Excel 2007

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Microsoft Excel 2007


Aprenda a gestionar datos de forma eficaz

Autora

María Esther Ferreiro Fernández (Lugo, 1966) es diplomada en Informática de Gestión por la Universidad

de Oviedo. Cuenta con una dilatada experiencia docente en formación reglada, ocupacional y continua relacionada

con ofimática, administración de redes, Internet y sistemas operativos.

En el campo de la programación ha realizado múltiples desarrollos en programación estructurada, bases de datos, .NET, multimedia y web. En los últimos años

ha desempeñado su labor docente en el campo de la programación COBOL y .NET, formando a informáticos para su integración especializada en distintas empresas.

Asimismo, ha publicado con Ideaspropias Editorial el manual Windows 7.

Ideaspropias Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

MICROSOFT EXCEL 2007. APRENDA A GESTIONAR DATOS DE FORMA EFICAZ.

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

DERECHOS RESERVADOS 2010, respecto a la primera edición en español, por

© Ideaspropias Editorial.

ISBN: 978-84-9839-225-8Depósito legal: VG 725-2010Autora: María Esther Ferreiro FernándezImpreso en España - Printed in Spain

Ficha de catalogación bibliográficaMicrosoft Excel 2007. Aprenda a gestionar datos de forma eficaz.

1.ª ediciónIdeaspropias Editorial, Vigo, 2010

ISBN: 978-84-9839-225-8Formato: 17 x 24 cm • Páginas: 316

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 13

1. Ojear Excel: qué hacer y dónde .............................................................. 15 1.1. ¿Qué es una hoja de cálculo? ........................................................... 15 1.2. Puesta en marcha ............................................................................. 16 1.3. Interfaz de usuario ............................................................................ 18 1.4. Cinta de opciones ............................................................................. 22 1.5. Estructura de una hoja de cálculo .................................................... 26 1.6. Obtener ayuda .................................................................................. 28 CONCLUSIONES .................................................................................. 33 AUTOEVALUACIÓN ........................................................................... 35 SOLUCIONES ........................................................................................ 37

2. Primeros pasos: introducir valores y guardar ficheros ............................. 39 2.1. Tipos de datos ................................................................................... 39 2.2. Introducir, editar y eliminar datos .................................................... 41 2.3. Autocompletar ................................................................................. 45 2.4. Relleno automático .......................................................................... 46 2.5. Comentarios ..................................................................................... 49 2.6. Validación de datos .......................................................................... 50 2.7. Trabajo con ficheros ......................................................................... 53 2.8. Finalizar la sesión de trabajo ............................................................ 56 CONCLUSIONES .................................................................................. 57 AUTOEVALUACIÓN ........................................................................... 59 SOLUCIONES ........................................................................................ 63

3. Operaciones básicas: selección, desplazamiento, modificación y búsqueda ............................................................................................... 65 3.1. Selección de elementos .................................................................... 65 3.2. Métodos de desplazamiento ............................................................. 68 3.3. Operaciones de modificación ........................................................... 72 3.3.1. Insertar y eliminar .................................................................. 72 3.3.2. Mover y copiar ....................................................................... 77 3.4. Otras operaciones con las hojas del libro de trabajo ........................ 79 3.5. Buscar y reemplazar .......................................................................... 82 CONCLUSIONES .................................................................................. 87

AUTOEVALUACIÓN ........................................................................... 89 SOLUCIONES ........................................................................................ 91

4. Fórmulas y funciones: automatizar operaciones ..................................... 93 4.1. Fórmulas: definición y sintaxis ......................................................... 93 4.2. Operadores y prioridad .................................................................... 95 4.3. Referencias ....................................................................................... 98 4.4. Nombrar celdas y grupos de celdas .................................................. 102 4.5. Funciones: tipos y asistente .............................................................. 104 4.6. Funciones básicas ............................................................................. 108 4.7. Errores en las celdas ......................................................................... 118 4.8. Auditoría de fórmulas ...................................................................... 120 4.9. Opciones de cálculo ......................................................................... 122 CONCLUSIONES .................................................................................. 125 AUTOEVALUACIÓN ........................................................................... 127 SOLUCIONES ....................................................................................... 129

