Exactitud de registros de inventario (eri)

EXACTITUD DE REGISTRO

DE INVENTARIOS (ERI)Taller

Por Cecilia Palacios D.

Fases de implementación

I. Diseño y preparación:- Revisar y asegurar el sistema de

inventario.- Revisar y asegurar el sistema de

ordenamiento del almacén.II. Saldos iniciales.III. Conteo Cíclico:

- Grupo de Control- Método de Conteo Cíclico- Conteo Cíclico


I. Diseño y preparación

- Revisar y asegurar el sistema de inventario

El sistema de inventario debe identificar cada movimiento y el resultado que mostrará en los libros contables.Por tanto debe verificarse:1. ¿Los movimientos están identificados?2. Cada movimiento ¿tiene asociada la cuenta contable

que se modificará cuándo se registre?3. ¿Quién es responsable de administrar y crear los

nuevos movimientos que se efectúan en un almacén?



Definiendo movimientos

REC - Recepción

ISS - Salida

STS - Transferencia Stock to Stock

RTS - Retorno al Stock

SCR - Scrap

SA - Ajuste de Inventario

SW - Scrap (desde Proceso- WIP)

− Revisar y asegurar el sistema de inventario



“Un lugar para cada cosa y

cada cosa en su lugar”, esta

frase es la major

representación de lo que

debe ser el ordenamiento

en un almacén.

A ella, solo faltaría agregar:

“cada material con su

identificación”

− Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento del almacén


I. Diseño y preparación- Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento

del almacén

¿Qué dimensiones tiene el almacén y cuál es el mejor

Layout?

¿Tenemos los equipos idóneos y suficientes para manipular los

materiales y tenerlos ordenados?


II. Saldos iniciales• Preparación Física

• Mantenimiento y Limpieza

• Pre - marcar

• Pre - empacar

• Pre - contar

• Preparación de Procedimiento

• Rutas

• Conteo / Chequeo

• Referencias / Ayudas

• Auditoria

• Preparación del Personal

• Selección

• EntrenamientoPor Cecilia Palacios D.

- Grupo de control

III. Conteo cíclico

Establecer un grupo de materiales que serán la muestra en la que se practicará el Conteo Cíclico, analizando cuáles son los materiales mas importantes del almacén, tomando criterios como: valor monetario, dificultad de abastecimiento, de uso común para todos los usuarios del almacén, y otros que nos ayuden.

Puede incluso, combinarse los criterios para seleccionar el grupo de muestra

IMPORTANTE: que la selección se revise con los clientes y proveedores del almacén para estar seguros que estamos escogiendo los principales materiales.


- Método de Conteo


Ahora debemos decidir cómo escogemos la muestra que contaremos periódicamente: ¿Debe ser aleatoria porque considero que todos los

materiales que están en el almacén son prioritarios? ¿Formo grupos de materiales y de cada uno

establezco un tamaño específico de muestra que sumados me den, por ejemplo, 50 materiales?

Los materiales del almacén son muy variados, entonces defino que para el conteo de los mas pesados, espero que el lote se acabe para incluirlos en el conteo, ¿qué implicaría eso?

¿El conteo será diario, interdiario, semanal o el encargado define el día?


- Conteo Cíclico


Ahora manos a la obra:

Entrego los materiales a cada participante: calculadora, hojas de conteo, lapiceros, indumentaria y equipo de seguridad personal y si fuera necesario, equipos de movimiento de materiales. Esto último normalmente es manejado por personal especializado no por quienes hacen el Conteo.


- Conteo Cíclico


Una vez que termina de contarse, se compara con los saldos que nos da el sistema que controla los inventarios, puede ser desde un Excel hasta un reporte del sistema informático de la empresa.


- Conteo Cíclico


Si existe diferencia de vuelve a contar, si se encuentra lo que faltaba o se encuentra que un movimiento no se registró o se trató de un mal conteo, NO se considera como diferencia. Se suelen hacer tres conteo antes de considerar si efectivamente es un ERROR.

ACIERTO: Cantidad física igual a cantidad en sistema

ERROR:Cantidad física diferente a cantidad en sistema

POR CADA MATERIAL CONTADO


- Conteo Cíclico


La fórmula para encontrar el porcentaje de Exactitud de Registro de Inventarios (ERI) suele ser:

ERI = Número de conteos errados x 100Número de conteos efectuados

Resultado esperado:

ERI > ó = a 95%


¡Saldos de inventario cuadrados!

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