseño de investigación .................................................................. 25

2.1.1. Tipo de investigación .......................................................................... 25

2.1.2. Diseño de investigación ...................................................................... 25

2.2. Variables ..................................................................................................... 26

2.3. Participantes ............................................................................................... 27

2.4. Instrumentos de investigación .................................................................. 27

2.5. Procedimientos ........................................................................................... 29

3. Resultados ......................................................................................................... 31

3.1. Presentación de resultados ....................................................................... 31

3.2. Discusión .................................................................................................... 48

3.3. Conclusiones .............................................................................................. 50

3

3.4. Recomendaciones ...................................................................................... 52

4. Referencias ........................................................................................................ 53

5. Anexos ............................................................................................................... 57

4

1. Introducción

1.1 Problema de Investigación

1.1.1. Planteamiento del problema.

En palabras del presidente de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones

(ICCA por sus siglas en inglés), Arnaldo Nardone:

Vivimos en una época de cambios revolucionarios (…) en la que las relaciones

interestatales y la conectividad de los negocios globales se mueven

incansablemente y más información fue generada en los últimos tres años que en

toda la historia previa de la humanidad. En una época como esta, el crecimiento de

las reuniones internacionales es inevitable, tanto para que cobre sentido lo que está

sucediendo, como para que se dirija hacia el siguiente nivel del ciclo del

conocimiento (Organización Mundial del Turismo, 2014, pág. 6).

De la cita anterior, se puede extraer que las reuniones internacionales serán una

constante en el futuro. La industria de los eventos ha logrado posicionarse firmemente

en el centro del turismo como uno de los motores claves para el desarrollo del sector y

como una importante fuente de ingresos, empleo e inversiones (Rifai, 2014). Sumado a

ello, se puede afirmar que dicha industria no sólo proporciona importantes

oportunidades de negocios, sino que produce grandes beneficios para la economía en

la medida en que esta genera en promedio un nivel superior de gasto, reduce la

estacionalidad, contribuye a la regeneración de destinos, difunde el conocimiento del

tema de las reuniones e incentiva la innovación y creatividad.

Habida cuenta la relevancia del sector de eventos, es necesario reconocer que, desde

el año 2008, el Perú ha sido sede de importantes reuniones mundiales como la V

Cumbre de Jefes de Estado de América Latina, el Caribe y la Unión Europea (ALC-UE)

(Fundación EU-LAC, 2017), la XVI Cumbre de Líderes del Foro de Cooperación

Económica Asia Pacífico (APEC) (APEC, 2017), la 20° Conferencia de las Partes de la

Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático (COP20)

(Naciones Unidas, 2013), entre otras, que le han permitido consolidar su posición en el

plano internacional (ver anexo 1).

5

Se espera que dicha tendencia continúe ya que el país reúne una serie de factores

favorables como el hecho de formar parte de numerosos mecanismos de integración,

alianzas económicas y comerciales, organizaciones internacionales y organismos

regionales. Se considera que la participación del Perú en estos mecanismos lo ubica en

una posición privilegiada, que proporciona una exposición internacional única, atrae

atención de la prensa internacional, así como genera interés en las esferas políticas,

económicas y sociales de otros países, agencias estatales, organizaciones no

gubernamentales y grupos de interés influyentes en otras regiones del mundo (Ministerio

de Relaciones Exteriores, 2017).

Asimismo, se estima que el factor macroeconómico ha jugado un rol importante en

selección del Perú como sede de eventos internacionales de envergadura. Durante más

de una década, el país ha presentado una solidez macroeconómica en la que el

Producto Bruto Interno (PBI) creció de manera acelerada. Adicionalmente, el Perú es

atractivo para la inversión extranjera, impulsado en gran parte por la Inversión Extranjera

Directa (Proinversión, 2015).

Lo anterior, complementado por un dinámico intercambio comercial evidenciado con el

superávit de US$ 1.730 millones registrado en 2016 (Banco Central de Reserva del

Perú, 2017), una diversificación de productos y mercados en marcha (Plan Nacional de

Diversificación Productiva), un tipo de cambio estable, un marco jurídico favorable para

el desarrollo de las inversiones (Estudio Muñiz, 2012), entre otros factores

característicos de una política económica responsable, genera confianza para los

inversionistas, lo que a su vez, consideramos, proyecta al país como una plaza atractiva

para hacer negocios y sede de eventos o reuniones internacionales de gran

envergadura.

La más reciente de las referidas reuniones fue la XXIV Cumbre del Foro APEC 2016

(APEC Perú 2016, 2016). Este evento puso de manifiesto la necesidad de determinar si

el Perú se encuentra preparado en la industria de reuniones para recibir a grandes

delegaciones, congregarlas en instalaciones adecuadas y brindar servicios

complementarios de manera articulada, de acuerdo a requerimientos técnicos

impuestos por la institución que organiza el evento y conforme a estándares

preestablecidos.

En este sentido, a partir de la Cumbre de Líderes del Foro APEC y sus eventos conexos

celebrados en el Perú en el año 2016, se ha identificado como problema una escasa

disponibilidad de instalaciones con capacidad suficiente para acoger eventos

6

internacionales de envergadura, así como limitada articulación entre los servicios

complementarios brindados. Ambos elementos, instalaciones con capacidad suficiente

y servicios complementarios articulados, son necesarios para el éxito de reuniones

como el caso estudiado de APEC.

1.1.2. Formulación del problema.

Pregunta General

¿Cuáles fueron las condiciones que mostró la industria de eventos internacionales en la

ciudad de Lima para la Cumbre APEC 2016?

Preguntas Específicas

¿Cuáles fueron las necesidades y exigencias internacionales del Foro APEC Perú 2016

respecto a instalaciones en hoteles, centros de convenciones y servicios conexos?

¿Qué características poseen las instalaciones de los hoteles y centros de convenciones,

y servicios complementarios disponibles en la ciudad de Lima para realizar eventos

internacionales de envergadura?

¿Cuál es la capacidad de las instalaciones que sostiene a la industria de eventos en la

ciudad de Lima teniendo como referencia las exigencias y necesidades del Foro APEC

Perú 2016?

1.1.3. Justificación de la investigación.

La presente investigación permitirá determinar la capacidad actual de las instalaciones

de hoteles y centros de convenciones considerando también los servicios

complementarios que estos ofrecen para realizar eventos internacionales. Se ha tomado

como caso de estudio la XXIV Cumbre de Líderes del Foro APEC, y sus reuniones

conexas, para elaborar el referido diagnóstico.

El tema a investigar es relevante toda vez que proporciona la línea base para que futuros

proyectos de inversión en la industria hotelera y de reuniones puedan tener en cuenta

las necesidades existentes para eventos internacionales tales como cumbres,

convenciones y foros, entre otros, y que estos puedan llevarse a cabo con éxito.

La importancia del presente estudio se encuentra estrechamente relacionada con la

contribución real de la industria de convenciones y reuniones en la economía de un país.

7

Uno de los desafíos de largo plazo de esta industria ha sido la falta de metodologías

consistentes para medir el impacto económico y la escala del sector haciendo

comparaciones entre países y en el tiempo (ICCA, 2013). Sin embargo, en el año 2006

la ICCA, en colaboración con la Organización Mundial del Turismo (OMT), Meeting

Professionals International (MPI) y Reed Travel Exhibitions, publicaron los primeros

estándares globales para realizar estudios de impacto económico a nivel nacional. La

creación de dichos lineamientos, basados en sólidos principios económicos, ha

permitido llevar a cabo estudios comprehensivos cuyos resultados han podido confirmar

lo que ya hacía mucho tiempo se creía; que la industria de eventos contribuye

significativamente a la prosperidad económica de los países. Un resultado presente en

todos esos estudios ha demostrado que, mientras que el sector de reuniones tiene una

participación considerable en las cifras generales del turismo, más del 50% de los gastos

directos de los organizadores y delegados se realizó en servicios y productos no ligados

a la industria del turismo (ICCA, 2013, pág. 66).

De acuerdo a Joint Meetings Industry Council (JMIC), el valor total del negocio de

eventos está compuesto por cinco (05) elementos: (i) gasto de los delegados que viajan

hasta 50 kilómetros para asistir a la reunión (daytrip delegates), (ii) gasto de los

delegados que viajan más de 50 kilómetros para asistir a la reunión (overnight

delegates), (iii) el gasto de los organizadores, (iv) el retorno a la inversión para

delegados y empleadores y, (v) otros beneficios para los delegados y el destino anfitrión

del evento como la creación y diseminación del conocimiento, y generación de

inversiones (Joint Meetings Industry Council, 2012). Países como Canadá (2008 y

2014), Estados Unidos (2011), México (2011), Dinamarca (2012), Reino Unido (2013),

Singapur (2013), Australia (2005, 2014 y 2015), Tailandia (2015) y Malasia (2015)

(ICCA, 2017), han realizado estudios tomando en cuenta la metodología desarrollada

por ICCA y la OMT, y los componentes elaborados por JMIC.

En cuanto al plano nacional, el primer y más reciente estudio relacionado a la industria

de eventos es el informe titulado “Perú, Destino de Turismo de Reuniones del año 2014”

elaborado por Promperú en el año 2016. El citado informe analiza el posicionamiento

del Perú como destino del turismo de reuniones, es decir, como destino de las

“actividades basadas en la organización, promoción, venta y distribución de reuniones

y eventos, así como de productos y servicios, que incluyen reuniones gubernamentales,

de empresas y de asociaciones; viajes de incentivos de empresas; seminarios,

congresos, conferencias, convenciones, exposiciones y ferias” (Promperú, 2016). En

nuestro país, el segmento de organización de reuniones y eventos internacionales es el

que tiene mayor impacto en el sector turismo, pero este efecto también se refleja en los

8

demás sectores productivos, “generando resultados positivos en la industria y en la

generación de puestos de trabajo, tanto directa como indirectamente” (Promperú, 2016,

pág. 4).

Según el estudio de Promperú, en términos generales, en el año 2014 el impacto total

en la economía peruana fue de US$ 1 042 millones, 30 258 puestos de trabajos y US$

49 millones de ingresos salariales. Durante ese año, se realizaron 1 049 eventos

internacionales a los que asistieron 232 890 personas. El método de cálculo del impacto

económico utilizado fue el siguiente:

Gasto total = Gasto directo + Gasto indirecto + Gasto inducido

El gasto directo consideró presupuestos ejecutados de organizadores, anfitriones,

instalaciones, burós y patrocinadores en planeamiento y producción de eventos, así

como el gasto de los participantes. El gasto indirecto alude a la producción y empleo

generados en sectores beneficiados indirectamente de las inversiones y del gasto

(aquellos que suministran a los sectores directamente afectados los bienes y servicios

necesarios para su actividad). El gasto inducido comprendió a la población ocupada en

reuniones y su salario medio bruto (Promperú, 2016, pág. 42).

En cuanto a la distribución económica, del gasto total, US$ 371,41 millones

correspondieron al gasto directo, mientras que el gasto indirecto e inducido ascendió a

US$ 670,79 millones. El 76% del total de gasto directo generado por las reuniones en

el 2014, perteneció al sector turismo (alojamiento y restaurantes, transporte, comercio,

agencias de viaje), mientras que el 24% restante correspondió a otros ámbitos de la

economía nacional (otros servicios administrativos, servicios profesionales y técnicos,

actividades inmobiliarias, telecomunicaciones, productos de imprenta, productos

manufactureros diversos, servicios de administración pública, defensa y otros, y

seguros).

Como se puede advertir de las cifras presentadas, el aporte económico de la industria

de reuniones en el Perú es significativo puesto que genera importantes ganancias en

distintos sectores de la economía, lo cual se vio reflejado en el año 2014 con una

contribución de 0.7% al Producto Bruto Interno del país (BCR, 2017), con perspectivas

de crecimiento.

Es importante mencionar que el Perú continuará siendo anfitrión de grandes eventos

internacionales. La ICCA elabora reportes anuales estadísticos sobre el mercado

internacional de reuniones de asociaciones (segmento que excluye a las reuniones

corporativas) y se basa en tres grandes criterios para registrar los encuentros

9

profesionales; (i) deben realizarse en un mínimo de 3 países, (ii) deben ocurrir

regularmente y, (iii) atraer al menos a 50 participantes. Bajo estas condiciones, el Perú

ocupó el puesto N° 39 a nivel global en el año 2016, con un total de 98 reuniones. A

nivel del continente americano, nuestro país se encuentra en el octavo lugar, después

de Estados Unidos, Canadá, Brasil, Argentina, México, Colombia y Chile. Sin embargo,

en cuanto al ranking de ciudades se refiere, Lima ocupó el segundo lugar en América,

sólo después de Buenos Aires, con un total de 76 reuniones internacionales celebradas

en el 2016 (ICCA, 2017) (ver anexo 2). Cabe destacar que el mercado de reuniones

internacionales en el Perú ha presentado un crecimiento sostenido en los últimos años,

como se puede mostrar a continuación:

Gráfico N° 1

Evolución del número de reuniones internacionales en el Perú

Fuente: ICCA (2017)

Elaboración: Propia

Entre el año 2006 y el año 2016, ha habido un incremento de 32.6% de las reuniones

celebradas en el Perú. Algunos ejemplos de los próximos eventos internacionales

gubernamentales son la Reunión del Comité Olímpico Internacional (COI) que se llevará

a cabo en setiembre de 2017 (IOC, 2017) o la Cumbre de las Américas, a realizarse en

el Perú en abril de 2018 (OEA, 2016). De la misma forma, el Perú puede continuar

albergando eventos internacionales no gubernamentales, organizados por sociedades

científicas o asociaciones privadas, tales como gremios profesionales o empresariales;

así tenemos el caso del XXXV Congreso Internacional de la Asociación de Estudios

Latinoamericanos (LASA), llevado a cabo del 29 de abril al 1 de mayo de 2017, el cual

contó con un estimado de 4200 participantes (Latin American Studies Association,

2017). Asimismo, el XXXIII Congreso Panamericano de Oftalmología, realizado entre el

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Reuniones internacionales

Número de reuniones

Años

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9 y el 12 de agosto de 2017, contó con la participación de más de 3400 oftalmólogos

(Pan-American Association of Ophthalmology, 2017). Considerando las múltiples

reuniones internacionales a realizarse (Buró de Convenciones de Lima, 2017), se puede

afirmar, entonces, que la tendencia a ser sede de eventos internacionales se mantendrá

(ver anexo 3).

Finalmente, ya que el prestigio del Perú como anfitrión de reuniones internacionales de

envergadura depende del éxito que se logre en la organización y desarrollo de estos

eventos (Joint Meetings Industry Council, 2012, págs. 18-19), es importante conocer las

características de las instalaciones en hoteles y centros de convenciones en Lima para

albergar reuniones, así como los servicios complementarios ofrecidos, y de qué forma

ambos elementos deben estar articulados de manera eficiente para el resultado final

sea óptimo.

1.2. Marco Referencial

1.2.1. Antecedentes.

Ochoa (2014) realizó una investigación sobre las estrategias de marketing del área de

eventos del Sheraton Lima Hotel & Convention Center. El objetivo general fue identificar

y analizar las razones por las cuales el área de Eventos y Convenciones del hotel no

llega a alcanzar las metas establecidas en cuanto a ventas mensuales, así como dar a

conocer el motivo por el cual, en general, las ventas en dicha área son bajas en relación

a las solicitudes de cotizaciones. Se realizó una encuesta a una muestra de 100 clientes

que solicitaron una cotización para un evento en el hotel Sheraton con el fin de poder

explicar las principales causas de su decisión por otro local. Entre las conclusiones, se

halló que la falta de un plan de marketing fue determinante en la incapacidad del hotel

de lograr sus metas mensuales de ventas. Asimismo, se identificó que tanto el

incremento de la competencia en el mercado hotelero de eventos como la no adaptación

del producto, es decir, del área de eventos, a las nuevas exigencias de los clientes tuvo

también una incidencia negativa en las ventas del área estudiada. La referida

investigación será útil para la presente tesis en tanto ella contiene información pertinente

al área de eventos de diversos hoteles de cuatro y cinco estrellas de Lima, haciendo

una comparación de la capacidad de los salones de reuniones de cada uno. Asimismo,

se rescata como aporte el análisis de la situación del turismo de reuniones en Lima y el

potencial que este tiene para ser sede de mega-eventos internacionales.

De manera similar, se identificó el trabajo de Miranda (2007), quien realizó un estudio

sobre hotel Sonesta El Olivar. El objetivo de la investigación en este caso fue analizar

11

la situación del hotel al año 2007 en función al área de eventos. Se buscó demostrar

que la atención al cliente y las funciones dentro del área estudiada son fundamentales

para lograr las ventas de salas. Para obtener resultados, los instrumentos utilizados

fueron encuestas realizadas por el mismo hotel tanto a los organizadores de eventos

que contrataron con el hotel Sonesta como a los asistentes a las reuniones. Entre las

conclusiones, se encontró que la habilidad y experiencia de las personas a cargo del

área de eventos contribuyen a realizar una buena selección de potenciales clientes. Por

otro lado, el departamento de calidad ha contribuido a mejorar el servicio brindado a los

clientes en la referida área. En relación a las salas, se encontró que estas son limitadas

en cuanto a capacidad y número, mientras que la infraestructura de los referidos

espacios de reuniones en muchos casos no es la idónea. Finalmente, se halló que el

mantenimiento de las salas no es el adecuado, el número de equipos propios en las

salas de eventos es limitado, las instalaciones no están preparadas para realizar

eventos sociales y el número de estacionamientos disponibles es reducido. Se

considera que la contribución de este antecedente al presente trabajo se encuentra en

función del estudio tanto de los servicios ofrecidos en el área de eventos como de las

características de las instalaciones en función de su capacidad y atributos, elementos

que se consultarán como referencia para el desarrollo de la presente tesis.

Portella (2014) investiga la percepción de los empresarios peruanos que han participado

en ferias internacionales especializadas en MICE (Meetings, Incentives, Conferences

and Exhibitions) durante el año 2013, que fueron promovidas por PROMPERÚ. Su

trabajo aborda el tema desde el potencial que posee la ciudad de Lima para dicho

segmento e incluye el tema de eventos internacionales. El objetivo general fue conocer

y analizar la percepción de los citados empresarios identificando las ventajas

competitivas y desventajas que posee la ciudad de Lima en el turismo de reuniones. La

metodología utilizada fue de tipo cualitativo, con una muestra conformada por 07

empresarios que participaron en ferias MICE a los que se les realizó entrevistas en

profundidad. Entre las conclusiones se halló que los empresarios entrevistados

reconocen la importancia y oportunidad de desarrollar el turismo de reuniones en Lima,

debido a los beneficios que este genera, pero aún está lejos de alcanzar un desarrollo

óptimo debido a algunas carencias, como la falta de centros de convenciones.

Asimismo, la ciudad de Lima posee muchas ventajas que la hacen atractiva para el

segmento de reuniones, tales como ubicación geográfica, oferta gastronómica, atractivo

turístico, conectividad aérea, entre otros elementos. Paralelamente, se identificó

también que existen desventajas en la ciudad de Lima en la oferta para el turismo de

reuniones, - como la falta de infraestructura hotelera y de centros de convenciones para

12

albergar eventos de gran magnitud, la baja calidad del transporte, el poco apoyo de las

instituciones públicas para las gestiones burocráticas necesarias y la inseguridad

ciudadana. Se considera que el aporte para el presente trabajo es la información

recabada en las entrevistas realizadas a empresarios, ya que a partir de los resultados

se puede conocer las condiciones del mercado de reuniones a nivel logístico, lo cual

incluye características del espacio físico destinado a reuniones; y en ese sentido, servir

de soporte para afirmar y sustentar que la capacidad de las instalaciones de hoteles y

centros de convenciones en Lima para sostener grandes eventos internacionales es

limitada.

De otra parte, Graña (2006) llevó a cabo una investigación sobre la creación de un centro

de convenciones en Lima. El objetivo general fue presentar un proyecto de centro de

convenciones que cuente con la infraestructura necesaria para atender de manera

adecuada y eficiente la realización de congresos, conferencias, seminarios,

exposiciones, entre otros, tanto nacionales como internacionales. La metodología

utilizada fue un análisis del mercado que, para el caso de esta investigación, consistió

en un análisis del terreno en el que se situaría el centro de convenciones, incluyendo la

morfología urbana; del entorno, tomando en cuenta las características del distrito de

Miraflores, lugar en el que se ubicaría el proyecto; y el programa del centro de

convenciones, que consiste en el proceso de diseño y los planos. Entre las conclusiones

se halló que el turismo de convenciones ha ido incrementándose con el paso de los

años, lo que implica que la ciudad de Lima debe estar en condiciones para recibir y llevar

a cabo grandes eventos. A través del análisis de la oferta, se identificó que no se han

satisfecho las necesidades de las convenciones, por lo que se crean espacios de

manera improvisada, surgiendo problemas en el desarrollo del evento. Este estudio

coadyuva a la construcción del componente capacidad de instalaciones para albergar

eventos internacionales, ya que la presente es una tesis que también diagnostica la

insuficiencia en las condiciones físicas de espacio para acoger dichos eventos.

Allen (2000) elaboró un manual para la planificación y organización exitosa de

reuniones, eventos corporativos, galas de beneficencia, conferencias, convenciones y

otros eventos. El texto está diseñado como una herramienta de trabajo para la

organización de eventos en general, incluye consideraciones iniciales como

presupuesto, conformación del comité organizador y cronograma de actividades

previas; organización paso a paso de los detalles necesarios incluyendo tiempos

requeridos; selección de la ubicación, dando a conocer las ventajas de realizarlos en

hoteles y centros de convenciones; y requerimientos de la sede en cuanto a recursos

13

audiovisuales, iluminación y salas de reuniones. En las conclusiones se encontró que

siempre es necesaria la planificación para el éxito de un evento. Es preciso considerar

una programación de tiempos para cada actividad involucrada en el evento, de acuerdo

a la prioridad de cada una y a su aproximación a la fecha de la reunión. El texto servirá

como una guía a partir de la cual se establecen, en la presente investigación, los criterios

esenciales para llevar a cabo un evento exitoso, incorporando especialmente su enfoque

comparativo entre un hotel y centro de convenciones como sede de las reuniones.

Wu y Weber (2005) realizaron una investigación acerca de las percepciones de los

delegados que atienden reuniones en relación a la importancia de las instalaciones,

atributos y servicios brindados en los centros de convenciones. El objetivo es doble en

este estudio pues, por una parte, se busca presentar de manera general los atributos,

instalaciones y servicios desde la perspectiva de los asistentes, mientras que por otro

se identifican las fortalezas y debilidades en base al desempeño de uno de los centros

de convenciones más importantes en el Asia; el Centro de Exhibiciones y Convenciones

de Hong Kong (HKCC, por sus siglas en inglés). La metodología utilizada fue

cuantitativa, aplicada a través de la aproximación de muestreo de conveniencia. Se

realizaron encuestas a 168 asistentes a dos convenciones que tuvieron lugar en el

referido HKCC durante el año 2004. Entre las conclusiones se halló que, en gran

medida, la competitividad de un centro de convenciones depende del grado de

entendimiento que el equipo organizador tiene sobre las necesidades de los clientes y

su capacidad para satisfacerlas. Los atributos percibidos como más importantes fueron

ventilación, disponibilidad de equipos audiovisuales de primera categoría, asientos

cómodos, servicios higiénicos apropiados y trabajadores del centro de convenciones

dispuestos a colaborar durante el evento. En cuanto al desempeño del HKCC, los

resultados indicaron que el Centro de Convenciones satisface efectivamente las

preferencias de los delegados en áreas altamente importantes como instalaciones,

áreas públicas y calidad del servicio en la sede. El artículo profesional de Wu y Weber

constituye un aporte para el presente trabajo toda vez que este es una referencia

relevante para los componentes de instalaciones y servicios, catalogados, a partir de la

evidencia recogida por las autoras, como elementos que indefectiblemente deben

brindarse de manera eficiente en convenciones internacionales.

14

1.2.2. Marco teórico.

1.2.2.1. Industria de reuniones o convenciones.

Weber y Chong advierten que el deseo de reunirse e intercambiar ideas, base de las

convenciones y reuniones, es tan antigua como la humanidad misma, pero sólo a partir

del siglo XX es que la industria que se centra en esas actividades ha evolucionado

(Weber & Chon, 2002). Asimismo, las autoras de Convention Tourism: International

Research & Industry Perspectives explican que las convenciones y reuniones

representan un elemento importante de la industria del turismo. De manera más

específica, son parte de un sector de dicha industria que en muchas regiones se conoce

como MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions).

Por su parte, McCabe, Poole, Weeks y Leiper (2000) sostienen también que las

convenciones y reuniones son parte de una de las áreas de más rápido crecimiento y

mayor lucro de la industria del turismo. Sin embargo, afirman que mientras que la

industria de MICE ha sido tradicionalmente catalogada como parte de la industria del

turismo, con actividades que involucran a turistas y no turistas, en realidad las

convenciones y reuniones tienen como actividad principal, a diferencia de otras áreas

del turismo, a los negocios.

Ambas aserciones sirven de sustento para el concepto que se utilizará a lo largo de la

presente investigación; aquella de la industria de reuniones y/o convenciones o el

mercado de reuniones y/o convenciones, que se utilizará indistintamente en el desarrollo

de este trabajo.

1.2.2.2. Capacidad de las instalaciones para albergar eventos

internacionales.

Instalaciones para albergar eventos internacionales.

Stipanuk y Roffmann (1992) proporcionan conceptos específicos dentro del glosario del

sector hotelero al afirmar que las instalaciones juegan un papel importante en la

satisfacción de las necesidades de los clientes. Según los autores, se trata de “la planta

manufacturera” en la que los servicios y productos que el huésped adquiere son

creados, entregados y generalmente consumidos. El equipo y elementos de las

instalaciones son las herramientas de producción de la industria hotelera, sirven para

definir la industria en tanto esta es fácilmente identificable por los clientes en función a

las características de sus instalaciones, y sirven de locación para “la entrega de servicios

a partir de los cuales esperamos generar una ganancia”.

15

Mientras que el párrafo precedente tiene una consideración general sobre los servicios

brindados en un hotel, en el que podría incluirse también al área de organización de

eventos de ese tipo establecimiento, Allen (2000), en su guía sobre planificación de

eventos, presenta una comparación entre desarrollar reuniones en un hotel frente a

realizarlo en un centro de convenciones. Sobre el particular señala que:

Las diferencias entre hoteles y centros de convenciones afectarán su

presupuesto. Ambas instalaciones son maravillosas, pero hay que asegurarse

de conocer aquello en lo que difieren (…). Si requiere habitaciones para los

delegados, así como espacio funcional, llevar a cabo el evento en un hotel será

más efectivo en relación al costo (Allen, 2000, pág. 46).

