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Excel Avanzado 2007: Herramientas Practicas Manual de Usuario 

Karen Olivo 01/03/2010  

Contenido  Gráficos en Excel ........................................................................................................................... 3  Insertando gráficos en Excel 2007 ................................................................................................ 3  Creando un Grafico a partir de los datos presentes en una hoja de cálculo ................................ 3  Creando Gráficos con Datos de una Hoja de Cálculo Diferente .................................................... 4  Edición de Gráficos ........................................................................................................................ 4  Cambio de Locación de un Grafico ................................................................................................ 5  Cambio de Tipo de Grafico ............................................................................................................ 5  Cambio en la fuente de datos de un grafico ................................................................................. 5  Añadir un Eje Secundario .............................................................................................................. 5  Opciones de Análisis de Gráficos .................................................................................................. 7  Formato de Gráficos ...................................................................................................................... 7  Selección de un estilo de línea para Grafico ................................................................................. 7  Salvar un grafico como una imagen prediseñada de Windows .................................................... 7 Rellenando un grafico con imágenes prediseñadas o externas .................................................... 8 Grabación de Macros en Excel ...................................................................................................... 9 

   

Gráficos en Excel Las opciones graficas en Excel 2007 son otra de las mejoras sustantivas que ha sufrido el programa , de tal forma que permite insertar una variedad de gráficos dentro de una hoja de datos que, incluye adicionalmente, fotos, clip art wordart y fondos de diversos tipos. Insertar gráficos en esta versión del programa es más sencillo aun que en versiones anteriores, y de una forma especial también permite hacer las modificaciones en un entorno más amigable que antes.

Insertando gráficos en Excel 2007 Los gráficos se hallan incluidos en las hojas de cálculo por una diversidad de razones que muchos usuarios comprenden como imprescindibles. Las opciones de agregación de fotografías y diseños provienen de las necesidades de insertar logos e imágenes corporativas en los documentos.

Creando  un  Grafico  a  partir  de  los  datos  presentes  en  una  hoja  de cálculo Una vez usted ha introducido los datos en la hoja de cálculo, desea mostrar estos resultados de una manera interactiva. Para realizar el grafico desarrollamos el siguiente procedimiento, de tal forma que se cree de una forma sencilla.

1. Seleccione las Celdas en su hoja de datos que contienen las informaciones que desea graficar.

2. Seleccione la pestaña insertar, y en la función de gráficos seleccione el tipo de grafico que desea ingresar. Una galería de imágenes con los diversos tipos de gráficos se desplegara. Adicionalmente puede agregar el botón insertar grafico a la barra de acceso rápido de Excel. La imagen de la ventana de gráficos posee la apariencia siguiente:

3. Cuando haya seleccionado el subtipo de grafico, se creara el grafico, como un objeto dentro de la misma hoja de trabajo seleccionada, y las opciones de grafico se activaran como un menú adicional en las pestañas del menú principal. Excel le colocara un nombre por default al grafico que puede ser modificado, en el menú de propiedades de grafico.

Creando Gráficos con Datos de una Hoja de Cálculo Diferente Es posible desplegar un grafico en una hoja de cálculos utilizando información de otra hoja de cálculo diferente. La fuente de los datos inclusive puede venir de un libro de datos separado. Para crear un grafico con estas características seguimos el procedimiento siguiente:

1. Clickee en una celda en blanco de la hoja de cálculo en la que desea que aparezca el grafico.

2. Seleccione la pestaña insertar del menú principal y seleccione el tipo de grafico que desea generar dentro del grupo de gráficos.

3. Seleccione la pestaña de diseño dentro de las opciones de gráficos y clickee seleccionar datos. El cuadro de dialogo de la fuente de los datos del cuadro de dialogo se abrirá, como la figura siguiente:

4. Seleccione el rango de datos que desea utilizar en el grafico. 5. Clickee OK y cierre la ventana de selección de datos.

Edición de Gráficos  La edición de gráficos en Excel comprende una serie de actividades y comandos que podemos realizar tanto de forma manual como automática en los gráficos generados. En lo siguiente detallamos las opciones de edición mas relevantes para el usuario.

Cambio de Locación de un Grafico Para cambiar la localización del grafico siga las siguientes instrucciones:

1. Seleccione el grafico que desea mover mediante un click. 2. Seleccione la opción de diseño en la pestaña de opciones de grafico del

menú principal y clickee en mover grafico. El cuadro de dialogo de movilización de grafico se abrirá.

3. Para mover el grafico a una nueva hoja de trabajo, seleccione la opción nueva hoja y colóquele un nombre a la misma.

4. Clickee OK para mover el grafico

Cambio de Tipo de Grafico Para cambiar el tipo de grafico utilizamos las siguientes opciones.

1. Para cambiar el tipo de grafico, clickee en el area del grafico para seleccionarlo y desplegar las opciones de grafico.