5. Formato y presentación: mejorar el aspecto de la hoja de cálculo ......... 131 5.1. Filas y columnas ............................................................................... 131 5.2. Formato de celdas ............................................................................ 133 5.2.1. Formato de los números ......................................................... 135 5.2.2. Alineación y orientación del texto ........................................ 137 5.2.3. Cambiar la fuente ................................................................... 140 5.2.4. Dibujar bordes ........................................................................ 141 5.2.5. Rellenos y otros efectos .......................................................... 141 5.3. Formato condicional ........................................................................ 143 5.4. Estilos ............................................................................................... 145 5.4.1. Estilos de celda ....................................................................... 145 5.4.2. Estilos de tabla ....................................................................... 147 5.5. Formato de páginas .......................................................................... 149 5.6. Plantillas ........................................................................................... 150 5.7. Imágenes .......................................................................................... 150 5.8. WordArt ........................................................................................... 152 CONCLUSIONES .................................................................................. 153 AUTOEVALUACIÓN ........................................................................... 155 SOLUCIONES ....................................................................................... 159

6. Administración de las hojas de cálculo: personalización de la vista y el acceso ................................................................................... 161 6.1. Ocultar y mostrar: filas, columnas, hojas y ventanas ....................... 161 6.2. Ocultar celdas .................................................................................. 163 6.3. Zoom en las hojas de cálculo ........................................................... 164 6.4. Manipular paneles ............................................................................ 166 6.4.1. Inmovilizar paneles ................................................................ 166 6.4.2. Dividir paneles ....................................................................... 167 6.5. Crear ventanas para el mismo libro ................................................. 169 6.6. Vistas de la hoja de cálculo .............................................................. 170 6.6.1. Tipos de vistas ........................................................................ 170 6.6.2. Vistas personalizadas .............................................................. 171 6.7. Proteger la hoja de cálculo ............................................................... 172 6.8. Proteger el libro de trabajo ............................................................... 174 CONCLUSIONES .................................................................................. 179 AUTOEVALUACIÓN ........................................................................... 181 SOLUCIONES ....................................................................................... 185

7. Tratamiento de los datos: múltiples resultados con los mismos datos .... 187 7.1. Tablas de Excel ................................................................................. 187 7.1.1. Ordenar por columnas ........................................................... 188 7.1.2. Aplicar filtros ......................................................................... 190 7.2. Ordenar y filtrar ............................................................................... 192 7.3. Esquemas de subtotales .................................................................... 192 7.4. Tablas dinámicas .............................................................................. 194 7.5. Formularios ...................................................................................... 199 CONCLUSIONES .................................................................................. 203 AUTOEVALUACIÓN ........................................................................... 205 SOLUCIONES ....................................................................................... 209

8. Gráficos: representación gráfica de los datos .......................................... 211 8.1. Elementos de los gráficos ................................................................. 211 8.2. Tipos de gráficos ............................................................................... 212 8.3. Crear gráficos ................................................................................... 217 8.4. Modificar gráficos ............................................................................. 219 8.5. Gráficos dinámicos ........................................................................... 223 CONCLUSIONES .................................................................................. 227

AUTOEVALUACIÓN ......................................................................... 229 SOLUCIONES ..................................................................................... 233 9. Imprimir: pasar a papel ......................................................................... 235 9.1. Configuración de la página ............................................................ 235 9.2. Encabezado y pie de página ............................................................ 238 9.3. Vista preliminar .............................................................................. 240 9.4. Opciones de impresión ................................................................... 241 9.5. Instalación y selección de la impresora .......................................... 243 9.6. Imprimir ......................................................................................... 245 CONCLUSIONES ................................................................................ 247 AUTOEVALUACIÓN ......................................................................... 249 SOLUCIONES ..................................................................................... 251