En ese mismo orden de ideas, McCabe et al. (2000) señalan que hoy en día, las sedes

que buscan desarrollar una participación de mercado en la industria MICE necesitan

proporcionar instalaciones especialmente construidas para ofrecer usos múltiples, que

sean flexibles en su diseño y que cuenten con iluminación adecuada y espacios de

trabajo. Asimismo, sostienen que “los hoteles y otras sedes han reconocido el valor e

importancia de la industria, acogiendo su desarrollo a través de la construcción de

nuevas instalaciones y/o adecuando aquellas existentes” McCabe et al. (2000, pág. 50).

Tipos de sede

Según McCabe et al. (2000), los hoteles y sedes en general pueden ser divididas en

tres grandes categorías:

- Sedes residenciales: sedes que incluyen alojamiento. Se considera a los hoteles

resort, hoteles del distrito central de negocios, hoteles boutique y suburbanos,

centros de conferencia residenciales, universidades con alojamiento y cruceros.

- Sedes no residenciales: se incluye a centros de convenciones y exhibiciones

especialmente construidos para ese propósito, halls de exhibiciones, teatros, arenas

y estadios.

- Sedes especiales: puede incluir atracciones como edificios históricos, museos,

zoológicos, edificios icónicos y sedes deportivas.

De lo anterior, se puede extraer que los eventos pueden ser realizados tanto en hoteles

como en centros de convenciones.

16

Es ese ambiente en la sede al que se hace referencia en este trabajo cuando se habla

de instalaciones para realizar eventos, es decir, la planta física del hotel o del centro de

convenciones dedicada a dicha actividad y las características con las que cuenta.

Habiendo establecido que existen varios tipos de sede, por lo que corresponde a

instalaciones internas dentro de centros de convenciones u hoteles, estas incluyen

precisamente el espacio para realizar convenciones y exhibiciones, es decir, varios tipos

y estilos de salones de reuniones, incluidas algunas salas plenarias para albergar a una

gran cantidad de asistentes; espacio para la provisión de alimentos y bebidas para los

delegados, business center, oficinas y administración; así como áreas comunes para las

sesiones de trabajo. Además, los centros de convenciones especialmente construidos

o los hoteles que cuentan con un área especialmente diseñada para desarrollar eventos

de magnitud, están preparados “para acomodar a un gran número de personas bajo un

solo techo” McCabe et al. (2000, pág. 53).

Diseño de las instalaciones para eventos

Como bien se señala en Business and Management of Conventions:

Los centros de convenciones y exhibiciones construidos especialmente son

contemporáneos en términos de diseño, distribución, esquemas de colores,

accesorios y adecuación. Cada centro proporciona un área estéticamente

agradable para atraer tanto al asistente a la reunión como al organizador de la

misma McCabe et al. (2000, pág. 78).

Asimismo, el citado libro indica que la provisión de estas instalaciones mejoradas, en la

medida en que fueron planificadas para ese propósito, facilita al equipo de ventas del

establecimiento la venta de las instalaciones del centro. Esto es aplicable también al

caso de hoteles con instalaciones diseñadas para realizar eventos.

Tomando en cuenta las definiciones hasta aquí expuestas, es pertinente elaborar una

conexión entre los conceptos. Al mencionar en la presente tesis capacidad de las

instalaciones en hoteles o centros de convenciones para albergar eventos, se está

haciendo referencia a las posibilidades que hoteles o centros de convenciones tienen

para albergar a un gran número de asistentes en función al espacio físico que poseen.

Es decir, se está aludiendo a la cantidad y amplitud de las salas de reuniones,

incluyendo el aforo de las mismas, según el tipo de configuración; los espacios de

trabajo auxiliares; las áreas comunes, y otros espacios necesarios para el desarrollo de

un evento con una gran cantidad de asistentes. Se tomará en cuenta la extensión,

17

disposición y diseño del espacio físico destinado para realizar el referido evento. Ello se

sustenta en los conceptos proporcionados por los autores citados en esta sección.

De acuerdo a la bibliografía revisada para elaborar la presente sección, se considera

que la planta física del centro de convenciones o espacio del hotel destinada a eventos

está, a su vez, acondicionada con ciertos elementos y dotada de ciertas características,

que lo hacen más o menos propicio para determinada convención o reunión, por lo que

a través del análisis de las sedes utilizadas para realizar los eventos del calendario

APEC 2016 en el Perú, se describirá cual fue la más idónea dentro de las opciones

disponibles, así como cuáles fueron sus limitaciones.

Es relevante indicar que al exponer el caso APEC 2016, se realizará desde las

perspectivas citadas; las instalaciones de un hotel y centro de convenciones.

1.2.2.3. Evento.

Como bien lo describen Beech, Kaiser y Kaspar (2014), de manera muy general y al

nivel más simple, un evento es “algo que ocurre”. Bajo esta definición, casi cualquier

ocurrencia podría clasificarse como evento. Sin embargo, para efectos del presente

trabajo, se han aislado tanto aquellos eventos que no necesitan ser gestionados, como

los eventos realizados de manera privada por un particular, como por ejemplo, la

organización de una fiesta de cumpleaños. Otros parámetros útiles para delimitar los

eventos a describirse en esta investigación, son los siguientes:

- Operan en un ambiente comercial que requiere un presupuesto

- Ocurren en una escala en la que la falta de gestión o administración podría llevar

al caos

- Requieren que el organizador de eventos entre en contacto con los

consumidores del evento

- Involucran a más partes interesadas, más allá del productor del evento y el

asistente al mismo. (Beech et al., 2014, pág. 9)

Adicionalmente, los referidos autores presentan una clasificación inicial de diez (10)

tipos de eventos. Empero, sólo se describirán aquellos que guardan mayor afinidad con

el objeto de estudio de esta tesis:

- Carnaval

18

- Conferencia: término que generalmente implica que la función principal del

evento es el intercambio de ideas. Comúnmente encontrado en el mundo

académico y político

- Convención: muy similar a una conferencia, pero más flexible en cuanto a la

formalidad e interacciones.

- Exhibición: evento en el que se muestran artefactos en torno a un tema común.

Término frecuentemente utilizado en museos y galerías de arte.

- Expo: término poco específico que sugiere que el evento tiene un contenido

global. Regularmente, el evento es construido alrededor de pabellones que

representan la participación de países.

Asimismo, existen nuevas perspectivas en las dimensiones de los eventos. Una de

sus clasificaciones ofrece las categorías de micro, macro y mega-eventos según el

presupuesto del comité organizador, como se muestra a continuación:

- Micro evento: hasta 10,000 euros

- Macro evento: entre 10,000 y 10 millones de euros

- Mega-evento: Más de 10 millones de euros y un gran impacto en la ciudad o país

anfitrión. Se brinda como ejemplo la organización de los juegos Panamericanos

en esta categoría (Beech et al., 2014, pág. 20).

La Cumbre de Líderes del Foro APEC estaría incluida en la categoría de megaevento

ya que contó con un presupuesto inicial de S/. 74 millones de soles, equivalentes

aproximadamente a 22 millones de dólares o 20 millones de euros (Proyecto Especial

Perú APEC 2016, 2016).

1.2.2.4. Eventos internacionales.

Se considera que una clasificación adecuada de eventos es aquella establecida por la

Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), organización que se

define a sí misma como la “comunidad global y hub (entendido como centro de

distribución) de conocimiento para la industria internacional de reuniones (ICCA, 2017).

Al respecto, conforme al Reporte Estadístico 2015 de ICCA, el mercado de reuniones

internacionales puede ser segmentado de diversas maneras: por el tamaño de las

reuniones, por la clase de asistentes a las mismas, por el propósito de ellas, entre otros

criterios (International Congress and Convention Association, 2015).

19

Sin embargo, la citada Asociación sostiene que el criterio principal utilizado por el

proveedor de eventos para segmentar el mercado de reuniones internacionales es a

partir del “iniciador de la reunión”. Dicho iniciador, determina el tipo de reunión a

organizarse y el tipo de servicios necesarios. De esta manera es posible definir dos

mercados fundamentales: el de eventos corporativos y el no corporativo. El primero

incluye reuniones organizadas por grandes compañías o corporaciones. En cuanto al

segmento no corporativo, se establece una sub-división entre los eventos llevados a

cabo por organizaciones internacionales gubernamentales y aquellos organizados por

asociaciones (organizaciones no gubernamentales).

Por otro lado, Price, Becker, Weber y Kye-Sung Chon (2002) establecen que una

reunión internacional se define en función al número de países en los que una

organización celebra su reunión. De acuerdo a ello, debe haber un mínimo de tres

países entre los que se rotará la sede.

Por lo demás, The Business of Events Management también proporciona una

clasificación de eventos en locales, regionales e internacionales, con lo cual se

establecen dimensiones de acuerdo al origen de la mayoría de participantes activos

Beech et al. (2014, pág. 22).

Como se explicó anteriormente, se ha escogido como objeto de estudio a los eventos

internacionales por los beneficios que su realización genera para el país anfitrión.

1.2.2.5. Cumbre.

Alexandroff y Brean definen a la práctica de celebrar cumbres como la reunión formal

de líderes para considerar acciones (Alexandroff & Brean, 2016). La celebración de

cumbres, de acuerdo a los autores, aborda asuntos económicos, sociales, políticos,

tecnológicos y científicos que involucran interdependencia internacional.

En su publicación titulada Summitry and Global Order, Alexandroff y Brean sostienen

que, la primera reunión, de acuerdo a la definición expuesta en el párrafo precedente,

fue celebrada en Rambouillet, Francia, en 1975, encuentro en que los líderes del G7

discutieron los desafíos enfrentados por las naciones que son individualmente

soberanas, pero cada vez más económicamente interdependientes (Alexandroff &

Brean, 2016, pág. 71).

Un ejemplo actual de cumbre es la NATO Summit Meeting, oportunidad periódica que

permite a los Jefes de Estado y de Gobierno de la Organización del Tratado del Atlántico

20

Norte (OTAN) evaluar y proporcionar estrategias directivas para las actividades de la

Alianza (OTAN, 2017). Otro ejemplo y al mismo tiempo, objeto de estudio de la presente

investigación es la Cumbre de Líderes del Foro APEC, evento que reúne a los 21 líderes

de las Economías que forman parte del referido Foro (APEC Secretariat, 2015).

Se considera pertinente incluir la definición de Cumbre en función al caso presentado

en esta investigación; APEC 2016. Como se ha mencionado, consistió en una serie de

reuniones que culminó con la Cumbre de Líderes APEC en noviembre de 2016.

1.2.2.6. Reunión.

Para la OMT, Reed Travel Exhibitions, ICCA y Meeting Professional International (MPI),

una reunión es un término general que indica el encuentro de un grupo de personas en

un mismo lugar, con el propósito de llevar a cabo una determinada actividad. El término

reunión que se acaba de describir fue tradicionalmente definido para hacer referencia al

encuentro de diez (10) o más participantes, por un mínimo de cuatro horas en una sede

contratada. Estas reuniones incluyen convenciones, conferencias, congresos,

exhibiciones, ferias de muestra, reuniones corporativas o de negocios, entre otros que

cumplan los criterios mencionados (Organización Mundial del Turismo, 2014, pág. 10).

En otro orden de ideas, McCabe et al. (2000, pág. 55) establecen cuatro categorías

generales de reuniones:

- Reuniones corporativas

- Reuniones de asociaciones

- Reuniones gubernamentales e intergubernamentales

- Reuniones de interés común

- Reuniones de inventivos y viajes

- Exhibiciones

- Trade show

- Shows públicos

Como se ha indicado, el interés de la presente investigación es abordar la capacidad

para realizar eventos internacionales. Dichos eventos, en la última década en el Perú,

han consistido esencialmente en reuniones internacionales intergubernamentales de

envergadura. A partir de esa tendencia, se ha tomado como caso de estudio la Cumbre

de Líderes APEC. Asimismo, por lo expuesto en los párrafos precedentes, a lo largo de

la presente tesis se utilizará indistintamente las palabras eventos o reunión.

21

1.2.2.7. Centro de Convenciones.

McCabe et al. (2000) define centro de convenciones como centros designados para

acomodar un gran número de personas bajo un mismo techo para una convención o

exhibición. Usualmente proporcionan un número determinado de grandes salones para

sesiones plenarias, salas con infraestructura apropiada para exhibiciones y ferias, así

como una gran variedad de salas de reuniones, salas de trabajo, instalaciones para

banquetes, un business center, oficinas y área de administración.

Según PwC, un centro de convenciones sirve para proporcionar una sede para

reuniones, convenciones, ferias de muestra, espectáculos públicos, arte e intereses

locales, entre otros (PwC, 2017). Por su parte, el Swissötel denomina al centro de

convenciones como local especializado para albergar diversos tipos de reuniones como

conferencias, cócteles, bodas, bailes, entre otros. Dichos centros de convenciones

pueden ser estructuras independientes y contar con varias salas o salones y, en algunos

casos, pertenecer a un reconocido hotel (Swissotel, 2017).

1.2.2.8. Event Management.

Uno de los problemas principales en relación a construcción de teorías y modelos en la

administración de eventos es la ambigüedad con el uso del término “evento”, como

hemos podido observar hasta este punto. No hay consenso sobre estandarización de

las categorías de eventos. La falta de claridad conceptual responde a que la percepción

sobre el término “evento” contiene diversas contextualizaciones e implicancias a partir

de varias disciplinas tales como la sociología, economía, psicología, estudios culturales,

ciencias de la comunicación, entre otros Beech et al. (2014, pág. 30).

En el año 2000, Getz hablaba de la industria de eventos como una bien establecida en

muchas formas tales como exposiciones, marketing de los deportes o producciones de

conciertos, pero como un campo académico de estudio o materia de investigación, lo

consideraba nuevo e incipiente (Getz, 2000).

Sin embargo, James Bury nos ofrece un concepto más holístico y definido. Para él, se

trata del diseño, implementación y marketing de los eventos que involucran el balance

exitoso de varios factores que van desde gestionar el presupuesto hasta

consideraciones de seguridad (Bury, 2016).

22

1.2.2.9. Servicios complementarios.

Como indican Lovelock y Wright en McCabe et al. (2000, pág. 313), “un servicio es un

acto o desempeño ofrecido por una parte a la otra (…). Es una actividad económica que

crea valor y proporciona beneficios para los clientes en lugares y momentos

específicos”. En el caso de la industria de convenciones, los servicios están referidos a

la planificación, organización y ejecución del evento. Asimismo, debido a que el servicio

no es sólo proporcionar más grandes y mejores instalaciones, como sostienen también

McCabe et al. (2000) se considera que los servicios complementarios son las atenciones

adicionales ofrecidas en esas instalaciones. Así, en la referida organización y desarrollo

de la reunión, la gestión de operaciones del evento incluye los servicios de alimentos y

bebidas, configuración y atención en los salones.

Consecuentemente, para la presente investigación, los servicios complementarios a los

que se hará referencia a lo largo del documento incluyen todos aquellas atenciones y

operaciones brindadas con el fin llevar a cabo un evento: alimentos y bebidas, servicio

de limpieza, implementación de las salas de reuniones, iluminación, disposición de los

elementos al interior de la sala, equipamiento audiovisual, planificación y organización

de la reunión, personal de asistencia durante el desarrollo del evento, entre otros. El

aspecto de articulación de los referidos servicios con las instalaciones ofrecidas para

eventos en hoteles o centros de convenciones hace referencia a una atención

coordinada, fluida y acorde con el lugar en el que se ofrecen los servicios. En el capítulo

de presentación de resultados de la presente investigación se realizará una explicación

más amplia sobre la materia.

1.2.2.10. Proyecto Especial Perú APEC 2016.

El Proyecto Especial Perú APEC 2016 fue creado mediante Decreto Supremo N° 041-

2015-RE con el objeto de:

Dar cumplimiento al calendario de reuniones definidas por el Perú en su calidad

de economía sede del Foro APEC en el 2016, lo que comprende la preparación,

organización y la realización de la XXIV Cumbre de Líderes de dicho Foro, así

como las demás reuniones, actividades preparatorias y eventos conexos, que se

llevarán a cabo durante los años 2015 y 2016” (Ministerio de Relaciones

Exteriores, 2015).

Se trata, entonces, de la oficina encargada de la organización y ejecución de las

reuniones APEC 2016 en el Perú. Dicha dependencia elaboró el informe final del Foro,

23

documento que sirvió de fuente para el estudio del caso y, consecuentemente, permitió

también llegar a los resultados presentados en esta tesis.

1.2.2.11. Foro APEC.

El Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC, por sus siglas en inglés), es

un mecanismo establecido en 1989 con el propósito de apalancar la creciente

interdependencia de la región del Asia-Pacífico. Sus 21 miembros buscan crear mayor

prosperidad para las personas de la región mediante la promoción balanceada,

inclusiva, sostenible, innovadora y segura del crecimiento y aceleración de la integración

económica regional. APEC se encarga de asegurar que los bienes, servicios,

inversiones y personas transiten libremente de manera más fácil a través de las

fronteras (APEC, 2016).

1.2.2.11.1. Necesidades y exigencias logísticas de APEC 2016

Para ser sede de las reuniones APEC, existen ciertos estándares que la economía

anfitriona debe tener en cuenta al momento de organizar las reuniones del Foro.

Anualmente, la Secretaría APEC -mecanismo principal del Foro que brinda apoyo

técnico y asesoría a las Economías Miembro- elabora un documento oficial titulado

Guidelines for Hosting APEC Meetings (APEC Secretariat, 2015) (ver anexo 4). Cada

economía anfitriona se sirve de dicha guía para la preparación logística de las reuniones

que va a albergar en su territorio e incluye, entre otros detalles, el número, tamaño y

disposición de las salas requeridas para cada tipo de reunión, cantidad de asistentes

por reunión, diseño y posición de las mesas, distribución de las sillas, equipos

audiovisuales, materiales y útiles necesarios, número de servicios de alimentación que

deben ofrecerse a los delegados asistentes durante una jornada de trabajo, y asistencia

técnica requerida.

1.3. Objetivos e hipótesis

1.3.1. Objetivos.

Objetivo General

Describir las condiciones que mostró la industria de eventos internacionales en la

ciudad de Lima para el Foro APEC 2016.

24

Objetivos Específicos

- Identificar las necesidades y exigencias internacionales del Foro APEC Perú 2016

respecto a instalaciones en hoteles, centros de convenciones y servicios conexos.

- Conocer las características que poseen las instalaciones de los hoteles y centros de

convenciones disponibles en la ciudad de Lima para realizar eventos internacionales

de envergadura.

- Determinar la capacidad de las instalaciones y servicios complementarios ofrecidos

en las sedes que albergaron reuniones del Foro APEC Perú 2016 en la ciudad de

Lima.

1.3.2. Hipótesis.

A partir del Foro APEC 2016 se pudo advertir que, tanto en el sector público como en el

privado no se realizó una acertada proyección del desarrollo de la industria de eventos

en el Perú. Dadas las condiciones favorables en el país, tales como sólido crecimiento

macroeconómico, clima favorable de inversiones, política de integración comercial y

acceso a mercados, atracciones turísticas únicas –incluido el boom gastronómico-, era

previsible su elegibilidad como sede de eventos de envergadura. La insuficiente

proyección limitó la capacidad actual de las instalaciones en hoteles y centros de

convenciones para llevar a cabo eventos internacionales, especialmente en la ciudad

de Lima, lo cual podría reflejarse en dificultades durante su organización y ejecución.

25

2. Método

2.1. Tipo y diseño de investigación

2.1.1. Tipo de investigación.

El método utilizado en la presente tesis, según el criterio de nivel de complejidad,

corresponde al de una investigación descriptiva. Bajo esta perspectiva, se hace posible

la construcción del conocimiento bajo un proceso objetivo y sistemático de la

información. Se identifica y describe el caso APEC en el Perú con el fin de aproximarse

al estudio de las condiciones de la industria de eventos en el país.

Por otro lado, de acuerdo al criterio del tipo de análisis al que se someterá la información

recolectada, se utilizará el método cualitativo. Se busca determinar la realidad en la que

se desenvolvieron las reuniones del Foro APEC en el año 2016 desde el aspecto

logístico-organizativo. En tal sentido, el análisis del problema identificado se realiza a

partir de la experiencia de los actores involucrados y de la documentación generada con

motivo de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y eventos conexos, por tanto se requiere

un enfoque cualitativo, que identifique la naturaleza de los hechos.

2.1.2. Diseño de investigación

El diseño de la investigación es no experimental. En función al objetivo de la presente

tesis, se ha empleado un estudio descriptivo mediante la recolección de datos sin

alteraciones en el entorno.

A fin de responder a la pregunta de investigación, se ha optado por obtener la

información necesaria a partir de la aplicación de un estudio transversal, es decir, con

interacciones, en una sola ocasión, a través de entrevistas a los actores relevantes

involucrados en el entorno analizado; aquel de la organización de eventos.

En adición a lo anterior, se recurrirá a la revisión de registros existentes sobre la materia

estudiada. En el caso APEC 2016, el Informe Final de la XXIV Cumbre de Líderes y sus

reuniones conexas, elaborado por la oficina temporal Proyecto Especial Perú APEC

2016, servirá como fuente adicional para dicho fin.

26

2.2. Variables

Variables independientes (deductivas)

i) Necesidades y exigencias de APEC 2016 en cuanto a instalaciones para sus

reuniones

ii) Características de las instalaciones para eventos de los hoteles y centros de

convenciones

iii) Servicios complementarios articulados

Variable dependiente (inductiva)

Capacidad para albergar eventos internacionales de envergadura

Cuadro N°1

Matriz de Variables

Variable Independiente 1:

Necesidades y exigencias de APEC 2016 en cuanto a instalaciones para sus reuniones

Definición Conceptual Definición operacional

Estándares logísticos de la Secretaría APEC impuestos a las Economías anfitrionas que organizan las reuniones del Foro en un año determinado.

Se refiere al tamaño, número y disposición de las salas de reuniones, cantidad de asistentes por reunión, posición de las mesas y sillas, equipos y materiales necesarios, cantidad y tipo de servicios de alimentación requeridos por día, y asistencia técnica necesaria durante los eventos.

Variable Independiente 2:

Características de las instalaciones para eventos de los hoteles y centros de convenciones


Detalles técnicos sobre las instalaciones los hoteles y centros de convenciones.

Se refiere al número y tamaño de las salas que posee su área de eventos. Se hace alusión a la amplitud de las mismas según el tipo de configuración, los espacios de trabajo auxiliares y otros necesarios para el desarrollo de un evento.

Variable Independiente 3: Servicios complementarios articulados


Servicios de soporte para los eventos ofrecidos en el desarrollo de la reunión.

Se refiere a los servicios de alimentos y bebidas, limpieza, implementación de las salas, iluminación, equipos audiovisuales, diseño y disposición del mobiliario al interior del salón, entre otros, ofrecidos de manera articulada con las instalaciones de eventos.

Variable Dependiente 1:

Capacidad para albergar eventos internacionales de envergadura


Capacidad de los hoteles y centros de convenciones para albergar un gran número de asistentes en función al espacio físico que poseen.

Ciertos hoteles y/o centros de convenciones, según sus características, estarán en la capacidad de organizar y llevar a cabo eventos internacionales de gran envergadura como APEC 2016.

27

2.3. Participantes

- Actores Institucionales: el Ministerio de Relaciones Exteriores, como organizador de

la XXIV Cumbre del Foro APEC

- Actores Particulares: hoteles de 4 y 5 estrellas con un área de event management o

centro de convenciones que se encuentren en la capacidad de realizar grandes

eventos internacionales.

- Actores Privados: Posibles inversionistas interesados en llevar a cabo proyectos

hoteleros que contemplen un área de eventos lo suficientemente amplia como para

organizar reuniones internacionales de gran envergadura.

2.4. Instrumentos de investigación

Se utilizarán dos cuestionarios de entrevista (ver anexo 5) a cinco (05) personas del

área de eventos, como se puede observar en los siguientes cuadros:

Cuadro N°2

Ficha Técnica 1

Autor Investigadora

Procedimiento de elaboración Muestreo no probabilístico, basado en expertos. Elección de la muestra en función a los hoteles sede APEC. Elaboración del cuestionario semi-estructurado en base a los objetivos de investigación.

Técnica Entrevista personal y directa mediante la aplicación del cuestionario semi-estructurado, en el centro de trabajo de cada entrevistado (oficina de eventos del hotel Westin, Swissotel, los Delfines y Marriott).

Procedimiento de validación Facultad de Hotelería, Turismo y Gastronomía de la Universidad San Ignacio de Loyola.

Tamaño de la muestra 4 entrevistas

Fechas de campo Del 03 de mayo al 02 de junio de 2017

Cuadro N° 3

Ficha Técnica 2

Autor Investigadora

Procedimiento de elaboración Muestreo no probabilístico, basado en expertos. Elección de la muestra según las características específicas del entrevistado: su experiencia en la organización APEC 2016.

Técnica Entrevista personal y directa mediante la aplicación del cuestionario semi-estructurado en el centro de trabajo del entrevistado (oficina de eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores).

Procedimiento de validación Facultad de Administración Hotelera, Turismo y Gastronomía de la Universidad San Ignacio de Loyola.

Tamaño de la muestra 1 entrevista

Fechas de campo 25 de mayo de 2017

28

Muestra

Las unidades de análisis se determinaron en función al caso APEC 2016, ya que este

sirve de base para estudiar la capacidad de las instalaciones de hoteles y centros de

convenciones en la ciudad de Lima para realizar eventos internacionales de gran

envergadura, así como la articulación entre esas instalaciones y los servicios

complementarios ofrecidos en los referidos eventos.

En ese orden de ideas, se realizará una entrevista a los encargados del área de eventos

de los 3 hoteles que sirvieron de sede para alguna de las reuniones de APEC 2016, al

encargado de eventos de un hotel adicional que, si bien no formó parte de los hoteles

seleccionados para realizar las sesiones oficiales del Foro, se incluye a manera de

validar los instrumentos empleados y, a un miembro de la oficina temporal a cargo de

preparación y ejecución de las reuniones del foro APEC en el Perú con el fin de conocer

las características del evento, su desarrollo a nivel logístico y detalles que sólo podrían

ser compartidos por alguien que formó parte del equipo organizativo interno.

De tal forma, se han priorizado los criterios de representatividad, al ser los cinco

entrevistados sujetos típicos de la realidad de la gestión de eventos y pertinencia, ya

que por la naturaleza de sus funciones conocen del tema.

