Examen PMP Costos

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PREPARACIÓN PARA EXAMEN PMP GESTIÓN DEL TIEMPO Y DE LOS COSTOS INTEGRANTES: LIDIA TORRES JOSÉ UNZUETA DOMINGO 11 DE ENERO 2015 FACILITADOR: JOSÉ LUIS BAZÁN BRICEÑO Fuente: Rita Mulcahy

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Resumen teorico de Gestion de costos y preparación para el examen PMP

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Page 1: Examen PMP Costos

PREPARACIÓN PARA EXAMEN PMPGESTIÓN DEL TIEMPO Y DE LOS COSTOS

INTEGRANTES:LIDIA TORRESJOSÉ UNZUETA

DOMINGO 11 DE ENERO 2015

FACILITADOR: JOSÉ LUIS BAZÁN BRICEÑO

Fuente: Rita Mulcahy

Page 2: Examen PMP Costos

GESTIÓN DE LOS COSTOS

Page 3: Examen PMP Costos

Establece las políticas, procedimientos y documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar los costes del proyecto.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS

Page 4: Examen PMP Costos

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Acta de constitución del proyecto.

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organización

1. Juicio de expertos2. Técnicas analíticas3. Reuniones

1. Plan de gestión de costos

PROCESOEntradas Herramientas y

Técnicas Salidas

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS

Page 5: Examen PMP Costos

1. Plan de gestión de costos

2. Plan de gestión de RRHH

3. Línea base del alcance

4. Cronograma del proyecto

5. Registro de riesgos6. Factores ambientales

de la empresa7. Activos de los

procesos de la organización

1. Juicio de expertos2. Estimación por

analogía3. Estimación

ascendente4. Estimación por tres

valores5. Análisis de reserva6. Costo de la calidad7. Software de gestión

de proyectos8. Análisis de ofertas9. Toma de decisión en

grupo

1. Estimación del costo de las actividades

2. Información de soporte de la estimación de costo de las actividades

3. Actualizaciones a la documentación del proyecto

PROCESOEntradas Herramientas y

Técnicas Salidas

ESTIMAR LOS COSTOS

Page 6: Examen PMP Costos

ESTIMAR LOS COSTOS

COSTOS VARIABLES:

Son costos que cambian con la cantidad de producción o la cantidad de trabajo. Ejm: Costo de materia prima, materiales, salarios.

Lidia Torres

TIPOS DE COSTOS

COSTOS FIJOS:

Son costos que no cambian, se mantienen constante, sin importar la cantidad de producción. Ejm: pago de alquiler, servicios básicos, etc.

Page 7: Examen PMP Costos

ESTIMAR LOS COSTOS

Costos Directos:Son costos que se generan directamente en las acciones del proyecto

Lidia Torres

Costos Indirectos:Asociado a actividades no directamente vinculadas al proyecto.

Page 8: Examen PMP Costos

ESTIMAR LOS COSTOS

Lidia Torres

PRECISIÓN DE LAS ESTIMACIONES:

ESTIMACIÓN APROXIMADA DE ORDEN DE MAGNITUD (ROM) EN EL RANGO DE -50 A +50% AL INICIO DEL PROYECTO.

ESTIMACIÓN A NIVEL DE PRESUPUESTO: EN EL RANGO -10 AL 25%

DEFINITIVA, DURANTE EL PROYECTO PUEDE REDUCIRSE A UNA RANGO DE -5 A +10%

LA EXACTITUD DE LA ESTIMACIÓN AUMENTARÁ A MEDIDA QUE AVANZA EL PROYECTO EN SU CICLO DE VIDA.

Page 9: Examen PMP Costos

ESTIMAR LOS COSTOS

Lidia Torres

COSTOS ≠ PRECIO

PRECIO = COSTOS + BENEFICIO

Page 10: Examen PMP Costos

Análisis de reserva• Reservas también llamadas asignaciones para

afrontar riesgos conocidos o desconocidos.• Problema inherente exageración de la

estimación.• Las reservas para contingencias son costes

estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos o “incógnitas conocidas” • Forman parte del alcance del proyecto y de

las líneas de base de coste

ESTIMAR LOS COSTOS

Page 11: Examen PMP Costos

ESTIMAR LOS COSTOS

Page 12: Examen PMP Costos

* Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como base para estimar el coste del proyecto actual* Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.* Utiliza el juicio de expertos.* Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta.* Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia, y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

Lidia Torres

ESTIMAR LOS COSTOS

Estimación por Analogía:

Page 13: Examen PMP Costos

VENTAJAS DESVENTAJAS Es rápida. Menos precisa.Las actividades no necesitan ser identificadas. Los estimados se preparan con una cantidad

limitada de entendimiento e información detallada del proyecto.

Menos costosa de crear. Requiere de una cantidad significativa de experiencia para que funcione bien.

Brinda al director de proyectos una idea del nivel de las expectativas de la dirección (para una estimación de proyecto análoga).

