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TABLA DE CONTENIDOMICROSOFT EXCEL 2007 AVANZADO Captulo 1Biblioteca de funciones..........................................................................5 Insertar funcin SI ...............................................................................5 Funciones Lgicas ................................................................................6 SI con operadores lgicos......................................................................9 SI Anidado.........................................................................................17

Captulo 2Ficha frmulas grupos nombres definidos ..............................................21 Asignar nombre a un rango..................................................................21 Administrador de nombres...................................................................23 Funciones de bsqueda .......................................................................26

Captulo 3Conceptos bsicos de bases de datos ....................................................31 Componentes de las bases de datos......................................................31 Ficha datos, grupo herramientas de datos .............................................33 Texto en columnas ............................................................................33 Quitar duplicados ...............................................................................36 Validacin de datos.............................................................................37 Rodear con un crculo datos no vlidos .................................................42 Borrar crculos de validacin ................................................................43 Grupo Auditora de frmulas ..............................................................43

Captulo 4Ficha datos, grupo ordenar y filtrar .......................................................47 Ordenar datos ..................................................................................47 Filtros ...............................................................................................49 Autofiltros .........................................................................................49

Filtros avanzados................................................................................56 Filtros avanzados con operadores lgicos...............................................60 Esquemas .........................................................................................62 Subtotales .........................................................................................65 Subtotales anidados............................................................................68 Quitar subtotales ................................................................................70

Captulo 5Ficha insertar grupo tablas ..................................................................71 Tablas dinmicas ................................................................................71 Componentes de las tablas dinmicas ...................................................71 Objetivo de una tabla dinmica ............................................................72 Crear una tabla dinmica.....................................................................72 Configuracin de campo ......................................................................76 Definir campos en trminos de % .........................................................79 Agrupar elementos seleccionados .........................................................84 Mostrar u ocultar los detalles de un informe ..........................................85 Ordenar campos en tablas dinmicas ....................................................86 Elementos y campos calculados en tablas dinmicas ...............................90

Captulo 6Grficos ............................................................................................93 Tipos de grficos ................................................................................95 Partes de un grfico ............................................................................96 Generar un grfico dinmico .............................................................. 101

Captulo 7Ilustraciones .................................................................................... 103 Hipervnculos ................................................................................... 105 Modificar y eliminar hipervnculos ....................................................... 107

Captulo 8Consolidar ....................................................................................... 109

Captulo 9Grupo herramientas de datos ............................................................. 113 Buscar objetivo ................................................................................ 113 Escenarios ....................................................................................... 115 Solver ............................................................................................ 118 Informes de solver............................................................................ 123

Captulo 10Macros ............................................................................................ 125 Especificaciones y lmites de las hojas de clculo y de los libros.............. 129

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CAPTULO 1Biblioteca de funciones

La galera de funciones de Excel, trae en el grupo de biblioteca de funciones gran variedad de funciones como: financieras, lgicas, texto, fecha y hora, estadsticas, cubo e informacin; cada categora despliega a travs de flechas desplegables funciones, facilitando el uso de las mismas.

Insertar funcin SILa funcin SI, es una funcin que se encuentra en la categora Lgicas la cual evala una condicin (Una condicin, generalmente es una comparacin entre 2 valores) y dependiendo del resultado de la condicin, si se cumple, se realiza una accin y si no se cumple, se realiza otra accin. Esta funcin se puede utilizar de tres formas diferentes: S sencillo: Con esta funcin se evala una condicin y se asigna valor verdadero o valor falso. Sintaxis: =SI(Prueba Lgica, Valor_s Verdadero, Valor_s_falso) S anidado: Esta funcin permite evaluar ms de una condicin y a cada una de ellas se asigna un valor si es verdadero y un valor si es falso.

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=SI(Prueba_Lgica,Valor_s_Verdadero,SI(Prueba_Lgica,Valor_s Verdadero, Valor_s_falso)) S con operadores lgicos: permite evaluar ms de una condicin y todas ellas tienen un solo valor si verdadero y un solo valor si falso.=SI(Y(Prueba_lgica,Prueba_lgica,);Valor_s_verdadero, Valor_s_falso)

Se inserta la Funcin dando un clic en la ficha frmulas, del grupo lgicas, en la ficha desplegable lgicas, buscar la funcin si.

Prueba lgica: Es la condicin en la cual la expresin debe contener los operadores de comparacin >,>=, 50 9. Hacer clic en la barra de funciones y subirse de nivel a la funcin SI.

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Observar que en este momento se encuentra ubicado en la ventana de funciones SI. 10. Ubicarse en el cuadro de texto de valor si verdadero y escribir 50.000. 11. Ubicarse en el cuadro de texto de valor si falso y escribir 0. 12. Ubicar el puntero del mouse en el vrtice inferior derecho y arrastrar de forma vertical la funcin hasta la ltima celda segn corresponda.

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SI AnidadoEl Si anidado es una funcin SI, que utiliza como argumento otra funcin lgica SI. La funcin SI ANIDADA, es utilizada cuando se tiene ms de una condicin y cada una de ellas tiene su valor si verdadero y su valor si falso. La estructura de la funcin depende del objetivo que se quiera lograr. Ejemplos=SI(Condicin1;Valor_si_verdadero_1;SI(Condicin2;Valor_si_verdadero_2;Valor_si_falso2)))

V F

V F

La estructura de esta funcin muestra un Si anidado con 2 condiciones de manera que se ejecutar el Valor_si_falso_2 solo si las dos condiciones anteriores son falsas, se ejecutar el Valor_si_verdadero_2, si la primera condicin es falsa y la segunda condicin es verdadera y se ejecutar el Valor_si_falso_1 si la Condicin1 es verdadera.17

V F

V F

V F

Esta estructura muestra un ejemplo de Si anidado con tres condiciones. En donde el si anidado, es el parmetro de el valor si falso, de cada si.=SI(Condicin1;SI(Condicin2;Valor_si_verdadero_2;Valor_si_falso2);Valor_si_falso_1))

V F

V F

La estructura de esta funcin muestra un Si anidado con 2 condiciones de manera que se ejecutar el Valor_si_falso_1 slo si la Condicin1 es falsa, se ejecutar el Valor_si_falso_2, si Condicin1 es verdadera y Condicin2 es falsa, se ejecutar el valor_si_verdadero_2 si las dos condiciones son verdaderas, y se evaluar la condicin2 si la Condicin1 es verdadera. Teniendo en cuenta estos ejemplos podemos ver que la estructura de una funcin SI anidada, depende del objetivo que queramos cumplir. El parmetro de una funcin puede ser otra funcin tanto en el valor si verdadero, como en el valor si falso. Es posible anidar hasta siete funciones SI, como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Observar el siguiente ejemplo: Se pide calcular el descuento segn el siguiente criterio: Si la forma de pago es de contado, y el valor de Venta es mayor a $4.500.000, entonces se dar un descuento del 4%, de lo contrario, no se dar descuento.

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Pasos Llamar la funcin SI desde el asistente de funciones (fx). Ubicar el cursor en la Prueba lgica de la funcin SI, dar clic en la flecha desplegable de la barra de funciones, seleccionar la funcin Y, si no se encuentra seleccionar ms funciones y buscar en la categora LGICAS la funcin Y.

En la primera prueba lgica de la funcin Y colocar I4 > 4500000 En la segunda prueba lgica de la funcin Y colocar J4=contado

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En la barra de funciones, hacer clic sobre la funcin SI, para subir de nivel. En Valor_Si_Verdadero colocar i4*4%. En Valor_Si_Falso colocar 0.

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CAPTULO 2Ficha frmulas, grupo nombres definidos Asignar nombre a un rango

Un nombre es una forma abreviada de referirse a una celda o rango de celdas. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El primer caracter de un nombre deber ser una letra o un caracter de subrayado. Los dems caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado. Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como A1 o A$1. Un nombre debe ser nico en la hoja de clculo. Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Puede utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores. Un nombre puede contener 255 caracteres como mximo. Distincin entre maysculas y minsculas. Para crear un nombre se puede: Seleccionar la celda o rango de celdas y Escribir el nombre en el Cuadro de Nombres de la barra de frmulas. Crear un nombre a partir de una seleccin, se puede crear nombres cmodamente partiendo de los rtulos de fila y de columna existentes mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo.

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Tambin es posible con el siguiente procedimiento: 1. En la Ficha Frmulas en el Grupo Nombres definidos activar la opcin Asignar Nombre a un rango

2. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, escribir el nombre que se desee utilizar para la referencia en la opcin nombre.

3. Para especificar la ubicacin del nombre, en el cuadro de lista desplegable mbito, seleccionar Libro o el nombre de una hoja de clculo del libro. 4. Si se desea una explicacin del rango del nombre en el cuadro comentario se puede escribir un texto con una longitud mxima de 255 caracteres. 5. En el cuadro Hace referencia a, seguir uno de los procedimientos siguientes: Referencia de celda La seleccin actual se especifica de forma predeterminada. Para especificar otras referencias de celdas como argumento, hacer clic en Contraer dilogo (lo que oculta

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temporalmente el cuadro de dilogo), seleccionar las celdas de la hoja de clculo y, a continuacin, presionar Expandir dilogo . 6. Para finalizar y volver a la hoja de clculo, hacer clic en Aceptar. Si se desea convertir los rtulos de fila y columna existente en nombres, Seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango al que se desee asignar un nombre, incluidos los rtulos de fila o de columna. 2. En la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, hacer clic en Crear desde la seleccin. 3. En el cuadro Crear nombres a partir de la seleccin, designar la ubicacin que contiene los rtulos, activando las casillas de verificacin Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha.