10. Comunicación: intercambio de información entre usuarios y programas ........................................................................................... 253 10.1. Preparación del libro de trabajo para su distribución .................. 253 10.2. Distribución del libro de trabajo .................................................. 256 10.2.1. Publicar para colaboraciones ............................................ 256 10.2.2. Compartir en una red local .............................................. 257 10.2.3. Crear una página web ....................................................... 258 10.2.4. Enviar por correo electrónico ........................................... 259 10.3. Crear hipervínculos ...................................................................... 260 10.4. Importar datos .............................................................................. 262 10.4.1. Desde Microsoft Word ...................................................... 262 10.4.2. Desde Microsoft Access ................................................... 262 10.4.3. Desde otros orígenes ......................................................... 264 10.4.4. Gestión de las conexiones establecidas ............................ 265 CONCLUSIONES ................................................................................ 269 AUTOEVALUACIÓN ......................................................................... 271 SOLUCIONES ...................................................................................... 275

11. Macros: automatizar operaciones ......................................................... 277 11.1. Libro de trabajo con macros ......................................................... 277 11.2. Libro de macros personal ............................................................. 280 11.3. Usar referencias relativas ............................................................. 282 11.4. Asignar una macro a un objeto .................................................... 282

11.5. Macros en la barra de herramientas de acceso rápido ................. 285 11.6. Macros y seguridad ....................................................................... 286 CONCLUSIONES ................................................................................ 289 AUTOEVALUACIÓN ......................................................................... 291 SOLUCIONES ...................................................................................... 293

GLOSARIO ................................................................................................ 295

EXAMEN .................................................................................................... 299

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................... 307

Microsoft Excel 2007 13

INTRODUCCIÓN

Microsoft® Excel® 2007 es la aplicación estándar del paquete Microsoft Office 2007 en el tratamiento de datos numéricos, financieros y estadísticos.

El programa se ha convertido en una herramienta imprescindible para todos los usuarios que necesitan trabajar con un gran volumen de datos y realizar con ellos cálculos y gráficos, mediante sofisticados diseños, así como presen-taciones de los resultados. Sin embargo, su uso no solo es ventajoso para los quienes llevan a cabo elaborados tratamientos de datos, sino también para aquellas personas que requieren de una herramienta para almacenar infor-mación y realizar cálculos sencillos.

Además, Microsoft Excel 2007 aporta novedades respecto a las versiones an-teriores del programa, entre las que destacan: la nueva interfaz; la estructura de fichas para acceder a las tareas; el incremento de la capacidad de almace-namiento de datos y de la memoria que es capaz de administrar; la mejora en las aplicaciones de formato para los datos, celdas, tablas y gráficos; la optimi-zación del manejo de las tablas y los gráficos dinámicos; y la aportación de nuevos sistemas para compartir ficheros.

Esta obra pretende ser un instrumento de aprendizaje accesible para todo tipo de usuarios, donde cada tarea se desarrolla paso a paso y se acompaña de ejemplos prácticos y asequibles. Para ello, se emplea una metodología cons-tructiva que persigue la consecución de un aprendizaje significativo. A su vez, las numerosas actividades distribuidas a lo largo de todo el texto ayudan a reforzar el aprendizaje, y las autoevaluaciones que acompañan a cada unidad didáctica permiten ir comprobando el buen aprovechamiento de la materia. Para una mejor organización, se recomienda al lector que cree en su equipo una carpeta específica para el almacenamiento de los libros de trabajo resul-tantes de la ejecución de las actividades.

El manual comienza con un recorrido visual por la nueva interfaz del progra-ma y con una explicación de los conceptos básicos relacionados con la estruc-tura de las hojas de cálculo. Continúa con la exposición de los distintos tipos de datos, las técnicas que se han de seguir para introducirlos en las celdas de las hojas de cálculo y los métodos de almacenamiento de los ficheros genera-dos. Además, se explican todas las tareas que permiten modificar la estructura de las hojas de cálculo y de los libros de trabajo.

14 Microsoft Excel 2007

La parte central del aprendizaje de esta herramienta de cálculo, y por tanto de este manual, tiene que ver con la automatización de los cálculos y con la utilización de fórmulas y funciones. Asimismo, se incluye contenido sobre las tareas que se pueden efectuar para presentar y visualizar los resultados de forma más clara y atractiva con el objetivo de facilitar la interpretación de los mismos, así como las técnicas para proteger los libros de trabajo, las hojas y las celdas, fundamentales para el trabajo con datos confidenciales.