Puede haber peleas internas para obtener la mayor parte del presupuesto sin que las partes sean capaces de justificar la necesidad.

Los costos generales del proyecto tendrán un tope.

Extremadamente difícil para proyectos con incertidumbre.No toma en cuenta las diferencias entre proyectos.

ESTIMAR LOS COSTOS

Lidia Torres

Estimación por Analogía:

Page 14: Examen PMP Costos

Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de parámetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duración.

Puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, en conjunto con otros métodos de estimación.

Metros cuadrados en la construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas.

ESTIMAR LOS COSTOS

Lidia Torres

Estimación Parametrica:

Page 15: Examen PMP Costos

Ejemplo:En el sector de la construcción el parámetro puede ser m2

construido: “Construir una casa lleva X horas por metros cuadrados y cuesta Y soles por metro cuadrado”.

Con esta técnica pueden lograrse niveles superiores de exactitud, dependiendo de la sofisticación y de los datos que utilice el modelo

ESTIMAR LOS COSTOS

Page 16: Examen PMP Costos

Lidia Torres

ESTIMAR LOS COSTOS

Estimación Ascendente:Estima ítems de trabajo individual y los suma para conseguir una estimación total

El coste y la exactitud de la estimación, esta motivada por el tamaño y la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales.

Page 17: Examen PMP Costos

VENTAJAS DESVENTAJAS Más precisa. Requiere de tiempo y gastos llevar a cabo esta

técnica de estimación.

Se obtiene la aceptación del equipo porque el equipo crea estimaciones

Hay una tendencia a que el equipo rellene los estimados (padding) salvo que comprendan el uso de las reservas.

Se basa en un análisis detallado del proyecto Requiere que el proyecto este bien definido y bien comprendido antes de estimar.

Provee una base para seguimiento y control, medición de desempeño y gestión.

Requiere tiempo para desglosar el proyecto en piezas más pequeñas.

ESTIMAR LOS COSTOS

Estimación Ascendente:

Page 18: Examen PMP Costos

Las estimaciones pueden mejorar tomando en consideración la Incertidumbre y el riesgo.

Incertidumbre: Los posibles resultados no son conocidos. Sus probabilidades de ocurrencia no son cuantificables.

Riesgo: Esta hecho de probabilidades.

Estimación por tres valores:

ESTIMAR LOS COSTOS

Page 19: Examen PMP Costos

Se usa tres estimados para definir un rango aproximado del costo de una actividad.

Más probable (Cm): Se basa en una evaluación realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido.

Optimista (Oc): Análisis del mejor escenario posible.

Pesimista (cP): Análisis del peor escenario posible.

ESTIMAR LOS COSTOS

Estimación por tres valores:

Page 20: Examen PMP Costos

El costo esperado (cE) se puede calcular por formulas de la distribución como son las triangulares y las beta.

Distribución Beta:

Estimación por tres valores:

ESTIMAR LOS COSTOS

Distribución Triangular:

Page 21: Examen PMP Costos

COMPARACIÓN

ESTIMAR LOS COSTOS

Page 22: Examen PMP Costos

ESTIMAR LOS COSTOS

Cuando recién se está actualizando el proyecto, usted tiene un intercambio de opiniones con el sponsor acerca de que técnica de estimación se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos, pero el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería:

A.Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio experto.

B.Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio

C.Determinar por qué el patrocinador desea una estimación tan precisa.

D.Intentar convencer al patrocinador de que permita el juicio de expertos , ya que por lo general resulta más preciso.

Lidia Torres

PREGUNTAS

Respuesta: AEsta es una pregunta capciosa . Determinar por qué el patrocinador quiere un estimado tan preciso parece buena idea al principio. Sin embargo, las estimaciones análogas son menos precisas que otras formas de estimación, ya que se preparan con una cantidad limitada de información detallada. Esta opción elimina tras leer cada palabra cuidadosamente. Para elegir la respuesta correcta, es necesario darse cuenta de que la estimación análoga es un tipo de juicio de expertos.

Page 23: Examen PMP Costos

ESTIMAR LOS COSTOS

La Estimación Análoga:

A.Utiliza técnicas de estimación ascendente.

B.Se utiliza con mayor frecuencia durante la ejecución del proyecto

C.Utiliza técnicas de estimación descendente.

D.Calcula los estimados utilizando los costos históricos reales detallados.

Lidia Torres

PREGUNTAS

Rta: CLa Estimación Análoga se utiliza con más frecuencia durante la planificación del proyecto, no durante la ejecución del proyecto. La estimación paramétrica implica cálculos basados en registros históricos. La estimación análoga utiliza técnicas de estimación descendente.

Page 24: Examen PMP Costos

ESTIMAR LOS COSTOS

Un director de proyectos necesita analizar los costos del proyectopara encontrar maneras de disminuir los costos . Lo MEJOR sería que el director pusiera atención en:

A.Los costos variables y fijos.

B.Los costos directos y variables.