Administrador de nombresUse el cuadro de dilogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres definidos y de tabla del libro.

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Para abrir el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, hacer clic en Administrador de nombres. El cuadro de dilogo Administrador de nombres, permite visualizar los nombres definidos por el usuario o por Excel, el valor de la celda o rango, la referencia del nombre, el mbito y el comentario. Si se desea ajustar el tamao de las columnas en este cuadro de dilogo, hacer doble clic en la parte derecha del encabezado de la columna y para ordenar la lista de nombres en orden ascendente o descendente, hacer clic alternativamente en el encabezado de la columna. Utilizar los comandos de lista desplegable Filtro para que se muestre enseguida un subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se activa o desactiva la operacin de filtrado, lo que facilita combinar o quitar distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los resultados deseados. Para cambiar un nombre a un rango, seleccionar el nombre y dar clic en el botn Editar. Cambiar algunas de las opciones en el cuadro Editar Nombre. Si se cambia un nombre definido o de tabla, tambin se cambian todos los usos de ese nombre en el libro. Tambin se puede hacer doble clic en el nombre. Si se requiere eliminar un nombre de un rango, seleccionar el nombre y dar clic en la opcin Eliminar. Confirmar la eliminacin. Tambin se puede presionar la tecla .

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Ejemplo: Se requiere que cada columna de la base de datos posea un nombre de rango. Para el siguiente escenario las columnas no deben tener espacios entre filas y columnas: 1. 2. 3. 4. Ubicarse en la celda A1. Oprimir las teclas + + flecha hacia derecha ( ) Oprimir las teclas < SHIFT> + + flecha hacia abajo ( ) Hacer clic En la ficha frmulas, en el grupo nombres definidos dar clic en el botn crear desde la seleccin. 5. Seleccionar el cuadro de chequeo fila superior. 6. Hacer clic en aceptar.

Observar la flecha desplegable del cuadro de nombres.

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Ubicarse en la celda A21 Escribir =suma(cantidad) a continuacin, oprimir la tecla . De esta forma se omiten las referencias de celda en las funciones y se opera nombres de rango.

Funciones de bsquedaBusca un valor en una matriz vertical u horizontal basado en un campo coincidente entre la tabla origen (La tabla origen contiene la informacin, es la tabla a dnde se va a buscar) y la tabla destino (La tabla destino es la tabla que busca la informacin) basado en las funciones BuscarV y buscarH. Es recomendable crear un nombre de rango a la matriz de origen de la informacin y as agilizar los pasos en la elaboracin de la frmula y permitir una mejor comprensin y claridad de la informacin. Funcin BUSCARV, BUSCARH Es utilizada la funcin BuscarV cuando la informacin de origen est en una tabla vertical, es decir la base de datos est organizada en columnas. La funcin BuscarH es utilizada cuando la informacin est organizada en filas. La funcin BUSCARV, proporciona la posibilidad de buscar un valor en la primera columna de una matriz de origen para obtener valores de una columna a la que se haga referencia y obtener el valor de la celda.

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Para acceder a la funcin se debe poner el cursor en la celda donde se quiere el resultado, luego dar clic en fx, buscar la categora Bsqueda y referencia, dar clic en BUSCARV. Presenta la siguiente caja de dilogo con los siguientes parmetros.

Valor_buscado es el valor que se busca en la tabla de origen. El valor buiscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en, es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Indicador_Columnas, es un valor numrico que indica la columna que se traer de la matriz_buscar_en Odenado, es un valor lgico, se debe escribir 0 o falso para buscar el valor exacto, o escribir 1 o verdadero para buscar un valor aproximado. Ejemplo: Para el siguiente ejemplo se insertar una columna por teclado: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Oprimir las teclas + Oprimir las teclas + Oprimir las teclas y la tecla Resultado: inserta una columna por teclado Colocar en la celda el nombre CODIGO. Colocar en la celda A2 el cdigo 20500 y en la celda A3 colocar el cdigo 20600, seleccionar las 2 celdas y arrastrar de forma vertical hasta la ltima celda.

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7. Ubicarse en la celda A19, colocar el cdigo 21400, segn la base de datos pertenece a Andrea. Se necesita que con tan solo variar el cdigo que se encuentra en la celda A19, colocar en la celda B19 el nombre correspondiente a ese cdigo 1. Ubicarse en la celda B19. 2. Insertar la funcin de la categora bsqueda y referencia BUSCARV Ubicarse en el cuadro de texto de Valor_buscado y escribir A19. Ubicarse en el cuadro de texto Matriz_buscar_en y seleccionar A1:J12. Ubicarse en el cuadro de texto indicador_de_filas y escribir 2. Ubicarse en el cuadro de texto Ordenado y escribir 0.

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La funcin BUSCARH, proporciona la posibilidad de buscar un valor en la primera fila de una matriz de origen para obtener valores de una columna a la que se haga referencia y traer el valor de la celda. Para acceder a la funcin se debe poner el cursor en la celda donde se quiere el resultado, luego dar clic en fx, buscar la categora Bsqueda y referencia, dar clic en BUSCARH. Presenta la siguiente caja de dilogo con los siguientes parmetros.

Valor_buscado es el valor que se busca en la tabla de origen. El valor buiscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en, es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Indicador_filas, es un valor numrico que indica la fila que se traer de la matriz_buscar_en. Es el nmero de la fila de la matriz y no del nombre.29

Odenado, es un valor lgico, se debe escribir 0, falso, para buscar el valor exacto, escribir 1, verdadero, para buscar un valor aproximado. Consejo: Lo anterior se podr simplificar, asignando un nombre al conjunto de celdas de la matriz, y escribindolo en la seccin de Matriz_buscar_en o llamndola con la tecla F3. Si la frmula se va a copiar a otros registros y se ha hecho una seleccin de celdas ese rango se debe fijar (definir el rango como absoluto) presionando F4.

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CAPTULO 3Conceptos bsicos de bases de datosUna base de datos es una lista organizada de informacin, que consta de una serie de filas y columnas de datos relacionados. En Microsoft Excel, puede utilizarse fcilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como bsquedas, clasificaciones o subtotales, Microsoft Excel reconoce automticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar la informacin. Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos. Cada fila de la lista es un registro en la base de datos. La primera fila est compuesta por los ttulos de las columnas, los cuales sirven para organizar, manejar y consultar informacin. Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar informacin. Al crear una base de datos se deben seguir las instrucciones:

Componentes de las bases de datosCampo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de un campo pueden ser texto, nmeros, fechas, frmulas o funciones. Registro: Es una fila individual de una base de datos. Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados en l. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres de campo, cada columna debe tener un nombre de campo.

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Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen frmulas o funciones. Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta cuando se elabora una base de datos Tamao de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de clculo. Ubicacin de los nombres de los campos: La primera fila deber contener los nombres de los campos o tambin se denominan Encabezados de columnas. Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser valores de tipo texto. Longitud de nombre de campo: Pueden contener un mximo de 255 caracteres. Registros: Cada registro deber tener los mismos campos, pero no es necesario insertar datos en cada campo. Uso de Maysculas: Se puede usar maysculas o minsculas y cualquier tipo de formato.

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De esta forma se identifican las bases de datos en hojas de clculo y posteriormente en programas para bases de datos.

Ficha datos, grupo herramientas de datos Texto en columnas

Esta herramienta permite dividir el contenido de una celda en varias columnas; utilizar este mtodo cuando se desee separar 2 campos como Nombre y apellido, pas y ciudad, permitiendo la ubicacin de cada uno de estos campos en columnas diferentes. Se utiliza con frecuencia cuando se desea analizar informacin que se encuentra en archivos de texto. Ejemplo: Si se tiene la base de datos de clientes como se muestra en la figura, separar de la hoja de CLIENTES los campos nombre y apellido:

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1. Ubicarse en la hoja clientes, seleccionar el rango de datos que se desea convertir. 2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en Texto en columnas. 3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, hacer clic en Delimitados y luego en Siguiente.

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4. En el paso 2, activar la casilla de verificacin Espacio y desactivar las dems casillas bajo Delimitadores.

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5. En el cuadro Vista previa de los datos, se muestra el nombre y el apellido en dos columnas distintas. Hacer clic en el botn finalizar.

Quitar duplicadosEsta herramienta elimina los registros duplicados de una fila. Un registro duplicado es aquel en el que todos los elementos de una fila son exactamente iguales. Para Excel 2007 es un duplicado si el contenido de la celda es el mismo sin importar su formato, as, si en una celda se tiene el valor $1.000.000.00 y en otra 1000000 l los ver como duplicados. 1. Seleccionar el rango de celdas que tiene celdas duplicadas (a1:b10). 2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en quitar duplicados.

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Luego aparecer un mensaje de tipo informacin indicando cuntos valores se encontraron duplicados, y cuantos permanecen.

Validacin de datos

Esta herramienta evita la entrada de datos no validos en celda(s) como mtodo de integridad de la informacin evitando errores e inconsistencias.

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Criterios de validacin Nmero entero: Permite el ingreso nica y exclusivamente de nmeros que cumplan un criterio. Decimal: Permite el ingreso de nmeros enteros y decimales. Lista: Permite a travs de un cuadro, con flecha desplegable, seleccionar valores de tipo texto y nmero. Fecha / hora: Permite el ingreso de fechas y horas exclusivamente. Longitud de texto: Limita el nmero de caracteres de un campo. Personalizada: usada si el ingreso de la informacin depende de otra celda.