A continuación se muestra un cuadro sobre las características de las unidades de

análisis:

Cuadro N° 4

Detalles de la muestra

Entrevistado Cargo Hotel / Institución Observaciones

Sra. Nathalie Loayza Gerente de Relaciones Institucionales

Hotel los Delfines Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC

Sr. Rudy Mendiola Director de Eventos Hotel Marriott

No fue sede de reuniones oficiales APEC. Se incluye a modo de validar el instrumento utilizado en la investigación.

Sr. Alfred Mercer Gerente de Grupos y Eventos

Westin Lima Hotel Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC

Sra. Ericka Alavena Gerente de Eventos

Swissötel Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC

Sra. Cecilia Monteverde

Jefe de la oficina de Gestión de Eventos y parte del equipo del Proyecto Especial Perú APEC 2016

Proyecto Especial Perú APEC 2016 - Ministerio de Relaciones Exteriores

Dependencia de Ministerio a cargo de la planificación, organización y realización de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y eventos conexos.

29

2.5. Procedimientos

El procedimiento empleado consistió en la aplicación de entrevistas semi-estructuradas.

Para cada una de las entrevistas se realizó una solicitud vía correo electrónico

manifestando el interés de la investigadora de realizar un cuestionario con fines

académicos. Se indicó que se trata de una tesis realizada para obtener la licenciatura

por parte de la Universidad San Ignacio de Loyola y se detalló brevemente el tema y

objetivo del estudio. Todos los participantes seleccionados respondieron a través del

mismo medio aceptando la entrevista.

Por cuestiones de agenda de cada representante del área de eventos de los hoteles

elegidos, las fechas fueron variando. Incluso en el caso de la Gerente de Eventos del

Swissötel, Ericka Alavena, debido a sus compromisos laborales, se acordó en principio

una entrevista telefónica, la cual se realizó el 03 de 2017. Sin embargo, al regreso de

un viaje de trabajo, se consultó con ella la posibilidad de programar un encuentro para

completar la información. Es así que fue factible entrevistarla presencialmente el viernes

02 de junio de 2017.

Las entrevistas se llevaron a cabo en los cuatro hoteles seleccionados y en la sede de

la Cancillería peruana. El primer cuestionario aplicado aquel realizado a Nathalie

Loayza, Gerente de Relaciones Institucionales del hotel Los Delfines, el 12 de mayo de

2017, por la mañana. La señora Loayza recibió a la investigadora en el lobby del hotel

y la entrevista se llevó a cabo en la zona del comedor. Durante la mañana del 16 de

mayo se entrevistó a Rudy Mendiola, Director de Eventos del hotel Marriott, optó por

responder el cuestionario en su oficina, ubicada en el cuarto piso del hotel. De manera

similar, Alfred Mercer del Westin decidió realizar la entrevista en su despacho en el

segundo piso del hotel. Por su parte, Ericka Alavena del Swissötel recibió a la autora de

la presente investigación en el lobby del hotel. Finalmente, Cecilia Monteverde, Jefe de

Eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores, hizo lo propio realizando la entrevista

en las oficinas del área de eventos de la Cancillería.

En cada caso, el proceso fue el siguiente:

1) Presentación de la investigadora

2) Breve introducción al tema y objetivo de investigación

3) Solicitud de autorización para grabar la entrevista

4) Inicio de la entrevista y aplicación del cuestionario

5) Agradecimiento por la participación

6) Fin de la entrevista

30

Plan de Análisis

El tratamiento dado a los datos recogidos se realizó en base al establecimiento de

categorías y algunas subcategorías según las variables de la investigación y el

cuestionario elaborado. Luego, se optó por clasificar las categorías en una tabla,

incluyendo columnas para cada entrevistado, estructurando y sistematizando la

información recolectada durante las entrevistas de manera tal que la matriz ofreciera un

panorama general de los resultados a fin de facilitar la presentación de los hallazgos.

Para la interpretación de los datos, si bien la matriz del plan de análisis fue muy útil para

observar coincidencias y contrastes entre opiniones emitidas, fue empleada de manera

auxiliar ya que fue necesario recurrir al documento transcrito de cada entrevista para

construir los enunciados teóricos.

31

3. Resultados

3.1. Presentación de resultados

3.1.1. Necesidades y exigencias del Foro APEC Perú 2016

Como se mencionó anteriormente, al ser un foro internacional, APEC posee ciertos

estándares logísticos que cada país anfitrión de turno (economía sede) debe emplear al

organizar los eventos del calendario oficial. En el caso del Perú, se hizo de tal manera.

Se recibió el documento titulado Guidelines for Hosting APEC Meetings y, como es

tradicional, se solicitó información logística complementaria al anfitrión que realizó el

foro del año anterior; Filipinas, a fin de contar con una referencia confiable.

En cuanto a los aspectos logísticos, uno de los puntos más importantes a tener en

cuenta para poder planificar y organizar los eventos APEC fue conocer el número de

delegados (participantes en las reuniones temáticas) que asistirían a las reuniones, así

como las salas adicionales que se necesitarían para cubrir actividades relacionadas a

la reunión, sin las cuales no podría funcionar ningún evento. Al respecto, se pueden

mencionar algunas de ellas como el espacio para las acreditaciones; sala de

documentación, en la que se reproducían los materiales impresos para los delegados;

salas bilaterales, requeridas para reuniones entre delegados de dos economías parte

de APEC; sala de prensa, para las conferencias al final de cada reunión; sala de

delegados, para sus coordinaciones internas; oficinas de trabajo técnico, para el

personal de apoyo de la Cancillería encargado de la parte operativa de las reuniones;

módulos de informe, con stands para la atención de los delegados extranjeros, entre

otros (Proyecto Especial Perú APEC 2016, 2016).

Para un mejor panorama de las reuniones APEC realizadas a lo largo del año 2016 y el

número de asistentes en cada una de ellas, se presenta a continuación un cuadro

resumen con los eventos oficiales:

Cuadro N° 5

Resumen de asistentes a las Reuniones APEC 2016

Reunión Fecha Lugar N° de participantes

Reunión de Viceministros de Fianzas y Representantes de Bancos Centrales (AFCBDM)

Febrero 2016

Lima: hoteles Westin, Swissötel y los Delfines

455 registrados de los cuales 109 fueron delegados

Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC y sus reuniones conexas (SOM1)

Febrero 2016

Lima: hoteles Westin, Swissötel y los Delfines

2535 registrados de los cuales 1338 fueron delegados

Taller de buenas prácticas para la mejora de la Cadena de Suministros

Mayo 2016

Lima: Auditorio del edificio Carlos García Bedoya de la Cancillería

75 registrados, de los cuales 42 fueron delegados

32

Reunión Fecha Lugar N° de participantes

Segunda Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM 2)

Mayo 2016 Arequipa: Centro de Convenciones Cerro Juli


Reunión de Ministros de Responsables de Comercio (MRT)

Mayo 2016 Arequipa: Hotel Libertador Arequipa


Reunión de Altos Funcionarios de Finanzas (SFOM)

Mayo 2016 Trujillo: Hotel Costa del Sol


48° Reunión del Grupo de Trabajo de Turismo y Reunión Ministerial de Turismo

Mayo 2016 Lima: Centro de Convenciones de Lima (CCL)


Reunión del Grupo de Trabajo de Telecomunicaciones e Información

Junio 2016 Tacna: Casino Militar de Tacna


Foro sobre la Mujer y Economía Junio 2016 Lima: CCL 1273 registrados, de los cuales

215 fueron delegados.

Tercera Reunión de Altos Funcionarios APEC y Reuniones Conexas (SOM 3)

Agosto 2016

Lima: CCL 4475 registrados, de los cuales 2447 fueron delegados

Reunión Ministerial de Pequeña y Mediana Empresa

Setiembre 2016


48° Reunión del Grupo de Expertos de Eficiencia Energética y Conservación

Setiembre 2016

Tarapoto: Hotel Río Schilcayo


Reunión Ministerial de Seguridad Alimentaria

Setiembre 2016

Piura: hotel Casa Andina Private Collection


Sexta Reunión Ministerial de Educación APEC

Octubre 2016


Décima Reunión de Altos Funcionarios en Gestión de Riesgos

Octubre 2016

Iquitos: Hotel Sombrero de Paja


Reunión Ministerial de Finanzas APEC y reuniones conexas (FMM)

Octubre 2016

Lima: CCL


Semana de Líderes APEC Perú 2016:

Reunión Conclusiva de Altos Funcionarios APEC (CSOM) + Reunión Ministerial Conjunta APEC (AMM) + Reunión de Cumbre de Líderes APEC (AELM)

Noviembre 2016

Lima: CCL

17794 registrados, de los cuales 8717 fueron participantes de las reuniones y 4692 fueron delegados.

Fuente: (Proyecto Especial Perú APEC 2016, 2016)


Como se puede observar, no todas las reuniones se llevaron a cabo en Lima. Asimismo,

el número de asistentes varió de acuerdo a cada reunión. Cuando se indica el total de

registrados, se hace referencia a la cantidad total de personas a las que se les dio

credenciales para ingresar al recinto del evento (prensa, proveedores, personal técnico,

funcionarios de la Cancillería y otros sectores, etc.) Proyecto Especial Perú APEC 2016

(2016). De otra parte, los delegados, son aquellas personas que asisten a las reuniones

temáticas y forman parte de ellas, participando durante cada sesión ya que son los

representantes de su país ante APEC para determinada reunión.

A fin de brindar una idea clara del funcionamiento de las reuniones APEC, se tomará

como ejemplo una de ellas para detallar los requerimientos y estándares impuestos por

el foro para llevar a cabo el evento. No todas las reuniones tienen el mismo formato de

sala, este varía de acuerdo a la categoría y temática del evento.

La Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1), llevada a cabo del 20 de

febrero al 04 de marzo de 2016, fue uno de los primeros eventos APEC en el año.

33

Consistió en reuniones preparatorias y sesiones previas a una reunión plenaria en la

que los 21 Altos Funcionarios, representantes de cada país (Economía APEC) ante el

Foro, sesionaron para discutir las conclusiones, llegar un consenso y finalizar el evento.

Dicha reunión fue la única en Lima realizada simultáneamente en tres hoteles de la

ciudad: Westin, Swissötel y Los Delfines. Ello se debió a que se requerían espacios para

una sesión plenaria y 56 reuniones conexas (grupos de trabajo, comités, talleres, etc.).

En total, se necesitaban 17 salas de reuniones, 9 salas bilaterales, 12 oficinas, 3 salas

de documentación, 3 salas de delegados, 1 sala para oficiales de enlace (voluntarios

orientadores asignados a cada Alto Funcionario), 3 salas de prensa, 3 salas para

oratorio (sala de oración de los delegados musulmanes), 3 salas para tópico, así como

áreas para los almuerzos de los delegados, módulos de informe y un módulo de

acreditaciones Proyecto Especial Perú APEC 2016 (2016). Consecuentemente, un solo

hotel no hubiera podido cumplir con los requerimientos de la citada reunión.

El SOM1, como cada reunión de oficial APEC, inicia con sesiones de grupos de trabajo,

reuniones preparatorias y talleres en los que se aborda una agenda establecida de

temas variados que son de interés del Foro. A estos se les llama eventos o reuniones

conexas y se reúnen simultáneamente en diferentes salas a través de toda la duración

de la reunión, que es de varios días. Asimismo, las reuniones conexas tienen formatos

distintos; algunos son tipo auditorio o escuela, que son los formatos más comunes en

eventos, pero algunos otros, los más frecuentes en APEC, tienen el formato de mesa

en “o”, que no es otra cosa que el arreglo de mesas en forma de esa letra. Para las

sesiones plenarias, siempre se requieren las salas más grandes porque en el formato

aplicable de mesas en forma de “o” se sientan dos representantes por Economía y tiene

que haber suficiente espacio para las 21 Economías, espacios para ponentes en la

mesa principal, para los observadores APEC e invitados de la sesión. En total, para una

sesión plenaria normalmente se necesita un formato de O60 (mesa en “o” para 60

personas) con tres (03) filas de asientos detrás de los ponentes principales para los

demás participantes. En la siguiente imagen se puede apreciar la sala plenaria del

SOM1 de APEC 2016 en el hotel Westin:

34

Imagen N° 1

Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1) – Hotel Westin

Fuente: Ministerio de Relaciones Exteriores

Por otro lado, APEC también establece estándares técnicos para sus reuniones. Como

también se puede observar en la imagen previa, en el centro de la sala se colocan

pantallas LED para que los delegados puedan observar la presentación. Para la plenaria

del SOM1, así como para las otras reuniones plenarias, se requieren 16 televisores. En

cada sala en la que el formato sea una “o”, se colocan las referidas pantallas.

Así como para la sesión plenaria que culmina el SOM1, para los eventos conexos

previos también se necesitan salones con sus propios formatos de “o” más pequeños

(O32, O40), auditorio o escuela, como se puede apreciar en el anexo 6.

En cuanto a los servicios complementarios requeridos por el Foro APEC, se encuentran

los servicios de alimentación, de transporte, de limpieza, de infraestructura,

implementación y atención a salas y, de soporte técnico. Sobre el primero, en cada

jornada de reuniones está establecido brindar un coffee break por la mañana, almuerzo

buffet y un coffee break por la tarde. Es preciso señalar que, de acuerdo a los estándares

de APEC, en adición a comida local que el país anfitrión desee brindar, se debe ofrecer

un buffet internacional, opciones vegetarianas, opciones veganas y una estación de

comida con certificación Halal (según la dieta permitida por la religión musulmana) (Halal

Perú, 2017). Por otro lado, respecto a los servicios de infraestructura, se requiere

personal que conozca el formato de la reunión para ordenar la sala un día antes del

evento. A su vez, el personal de atención a sala, debe también conocer el formato de la

reunión para pasar revisión antes del inicio de esta y comprobar que todos los

implementos estén completos (número de micrófonos en la mesa “o”, pantallas, tarecos

con nombres de las Economías y ponentes en orden), conocer el orden de las

35

presentaciones del día y los cambios de los tarecos, de producirse estos en un mismo

día. Asimismo, el personal de sala deberá estar atento a los requerimientos el director

del programa, delegado que se encarga de realizar los pedidos específicos de la reunión

al oficial de sala tales como documentación, cambio en material audiovisual, entre otros.

Como ya se ha mencionado, los requerimientos del Foro varían en función a cada

reunión y dentro de ella, de acuerdo al tipo de sesión que corresponda realizar, pero en

general siempre se exigirá de la sede en la que se realice determinado evento oficial

APEC, ciertos espacios fijos como la sala de documentación, el oratorio, sala de

delegados, oficinas, salas de trabajo, salas bilaterales, entre otras, que se necesitarán

en todas las reuniones. Consecuentemente, cuando se hable de reuniones para 40 o 50

delegados a lo largo de dos semanas de eventos, como el SOM1, también se tienen

que tomar en cuenta los espacios adicionales requeridos. Es por ello que para dicha

reunión fue necesario ubicar tres hoteles con capacidad suficiente para todas las salas

necesarias y que los eventos se llevaran a cabo de manera paralela.

3.1.2. Características de las instalaciones de hoteles y centros de

convenciones de Lima para realizar eventos internacionales de

envergadura.

Centros de Convenciones

Al realizar una búsqueda en la web, se halló que en la ciudad de Lima existen numerosos

establecimientos que tienen denominación de centro de convenciones (C.C.). Sin

embargo, no todos ellos tienen las instalaciones adecuadas o el tamaño requerido en

ellas para llevar a cabo eventos internacionales como APEC u otros de gran

envergadura. La gran mayoría de ellos utiliza sus espacios para realizar eventos

sociales como conciertos o fiestas. A continuación se muestra un cuadro detallando

dichos centros y los fines para los que se utilizan:

Cuadro N° 6

Centros de Convenciones en Lima

Nombre Ubicación Tipo de eventos Capacidad máxima

Real Audiencia Centro de Convenciones

San Borja

Capacitaciones, selección de personal, conferencias, presentación de productos y premiaciones

200 personas – formato auditorio

Centro de Convenciones Barranco Arena

Barranco Conciertos, fiestas, recepciones, desfiles de moda

No disponible

Centro de Convenciones Barranco

Barranco Conciertos y fiestas No disponible

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Nombre Ubicación Tipo de eventos Capacidad máxima

Centro de Convenciones 28 de Julio

Miraflores corporativos

3 salas de eventos: capacidades de 300, 105 y 80 personas en

formato auditorio

Centro de Convenciones Javier Prado

La Victoria

Eventos sociales (matrimonios, fiestas de cumpleaños, bautizos, graduaciones) y corporativos (seminarios, congresos, capacitaciones).

No disponible

Centro de Convenciones Embassy

Lima

Espectáculos, bodas, reuniones privadas, conciertos, reuniones corporativas

No disponible

Centro de Convenciones de Lima (CCL)

San Borja

Eventos corporativos, de gobierno, congresos, convenciones, conferencias, cumbres, simposios, etc.

18 salas – capacidad de 10 mil personas en formato auditorio

Centro de Convenciones Festiva

Miraflores Conciertos y fiestas privadas

No disponible

Centro de Convenciones Daniel Alcides Carrión

Miraflores Científicos y empresariales

1 auditorio para 950 personas y 10 salas

distribuidas en 5 pisos (la más amplia para 250 personas)

Centro de Convenciones ZENTRO - Restobar

Lima Eventos sociales No disponible

Centro de Eventos “Jardín Vivero”

Santiago de Surco Ferias y exposiciones No disponible

Centro de Exposiciones Jockey

Santiago de Surco Exposiciones, ferias y festivales

No disponible

Centro de Convenciones Casa Prado

Miraflores Eventos sociales

10 salones, con capacidad entre 21 y

108 personas en formato auditorio

Casa de Espiritualidad Hermasie Paget

San Isidro Eventos en general

01 auditorio para 360 personas, 18 salas

con capacidad entre 20 y 100 personas y 01 salón multiusos con capacidad para

300 personas

Centro de Convenciones del INICTEL

San Borja

Conferencias, eventos culturales, simposios, graduaciones, conciertos musicales, ceremonias y expoferias

Auditorio para 432 personas, 01 sala vip para 10 personas y

dos salas con capacidad para 70

personas en formato auditorio

Scencia Centro de Convenciones

La Molina Conciertos y fiestas privadas

No disponible

Fuente: www.google.com


De los establecimientos listados, exceptuando al Centro de Convenciones de Lima,

únicamente seis de ellos cuentan con instalaciones adecuadas para llevar a cabo

eventos corporativos, conferencias o convenciones. Empero por su limitada capacidad,

como en el caso del C.C. Real Audiencia cuyo único salón admite en formato auditorio

a 200 personas (Real Aundiencia Centro de Convenciones, 2016), o por el diseño de

37

sus instalaciones, como aquellas de la Casa de Espiritualidad (Casa de la Espiritualidad

Hermasie Paget, 2017) que cuenta con sencillos amientes que no le permitirían albergar

un evento de la talla de un organismo o foro internacional, no fueron contemplados en

ningún momento como opciones sede para las reuniones oficiales APEC (Proyecto

Especial Perú APEC 2016, 2016).

En relación al Centro de Convenciones de Lima (CCL), es el recinto de reuniones más

grande del Perú especialmente diseñado para albergar eventos de gran envergadura y

de nivel internacional. Propiedad del Estado peruano e inaugurado en el año 2015 con

el fin de albergar las Reuniones Anuales del FMI y el Banco Mundial (Proinversión,

2016), el CCL cuenta con 8 pisos, 18 salas y una capacidad de hasta 10 mil personas.

Además, cuenta con áreas extras como un hall interior en cada piso, tres terrazas, un

hall exterior, tópico, cocina, comedor, oficinas de gestión, copy center, entre otros

salones (ver anexo 7). Actualmente, el CCL está bajo la administración temporal del

Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento, y se encuentra a la espera de la

concesión de su operación y mantenimiento (Proinversión, 2016). Cabe señalar que el

Grupo OAS, que estuvo a cargo de su construcción, no ha terminado la obra al 100% y

existen arbitrajes entre el gobierno y dicha empresa, lo que ha generado problemas en

el mantenimiento del centro de convenciones (Gamboa, "Entrevista a Cecilia

Monteverde". En Transcripción 4, 2017).

Hoteles

Sucede de manera similar en lo referente a hoteles con área para eventos. La capacidad

de sus salones varía considerablemente dependiendo del tipo establecimiento. Con el

propósito de tener un panorama general de las instalaciones para eventos de los

principales hoteles en Lima de 3, 4 y 5 estrellas (distribuidos en los distritos de

Miraflores, San Isidro, San Borja, Surco y Lima) se ha elaborado el siguiente cuadro:

Hotel

Capacidad

Categoría Salones

Capacidad Máxima de personas

(formato auditorio)

Crowne Plaza 7 150 5 estrellas

Country Club 5 700 5 estrellas

Delfines Hotel & Casino 15 1000 5 estrellas

El Pardo DoubleTree by Hilton 7 400 4 estrellas

Hilton Lima Miraflores 19 400 5 estrellas

Hotel Estelar Miraflores 11 240 5 estrellas

Hotel Golf Los Incas 4 100 5 estrellas

Hoteles San Agustín Riviera 2 250 3 estrellas

Hoteles San Agustín Exclusive 6 300 4 estrellas

JW Marriott Lima 29 500 5 estrellas

Hotel Libertador Lima 4 110 4 estrellas

Melia Lima Hotel 11 500 5 estrellas

Belmond Miraflores Park 5 400 5 estrellas

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Hotel

Capacidad

Categoría Salones

Capacidad Máxima de personas

(formato auditorio)

Novotel 9 280 4 estrellas

Plaza del Bosque Apart Hotel 6 300 5 estrellas

Radisson Decapolis Miraflores 2 150 4 estrellas

Radisson Hotel & Suites San Isidro

1 50 4 estrellas

Royal Park Hotel 5 60 5 estrellas

Sheraton Lima Hotel & Convention Center

19 1600 5 estrellas

Sonesta Hotel El Olivar 12 300 5 estrellas

The Westin Lima Hotel & Convention

17 2254 5 estrellas

Thunderbird Hotels J. Pardo 4 60 5 estrellas

Thunderbird Fiesta Hotel & Casino

2 40 5 estrellas

Thunderbird Hotels Carrera 2 200 4 estrellas

Swissötel 12 900 5 estrellas

Atton Hotel 7 150 4 estrellas

BTH Hotel 6 250 4 estrellas

NM Lima Hotel 6 200 4 estrellas

Hotel & Centro de Convenciones María Angola

5 1800 3 estrellas

Hotel Dazzler 3 130 4 estrellas

Fuente: Sociedad Hoteles del Perú (SHP)


Como se puede apreciar en el cuadro anterior, el número de hoteles con la mayor

capacidad para realizar eventos en sus salones es reducido. Únicamente cinco hoteles

tienen capacidad máxima en formato auditorio para recibir entre 400 invitados y 900

invitados. Con capacidad entre 1000 y 1800 personas existen 3 hoteles, pero uno de

ellos, el hotel María Angola, es de categoría 4 estrellas, por lo que sólo se incluyó como

referencia. No estaría contemplado como opción para realizar un evento internacional

de envergadura por esta razón. Por otro lado, el hotel Sheraton, si bien cuenta con una

capacidad en sus salones de hasta 1600 personas, su ubicación en el centro de Lima

lo convierte en una opción menos atractiva para los organizadores de reuniones, como

indica Cecilia Monteverde, Jefe del área de Eventos de la Cancillería (Gamboa, 2017).

El Westin Lima Hotel, con una capacidad de hasta 2254 personas en su salón

Limatambo, le otorga el primer lugar en la lista.

3.1.3. Capacidad de las instalaciones y servicios complementarios de las

sedes del Foro APEC.

Las reuniones de APEC 2016 en la ciudad de Lima se llevaron a cabo en cuatro sedes:

los hoteles Westin, Swissötel y Los Delfines, y en el Centro de Convenciones de Lima.

La Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1) fue la única en Lima que no

se realizó en CCL. De acuerdo a la señora Monteverde, esto responde a que dicho

centro de convenciones no tenía disponibilidad para las fechas en las que estaba

39

programado el SOM1, ya que el equipo organizador tenía previsto realizar todas las

reuniones oficiales del Foro en la capital. La elección de los tres hoteles citados fue en

base a la capacidad, siguiendo el cronograma de reuniones APEC e identificando la

cantidad de eventos simultáneos que había en un mismo día. Por la cantidad de los

mismos, no podía contarse con una sola sede.

Hotel Westin

Para Alfred Mercer, Gerente de Grupos y Eventos del Westin, la industria de eventos es

muy importante para ese hotel ya que representa un gran porcentaje de los ingresos

totales. Además, ésta involucra a muchos sectores como el turismo, empresas de

servicio relacionadas a la industria de convenciones y tiene un impacto positivo en la

economía de un país. En el caso del Perú, Mercer menciona que hay otras ciudades

que se ven beneficiadas con eventos que se organizan en Lima, porque a los

participantes les interesa visitar los atractivos que tiene el país. Sin embargo, uno de los

factores más importantes, según él, es el reconocimiento y la imagen que se crea del

Perú en el exterior, lo cual sirve para demostrar que es un país capaz de organizar

reuniones internacionales de alto nivel y gran envergadura. Esa imagen influye en la

reputación del Perú en el extranjero, en la prensa internacional y puede repercutir de

manera positiva, logrando ser elegidos para otros eventos importantes o simplemente

como destino atractivo para turismo o para hacer negocios (Gamboa, "Entrevista a

Alfred Mercer". En Transcripción 3, 2017).

El Westin cuenta con el centro de convenciones más grande del Perú en un hotel. Con

17 salas para eventos distribuidas entre la tercera y la cuarta planta del hotel, tiene una

capacidad máxima para 2254 personas en el salón Limatambo (salas Limatambo 1, 2,

3 y 4 unidas en formato auditorio). Asimismo, tiene múltiples salas independientes con

capacidades que van de 20 hasta 120 personas, en formato auditorio. Las salas Cuzco

1, 2 y 3 juntas tienen una capacidad total de 312 personas, en el mismo formato (ver

anexo 8). De acuerdo al señor Mercer, esta variedad de salones brindó a los

organizadores de APEC 2016 flexibilidad para armar las distintas salas de soporte como

el centro de documentación, la sala de delegados, las oficinas de trabajo, el centro de

operaciones de los organizadores, la sala de prensa, entre otros espacios necesarios.

(Gamboa, 2017).

En cuanto a los servicios, el hotel Westin ofrece traslados desde y hacia el aeropuerto,

asesoría para el evento, montaje de salones, alimentos y bebidas (comida internacional,

nacional, opciones vegetarianas, certificación para comida Kosher y Halal), equipos

audiovisuales, mobiliario, decoración, paquetes turísticos, regalos especiales para los

40

delegados, descuentos en las habitaciones para los delegados que se alojan en el

mismo hotel, entre otros. El señor Mercer señala que se trata de un hotel full service,

con una operación sincronizada que se encarga de todos los detalles necesarios para

el evento, incluyendo la planificación de las reuniones, atención durante el evento y un

servicio de post-venta.