C.Los costos fijos e indirectos.

D.Los costos indirectos e indirectos.

Lidia Torres

PREGUNTAS

Respuesta: BLos costos directos pueden atribuirse directamente al proyecto , y los costos variables son los costos que varían según la cantidad de trabajo terminado. Es mejor intentar disminuir estos costos en el proyecto..

Page 25: Examen PMP Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

1.- Plan de Gestión de los Costos

2.- Línea Base del alcance

3.- Estimación de costos de las actividades

4.- Base de las estimaciones

5.- Cronograma del proyecto

6.- Calendario de recursos

7.- Registro de riesgos8.- Acuerdos9.- Activos de los

Procesos de la Organización

1.- Línea base de costos

2.- Requisitos de financiamiento del proyecto

3.- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

ENTRADAS SALIDAS

1.- Agrupación de costos2.- Análisis de reserva3.- Juicio de Expertos4.- Relaciones históricas5.- Conciliación del

límite de financiamiento

Herramientas/Técnicas

José Unzueta

Page 26: Examen PMP Costos

GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.3 Determinar el Presupuesto

5.4 Crear la EDT/WBS

6.6 Desarrollar

el Cronograma

11.2 Identificar los riesgos

12.2 Efectuar las Adquisicione

s

Empresa/Organización

7.4 Controlar los Costos

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

7.1 Planificar la Gestión de

los Costos

Documentos del

Proyecto

• Línea Base del Alcance

• Activos de los Procesos de la Organización

• Acuerdos

• Registro de Riesgos

• Cronograma del Proyecto

• Plan de Gestión de los Costos

• Requisitos de Financiamiento del Proyecto

• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

• Línea Base de Costos

José Unzueta

Las fuentes de Información de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras áreas de conocimiento

7.2 Estimar los Costos

• Estimación de costos de las actividades

9.2 Adquirir el Equipo del

Proyecto• Calendario de Recursos

La Información de salida son requisitos en las entradas de los procesos del proyecto en otras áreas de conocimiento

• Base de las estimaciones

Page 27: Examen PMP Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

•Las preguntas del examen son para probar nuestra experiencia en la gestión y control de los Costos del Proyecto José

Unzueta

Page 28: Examen PMP Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

LA CLAVE•La Línea Base de Costos nos permite hacer seguimiento y controlar el desempeño del Proyecto José

Unzueta

Page 29: Examen PMP Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTOPROPÓSITO DEL CÁLCULO

Determinar la cantidad de fondos que la organización requiere tener disponible para el Proyecto

José Unzueta

Page 30: Examen PMP Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

RECORDATORIORealizar actividades de Gestión de Riesgos para incluir las Reservas que correspondan:-Contingencias-Gestión

José Unzueta

Page 31: Examen PMP Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTOCHEQUEO DE

SENSATEZComparación de la LBC y el Presupuesto de Costos con:•Las estimaciones paramétricas•Los juicios de expertos•Los registros históricos José

Unzueta

Page 32: Examen PMP Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTORECONCILIAR* LIMITE DE

FONDOS•Revisar flujo de efectivo para disponibilidad en el momento requerido•Contrastar con restricciones del Acta de Constitución

Un presupuesto poco realista es responsabilidad exclusiva del DP

(*) La reconciliación se hace como parte de la Gestión de IntegraciónJosé

Unzueta

Page 33: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

1.- Plan para la Dirección del Proyecto

2.- Requisitos de financiamiento del proyecto

3.- Datos de Desempeño del Trabajo

4.- Activos de los Procesos de la Organización

1.- Información de Desempeño del Trabajo

2.- Pronósticos de Costos

3.- Solicitudes de Cambio

4.- Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

5.- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

6.- Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la

Organización

ENTRADAS SALIDAS

1.- Gestión del Valor Ganado

2.- Pronósticos3.- Índice de Desempeño

del Trabajo por completar (TCPI)

4.- Revisiones del Desempeño5.- Software de gestión

de Proyectos6.- Análisis de Reservas

Herramientas/Técnicas

José Unzueta

Page 34: Examen PMP Costos

GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.4 Controlar los Costos

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Empresa/Organización

4.5 Realizar el Control

Integrado de Cambios

4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del

Proyecto

7.3 Determinar el Presupuesto

Documentos del

Proyecto

• Activos de los Procesos de la Organización• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

• Datos del desempeño del trabajo

• Plan para la dirección del proyecto

• Requisitos de financiamiento del proyecto• Actualizaciones

a los Documentos del Proyecto

• Información de desempeño del trabajo

José Unzueta

Las fuentes de Información de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras áreas de conocimiento

• Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

• Solicitudes de cambio

• Pronósticos de costos

La Información de salida son requisitos en las entradas de los procesos del proyecto en otras áreas de conocimiento

Page 35: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS¿Qué acciones debe

realizar un director de proyectos para controlar los Costos?