Tipos de mensajes De acuerdo al tipo de validacin se puede clasificar los mensajes en las siguientes clases:

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Tipo grave Permite al usuario reintentar el ingreso del dato o bien cancelarlo.

Tipo advertencia Da la posibilidad al usuario de aceptar el ingreso dando clic en s, o denegar el ingreso dando clic en no o cancelar valor. el ingreso del

Tipo informacin Presenta un cuadro de mensaje para que el usuario cancele o acepte el ingreso de datos.

Crear una validacin de datos Ejemplo: Restringir la entrada de datos para que el campo cantidad de la base de datos, solo acepte mnimo 10 unidades: 1. Ubicarse en la celda E2. 2. Oprimir las teclas + + Flecha hacia abajo ( ) 3. En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en el botn validacin.39

4. En la pestaa configuracin en la flecha desplegable, seleccionar nmero entero. 5. En el cuadro de texto de datos, seleccionar mayor e igual que. 6. En el cuadro de texto mnimo, escribir 10, hacer clic en Aceptar.

7. En la pestaa de mensaje de entrada, en el cuadro de texto ttulo escribir seor usuario 8. En el cuadro de texto de mensaje de entrada, escribir Recordar cantidades mnimas

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9. En la pestaa mensaje de error, en el cuadro de texto ttulo escribir entrada no valida. 10. En el cuadro de texto de mensaje de error, escribir verificar cantidades 11. Hacer clic en Aceptar.

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Rodear con un crculo datos no vlidos

Esta herramienta muestra en crculos rojos los datos de las celdas que no cumplan los criterios, facilitando as, la bsqueda de errores en las hojas de clculo. Ejemplo: Se requiere identificar todos los artculos cuya cantidad sea inferior a 10 unidades: 1. Seleccionar el rango de celdas correspondientes a cantidad E2:E17. 2. En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en la flecha desplegable del botn validacin y seleccionar rodear con un crculo datos no vlidos. Se debe tener presente que este crculo slo aplicar si las celdas de la hoja activa estn validadas.

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Borrar crculos de validacinEsta herramienta quita los crculos rojos de las celdas que no cumplieron los criterios en validacin. 1. Seleccionar el rango de celdas correspondientes a cantidad E2:E17. 2. En la ficha datos en el grupo herramienta de datos, hacer clic en la flecha desplegable del botn validacin y seleccionar borrar crculos de validacin.

Grupo Auditora de frmulas

Es una herramienta que permite a travs de flechas identificar el origen de una frmula involucrando celda o celdas, o el grupo de frmulas que dependen de otras rastreando la informacin.43

Ejemplo: Se requiere identificar las celdas que componen el total 1. Ubicarse en la celda g2. 2. En la ficha frmulas en el grupo de Auditora de frmulas en la flecha desplegable, seleccionar Rastrear Precedentes.

Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores. Dibuja unas flechas indicando dnde estn las celdas involucradas en la frmula. Dibuja flechas indicando a qu frmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna frmula.

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Elimina las flechas indicativas de celdas creadas.

Abre el cuadro de dilogo de Evaluar frmula para que pueda ver la frmula y los resultados de la frmula de la celda activa.

Muestra la ventana de inspeccin para hacer un seguimiento del valor de las celdas.

Ventana de inspeccin: Facilita el clculo de frmulas y resultados en la hoja de clculo. Ejemplo: Inspeccionar una frmula: 1. Ubicarse en la celda de total G3. 2. En la ficha de frmulas, en el grupo de Auditora de frmulas, seleccionar ventana de inspeccin.

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CAPTULO 4Ficha datos, grupo ordenar y filtrar Ordenar datos

Excel 2007 permite ordenar los datos por color y por ms de 3 niveles (hasta un mximo de 64). Tambin se puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar ms de 1000 elementos en la lista desplegable Autofiltro. Ejemplo: Se requiere ordenar de forma ascendente por los campos nombres, apellidos, artculos de forma ascendente y los campos cantidad y valor de forma descendente: 1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos. 2. Ubicarse en la ficha datos, hacer clic en el botn ordenar. 3. Hacer clic sobre el botn agregar nivel para cada uno de los campos que se necesita para ordenar.

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El campo Ordenar segn, permite ordenar: por color de la celda color de la fuente icono de la celda ordena por el color de fondo ordena por el color del texto ordena por objetos grficos

Agrega nuevos niveles de ordenamiento. Elimina niveles de ordenamiento agregados. Copia los niveles de ordenamiento y sus criterios. Sube o baja niveles de ordenamiento en la base de datos. Hace distinguir entre maysculas y minsculas en los niveles. Si la base de datos posee nombres de columna y se quiere que no incluya el ordenamiento de ellas mismas.

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FiltrosEsta Herramienta permite al usuario mostrar los registros que cumplen un determinado criterio, entendiendo como criterio, una condicin que se especifica de acuerdo a los valores contenidos en un campo. Los Filtros se pueden clasificar en Autofiltros y Filtros Avanzados:

Autofiltros

Para activar los filtros siga los siguientes pasos: Ubicarse en una celda dentro de la base de datos en la Ficha Datos, en el grupo ordenar y filtrar se encuentra la opcin filtro. Esta opcin activa un Men en donde se encuentra la opcin de Filtro, la cual activa unas flechas en el encabezado de cada columna. Al dar clic en la flecha de la columna de acuerdo al tipo de datos que se tenga, se activan opciones de filtrado diferente y opciones de ordenamiento. Se pueden activar varios autofiltros y la informacin se basa en el filtro anterior, reduciendo la cantidad de registros visibles. Es posible crear tipos de autofiltros: por una lista de valores, por un formato, por criterios, por fechas. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Es decir que no se puede filtrar por dos tipos de autofiltro al tiempo. Tipos de Autofiltros Por una lista de Valores: Cuando la columna del autofiltro contiene valores numricos se deben activar o desactivar las casillas de acuerdo al criterio, como mximo soporta 10.000 entradas. Si la lista en muy grande se debe desactivar la opcin Seleccionar todo de la parte superior, y seleccionar solamente los valores a mostrar.

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Ejemplo: Mostrar todos los artculos de memoria 2 Gb: 1. En la flecha desplegable de artculos, deshabilitar el cuadro de chequeo seleccionar todo y seleccionar memoria 2 Gb. 2. Hacer clic en Aceptar. Si se desea emplear filtros con rangos de comparacin se debe seleccionar la opcin Filtros de Nmeros donde aparece un Men con opciones especficas.

Quitar filtros No se debe olvidar dar un clic sobre la flecha desplegable y seleccionar borrar filtro del campo que trabaj.

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Ejemplo: Identificar todos los artculos cuya cantidad corresponda entre 100 y 300 unidades: 1. Hacer clic sobre la flecha desplegable de cantidad, seleccionar filtros de nmero y del nuevo submen seleccionar el operador entre.

2. A continuacin en esta nueva ventana de autofiltro personalizado en el cuadro de texto escribir 100 y en el segundo cuadro de texto escribir 300.

*No se debe olvidar quitar el filtro.51

Si se desea mostrar los valores ms altos o bajos de un rango se debe seleccionar la opcin Diez mejores. Ejemplo: Mostrar los 2 productos que ms cantidad tienen: En la flecha desplegable del campo cantidad seleccionar filtros por nmero y a continuacin Diez mejores.

Del nuevo cuadro desplegable seleccionar superiores 2.

* No se debe olvidar quitar el filtro.

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Superiores: Muestra el valor superior de un rango de celdas numrico. Inferiores: Muestra el valor inferior de un rango de celdas numrico. Por un formato: Si la columna a filtrar tiene diferentes colores de celdas o fuentes, o diferentes conos se puede activar un autofiltro por formatos, activando la opcin de Filtrar por color en el men del autofiltro. 1. Aplicar un color al rango de celdas de la columna de valor (columna F). 2. En la flecha desplegable de valor, habilitar la opcin filtro por color.

Por criterios: Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios varan y se presentan diferentes alternativas de Filtros por Texto en la opcin Filtro Personalizado.

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Al activar la opcin Filtro personalizado, Excel 2007 muestra una caja de dilogo que permite seleccionar hasta dos condiciones utilizando el operador lgico Y y el operador lgico O.

En la lista desplegable izquierda, seleccionar el operador de comparacin (es igual a, no es igual a, comienza por, no comienza por, etc.) y en la lista desplegable derecha seleccionar el valor.

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Por fechas: Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Men cuenta con la opcin Filtros por Fecha con diferentes posibilidades para el manejo de tiempos. De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquas de aos, meses y das. Si se activa un nivel se desactivan los otros niveles.

En el men aparece la opcin Filtro Personalizado, adems de aplicar filtros con los operadores de comparacin, es posible aplicar operadores lgicos (Y, O), para obtener registros que cumplan condiciones al tiempo. Los autofiltros pueden ser activados oprimiendo las teclas + + Cuando se presentan celdas en blanco se activa una casilla de verificacin Vacas, en el cuadro de filtro, que al activarla muestra los registros cuyo criterio para ese campo es vaco. Para volver a mostrar todos los registros se activa la opcin Borrar Filtro

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Filtrar por seleccin: Tambin es posible activar los autofiltros dando clic derecho en la celda a filtrar, seleccionar la opcin filtrar y de acuerdo al tipo de datos seleccionar: Para filtrar por texto, nmero o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada. Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda seleccionada. Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada. Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.