Del mismo modo, se analizan y exponen las herramientas orientadas al tra-tamiento de datos como los formularios, los subtotales, las tablas y las tablas dinámicas, así como aquellas herramientas que hacen posible crear y modificar gráficos estadísticos. También se reserva una unidad didáctica para el estudio de las distintas formas de comunicación de datos con otras aplicaciones, y para la distribución y colaboración con otros usuarios haciendo uso de las posibili-dades que ofrece Internet.

Para finalizar, se especifica cómo crear macros con el objetivo de aprender a automatizar operaciones de forma sencilla. No obstante, el uso de las macros es la puerta de acceso a un nivel más avanzado del manejo del programa que implica conocer el lenguaje de programación específico. Por ello, lo que se pretende es que la iniciación al uso de macros sea un estímulo para seguir aprendiendo y profundizando en el aprendizaje de Microsoft Excel 2007.



1 Ojear Excel: qué hacer y dónde

Antes de comenzar a trabajar con Microsoft Excel 2007 es necesario saber el tipo de trabajo que se puede realizar con una hoja de cálculo. Para ello es preciso conocer sus funciones y elementos principales, por lo que resulta de vital importancia dominar los mecanismos para abrir el programa y comenzar a trabajar.

Microsoft Excel 2007 es heredera de sus versiones precedentes aunque in-corpora sustanciales novedades en la interfaz. Entre ellas destaca la cinta de opciones que organiza los distintos comandos en grupos y fichas, con lo que se evita el uso de múltiples barras de herramientas ocultas y comandos escondi-dos entre menús.

El objetivo de esta unidad didáctica es que el lector se familiarice con los conceptos básicos de la hoja de cálculo. Se supondrá que el sistema operativo instalado en el equipo donde se ejecute Microsoft Excel 2007 es Microsoft Windows® 7, por lo que las operaciones que impliquen el uso del sistema ope-rativo se estudiarán bajo este entorno.

1.1. ¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es una aplicación informática que se incluye dentro de las denominadas herramientas de oficina y que está orientada, en gran medida, al tratamiento automático de datos numéricos organizados en filas y columnas.

Su funcionalidad va mucho más allá de una simple herramienta de cál-culo, ya que, además de realizar operaciones de forma automática, puede


mantener los resultados de las operaciones siempre actualizados y ofrece nu-merosas herramientas para organizar datos complejos.

El aspecto de la presentación de los datos, tanto en pantalla como en hoja im-presa, ha evolucionado hasta conseguir resultados muy atractivos. Los datos y los resultados de las operaciones se pueden acompañar de gráficos llamativos y texto con cualquier formato. Si la información numérica se acompaña de elementos visuales que resalten su significado, el contenido de la hoja será más fácil de interpretar y hará el trabajo más agradable.

1.2. Puesta en marcha

Existen dos formas habituales de iniciar el programa de hoja de cálculo Micro-soft Excel 2007, que son: o bien haciendo clic sobre la entrada correspondiente siguiendo la ruta Inicio>Todos los Programas>Microsoft Office>Microsoft Office Excel 2007, o bien sobre un acceso directo del programa en el escritorio.

En ambos casos la ventana del programa se abre con un fichero sin contenido, denominado inicialmente Libro1.xlsx, al que se le pondrá un nombre signi-ficativo en el momento en que se guarde por primera vez en un soporte de almacenamiento.

Los ficheros creados con Microsoft Excel 2007 se denominan libros de traba-jo y tienen la extensión .xlsx.

Es necesario tener en cuenta que se puede iniciar Microsoft Excel 2007 a la vez que se abre un libro de trabajo ya existente. Para ello hay que hacer doble clic sobre el fichero correspondiente desde el explorador de archivos, o utilizar las


Jump List de Windows 7 desde la entrada de Microsoft Excel 2007 en el menú de inicio o desde un icono del programa en la barra de tareas1.

Ejemplo

Abrir el programa Microsoft Excel 2007 a la vez que el libro de trabajo Paí-ses.xlsx:

1.o Desde el explorador de archivos se debe localizar la carpeta donde se en-cuentra el fichero y, entonces, hacer doble clic sobre Países.xlsx.