José Unzueta

• Cumplir con el Plan de Gestión de Costos• Conocer y utilizar los APO disponibles• Gestionar cambios• Medir

Page 36: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

INFORME DE AVANCE

José Unzueta

El DP usa información del Proyecto para controlar el costo a través de la medición del Valor GanadoOtros usan medios

alternativos:• Preguntar por el %

completado de paquetes de trabajo/actividad•Medir con precisión la

finalización del entregable

Page 37: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

ANÁLISIS DE RESERVA

José Unzueta

¿Las reservas para contingencias aún son necesarias o se requiere nuevas reservas? El análisis de reserva se

utiliza para evaluar los impactos de los costos estimados en todo el proyecto a fin de que el trabajo del proyecto siga su avance.

Page 38: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

MEDICIÓN DEL VALOR GANADO

José Unzueta

¿Qué beneficios trae?•Saber como va el Proyecto•Usar el tiempo de forma productiva•Dormir sin preocupaciones

Page 39: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

MEDICIÓN DEL VALOR GANADO

José Unzueta

¿Dónde se utiliza?•Revisiones de desempeño•Identificación de desviaciones•Crear informes•Solicitudes de cambio

El valor ganado integra costo tiempo y trabajo realizado (alcance) y proyecta el desempeño futuro; así como fechas y costos de la conclusión del proyecto.

Page 40: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOSTÉRMINOS QUE DEBEN

SABERSE

José Unzueta

SIGLAS TERMINO INTERPRETACIÓN

PV Valor Planificado Al día de hoy, ¿Cuál es el valor estimado del trabajo que se tiene planificado hacer?

BAC Presupuesto hasta la conclusión (el presupuesto)

¿De cuánto es nuestro PRESUPUESTO para el esfuerzo TOTAL del proyecto?

EV Valor Ganado Al día de hoy, ¿Cuál es el valor estimado del trabajo que realmente se ha realizado?AC Costo Real (costo total Al día de hoy, ¿Cuál es el costo real en el que hemos incurrido para el trabajo realizado?

EAC Estimación a la conclusión ¿Actualmente, cuánto esperamos que cueste el proyecto TOTAL (una proyección)?ETC Estimación hasta la

conclusiónA partir de este punto, ¿Cuánto MÁS esperamos que cueste terminar el proyecto (una proyección)?VAC Variación a la conclusión Al día de hoy, ¿Qué tan por encima o por debajo del presupuesto creemos que estaremos al finalizar el proyecto?

Page 41: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

FÓRMULAS E INTERPRETACIONES QUE DEBEN MEMORIZARSE

José Unzueta

NOMBRE FÓRMULA

INTERPRETACIÓN

Variación del Costo (CV)

EV - AC NEGATIVO, está por encima del presupuestoPOSITIVO, está por debajo del presupuesto

Índice de Desempeño del

Cronograma (SPI)

EV/PV Estamos progresando (únicamente) a un ___ por ciento del ritmo originalmente planificado. Mayor que uno es bueno; menor que uno es malo.

Variación del Cronograma (SV)

EV - PV NEGATIVO, está retrasado respecto del cronogramaPOSITIVO, está adelantado respecto del cronogramaÍndice de

Desempeño del Costo (CPI)

EV/AC Por cada $1 que gastamos, estamos obteniendo un valor de $__ en trabajo. Los fondos se están o no se están utilizando eficientemente. Mayor que uno es bueno; menor que uno es malo.

Page 42: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOSFÓRMULAS E INTERPRETACIONES QUE DEBEN

MEMORIZARSE

José Unzueta

NOMBRE FÓRMULA INTERPRETACIÓN

Estimación a la conclusión (EAC)

NOTA: Existen muchas maneras de calcular la EAC, dependiendo de los supuestos que se hicieron.

AC + ETC ascendente

Al día de hoy, ¿Cuánto esperamos que cueste el proyecto en su totalidad? $___ (ver las formulas de la izquierda, parte inferior.Calcula costos reales a la fecha más un nuevo estimado para el trabajo restante. Se usa cuando estimado original presenta defectos fundamentales.

Las preguntas del examen pueden requerir determinar qué fórmula es la adecuada.

AC + (BAC – EV) Calcula los costos reales a la fecha más el presupuesto restante. Se usa cuando las variaciones actuales se consideran atípicas (futuro)

El propósito de las fórmulas es realmente crear proyecciones que se basen en el desempeño pasado del proyecto.

BAC/CPIC

Se usa si no ha ocurrido ninguna variación del BAC o si se continuará con la misma tasa de gasto (calculada en el CPI acumulado o en base a las tendencias que llevaron al CPI actual).