Filtros avanzadosLos filtros avanzados muestran los registros que cumplen determinados criterios, y a diferencia de los autofiltros permiten copiar la informacin56

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filtrada a otro lugar, admite ms criterios y especifica los campos filtrados. Criterio Un criterio es una condicin que se debe establecer para seleccionar registros de la lista o base de datos. Los criterios pueden ser de tipo texto, nmero, fecha, hora. El rea de datos corresponde a la informacin que se evaluar con respecto al ttulo del criterio, es decir, la condicin que debe cumplir el criterio o criterios seleccionados. Los criterios se utilizan para realizar consultas fuera de la base de datos, y pueden estar compuestos por uno o varios campos, el cual puede tener conector lgico Y,O. Definicin de un solo criterio Usado cuando la consulta debe cumplir una condicin. Para definir un Criterio sencillo, es decir con un solo campo se debe: Copiar el Ttulo del campo a Condicionar. Desplazar el cursor una celda hacia abajo y escribir la condicin que debe cumplir el campo. Las condiciones en los criterios de tipo numrico y fecha deben tener un operador que permita comparar (>,=,,=,=13/06/2007 ciudad Bogot Trae registros cuya fecha de entrega sean mayores e iguales al da >=13/06/2007 y que sean de la ciudad de Bogot.

Dos criterios conectados con O ciudad Bogot Cali Utilizando el operador O y el operador Y fecha de entrega >=13/06/2007 >=13/06/2007 Operadores fecha de entrega =13/06/2007 y que sean de la ciudad de Bogot o Cali. Trae registros cuya venta haya sido realizada en la ciudad de Bogot o Cali.

En Rango de la lista se debe definir el rango de la base de datos; si a la lista o base de datos se le ha definido un nombre escribirlo o presionar la tecla para llamarlo. Tambin se pueden seleccionar las celdas que componen la base de datos.

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En Rango de criterios se deben definir las condiciones para filtrar. Seleccionar las celdas que componen el criterio o bien escribir el nombre que se le haya dado al criterio o llamarlo presionando la tecla . En Copiar a, se le debe indicar a Microsoft Excel el rango de salida. Dar clic en una celda en blanco si se quieren todos los campos de la base de datos y solo aquellos registros que cumplen el criterio. Si se quieren unos campos especficos se deben copiar los encabezados de resultado en la hoja donde se encuentre el criterio y seleccionar dichas celdas o escribir el nombre de la salida si se ha nombrado. Ejemplo: Crear un filtro avanzado que muestre el cdigo, el nombre y el apellido de las ventas realizadas en la ciudad de Bogot. 1. Darle nombre a la base de datos. Oprimir las teclas + estando en una celda de la base de datos para seleccionarla, asignar el nombre base. 2. Colocar en la celda N1 ciudad; en la celda N2 Bogot. Asignarle a esas 2 celdas el nombre criterios. 3. Copiar los nombres de los campos Cdigo, Nombre y Apellido a partir de la celda P1. Asignarle a esas 3 celdas el nombre resultados. 4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, hacer clic en el botn avanzadas. 5. Clic en el cuadro rango de lista y escribir el nombre de la base de datos o seleccionarlao oprimiendo la tecla . 6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y escribir el nombre del criterio o seleccionarlo oprimiendo la tecla . 7. Seleccionar el botn de opcin copiar a otro lugar y en el cuadro de texto copiar a, escribir el nombre de la salida o seleccionarlo oprimiendo . La caja de dilogo Filtro Avanzado, quedar como se muestra en el siguiente grfico.

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8. Clic en el botn Aceptar. Nota: Si la base de datos tiene registros idnticos, al activar la casilla de verificacin Slo registros nicos, Excel 2007 traer solo ujo de cada uno de los duplicados.

Esquemas

Esta herramienta agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas, existen 2 tipos de esquemas en filas y columnas, los datos deben ser apropiados para el esquema, se utilizan para trabajar niveles de informacin, subtotales 1. Seleccionar el rango de celdas b2:f2 (es decir hasta la columna antes de total). 2. En la ficha de datos, en el grupo esquema, en el botn agrupar seleccionar agrupar. 3. Aparece una nueva ventana, seleccionar columnas y hacer clic en Aceptar.

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Observar que en la parte superior de la hoja de clculo aparece una barra que agrupa las columnas correspondientes a la seleccin.

Expandir columnas

Contraer columnas

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Contraer filas: Resume la seleccin por registros.

Expandir filas: Resume la seleccin por campos. De esta forma se pueden agrupar subtotales, resultados de un grupo de celdas, obteniendo as los resultados esperados, se debe tener presente la agrupacin de los registros tanto en fila como por columna de acuerdo a la seleccin. Si quita un esquema mientras los datos de detalle estn ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas. Tambin puede agrupar oprimiendo las teclas + + Flecha Izquierda o + + Flecha abajo.

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Desagrupar 1. Seleccionar el rango de celdas a2:f2 . 2. En la ficha de datos, en el grupo esquema, en el botn desagrupar seleccionar desagrupar. 3. En la ventana de desagrupar seleccionar el botn de opcin filas.

Tambin se puede desagrupar oprimiendo las teclas + + flecha derecha. Borrar esquema: Borra o elimina de la hoja de clculo todas las agrupaciones realizadas tanto en filas como en columnas

Subtotales

Esta herramienta, suministra la posibilidad de aplicar una o ms funciones (suma, promedio, mnimo, mximo, contar, contara, producto, varianza, desviacin estndar) sobre rangos de informacin agrupados por un determinado campo, estando previamente ordenado. Para aplicar los subtotales, en primer lugar se debe ordenar la lista de acuerdo al campo por el cual se puedan generar grupos de datos, por ejemplo Zonas, Ciudades, reas, etc.

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Una vez generado el ordenamiento, ubicados en una celda dentro de la lista o rango a subtotalizar damos clic en la ficha Datos, en el Grupo Esquema donde encontramos la opcin de Subtotal. -En la lista desplegable Para cada cambio en, se debe seleccionar el campo por el cual fue ordenada la base de datos, agrupando la informacin segn los diferentes valores. En la lista desplegable Usar funcin, hacer clic en la funcin de resumen que se desee utilizar para calcular los subtotales. En el cuadro de lista Agregar subtotal a, activar la casilla de verificacin correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales se deseen calcular. La opcin de Reemplazar Subtotales actuales, se utiliza para sobrescribir los subtotales existentes. La opcin Salto de pgina entre grupos, se aplica cuando se desea imprimir cada grupo en una pgina independiente. Si el total se desea agregar en la parte inferior de la columna se debe activar la casilla de Verificacin Resumen debajo de los datos, de lo contrario el total se ver reflejado al comienzo de la columna. Ejemplo: Calcular el Nmero de artculos por artculo. Solucin 1. Ordenar la base de datos por artculos, en la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botn subtotal. 2. Aparecer un cuadro de dilogo, de subtotales. 3. Seleccionar de la primera lista desplegable para cada cambio en la palabra artculos. 4. Seleccionar de la segunda lista desplegable usar funcin, la palabra suma.

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5. Seleccionar del cuadro de lista, el cuadro de chequeo cantidad. 6. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Cuando se aplican los subtotales, en la parte izquierda de la hoja de clculo se activan unos smbolos de esquema que aparecen junto a los nmeros de fila. Los smbolos y permiten mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales.

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Subtotales anidadosTambin es posible agregar Subtotales con diferentes funciones hasta 7 veces repitiendo los procedimientos descritos anteriormente y desactivando la casilla de verificacin de Reemplazar Subtotales Actuales, para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes. Los Subtotales se calculan con una funcin de resumen, el primer argumento es un nmero de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) y el segundo argumento corresponde a los rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal, que pueden ser de 1 a 254. Los nmeros de las funciones de resumen se describen en la siguiente tabla:Nmero_funcin (incluye valores ocultos) 1 2 3 4 5 6 7 Nmero_funcin (pasa por alto valores ocultos) 101 102 103 104 105 106 107 Funcin PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN PRODUCTO DESVEST

Ejemplo: Se requiere calcular el total y el promedio de artculos vendidos por artculo 1. Ordenar la base de datos por el campo artculo. 2. En la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botn subtotal. Aparecer un cuadro de dilogo de subtotales. 3. Seleccionar de la primera lista desplegable para cada cambio en la palabra artculos. 4. Seleccionar de la segunda lista desplegable usar funcin, la palabra promedio.

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5. Seleccionar del cuadro de lista, el cuadro de chequeo cantidad. 6. En la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botn subtotal. Aparecer un cuadro de dilogo de subtotales. 7. Hacer clic sobre el botn Aceptar. 8. Seleccionar de la primera lista desplegable para cada cambio en la palabra artculos. 9. Seleccionar de la segunda lista desplegable usar funcin, la palabra suma. 10. Seleccionar del cuadro de lista, el cuadro de chequeo cantidad.

11. Deshabilitar el cuadro de chequeo reemplazar subtotales actuales. 12. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Quitar subtotales1. En la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botn subtotal. Aparecer un cuadro de dilogo, de subtotales. 2. Hacer clic sobre el botn quitar todos. 3. Hacer clic en Aceptar.

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CAPTULO 5Ficha insertar grupo tablas Tablas dinmicas

Los informes de tablas dinmicas permiten al usuario resumir la informacin por categoras y subcategoras, totalizar los valores para facilitar la toma de decisiones y analizar los datos desde diferentes puntos de vista, permiten manipular grandes cantidades de datos y agregar nuevos campos con frmulas personalizadas. Es muy gil el manejo de los formatos para presentar comparaciones, facilitan la organizacin y el resumen de datos en bases de datos.