Asimismo, el gerente de eventos resalta que, si bien la gran ventaja de realizar

reuniones como APEC en un centro de convenciones es la capacidad de sus

instalaciones, llevarlo a cabo en un hotel como el Westin aporta otros beneficios

relevantes tales como el hecho de que la operación del evento y del hotel esté

concentrada bajo una misma administración coordinada, la experiencia en el rubro de

servicios, los estándares de calidad que poseen y el entrenamiento de su personal.

Adicionalmente, sostiene que en un hotel se puede responder mejor a sucesos

imprevistos.

Siendo el Westin el hotel con mayor espacio en su área de eventos, se consultó al señor

Mercer sobre la planificación para lograr dicha de capacidad. Sobre el particular, él

considera que esta se debe a que “en su momento, se hizo un estudio de lo que había

en la ciudad, y hacía falta un salón con la capacidad de nuestro salón Limatambo. En

ese entonces (en el año 2007-2008), el salón más grande lo tenía el Swissötel”. Hubo

una proyección de la industria de eventos y se concluyó que ésta crecería en el futuro,

por lo que había una oportunidad para cubrir ese nuevo mercado.

Swissötel

Para Ericka Alavena, Gerente de Eventos del Swissötel, la industria de eventos ha

presentado un crecimiento sostenido en los últimos veinte años. Dicha industria es

importante porque gracias a eventos internacionales de gran magnitud “se ha puesto al

Perú en vitrina, se conoce más al país, es posible atraer más capitales y turistas”

(Gamboa, "Entrevista a Ericka Alavena". En Transcripción 5, 2017). Además, de

acuerdo a Alavena, gracias a dicha industria hay un impulso otros sectores, se genera

empleo y se crea una buena imagen del Perú como país sólido, si es que el evento ha

sido exitoso. Asimismo, considera que el Perú continuará siendo elegido anfitrión de

importantes eventos internacionales si es que logra reunir ciertos factores como señales

de solidez económica, infraestructura, instalaciones y servicios adecuados, y si presenta

mejoras en áreas como los accesos viales y el tránsito.

En relación a las instalaciones del Swissötel, este cuenta con 12 salas ubicadas en el

segundo piso del hotel. La sala más grande es el Grand Salon (unión de Grand Salon I,

II y III) que en formato auditorio tiene una capacidad máxima para 840 personas.

41

Considerando el uso de todas las salas de hotel, se tiene una capacidad 1900 personas

en formato auditorio (ver anexo 9). En ese orden de ideas, Alavena indica que la

capacidad actual del hotel en cuanto a eventos responde a que este es un

establecimiento esencialmente corporativo, con clientes cuyo motivo de alojamiento o

contratación de servicios son los negocios. Cuando el hotel fue inaugurado hace 20

años, asegura la gerente, tenía una gran capacidad en cuanto a salones de eventos en

comparación a otros hoteles existentes de la misma categoría, pero conforme la ciudad

de Lima fue creciendo, la competencia aumentó y la administración del hotel identificó

la necesidad de realizar una ampliación que se dio tanto a nivel de habitaciones como

de salones de eventos.

De otra parte, según Alavena, al contratar el uso de las salas del Swissötel, se ofrecen

“todos los servicios que se puedan requerir para los eventos” tales como equipos

audiovisuales, iluminación, alimentos y bebidas o la posibilidad de traer catering externo,

organización del evento y orientación, montaje de la sala y atención durante el evento.

Asimismo, señala dos grandes fortalezas de un hotel como sede de reuniones

internacionales: el hecho de contar con alojamiento en el mismo lugar en el que se llevan

a cabo las conferencias y el departamento de A&B. Sobre el primer punto, resalta que

hay un ahorro en tiempo, trabajo y presupuesto al hospedar a los delegados en el mismo

hotel de las reuniones ya que no se requiere transporte, es seguro y más cómodo para

ellos. Con respecto a lo segundo, la gerente de eventos sostiene que el Swissötel tiene

cinco restaurantes y veinte años trabajando en la industria de servicios, lo que les ha

otorgado experiencia y les brinda confianza para realizar servicios de alimentación para

una gran cantidad de personas, con calidad y en todas las variedades de comida,

incluyendo aquellas que requieren certificación internacional como Halal o Kosher.

Los Delfines

Nathalie Loayza, Gerente de Relaciones Institucionales del hotel Los Delfines comenta

la industria de eventos es altamente importante, está en constante crecimiento y cita

como ejemplo las dos oportunidades en las que el Perú ha sido sede del Foro APEC en

un espacio de tiempo de ocho años. Para ella, el principal beneficio que genera

organizar y realizar eventos internacionales de la categoría de APEC es el empleo. Se

produce empleo para muchas otras industrias y sectores relacionados con los eventos

como el turismo receptivo, los restaurantes, los hoteles, las empresas de transporte,

seguridad y tecnología, entre otros (Gamboa, "Entrevista a Nathalie Loayza". En

Transcripción 1, 2017).

42

Con respecto a las instalaciones, Los Delfines cuenta con 14 salas. Su salón más

grande, el Mediterráneo, se divide en 3 salas, pero juntas su capacidad máxima es para

1000 personas en estilo auditorio (ver anexo 10). De manera similar a los hoteles

anteriores, según Loayza, al momento de la construcción, hace aproximadamente veinte

años, se consideró que la industria de eventos presentaría crecimiento a futuro, por lo

que se decidió otorgar un espacio considerable para los salones.

En cuanto a los servicios complementarios para eventos, Los Delfines ofrece catering,

iluminación, decoración, mozos, montaje de la sala, personal de apoyo durante los

eventos, equipos audiovisuales y soporte técnico. Loayza destaca que realizar un

evento en un hotel ofrece comodidad al participante ya que facilita las gestiones

logísticas de transporte. Eso permite al hotel ofrecer los servicios al cliente de manera

integral: alojamiento, alimentación y organización de eventos. Asimismo, en relación al

catering señala que los hoteles cuentan con mayor experiencia y conocen cómo

reaccionar de la mejor forma ante casos de contingencia (Gamboa, 2017).

Marriott

Pese a que no fue sede de ninguna de las reuniones oficiales APEC, se consideró

relevante conocer la perspectiva del Director de Eventos del hotel Marriott, señor Rudy

Mendiola. Sobre el particular, Mendiola sostiene que la industria ha crecido

considerablemente en los últimos años, incrementándose la demanda por realizar

eventos tanto eventos corporativos como sociales. Entre los beneficios que genera para

el Perú ser anfitrión de grandes eventos internacionales, señala que estos exponen al

país en el exterior, cobrando notoriedad las capacidades que tiene para albergar

reuniones de esa magnitud y, por otro lado, contribuye a la industria del turismo.

Asimismo, el gerente considera que la tendencia de ser sede de importantes eventos de

alcance global continuará en tanto se mantengan las buenas condiciones que la

comunidad internacional haya identificado en el Perú como y se mejoren aquellas

debilidades como el tráfico, la infraestructura del aeropuerto o la seguridad ciudadana

(Gamboa, "Entrevista a Rudy Mendiola". En Transcripción 2, 2017).

En lo referente a las características de las instalaciones para eventos, el Marriott posee

11 salas. El salón más grande es el San Martín, que está compuesto por 6 secciones

que juntas tienen una capacidad para 500 personas en formato auditorio.

Adicionalmente, tiene salas para reuniones de menor tamaño (ver anexo 11). En cuanto

a los servicios complementarios, Mendiola indica que el Marriott brinda todo aquello que

sus clientes necesiten para el evento; alimentación (desayunos, coffee break,

almuerzos, cócteles o cenas), equipos audiovisuales, diseño del evento, montaje,

43

asesoría, pruebas previas al evento, la posibilidad de traer proveedores externos, entre

otros.

De manera similar a los anteriores gerentes de eventos entrevistados, Mendiola sostiene

que tener la cocina en el hotel brinda la posibilidad de cumplir con cualquier eventualidad

que se presente, incluyendo atender a clientes con restricciones alimentarias que no se

indicaron con anterioridad. Asimismo, el gerente indica que el Marriott cuenta con el

mobiliario, el servicio de limpieza, seguridad, servicio técnico y audiovisual que conoce

los equipos instalados en el hotel y proveedores confiables con los que trabajan desde

hace mucho, lo que representa una gran ventaja frente a tener que llevar todo ello a una

locación independiente. Dicho de otra forma, el hotel cuenta con “un equipo

multidisciplinario (…) con mucha experiencia, es una cadena de servicios, está presente

en todo momento y su administración y operación se encuentran integradas” (Gamboa,

2017).

Centro de Convenciones de Lima

Con relación a los centros de convenciones en Lima, Cecilia Monteverde, Jefe de

Eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores y encargada de la Comisión de

Infraestructura del Proyecto Especial Perú APEC 2016, oficina responsable de la

preparación, organización y ejecución del calendario de reuniones APEC 2016, comenta

que la infraestructura es aún limitada. El recinto más amplio es el CCL, cuya sala

principal tiene una capacidad máxima de 3000 personas, pero es un solo

establecimiento (Gamboa, "Entrevista a Cecilia Monteverde". En Transcripción 4, 2017).

De acuerdo a Monteverde, el motivo principal para elegir como sede de la mayoría de

las reuniones oficiales APEC al CCL fue la capacidad de sus salones. Realizar todo en

sus instalaciones tiene algunas ventajas como las facilidades en la logística de tener

muchas reuniones simultáneas (se elimina la necesidad de hacerlo en varios hoteles),

o la seguridad necesaria para el funcionamiento del evento, que también se coloca en

un solo lugar. Sin embargo, para que las citadas reuniones se pudieran llevar a cabo en

ese lugar, fue necesario contratar a los proveedores por separado, ya que no existe

entidad alguna que se encargue de la operación del mismo (Gamboa, "Entrevista a

Cecilia Monteverde". En Transcripción 4, 2017). Como se mencionó, a la fecha, el CCL

no cuenta con un operador, motivo por el cual toda la labor de montaje, tanto de

mobiliario y arreglo de la sala, como de la parte tecnológica estuvo a cargo de la

Cancillería. Asimismo, la jefe de eventos señala que fue necesario contratar

proveedores del servicio de limpieza para los servicios higiénicos, alfombras, áreas

comunes, ventanales y todos los ambientes del recinto, contratación que no hubieran

44

tenido que producirse de contar con una administración adecuada en el CCL. Para ella,

el citado centro de convenciones no está en óptimas condiciones, no se le ha realizado

mantenimiento en sus instalaciones desde su inauguración, lo que se refleja en el

deterioro de su mobiliario. Asimismo, como la obra no está culminada al 100%, presenta

fallas en las instalaciones eléctricas y tuberías. Al respecto, la señora Monteverde

reconoce que fue un reto poner el CCL en condiciones adecuadas para recibir a los

Líderes APEC y que no hubiera sido posible si es que la Cancillería no contara con su

propio equipo de eventos, soporte técnico, mobiliario, entre otros servicios.

Los demás entrevistados coinciden en que el Centro de Convenciones de Lima es una

obra inconclusa, por lo que presenta falencias y no funciona como debería; como un

todo integrado en el que el cliente sólo presenta sus necesidades y le brindan

soluciones. De manera similar, en lo referente a la articulación que debería existir entre

las instalaciones, Monteverde indica que cuando el CCL sea dado en concesión a una

empresa privada, este debería ofrecer un servicio de catering, cafetería, contar con su

propio personal de soporte técnico, profesionales especializados en eventos y servicios

de asesoría para organización, mayor equipamiento, seguridad y limpieza.

Ampliación de instalaciones en hoteles y centros de convenciones

Los gerentes de eventos los hoteles Los Delfines, Swissötel, Marriott y la jefe de eventos

de la Cancillería coinciden en que se debería ampliar la capacidad de las instalaciones

tanto en el área de eventos de hoteles como centros de convenciones si es que se busca

formar parte del mercado de convenciones. Se reconoce que la industria de eventos

seguirá en crecimiento y por lo tanto, se realizarán más reuniones como las del Foro

APEC. Por su parte, el gerente de eventos del Westin considera que la capacidad de

instalaciones se encuentra bien en su estado actual y que habrá que reconsiderar en

función de la demanda. Es interesante la comparación de Nathalie Loayza entre el Perú

y Colombia, al mencionar que este último lleva a cabo la feria ANATO, la más importante

de turismo en ese país, y que se realiza en un centro de convenciones que es mucho

más grande que el CCL. Además, Loayza afirma que Los Delfines tiene planes de

ampliar sus instalaciones de eventos. Cabe señalar que todos los entrevistados toman

en cuenta factores externos que influyen en la organización de eventos internacionales.

El tránsito, la seguridad ciudadana y la infraestructura del aeropuerto son asuntos que

según ellos deben ser resueltos para que el país pueda mejorar su capacidad para

albergar los citados eventos. Asimismo, como menciona Rudy Mendiola, la ampliación

debe ir acompañada de capacitación del personal para que puedan atender mejor los

eventos de alto nivel y estudiar los resultados de eventos pasados para poder mejorar.

45

En esto sí coincide Alfred Mercer, quien indica que la capacidad para albergar eventos

internacionales en el Perú puede mejorarse con mayor capacitación del personal de

eventos.

Comparación entre hoteles y Centros de Convenciones

Hay consenso entre los comentarios de los entrevistados en lo concerniente a las

ventajas de realizar eventos de envergadura en un hotel, pues han señalado que la

comodidad de los delegados por tener alojamiento en el mismo lugar de la sede, el no

necesitar transporte para movilizarlos a sus reuniones y tener consecuentemente mayor

seguridad por ello, así como contar con la cocina funcionando dentro del hotel,

experiencia y una sola operación para todos los servicios facilita el evento. Es preciso

mencionar que, en relación al catering, algunos hoteles cuentan con la ventaja de tener

certificaciones internacionales para ciertos tipos de comida como Kosher o Halal. Puede

no ser muy común para eventos privados, pero en el caso de eventos de gobierno en el

que participen organismos o foros internacionales, es un aspecto muy importante. Por

otro lado, es interesante resaltar lo que señala Cecilia Monteverde sobre la tecnicidad

de las salas de los hoteles. La mayoría de ellos tiene salas para eventos sociales que

adecúa luego para eventos corporativos o de gobierno. Ella sugiere que se tenga un

espacio separado acondicionado con características más técnicas para eventos con

estándares internacionales.

Habiendo expuesto los resultados, a continuación se presenta un cuadro resumen de

las características de los hoteles estudiados y del CCL en función a las entrevistas

realizadas:

46

Cuadro N° 7

Resumen de las características de los hoteles estudiados y del Centro de Convenciones de Lima: percepción de los entrevistados

Hotel / Centro de

Convenciones

Percepción del entrevistado sobre la industria de eventos

Características Servicios Comparación entre Hoteles y Centros de

Convenciones / CCL

Westin

Muy importante para hotel (ingresos)

Muchos sectores involucrados (turismo)

Impacto positivo en economía Factor más importante:

reconocimiento e imagen del Perú en el exterior (capacidad de organizar reuniones internacionales de alto nivel)

Elegibilidad (otros eventos, turismo o negocios)

20 salas Capacidad 2254 pax formato

auditorio (salón Limatambo total)

Múltiples salas extras Salas Cuzco 1,2,3, = 312 Variedad de salones:

proporciona flexibilidad para salas de soporte de APEC

Traslados, asesoría para

organización, montaje de

salones, A&B (Halal*),

equipos audiovisuales,

mobiliario, decoración,

paquetes turísticos,

regalos delegados. Es un

hotel full service con

operación sincronizada

Ventaja del C.C. es la gran capacidad

Ventaja Hotel: Operación del evento y del hotel

concentrada bajo misma administración Experiencia en rubro servicios Estándares de calidad y entrenamiento

de personal Mejor respuesta a imprevistos Planificación de su capacidad:

Se hizo un estudio año 2007 de la oferta de salones en Lima. Necesidad identificada (no había un salón para grandes eventos internacionales). Hubo proyección, se concluyó que industria eventos crecería a futuro.

Swissötel

Crecimiento sostenido de la industria

últimos 20 años

Industria importante por exposición del Perú y atracción de capitales y turistas.

Impulso a otros sectores y genera empleo

Tendencia de ser anfitrión de grandes eventos internacionales continuará si se reúnen los factores (solidez eco., infraestructura, servicios, accesos viales y tránsito.

12 salas, 2do piso hotel

Sala más grande: Grand Salón con capacidad para 840 pax (auditorio)

Todas las salas del hotel: 1900 pax auditorio

Capacidad actual hotel es esencialmente corporativo.

Ya han tenido ampliación en el 2015

Todos los servicios para

eventos: equipos

audiovisuales,

iluminación, A&B o

catering externo,

organización y

orientación, montaje,

atención durante evento.

Fortalezas de hotel como sede:

1. Contar con alojamiento en el mismo lugar de conferencias (no transporte requerido, seguridad y comodidad para delegados).

2. Departamento de A&B: Swissötel cuenta con 20 años experiencia, confianza en realizar servicios de alimentación para grandes delegaciones.

Los Delfines

Industria en constante crecimiento

(Perú ha sido dos veces sede de

APEC)

14 salas. Salón más grande

(Mediterráneo 1,2 y 3) = 1000

pax auditorio.

Servicios

complementarios:

catering, decoración,

Mozos, montaje de sala,

personal de apoyo

Evento en hotel ofrece comodidad

suprimirse necesidad de transporte hacia

sede.

47

Hotel / Centro de

Convenciones

Percepción del entrevistado sobre la industria de eventos

Características Servicios Comparación entre Hoteles y Centros de

Convenciones / CCL

Principal beneficio de realizar grandes eventos internacionales: empleo.

Empleo en otras industrias y sectores relacionados (turismo, restaurantes, hoteles, empresas de transporte, seguridad, tecnología).

Al momento de su construcción, hace más de 20 años, se consideró que industria eventos crecería. Realizaron una ampliación en el 2015, a ello responde espacio actual.

durante evento,

audiovisuales, soporte

técnico.

Hotel ofrece servicios de manera integral: alojamiento, alimentación y organización de eventos.

Catering: más experiencia y mejor respuesta ante casos de contingencia.

Marriott

Industria ha crecido

Beneficios para el Perú al ser sede: exposición en el exterior, cobra notoriedad su capacidad para albergar eventos de envergadura, contribuye al turismo.

Perú anfitrión: continuará siendo en

la medida en que se mantengan óptimas condiciones tales como infraestructura hotelera adecuada, salas más grandes, vías de acceso en la ciudad, seguridad ciudadana, servicios de calidad, personal calificado, tecnología y promoción del país en el exterior.

11 salas. Sala más grande:

San Martín con capacidad

para 500 pax en formato

auditorio.

Salas adicionales más pequeñas

Todo lo que se necesite

para el evento:

alimentación,

audiovisuales, diseño de

evento, montaje, asesoría,

pruebas previas,

posibilidad de traer

proveedores externos.

Fortaleza del hotel: tener la cocina en la

sede de reuniones. Se podrá cumplir con

eventualidades (i.e. restricciones

alimentarias)

Ventaja: Marriott cuenta con personal que conoce los equipos instalados (mobiliario, técnicos y audiovisual). Proveedores confiables con experiencia en el hotel.

“Hotel cuenta con equipo multidisciplinario, con mucha experiencia, con operación y administración integradas”.

CCL

Infraestructura de centros de

convenciones aún limitada.

Recinto de convenciones más amplio, pero es el único.

Motivo para elección: capacidad de sus salones.

18 salas. 8 pisos.

Capacidad en todas sus salas: 10,000 pax auditorio

Sala principal para 3000 pax

Facilidades en

logística:

reuniones

simultáneas en

un solo recinto,

ya no varios

hoteles.

Seguridad concentrada en un solo lugar.

APEC2016: fue necesario contratar a

proveedores por separado.

CCL no cuenta con operador. Cancillería estuvo a cargo de montaje,

decoración, mobiliario, arreglo de sala, tecnología, contratar servicio de limpieza para todos los ambientes del CCL

CCL: no en óptimas condiciones, no se

le ha dado mantenimiento. Obra no culminada, fallas en

instalaciones eléctricas. Sugerencia: darlo en concesión a

empresa privada para su operación.

48

3.2. Discusión

De toda la oferta hotelera y de centros de convenciones existente en Lima, un grupo

reducido de establecimientos cuenta con la capacidad suficiente en sus instalaciones

para llevar a cabo eventos internacionales de envergadura como los de APEC 2016.

Prueba de ello fue la elección de tres hoteles como sede de una de las reuniones

oficiales del Foro y del CCL como espacio para realizar el resto de eventos oficiales del

calendario APEC.

En general, los entrevistados consideran que la tendencia de crecimiento de la industria

de eventos en el Perú y de la elección del país como anfitrión de importantes reuniones

internacionales continuará, factor que permite afirmar que se requerirá mayor espacio

en los salones de eventos disponibles. Sobre este aspecto, la mayoría de los gerentes

de los hoteles entrevistados y la jefe de eventos de la Cancillería han indicado que sí se

requiere ampliar las instalaciones de los hoteles para realizar eventos y a la vez, que los

nuevos proyectos hoteleros incluyan áreas de eventos más grandes. Son conscientes

que son pocos los hoteles con buena capacidad e instalaciones adecuadas para eventos

de gran magnitud.

En relación a los centros de convenciones, reconocen que en comparación a los hoteles,

este tipo de recintos ofrece mayor capacidad. Sin embargo, el más grande y más

adecuado centro de convenciones en Lima es el CCL, establecimiento sobre el cual han

coincidido que posee fallas, es una obra que falta concluir y presenta problemas en su

operación y mantenimiento. Este es uno de los puntos que da soporte a la investigación,

pues al haber una reducida cantidad de hoteles con capacidad necesaria para albergar

eventos de gran magnitud y el hecho de que el único centro de convenciones con

instalaciones adecuadas no esté funcionando correctamente deja a la ciudad de Lima

pocas opciones para celebrar eventos internacionales envergadura como APEC. Ericka

Alavena sostiene que el CCL debería idealmente tener cubiertos todos los aspectos

logísticos de una conferencia o reunión, es decir, debería funcionar como un hotel en el

sentido de que existen una operación central que administra todos los servicios

necesarios para los eventos. Cecilia Monteverde opina en el mismo sentido; crear

nuevos proyectos y ampliar lo que ya existe, pero agrega que muchos hoteles no tienen

salas técnicas. Las más adecuadas para reuniones como APEC, la Cumbre de las

Américas u otras de ese nivel exigen requerimientos especiales como cabinas de

interpretación, las tiene actualmente el Westin. Ella sugiere que ese es un tema a

mejorar también en las ampliaciones o proyectos que se realicen. Además, Monteverde

advierte que más hoteles con mayor y mejor capacidad no anulan un centro de

49

convenciones. Habrá reuniones internacionales de gran envergadura, pero también

otras importantes que requieren menos capacidad, es ahí donde los hoteles podrían

llenar el vacío. Como se mencionó, la Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC se

pudo realizar en tres hoteles distintos. Aquella reunión APEC no quería tanto espacio.

Como esa, pueden surgir muchas otras en el futuro.

Acerca de las ventajas y desventajas de organizar eventos en hoteles o centros de

convenciones, los entrevistados tienen razón en afirmar que, en el caso de los últimos,

es indiscutible que la capacidad que poseen. Si hay que determinar la sede de un evento

únicamente por la capacidad de sus instalaciones, un centro de convenciones siempre

será el indicado. El problema se origina cuando lo único que puede ofrecer este es el

alquiler de sus salas y la entidad o empresa que requiere organizar un evento necesita

un conjunto de servicios. Es válida la aseveración de tanto Monteverde como Mendiola

cuando mencionan que es importante la capacidad, pero es igual de importante que el

servicio que se brinde esté acorde con la estructura, situación que no sucede con el

CCL, como se ha podido observar con las intervenciones de los entrevistados.

En lo que respecta a la situación actual de los tres hoteles elegidos sede del SOM1,

Westin, Swissötel y Los Delfines, los gerentes del área de eventos reconocen que

poseen esas características en el tamaño y distribución de sus instalaciones debido a

que en el momento de su construcción o posteriormente se hizo una evaluación del

mercado de eventos y se determinó una creciente demanda en dicha industria. Nathalie

Loayza de Los Delfines incluso comenta que ese hotel actualmente tiene planes de

expansión de su área de eventos. El Swissötel realizó una ampliación en el mismo

sentido hace dos años y Alfred Mercer del Westin recuerda que cuando dicho hotel

estaba en proyecto, era precisamente el Swissötel el establecimiento hotelero con

mayor capacidad en sus salas de eventos. Pero la proyección de la industria en

crecimiento se limitó a esos hoteles –y tal vez a Sheraton, que también tiene

considerable capacidad (1600 personas en formato auditorio) – no hubo inversión

privada para nuevos proyectos hoteleros ni pública hasta la construcción del CCL pero

con sus falencias, que respondiera a un mercado que no está todavía totalmente

atendido.

Por último, es importante destacar que durante el desarrollo de la presente investigación

se hallaron ciertas limitaciones que afectaron el estudio. Una de ellas fue la escasa

disponibilidad de antecedentes más allá de los estudios realizados en la Universidad

San Ignacio de Loyola.

50

Asimismo, no fue posible realizar una entrevista a ningún representante del Centro de

Convenciones de Lima. Como se mencionó, el Ministerio de Vivienda, Construcción y

Saneamiento está temporalmente a cargo del CCL. Dicha entidad se encarga de dar en

alquiler las salas del citado recinto, pero no administra los servicios necesarios para

llevar a cabo reuniones en sus instalaciones. Consecuentemente, con el fin de obtener

datos acerca del funcionamiento del CCL durante las reuniones de APEC 2016, se optó

por entrevistar a Cecilia Monteverde, Jefe de Eventos de la Cancillería y responsable de

implementar los servicios requeridos para la operación de los salones del Centro de

Convenciones con motivo de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y sus eventos conexos.

3.3. Conclusiones

- La industria de eventos es altamente importante para el Perú y trae beneficios para

la economía del país de diversas maneras. Por un lado, impulsa otras industrias

relacionadas como el turismo, atrae capitales e incentiva los negocios. Asimismo,

genera más empleo en diversos sectores (proveedores de alimentos, tecnología y

servicios de transporte, restaurantes y hoteles, entre otros). Adicionalmente, influye

de manera positiva en la imagen que proyecta el Perú en el exterior, logrando formar

un circulo virtuoso en el que nuevamente el país es elegido anfitrión de importantes

eventos, genera confianza para los inversionistas y una exposición positiva en la

prensa internacional.

