IntroducciónG

estión Datos

FórnulasFunciones

Gráficos

Base de Datos

Fase I

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Introducción

• Realiza cálculos matemáticos, financieros, estadísticos, lógicos• Presenta gráficamente los datos• Gestiona bases de datos

Excel

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Conceptos BásicosLibro / Workbook / Hoja Electrónica / Worksheet

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atosDesplazarse en Hoja

CálculoMovimiento Acción

A la izquierda de una celda Presione [ ] o [Shift] + [Tab]

A la derecha de la celdaPresione [ ] o [Tab]

Arriba una celdaPresione [ ] o [Shift] + [Enter]

Abajo una celdaPresione [ ] o [Enter]

A la izquierda o derecha de una pantalla

Presione [ Alt ] + [PageUp] o [Alt] + [PageDown]

Ir a la celda A1 [ Ctrl] + [Home]

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atosEl Cursor y sus

vidasForma Acción

Selecciona un celda o un rango de celdas

Celda activa en modo edición

Mueve o arrastra una celda y su contenido

Selecciona una columna o una fila completa

Reajusta el tamaño de una columna o una fila

Copia los valores o la fórmula de una celda. También ejecuta la función de Auto-Relleno

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Tipos de Datos

Valores Constantes

Texto

Números

Fechas

Horas

Fórmulas

Valores constantes

Funciones

Referencias a otras celdas

Operadores

Los textos Excel los alinea a la izquierda Los números Excel los alinea a la derecha Para Excel, las fechas y las horas son números, por tanto los alinea

a la derecha

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Introdución de DatosBarra de Fórmula

Celda activa (A1)

Los datos introducidos en una celda aparecen en la celda activa y en la barra de fórmulas. En ambos lugares podemos

modificarlos.

Texto

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Introdución de Datos

Cuando usamos fórmulas o funciones el resultado aparece en la celda activa (A3) y en la barra de fórmulas aparece la

fórmula o función utilizada

Números

Barra de Fórmula

Celda activa (A3)

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Formato de Datos

A través del menú Formato + Formato de Celdas, en la pestaña Número podemos modificar el formato de una celda, dependiendo el

tipo de datos que hayamos introducido

Número

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Formato de Datos

A través del menú Formato + Formato de Celdas, en la pestaña Alineación presenta todas las opciones de alineación y además nos

permite variar la orientación del contenido de una celda

Alineación

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Representación de una operación aritmética en una hoja de cálculo

Siempre empieza con signo de igual (=), seguido del cálculo

En la celda se presenta el resultado

Fórmulas

=B1+B2

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

La celda que contiene la fórmula se llama celda dependiente, pues su valor depende del valor de otra celda

Cada vez que se cambie el valor de la celda, cambiará también el valor de la celda dependiente

Referencia de Celda

=B10*5

Si ahora B10 es igual a 20 y luego cambio a 50, la celda B10 seguirá siendo la dependiente y por tanto el

resultado será diferente

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia.

Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente.

De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Referencia Relativa

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica.

Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable.

Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.

Para indicar que una celda es referencia absoluta usamos el signo de peso ($) delante de la columna y delante de la fila.

Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas

Referencia Absoluta

=$A$1

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa.

Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc.

Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.

Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1

Referencia Mixta

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Especifican el tipo de operaciones que se realizarán.

Operadores de Cálculo

Símbolo Operador Operación que Realiza Ejemplo

+ SUMA 2+2

- RESTA 10-8

* MULTIPLICA 5*5

/ DIVIDE 100/5

^ EXPONENCIACIÓN 3^2 (es lo mismo que 3*3)

= Comparación IGUAL QUE B1=C4

> Comparación MAYOR QUE B1>C4

< Comparación MENOR QUE B1<C4

>= Comparación MAYOR IGUAL QUE B1>=C4

<= Comparación MENOR IGUAL QUE B1<=C4

<> Comparación DISTINTO

❶ Aritméticos

❷ Lógicos

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Especifican el tipo de operaciones que se realizarán. Existen 4 tipos:

Operadores de Cálculo

❸ Concatenación

❹ De referencia

Símbolo Operador Operación que Realiza Ejemplo

&Concatena dos valores, generando un valor continuo

“Cursos” & “2012” dará el resultado “Cursos 2012”

Símbolo Operador Operación que Realiza Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencieas, éstas incluidas B5:B15

; (punto y coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola SUMA(B5:B15 A7:D7)

(un espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias

En el ejemplo anterior, la celda B7 es común a ambos rangos

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Reglas1. Toda fórmula debe empezar con el signo “=“2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre

paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto)4. Los argumentos deben separarse por “:” (dos puntos)

Creación de Fórmula

=SUMA(A1:C4)

El operador : indica que se sumarán todos los valores incluidos desde la celda A1 hasta la celda A8

La fórmula anterior equivaldría a:=A1+A2+A3+A4+B1+B2+B3+C1+C2+C3+C4

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Fórmulas más ComunesAcción Sintaxis Ejemplo

Sumar =SUMA(rango) =SUMA(A1:B5)

Restar =celda-celda =A1-B5

Multiplicar =celda*celda =A1*B5

=PRODUCTO(rango) =PRODUCTO(A1:B5)

Dividir =celda/celda =A1/B5

Obtener el promedio =PROMEDIO(rango) =PROMEDIO(A1:B5)

Contar rango de celda numérico

CONTAR(rango) =CONTAR(A1:A5)

Contar rango de celda que no están vacías

=CONTARA(rango) =CONTARA(A1:A5)

Obtener el valor mayor en un rango

=MAX(rango) =MAX(A1:B5)

Obtener el valor menor en un rango

=MIN(rango) =MIN(A1:B5)

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Calcular Porcientos

Acción Sintaxis Ejemplo

Obtener el 10% =celda*10% =(A1*10%) ó =A1*.1)

Incrementar el 10% =(celda*1.10) =(A1*1.10)

Disminuir el 10% =(celda*.90) =(A1*90)

Dividir =celda/celda =A1/B5

Tomamos como ejemplo el 10%, pero pudo haber sido cualquier otro valor.