Componentes de las tablas dinmicasCampos de filas: Son los campos de base de datos ubicados en el rea de Fila, que representan las categoras por las cuales se resume la informacin. Campos de columnas: Son los campos de la base de datos ubicados en el rea de Columnas, que representan las categoras por las cuales se resume la informacin Campos de pgina: Son los campos de la base de datos ubicados en el rea de Pgina, que permiten mostrar los registros que cumplen un determinado criterio, muy similar al manejo de autofiltros. Campo de datos: Es el campo de la base de datos ubicado en el rea de Datos que se va a totalizar, con las funciones para realizar totales. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, pero tambin puede contener texto. Los valores numricos de forma predeterminada71

utilizan la funcin de SUMA y los valores texto tienen como funcin predeterminada CONTAR. Elementos calculados: Son aquellas subcategoras de un campo en el rea de filas o columnas basadas en frmulas creadas por los usuarios. Campos calculados: Corresponden a los campos que se crean en el rea de datos con frmulas creadas por el usuario.

Objetivo de una tabla dinmicaEl objetivo de la tabla dinmica es aplicar herramientas de anlisis para la toma de decisiones, (costos, presupuestos, inventarios, ventas) en bases de datos robustas, grandes o complejas donde la manipulacin y administracin de la informacin es compleja.

Crear una tabla dinmicaAl crear un informe de tabla o grfico dinmico, se conecta con un origen de datos y luego se especifica la ubicacin del informe. 1. Seleccionar una celda de la base de datos. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.

3. En el cuadro Seleccione una tabla o un rango; si estaba ubicado en una celda de la base de datos, el rango se visualiza en este cuadro, si la ubicacin es una celda vaca se debe seleccionar el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla.

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4. Si los datos de origen se encuentran en otro archivo en una fuente de conexin externa: Hacer clic en Elegir conexin. Se mostrar el cuadro de dilogo Conexiones existentes.

Seleccionar en la lista desplegable Mostrar, de la parte superior del cuadro de dilogo una de las categoras de conexiones existentes o, Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado).

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Seleccionar una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin y hacer clic en Abrir. 5. En la parte inferior permite activar la ubicacin de la tabla dinmica. Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que empiece por la celda A1, hacer clic en Nueva hoja de clculo. Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente, seleccionar Hoja de clculo existente y, a continuacin, escribir la primera celda del rango de celdas donde se desea situar el informe de tabla dinmica. 6. Hacer clic en Aceptar. Excel crea una tabla dinmica en blanco para insertar los campos en las diferentes ubicaciones.

Para ubicar los campos en la tabla dinmica se debe arrastrar los Encabezados de las columnas situados en la Lista de Campos de tabla dinmica con clic sostenido al rea de diseo donde aparecen los campos de rtulos de fila, columna, o datos, dependiendo de la informacin requerida. 1. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo artculos a rtulos de fila parte inferior.

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2. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo Ciudad a rtulos de columna. 3. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo cantidad a valores.

En la Lista de Campos el botn permite cambiar la forma de visualizacin de los campos y las reas de la tabla dinmica. Para organizar los campos una vez elaborada la tabla dinmica se puede dar clic derecho en el nombre de campo en una de las reas y, a continuacin, seleccionar la opcin Mover y elegir una de las opciones siguientes:MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINMICA Subir Bajar Mover al principio Mover al final Mover al filtro de informe Sube el campo una posicin en el rea. Baja el campo una posicin en el rea. Mueve el campo al principio del rea. Mueve el campo al final del rea. Mueve el campo al rea de filtro de informe. 75

MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINMICA Mover a rtulos de fila Mover a rtulos de columna Mover a valores Mueve el campo al rea de etiquetas de fila. Mueve el campo al rea de etiquetas de columna. Mueve el campo al rea de valores.

Configuracin de campoPara cambiar el nombre de un campo se debe situar sobre el rea de diseo y en la celda del ttulo del campo, ubicarse en la barra de frmulas y escribir el nuevo nombre o en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, hacer clic en el cuadro de texto Campo activo, escribir el nuevo nombre. Adems se puede modificar el nombre situndose en la celda del nombre del campo y con clic derecho seleccionar la opcin Configuracin de campo; esta posibilidad permite controlar las diversas configuraciones de formato, impresin, subtotales y filtros de los campos de un informe de tabla dinmica. As mismo obtendremos el cuadro Configuracin de campo en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo al dar doble clic sobre un nombre de un campo. El cuadro Configuracin de campo cambia su aspecto dependiendo de la ubicacin del campo en el diseo de la tabla dinmica. Para campos de Fila, Columna o Pgina: Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinmica, o el nombre del origen si no hay ningn nombre personalizado Subtotales Automticos: Utiliza la funcin predeterminada para el campo. Ninguno: Muestra el campo sin ningn subtotal. Personalizados: Habilita la seleccin de una de las funciones siguientes como subtotal.

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Excel 2007 Avanzado Funcin Suma Contar Promedio Mx Mn Producto Contar nmeros DesvEst Descripcin La suma de los valores. Es la funcin predeterminada de los valores numricos. Cuenta las celdas que tengan un valor ya sea numrico o texto El promedio de los valores. El valor mximo. El valor mnimo. El producto de los valores. Cuenta las celdas que tengan un valor numrico. Un clculo de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra es un subconjunto de toda la poblacin.

Filtros: Incluir nuevos elementos en el filtro manual: Activar o desactivar esta casilla de verificacin para incluir o excluir nuevos elementos en un informe de tabla dinmica con un filtro aplicado.

Diseo e impresin Mostrar etiquetas de elementos en formato de esquema: Activar esta casilla de verificacin para ver los elementos de los campos en formato de esquema.

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Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna (forma compacta): Activar o desactivar esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar los rtulos del campo siguiente en la misma columna de forma compacta. Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo: Si se habilita esta casilla de verificacin permite mostrar los subtotales en la parte superior de cada grupo. Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular: Active esta casilla de verificacin para ver los elementos de los campos en formato tabular. Esta configuracin slo afecta a los campos situados en el rea de rtulos de fila. Insertar lnea en blanco despus de cada elemento: Activar esta casilla de verificacin para insertar una lnea en blanco a continuacin de cada elemento y aumentar el espaciado de elementos como los subtotales. Mostrar elementos sin datos: Al activar esta casilla de verificacin muestra los elementos que no contengan datos. Para campos de Valores Nombre de origen: Indicar el nombre del campo en el origen de datos. Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinmica, o el nombre del origen si no hay ningn nombre personalizado. Resumir Por muestra: Representa la funcin utilizada para el resumen de los datos en los campos de valor, si se desea modificar, se debe seleccionar nuevamente la funcin.

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Definir campos en trminos de %Funcin Diferencia de % de % de la diferencia de Total en % de la fila % de la columna % del total ndice Resultado Muestra los valores como la diferencia del valor de Elemento base en Campo base. Muestra los valores como un porcentaje del valor de Elemento base en Campo base. Muestra los valores como la diferencia de porcentaje del valor de Elemento base en Campo base. Muestra los valores de elementos sucesivos en Campo base como un total. Muestra el valor de cada fila o categora como un porcentaje del total de la fila o categora. Muestra todos los valores de cada columna serie como un porcentaje del total de la columna serie. Muestra los valores como un porcentaje del total general de todos los valores o puntos de datos en el informe. Calcula los valores como se indica a continuacin:79

Funcin

Resultado ((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna))

Ejercicio Determinar en trminos de %, las ventas por ciudad, para cada artculo. 1. En la tabla dinmica sobre el campo cantidad que se encuentra en la seccin valor, hacer clic sobre la flecha desplegable. 2. Del men contextual seleccionar configuracin del campo valor.

3. En la ventana configuracin del campo valor, hacer clic sobre la pestaa mostrar valores como. 4. De la lista desplegable seleccionar % de la fila

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5. Hacer clic sobre el botn Aceptar. De esta forma la tabla dinmica esta en trminos de porcentaje (%) determinando que del 100% de los discos duros, en Bogot se ha vendido el 44.44% Agrupar y desagrupar datos Esta opcin le permite agrupar por nmeros o textos una seccin de la tabla dinmica. Desagrupar celdas 1. Seleccionar todo el rango de celdas o clic en el rtulo del campo artculos2. 2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar del men desagrupar o en la ficha Opciones dar clic en Desagrupar que se encuentra en el grupo de opciones Agrupar.

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Se pueden agrupar los elementos de los campos para generar nuevos subconjuntos de valores de resumen adicionales. Los niveles de agrupamiento varan de acuerdo con el tipo de datos que se utiliza:

Agrupar elementos numricos 1. Seleccionar el campo numrico en el informe de tabla de dinmica que se desea agrupar. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar campos. 3. En el cuadro Comenzar en, escribir el primer elemento que se desee agrupar. 4. En el cuadro Terminar en, escribir el ltimo elemento que se desee agrupar.

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5. En el cuadro Por, escribir un nmero que represente el intervalo incluido en cada grupo.

Agrupar fechas u horas 1. Seleccionar el campo de fecha u hora en el informe de tabla dinmica que se desea agrupar. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar campos. 3. Escribir la primera hora o fecha que se desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la ltima en el cuadro Terminar en. 4. En el cuadro Por, hacer clic en uno o ms perodos de tiempo para los grupos. La opcin de das en la parte inferior permite determinar el nmero exacto.