- El Foro de Cooperación Económica Asia Pacífico – APEC, cada año elige a una de

sus 21 Economías Miembro como sede de los eventos oficiales y le exige que las

instalaciones y servicios para albergar las reuniones cumplan con características y

estándares logísticos previamente establecidos. Dentro de dichas exigencias se ha

identificado. Por la naturaleza de sus eventos que implican reuniones preparatorias,

grupos de trabajo, talleres, sesiones plenarias, reuniones ministeriales y reuniones

a nivel de los Líderes del Foro, se requieren múltiples salas para las reuniones

temáticas, salas de documentación, salas de delegados, salas bilaterales, salas de

prensa, oficinas de trabajo – cada una con un layout específico e implementadas

con determinados equipos informáticos y audiovisuales – cabinas de traducción,

módulos de acreditaciones, así como servicios conexos tales como limpieza,

transporte, implementación de salas, soporte técnico, coffee breaks, almuerzos,

cócteles y cenas.

- En la ciudad de Lima existen cinco (05) hoteles con capacidad para recibir entre 900

y 2200 participantes, y un centro de convenciones con capacidad para 10 mil

51

participantes. Sólo tres (03) hoteles, ubicados estratégicamente, cuentan con

instalaciones adecuadas para eventos internacionales de envergadura y poseen la

ventaja de administrar todos los servicios necesarios para eventos desde un solo

lugar. Poseen experiencia, un departamento de A&B que les permitiría hacer frente

a contingencias, pueden ofrecer alojamiento a los participantes de las reuniones en

su hotel –brindando mayor comodidad y facilitando ciertos aspectos logísticos- pero

no podrán compararse a la capacidad que puede ofrecer de un centro de

convenciones.

- El Centro de Convenciones de Lima cuenta con la capacidad adecuada. Sin

embargo, la falta de mantenimiento de su mobiliario y equipos, la inconclusión de

parte de sus instalaciones que afectan las conexiones eléctricas y tuberías, y la

ausencia de una entidad u empresa que opere el recinto y que brinde los servicios

necesarios, de manera articulada e integral para la realización de un evento, impide

que este sea establecimiento idóneo para realizar eventos internacionales de

envergadura como APEC.

- Con el fin de celebrar sus reuniones en Lima, el Foro APEC 2016 eligió como sede

al Centro de Convenciones de Lima por su amplia capacidad. Sin embargo, para la

Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC, se designó como sede a tres hoteles

de cinco estrellas; Westin Lima Hotel, Swissötel y Hotel Los Delfines debido a la falta

de disponibilidad del Centro de Convenciones para dicha reunión.

- El Centro de Convenciones de Lima no ofreció servicios complementarios para el

Foro APEC 2016 como limpieza, alimentación, soporte técnico, implementación de

salas, decoración, entre otros. Fue necesario que el equipo organizador de las

reuniones del Foro contratara de forma independiente a cada uno de los

proveedores de estos servicios.

- Los hoteles son conscientes de la creciente demanda en la industria de eventos y

reconocen que es necesaria tanto una ampliación de las instalaciones como

implementación de nuevos proyectos hoteleros con mayor y mejor espacio para

reuniones, conferencias y convenciones.

- De las entrevistas realizadas para la presente investigación se ha podido advertir

que existen factores vinculados a la industria de reuniones como las condiciones de

la infraestructura vial, acceso a las instalaciones aeroportuarias y la seguridad

ciudadana que influyen en el desarrollo de los eventos internacionales de

envergadura en Lima. En función a la mejora de estos factores, la tendencia a ser

elegidos sede de importantes reuniones internacionales continuará.

52

3.4. Recomendaciones

- El Perú cuenta con un gran centro de convenciones inaugurado hace menos de dos

años. La empresa o entidad que se encargue de su administración debe tomar en

cuenta que, para una exitosa organización y ejecución de eventos, ya sean del tipo

internacional como APEC o de otra índole, es necesario que todos los servicios

estén articulados con las instalaciones en las que se celebrará el evento, es decir,

estos deben estar integrados, se debe ofrecer todo para el cliente -desde el catering

con múltiples opciones y hasta certificaciones internacionales- hasta asesoría para

la organización, decoración, protocolo del evento y planificación y seguimiento al

avance de la preparación, así como servicio post-venta. Un servicio ideal del CCL

será aquel que brinde al cliente todas las posibilidades y soluciones cuando este no

sepa siquiera exactamente qué necesita para su evento.

- Los nuevos proyectos hoteleros que contemplen tener un área de eventos, así como

aquellos hoteles que decidan expandir dicha área, podrían considerar tener salas

más técnicas para uso exclusivo de eventos con ciertos estándares, sean

académicos, corporativos o de gobierno, pero que no se utilicen para fines sociales,

ya que estos salones tienen un diseño distinto.

- En la mayoría de servicios para organización de eventos se ofrece el alquiler de

salas, el equipo audiovisual, catering, decoración y limpieza. Sin embargo, con la

experiencia de un evento del nivel APEC, se podría contemplar tener personal

especializado en la realización de eventos internacionales, ya que estos tienen

exigencias y estándares más altos de organización.

- Es posible y viable el incremento o ampliación de las instalaciones para realizar

eventos tanto en hoteles como en centros de convenciones, ya que un tipo de

establecimiento no anula la oportunidad del otro. Ambos tipos de recintos pueden

tener una participación en el mercado de convenciones en la medida en que

responden a distintos requerimientos de reuniones.

- Sería recomendable que las empresas inversionistas del rubro hotelero, ya sea

independientemente o través de sus gremios, busquen dialogar y solicitar a las

instancias del gobierno correspondientes una mejora en aquellos los factores

externos como el tráfico, la seguridad ciudadana o infraestructura del aeropuerto,

incluso mediante estudios que prueben los resultados positivos cuantitativos que ello

tendría en la economía.

53

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57

5. Anexos

58

Anexo 1

Reuniones Internacionales Intergubernamentales 2008-2018

Año Nombre de la Reunión

2008 V Cumbre de Jefes de Estado de América Latina y El Caribe y la Unión Europea

2008 XVI Cumbre de Líderes del Foro APEC

2012 III Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno de América del Sur-Países Árabes (ASPA)

2013 VIII Reunión del Foro Económico Mundial para América Latina

2014 20° Conferencia de las Partes (COP 20)

2015 Reuniones Anuales de las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial (BM) y del Fondo Monetario Internacional (FMI)

2016 XXIV Cumbre de Líderes del Foro APEC

2017 131° Sesión del Comité Olímpico Internacional

2018 VIII Cumbre de las Américas

Fuente: Fundación Eulac (2017), APEC (2017), Ministry of Foreign Affairs of Brazil (2017),

WEF (2017), Naciones Unidas (2013), Banco Mundial (2014), IOC (2017), OEA (2016)


59

Anexo 2

Mercado de internacional de reuniones de asociaciones:

Ranking de países y ciudades 2016

Latinoamérica y Norteamérica: Número de reuniones por país

Ranking País Número de reuniones

1 Estados Unidos 934

2 Canadá 287

3 Brasil 244

4 Argentina 188

5 México 182

6 Colombia 147

7 Chile 104

8 Perú 98

9 Uruguay 69

10 Panamá 45

11 Costa Rica 43

12 Ecuador 36

13 Paraguay 29

14 República Dominicana 25

15 Guatemala 25

16 Cuba 23

17 Puerto Rico 17

18 Bolivia 16

19 Honduras 7

20 Jamaica 7

21 Nicaragua 6

Otros 36

Total 2568

Fuente: ICCA (2017)


60

Latinoamérica y Norteamérica: Número de reuniones por ciudad

Ranking Ciudad Número de reuniones

1 Buenos Aires 103

2 Lima 76

3 Montral 76

4 Ciudad de México 64

5 Santiago de Chile 64

6 Sao Paulo 63

7 Toronto 63

8 Nueva York 61

9 Washington DC 57

10 Boston 48

11 Montevideo 48

12 Vancouver 47

13 Rio de Janeiro 46

14 Bogotá 45

15 Panamá 44

16 Chicago 42

17 Medellin 42

18 San Francisco 40

19 San José 38

20 Cartagena 32

21 Miami 29

22 Orlando 27

23 Cancún 25

24 Seattle 25

25 Quito 24

Fuente: ICCA (2017)

Elaboración:

61

Anexo 3

Calendario de Eventos 2017-2018 del Buró de Convenciones de Lima

Año 2017

Del 12 al 15

Enero

Harvard National Model United Nations

Latin America Conference

www.hnmunla.org

Busca el fomento de ideas innovadoras en los

participantes, orientada a promover la conciencia

internacional.

Asistencia Promedio: 350

Del 02 al 05

Noviembre XIX Convención Panamericana Nikkei

Espacio para que las comunidades nikkeis de

América puedan reunirse e intercambiar

experiencias.

Asistencia Promedio: 300 pax

Del 18 al 20

Octubre

V Congreso Internacional de la RedUE -

ALCUE

Orientado a difundir la importancia de la relación

universidad- empresa.


Venue: Pontificia Universidad Católica del Perú.

Del 16 al 19

Agosto

V Congreso Regional Iberoamericano de

Medicina Familiar Asistencia Promedio: 1300 pax

Del 21 al 24

Octubre

XXXII Conferencia Interamericana de

Contabilidad Asistencia Promedio: 900 pax

Del 08 al 10

Marzo

7th Annual Conference: AIB - LAT PERÚ

2017

www.aiblat2017.com

Orientado discutir los nuevos modelos de negocio

que deberán desarrollar los mercados

emergentes.

Asistencia promedio: 200

Venue: ESAN Graduate School of Business.

Del 14 al 17

Marzo

XXII Congreso Latinoamericano de Cirugía

www.scgp.org

Se presentarán investigaciones, avances

científicos y tecnológicos.


Venue: Sheraton Lima Hotel

Del 20 al 22

Marzo

7° World Congress for Software Quality

www.wcsq.org

Reunirá especialistas internacionales en Software,

líderes del sector, profesionales innovadores y

ponentes de la industria


Venue: JW Marriott Hotel

Del 19 al 21

Abril

XII Congreso de la Sociedad

Iberoamericana de Osteología y

Metabolismo Mineral (SIBOMM)

www.sibomm2017.org

Asistencia Promedio: 500. Venue: Swissotel Lima

29 Abril al 01

Mayo

XXXV Congreso Internacional de la

Asociación de Estudios Latinoamericana

Busca promover un encuentro interdisciplinario

entre campos académicos.


Venue: Pontificia Universidad Católica del Perú

Del 29 al 31

Mayo

34° Annual Pan-Pacific Conference

www.panpacificbusiness.org

Abordará temas sobre el diseño de nuevos

modelos de negocio para economías en vías de

desarrollo. Asistencia Promedio: 500

Venue: Hilton Lima Miraflores.

Mayo XXXV Congreso Internacional de la

Asociación Latinoamericana de Estudios Asistencia Promedio: 4000 pax

5-6 de Junio MINPRO 2017 – VI Encuentro de Mineros

y Proveedores

Asistencia Promedio: 8000

Venue: Hotel Westin

62

Del 13 al 15

Junio

5° Congreso Latinoamericano sobre Trata

y Tráfico de Personas

Abordará el fenómeno desde una perspectiva de

derechos humanos, género y acceso a la justicia.

Venue: Campus de la Pontificia Universidad

Católica del Perú. Asistencia promedio: 500

Del 09 al 12

Agosto

XXXII Congreso Panamericano de

Oftamología

El evento desarrollará un contenido académico de

alta especialidad. Asistencia

Promedio: 6500 pax

Venue: Centro de Convenciones y Visitantes de

Lima

Del 23 al 26

Agosto

5º Congreso Iberoamericano de Medicina

Familiar y Comunitaria

www.lima2017woncacimf.com

Orientado a contribuir al posicionamiento y

consolidación de la medicina familiar y comunitaria

para el desarrollo de los sistemas sanitarios.


Venue: Hotel Westin Lima

Del 10 al 20

Setiembre

130° Asamblea del Comité Olímpico

Internacional

El evento albergará al Comité Olímpico

Internacional. Durante el encuentro se anunciará

la sede de los Juegos del año 2024.


Del 10 al 20

Setiembre

1° Congreso Mundial del Comité Olímpico

Internacional

El evento albergará al Comité Olímpico

Internacional. Durante el encuentro se anunciará

la sede de los Juegos del año 2024.


Del 22 al 24

Octubre

XXXII Conferencia Interamericana de

Contabilidad

www.cic2017peru.com


Del 23 al 26

Noviembre

XII Congreso Latinoamericano de

Quemaduras

Espacio en el que habrá oportunidad para la

actualización diagnóstico-terapéutica, el

intercambio de experiencias y el diálogo con

especialistas.


Año 2018

Del 23 al 26

de Mayo

XXII Congreso Iberolatinoamericano de Cirugía

Plástica y Reconstructiva – FILACP LIMA 2018

www.filacplima2018.org

Abarcará diferentes capítulos que conforman la

cirugía plástica y reconstructiva a cargo de

invitados de renombre internacional.

Del 27 al 30

de junio

XXVIII CONGRESO SUDAMERICANO DE

CARDIOLOGÍA Por definir venue y participantes

Del 04 al 07

Julio

EXPO ARCON 2017

www.expoarcon.com

Encuentro Internacional de Proveedores para la

Construcción, Desarrollo de Infraestructura,

Arquitectura e Ingeniería. Venue: Centro de

Exposiciones Jockey. Asistentes: 65,000

visitantes.

Del 09 al 12

Agosto

II CONGRESO DE LA FEDERACIÓN

LATINOAMERICANA DE ENDOCRINOLOGÍA

COLAEN PERÚ 2018

Orientado a promover el desarrollo, conocimiento

e intercambio de experiencias y cooperación entre

las entidades nacionales de endocrinología de la

región latinoamericana.

Fuente: Buró de Convenciones y Visitantes de Lima

Propia: Propia

63

Anexo N° 4

Guidelines for hosting APEC Meetings

65

GUIDELINES FOR HOSTING APEC MEETINGS

Revised Version - February 2015 1. INTRODUCTION

The purpose of the hosting guidelines is to provide guidance to APEC hosts on responsibilities, expectations, requirements, and recommendations in organizing APEC meetings. These guidelines are not meant to be overly prescriptive but rather to provide APEC meeting hosts guidance and possible suggestions on how these requirements might be met. The guidelines consist of general information applicable to all APEC fora meetings and specific notes for Ministerial and Leaders’ Meetings. Where reference is made to other APEC guidelines, links to the documents on the APEC webpage is offered to provide further guidance on a particular topic. Future hosts may find it useful to consult with past hosts to gather information on best practice and norms that would contribute to a successful host year. APEC Structure

The range of topics in which Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC) is active reflects the complex factors and issues related to economic development, growth, and the pursuit of open trade and investment for the APEC region. APEC topics are, simply put, the areas of work covered by the APEC groups that support APEC's 'Three Pillars’: Trade and Investment Liberalisation, Business Facilitation and Economic and Technical Cooperation. APEC's working level activities and projects are guided by APEC Senior Officials from the 21 APEC Member Economies. These activities and projects are carried out by four high level committees: Committee on Trade and Investment (CTI), Senior Officials' Steering Committee on Economic and Technical Cooperation (SCE), Economic Committee (EC) and the Budget and Management Committee (BMC). Sub-Committees, Experts' Groups, Working Groups, Task Forces and Policy Partnerships all support the activities and projects led by these four high level committees. The APEC Secretariat based in Singapore supports the work of these fora. A detailed APEC Structure diagram can be found on the APEC webpage.

Host Economy

Every year, one of the 21 APEC Member Economies plays host to APEC meetings and serves as the APEC Chair beginning 1 January and ending 31 December. The APEC host economy is responsible for chairing the APEC Economic Leaders' Meeting (AELM), selected Ministerial Meetings, Senior Officials Meetings (SOM), among others. Member economies offer to be the host economy and seek endorsement from all members well in advance. Once agreement has been made to host a meeting, the host economy is expected to move as quickly as possible to decide on the locations and exact dates of meetings and inform all appropriate APEC contact points. The host economy is responsible for arranging and hosting the meetings endorsed by Senior Officials during its year as Chair. It is customary for the host to include in its organizing structure two main bodies: (1) the SOM Chair’s Office to handle policy issues, and (2) the APEC Organizing Committee or Task Force to provide logistical support for the meetings. The SOM Chair is nominated by the host economy to facilitate the preparations of the agenda and coordinate the work of the Senior Officials. Arrangements to ensure a smooth transition from one host economy to the next are made following the annual AELM. It is customary for the incumbent host to continue to support the APEC process, including administrative matters requiring Senior Officials’ attention, and to represent APEC until the next host officially takes over the Chair. At the same time, the new host will start collating views from all members and prepare draft policy directions, including the elaboration of a theme and a draft agenda for SOM. Handover Formalities Between Hosts

Before handing over responsibility to the following year’s host, the out-going SOM Chair prepares the annual Tasking Statement that sets out the instructions from Ministers and Leaders for the new host to undertake. Certain long-term host priorities and policy directions in a given year may require the incoming host to continue the multi-year work to meet over-arching APEC goals. Out-going hosts should provide as much information and guidance as possible after the APEC Leaders’ meeting to incoming hosts on various hosting practices, documentation, policy and technical matters to ensure the new host is well informed of its responsibilities.

66

Anexo N° 5

Instrumentos de Investigación

Cuestionario semi-estructurado N° 1: Hoteles

1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?

2. ¿Qué beneficios trae para el país ser sede de la organización y realización de

grandes eventos internacionales?

3. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y servicios

en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos internacionales?

4. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones de

alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?

5. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de Líderes APEC

2016 y sus eventos conexos?

6. ¿Qué características tienen las instalaciones para eventos en el hotel?

7. ¿Qué capacidad tienen los salones de eventos del hotel?

8. ¿Qué tipo de eventos suelen realizar?

9. Respecto a la pregunta anterior ¿Con qué frecuencia se realizan estos?

10. ¿Qué servicios incluye la realización de un evento corporativo o gubernamental en

el hotel?

11. ¿De qué tamaño son los eventos de este tipo que se realizan en el hotel?

12. ¿Hubo una proyección en su momento considerando que en Lima se realizarían

grandes eventos en el futuro?

13. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un hotel y

cuáles son las desventajas?

14. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro de

convenciones independiente?

15. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el servicio de

alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización de reuniones

internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?

16. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de eventos

internacionales?

17. ¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en el área

de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones de mayor

magnitud?

18. ¿Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos proyectos

hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?

19. ¿Cuál es su opinión acerca de la articulación que debería existir entre las

instalaciones de un centro de convenciones independiente y los servicios

complementarios que deben brindarse en él?

67

Cuestionario semi-estructurado N° 2: Proyecto Especial APEC


2. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y servicios

en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos internacionales?

3. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones de

alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?

4. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de Líderes APEC

2016 y sus eventos conexos?

5. ¿Cuáles fueron las limitaciones encontradas en cuanto a capacidad de las

instalaciones en las reuniones en Lima de APEC 2016?

6. En cuanto a servicios complementarios contratados, ¿hubo limitaciones

encontradas el año pasado en Lima?

7. Pero en el caso del CCL, ¿cómo contrataron los proveedores?

8. Respecto de la reunión SOM 1 de APEC, realizada en febrero de 2016, ¿en case a

qué criterios se seleccionaron los tres hoteles sede?

9. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un hotel y

cuáles son las desventajas?

10. ¿Cuáles fueron los requerimientos de capacidad de APEC 2016 en los salones?

11. APEC tuvo varios eventos sociales luego de las reuniones oficiales del día. ¿Eso fue

más sencillo realizarlo en un hotel o en un centro de convenciones?

12. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro de

convenciones independiente?

13. ¿Qué consideraciones se tomaron al decidir realizar las reuniones SOM 3, la

Reunión de Altos Funcionarios de Finanzas y la Cumbre de Líderes, entre otras, en

el Centro de Convenciones de Lima?

14. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el servicio de

alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización de reuniones

internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?

15. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de eventos

internacionales?

16. ¿En el caso de los hoteles, qué requieren mantener, qué mejorar o modificar para

realizar exitosamente grandes eventos internacionales?

17. Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos proyectos

hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?




68

Anexo N° 6

Formatos de las Reuniones APEC

Reunión APEC Formato Escuela

Reunión APEC Formato Auditorio

Reunión APEC Formato “O32”

69

Anexo N° 7

Metraje CCL por ambientes

ITEM CODIGO AMBIENTE PISOAREA

(m2)CAPACIDAD

1 101 CIRCULACIÓN EXTERIOR COMERCIO 1 780.47

2 102 CIRCULACIÓN EXTERIOR ARQUEOLOGIA 1 870.00

3 103 TOPICO 1 104.90

4 104 HALL INTERIOR 1 1,064.60

5 105 SALA SAN BORJA 1 1 878.21 600

6 106 SALA SAN BORJA 2 1 878.37 600

7 107 SALA LIMA 2 1 1,002.12 780

8 108 SALA LIMA 1 1 667.98 420

9 201 HALL EXTERIOR 2 897.40

10 202 HALL INTERIOR - RECEPCION 2 897.40

11 301 COCINA 3 82.00

12 301 COMEDOR 3 336.68

13 401 HALL INTERIOR 4 1,068.63

14 402 SALA EL PARAÍSO 4 285.73 200

15 403 SALA EL PURUCHUCO 4 688.09 500

16 404 SALA EL MANCHAY 4 423.24 300

17 405 SALA ARMATAMBO 4 230.60 150

18 406 SALA MARANGA 4 145.08 100

19 407 SALA MATEO SALADO 4 452.08 300

20 408 SALA HUALLAMARCA 4 716.60 500

21 409 SALA CAJAMARQUILLA 4 306.50 200

22 410 TERRAZA HUACA 4 1,453.73

23 501 HALL INTERIOR 5 516.16

24 502 SALA ICHMA 1 5 154.31 100

25 503 SALA ICHMA 2 5 221.88 150

26 504 TERRAZA HUACA 5 1,081.93

27 505 COCINA 5 236.17

28 506 COMEDOR 5 417.93


30 602 TERRAZA HUACA 6 1,003.02

31 603 SALA PACHACAMAC 6 736.04 500

32 604 SALA HUANTILLE 1 6 179.95 100

33 605 SALA HUANTILLE 2 6 225.82 150

34 606 SALA MANGOMARCA 6 407.35 300

35 607 SALA PUCLLANA 6 786.06 500

36 701 HALL INTERIOR 7 1,242.51

37 702 DESPACHO GERENTE 7 44.88 8

38 703 OFICINA GERENCIA 7 33.67 8

39 704 SALA DE GESTIÓN 7 24.70 10

40 705 SALA REUNIÓN 1 7 28.68 8

41 706 SALA REUNIÓN 2 7 35.92 8

42 707 SALA REUNIÓN 3 7 23.25 8

43 708 SALA REUNIÓN 4 7 19.93 8

44 709 SALA REUNIÓN 5 7 16.58 6

45 710 SALA REUNIÓN 6 7 12.26 5

46 711 SALA REUNIÓN 7 7 23.22 10

47 712 SALA REUNIÓN 8 7 33.65 14

48 713 SALA REUNIÓN 9 7 16.89 8

49 714 SALA REUNIÓN 10 7 34.15 16

50 715 SALA REUNIÓN 11 7 35.68 12

51 716 SALA REUNIÓN 12 7 49.61 14

52 717 SALA REUNIÓN 13 7 43.27 14

53 718 ALM SUMINISTROS 7 18.07

54 719 PLANTA LIBRE (CUBICULOS) 7 454.63 60

55 720 PLANTA LIBRE (ESTACIONES) 7 282.23

56 721 COPY CENTER 7 30.74

57 722 COCINA 7 395.26


59 802 SALA DE PROTOCOLO 8 170.00

60 803 SALA DE LAS NACIONES 1 8 1,738.17 1200



59 901 SALA PRESIDENCIAL 8 102.11

62 S1 ÁREA (AUTOS Y CIRCULACIÓN) S1 7,955.48 209*


* Cantidad de vehiculos

PISO 6

PISO 7

PISO 8

PISO 9

SOTANO 1

SOTANO 2

PISO 5

AMBIENTES FRECUENTEMENTE SOLICITADOS POR LOS USUARIOS

PISO 1

PISO 2

PISO 3

PISO 4

70

ITEM CODIGO AMBIENTE PISOAREA

(m2)CAPACIDAD

1 101 CIRCULACIÓN EXTERIOR COMERCIO 1 780.47

2 102 CIRCULACIÓN EXTERIOR ARQUEOLOGIA 1 870.00

3 103 TOPICO 1 104.90

4 104 HALL INTERIOR 1 1,064.60

5 105 SALA SAN BORJA 1 1 878.21 600

6 106 SALA SAN BORJA 2 1 878.37 600

7 107 SALA LIMA 2 1 1,002.12 780

8 108 SALA LIMA 1 1 667.98 420

9 201 HALL EXTERIOR 2 897.40

10 202 HALL INTERIOR - RECEPCION 2 897.40

11 301 COCINA 3 82.00

12 301 COMEDOR 3 336.68

13 401 HALL INTERIOR 4 1,068.63

14 402 SALA EL PARAÍSO 4 285.73 200

15 403 SALA EL PURUCHUCO 4 688.09 500

16 404 SALA EL MANCHAY 4 423.24 300

17 405 SALA ARMATAMBO 4 230.60 150

18 406 SALA MARANGA 4 145.08 100

19 407 SALA MATEO SALADO 4 452.08 300

20 408 SALA HUALLAMARCA 4 716.60 500

21 409 SALA CAJAMARQUILLA 4 306.50 200

22 410 TERRAZA HUACA 4 1,453.73


24 502 SALA ICHMA 1 5 154.31 100

25 503 SALA ICHMA 2 5 221.88 150

26 504 TERRAZA HUACA 5 1,081.93

27 505 COCINA 5 236.17

28 506 COMEDOR 5 417.93


30 602 TERRAZA HUACA 6 1,003.02

31 603 SALA PACHACAMAC 6 736.04 500

32 604 SALA HUANTILLE 1 6 179.95 100

33 605 SALA HUANTILLE 2 6 225.82 150

34 606 SALA MANGOMARCA 6 407.35 300

35 607 SALA PUCLLANA 6 786.06 500

36 701 HALL INTERIOR 7 1,242.51

37 702 DESPACHO GERENTE 7 44.88 8

38 703 OFICINA GERENCIA 7 33.67 8

39 704 SALA DE GESTIÓN 7 24.70 10

40 705 SALA REUNIÓN 1 7 28.68 8

41 706 SALA REUNIÓN 2 7 35.92 8

42 707 SALA REUNIÓN 3 7 23.25 8

43 708 SALA REUNIÓN 4 7 19.93 8

44 709 SALA REUNIÓN 5 7 16.58 6

45 710 SALA REUNIÓN 6 7 12.26 5

46 711 SALA REUNIÓN 7 7 23.22 10

47 712 SALA REUNIÓN 8 7 33.65 14

48 713 SALA REUNIÓN 9 7 16.89 8

49 714 SALA REUNIÓN 10 7 34.15 16

50 715 SALA REUNIÓN 11 7 35.68 12

51 716 SALA REUNIÓN 12 7 49.61 14

52 717 SALA REUNIÓN 13 7 43.27 14

53 718 ALM SUMINISTROS 7 18.07

54 719 PLANTA LIBRE (CUBICULOS) 7 454.63 60

55 720 PLANTA LIBRE (ESTACIONES) 7 282.23

56 721 COPY CENTER 7 30.74

57 722 COCINA 7 395.26


59 802 SALA DE PROTOCOLO 8 170.00




59 901 SALA PRESIDENCIAL 8 102.11



* Cantidad de vehiculos

PISO 6

PISO 7

PISO 8

PISO 9

SOTANO 1

SOTANO 2

PISO 5

AMBIENTES FRECUENTEMENTE SOLICITADOS POR LOS USUARIOS

PISO 1

PISO 2

PISO 3

PISO 4

71

Anexo N° 8

Tabla de capacidad de los salones del Westin Lima Hotel

Fuente: Westin Lima Hotel


Sala

Área de la

habitación

(M²)