Se debe prestar atención a la información proporcionada en la pregunta para decidir qué fórmula utilizar

Calcula el desempeño real a la fecha más el presupuesto restante modificado por el desempeño. Se usa cuando las variaciones actuales se consideran típicas (futuro) y las restricciones del cronograma influirán en la finalización del esfuerzo restante

Page 43: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

FÓRMULAS E INTERPRETACIONES QUE DEBEN MEMORIZARSE

José Unzueta

NOMBRE FÓRMULA

INTERPRETACIÓN

Índice de Desempeño del

Trabajo por completar (TCPI)

Divide el Trabajo que falta hacerse por el dinero que queda para llevarlo a cabo. Responde a la pregunta: “para mantenernos dentro del presupuesto, ¿Qué ritmo debemos tener para el trabajo restante?”Mayor que 1 es malo; menor que uno es bueno.

Estimación hasta la Conclusión (ETC)

EAC – AC ¿Cuánto más costará el Proyecto?Volver a estimar el trabajo restante de abajo hacia arriba

Variación a la Conclusión (VAC)

BAC - EAC ¿Qué tanto por encima o por debajo del presupuesto estaremos al final del Proyecto?

Page 44: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

TRUCOS DEL NEGOCIO

José Unzueta

Acerca de preguntas sobre CV, SV, CPI y SPI:• El EV es lo primero en cada una de

éstas fórmulas• Si es una variación, la fórmula es EV

menos algo.• Si es un índice, la formula es EV

dividido entre algo.• Si la fórmula se relaciona con el costo,

usa el AC• Si la fórmula se relaciona con el

cronograma, usa el PV

NOMBRE FÓRMULA

Variación del Costo (CV) EV - ACVariación del Cronograma (SV) EV - PVÍndice de Desempeño del Costo

(CPI)EV/AC

Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)

EV/PV

Variación del Costo (CV) EV - algoVariación del Cronograma

(SV)EV - algo

Índice de Desempeño del Costo (CPI)

EV/algoÍndice de Desempeño del

Cronograma (SPI)EV/algo

Variación del Costo (CV) EV - ACÍndice de Desempeño del Costo

(CPI)EV/AC

Variación del Cronograma (SV) EV - PVÍndice de Desempeño del

Cronograma (SPI)EV/PV

Page 45: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

TRUCOS DEL NEGOCIO

José Unzueta

Acerca de preguntas sobre CV, SV, CPI y SPI:• El EV es lo primero en cada una de

éstas fórmulas• Si es una variación, la fórmula es EV

menos algo.• Si es un índice, la formula es EV

dividido entre algo.• Si la fórmula se relaciona con el costo,

usa el AC• Si la fórmula se relaciona con el

cronograma, usa el PV

NOMBRE FÓRMULA

Variación del Costo (CV) EV - ACVariación del Cronograma (SV) EV - PVÍndice de Desempeño del Costo

(CPI)EV/AC

Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)

EV/PV

Variación del Costo (CV) EV - algoVariación del Cronograma

(SV)EV - algo

Índice de Desempeño del Costo (CPI)

EV/algoÍndice de Desempeño del

Cronograma (SPI)EV/algo

Variación del Costo (CV) EV - ACÍndice de Desempeño del Costo

(CPI)EV/AC

Variación del Cronograma (SV) EV - PVÍndice de Desempeño del

Cronograma (SPI)EV/PV

Page 46: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

TRUCOS DEL NEGOCIO

José Unzueta

Para interpretar las variaciones*:•Negativo es malo•Positivo es buenoPara la interpretación de los índices**:•Mayor que 1 es bueno•Menor que 1 es malo

RESULTADO

SIGNIFICA

CV = -200 Gastaste más (+) de lo planeadoSV = -200 Estas retrasado

CPI < 1 Gastas más de lo planificadoSPI < 1 Gastas más de lo planificado

CPI 1 Gastas menos de lo planificadoSPI > 1 Gastas menos de lo planificado

CV = +200 Gastaste menos (-) de lo planeadoSV = +200 Estas adelantado

(*) Esto también se aplica a la VAC(**) Solo se aplica al CPI y SPI; lo opuesto es

verdadero para TCPI

Page 47: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

MEDICIÓN DEL VALOR GANADO

José Unzueta

Comprender los costos del valor ganado mirando hacia atrás y delante de un proyecto

Plan Original

BACPlan de gastos original

PV

Hoy

Plan de gastos proyectados

EACETC

Plan de gastos actual

ACEstimado de cuanto más costará completar la parte restante del Proyecto

Indica cuál se prevé que sea el costo total del Proyecto

Page 48: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

MEDICIÓN DEL VALOR GANADO

José Unzueta

El índice de desempeño del costo (CPI) y el índice de desempeño del cronograma (SPI) se pueden diagramar cada mes para mostrar las tendencias del Proyecto. En base al diagrama, ¿que te preocuparía más• Costo ó• CronogramaSi estuvieras tomando el control de este proyecto como relevo de otro director de proyectos?