2.o Desde el icono anclado en la barra de tareas, se debe hacer clic con el botón derecho del ratón sobre dicho icono para que se abra un menú similar al que muestra la siguiente imagen. Para garantizar que aparezca Países.xlsx en la Jump List debemos suponer que el fichero ha sido utili-zado recientemente.

1 Para poder utilizar la Jump List de un programa en Windows 7, este debe estar ancla-do en el menú de inicio o en la barra de tareas. También puede aparecer la entrada al programa en el menú Inicio si se ha utilizado recientemente.


En la Jump List solo es necesario hacer clic sobre la entrada Países.xlsx para que se abra Microsoft Office Excel 2007 a la vez que el fichero.

3.o Desde el menú Inicio, se debe situar el ratón sobre la entrada de Microsoft Office Excel 2007 y, entonces, surgirá la Jump List que contiene los ficheros utilizados recientemente. En este momento se debe hacer clic sobre Países.xlsx para que se abra Microsoft Office Excel 2007 a la vez que el fichero.

Actividad

1. Pruebe a arrancar Microsoft Excel 2007 desde...

a. El menú de inicio.b. Un icono de acceso directo en el escritorio (si existe).c. Un fichero .xlsx desde el explorador de archivos (si existe o lo puede localizar).d. Un fichero .xlsx contenido en una Jump List (si tiene instalado Windows 7 y dispone de una entrada adecuada en alguna Jump List).

1.3. Interfaz de usuario

El programa Microsoft Excel 2007 dispone de una interfaz muy visual que permite acceder a múltiples operaciones de una manera rápida e intuitiva. A continuación, se muestra la ventana de Microsoft Excel 2007 con un fichero abierto donde se destacan sus partes fundamentales.


Al hacer clic en el Botón de Office o al pulsar Alt+A se muestra un menú que consta de tres zonas. A su izquierda se encuentran las entradas que permiten realizar operaciones habituales como crear, abrir, guardar e imprimir un fichero; a su derecha se muestran los documentos que se han abierto recientemente; y, en su parte inferior, se localizan los botones que permiten modificar las opciones de Microsoft Excel 2007 y salir del programa, respectivamente.


Al pulsar sobre la chincheta de un fichero que está en la zona de los docu-mentos recientes, se consigue mantener fija su entrada, independientemente de si se utiliza el fichero o no. Los ficheros con entradas fijas en esta zona presentan la chincheta en color verde como si estuviese clavada.

La barra de acceso rápido muestra varios botones que sirven para guardar el fichero que está en la ventana activa , deshacer las operaciones realizadas

o para rehacerlas . También, al pulsar sobre el icono que la barra de acceso rápido tiene a su derecha , aparece un menú que ofrece la posibili-dad de personalizar su contenido y posición, además de permitir minimizar la cinta de opciones.

Entonces, para añadir en la barra de acceso rápido un icono, es necesario ac-tivar la entrada correspondiente en este menú haciendo clic sobre ella. Si la entrada está activada, se verá el símbolo a su izquierda.

También se pueden utilizar las teclas de acceso rápido para realizar las opera-ciones incluidas en la barra de acceso rápido. Para saber la combinación para cada uno de los iconos, es necesario pulsar la tecla Alt y, entonces, se mostra-rá al lado de cada icono el número que le corresponde . Como se observa en la imagen anterior, al primer icono le corresponde la combinación Alt+1, al segundo, Alt+2 y al tercero, Alt+3.

La barra de título contiene el nombre del fichero que está en la ventana activa y el nombre del programa.


Los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar Excel actúan sobre la ventana del programa. De este modo, puesto que una ventana de Microsoft Excel 2007 puede contener varios ficheros abiertos, al hacer clic sobre cualquiera de los botones, se ve afectada la ventana que los agrupa a to-dos. Cabe destacar que si se pulsa sobre el botón de cerrar, se cierra el programa y que si se pulsa sobre el botón minimizar, se minimiza el programa y aparece su icono solo en la barra de tareas.

Los botones para la ayuda y para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar el fichero contienen el botón que permite abrir la ayuda de Mi-crosoft Excel 2007 y los que actúan sobre la ventana del fichero activo. En cuanto a los botones de minimizar y maximizar/restaurar, operan en la ven-tana del fichero abierto que tiene como espacio límite la ventana general del programa; de este modo, al pulsar sobre el botón cerrar solamente se cierra el fichero de la ventana activa.