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atosOrden de

Fórmulas/Funciones

PotenciaMultiplicación

DivisiónSumaResta

❶ ❷ ❸

Es posible alterar el orden del cálculo con el uso de paréntesis, cualquiera sea la operación entre

paréntesis, es la primera que se realiza

( )

Ejemplo:

=2*3+4 = 10=2*(3+4) = 14

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

FuncionesUna función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumento3)

• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Reglas

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Tipos de FunciónFunciones de complementos y automatización (Excel 2007+)

Funciones de cubo (Excel 2007+)

Funciones de base de datos

Funciones de fecha y hora

Funciones de ingeniería

Funciones financieras

Funciones de información

Funciones lógicas

Funciones de búsqueda y referencia

Funciones matemáticas y trigonométricas

Funciones estadísticas

Funciones de texto

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Funciones Utiles

Fecha ResultadoFECHA(año,mes,dia) 3/19/2012

HOY() Fecha del día de hoy

AHORA() Fecha y hora de hoy

Texto ResultadoMAYUSC(maría perez) MARIA PEREZ

MINUSC(MARIA PEREZ) maria perez

NOMPROPIO(maria perez) Maria Perez

CONCATENAR(texto1,texto2,texto3) Une valores de celdas en una sola

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Funciones UtilesEstadísticas ResultadoPROMEDIO(rango)

CONTAR(rango) Cuenta celdas con números

CONTARA(rango) Cuenta celdas no vacías

CONTAR.BLANCO(rango) Cuenta celdas en blanco, incluye las que tienen fórmulas

MAX(rango) Devuelve valor máximo de un rango

MIN(rango) Devuelve valor mínimo de un rango

MODA(rango) Número que aparece con más frecuencia

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Funciones Lógicos

Lógica Resultado Argumento Resultado

YDevuelve VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos

=Y(1+2=3;2+2=4) VERDADERO

FALSODevuelve el valor lógico FALSO

=(1+2=4) FALSO

SIEspecifica una prueba lógica a realizar

=SI(2>1),”Correcto”;”Incorrecto”

NOInvierte el valor lógico del argumento

=NO(2+2)=4 FALSO

O

Devuelve VERDADERO si cualquiera de los argumentos es verdadero

=O(1+2=5;2=2=4) VERDADERO

VERDADERODevuelve el valor lógico verdadero

=(1+2=3) VERDADERO

Ejemplos

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Errores Comunes

.. . . .

Error Explicación

#####Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa

#¡NUM!Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos

#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero

#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula

#N/ACuando un valor no está disponible para una función o fórmula

#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida

#¡NUM!Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función

#¡NULO!Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Datos

Gráfico

Excel permite representar en gráfico los datos de una hoja electrónica

Gráficos

• Proporciona diferentes tipos de gráficos• Puede crearse en la misma hoja en otra diferente• Pueden crearse manualmente a través de la barra gráfico o a través

del asistente

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Tipos de GráficosBarrasCompara datos entre diferentes segmentos (sectores, empresas, periodos de tiempo...).

LíneasAyudan a ver la evolución de los datos. Se usan para mostrar un mismo tipo de dato y su evolución (valor de la acción y el tiempo, numero de ventas y precio).

Circulares (Pie)Permiten ver la contribución de cada parte a un total. Este grafico se puede utilizar de forma creativa comparando el tamaño de las tartas entre si y el contenido de las mismas.

RadarPermite ver la superficie creada por varias variables y así comparar entidades (dos productos que presentan varias características pueden ser comparados en su totalidad usando esta gráfica).

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Tipos de Gráficos

StocksAquí se representan datos con 4 variables (tiempo, máximo, mínimo y cierre).

BurbujasAquí el grid (líneas de división del eje) suele ser una variable por si misma, haciendo que la disposición de las burbujas represente otras variables junto al propio tamaño de la burbuja. Este tipo de graficas permite concentrar mucha información en poco espacio.

SuperficiesEste grafico se suele usar para ver la evolución de un dato sujeto a 3 variables. Por ejemplo la dureza de un material dependiendo de la temperatura, densidad y volumen.

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Crear Gráficos

4 Pasos usando el asistente…

Seleccionar Tipo de Gráfico

Seleccionar Datos de Origen:

Rango y Serie

Configurar opciones de

gráfico

Decidir ubicación del gráfico

❶

❷

❸

❹

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosBase D

atos

Crear Gráficos

2 Pasos usando …

❶ ❷

Seleccionar Datos F11

Listo!

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosLista D

atos

Lita de DatossConjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados

Cabecera

Subtotales

Datos

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosLista D

atos

Utilidad Lista de Datos• Permiten almacenar información

• Incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda

• Permite ordenar datos usando diferentes criterios• Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado• Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.

Filtro

IntroducciónG

estión Datos

Fórmulas

FuncionesG

ráficosLista D

atos

Crear Lista de DatosSeleccionar rango de datos a incluir en la lista❶

❷

❸

❹