Eliminar filas duplicadas Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de informacin o recopilamos datos desde varios orgenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idnticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayora de las veces no nos interesar tener duplicados, porque no aportan informacin adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadsticas basadas en los datos.

Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el clculo se vera comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

Para eliminar filas duplicadas:

Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cul nos referimos. Visualizars un marco alrededor de todos los registros que se vern afectados por la comprobacin. En la pestaa Datos pulsamos Quitar duplicados

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botn.Practica1. En un libro nuevo, introduce datos de forma que queden como en la siguiente imagen:

2. Haz clic en la celda C11 y pulsa el botn Quitar duplicados de la pestaa Datos. Observars que se muestra un mensaje de error, indicando que selecciones una celda del rango.3. Ahora, haz clic en la celda C8, y vuelve a pulsar el botn. Se abrir la ventana de Quitar duplicados y se seleccionarn las celdas desde A1 hasta B9 automticamente.4. En la ventana, marca la casilla Mis datos tienen encabezados, para sealar que la fila 1 no contiene datos como tal. Observars que la seleccin se modifica y ahora comprende las celdas de la A2 a la B9 y que, donde se muestran las columnas que debern coincidir para que se considere un duplicado, ha cambiado Columna A y Columna B por Nombre y Apellidos.5. Pulsa Aceptar.6. Ahora los registros ocupan hasta la fila 8, ya que Bartolom Castellano se encontraba dos veces. Y un mensaje nos avisar de los resultados. Cirralo pulsando Aceptar.

Validacin de datos

La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validacin a una celda. Seleccionamos la celda que queremos validar. Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. Desde ah podremos escoger remarcar los errores con crculos o borrar estos crculos de validacin. Pero nos vamos a centrar en la opcin Validacin de datos....

Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo, si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa celda: si el usuario intenta escribir un nmero decimal, aparecer un mensaje de error.

Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8.

Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.

En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos que se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Practica

1. Abre un nuevo libro de trabajo.2. Selecciona la celda A2.3. Accede a la pestaa Datos.4. Haz clic en el botn Validacin de datos.5. En la pestaa Configuracin escoge Nmero entero en Permitir.6. En Datos selecciona entre.7. En Mnimo escribe 5.8. En Mximo escribe 500.9. En la pestaa Mensaje de entrada escribe en Ttulo: esta celda solo admite.10. En Mensaje de entrada escribe nmeros enteros entre 5 y 500.11. En la pestaa Mensaje de error escoge en Estilo: el tipo Advertencia.12. En el Ttulo escribe Se ha producido un error13. En Mensaje de error escribe Debe escribir una cifra sin decimales que se encuentre entre los valores 5 y 500.14. Pulsa sobre Aceptar.Vamos a comprobar el funcionamiento.15. Sitate en la celda A2. Fjate como aparece, en forma de etiqueta, el mensaje entrante que has definido. El ttulo aparece en negrita y debajo aparece el mensaje.Si el mensaje te molesta puedes arrastrarlo con el ratn a otra posicin.16. Escribe 3 y pulsa Intro para aceptar el valor.Se debe abrir el mensaje de aviso. Fjate en el icono de advertencia, en el ttulo de la ventana y en el mensaje.17. Pulsa sobre No para volver a la celda e introducir un valor correcto.18. Escribe ahora 300 y pulsa Intro.Al salir de la celda ya no sale el mensaje de error, el nmero introducido es correcto.Vamos a eliminar la validacin19. Sitate sobre la celda A2.20. Haz clic en el botn Validacin de datos.21. Pulsa sobre Borrar todos.22. Pulsa sobre Aceptar.23. Cierra el libro sin guardar cambios.

Ordenar datos Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua.

Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la pestaa Datos, usar los botones botones ordenar botones ordenar de la seccin Ordenar y filtrar, para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin, aunque en este caso esta opcin es menos rpida. Esto ordenar todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecer una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la seleccin, ordenar toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la seleccin actual, se ordenar slo la columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos cmo se aplican los cambios.

Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.

El botn Ordenar est ms enfocado a ordenar por ms de un criterio de ordenacin. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo siguiente donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los nombres de columna (columna A, columna B, ...). Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono. Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones... que sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin donde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

Practica1. Abre el archivo que creaste para eliminar datos repetidos. Puedes hacer doble clic sobre l o bien buscarlo en el listado Reciente de Excel.2. hora, vamos a ordenarlo. Haz clic en la celda C11 y pulsa el botn Ordenar de la pestaa Datos. Observars que se muestra un mensaje de error, indicando que selecciones una celda del rango.3. Ahora, haz clic en la celda C8, y vuelve a pulsar el botn. Se abrir la ventana de Ordenar y se seleccionarn las celdas desde A1 hasta B8 automticamente.4. En la ventana, marca la casilla Mis datos tienen encabezados. Observars que la seleccin se modifica y ahora comprende las celdas de la A2 a la B8.5. Pulsa en el desplegable Ordenar por y elige Apellidos. Los dems valores los dejaremos como estn, ordenando por valores y de la A a la Z.6. Pulsa el botn Agregar nivel. Aparecer una nueva fila.7. Pulsa en el desplegable Luego por y elige Nombre.8. Pulsa Aceptar. La lista quedar como en la imagen:

Observa que los apellidos van por orden alfabtico y que, cuando hay dos personas con el mismo apellido (Lpez), ordena alfabticamente por el nombre.9. Guarda los cambios (CTRL+G) y cierra el documento.

Buscar y reemplazar datos Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar un dato concreto en el libro. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de bsqueda. La encontraremos en la pestaa Inicio > Buscar y seleccionar.

Buscar... (teclas CTRL+B) abrir un cuadro de dilogo que te permite introducir el dato que deseas encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contienen el valor introducido. Buscar a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Adems, si tenemos varias celdas seleccionadas, slo buscar en ellas.

Tambin podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localizacin de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados ser un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situar en la celda en cuestin.

El botn Opciones nos permite ampliar la ventana de bsqueda con opciones extra. Podremos elegir dnde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos nicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, slo las celdas con formato de moneda), etc.

En la pestaa Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opcin Reemplazar... del botn Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitucin de los datos, cambiando un valor original por otro. La opcin de reemplazo no se limita nicamente a valores, tambin puede referirse a formatos. Por ejemplo, podramos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

La opcin Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opcin.

Luego encontramos una serie de opciones: Frmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes, Validacin de datos, Seleccionar objetos que nos permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de informacin a la vez. Es decir, seleccionar todas las frmulas del documento, por ejemplo.

Tarea

Necesitars el libro Paises.xlsx que puedes encontrar en la carpeta de Dropbox correspondiente al curso.

Ejercicio 1: Eliminar duplicadosEliminar los pases que se encuentren repetidos en el listado. Ejercicio 2: Buscar y reemplazar1. Localiza en qu celda se encuentran: Espaa, Senegal y Chile.2. Sustituye Birmania; Myanmar por Birmania. Ejercicio 3: OrdenarQueremos deshacernos de la fila 2, ya que est vaca. Pese a que se borraron los duplicados, sigue existiendo una fila nica con el valor vaco.En vez de eliminar la fila, ordena la columna A en orden ascendente para que se site al final.