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Mdulo 2 Interfaz de usuario Excel 2007-2010

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Fernando Santos Fernndez

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Tema 1: Reconocimiento de la interfaz de usuario disponible

1.1 Elementos de la interfaz de usuario De acuerdo con lo revisado en el captulo anterior, active la ficha Programador, defina el nivel de seguridad de macros como Habilitar todas las macros, y desde la ficha Programador elija Visual Basic en el grupo Cdigo, con esta accin aparecer encontrar una pantalla como la siguiente:

Esta pantalla es conocida como el Editor de Visual Basic, en la parte izquierda de esta pantalla se encuentra el Explorador de proyectos, el cual permite manejar cada archivo como un proyecto; Dentro de la carpeta Microsoft Excel Objetos est la relacin de hojas que forman parte del archivo y un elemento nuevo conocido como ThisWorbook. En caso no apareciera el Explorador de Proyectos y debajo de l; la ventana Propiedades, ingrese a la ficha Ver y en ella active esas opciones. Observe las teclas que puede usar directamente.

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1.2 Acceso a los elementos de la interfaz de usuario

Es posible que la Ventana Propiedades o el Explorador de Proyectos no aparezcan con un tamao apropiado, ubquese en los bordes de cualquiera de estas ventanas para cambiarles el tamao.

Cree una macro de acuerdo a lo indicado en el mdulo anterior y abra el Editor de Visual Basic, observe que en el explorador de proyectos debe aparecer una carpeta Mdulos, haga clic en el smbolo + a fin de que se muestre la lista de mdulos. Realice doble clic sobre el Mdulo1 y en la parte derecha aparecer la ventana del cdigo.

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Tema 2: Configuracin de los elementos de la interfaz de usuario

2.1 Acceso a la configuracin Desde la opcin Herramientas, luego Opciones, se puede acceder a los distintos elementos de la configuracin disponibles.

En la pantalla de opciones se encontrarn 4 pestaas: Editor, Formato del editor, General y Acoplar.

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2.2 Cambios en los formatos empleados en el editor de Visual Basic

La pestaa ms relevante es la correspondiente al formato del editor desde el cual se pueden cambiar los colores, tipos de letra, tamao de letra de todos los elementos empleados en el Editor de Visual Basic:

En colores de cdigo, seleccione cada uno de los textos, y observe sus caractersticas, como por ejemplo Texto de punto de ejecucin.

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Tema 3: Distintas formas de ejecutar los procesos, ejecucin paso a paso

3.1 Ejecucin directa de una macro

Desde el Editor de Visual Basic, ubquese en cualquier parte del cdigo de una de las macros creadas, luego seleccione Ejecutar desde el men principal, lfinalmente seleccione Ejecutar Sub/UserForm, con ello se producir la ejecucin de la macro, se repetirn los pasos realizados originalmente. Una alternativa es situar el cursor en cualquier parte de la macro a ser ejecutada y presionar F5, esta tecla producir una ejecucin completa de la macro.

Desde la Ficha Programador tambin es posible ejecutar las macros, para ello sitese en la ficha Programador, y en el grupo Cdigo presione sobre Macros.

En el caso de Excel 2007, la opcin Macros aparecer como en la siguiente imagen:

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Para Excel 2010, la opcin correspondiente aparecer como se muestra a continuacin:

Esta ventana contiene todas las macros que se encuentran disponibles para ser ejecutadas.

Para ejecutar una de ellas seleccinela y haga doble clic o presione ejecutar.

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3.2 Ejecucin paso a paso de una macro

En ambos casos, desde el Editor de Visual Basic como desde la opcin Macros, la ejecucin se realiza sobre todo el cdigo de la macro seleccionada, sin embargo, si nos encontramos corrigiendo un cdigo existente en el cual la extensin del mismo sea considerable, ser necesario en algn momento ejecutarlo paso a paso, lnea por lnea, a fin de revisar el avance de la ejecucin, o ejecutar la macro hasta determinada lnea. En el caso de la opcin Macros, la eleccin elegida tendra que ser Paso a Paso, en lugar de Ejecutar, ello provocar que se inicie la ejecucin paso a paso. Desde el Editor de Visual Basic, en cambio sera elegir la opcin Depuracin, luego Paso a paso por instrucciones.