2. Seleccione la pestaña de diseño dentro de las opciones de grafico y clickee en cambiar tipo de grafico, el cuadro de dialogo se abrirá y mostrara las opciones de gráficos para seleccionar.

3. Seleccione el nuevo tipo de grafico. 4. Seleccione OK cuando finalice la selección.

Cambio en la fuente de datos de un grafico Es posible ajustar la fuente de los datos de un grafico finalizado sin tener que reiniciar el proceso de creación del grafico mismo, para realizarlo desarrolle lo siguiente:

1. Clickee dentro del grafico para desplegar el menú de opciones del grafico, y seleccione la pestaña de diseño.

2. En grupo de datos, clickee seleccionar datos, para abrir el cuadro de dialogo de selección de datos.

3. Entre el nuevo rango de datos, que desea que sea utilizado en el grafico. 4. Seleccione OK

Añadir un Eje Secundario Si su set de datos contiene data mezclada o varios rangos de información, usted puede añadir un eje secundario en vertical y colocar otra serie de los datos en ese eje. Esto permite que la información presentada en el eje primario sea menor y se vea de una manera más clara la información disponible en la tabla de datos que alimenta el grafico. Para colocar un eje secundario siga los siguientes pasos.

1. Clickee en la serie de datos, o seleccione el grafico y seleccione la opción de serie de datos en las opciones de gráficos.

2. En la tabla de formato, en la selección de grupo, selección de formato para abrir el cuadro de dialogo de series de datos. Note que el cuadro

de dialogo de series de datos será diferente según sea el tipo de grafico, lucirá como el siguiente:

3. Asegúrese de seleccionar la opción de series de datos, y en las opciones del plot de datos clickee en eje secundario .Puede utilizar las opciones de formato para colocar color y características especiales al eje secundario.

4. Clickee cerrar para cerrar el cuadro de dialogo de formato de series de datos. La serie de datos seleccionada se mostrara ahora en el eje secundario. Si el grafico inicial es un grafico de barras se mostrara como el siguiente, donde las ventas están colocadas en el eje secundario.

Opciones de Análisis de Gráficos Existe dentro de Excel un amplio rango de opciones para analizar los gráficos construidos en el programa, llamados líneas de tendencia. Estas opciones están construidas específicamente para enfatizar los pronósticos que se pretenden modelizar a través de los gráficos presentados. Usted puede incorporar estas herramientas a los gráficos que elabore a través de la pestaña de diseño de las opciones de grafico. Las opciones están comprendidas en la ventana siguiente:

Formato de Gráficos Excel 2007 ha simplificado inmensamente el mecanismo de formato de apariencia de los gráficos que desarrolla con la introducción de opciones predeterminadas de gráficos y estilos de formato que simplifican ampliamente estas operaciones. En lo siguiente, una serie de opciones para mejorar la apariencia de los gráficos en Excel.

Selección de un estilo de línea para Grafico Cada tipo de grafico en Excel tiene asignado por defecto un estilo de línea y de formato de apariencia que puede modificarse en un solo click en Excel 2007 a través de la pestaña de diseño dentro del menú de opciones de gráficos, que posee la apariencia siguiente:

 

 

 

 

Salvar un grafico como una imagen prediseñada de Windows Para guardar un grafico como un tipo de grafico prediseñado de Excel , seleccióne el grafico clickeando sobre el , seleccione la pestaña de diseño dentro de las opciones de graficos , y en el tipo de grafico clickee salvar como template o plantilla para abrir el cuadro de dialogo de salvar grafico. Asegurese de que el folder de plantillas esta seleccionado en el cuadro de salvar , escriba

un nombre para su plantilla de grafico y seleccione salvar. La apariencia del cuadro de diálogo es la siguiente:

Rellenando un grafico con imágenes prediseñadas o externas Usted puede utilizar una imagen para rellenar el area de un grafico y con esta construir columnas o barras en el mismo. Para rellenar un grafico con una imagen guardada en el escritorio de su maquina desarrolle lo siguiente:

1. Seleccione un click derecho en el area del grafico, o en la serie de datos del grafico, o en la barra o columna que desea rellenar utilizando una imagen y seleccione formatear el area del grafico.

2. En el area de formateo de grafico, seleccione rellenar y elija la opcion “imagen o textura para rellenar”.

3. Haga uno de los siguientes pasos: • Clickee el boton de archivo para abrir la opcion de insertar imagen,

elija la imagen que desea y clickee insertar. • Clickee en el boton de copiar para utilizar la imagen que ha insertado • Seleccione el boton clipart para utilizar una imagen guardada como

clipart. 4. Seleccione una de las opciones anteriores antes de seleccionar cerrar.

Un grafico rellenado con una imagen de casas se veria como la siguiente figura:

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Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias reativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este

botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos

sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro. Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.