Banquete Teatro Recepción ClaseDisposición en

U

Cuadrado

hueco

Limatambo 1 277,15m² 240 303 280 120 44 80

Limatambo 2 277,15m² 240 288 280 112 52 80

Limatambo 3 552,72m² 516 624 580 320 90 140

Limatambo 4 277,15m² 240 303 280 120 44 80

Limatambo 5 277,15m² 240 288 280 112 52 80

Limatambo

Ballroom1.660,57m² 1512 2254 1800 960 - -

Merino Reyna

Terrace269,28m² 150 - 200 - - -

Chincha 76,47m² 50 55 50 24 20 30

Ica 76,47m² 50 55 50 24 20 30

Pisco 41,94m² 20 25 25 12 12 16

Cuzco 1 101,4m² 84 87 100 36 24 40

Cuzco 2 133,72m² 108 90 100 60 28 50

Cuzco 3 133,9m² 120 108 100 68 32 50

Cuzco Junior

Ballroom368,79m² 312 285 250 164 84 60

Urubamba

Pre-Function32,82m² 20 30 25 - 15 24

Urubamba 78,66m² 60 80 60 40 20 40

Arequipa 76,14m² 60 80 60 40 20 40

Amazonas

Pre- Function33,31m² - - 25 - - -

Amazonas 76,12m² 60 60 80 32 24 50

Directory 2 37,7m² - - - - - -

Cuarto piso

Tercer piso

72

Anexo N° 9

Tabla de Capacidad de los salones del Swissötel

Fuente: Swissötel


L W W

GRAND

SALON840 44.7 18.8 5.8

GRAND

SALON I333 18.8 17.7 5.8

GRAND

SALON II325 18.8 17.3 5.8

GRAND

SALON III182 18.8 9.7 5.8

BANQUETE TEATRO ESCUELA COCKTAIL MESA EN U

700 850 648 900 –

270 320 192 370 –

270 320 192 370 –

150 170 112 180 –

L W W

PARACAS 618 30 20.6 3

PARACAS I 377 18.3 20.6 3

PARACAS II 241 20.6 11.7 3


550 800 340 700 150

300 450 220 400 90

200 220 120 200 70

L W W

INKA 270 2.8 9.6 3

INKA I 54 9.6 5.6 3

INKA II 54 9.6 5.6 3

INKA III 54 9.6 5.6 3

INKA IV 54 9.6 5.6 3

INKA V 54 9.6 5.6 3


200 200 120 200 60

40 50 30 40 25

40 50 30 40 25

40 50 30 40 25

40 50 30 40 25

40 50 30 40 25

L W W

NAZCA 163 20.4 8 3

NAZCA I 98 12.3 8 3

NAZCA II 65 0.1 8 3


110 180 100 160 50

56 100 45 90 35

40 50 30 50 25

NAZCA

DIMENSIONES

SALONES M2

DIMENSIONES

CAPACIDADES

DIMENSIONES

SALONES M2

DIMENSIONES

CAPACIDADES

INKA

DIMENSIONES

SALONES M2

DIMENSIONES

CAPACIDADES

PARACAS

DIMENSIONES

SALONES M2

DIMENSIONES

CAPACIDADES

GRAND SALON

73

Anexo N° 10

Tabla de Capacidad de los salones del hotel Los Delfines

Fuente: Hotel Los Delfines

74

Anexo N° 11

Tabla de Capacidad de los salones del Marriott

Fuente: Hotel Marriott


Área

( Metros

cuadrados)

Salón San

Martín (A, B,

C, D, E y F)

25,5x21,6x5 550 500 300 500 560 420

Sala San

Martín A o F12,7x7x5 89 80 40 32 31 80 60

Sala San

Martín B o E12,7x7x5 90 80 40 32 31 70 60

Sala San

Martín C o D12,7x7,5x5 95 80 40 32 31 85 72

Sala San

Martín A y B14,1x12,7x5 180 140 84 40 36 150 132

Sala San

Martín B, C14,6x12,7x5 185 140 84 40 36 150 132

Sala San

Martín D y E14,6x12,7x5 185 140 84 40 36 150 132

Sala San

Martín A, B y

C

21,6x12,7x5 274 260 154 60 250 204

Sala San

Martín D, E y

F

21,6x12,7x5 274 260 154 60 250 204

Sala San

Martín B, C, D

y E

25,5x14,1x5 371 300 204 360 288

Recepción

principal San

Martín

11,5x21x5 234 200

Sala de

juntas Grau

(vista al mar)

6,3x5,7x3,5 36 14 11 14

Sala de

reuniones

Bolognesi

(vista del

mar)

8,1x6,8x3,5 55 40 21 20 17 40 36

Sala de

reuniones

Pizarro (vista

al mar)

7x7,2x3,5 57 40 21 20 17 45 48

Sala de

reuniones

Bolívar (vista

del mar)

8x11,2x3,5 84 45 23 24 23 60 48

La Terraza

del Mar (vista

del mar)

17,5x20,8x3,5

350 220 120 280 240

Sala

Bolognesi y

Pizarro (vista

al mar)

16,3x6,9x3,5 113 90 53 38 37 100 84

Sala Castilla 100 30 20 19 20 40 40

Salón Olaya 6,4x4,5x2,4 69 10

Quiñones I 5,9x2,8x2,4 40 5

Quiñones II 4,2x5,3x2,4 58 8

Recepción BanqueteSala de

reuniones

Dimensiones

(L x A x H)Teatro Aula Conferencia

Disposición

en forma de

U

75

Anexo N° 12

Transcripción de las entrevistas

Entrevista N° 1

Fecha de la entrevista: 12 de mayo de 2017

Entrevistado: Nathalie Loayza

Cargo: Gerente de Relaciones Institucionales del hotel Los Delfines


Es súper alta, el tema es que cada vez el gobierno se está preocupando más por traer

nuevos eventos internacionales al Perú, la demanda ha crecido pues una barbaridad,

siempre está en crecimiento. Es increíble que se haya repetido el APEC en sólo 8 años

cuando son 21 países los involucrados en el tema. Este año (2018) más bien no ha

habido ningún evento importante, sin embargo, ya se está preparando lo de la Cumbre

de las Américas, entonces sí, es importantísimo. La capacidad de las salas de eventos,

el Centro de Convenciones de Lima (CCL).

2. ¿Qué beneficios trae para el país ser sede de la organización y realización

de grandes eventos internacionales?

Trabajo, es lo primero. Trabajo, que salga el Perú al mundo, que vean el tema de los

servicios. Porque nosotros vendemos servicios, no vendemos en sí el evento. El evento

lo trae el gobierno. Los eventos importantes los trae el gobierno, pero nosotros

ofrecemos el servicio, la capacidad instalada que tenemos, la infraestructura hotelera,

eso es lo que vemos y vendemos. Por lo tanto, eso genera trabajo, genera oportunidad

de negocio, trabajo para muchos sectores que tienen relación con los eventos, para los

de la industria del turismo, para los proveedores de alimentos, de equipos audiovisuales,

de transporte, de seguridad, servicios médicos, técnicos, aerolíneas, restaurantes, otras

ciudades.

3. ¿Considera que la ciudad de Lima está preparada para recibir a grandes

delegaciones internacionales y brindar un servicio adecuado?

Sí, pero todavía falta trabajar el tema de la congestión del tráfico. Muchos se quejan de

eso. Imagínate, tienen que paralizar dos días o dar feriado para movilizar los grandes

eventos. No debería ser así. La economía debería continuar.

4. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones

de alcance global ¿cree usted que esta tendencia continúe?

Sí, claro. Se ve que esta tendencia se ve que va a continuar. Por lo antes mencionado

del APEC. No sé si en otros países haya la incidencia que después de ocho años se

haya repetido, pero sí. Se han cerrado bastantes eventos en los últimos años. Te

menciono la Cumbre de las Américas que ya está sonando bastante entre los hoteleros,

pero estoy segura que habrán más, tanto eventos de gobierno como otros privados.

76

5. Específicamente hablando de Cumbre de Líderes APEC celebrada el año

pasado en el Perú, ¿considera que en términos organizativos y logísticos

de las reuniones los resultados fueron positivos?

Sí, el tema más de cómo quedó el Perú ante otros países fue importante porque

adicionalmente, se quedó el presidente de China, que es uno de los países más

importantes en el Foro. Ahí creo que se afianzaron más las relaciones con el Perú.


Tenemos 14 salas en total. Salón mediterráneo se divide en 3 salas y la capacidad

máxima es para 1200 personas tipo auditorio. Aunque ahora con INDECI que cada vez

introduce más medidas de seguridad, la capacidad ha bajado. Según lo que ellos indican

puede bajar a 1000.


Corporativos, congresos médicos. Todo tipo de congresos, estudiantiles, ferias. Aunque

los más grandes son los congresos médicos y eventos del estado.

8. Imaginando que se toma toda la capacidad instalada del hotel, ¿de cuántas

personas estamos hablando?

Tengo una ficha técnica para eso que te puedo brindar.

9. ¿Qué tipo de clientes son los que contratan sus servicios de organización

de eventos?

Corporativos. Son pocas las ferias de turismo que se hacen dentro de un hotel. Lo que

pasa es que es muy masivo.

10. ¿Con qué frecuencia se realizan eventos corporativos, de asociaciones o

gubernamentales en el hotel?

Todas las semanas. Puedes tener 2 a la semana. Lo que pasa es que hay congresos

pueden durar de 3 a 4 días de la semana. Ahí ya mataste la semana completa. Toman

un lunes y lo terminan el jueves. Viernes y sábados son para eventos sociales. También

es por temporadas. Nosotros también derivamos al cliente para que haga su evento en

otra fecha. Si no tenemos disponibilidad en la fecha que nos pide, lo derivamos para

haga su evento en otra fecha y le ofrecemos un descuento a cambio. Es un incentivo.

Podemos negociar. La mayoría de clientes son flexibles. Los que tienen fechas

inamovibles son los del Estado. Ellos nos dicen que ya tienen el TDR listo, entonces la

fecha no se cambia.

11. ¿Para cuántas personas en promedio son los eventos de este tipo que se

realizan en el hotel?

Los congresos médicos pueden llegar a ocupar la capacidad máxima instalada, 1200

personas y adicionalmente tomar las otras salas.


Una ficha técnica con las características de los salones de eventos del hotel fue

entregada para resolver esta pregunta.

77

13. ¿Para tener el espacio que poseen en los salones, quiere decir que hubo

una proyección de crecimiento en la industria de eventos?

Sí, claro, se estudió que habría una buena demanda de eventos. Se planificó y se

construyó considerando eso. Pero ahora ha quedado chico, por eso queremos

expandirnos más.

14. ¿Qué servicios incluye la realización de un evento corporativo o

gubernamental en el hotel?

Todo, desde el salón, mozos, catering, audiovisuales, técnicos, música, decoración,

ofrecemos todos los servicios. Iluminación, el setting de las mesas, personal. En lo que

es traducción tenemos un proveedor. Le brindamos los datos al cliente para que él

pueda hacer el contrato directamente. Nosotros le ofrecemos los proveedores con los

que trabajamos a los clientes. Es más fácil porque ya los conocemos, ellos conocen las

políticas con las que trabajamos, sobre seguridad, horarios.

Recuerda que el año pasado en febrero los eventos en el marco de APEC los

realizamos aquí en Los Delfines, el Swissötel y el Westin, y que luego, para el

evento de agosto, SOM 3, una reunión más grande, se realizó en el CCL. Bueno,

llevar a cabo un evento de esa envergadura en un centro de convenciones tiene

ventajas y desventajas. Recordar este ejemplo nos lleva a la siguiente pregunta:

15. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro

de convenciones independiente? ¿Cuáles son las desventajas?

La ventaja principal es la capacidad. En el caso de APEC, la ventaja de haberlo realizado

en el CCL es la capacidad porque creo que es el más grande de Lima. La desventaja

es que no a todos los hoteles se les dio la oportunidad de tener personas alojadas en

sus instalaciones. Fue distinto al evento de febrero porque los asistentes decidieron

alojarse en los hoteles que estuvieron alrededor de los 3 hoteles sede. En agosto, como

la sede fue el CCL, muchos de los hoteles de Miraflores quedaron fuera del mapa. No

tuvieron una cuota de huéspedes de APEC.

16. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un hotel?

¿cuáles son las desventajas?

Está el tema de la comodidad del cliente. Al hacer un evento aquí, en nuestras salas y

el cliente elija este mismo hotel para alojarse facilita mucho. El tema logístico de traslado

desaparece. Es más cómodo para él, mientras que a nosotros nos da la oportunidad de

brindar el paquete completo, es decir, podemos todos los servicios.

17. ¿Considera Ud. que un hotel por ser un establecimiento especializado en

el servicio de alimentos y bebidas que cuenta con un área de eventos,

puede responder mejor a la organización de reuniones internacionales en

sus instalaciones? ¿Por qué?

Sí, claro que sí, y sobre todo a una contingencia. Bueno, hay que reconocer que hay

empresas de catering que son muy buenas, pero hay que contar con la experiencia. El

tema con el CCL es que es muy nuevo. No sé si las personas que brindan catering,

conocen al 100% el lugar CCL para saber exactamente qué hacer en casos de

78

contingencia. En nuestro caso, nosotros tenemos 20 años de experiencia, conocemos

a los clientes, sabemos qué preparar, qué hacer y qué no hacer.

18. ¿De qué manera cree que el país puede mejorar su capacidad para albergar


Debe mejorar el tráfico, el problema de movilizarse es muy grande. Ese es el mayor

problema, estamos saturados de autos. Otra cosa por ejemplo, nosotros tenemos un

terreno acá al costado y podríamos y quisiéramos ampliar la capacidad del hotel para

realizar eventos más grandes. Se viene otra cumbre, otro evento de gran magnitud y

queremos estar preparados, el gobierno nos dice ok, amplíen porque se viene un evento

grande y hay que estar preparados para recibir, pero aparecen trabas impuestas por la

Municipalidad que no nos permiten avanzar. No nos dejan trabajar. No hay una unión

entre ellos.

19. Entonces el tema va por el lado de que haya una mejor articulación entre

las relaciones entre Estado y el sector privado al momento de la

organización, pues al final es el Perú el que se beneficia.

Exacto. La Municipalidad debería tomar eso en cuenta, no como una intención aislada

y poner requisitos o trabas que hacen más lento el proceso o en el peor de los casos lo

impiden. Debe darse cuenta que con estos avances se beneficia a todo el Perú, no sólo

al distrito. Se debe trabajar en eso.

20. ¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en

el área de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones

de mayor magnitud?

Sí, porque si tú comparas con otros países en Latinoamérica, estamos atrás. Un ejemplo

es la feria de turismo que se realiza en Colombia; ANATO. Es inmensa. Nuestro centro

de convenciones queda chico a comparación de lo que puede albergar esta feria. A esa

feria llegan de todos los países y los eventos van creciendo y creciendo. Sobre todos

los del gobierno. Promperú es una de las entidades del Estado que hace más eventos

y que tiene más experiencia en ese campo.

Te pongo otro ejemplo. Nosotros empezamos con un evento hace cinco años que es el

Perú Service Summit. Comenzó con 30 personas, luego de 5 años, están solicitando

venir 130 personas de distintos países, las personas se muestran interesadas. Esto se

explica por la nueva realidad, la globalización, los negocios internacionales, todo está

conectado. Es más fácil y más barato viajar, hay más temas de interés de estudio,

nuevas tendencias, todo se puede compartir en línea, en tiempo real, nos enteramos de

todos. La sociedad no es ajena a los temas relevantes mundiales. Todo esto está

relacionado y a la vez incide sobre el rubro de eventos. Los hay de todos los temas. Los

eventos se van expandiendo, va a haber un momento en que los salones que se tienen

en los hoteles ya no sean suficientes.

Y sobre el CCL, a mí me han dicho que no está 100% capacitado para recibir

delegaciones, para celebrar eventos. Los baños están en otro piso. Claro que sé que no

había otro lugar con la capacidad que se necesitaba para el evento de APEC más

grande. Acá, si tenemos un evento y falta algo, de último minuto, que se quiere, porque

esas cosas pasan, falta una silla, la sacamos del almacén y se soluciona

79

inmediatamente. Sé que al hacerlo en el CCL no tenían la misma facilidad de solucionar

los problemas que se presentaban. Tuvieron que movilizar todo, porque no se producía

ahí nada, los servicios de alimentación y eso. Es más complicado.

21. ¿Se deben ampliar las instalaciones existentes o crear nuevos proyectos

hoteleros que contemplen la realización de eventos de mayor magnitud?

Ambos. Primero porque si no estás en constante cambio, pierdes. Nosotros, la industria

hotelera, tenemos que estar en constante cambio, innovación, tanto en tecnología como

capacidad. Por eso te digo que nosotros queremos ampliar las salas. El Perú está

creciendo económicamente a un nivel mayor comparado con otros países

Latinoamericanos. Por eso sabes que va a haber más trabajo, más oportunidades de

negocio, más inversiones, va a venir más gente. Las personas tienen interés en celebrar

sus eventos aquí, es una buena sede. Hay mucho que ofrecer.

Y si se crea la infraestructura, por más que eso cree también mayor competencia a nivel

hotelero, también nos ayuda porque eleva el nivel de competitividad, uno quiere mejorar.

Es una competencia buena, sube el nivel de calidad que se quiere ofrecer en todos los

sentidos.

Deberíamos tener hoteles de lujo con salas enormes, que sean 5 estrellas de lujo. A eso

debería apuntar el Perú.

Si recuerdas, para eventos previos importantes como la COP 20 del 2014 o la Junta

de Gobernadores del FMI y el Banco Mundial, se tuvieron que armar espacios

temporales que funcionaron como centro de convenciones. Era algo transitorio.

En el caso de la COP que se hizo en el Pentagonito, se habilitó para que sirviera

como centro de operaciones y reuniones de la COP.

Se necesita tener algo permanente pero que funcione bien. Es por la falta de experiencia

si es que no se supo manejar bien en el caso de APEC en el Centro de Convenciones

de Lima, o también por la administración que tiene a cargo del Ministerio de Vivienda.

Debería cederse su administración a Promperú o al MINCETUR, o en todo caso debería

crearse una entidad que se encargue de velar por la correcta administración del CCL

porque ahora mismo se está desperdiciando, se está perdiendo. El tema de los servicios

es sumamente importante, no sólo tener capacidad, sino que se brinden los salones y

que a la par los servicios que se ofrezcan estén acordes, armonizados, tiene que tener

sentido. No se trata sólo de un cascarón de estructura y traer un catering. Eso es algo

muy valioso de los hoteles y que si se va a utilizar un centro de convenciones,

necesariamente tiene que haber el factor experiencia. Un equipo de organización de

eventos es necesario.

80

Entrevista N° 2


Entrevistado: Rudy Mendiola

Cargo: Director de Eventos del hotel Marriott


En los últimos años la industria de eventos ha crecido muchísimo. Tenemos muchos

grupos corporativos, que no sólo quieren habitaciones en el hotel, sino que también

quieren eventos, es un gran porcentaje el que ha crecido. Tienes eventos corporativos

como de laboratorios y ONGs o eventos gobierno que a veces son 2 o 3 días y eso está

a veces ligado al número de habitaciones. También ha crecido mucho el tema de

eventos sociales. La gente está cambiando un poco la idea de hacerlo en casa y están

optando por realizar eventos sociales en hoteles porque tiene muchas ventajas. Te

ofrece todo el tema de infraestructura, facilidades del local, del aire acondicionado, los

servicios, la limpieza, el estacionamiento, la seguridad, no tienes que hacer estructuras

ni lidiar con un montón de proveedores.



Definitivamente, cada vez que tenemos un evento grande internacional como lo fue el

Fondo Monetario, el APEC del año pasado o los que van a venir en los próximos años,

de hecho es un tema de exposición del Perú, de imagen. Mostramos que somos

capaces de tener ese tipo de eventos, de tener no sólo la infraestructura hotelera en lo

que se refiere a habitaciones, sino la última tecnología para eventos, alimentación para

una gran cantidad de personas, el tema de transporte, de tener todas las facilidades

necesarias para el evento. Lima se ha convertido en un HUB, por lo que existe muy

buena conexión aérea, los vuelos van y vienen de todas partes del mundo. Además de

eso, cuando las personas vienen a Lima para participar en el evento, no sólo se quedan

en la capital, sino que van unos dos o tres días al Cusco antes o después del evento y

esto pasa muy seguido. Entonces podemos hablar de que contribuye a la industria del

turismo. Las personalidades en estos eventos que viajan para las reuniones generan

cobertura de la prensa durante todo el tiempo de su estadía en el país. Eso también nos

expone. Yo creo que es un tema sobre todo de imagen. Una vez que ha salido algo bien,

pues la gente se va a interesar más y más. Nos expone ante el mundo, como te digo.

.

3. En cuanto a eventos, ¿considera que la ciudad de Lima está preparada para

recibir a grandes delegaciones internacionales y brindar un servicio

adecuado?

Sí, creo que estamos facultados para recibir a grandes delegaciones. La capacidad

hotelera ha incrementado mucho más. Tenemos nuevas opciones de locación para

eventos grandes, pero aún faltan algunas cosas como mejorar el tema de transporte, el

tráfico, acceso al aeropuerto, cómo salir del aeropuerto sin enfrentar un tráfico imposible,

cómo llegar a las locaciones de eventos. Todo eso se puede trabajar muchísimo más.

Tenemos un buen nivel de profesionales en eventos y de tecnología, que es muy

81

importante. También tenemos la capacidad de hacer la parte de alimentos, la parte

social, de hacer los catering. Paralelo a un evento hay muchos eventos alternos,

auspiciados o no por diversas entidades.

¿Qué tipo de eventos paralelos?

Por ejemplo, al terminar el día de reuniones, nos pedían hacer la parte social, cerrar con

un cóctel. Estamos hablando un cóctel de 3000 o 4000 personas y se hizo durante el

Fondo Monetario. Sí tenemos la capacidad y las ideas. También hay muy buenos sitios

en la ciudad para realizar eventos sociales así, que están ligados a los encuentros

oficiales, que se hacen en lugares atractivos como las huacas. También hay buenos

proveedores en la ciudad, muy buenas opciones para seguir mejorando el catering y

ofrecer un buen producto. Un montón de visitantes se quedan asombrados y satisfechos

por la calidad y la variedad de la comida que podemos ofrecer. Algunos tienen como

interés principal la comida. En todos los eventos que hacemos siempre presentamos

una parte del Perú: baile, comida, costumbres, videos durante el catering. Son cosas

que podemos mostrarles del país que no van a encontrar en ningún otro lugar.



Sí, yo creo que sí. Cada año tenemos más eventos representativos. Yo creo que sí se

va dar cada año, siempre y cuando mejoremos infraestructura hotelera, más capacidad,

salas, vías de acceso, servicios de mejor calidad, servicios información, gente calificada,

tecnología, información disponible en los medios sociales, que la marca Perú siga

creciendo, que seamos conocidos no sólo por la comida sino por todo lo que podemos

ofrecer; tecnología, seguridad. Sobre todo el tema de seguridad, hay que trabajar en

seguridad para que los asistentes no tengan miedo de venir al Perú, y también el tráfico.

Si hemos logrado ser escogidos tantas veces como anfitriones para estas reuniones

grandes en las que participan muchos países, es porque han visto condiciones

adecuadas. Si las mantenemos y mejoramos esos puntos débiles, claro que sí

tendremos más eventos importantes. El próximo ya tenemos la Cumbre de las Américas

de la OEA. Es un buen ejemplo.




Considero que sí, totalmente positivo. Siempre hay cosas para mejorar como te decía.

Los asistentes se llevaron una buena impresión, lo sé por los comentarios de quienes

se alojaron en este hotel, pero también hay comentarios de locales que reconocen que

hubo ciertos temas y ajustes que se pudieron atender en el Centro de Convenciones.

Pero, en principio si no las hacemos, si no nos lanzábamos a organizar, no conoceremos

nuestros límites y no podríamos mejorar. Fue positivo para el Perú encargarse de esta

reunión de APEC. Nos exige y nos permite mostrar lo mejor de nosotros. Da muchísimo

trabajo a gente muy profesional que está en el medio y también gente muy joven que

recién está empezando y está aprendiendo. No dudo que en los próximos años nos

vuelvan a dar eventos de este tipo.


En el hotel tenemos 11 salas. Todas equipadas con aire acondicionado, están

alfombradas, tienen lo último en tecnología, algunas de las salas tienen vista al mar.

82

Tenemos una terraza totalmente techada. Tenemos un área de piscina para cócteles de

hasta 150 personas. Ternemos el Salón San Martín que tiene 571 m2 y 5 metros de

alto. Ahí tenemos áreas que funcionan como recibidores, que son el foyer, todos en el

cuarto piso. También tenemos salas más pequeñas en el tercer piso, para reuniones

pequeñas o directorio. En realidad el hotel se puede adaptar al tipo de evento o al diseño

del evento, sin ningún problema.


Tenemos muchos eventos corporativos de lunes a jueves: directorios, reuniones,

talleres conferencias. Los fines de semana tenemos más eventos sociales; bautizos,

showers, bodas, quinceañeros. Generalmente empiezan desde el viernes. Viernes,

sábado y domingo.


de eventos?