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Agrupar elementos seleccionadosSeleccionar los elementos del informe de tabla dinmica que se deseen agrupar; para ello, hacer clic en los elementos y arrastrarlos o presionar la tecla o MAYS mientras se hace clic en los elementos. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar seleccin. Ejemplo 1. En la tabla dinmica seleccionar el rango de celdas que corresponde a memorias. 2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar Agrupar, o en la ficha Opciones dar clic en Agrupar seleccin que se encuentra en el grupo de opciones Agrupar.

3. Se crea un nuevo campo a la izquierda llamado artculos2, y un grupo llamado Grupo1. Cambiar el rtulo artculos2 por Tipo Artculo,

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y el rtulo Grupo 1 por Memorias simplemente ubicando el cursor en la celda con el rtulo y sobrescribir. Desagrupar elementos Seleccionar los elementos que se deseen desagrupar. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar. Tambin estas opciones de agrupamiento se pueden realizar dando clic derecho sobre el campo a agrupar o desagrupar.

Mostrar u ocultar los detalles de un informeCuando existen diferentes categoras en los campos de fila o en los campos de columna, es posible expandir o contraer hasta cualquier nivel de detalle de los datos, e incluso todos los niveles en una sola operacin. Si solo se tiene un campo, la opcin Expandir, permite activar nuevos campos en el rea correspondiente.

Para expandir o contraer un campo se puede ubicar en la Ficha Opciones de Tablas Dinmicas, en el Grupo Campo Activo y seleccionar la opcin Expandir todo el Campo o Contraer todo el campo segn corresponda. Tambin es viable si se da doble clic sobre la categora del elemento situado en el rea de fila o columna o utilizando el clic derecho del mouse sobre el elemento y seleccionar la opcin Expandir/Contraer con las siguientes alternativas: Para ver los detalles del elemento actual, hacer clic en Expandir. Para ocultar los detalles del elemento actual, hacer clic en Contraer. Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic en Expandir todo el campo. Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo, hacer clic en Contraer todo el campo.85

Para ver un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer clic en Expandir hasta "". Para ocultar un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer clic en Ocultar hasta "". Formatos de tabla dinmica Si se desea aplicar un formato a la tabla dinmica, estando en una celda del rea del diseo, hacer clic en la ficha Inicio, del grupo Estilos y en la opcin Dar formato como tabla y seleccionar un modelo.

Para dar un formato al rea de valores se puede utilizar el cuadro Configuracin de Campo en la opcin Formato de Nmero, si se est ubicado en una celda de esta rea, o tambin es posible seleccionar las celdas a formatear y en la ficha Inicio en el grupo Estilos, seleccionar la opcin Estilos de Celdas.

Ordenar campos en tablas dinmicasLa opcin ordenar, permite organizar la informacin de acuerdo al tipo de datos del campo, ubicado en cualquier rea de la tabla dinmica. As

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mismo la opcin Ordenar activa un cuadro de dilogo que permite organizar los elementos de un nivel en una forma que sean fciles de entender.

En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, realizar uno de los siguientes procedimientos: Se debe ubicar sobre el rea a organizar, luego dar clic en los conos u Orden descendente para ordenar un campo Orden ascendente de la tabla dinmica. De acuerdo al tipo de datos se organizan los datos en la tabla. Para organizar tambin se puede utilizar la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, para esto se deben realizar uno de los siguientes procedimientos: Si el campo es de tipo Texto Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en Ordenar de A a Z. Para ordenar en orden alfanumrico descendente, hacer clic en Ordenar de Z a A. Si el campo es de tipo Numrico Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en Ordenar de menor a mayor. Para ordenar en orden alfanumrico descendente, hacer clic en Ordenar de mayor a menor. Si el campo es Fechas y Horas Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en Ordenar de ms antiguos a ms recientes.87

Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en Ordenar de ms recientes a ms antiguos. Actualizar Esta opcin permite actualizar el contenido de la tabla dinmica para que refleje los cambios en los datos de origen correspondiente. Si la tabla dinmica est basada en datos externos, al actualizarla se ejecutar la consulta para recuperar los datos nuevos o los que hayan cambiado.

Con el teclado se pueden presionar las teclas para actualizar los datos. Cambiar origen de datos Si se aumentan registros o eliminan registros en la base de datos que origina la tabla dinmica, se debe volver a seleccionar el origen de datos.

Para modificar el rango de origen de los datos se debe: - En la ficha Opciones, en el grupo Datos, hacer clic en Cambiar origen de datos y luego en Cambiar origen de datos. Aparecer el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica. Para usar una tabla o rango de celdas diferente de Microsoft Office Excel, hacer clic en Seleccione una tabla o rango y luego especificar la primera celda en el cuadro de texto Tabla o rango.

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- Para usar una conexin diferente, hacer clic en Utilice una fuente de datos externa y luego en Elegir conexin. - Se mostrar el cuadro de dilogo Conexiones existentes. - En la lista desplegable Mostrar, situada en la parte superior del cuadro de dilogo, seleccionar la categora de conexiones para la que desea elegir una conexin o seleccionar Todas las conexiones existentes (opcin predeterminada). - Seleccionar una conexin del cuadro de lista Seleccione una conexin y, a continuacin, hacer clic en Abrir. Acciones en la tabla dinmica Si se requiere quitar todos los campos ubicados en el diseo de la tabla dinmica, se debe dar clic en la ficha Opciones, en el grupo Acciones, en la opcin Borrar Todo. Si en el campo de pgina hay filtros activos la opcin Borrar Filtros del Grupo Acciones en la ficha Opciones, quita los filtros mostrando nuevamente todos los registros en el informe de tabla dinmica.

Para seleccionar informacin de una tabla dinmica se debe: Situar el puntero del mouse en la esquina superior del campo hasta que cambie a una flecha descendente y, a continuacin, hacer clic. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, hacer clic en Seleccionar y, a continuacin, hacer clic en lo que se desee seleccionar: Etiquetas y datos Datos para seleccionar ambos.

para seleccionar slo los valores de los elementos. para seleccionar slo los rtulos de los elementos.89

Etiquetas

Si se desea cambiar la posicin de la tabla dinmica se debe activar la Ficha Opciones en el Grupo Acciones y opcin Mover Tabla dinmica, donde en el cuadro de dilogo se puede cambiar la celda de inicio de la tabla dinmica si se quiere ubicar en la misma hoja, o seleccionar la opcin Hoja nueva, para insertar una nueva hoja con la tabla dinmica.

Elementos y campos calculados en tablas dinmicasElemento Calculado: Es una categora adicional de un campo de una tabla dinmica, situado en el rea de filas o columnas que utiliza una frmula que haya creado el usuario. Campos Calculados: Es un campo ubicado en el rea de datos en la tabla dinmica que utiliza una frmula que se haya creado. Los campos calculados pueden ejecutar clculos utilizando el contenido de otros campos de la tabla dinmica.

Para crear un elemento calculado a un campo 1. Si los elementos del campo estn agrupados, en la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar. 2. Hacer clic en el campo donde se desee agregar el elemento calculado. 3. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, seleccionar la opcin Elemento calculado. 4. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el elemento calculado.90

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5. En el cuadro Frmula, escribir la frmula para el elemento, en la cual se pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de clculo iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a los datos de la tabla dinmica (elementos), pero no pueden utilizarse referencias de celda o nombres, posteriormente hacer clic en Agregar. Para crear un campo calculado a un campo 1. Hacer clic sobre un campo en el rea de datos del informe de tabla dinmica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Campo calculado. 3. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el campo. 4. En el cuadro Frmula, escribir la frmula para el campo, en las cuales se pueden utilizar operadores y expresiones como en la hoja de clculo iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a los datos de la tabla dinmica (elementos), pero no pueden utilizarse referencias de celda nombres. 5. Hacer clic en Agregar.

Para modificar un elemento o campo calculado, hacer clic en Frmulas que se encuentra en el grupo Herramientas de la ficha Opciones, a continuacin, hacer clic en Elemento o Campo calculado, en el cuadro nombre seleccionar de la lista el nombre del campo a modificar y luego en el campo Frmula cambiar la frmula. Si se tienen varios elementos o frmulas calculados, ajustar el orden de clculo haciendo lo siguiente:91

1. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Orden de resolucin. 2. Hacer clic en una frmula y, posteriormente, hacer clic en Subir o en Bajar. Para mostrar una lista de todas las frmulas utilizadas en el informe de tabla dinmica actual. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Crear lista de frmulas. En Opciones de Tabla dinmica el ltimo grupo Mostrar u Ocultar permite activar o desactivar la lista de campos, los botones para expandir o contraer elementos y los rtulos de los campos.

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CAPTULO 6Grficos

Es una herramienta que permite transformar y representar la informacin y mostrarla a manera de informes, patrones, y comparaciones. Los grficos pueden crearse directamente en las hojas de clculo o en hojas nuevas de forma predeterminada con el nombre de grfico y un nmero (grfico1). La informacin de la base de datos y la hoja de grficos van directamente vinculadas Pasos para crear un grfico 1. Seleccionar el rango de celdas correspondiente a artculos (d1:d5) de la base de datos referenciada en la pgina 40. 2. Con la tecla sin soltar, seleccionar el rango de celdas correspondiente a cantidad (f2:f5) de la misma base de datos. 3. En la ficha datos, en el grupo de grficos, hacer clic sobre el botn columna. 4. Seleccionar la opcin todos los tipos de grfico. 5. Seleccionar de la categora columnas el primero de la lista. 6. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Administrar plantillas: plantillas.

Elimina, mueve o cambia de nombre sus

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Establecer como predeterminado: Establece un tipo de grfico default para utilizarlo al crear nuevos grficos.