El cuadro de nombres muestra la referencia de la celda activa o del rango seleccionado.

La barra de fórmulas presenta el contenido de la celda activa y permite su edición.

Las barras de desplazamiento permiten moverse por las celdas de arriba abajo y de izquierda a derecha.

El área de trabajo es el lugar en el que se encuentra la información que con-tiene un fichero de Microsoft Excel 2007.

La barra de estado muestra información variada como, por ejemplo: la si-tuación de la tecla Bloq Mayús (si está activada, se ve su nombre sobre la barra); el estado del teclado numérico (si está activado, se ve Bloq Num); la situación de la celda activa; el número de celdas seleccionadas (por ejemplo, Recuento: 2 significa que hay dos celdas seleccionadas) y, si estas celdas con-tienen datos numéricos, ofrece su media aritmética (Promedio) y el resultado de sumar sus contenidos (Suma).

Además, en la parte derecha dispone de iconos que permiten cambiar la vista del fichero y de una barra para cambiar el Zoom.


La barra de estado se puede personalizar para que notifique distintos estados utilizando el menú que surge cuando se hace clic sobre ella con el botón dere-cho. Por defecto, estará activado el denominado Modo de celda lo que implica que, en la parte izquierda de la barra de estado, se muestra la situación de la celda activa. Los estados de la celda activa pueden ser: Listo (está preparada para ser utilizada), Introducir (se están introduciendo datos), Modificar (se está modificando su contenido) y Señalar (el cursor está marcando una celda para introducir su dirección en una fórmula).

Las vistas que se pueden modificar desde la barra de estado se corresponden con: Normal , Diseño de página y Vista previa de salto de página .

El control del Zoom se realiza desplazando el pequeño mando central o utili-zando los botones con los signos más o menos de la parte derecha de la barra de estado . El Nivel del zoom se representa con el porcentaje que aparece a la izquierda de la zona de Zoom.

La cinta de opciones es una novedad que se incluye en todos los programas pertenecientes al paquete Microsoft Office 2007 y que facilita todas las entra-das necesarias para realizar las operaciones con cada programa.

1.4. Cinta de opciones

La cinta de opciones permite acceder a todas las operaciones que se pueden realizar en Microsoft Excel 2007, por ello es de vital importancia conocer su correcto funcionamiento.

La cinta de opciones se compone de fichas j, grupos k y comandos l. Los comandos se organizan en grupos y estos se reúnen de forma lógica en fichas. A las fichas se accede haciendo clic sobre los títulos de las mismas, que se encuentran en la parte superior de la cinta de opciones.

A continuación, se muestra una breve descripción de cada una de las siete fichas que existen:


•Inicio: contiene los comandos básicos para utilizar la hoja de cálculo como copiar y pegar, seleccionar estilos, buscar, poner negrita, alinear párrafos, etc. Los grupos que contiene son Portapapeles, Fuente, Alineación, Nú-mero, Estilos, Celdas y Modificar.

•Insertar: está compuesta por los comandos que permiten insertar tablas, ilustraciones, gráficos, vínculos y texto. Los grupos que incluye son Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos y Texto.

•Diseño de página: permite realizar las operaciones que afectan al formato general de los documentos de la hoja de cálculo como, por ejemplo, modi-ficar márgenes, definir encabezado o cambiar la orientación de la hoja que será impresa. Se compone de los grupos Temas, Configurar página, Ajus-tar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

•Fórmulas: reúne los comandos que permiten trabajar con funciones propias de la hoja de cálculo (operaciones financieras, matemáticas, etc.) y mani-pular nombres de rangos. Los distintos comandos se reúnen en los grupos Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas, Cálculo y Soluciones.

•Datos: agrupa los comandos que facilitan el trabajo con filtros, datos del documento o externos a él, validación, análisis, consolidación y todas aque-llas operaciones relacionadas con los esquemas. Los grupos de los que dispo-ne esta ficha son Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.

•Revisar: incluye los comandos que realizan las revisiones automáticas, el control de cambios y las operaciones de protección. Los grupos incluidos en esta ficha son Revisión, Comentarios y Cambios.