1er Trim 2do Trim 3er Trim 4to Trim0.00

0.20

0.40

0.60

0.80

1.00

1.20

1.40

1.60

Chart Title

CPI SPI

TIC: Escoger la opción con el menor índiceRpta.: Cronograma

Page 49: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

EJERCICIO DE LA BARDA

José Unzueta

Tienes un Proyecto para construir una nueva barda. La barda tal como se muestra, tiene cuatro lados. Cada lado tardará un día en construirse y el presupuesto es de $ 1 000 por lado. La planificación contempla que cada lado se complete uno después del otro. Hoy es el final del día 3.Utilizando el diagrama adjunto el cual informa sobre el estado del Proyecto, calcula los indicadores e interpreta las respuestas

Actividad Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Estado final

de día 3

Lado 1 S------F

Completado, gasto de $ 1 000

Lado 2 S-----PF

-----F Completado, gasto de $ 1 200

Lado 3 PS--S--PF

50% completado, gasto de $ 600

Lado 4 PS----PF

No ha empezado aún

Ind

Cálculo Respuesta

Interpretación

1 PV 1000 x 3 3000 Debimos haber hecho un trabajo por valor de $ 3000 al finalizar el día 3

Clave: S = Comienzo real; F = Final real; PS = comienzo planificado y PF = Final planificado

11

VAC

4000 – 4479 -479 Hemos previsto exceder el presupuesto en $ 479 al termino del Proyecto

2 EV 1000 +1000 + 500

2500 En realidad hemos completado $ 2500 de trabajo hasta el día 3

9 EAC

4000/0.893 4479 Esperamos que el Proyecto en su totalidad cueste $ 4479

8 SPI 2500/3000 0.833 Progresamos únicamente a 83% del ritmo planificado

7 SV 2500 - 3000 -500 Estamos retrasados con respecto al cronograma

6 CPI 2500/2800 0.893 Por cada $ 1 que invertimos hemos obtenido $ 0.89

5 CV 2500 - 2800 -300 Nos excedimos en el presupuesto por $ 300

4 BAC

1000 x 4 4000 El presupuesto de nuestro proyecto es de $ 4000

3 AC 1000+1200+600

2800 En realidad hemos gastado $ 2800 al finalizar el día 3

10

ETC

4479 - 2800 1679 Necesitamos gastar $ 1679 para terminar el Proyecto

Page 50: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

TRUCOS DEL NEGOCIO

José Unzueta

Cuando en la pregunta de examen se brinda una información parcial para encontrar el EV; entonces revertimos las fórmulas del CV, SV, CPI o SPI, aislando el EV en su propio lado de la ecuación.

Fórmula original

Fórmula revertida para determinar EV

CV = EV – AC EV = CV + ACSV = EV – PV EV = SV + PVCPI = EV/AC EV = CPI x ACSPI = EV/PV EV = SPI x PV

Ejercicio¿Cuál es tu EV si tu CPI es 1.1, tu SPI es 0.92 y tu AC es $ 10,000? ¿Qué fórmula revertida utilizarías?

SOLUCIÓN

EV = 1.1 x 10000 = $ 11000

Page 51: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

TRUCOS DEL NEGOCIO

José Unzueta

Más ejercicios con fórmulas revertidas:• ¿Cuál es tu SPI si tu CV $

10,000, tu SV es -$ 3,000 y tu PV es $ 100,000?

Fórmula original

Fórmula revertida para determinar EV

CV = EV – AC EV = CV + ACSV = EV – PV EV = SV + PVCPI = EV/AC EV = CPI x ACSPI = EV/PV EV = SPI x PV

• Con la información del ejercicio anterior determine el AC

SoluciónIgualamos las ecuaciones 2 y 4EV = SV + PV = SPI x PVDespejamos SPISPI = (SV + PV)/PV = (-3000 + 100000)/100000 = 0.97

SoluciónIgualamos las ecuaciones 1 y 4EV = CV + AC = SPI x PVDespejamos ACAC = (SPI x PV) - CV = (0.97 x 100000) - 10000 = $ 87000

Page 52: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

TRUCOS DEL NEGOCIO

José Unzueta

Más ejercicios con fórmulas revertidas:• En el más reciente informe de

valor ganado de tu proyecto, observas que el CPI es 1.2, el SPI es 0.8, el PV es $ 600,000 y el SV es -$ 120,000. No encuentras la CV en el informe, asi que necesitas calcularla en base a la información brindada. ¿Cuál es la CV?

Fórmula original

Fórmula revertida para determinar EV

CV = EV – AC EV = CV + ACSV = EV – PV EV = SV + PVCPI = EV/AC EV = CPI x ACSPI = EV/PV EV = SPI x PVSolución

Primeramente, igualamos las ecuaciones 3 y 4EV = CPI x AC = SPI x PVDespejamos ACAC = (SPI x PV)/CPI = (0.8 x 600000)/1.2 = $ 400,000Ahora igualamos las ecuaciones 1 y 2EV = CV + AC = SV + PVDespejamos CVCV = SV + PV – AC = -120000 + 600000 – 400000 = $ 80,000

Page 53: Examen PMP Costos

CONTROLAR LOS COSTOS

CONCLUSIONES

José Unzueta

El proceso “Controlar los Costos”:• Brinda mediciones que indican el

progreso del trabajo• Propician la creación de

proyecciones confiables que permiten la toma de decisiones de control• Resulta en solicitudes de cambio,

acciones correctivas o preventivas• Actualiza el Plan para la Dirección

del Proyecto.