Tipos de grficos

Ilustra comparaciones entre elementos y muestra los cambios que han sufrido los datos.

Muestra las tendencias a lo largo del tiempo a intervalos.

Muestra el tamao proporcional de los elementos que conforma una serie de datos.

Ilustra comparaciones entre elementos individuales.

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Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

Partes de un grficoUn grfico est compuesto de diferentes partes entre los cuales estn:

Ttulo del grfico: Texto descriptivo que se alinea en la parte central del grfico, se delimita para la mayora de tipos de grficos.

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Relleno: Intercambiar el interior de una forma. Color de borde: Aplicar formatos a las aristas del ttulo. Estilos de borde: Aplicar formatos a los diferentes mrgenes. Sombra: Efectos translucidos sobre los textos. Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior de imgenes, textos editando profundidad, contorno y superficies. Alineacin: Puede ser de tipo vertical y horizontal. Leyenda: Smbolos que muestran las tramas y colores asignados a la serie de datos. Se puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del grfico, con colores, fuentes, estilos y efectos.

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Fuente: Aplica a los textos, estilos, fuente de texto, tamao y color. Espacio entre caracteres: Delimita el espacio entre letras por palabras y frases. Formato de ejes Lnea que rodea el rea de trazado, utiliza un marco como referencia para delimitar planos y representacin de elementos, predetermina, formatos de nmero, denotacin mxima y mnima de valores.

Serie de datos: Puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico, que tienen relacin con la informacin a graficar. Permite colocar fondos, colores de lnea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.

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rea de grfico: rea que delimita la representacin, se ubica en l ttulo del grfico, la leyenda, objetos de grfico, se puede reubicar el grfico como objeto de una hoja o en hojas nuevas.

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Estilos de grfico: Teniendo presente los tipos de grficos, se puede cambiar de una forma gil el estilo de un grfico, colores de barras entre otros.

Formatos: En la ficha presentacin, cada grupo permite dar formato adicional a cada una de las partes del grfico, ejes, ttulo del grfico, etiquetas, fondos, anlisis.

La ficha de formato con 3 grupos permite aplicar estilos de forma, estilos de wordart, y manejo y edicin de textos.

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Generar un grfico dinmicoLos grficos dinmicos se pueden basar sobre tablas dinmicas para observar los informes de una manera diferente, ms clara y concisa. 1. Ubicarse en la base de datos. 2. En la ficha insertar, en el grupo tablas, seleccionar de la flecha desplegable tabla dinmica, grfico dinmico. 3. Aparecer una ventana en la cual se puede seleccionar el origen de lo que se desea representar o bien de una base de datos externa, seleccionar el botn de opcin.

Seleccionar una tabla o rango y el botn de opcin nueva hoja de clculo y hacer clic sobre el botn Aceptar.

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4. Arrastrar el campo cantidad al rea de valores. 5. Arrastrar el campo artculos al rea de campos de ejes x.

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CAPTULO 7Ilustraciones

El grupo ilustraciones permite insertar imgenes desde archivo, imgenes prediseada, smartArt, el cual incluye listas grficas y diagramas de procesos as como diagramas de Venn y organigramas. 1. Insertar una nueva hoja de clculo. 2. Hacer clic en la ficha insertar, en el grupo ilustraciones, en el botn galera de smartArt. 3. Seleccionar jerarqua. 4. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Lista: Utilizado para mostrar bloques secuenciales y no secuenciales de la informacin. Proceso: Utilizado para mostrar un progreso o escala de tiempo de pasos de una tarea. Ciclos: Utilizado para representar una secuencia continua de fases, tareas o eventos de manera circular o cclica. Relacin: Utilizado para comparar o mostrar 2 elementos, ideas. Matriz: Utilizado para mostrar las relaciones de los componentes de un todo en cuadrantes.

Adems de las diferentes formas de smartArt, cada una de stas permite editarse a travs de la ficha diseo, que permite crear nuevos objetos, cambiar de diseo, estilos de smart art, y restablecer los objetos. Cambiar el diseo de un grfico smartArt. 1. Hacer clic sobre el grfico smartArt. 2. En la ficha de diseo en el grupo cambiar diseo.

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HipervnculosUn hipervnculo crea un acceso rpido a un archivo, a una pgina web, o a un e_mail. El archivo al que se hace referencia puede estar almacenado en su PC, en un servidor de red, Intranet o Internet mientras que un marcador puede ser una hoja o un nombre creado en un libro. Este hipervnculo puede ser creado en una celda con texto o sobre una imagen; cuando se hace clic se abre el archivo en la posicin especificada. Si el salto especificado en ubicacin_del_vnculo no existe o no est permitido desplazarse por l, aparecer un error cuando se haga clic en la celda. 1. Ubicarse sobre una celda. 2. Hacer clic sobre la ficha insertar del grupo vnculos, botn hipervnculos. 3. Seleccionar el archivo por el cual se desea vincular. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. Hacer clic sobre la palabra que se insert en hipervnculo.105

Direccin: Permite vincular texto o imgenes a pginas web o a otros archivos. Marcador: Si el vnculo es con el mismo archivo, Marcador permite seleccionar la hoja o el nombre. Direccin de correo electrnico: Permite enviar correos electrnicos a partir de una imagen, objeto o palabra ubicada en una celda.

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Modificar y eliminar hipervnculosA hipervnculos ya creados se les puede modificar la direccin de destino, cambiar el texto o el formato del texto. Modificar hipervnculos 1. Seleccionar el objeto o la celda que contiene el hipervnculo a modificar. 2. Dar clic en el botn hipervnculo que se encuentra en la ficha insertar del grupo Vnculos. Se activa una ventana Modificar hipervnculo.

3. En la ventana Modificar hipervnculo en el cuadro de texto Direccin buscar la nueva direccin o en el cuadro Texto modificar el texto que se quiere mostrar como hipervnculo.107

4. Dar clic en Aceptar. Eliminar hipervnculos 1. Seleccionar el objeto o la celda que contiene el hipervnculo a modificar. 2. Dar clic en el botn hipervnculo que se encuentra en la ficha insertar del grupo Vnculos. Se activa una ventana Modificar hipervnculo.

3. Dar clic al botn hipervnculo.

Quitar

vnculo

de

la

ventana

Modificar

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CAPTULO 8Consolidar

Esta opcin combina valores de varios rangos de celda y las combina en un nuevo rango, puede resumir y registrar resultados de hojas de clculo; se encuentra en el grupo datos. Se pueden consolidar datos de las siguientes formas: Utilizando por posicin, por categoras y frmula. En este captulo se presentar el mtodo por posicin, es decir, cuando los datos de todas las reas de origen se organizan en idntico orden y localizacin; por ejemplo, para combinar los datos de una serie de hojas de clculo creadas desde la misma plantilla. Si se tienen rangos numricos en una o ms hojas de clculo, se puede obtener un total de stos. Por ejemplo, si se tienen las ventas de tres aos consecutivos clasificadas por trimestres segn artculos, es posible realizar operaciones acumuladas como suma, promedio etc.; y as poder analizar sobre un total acumulado o promediar utilizando consolidacin. Copiar el siguiente escenario en Excel a partir de la celda A1

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Para consolidar por aos se debe realizar lo siguiente: 1. Insertar una nueva hoja de clculo, asignarle como nombre a la hoja de clculo consolidado. 2. Hacer clic sobre la ficha de datos, en el grupo herramientas de datos, consolidar.

3. En el cuadro de texto de referencia existe un cuadro que permite seleccionar celdas o rangos seleccionar de la hoja ao 2005 el rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botn Agregar.

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4. En el cuadro de texto de referencia seleccionar de la hoja ao 2006 el rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botn Agregar. 5. En el cuadro de texto de referencia seleccionar de la hoja ao 2007 el rango de celdas de la tabla y hacer clic sobre el botn Agregar. 6. Seleccionar los cuadros de chequeo fila superior y columna izquierda. (Estos se deben seleccionar si las referencias fueron agregadas incluyendo los ttulos de filas y columnas, para el ejemplo si se incluyeron los artculos (columna izquierda) y los meses (fila superior)). 7. Seleccionar el cuadro de chequeo crear vnculos con los datos de origen.

Se pueden utilizar las funciones: suma, promedio, max, min, contar nmeros, desvestp, desvest, var varp.

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Permite mostrar el detalle de un grupo de celdas. Permite ocultar el detalle de un grupo de celdas. Si la hoja de clculo se encuentra en otro libro, hacer clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuacin, hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Examinar.

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CAPTULO 9Grupo herramientas de datos Buscar objetivo

Buscar objetivo, permite cambiar el valor de una celda donde exista frmula, indicando el valor exacto que el usuario quiere obtener; para ello Excel modifica el valor de otra celda que dependa de la frmula, se aplica a perfiles financieros, comerciales, estadsticos entre otros. El objetivo es incrementar las ventas de artculos de la hoja enero. Si se quiere obtener una venta de $ 5.850.000 cuntas memorias deben venderse? Solucin: 1. Ubicarse en la celda H2 2. Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos, en la flecha desplegable de anlisis y si, seleccionar buscar objetivo.