•Vista: está destinada a las operaciones que tienen que ver con la visualiza-ción del documento y el trabajo con macros. Contiene los grupos Vistas de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana y Macros.

Es esencial tener en cuenta que en la cinta de opciones no aparecen todos los comandos que existen, ya que muchos de ellos solo se muestran cuando está activa la operación que los pueda necesitar. Por ejemplo, si se selecciona algún elemento de un gráfico, emergen tres fichas más, Diseño, Presentación y Formato, que agrupan comandos específicos del trabajo con gráficos.

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Si se observan con atención las fichas, es posible detectar que algunos coman-dos contienen una pequeña flecha a su derecha. Esta flecha permite abrir más opciones relacionadas con el comando que acompaña.

Además, algunos grupos disponen de un pequeño botón en la parte inferior derecha denominado iniciador de cuadros de diálogo que indica que existen más opciones para ese grupo. Para acceder a ellas, solo es necesario hacer clic sobre dicho botón.

Ejemplo

En la ficha Inicio, el grupo Alineación dispone de un iniciador de cuadros de diálogo. Al pulsar sobre el botón, se muestra el cuadro de diálogo Forma-to de celdas, en el que es posible realizar múltiples operaciones relacionadas con la alineación.

Los comandos de la cinta de opciones también se pueden utilizar desde el teclado, con lo que se evita memorizar complejas combinaciones de teclas. El método es muy sencillo, se pulsa Alt y la tecla correspondiente a cada ficha se muestra junto a su nombre, tal y como aparece en la siguiente imagen.


Una vez que se muestran las letras correspondientes a las fichas, se debe pul-sar la tecla que se corresponde con la ficha a la que se quiere acceder. Por ejemplo: para acceder a Revisar, habrá que pulsar la tecla R y, entonces, se mostrará la cinta con el siguiente aspecto:

Tras realizar los dos pasos anteriores, es necesario pulsar la tecla de la opera-ción que se quiere llevar a cabo. Por ejemplo, si se precisa efectuar una revisión ortográfica, se pulsará la tecla G. En resumen, si se desea realizar una revisión ortográfica en total se pulsarán, de forma sucesiva, las teclas Alt, R y G. No es necesario recordar las combinaciones pues, en todo momento, el programa ofre-ce información en pantalla de las teclas que se deben pulsar para cada operación.

Asimismo, es importante saber que al hacer clic con el botón derecho sobre la barra de los nombres de las fichas de la cinta de opciones, surge un nuevo menú. Desde este menú es posible minimizar la cinta de opciones de tal forma que solo se muestren los nombres de las fichas, y cambiar la posición y perso-nalizar la barra de acceso rápido.

Actividades

1. Añada el comando de Abrir fichero a la barra de acceso rápido.

2. Pruebe a utilizar los botones de minimizar y maximizar/restaurar del progra-ma y del fichero respectivamente, y observe el efecto que se produce en cada situación.

3. Minimice la cinta de opciones y después devuélvala a su tamaño original.

4. Localice el grupo de Zoom en la cinta de opciones teniendo en cuenta que los comandos se organizan de forma lógica en las fichas.


1.5. Estructura de una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un conjunto de celdas estructuradas en filas y co-lumnas en forma de cuadrícula. Cada celda puede contener un dato, con los que a su vez se pueden automatizar operaciones, crear gráficos y mantener los resultados actualizados.

Inicialmente cada libro de trabajo dispone de tres hojas de cálculo (Hoja1, Hoja2 y Hoja3) aunque es posible eliminar alguna de ellas. Para crear un libro de trabajo debe existir, como mínimo, una hoja de cálculo. El número máximo de hojas variará en función de la memoria disponible del ordenador.

Cuando se abre el programa y se comienza un nuevo trabajo, el libro crea-do en primer lugar se denomina Libro1, el que se crea en segundo lugar se denomina Libro2, y así sucesivamente. Estos nombres solo estarán vigentes mientras no se guarde el fichero, momento en el que el usuario deberá asig-narle un nombre significativo.

Las filas se referencian por los números enteros en orden ascendente, empe-zando por la fila 1 y, las columnas, por las letras del abecedario en mayúsculas y en orden ascendente a partir de la letra A. Así, para referenciar una celda se utiliza la letra de columna y el número de la fila a la que pertenece.