Page 54: Examen PMP Costos

PREGUNTAS DE EXAMEN PARA CALIFICAR COMO PMP1.- Usted es el Project Manager (Gestor de Proyecto) para un proyecto de construcción de

un ferrocarril. Su sponsor le ha pedido un pronóstico sobre el costo de concluir el proyecto. El presupuesto total es de $80,000 y su CPI es 0.95. El proyecto ha gastado $25,000 del presupuesto hasta el momento. ¿Cuánto dinero más gastará en el proyecto?:a. $59,210.b. $80,000.c. $84,210.d. $109,210.

Respuesta: A

Esta pregunta le pide elaborar un pronóstico usando la Estimación hasta la conclusión (ETC), el cual usa el CPI para proyectar cuánto dinero se espera gastar hasta concluir el proyecto. El primer paso es colocar los números en la formula EAC=BAC/CPI. Donde EAC=$80,000/0.95 = $84,210. Esa es la cantidad de dinero que probablemente gastara en la culminación del proyecto. Ahora usted puede calcular ETC=EAC-AC = $84,210 - $25,000 = $59,210.

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PREGUNTAS DE EXAMEN PARA CALIFICAR COMO PMP2.- Usted está gestionando un proyecto con un presupuesto total de $450,000. De acuerdo

al cronograma, su equipo ya tiene que haber completado el 45% del trabajo para este momento. Pero en la última reunión de estado, el equipo reportó que se había completado el 40% del trabajo. El equipo ha gastado $165,000 hasta ahora en el proyecto. ¿Cuál de los siguientes enunciados describe MEJOR al proyecto?:a. El proyecto está adelantado en el cronograma y dentro del presupuesto.b. El proyecto está atrasado en el cronograma y dentro del presupuesto.c. El proyecto está adelantado en el cronograma y sobrepaso su presupuesto.d. El proyecto está atrasado en el cronograma y sobrepaso su presupuesto.Respuesta: B

Si usted quiere evaluar el avance del proyecto de acuerdo al cronograma y presupuesto, necesita calcular el CPI y el SPI. El primer paso es registrar la información que tiene hasta ahora, estos son: Presupuesto hasta la conclusión (BAC) =$450,000, porcentaje planeado completado = 45%, porcentaje completado actual = 40% y Costo Real (AC) =$165,000. Ahora puede hacer los cálculos correspondientes: Valor Planeado (PV) =BAC x %planeado completado=$450,000 x 45%=$202,500. Valor Ganado (EV) =BAC x % completado actual= $450,000 x 40% = $180,000. Ahora usted tiene la información para calcular el CPI y SPI. CPI = EV/AC= $180,000/$165,000=1.09, se encuentra por encima de 1, así que el proyecto se encuentra dentro de lo presupuestado. SPI=EV/PV = $180,000/$202,500 = 0.89, se encuentra por debajo de 1, así que el proyecto se encuentra retrasado al presupuesto.

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PREGUNTAS DE EXAMEN PARA CALIFICAR COMO PMP3.- Usted está gestionando un proyecto de construcción que instalará nuevos marcos de

puerta en un edificio de oficinas. Usted planificó gastar $12,500 en el proyecto, pero sus costos son más altos de los que había planificado, y ahora teme que su proyecto este gastando demasiado dinero. ¿Qué variable le indica la diferencia entre la cantidad de dinero que planificó gastar y la cantidad que ha gastado hasta el momento?:

a. Costo real (AC).b. Variación del cronograma (SV).c. Variación del costo (CV).d. Valor actualizado de costos (VAC).Respuesta: C

La variación del costo (CV), es la diferencia entre la cantidad de dinero que planificó gastar en el proyecto y la cantidad de dinero que ha gastado hasta el momento. Si es que el CV es negativo, significa que usted sobrepaso el presupuesto.

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PREGUNTAS DE EXAMEN PARA CALIFICAR COMO PMP

4.- Usted está gestionando un proyecto con un EV de $15,000, un PV de $12,000 y un AC de $11,000. ¿Cómo podría describir MEJOR a este proyecto?:a. El proyecto esta adelantado en el cronograma y dentro del presupuesto.b. El proyecto está retrasado en el cronograma y dentro del presupuesto.c. El proyecto esta adelantado en el cronograma y sobrepaso el presupuesto.d. El proyecto está retrasado en el cronograma y sobrepaso el presupuesto.

Respuesta: A

Esta es una pregunta de cálculo que le pide usar SPI y CPI para evaluar el proyecto. Afortunadamente, es sencillo realizarlo. Primero calcule el SPI = EV/PV = $15,000/$12,000 = 1,25. El resultado muestra que su proyecto se encuentra adelantado al cronograma. Luego calcule el CPI = EV/AC = $15, 000/$11,000 = 1.36 lo que significa que el proyecto se encuentra dentro de sus presupuesto.