Una vez realizado esto se marcar de color amarillo la macro a ser ejecutada paso a paso, para continuar la ejecucin podemos presionar F8 a fin de que se prosiga con la siguiente lnea, debe tomarse en cuenta que la lnea marcada es la lnea que se ejecutar y no se ha ejecutado an.

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3.3 Uso de puntos de interrupcin

Si el cdigo a emplear fuese extenso sera necesario contar con un punto de interrupcin en el cual se detenga la ejecucin de la macro cada vez que esta se ejecute. Por ejemplo: sitese en una lnea en la que desea que se detenga la ejecucin de la macro, presione F9 con ello la lnea quedar marcada. Ahora, desde la misma macro presione F5, (la tecla F5 como se ha visto anteriormente ejecuta todo el cdigo de la macro); sin embargo, en esta ocasin la ejecucin de la macro se detendr en la lnea marcada con F9.

Una macro puede contener varios puntos de interrupcin, tantos como sean necesarios para la revisin del programa, a fin de desactivar los puntos de interrupcin sitese sobre la lnea marcada con el punto de interrupcin y presione F9, si tiene varios puntos de interrupcin puede borrarlos todos empleando Ctrl+ Mayusc + F9. Durante la ejecucin de la macro puede tener varias alternativas, como por ejemplo, presionar F5 a fin de continuar con la ejecucin, seguir presionando F8 a fin de avanzar lnea por lnea, o presionar Restablecer desde la barra de herramientas o desde la opcin Ejecutar, luego Restablecer.

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Tema 4: Depuracin de macros

4.1 Opciones disponibles para la depuracin de macros

Cuando un cdigo a ejecutar tiene un error, aparecer una ventana que indica la existencia de este, entonces, se debe presionar la opcin Depurar:

En el ejemplo se agreg la lnea:

Rows("10:A0").Select

La cual tiene una letra como si fuese un nmero de fila, luego de presionar depurar se mostrar la lnea en la que se cometi el error, se recomienda detener la ejecucin y corregir la lnea identificada para luego volver a ejecutar la macro.

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Tema 5: Creacin de funciones definidas por el usuario 5.1 Creacin y uso de una UDF

Las funciones definidas por el usuario, conocidas tambin como UDF (User Defined Functions), son funciones que tienen un comportamiento similar a las funciones que vienen predefinidas en la instalacin del MS Excel. Las funciones deben crearse en un mdulo. Por ejemplo, cree la funcin mostrada en la siguiente imagen:

Note que a diferencia de las macros creadas previamente, las funciones usan Function en lugar de Sub y que luego de hacer los clculos necesarios, el nombre

de la funcin debe volver a ser empleado para retornar un valor a quien haya llamado la funcin.

Para probar el funcionamiento de la funcin, ingrese a MS Excel e invoque a la funcin, para ello puede hacerlo situndose sobre una celda en particular colocar = y luego escriba el nombre de la

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funcin, note que si la funcin fue correctamente creada, esta aparecer en la lista de las funciones disponibles.

Complete la funcin invocando a una celda que contenga un nmero.

Otra forma de invocar a una funcin es empleando f(x), al elegir esta opcin aparecer la ventana Insertar Funcin, puede buscar la funcin desde el recuadro para la bsqueda de funciones o desde la relacin de categoras donde debe elegir Definidas por el usuario.

Si elige definidas por el usuario aparecer la relacin de funciones que no pertenezcan a MS Excel, entre ellas la que acabamos de crear, seleccinela y emplela de la misma forma que procedera con las funciones existentes en MS Excel.

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Desde la siguiente pantalla elija los valores a emplear como parte de la funcin.

Las UDF nos permiten tener mayor control sobre el resultado que nos proporcionan las funciones, ajustndolas de acuerdo a nuestros requerimientos, las funciones anidadas pueden simplificarse y ampliarse as, la personalizacin del resultado con el uso de una UDF.

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Participacin en el blog Vea ms ejemplos de funciones definidas por el usuario en el blog del curso, pruebe los ejemplos y participe comentando en los mismos: http://www.excel-avanzado.com/funciones-definidas-por-el-usuario

Tarea 2 La segunda tarea correspondiente consiste en: Elaborar su propia UDF y registrarla en la plataforma del curso. Para la entrega final grabe el documento completo de la siguiente forma: Apellido-Nombre-Tarea 2.xlsm Por ejemplo, si se llama Ana Torres, el nombre del archivo sera Torres-Ana-Tarea2.xlsm