En cada momento la hoja de cálculo tiene una celda activa. Esta se puede cambiar haciendo clic sobre cualquiera de las celdas que se ven en pantalla. Cuando una celda se encuentra activa aparece rodeada por un borde negro que destaca sobre las demás, se puede observar su contenido en la barra de fórmulas, y destacan la columna y la fila a la que pertenece.


Ejemplo

En el gráfico la celda activa es la A4, por ello se distingue su referencia en el cuadro de nombres (A4), se muestra su contenido en la barra de fórmulas (45) y la columna (A) y la fila (4) a las que pertenece están resaltadas.

Las celdas se pueden agrupar en rangos. Por su parte, un rango es un conjun-to de celdas situadas en posiciones contiguas. Si se compone de parte de una columna o de una fila se referencia con la dirección de la primera celda (empe-zando por la que está más a la izquierda o más arriba) y con la dirección de la última celda separadas por dos puntos. En el caso de que un rango incluya filas y columnas, a partir del rectángulo o cuadrado que forma el conjunto de cel-das, se referencia la dirección de la celda que está en la parte superior izquierda y la celda que se sitúa en la parte inferior derecha separadas por dos puntos.

Ejemplos

Rango formado por celdas de una fila exclusivamente:

Rango formado por celdas de una columna exclusivamente:

Rango formado por celdas de distintas filas y columnas:


Actividad

1. Indique los rangos de los siguientes grupos de celdas.

1.6. Obtener ayuda

Para resolver cualquier duda sobre el programa Microsoft Excel 2007, es posible hacer uso de la herramienta de ayuda. Para utilizar la ayuda general, se debe pul-sar sobre el icono que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana

o F1 y, entonces, se mostrará una nueva ventana con el siguiente aspecto:


Además, para localizar información de ayuda sobre algún tema concreto, existe la posibilidad de utilizar el área de contenido o el cuadro de búsqueda.

Ha de emplearse el área de contenido al observar que alguno de los enlaces que contiene está relacionado con la información que se busca. Por ejemplo, para obtener información sobre el método que debe seguirse para definir un área de impresión, es oportuno entrar en el enlace Guardar e imprimir y na-vegar por los enlaces sugeridos hasta localizar la información buscada.

En cambio, si la información del área de contenido no resulta útil, se puede introducir un texto relacionado con el dato que se intenta localizar en el cua-dro de búsqueda. Entonces se mostrarán distintos enlaces entre los que elegi-rá, como es lógico, el más adecuado. Por ejemplo, para saber cómo utilizar los números de página a la hora de imprimir, se podría introducir en el cuadro de búsqueda el texto «números de página» y pulsar Intro. A continuación, se mostrará una ventana con distintos enlaces, entre los que es pertinente elegir Insertar números de página en las hojas de cálculo que ofrecerá ayuda so-bre el tema buscado.


Por su parte, el cuadro de búsqueda permite desplegar un menú para seleccio-nar el origen de los temas donde buscar la información. Este menú se divide en dos zonas, la que está en la parte superior bajo el grupo Contenido de Office Online, que busca en Internet en el sitio de Microsoft Office Online, y la que está en la parte inferior, Contenido de este equipo, que busca en los temas instalados en el equipo.

En la barra de comandos se encuentran los botones: Atrás y Adelan-te , que permiten el desplazamiento ventana atrás y ventana adelante; Detener , para suspender la búsqueda; Actualizar , para refrescar el contenido de la ventana; Inicio , para ir al inicio de la ayuda; Imprimir

, para imprimir el contenido de la ventana; Cambiar tamaño de fuente , para modificar el tamaño del texto; Mostrar tabla de contenido , para

ver el índice de la ayuda; y Mantener visible , para fijar que la ventana sea siempre visible.

Además, desde un cuadro de diálogo es posible obtener información especí-fica del mismo utilizando el botón de ayuda que se sitúa en la parte superior derecha de la ventana. Por ejemplo, la ventana resultado de pulsar el botón de ayuda desde el cuadro de diálogo de Formato de celdas es la siguiente:

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