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5.- Usted está a cargo de un proyecto que tiene un AC = $25,100, ETC = $45,600, VAC = -$2.600, BAC = $90,000 y EAC = $92,100. El sponsor le pide el pronóstico de cuánto dinero más gastará en lo que falta del proyecto. ¿Cuál es la MEJOR estimación de este pronóstico?:a. $45,600.b. $87,400.c. $90,000.d. $92,100.

Respuesta: A

Algunas veces usted no necesita hacer ningún cálculo cuando se le presenta una pregunta como ésta, donde se le pide calcular el pronóstico de cuánto dinero espera gastar hasta el término del proyecto, ésta es la definición del ETC. Y usted tiene el valor del ETC, sólo necesita usar este número.

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6.- Usted está gestionando un proyecto que tiene un índice de rendimiento de cronograma (SPI) de 1.07 y un índice de rendimiento de costo (CPI) de 0.94. ¿Cómo describiría MEJOR este proyecto?:a. El proyecto esta adelantado en el cronograma y dentro del presupuesto.b. El proyecto está atrasado en el cronograma y dentro del presupuesto.c. El proyecto esta adelantado en el cronograma y sobrepaso el presupuesto.d. El proyecto está atrasado en el cronograma y sobrepaso el presupuesto.

Respuesta: C

Cuando revise los números del CPI y SPI, recuerde: menor que 1 es malo y mayor que 1 es bueno. Si el CPI está por debajo de 1.0, entonces el proyecto sobrepaso el presupuesto. Si el SPI se encuentra por debajo de 1.0, entonces el proyecto está retrasado en el cronograma. En este caso, el proyecto se encuentra adelantado en el cronograma, ya que el SPI es 1.07, pero sobrepaso el presupuesto porque el CPI es 0.94.

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PREGUNTAS DE EXAMEN PARA CALIFICAR COMO PMP

7.- Usted es el Project Manager (Gestor de proyecto) de un proyecto de construcción de un ferrocarril. El Sponsor le ha pedido un pronóstico del costo de terminar el proyecto. ¿Cuál es el mejor parámetro a usar para obtener este pronóstico?:a. EV y AC.b. SV y CV.c. ETC y VAC.d. SPI y CPI.

Respuesta: C

El pronóstico es una herramienta de seguimiento que ayuda a predecir cuánto dinero más necesitará gastar en el proyecto. Hay dos métricas de costo que usan para medir esto, la primera es estimación hasta la conclusión (ETC), que indica cuánto dinero gastará probablemente en el proyecto, y el segundo es la variación hasta la conclusión (VAC), que predecirá que variación tendrá cuando el proyecto termine.

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8.- Usted ha sido contratado por una importante firma consultora para evaluar un proyecto de software. Usted tiene acceso al CPI y el EV del proyecto, pero no tiene el AC. El CPI es 0.92, y el EV es $172,500. ¿Cuánto dinero ha sido gastado en el proyecto hasta el momento?:a. $158,700.b. $172,500.c. $187,500.d. No hay suficiente información para calcular el costo actual (AC).

Respuesta: C

Usted puede calcular el costo actual del proyecto sí solo tiene algunas métricas del proyecto. En este caso, si tiene el CPI y el EV, puede calcular el AC aplicando la fórmula que usa los 3 valores: CPI = EV/AC. Ahora invierta la fórmula y tendrá: AC = EV/CPI = $172,500/0.92 = $187,500.

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9.- Una manera común de calcular la estimación a la conclusión (EAC) es tomar el presupuesto (BAC) y:

a. Dividirlo por el SPI .b. Multiplicarlo por el SPI .c. Multiplicarlo por el CPI .d. Dividirlo por el CPI .

Respuesta: D

Usted puede calcular el costo a la terminación del proyecto sí solo tiene algunas métricas del proyecto. En este caso, si tiene el BAC y el CPI, puede calcular el EAC aplicando la fórmula que usa los 3 valores: EAC = BAC/CPI.

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10.- Un Gerente de Proyecto junior que estudia para el examen PMP le pide consejo. El aprende la sección de gestión de valor ganado (EVM) y quiere saber cuál de las variables listados representa la diferencia entre el valor del trabajo realizado hasta hoy en el proyecto y lo que se ha gastado realmente hasta la fecha. ¿Cuál es su respuesta?a. AC b. CPIc. EV d. CV

Respuesta: C

Los indicadores que dentro de su concepto señalan diferencias son el CV y SV. Descartamos SV porque no se encuentra en el listado. La ecuación de variación del costo es: “… el valor estimado del trabajo que realmente se ha realizado al día de hoy menos el costo real en que se ha incurrido para el trabajo realizado…”; por tanto, la respuesta es el indicador CV.

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Muchas Gracias