Módulo 2

Curso

Control de listas y herramientas de uso en bases de datos

Excel Intermedio

Lección 2

Textos en columnas y subtotal

Primero divide el contenido de una celda en varias columnas. Por ejemplo, si necesitas dividir la columna APELLIDOS Y NOMBRE en dos columnas, la primera debe ir con encabezado APELLIDOS y la segunda con encabezado NOMBRE.

La encontramos en la pestaña Datos >> Herramientas de Datos >> Texto en columnas

Para finalizar este módulo, aprenderemos sobre los textos en columnas y cómo quitar duplicados.

Texto en columnas

Al cliquear se nos abre el asistente para convertir texto en columnas y nos da dos opciones: Delimitado o De ancho fijo.

Si los elementos del archivo de texto están separados por: tabulaciones, signos de dos puntos, puntos y comas, espacios u otros caracteres, seleccione Delimitados. Si todos los elementos de cada columna tienen la misma longitud, seleccione ancho fijo.

Si escogemos delimitado…

Paso 1

Tendremos que identificar qué tipo de carácter está delimitando los datos. El asistente nos ofrece las cuatro opciones más comunes (tabs, punto y coma, coma y espacio) y nos da la opción otros, donde podemos definir el carácter que queramos.

Además, nos pregunta si los separadores consecutivos debemos considerarlos como uno solo, se recomienda no marcar esta opción a menos que sepamos que están erróneos, porque cuando se utiliza esta función para separar bases de datos de texto, se ponen separadores consecutivos para poder demarcar las columnas en blanco y marcar esta casilla podría desconfigurar la tabla.

Respecto al calificador de texto, se utiliza para saber qué simbología define texto, el más común son las comillas que vienen marcadas por defecto, modificar sólo si corresponde.

Paso 2

Nos pide definir el formato de las columnas. Lo más recomendable es utilizar general, que es la opción que viene por defecto, ya que Excel les da el formato que identifica según corresponda. Texto aplica cuando todos los datos son de texto o cuando necesitamos que un número quede en formato texto y no numérico. En Fecha debemos definir el orden del formato, en Chile se utiliza día/mes/año (DMA), pero nos da todas las opciones.

No importar columna (saltar) lo utilizas si te arrepentiste y quieres salir, lo seleccionas y pones finalizar o también puedes salir directamente con la X de la esquina superior.

Luego, debemos definir la celda de destino donde necesitamos o queremos poner las celdas separadas. Y vamos a finalizar.

Si tuviéramos celdas de ancho fijo…

Volvamos al paso 1, en caso de que tuviéramos celdas de ancho fijo seleccionamos esa opción.

Paso 3

En esta parte debemos manualmente definir las separaciones de columnas en la vista previa de datos, donde podemos crear, eliminar o mover saltos de línea simplemente cliqueando en esa zona. Una vez definidos las columnas, vamos a siguiente.

Paso 2

Este paso es igual en ambas opciones. Es importante destacar que manualmente puedes ir seleccionando las columnas e ir cliqueando en qué formato quieres clasificarlas en caso de que las distintas columnas tengan tipos diferentes.

Existe el comando de esquema de subtotal, que te permitirá crear grupos automáticamente y usar funciones como Suma o Porcentaje para resumir datos en una hoja de cálculo.

Lo encontramos en pestaña Datos >> Esquema >> Subtotal

Para utilizarlo es importante previamente ordenar los datos que necesitamos calcular en los subtotales, sino nos calculará los subtotales de cada fila y no cumplirá la función de agrupar datos. Una vez ordenada la información, seleccionamos el rango y luego cliqueamos el comando Subtotal.

Paso 3

Subtotal

Lo primero es seleccionar en Para cada cambio en la columna por la que necesitas clasificar la información. En el ejemplo, la columna seleccionada es Precio. Luego, en Usar función debes definir que formula quieres calcular: suma, promedio, recuento, mínimo, máximo, etc. Finalmente, en Agregar subtotal a debes definir sobre qué columna quieres calcular en el caso ejemplo, será sobre el precio.

Los ítems de abajo es sobre que visualización quieres darles a los datos y luego cliqueas en Aceptar.

*Si quieres sacar los subtotales existentes, debes presionar Quitar todos y eliminar todos los subtotales calculados previamente.

Respecto a la fórmula Subtotales, ésta es ideal para calcular en una celda definida los subtotales de un rango filtrado.

En la fórmula indicamos el argumento con un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qué función debe usarse para calcular los subtotales dentro del rango. Éste es el argumento para cada fórmula.

La fórmula se escribe en la celda seleccionada, si no está filtrado el rango a calcular, simplemente genera el cálculo sin considerar un subtotal.

=SUBTOTALES (Función;Rango).

Subtotales

Promedio 1 101

Contar 2 102

Contara 3 103

Max 4 104

Min 5 105

Producto 6 106

Desvest 7 107

Desvestp 8 108

Suma 9 109

Var 10 110

Varp 11 111

Función Ocultos incluidos Ocultos no incluidos