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En el cuadro de texto definir la celda escribir h2. En el cuadro de texto con el valor escribir 5850000. En el cuadro de texto para cambiar la celda escribir f2. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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EscenariosLos escenarios es una herramienta que cambia un conjunto de celdas para ver cmo afecta el resultado de las frmulas. Se pueden guardar para reemplazar de forma temporal los valores y evaluar los diferentes resultados. Ejemplo: El objetivo es presupuestar los totales de los artculos y manejar varios presupuestos definiendo valores diferentes para ellos y guardndolos para mostrar en cualquier momento los diferentes resultados. Calcular a manera de presupuesto: Empresa digital Services memorias DDR 1024 memoria usb 1 GB impresoras lexmark 210 140.000 80.000 190.000 Empresa: orions bag memorias DDR 1024 memoria usb 1 GB impresoras lexmark 210 150.000 100.000 210.000

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Seleccionar las celdas que corresponden a valor G2:G4 (suponiendo que los precios de los artculos estn en dichas celdas) 1. Hacer clic en la ficha datos, grupo herramientas de datos, en la flecha desplegable de anlisis y si, seleccionar administrador de escenarios. 2. Hacer clic en el botn Agregar.

3. En el cuadro de texto nombre del escenario colocar el primer nombre de la empresa digital Services. 4. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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5. Aparecern 3 cuadros de texto, colocar sobre cada cuadro de texto la informacin correspondiente a la compaa digital Services. 6. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

7. 8. 9.

Repetir los pasos 2 al 5 y hacerlo con la empresa orions bag Hacer clic sobre el botn Aceptar. Hacer clic sobre el escenario digital Services y hacer clic sobre el botn mostrar. 10. Observar la hoja de clculo y sus cambios.

Agregar: Permite agregar nuevos escenarios a la hoja de clculo. Eliminar: Borra el escenario seleccionado sin opcin de recuperar. Modificar: Permite realizar cambios a los escenarios creados. Combinar: Permite traer escenarios de otras hojas y compararlos.

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Resumen: Permite el mostrar cada uno de los escenarios a manera de informacin en una nueva hoja de clculo como informe de una tabla dinmica.

Solver

Es una herramienta que permite en una celda con frmula buscar un valor ptimo segn un grupo de celdas relacionadas con la frmula, de esta forma se halla la mejor solucin a un problema mediante restricciones. Solver entonces ajusta las celdas cambiantes para dar el resultado especificado en el valor objetivo, teniendo en cuenta todas sus restricciones. As, Solver, permite hallar la mejor solucin a un problema teniendo en cuenta condiciones y restableciendo valores. El complemento Solver, es un programa que est disponible cuando instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para ser utilizado en Excel primero se debe cargar. Para ello, seguir los siguientes pasos: Habilitar solver 1. Hacer clic sobre el botn de Microsoft office botn opciones de Excel.118

y luego clic en el

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2. Hacer clic en Complementos, en el cuadro Administrar, seleccionar Complementos de Excel. 3. Hacer clic en Ir. 4. En el cuadro Complementos disponibles, activar la casilla de verificacin Complemento Solver, a continuacin, hacer clic en Aceptar. 5. Hacer clic sobre la ficha datos, botn anlisis, solver.

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Celda Objetivo: Especificar una celda con frmula a la que se desee calcular el mnimo valor, el mximo valor o un valor especfico. Valores de: Activar el botn de opcin de acuerdo al objetivo, si se desea calcular un valor especfico, digitarlo en el cuadro de texto.

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Cambiando las Celdas: Especificar las celdas que Microsoft Excel debe calcular para lograr el valor objetivo. Estas celdas deben estar relacionadas directa o indirectamente en la frmula de la celda objetivo, y deben ser celdas sin frmulas. Sujetas a las Siguientes restricciones: Muestra el listado de las restricciones agregadas. Para agregarlas, dar clic en el botn Agregar y especificar la restriccin; si se desea cambiar una condicin, se debe seleccionar y dar clic en el botn cambiar, y de la misma manera, seleccionar una restriccin y dar clic en el botn eliminar, si se desea quitar una restriccin. Agregar: En Referencia de la celda, definir la celda a la que se va a aplicar la restriccin, a continuacin definir el operador de comparacin, = y especificar la restriccin en el cuadro, ya sea una celda o un valor.

Utilizar Solucin de Solver: Al dar clic en Aceptar con ese botn de opcin activo, Solver modificar los valores en la hoja de clculo sin poder deshacerse. Restaurar valores originales: Solver deja los valores iniciales en la hoja de clculo. Guardar escenario: Los nuevos valores sugeridos por solver sern guardados como escenario, de manera que puedan ser analizados mas adelante.

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Ejemplo: La compaa desea para el prximo semestre cumplir una meta comercial, 600.000.000 millones, cuntos artculos se deben vender de cada uno para cumplir esa meta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ubicarse en la celda h19. Realice una suma del campo total =SUMA(H2:H17). Hacer clic sobre la ficha datos grupo anlisis, solver. Seleccionar el botn de opcin valores de la celda objetivo y escribir a 600000000. Hacer clic sobre el botn estimar. Hacer clic sobre el botn resolver. Hacer clic Sobre el botn de opcin utilizar solucin de solver. Hacer clic sobre la palabra respuestas. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Informes de solverExisten tres tipos de informe, informe de respuesta, sensibilidad y lmite. Para el informe de respuesta, solver crea una nueva hoja mostrando los valores originales y los valores con la solucin tanto para celdas cambiantes como para la celda objetivo. En el informe de Sensibilidad solver muestra los nuevos valores de las celdas cambiantes. Informe de lmites muestra al usuario los valores nuevos de la celda cambiante y de la celda objetivo, y adems, muestra el valor del lmite inferior y lmite superior de cada celda cambiante y cul sera en tal caso, el valor objetivo.

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CAPTULO 10Macros

En todo proceso de manejo de informacin en Excel, es muy comn repetir acciones y comandos en forma continua. Igualmente, es fundamental, facilitar que otros usuarios utilicen los modelos desarrollados y las soluciones ya creadas de una manera sencilla y sin necesidad de conocer a fondo el manejo de la hoja de clculo. Microsoft, tiene una herramienta de programacin muy poderosa llamada Visual Basic, la cual viene en todas las herramientas de productividad de esta casa de software y a la cual se tiene acceso a travs de las diferentes herramientas de Office. Sin embargo, como el problema de manejo de la informacin no debe estar limitado a los expertos de sistemas, Excel facilita la creacin de pequeos programas que automatizan los modelos desarrollados y que facilitan la interaccin de otros usuarios con estos desarrollos. Toda macro tiene unos pasos bsicos: Se crea, se graba, se detiene, se ejecuta.

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Nombre de la macro El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre de macro que tambin es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es vlido. Teclas de mtodo abreviado Se puede utilizar cualquier letra, sea en maysculas o en minsculas apoyado sobre la tecla CTRL Guardar macro en: Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccionar Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si no existe todava, guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en una carpeta diferente a la de Windows Vista para que se pueda cargar automticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si se desea que se ejecute automticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, tambin debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel. En el momento de dar aceptar, aparece un botn que indica que las acciones que se ejecuten a partir de ese momento, quedarn grabadas dentro de la macro que se indic anteriormente. Una vez se haya terminado las acciones a realizar, se debe oprimir el botn de parar. El otro botn sirve, para indicarle a Excel, que en la accin o comando que se va a ejecutar, el manejo de las celdas debe ser relativo o absoluto, segn se necesite. En un ejemplo ms adelante, se utilizar este concepto y se ver la importancia de l en la creacin de las macros. Pasos para crear una macro 1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos. 2. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de macros y seleccionar grabar una macro.

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3. En el cuadro de texto de nombre de la macro: escribir suma_macro 4. Verificar que el cuadro de lista desplegable guardar macro en est seleccionado este libro. 5. Oprimir la tecla 6. En la celda h19 escriba =suma(h2:h18) 7. Oprimir la tecla 8. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de macros y seleccionar Detener grabacin.

Pasos para ver macros 1. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de macros y seleccionar ver Macros.

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Ver el cdigo macro Hacer clic sobre el botn paso a paso. Sub macro_suma() ' ' macro_suma Macro Range("H19").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(total)" Range("H20").Select End Sub Si se desea cerrar el editor de visual Basic, hacer clic en cerrar, si aparece un mensaje de este comando detendr el depurador habilitar Aceptar (si no aparece este mensaje, simplemente la ventana se ha cerrado). Pasos para eliminar una macro En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de macros y seleccionar ver Macros.

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Seleccionar la macro que se cre y hacer clic sobre el botn Eliminar.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Especificaciones y lmites de las hojas de clculo y de los librosPara Excel 2007 existen varias caractersticas de Hoja de Clculo y existen algunas limitaciones:

Caracterstica Libros abiertos Ancho de columna Saltos de pgina Nmero total de letras que puede contener una celda Caracteres en un encabezado o un pie de pgina Formatos de nmero en un libro Nombres en un libro Ventanas en un libro Paneles en una ventana Hojas vinculadas

Lmite mximo En funcin de la memoria disponible y los recursos del sistema 255 caracteres 1.026 horizontal y vertical 32.767 caracteres 255 Entre 200 y 250, segn el idioma de la versin de Excel instalada En funcin de la memoria disponible En funcin de la memoria disponible 4 En funcin de la memoria disponible 129

Caracterstica Escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de clculo.) Celdas cambiantes en un escenario Celdas ajustables en Solver Funciones personalizadas Escala de zoom Criterios de ordenacin Niveles de deshacer Campos en un formulario Parmetros del libro Listas desplegables de filtros

Lmite mximo En funcin de la memoria disponible, un informe de resumen slo muestra los primeros 251 escenarios 32 200 En funcin de la memoria disponible del 10 % al 400 % 64 combinados en una nica operacin; ilimitado en operaciones de ordenacin secuenciales 100 32 255 parmetros por libro 10.000

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