La mayoría son empresas privadas. Pueden ser laboratorios, bancos, algunos eventos

de gobierno también, ONGs, algunas mineras. Sobre todo corporativos.



En un día podemos tener cinco, seis o diez eventos. Es variable, pero siempre tenemos

eventos. Puede ser un evento que dure tres días. Puede ser que una compañía tome

todas las salas para su evento, o que funcionen hasta 11 eventos distintos en simultáneo

de distintas compañías. Entre semana son eventos corporativos. Estos eventos

corporativos se dan todas las semanas.

10. Si una sola compañía toma todas las salas para su evento, en formato

auditorio, ¿cuál sería la capacidad total?

Estamos hablando de capacidad de hasta 550 personas tipo auditorio.

11. ¿Qué capacidad tienen cada uno de los salones de eventos del hotel?

Esta información puedo enviártela por correo.



Tienes el tema de equipos audiovisuales, todo lo que el cliente necesite de acuerdo a

sus requerimientos; tienes el tema de alimentación, llámese desayunos, coffee breaks,

almuerzos, cócteles, cenas…

Y si viene un cliente al hotel, una empresa, y dice que desea un setting especial,

es decir, un diseño de la sala específico, ¿ese servicio también brinda el hotel?

Sí también. Nosotros le hacemos el plano del salón de acuerdo a lo que ellos necesitan,

le enviamos el plano del salón con medidas, con todos los equipos. Nuestra propuesta

incluye eso, las opciones de comida, el tipo de servicio de alimentación, es decir si va a

ser buffet o servido. Les damos todo el detalle del servicio. Si el cliente necesita que le

juntemos la sala un día por la mañana y por la tarde separa, lo hacemos. Hacemos

pruebas de cómo quedaría para que puedan venir a revisarlo antes del evento, el cliente

83

puede traer a su proveedor también. Siempre y cuando haya espacio, podemos hacer

un ensayo.



En un hotel tienes todas las facilidades del catering. Si llegan más personas de las

previstas y tú tienes la cocina aquí, frente a cualquier imprevisto o requerimiento de

último momento, se puede cumplir con todo lo que se presenta. Además podemos

considerar restricciones alimentarias que no se avisaron con anticipación y preparar

platos especiales de último minuto. No es necesario armar estructuras, se tienen ya todo

los permisos, servicios de limpieza, seguridad, servicio técnico y audiovisual que conoce

los equipos y las instalaciones eléctricas, porque nosotros trabajamos con proveedores

profesionales que nos brindan confiabilidad, tenemos todo el mobiliario aquí, sillas de

repuesto, muebles y demás. Otro plus es el factor alojamiento. Los expositores o

asistentes se pueden alojar y usualmente lo hacen, en el mismo hotel. Entonces se

anula el tema del transporte hacia la locación de la reunión. Es más fácil y seguro para

ellos, súper cómodo. De hecho se crean tarifas especiales de grupo para los asistentes

al evento y que desean quedarse en el hotel, se les hacen paquetes especiales, con

tarifas atractivas. La desventaja sería el tema de capacidad. Es limitada porque un hotel

no sólo se dedica a hacer eventos. El componente alojamiento es principal, por eso el

área de eventos si bien puede ser grande, dependiendo del tipo de hotel claro, no podrá

ser enorme tampoco.



Bueno, lo más resaltante es el tema de la capacidad. Un centro de convenciones es sólo

eso. No es un hotel más un espacio para realizar eventos. Es una gran área para

preparar congresos, reuniones, convenciones. Entonces priorizan la amplitud de las

salas, el número de salas. En un centro de convenciones podrán llevar a cabo reuniones

mucho más grandes que las que un hotel puede soportar en las áreas que tiene

disponible, ¿me entiendes? Pero también tienes que tomar en cuenta que tiene

limitaciones en los servicios. Dependerá del centro, pero por ejemplo, el centro de

convenciones de Lima, el más grande hasta ahora, no tiene proveedores propios, no

tiene los servicios centralizados. Hay que contratar por separado. En ese tema el hotel

es mucho más eficiente.





Sí. Por tener los equipos necesarios, espacios acondicionados, por contar con

paramédicos, por concentrar todos servicios en un solo lugar, por contar con

habitaciones y su propia seguridad, pero además, como dices, se especializa en

alimentos y bebidas también. Todos los servicios los manejamos nosotros, no están

aislados, al contrario, ofrecemos un servicio integral, que responde a contingencias, a

necesidades muy especiales de nuestros clientes. El tema de experiencia también es

muy muy importante. La expertise del equipo es muy valiosa en el éxito del evento.

84



Hay que considerar el tema de infraestructura. Un tema de acceso del aeropuerto a

estos lugares, a los centros de convenciones. El tema de seguir trabajando en educación

y capacitación de los jóvenes que se especializarán en eventos. Se necesita formar a

gente profesionalmente para que se dedique a este tipo de eventos, para que los

estándares sean muy altos y los eventos realizados sean de muy buena calidad, un éxito

organizativo. El tema de que estén preparados para recibir, el protocolo, el armado de

salas, la atención en salas durante el evento. Otro punto es la planificación, que también

es importante, para una buena organización, es necesario planificar, establecer

cronogramas cumplirlos, el tema presupuestal. Estudiar los eventos pasados para

identificar fallas y que no se vuelvan a repetir. Una retroalimentación, qué mejorar, que

evitar en el futuro. Se debe hacer una reunión post-evento, para evaluar todo esto.

¿El equipo de este hotel está especializado y capacitado para organizar

eventos?

Sí, los de event management reciben doble entrenamiento; tanto en la parte corporativa

como en la parte social. Reciben un entrenamiento al ingresar al equipo Marriott y una

capacitación constante luego. Este entrenamiento está homologado por Marriott

internacional. Está certificado. Al trabajar aquí ellos tienen que pasar exámenes.



de mayor magnitud?

Sí, podrían tener más espacio para albergar grupos más grandes, con espacios

totalmente habilitados, con equipos audiovisuales de última generación, con áreas

adecuadas para ofrecer los coffee breaks, para stands, para el área de registro. Se debe

mostrar un tema tecnológico en ese sentido, con un sistema de registro moderno,

eficiente. Hay pocos hoteles que tienen capacidad para hacer eventos grandes. Creo

que necesitamos más espacio pero al mismo tiempo mejor servicio.



Ambos casos. Hay hoteles que pueden ampliar su capacidad y mejorar sus instalaciones

desde renovar el mobiliario, expandir salas, tener mejores equipos hasta mejorar la

distribución de sus zonas de recibimiento o servicios higiénicos. Sin embargo hay otros

casos en los que desde cero se tendrá que construir ya pensando en eventos, cadenas

hoteleras que levantarán el inmueble proyectándose a producir eventos granes, tendrán

que contemplar todas las posibilidades.

En el tema de crear nuevos centros de convenciones, pero habrá que mejorar el tema

de los accesos primero. Hay que ver el tiempo para llegar desde el aeropuerto al centro

de convenciones. Tenemos este centro de convenciones en san Borja, es grande, sí,

pero no funciona al nivel óptimo. Antes de construir otros, ese debe estar a punto. Tiene

ciertas fallas. No puedes llegar a un centro de convenciones o a un hotel y darte cuenta

que tienen un equipo antiguo, obsoleto, o sillas que no son ergonómicas.

A todo esto, es muy importante la capacidad, la amplitud del lugar donde se realicen los

eventos, pero una estructura sin un servicio que vaya acorde a ese lugar, a esa área,

no funciona. Como te comentaba, responder mejor a pedidos de último momento es

85

crucial y puede marcar la diferencia. Esto sí te lo hace un hotel, tiene todo administrado

desde un solo lugar. Cuando en estas cumbres llega un Presidente o alguna

personalidad de peso, el hotel tiene que atenderlo de la mejor manera en su habitación,

en sus instalaciones durante su alojamiento. Así igual funciona en el área de eventos.

Hay que dar lo mejor en calidad de servicio, equipos, tecnología, el tema de

alimentación. El hotel tiene un equipo multidisciplinario: desde el chef ejecutivo, los

gerentes de banquetes, los mozos, los supervisores, hasta la dirección, finanzas.

Tienes un todo equipo que trabaja y ha hecho muchas cosas, con trayectoria muy

grande, con mucha experiencia. No trabaja una sola persona. Es toda una cadena de

servicios, desde la llegada del cliente hasta la encuesta que recibe el cliente

preguntando sobre su estadía. El hotel está presente en todo momento, funciona en

todo momento. Con esa expertise es con la que trabajamos en los eventos. Todo está

coordinado y su administración y operación se encuentran integradas.

86

Entrevista N° 3


Entrevistado: Fritz Mercer

Cargo: Gerente de Grupos y Eventos del hotel Westin


Respecto a este hotel, el negocio del centro de convenciones representa el 63% de los

ingresos del Westin. En general, esta industria mueve mucho, es una cadena que

involucra a varios sectores y genera ganancias para muchas personas. Tienes el

departamento de A&B, tienes el alojamiento que va de la mano. Luego, cuando se da el

evento en Lima, los participantes no sólo asisten a sus reuniones o congresos, también

está el eje turismo. Ellos también se animan a viajar por el Perú, se van al Cusco, a otras

ciudades y es otra industria a la que está aportando. Finalmente, todos regresan a su

lugar de origen y de acuerdo a la experiencia que tuvieron en este país, transmiten de

manera positiva lo que vivieron. La industria de eventos corporativos, del Estado y

eventos sociales genera muchas oportunidades de trabajo. Esto no sólo en Perú, esto

pasa en todo el mundo. Es muy importante creo yo. En tiempos actuales, con la

evolución de la tecnología y comunicaciones, se hace posible viajar más, hay más temas

de interés que cubrir, sobre los cuales discutir, por tanto, hay más razones para hacer

convenciones. Esta industria tiene un futuro muy próspero, con beneficios para todos,

para la economía de los países en los que se realiza.



Reconocimiento, ingresos para todo el Perú, incluyendo Lima. Como mencioné, el

turismo crecerá porque está ligado. Obviamente estamos hablando de los puntos

turísticos más importantes como Machu Picchu, Urubamba, la ciudad del Cusco,

Paracas, Nazca, Punto, Arequipa. El negocio de eventos trae turismo también, antes o

después de un congreso. Y con más turismo hay más ingresos, que aporta al PBI del

país. Hay más trabajo. Pero el reconocimiento es una de las cosas más importantes

porque se trata de la imagen del Perú en el extranjero, cómo nos ven los demás países.

Se tiene la oportunidad de demostrar que este país es capaz de llevar a cabo

exitosamente un evento de magnitud, grande, importante, que pueden venir presidentes

de todo el mundo, ministros de Estado y que el servicio y atributos a ofrecerles es de la

mejor calidad. Se tiene mucho por ofrecer y eso se refleja fuera, es la reputación, la

calificación que se otorga. Una mirada de los medios, de la prensa extranjera y hacen

buena publicidad si todo salió bien. Eso repercute o puede repercutir de manera positiva,

pudiendo ser elegidos nuevamente anfitriones de grandes eventos, o como destino

turístico o de inversiones. Para eso se necesita mucho entrenamiento de parte de la

industria de servicios, pero colaboración por parte del Estado. Hay vacíos que el sector

privado no va a cubrir. Ahí debe entrar el gobierno, porque también ese ese su deber.

3. En cuanto a eventos ¿considera que la ciudad de Lima está preparada para

recibir a grandes delegaciones internacionales y brindar un servicio

adecuado?

87

No. No lo creo. ¿Por qué? Bueno, está el nuevo Centro de Convenciones de Lima, pero

no está listo para recibir grandes grupos. Es una situación operativa que aún no está

completa. Tiene mala fama. Todos lo saben. Para empezar, tener un solo centro de

convenciones en Lima y que este no pueda manejar adecuadamente un evento

internacional importante, no tiene sentido. Hay cosas ahí que tienen que completar,

terminar, arreglar. Con un centro de convenciones así, se va a preferir utilizar los hoteles

y somos pocos los que tenemos la capacidad suficiente. Serán 3 o 4. No más. Lima es

una gran ciudad, cosmopolita, el Perú está cobrando más notoriedad,

consecuentemente, no podemos tener un solo centro de convenciones que funcione a

medias y 3 o 4 hoteles con salas de tamaño mediano-grande. Si se busca captar más

eventos internacionales relevantes, que sean el foco de atención, se tiene que hacer

algo con esto.



Esperemos que sí, si el gobierno está detrás de esto y puede mejorar el servicio que da

Lima en términos de transporte y aeropuerto. El aeropuerto es un gran problema. Ya no

es adecuado para recibir a tanta gente. Eso influye en el ingreso de otros eventos

grandes, ¿no crees? Porque el resto de elementos los tiene el país: lugares turísticos,

historia, gastronomía, buenos hoteles. Bueno el aeropuerto y la seguridad también. Sin

seguridad ciudadana todo se cae. Nadie va a querer venir si el país no es un lugar

seguro para llegar, para visitar lugares y caminar tranquilamente. Son importantes esas

dos cosas obviamente, el aeropuerto y su acceso, y la seguridad. El resto ya se tiene.

Conforme se hace más conocido el país, hay más interés de que sea anfitrión para otros

congresos, convenciones, reuniones internacionales, cumbres, etc.




Sí, positivos. Los participantes se llevaron una grata experiencia del país. Sé que hubo

cosas que pudieron salir mejor, errores que pudieron evitarse con respecto a la

planificación, pero eso más que todo quedó para registro de los peruanos, no está tanto

en la mente de los delegados APEC. Para ellos, la comida, los lugares que vieron, los

bailes, la cultura, eso quedó. Siempre es positivo que se lleven una buena impresión

porque replican esto fuera, en sus países. Aquí hay algo único y cada vez se hace más

conocido. Eso es bueno. Todo es perfectible al final.


Tenemos el centro de convenciones más grande del Perú en un hotel. Tenemos el salón

más grande en un hotel, es un salón que mide 1660 m2. Tenemos una capacidad para

1600 personas. Tenemos 17 salones de eventos. Ningún otro hotel puede ofrecer esta

capacidad. Por eso estuvimos inmediatamente dentro de los que se eligieron en febrero

y marzo del año pasado para realizar la reunión SOM 1 de APEC. Había reuniones

simultáneas, todo el día. Teníamos 3 funcionando en un piso, 4 en otro, 3 en otro y así.

Aparte, armamos las salas de soporte, el prayer room, documentation center, las

oficinas de trabajo del Proyecto Especial, la de los sectores peruanos, el delegates’

room, la sala de prensa, todo eso. Todo perfectamente sincronizado, ordenado,

planificado con resultados excelentes. Se pudo hacer esto gracias a la capacidad, a la

calidad, el servicio, los estándares que manejamos en el hotel, el personal entrenado.

Ofrecemos todos los servicios complementarios, llámese catering, asesoría de eventos,

88

limpieza y armado de salas, equipos tecnológicos, planificación, organización, atención

durante el evento y post-venta.


Hacemos de todo. Hacemos congresos locales, internacionales, eventos sociales como

bodas y fiestas de quince años, cocktails, cenas grandes, reuniones pequeñas de tipo

corporativo, y claro, eventos de gobierno.


de eventos?

Nos contratan empresas privadas, clientes independientes sobre todo para sus eventos

sociales y entidades del Estado.



Realizamos eventos todos los días del año. Eventos locales son los más frecuentes. ¿A

qué llamamos evento local? Por ejemplo, nos llama una empresa que quiere hacer un

lanzamiento de producto. Un evento local también es una corporación que tiene una

reunión regional de sus directores. Un evento local es una empresa que quiere tener

una reunión con todos sus empleados. Esos son los eventos que más hacemos aquí.

10. ¿Y para cuántas personas en promedio son los eventos de este tipo que se

realizan en el hotel?

Para 400 personas en promedio.

11. ¿Qué capacidad tienen los salones de eventos del hotel? Habíamos

conversado ya un poco sobre esto, pero las especificaciones técnicas de

cada sala, ¿están disponibles en la página de internet del hotel?

Sí, todo está en la página, con las medidas y capacidad por tipo de formato. Si necesitas

más información te la mando.

12. Para ser el hotel con mayor capacidad en el área de eventos a la fecha,

¿quiere decir que en su momento hubo una proyección de la industria en

crecimiento?

Sí. En su momento, se hizo un estudio de lo que había en la ciudad y hacía falta un

salón con la capacidad de nuestro salón Limatambo. En ese entonces, el salón más

grande lo tenía el Swissotel. Nosotros abrimos en el 2011, pero el proyecto debe haber

iniciado en 2007-2008. Se hizo una planificación a futuro, se analizaron las condiciones

en ese año, se llegó a la conclusión que la industria de eventos estaría en expansión los

próximos años, había un espacio que cubrir, un mercado que atender.



Incluimos todo: habitaciones, traslados al aeropuerto, asesoría para el evento, montaje

en salones, A&B de la más alta calidad, porque contamos con certificaciones

internacionales como Halal, opciones kosher, vegetarianas y veganas, audiovisual,

89

equipos, muebles, decoración, ayudar con tours, ayudar con regalos de bienvenida. De

todo. Somos un hotel de full service.



Lo primero que salta es que aquí no tiene que contratar un caterer. Nosotros lo hacemos.

Nosotros ofrecemos todo, toda la alimentación, asesoría, montaje, las habitaciones,

todo lo que expliqué. Lo mejor de todo es que tenemos una sola administración

coordinada desde la cual se maneja todo lo que se necesita, tenemos experiencia en el

mercado. Nosotros conocemos el negocio, ya sabemos qué hacer, qué no hacer, cómo

hacer el planeamiento, calcular imprevistos que siempre los hay. Además es un alivio

para los participantes de los congresos o convenciones hospedarse en el mismo lugar

de las reuniones. Obviamente es más cómodo.



La ventaja claramente es el espacio es más grande. La capacidad es lo que diferencia.

Pero no tienen servicios de catering en un centro de convenciones, no tienen servicio

de limpieza, ni montaje de salones, no hay una administración de salones. Todo tienen

que contratar por separado. Y si hablamos del Centro de Convenciones de Lima, como

te comentaba, tiene mala fama porque no tiene una oferta de proveedores. Entonces si

quieres hacer un evento ahí, tienes que encargarte de todo. Hasta de limpiar los

ventanales porque nadie más lo va a hacer. No hay una administración propiamente

dicha, sólo está a cargo del Ministerio de Vivienda y ellos no ofrecen servicios. Tendrías

que contratar hasta técnicos para tus conexiones de luces, audiovisuales, cabinas de

interpretación, para poner los videos y demás. La desventaja es eso, el centro de

convenciones es sólo el espacio, el edificio. Y hasta creo que este no fue bien diseñado

porque hay un piso en el que ni siquiera pusieron baños o no llegan los ascensores.

Tampoco tienen muebles propios para armar salas aparte, salitas especiales de

encuentros, de estar.





Sí, por eso y porque ofrecemos the whole package. Todo el paquete a disponibilidad

del cliente, de la empresa que contrata, del sector, del Ministerio o cualquiera que sea

la institución que contrata, ya no tiene que buscar nada por separado.



Ya se está tratando de mejorar porque el país tiene más presencia internacional. Los

peruanos están presentes en ferias internacionales para atraer negocios, luego vienen

aquí. Hay interés en hacer las ferias aquí, los congresos, cumbres. Cumbres porque me

parece que el país ha ingresado en los temas de interés de la comunidad internacional,

¿no? La COP se hizo porque el Perú también busca mejorar ese tema del medio

ambiente que antes no le interesaba o no podía atender porque tenía problemas más

graves. Yo creo que las convenciones no se hacían mucho en el pasado por eso, por

90

las circunstancias en las que estaba el Perú, la economía del momento, la situación

social. Ahora, con las mejoras que se han logrado, con la economía más sólida y una

mejor situación general, se está enfocando de ver la importancia de traer este negocio

de eventos a Lima. Lima nunca ha sido Lima una ciudad de turismo, ahora un poco por

la gastronomía, pero la ventaja de Lima es que es HUB en donde uno puede entrar y

salir fácilmente vía aérea. Es más barato hacer el evento aquí que en Río de Janeiro o

Buenos Aires. Están aumentando los vuelos internacionales desde y hacia Europa, y

hacia otros destinos. Eso nos ayuda bastante. Estamos más conectados y propicia las

comunicaciones, intercambios, viajes, y finalmente que se hagan aquí los eventos. Se

puede mejorar la capacidad con más capacitación al personal de eventos, las mejoras

del aeropuerto y el tráfico, por ejemplo.



de mayor magnitud?

Creo que está bien como está por el momento, pero en un par de años habrá que

incrementar la capacidad. Sí creo que habrá más eventos. Bueno, si no se arregla ese

Centro de Convenciones de Lima, sí se necesitaría otro, uno mejor planificado o una

expansión de las salas de hoteles.



Como te digo, por el momento estamos bien. En función a la demanda habría que

repensarlo. Si no se arregla el Centro de Convenciones, lo otro sería expandir las salas

de eventos de los hoteles. Nosotros podríamos crecer también.

91

Entrevista N° 4

Fecha de la entrevista: 30 de mayo

Entrevistado: Cecilia Monteverde

Cargo: Jefa de Eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores


Nosotros nos dedicamos básicamente a la organización de eventos políticos. Pero en

general, el beneficio para el Perú es el posicionamiento en el centro de la información,

digamos, estamos en el ojo, en el punto de atención de todo el mundo. Eso en

consecuencia trae una multiplicación en la oferta de servicios, tanto los servicios que se

dan en el hotel como los servicios complementarios que son restaurantes, el servicio de

alojamiento, artesanías, turismo, en fin. Se demuestra de alguna manera la

potencialidad y la capacidad que tiene el país para atender este tipo de reuniones y las

consecuencias favorables que genera. Esto puede ser a posteriori también porque, si

bien las delegaciones o las personas que asisten a estos eventos que nosotros

organizamos no tienen en ese momento tiempo para hacer un recorrido turístico o para

disfrutar para todas las bondades que el país tiene, puede sí tener un efecto

multiplicador porque regresan a sus países y hablan de lo bien que les fue acá. Pueden

regresar en otra oportunidad como turistas o comentar a otras personas y recomendar

que visiten el Perú. Puede incluso atraer inversiones también, porque si ofrecemos un

país seguro, estable, tiene una serie de connotaciones. Hay consecuencias favorables

a raíz de un evento.

2. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y

servicios en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos

internacionales?

Pienso que tenemos aún infraestructura limitada. Lo más grande que se ha hecho hasta

ahora es el flamante Centro de Convenciones de Lima, cuya principal sala tiene una

capacidad máxima de 3000 personas. Podríamos apuntar a tener más, no

necesariamente debemos tener un centro de convenciones. Deberíamos tener más

espacios. Podríamos tener un centro de convenciones, pero también un centro de ferias,

que ya no lo tenemos o lo tenemos de manera muy limitada. En el Jockey Plaza entiendo

que se realizan ferias, pero podríamos diversificar más. Hay hoteles que tienen buena

infraestructura, pero no es propiamente infraestructura de centro de convenciones. Es

infraestructura hotelera que se puede adecuar, es decir, darle uso de centro de

convenciones. No está mal, los hoteles se han esforzado en tener salones y tecnología,

pero podríamos ser un poco más especializados. El CCL, tiene sus fallas, pero en

general digamos que está bien como espacio. Pero así como ese podríamos tener más,

no limitarnos únicamente a uno. Podemos mejorar la infraestructura. Parte de mejorar

la infraestructura para que Lima sea centro importante de eventos tiene que ver con la

pobre infraestructura vial que se tiene en esta ciudad. Muchas veces tenemos

dificultades por temas de tránsito. No se puede ser punto focal de importantes eventos

de la región o a nivel de todo el mundo como ha sido APEC 2016, que trae economías

de todo el Asia-Pacífico, no puede ser que aspiremos a tener ese nivel de participantes

cuando tenemos una salida del aeropuerto hacia San Isidro o Miraflores que es un caos

92

vial. Eso es un conjunto. No se trata sólo de tener buenos hoteles, servicios turísticos

de calidad, restaurantes o centros de convenciones, sino también tiene que

complementarse con otra infraestructura que no tiene que ver directamente con el

evento en sí, pero sí con el desplazamiento hacia el evento o hacia el hotel. Entonces,

eso por ejemplo es algo que las autoridades, ya que Lima está siendo una ciudad muy

elegida para eventos, tiene que verse en conjunto, cómo puede mejorar Lima para este

tipo de actividades. Ser una ciudad moderna, con mayores facilidades de transporte y

mejor desplazamiento, nos puede hacer todavía más atractivos para eventos

internacionales de alto nivel. No sólo de alto nivel, no sólo político, sino todos los eventos

internacionales, de toda índole.

Por ejemplo, ¿cómo facilitas tú el transporte con eventos que realiza Cancillería o que

organiza el Estado Peruano? Si vienen altas autoridades, la policía te ayuda y facilita el

tránsito con las famosas liebres. Pero si tienes un congreso de médicos, que no

necesariamente tienen esa facilidad, es una incomodidad trasladarlos. Porque aquí

estamos hablando de eventos en general, de todo lo que quiera hacerse en Lima.

También tiene que tomarse en cuenta la seguridad, contra la delincuencia, porque es

una pésima referencia que a alguien que salga del aeropuerto y se atraque en el tráfico

salgan delincuentes a robarle aprovechando esa situación del auto parado, rompiendo

ventanas, llevándose la maleta. A esto hay que apuntar también, a mejorar.


de alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?

Sí. Con mayor razón doy énfasis a lo que dije en la pregunta anterior. En tanto tendamos

a mejorar infraestructura y el entorno que rodea a esa infraestructura, por supuesto que

la tendencia será hacia arriba y siempre creciendo.

4. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de

Líderes APEC 2016 y sus eventos conexos?

Pienso que cumplimos, con un gran esfuerzo, pero sí pudimos cumplir

satisfactoriamente, con lo que indica la metodología de las reuniones APEC, porque

ellos tienen un estándar, un patrón a seguir para sus reuniones, y por supuesto, además

de cumplir con estas especificaciones que se demandan cada año de la economía

donde se realiza, le hemos dado el toque que el Perú tiene en cuanto a calidad en cuanto

a hospitalidad y atención. Pienso que ha sido positivo, creo que los delegados que

participaron en las distintas reuniones, así que los ministros y los líderes se fueron

satisfechos.

5. ¿Cuáles fueron las limitaciones encontradas en cuanto a capacidad de las

instalaciones en las reuniones en Lima de APEC 2016?

En Lima tuvimos algo de limitaciones de espacio. Pudimos acomodar las diversas

reuniones exitosamente, pero con esfuerzo, ideando soluciones. Utilizamos el Centro

de Convenciones de Lima y algunos hoteles. No tuvimos mayor inconveniente a pesar

que las reuniones Senior Officials’ Meeting fueron de varios días de duración, a veces

dos semanas, y de muchas reuniones en simultáneo. A veces teníamos en algunas

fechas 14 o 15 reuniones en simultáneo. A pesar de eso sí logramos ubicar la

infraestructura necesaria.

93

6. En cuanto a servicios complementarios contratados, ¿hubo limitaciones

encontradas el año pasado en Lima?

No. Hemos tenido suficientes propuestas, postores, proveedores para los servicios de

alimentación, limpieza, transporte. En general pudimos cumplir todo.

7. Pero en el caso del CCL, ¿cómo contrataron los proveedores?

Eso sí, ellos no tenían proveedores. Tuvimos que buscar todo y contratar uno por uno.

Las limitaciones no fueron por el lado de que no habían, sino porque invertimos tiempo

y esfuerzo en encontrarlos.

8. Respecto de la reunión SOM 1 de APEC, realizada en febrero de 2016, ¿en

case a qué criterios se seleccionaron los tres hoteles sede?

En primer lugar, se tuvo que utilizar hoteles porque el CCL no tenía disponibilidad en

algunas fechas, había un cruce, porque inicialmente se iba a realizar ahí. Entonces los

hoteles se eligieron en base a la capacidad, siguiendo el cronograma de reuniones e

identificando la cantidad de reuniones que había en simultáneo en un mismo día. Así

nos vimos obligados a escoger tres sedes para así cumplir con todas las reuniones. Los

tres hoteles se escogieron en función a la capacidad que cada uno ofrecía para poder

cumplir con el requerimiento de espacio.

9. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un

hotel y cuáles son las desventajas?

Las ventajas son que en el hotel tienes prácticamente todo listo e instalado. Tienes

personal especializado para el montaje de las salas, propio servicio de limpieza, es más

práctico para el tema de los delegados porque se alojan mayormente en el mismo hotel

de la reunión. Eso disminuye o te evita el esfuerzo logístico de traslados y de seguridad.

Eso hablando de los hoteles especializados en reuniones así. Porque no todos son así,

no todos tienen salas grandes. Estamos hablando de sólo los que ofrecen la capacidad

suficiente. Esa sería la ventaja.

La desventaja podría ser que en los servicios de alimentación puede incrementar un

poco el costo porque siempre los hoteles, especialmente los de cinco estrellas, tienen

precios de sus servicios de alimentación como coffee breaks o almuerzos que pueden

resultar un poco más elevados que los de un catering normal, de fuera. Pero se sabe

que los hoteles no te permiten llevar comida de fuera. Aunque eso podría ser una

desventaja, pero también hay que analizar que, depende de la negociación que se haga

con el hotel, hay hoteles que en función al consumo te hacen descuentos para la sala.

Depende de la buena negociación con los hoteles.

Y bueno, otra desventaja es que no necesariamente se encontrará la capacidad

completa para una reunión de gran magnitud en un hotel de Lima, pero eso siempre

estará en función de la metodología de la reunión y de la cantidad de personas.

10. ¿Cuáles fueron los requerimientos de capacidad de APEC 2016 en los

salones?

Eso dependió de cada reunión, no es un estándar fijo. Mucho depende del formato de

la reunión. Puedes decir que un salón tiene capacidad para 50 personas, ok, pero ¿en

qué formato? Si es tipo teatro, solamente con sillas, esas 50 personas tal vez entren,

pero en mesa redonda no entrarán.

94

11. APEC tuvo varios eventos sociales luego de las reuniones oficiales del día.

¿Eso fue más sencillo realizarlo en un hotel o en un centro de

convenciones?

Es más sencillo hacerlo en un hotel. Por supuesto, tienen todo ahí. Tiene la cocina, el

personal, la infraestructura. En un centro de convenciones necesariamente tienes que

llevar un servicio de catering. Si las reuniones han sido en el hotel, es más cómodo

porque ahí nada más empalma con la cena.


de convenciones independiente?

¿Las ventajas? La capacidad. Tienes todo en un solo sitio. La logística se facilita en el

sentido de que si son muchas reuniones, en lugar de tomar dos o tres hoteles como

sede, se hace en una sola, todo se hace ahí en el centro de convenciones porque es

suficientemente grande. La seguridad también es más fácil de controlar, está en un

mismo lugar.

Las desventajas, específicamente en el nuestro, el CCL, el caso que nos tocó a nosotros

en APEC, no tiene personal experimentado. Toda la labor del montaje, tanto de

mobiliario, setting de salas como lo tecnológico, estuvo a cargo de Cancillería.

Lamentablemente el CCL no está en óptimas condiciones, lo cual nos demandó a

nosotros contratar servicios que no hubiéramos tenido que hacer, como por ejemplo

limpieza de ventanales, contratar servicio de limpieza de los servicios higiénicos y todos

los ambientes, salas, etc. Disfrazar alfombras manchadas, traer nuestros propios

técnicos, todo. Ellos tienen personal, apoyan, sí, pero no lo suficientemente conocer o

especializado como para confiarles una Cumbre de Líderes. No puedes montar un

evento sin tener que llevar tu propia gente técnica. Ya tienen mobiliario desgastado, en

mal estado o no tienen mobiliario especial, como por ejemplo sofás para las salas VIP,

eso tuvimos que poner nosotros. Es una obra que aún no está del todo concluida, tiene

algunas fallas, de las tuberías y esas cosas. No es que le tengamos miedo al trabajo,

pero fue más difícil, y un poco más estresante, tuvimos que armar todo desde cero.

Digamos que si el CCL quedó bien presentado, se debió al equipo organizador. Ese

centro de convenciones debería tener una renovación constante de su mobiliario, tener

gente especializada, no puede tener mesas o sillas malogradas, tiene que haber

mantenimiento constante. En un centro de convenciones uno tiene que estar atento a

los materiales a utilizar para el mobiliario y demás. Que sea de un tipo de material que

no sea de fácil deterioro. Limpiar las alfombras o pensar otro material de mayor facilidad

para la limpieza como cerámico. Bueno, pero si ya está hecho así, entonces hay que

darle mantenimiento, renovar. Cualquier cosa a la que uno no le da mantenimiento, se

deteriora.

13. ¿Qué consideraciones se tomaron al decidir realizar las reuniones SOM 3,

la Reunión de Altos Funcionarios de Finanzas y la Cumbre de Líderes, entre

otras, en el Centro de Convenciones de Lima?

Fue un tema de capacidad, pero también fue una cuestión emblemática. Era nuestro

centro de convenciones, prácticamente nuevo, construido para darle uso en

oportunidades como esta, de reuniones internacionales, reuniones de gobierno.

Teníamos que darle cierta puesta en valor.

14. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el

servicio de alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización

de reuniones internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?

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Sí, precisamente porque ya está especializado, está capacitado. Va por el lado de la

experiencia.

15. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de

eventos internacionales?

Somos buenos anfitriones por naturaleza. Tenemos esa fama a nivel mundial; el que

viene al Perú la pasa bien. Sin embargo, no podemos disfrazar nuestras deficiencias

con nuestro carisma u hospitalidad. Los hoteles están bien puestos. ¿Debería haber

más? Sí. Debería haber una mayor oferta hotelera. ¿El Centro de Convenciones está

bien puesto? Tiene sus fallas, pero digamos que se puede utilizar. No tendría que ser el

único. Habría que tener diversidad.

Lo que hablábamos hace un momento, el tema de infraestructura. No sólo para el

evento, es decir, las salas, sino el entorno que te comentaba. De repente el tema de

tránsito, el problema vial, ese tipo de cosas. Mejorar la llegada. Lo importante es aquí,

la primera impresión que tiene un pasajero es cuando llega al aeropuerto. Se tiene que

entrenar a la gente para recibir a extranjeros. Ordenar el aeropuerto. Mejorar la

seguridad, porque ese punto nos es adverso. Ese y el tráfico tan pesado que tenemos.

Por lo demás, tenemos buena comida, buenos hoteles, un centro de convenciones que

puede mejorarse, tenemos la capacidad como organizadores.

16. ¿En el caso de los hoteles, qué requieren mantener, qué mejorar o

modificar para realizar exitosamente grandes eventos internacionales?

Podrían mejorar algunos su infraestructura en cuanto a salas. Por ejemplo. Hay algunos

que tienen salas grandes que se pueden acondicionar y adaptar. Sin embargo, si tienes

un evento que requiere interpretación simultánea, tienes que llevar las cabinas, porque

ninguno tiene las cabinas incorporadas. ¿Por qué? Porque los salones de los hoteles

no son necesariamente para eventos técnicos. Un salón en el que haces una

conferencia de la OEA, también ese salón lo usan para un baile o un matrimonio.

Entonces, los salones de los hoteles no están exclusivamente hechos para eventos

técnicos. Se adecúan. Algunos sí se han modernizado y ya colocaron proyectores,

ecran, etc. Pero si yo necesito interpretación simultánea, yo tengo que llevarlas,

mientras que en el centro de convenciones eso ya está incorporado. En los hoteles las

salas no son exclusivamente para eventos técnicos. Entonces, de repente podrían

ampliar espacios o dedicar espacios solamente para temas técnicos. El Westin por

ejemplo se considera centro de convenciones. Puede ser porque sus salas son bastante

técnicas, tienen variedad de salas de distintos tamaños. Eso podrían hacer, no tanto

incrementar el tema de las habitaciones, sino las salas.

Bueno, aunque puedo decirte el ejemplo de las suites presidenciales. Ese es el mayor

problema que tenemos cuando hay cumbres o eventos así. No hay más que una en

cada hotel y no hay muchos hoteles 5 estrellas, pero claro, estas no se utilizan siempre.

Necesitamos varias, pero no se utilizan siempre. Para la Cumbre de Líderes APEC 2016

necesitamos 21 y ahora para la Cumbre de las Américas necesitamos 33 suites de nivel

presidencial, pero esto es una vez al año cada dos años. Entonces a los hoteles no les

conviene, pero ese es otro escenario. Regresando al tema, los hoteles tienen que

renovarse constantemente, dar mantenimiento al mobiliario, alfombras, cortinas. Eso es

muy importante, sobre todo para los cinco estrellas.

17. Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos

proyectos hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?

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Ampliar lo que ya existe, crear nuevos proyectos, pero estos siempre deben incluir el

tema de salas de reuniones.

Porque igual, tú tienes un centro de convenciones y perfecto, puedes tener unos eventos

que requieran algo grande, pero no tan grande como para hacerlo ahí. Entonces tienes

el hotel con salas grandes como las del Westin, caben perfectamente bien ahí y se tiene

todo a la mano, más fácil. Tienes todo en un solo sitio: alimentación, alojamiento,

servicios, etc. El hecho de que exista un centro de convenciones no anula la posibilidad

de los hoteles para recibir eventos. Hay instituciones, no necesariamente de gobierno,

podrían ser privadas, que prefieren mil veces no complicarse la vida decorando

completamente o armando desde cero en un centro de convenciones, cuando tienen

todo más práctico en un hotel. El único problema es que son contando los hoteles que

tienen buena capacidad. Están los tres de APEC: Delfines, Westin y Swissotel. Está el

Sheraton, pero que está en el centro y se desestima por eso, está alejado. Está el

Marriott que también tiene algunas salas grandes, pero deberían apuntar a tener

mayores proyectos en cuanto a salas de reuniones. Porque te repito, la existencia de un

centro de convenciones no anula la posibilidad ue tienen los hoteles para seguir

recibiendo eventos como los de APEC. Esos hoteles deberían incluirse en la proyección

de que cada vez hay más eventos en Lima e incrementar su oferta mejorando

infraestructura.




El tema con el Centro de Convenciones de Lima es que fue creado con la intención de

ser dado en concesión al sector privado. Entonces, tal como funciona ahora es que está

a cargo de un sector del gobierno, el Ministerio de Vivienda, que no tiene presupuesto

para poder hacer esa articulación. Simplemente funciona como ente único, sólo para el

alquiler de las salas, no te dan ningún servicio adicional. Te dan sólo equipos básicos

de proyección y microfonía, y mobiliario básico. Un evento sencillo sí lo puedes hacer

ahí, pero todo lo tienes que contratar de fuera porque el propio centro de convenciones

no tiene todavía articulación alguna, ni con un concesionario de comida, ni con uno de

limpieza. No te da un servicio integral aún porque estaba proyectado para ser dado en

concesión. Sin embargo, por temas internos y de obra no ha sido dado en concesión. El

tema es que cuando este sí sea dado en concesión, la empresa o entidad que lo tome

sí tiene que articular todos estos servicios. Entonces, tú vas al CCL y tienes un servicio

de catering, cafetería, restaurante o comedor, tienes personal de soporte técnico y un

equipamiento mayor al que existe ahora, más moderno, más especializado. Tienes de

repente una renovación de mobiliario y tienes incluido un asesoramiento. Ese sería el

ideal, que se incluya el servicio de asesoría. Viene alguien y quiere hacer el congreso

internacional de médicos, entonces se le ayuda en su proyecto, se planifica, brindan

opciones, se diseña, todo. Eso debería ser el CCL, dar un servicio integral. El centro de

convenciones debe articular todo. No que uno va y tiene que llevar al que limpie las

ventanas, el que barre las salas, el que pone la alfombra provisional para tapar la otra

manchada, el que arma la sala. Tú tienes que ver actualmente todo de fuera.

La idea entonces es esa, el futuro CCL debe darte todo. Uno sólo debe ir, sentarse y

decir que quiere un evento para tantas personas y ellos asesorar en todo, decirle al

cliente lo que necesita. Ahora el Centro de Convenciones de Lima sólo te dice las reglas,

todo lo que no está permitido. No fue flexible para nosotros, cuando hicimos APEC el

año pasado queríamos armar salas el día anterior y no se podía porque el almacén

estaba cerrado. No debería ser así. Tiene que haber gente especializada, que realmente

97

sepa organizar un evento. Gente en la que se pueda confiar por su profesionalismo y

conocimiento. En nuestro caso, como la Cancillería estaba a cargo de la organización

de APEC 2016 y nosotros tenemos un área de eventos, bueno, pudimos hacerlo, pero

no todas las empresas o sectores tienen un área así, especializada. Este es un servicio

que de todas maneras debería dar un centro de convenciones. Me imagino que el CCL

sigue así porque no ha sido dado en concesión aún, sigue con el Ministerio de Vivienda.

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Entrevista N° 5


Entrevistado: Ericka Alavena

Cargo: Gerente de Eventos del Swissötel


Bueno, ha existido un crecimiento desde hace mucho. Yo llevo más de 20 años

trabajando en esa industria, el crecimiento ha sido paulatino pero sostenido. Siempre he

visto crecimiento, bueno con algunas paradas pequeñas por la coyuntura, pero ha

continuado luego el crecimiento. ¿Por qué? Porque en la medida en que la coyuntura

económica sea la adecuada, el Perú como destino de eventos se vuelve atractivo. Por

eso es importante que el país siga creciendo en infraestructura para eventos, que no

sólo es salas de conferencia, hoteles y habitaciones, sino todo lo que son facilidades

para los eventos.

Entonces, ¿qué tan importante es esta industria para el Perú? Muchísimo. El Perú y

especialmente Lima, es un destino para eventos más solicitado ahora que hace 15 años.

Hemos tenido varios eventos importantes internacionales de gran magnitud que han

puesto al Perú en la vitrina, en los ojos del mundo, hemos dado que hablar, se conoce

más al país, es posible atraer más capitales, turistas, se vuelve a elegir destino de

eventos de gran magnitud. En la medida en la que todos los operadores de servicio, es

decir, todos los relacionados con la industria hotelera y turística, ofrezcamos unos

servicios de calidad tendremos mejores resultados. Los visitantes se llevarán una buena

impresión de su estancia aquí en general y particularmente del evento al que asistieron.

Esta experiencia se comenta fuera por los que asistieron la reunión, lo comentan a las

empresas u organizaciones a las que representan. O bien damos una buena imagen o

lo contrario. Es importante porque los eventos, si es que se logra realizarlos con éxito,

son el primer paso, la base que promueve otros beneficios como mencioné, crecimiento

del turismo receptivo, más inversiones, damos la imagen de ser país sólido, se mueven

los negocios y así.

Los eventos generan más negocios, impulsan otras industrias. Es un catalizador.



Creo que en la pregunta anterior respondí esta también. Pero nos trae esos beneficios,

turismo, inversiones, reconocimiento internacional, volvemos a ser elegidos anfitriones

de eventos internacionales relevantes, se da impulso a otras industrias relacionadas,

hay más empleo.

3. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y

servicios en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos

internacionales?

Estamos en camino. Tenemos una infraestructura que puede servir para los grandes

eventos, pero de nada sirve tener dificultades como las del tráfico u otros factores

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externos a la organización que sí afectan el evento. Está también la inseguridad

ciudadana o los permisos municipales.

En cuanto a infraestructura. Tenemos algunas bases. El Centro de Convenciones de

Lima podría ser el área más adecuada, es el único que tiene esas capacidades. Sin

embargo hay cosas que pueden mejorar como la operación, que no está funcionando

de manera regular. No tiene un operador fijo todavía.


de alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?

Creo que sí, que la tendencia va a continuar, pero dependerá. Si el país da señales de

solidez económica, de tener la infraestructura, las instalaciones y servicios necesarios,

y de estar trabajando por mejorar lo que todavía falta por mejorar como el tema vial y el

tránsito, el mundo entero lo podrá seguir considerando como un buen destino, un destino

atractivo para las reuniones, porque tiene mucho para ofrecer, cosas únicas, que otros

países desarrollados no tienen. La industria de convenciones ha ido creciendo desde

hace varios años, esta tendencia de crecimiento se mantendrá conforme tengamos

cosas de calidad para ofrecer

5. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de

Líderes APEC 2016 y sus eventos conexos?

También creo que sí, que se ha trabajado en conjunto muy bien entre el estado, los

hoteles, los restaurantes, las empresas productoras. Creo que se han llevado una buena

impresión de la operación. Aunque siempre hay cosas por mejorar. Sé que el Centro de

Convenciones de Lima tuvo varios temas con sus instalaciones, que se superaron para

la ocasión y se arreglaron en la marcha, ese lugar hay que trabajarlo bastante porque

como está creo que no está a la altura de reuniones como la de APEC del año pasado.

Están las estructuras y los espacios, pero hay que mantener las instalaciones,

acondicionar mejor los salones, ofrecer el servicio de organización, propio del centro.

Tal vez estas pequeñas fallas no resaltan tanto para los asistentes por todo lo demás

que sí salió bien, por todo lo que se ofreció (gastronomía, un poco de las tradiciones del

Perú, cultura, etc.), pero eso no significa que debamos quedarnos así, hay que mejorar.


Tenemos capacidad para hasta 1000 personas. Tenemos 12 salas. Todas nuestras

salas están en el segundo piso del hotel. La capacidad por sala según los distintos tipos

de montaje está publicadas en la página web del hotel.


Si se tomaran todas las salas del hotel para hacer reuniones simultáneas tendríamos

una capacidad para 2160 personas aproximadamente, pero estas salas, justo las de

mayor capacidad no están contiguas, estamos hablando de tomar las salas para

distintas reuniones, como en APEC, que eran simultáneas. Funciona perfecto.


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Hay eventos a diario. Tenemos 12 salas con diferentes capacidades. Nos da flexibilidad

para realizar eventos de distinto tipo sin ningún problema. Los eventos más fuertes, son

los corporativos. Tenemos congresos médicos, marketing y presentaciones, eventos de

gobierno. Finalmente tenemos eventos sociales, como matrimonios, recepciones que se

celebran los días de semana.

9. Respecto a la pregunta anterior ¿Con qué frecuencia se realizan estos?

Realizamos eventos a diario, como te comentaba, y los más frecuentes son los

corporativos, las empresas que contratan con nosotros para que organicemos el

lanzamiento de un nuevo producto, una conferencia sobre un tema específico, una

presentación de los nuevos proyectos de una compañía grande, etc.



Ofrecemos todos los servicios que se pueden requerir para los eventos. Las salas,

audiovisuales, organización, orientación, montaje de salas, atención durante la reunión,

alimentos y bebidas, iluminación, outside catering (esto es servicio de alimentación

contratado fuera del hotel), restaurantes, habitaciones, gimnasio, etc.

11. ¿De qué tamaño son los eventos de este tipo que se realizan en el hotel?

Los eventos que más realizamos van desde 10 a 500 personas o al 1000. Varía mucho.

Los hacemos todos a lo largo del año.

12. ¿Hubo una proyección en su momento considerando que en Lima se

realizarían grandes eventos en el futuro?

El hotel tiene 20 años en el mercado. El hotel es esencialmente corporativo. El 80% del

negocio que tenemos en el hotel es corporativo. Esto implica que los clientes que

trabajan con nosotros tienen una necesidad particular, de negocios. Cuando se inauguró

teníamos una buena capacidad en el área de eventos, a comparación de los otros

hoteles existentes en Lima. Pero, con el crecimiento de la ciudad de Lima como destino,

nosotros también hemos necesitado crecer. Hace dos años hicimos una ampliación

importante. El hotel tenía 245 habitaciones, ahora tiene 350. El área de convenciones

también creció hasta tener una capacidad para 1000 personas y con un área anexa para

stands o para los servicios de alimentación. El crecimiento era necesario. Y ahora vemos

los frutos porque las salas están con bastante demanda.

13. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un

hotel y cuáles son las desventajas?

Todo tiene sus ventajas y desventajas, pero bueno, dejando de lado la capacidad,

porque evidentemente la de un hotel es más limitada, no va a ser tan grande como un

centro de convenciones, yo le veo más ventajas a trabajar un evento en un hotel.

Primero porque si tú tienes un congreso grande requieres alojamiento, entonces, que

las personas participantes de la reunión se hospeden en el mismo lugar en el que se

está realizando el evento de verdad es un beneficio que te ahorra trabajo, tiempo y

dinero porque la logística de movilizar a los participantes es muy complicada, sobre todo

en Lima. Por otro lado, en el hotel tienes los servicios de alimentación. Sin bien en el

centro de convenciones normalmente hay una concesión, en el caso del hotel, en

nuestro caso, nosotros tenemos 5 restaurantes, 20 años trabajando en la industria de

servicios, entonces esto nos da bastante confianza de saber que podemos ofrecer la

parte de alimentación de la mejor forma, para muchas personas, con todas las opciones

101

y variedades de comida que el cliente pueda requerir, tanto en temas de comida

internacional como en cosas temáticas o requerimientos especiales. A veces tienes a

personas con dieta especial como personas con ciertas alérgicas, diabéticos, veganos,

certificación Kosher de los judíos o certificación Halal de los musulmanes. Nosotros

podemos cumplir con todo eso. Con el departamento de A&B tan fuerte que manejamos,

con todo el personal y la experiencia que tenemos, se pueden cubrir muchas cosas con

los más altos estándares de calidad.


de convenciones independiente?

Por el lado del centro de convenciones la ventaja más evidente es la capacidad. Sin

embargo, no tiene lo que un hotel puede ofrecer en lo que se refiere a contar con todos

los servicios integrados. Hay que trasladar a los participantes, hay que llevar un servicio

de catering, hay que contratar a una empresa que organice eventos porque al menos el

único centro de convenciones que tiene Lima no cuenta con un área que ofrezca este

servicio de planificación y organización de eventos.

15. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el

servicio de alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización

de reuniones internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?

Sí, por supuesto. Precisamente por lo que te comentaba, el expertise, la experiencia,

sabemos cómo funciona, tenemos la cocina dentro del hotel, estamos especializados,

podemos responder mejor a pedidos de último minuto, comidas especiales,

restricciones, cambios en el programa del servicio de alimentos del evento, etc.

16. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de

eventos internacionales?

En temas externos, puedo mencionar lo logística como el tráfico. El tránsito es bastante

delicado, puede ocasionar algunos inconvenientes a los eventos. ¿Has visto cómo se

tiene que dar feriados para tener menos gente en la ciudad cuando hay un evento

internacional grande como APEC del año pasado? No se puede hacer todos los días

feriados. El tema del tráfico es complejo.

Otro tema es el de provincia. Siempre se hacen en Lima. A pesar que tenemos la

capacidad instalada de mediana a grande en algunas ciudades del Perú, falta mejorar

el tema de los servicios anexos como los restaurantes que no tienen la capacidad

adecuada para recibir a grandes delegaciones. Estos establecimientos no están

preparados. Los restaurantes están llenos. Un ejemplo de ello es Cusco. Los turistas no

quedan conformes con el servicio.

En lima en general se llevan la impresión de haber recibido un buen servicio, sobre todo

en hoteles de 5 estrellas. Habría que pensar en el Centro de Convenciones de Lima que

tenemos, ahí falta servicios de calidad, o una mejor manera de integrarlos.

¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en el

área de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones de mayor

magnitud?

En lo que se refiere a hoteles y sus instalaciones, creo que siempre es mejor tener áreas

más amplias, pero adecuadas, apropiadas para eventos internacionales como APEC

2016 o el FMI y el Banco Mundial. Hay espacios como el Centro de Exposiciones Jockey,

pero este es solo una gran área, como para ferias, no como para grandes conferencias

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o convenciones. Creo en cuanto al centro de convenciones, el que hay está bien, el

Centro de Convenciones de Lima, pero debe mejorar como dije.

17. ¿Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos

proyectos hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?

Considero que ambos casos. Esto en realidad depende de los planes comerciales de

los hoteles. Nosotros hemos ampliado nuestra capacidad de habitaciones como de

convenciones porque hemos considerado que es una inversión importante, estamos

apostando por el crecimiento del Perú, de las reuniones, industria que hemos visto que

seguirá en crecimiento. Si hay nuevos proyectos hoteleros de 5 o 4 estrellas que

apuntan a tomar una parte del mercado de convenciones, entonces deberán considerar

tener salas grandes y ofrecer el mejor servicio. Deberán estudiar bien el mercado.

Más hoteles con salas más grandes y un buen servicio está bien, sí hacen falta un par,

pero esto generaría más competencia, que también está bien porque incentiva a seguir

perfeccionándonos.




En un escenario ideal, un centro de convenciones debería funcionar como un hotel, o al

menos muy parecido. El centro de convenciones debería tener cubierto el tema de

seguridad, el de limpieza, el tema técnico, etc. Un centro de convenciones bien operado

debería funcionar así, pero el Centro de Convenciones de Lima no funciona así. A eso

va el tema de articulación según mi parecer. La articulación debería darse como en un

hotel.

Eventos Internacionales: capacidad de las instalaciones en...

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