Excel Tablas Dinamicas St

Informtica Estadstica Tablas Dinmicas

Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con

tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.

OESC - 2015


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Tabla de contenido

Tablas dinmicas en Excel ..........................................................................................................................................2

Funcionamiento de tablas dinmicas .........................................................................................................................2

Crear una tabla dinmica ...........................................................................................................................................5

reas de tablas dinmicas ..........................................................................................................................................7

Formato de valores en tablas dinmicas ....................................................................................................................8

Filtros en tablas dinmicas .........................................................................................................................................9

Segmentacin de datos en tablas dinmicas .......................................................................................................... 10

Modificar campos en tablas dinmicas ................................................................................................................... 12

Lista de campos ................................................................................................................................................... 12

Quitar un campo .................................................................................................................................................. 12

Nuevo campo....................................................................................................................................................... 13

Modificar el tipo de clculo ................................................................................................................................. 13

Formato en tablas dinmicas .................................................................................................................................. 14

Grfico Dinmico ..................................................................................................................................................... 15

Agrupar datos en tablas dinmicas ......................................................................................................................... 16

Agrupar elementos numricos ............................................................................................................................ 16

Agrupar elementos seleccionados ...................................................................................................................... 17

Agrupar por fechas .............................................................................................................................................. 18

Desagrupar elementos agrupados ...................................................................................................................... 19

Tabla de Frecuencias con Tabla Dinmica ............................................................................................................... 20

Histograma con Tabla dinmica .............................................................................................................................. 21


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Tablas dinmicas en Excel

Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel. Las tablas dinmicas te permiten

resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes

columnas que formarn el reporte.

Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las

caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Frecuentemente encontrars en la

literatura impresa y en Internet que las tablas dinmicas tambin son conocidas como tablas pivote por su

nombre en ingls (pivot tables).

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy complicadas a primera

vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que

muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones en libros o tutoriales en Internet utilizan

trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un

principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un inicio.

Funcionamiento de tablas dinmicas

Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder

obtener la informacin que necesitamos. Supongamos que hay una tabla de datos que contiene mucha

informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la

empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.


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Se solicita un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que hay que

hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En

lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla

dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla.

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar.

Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla dinmica, es

decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo

para especificar las columnas de la tabla dinmica.


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Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en la tabla dinmica:

As se obtendr un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin el total de

ventas. Lo ms importante es que las tablas dinmicas permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de

datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.


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Crear una tabla dinmica

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin

agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. Veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

Paso 1. Dar clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.

Paso 2. Selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Paso 3. Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario se podr ajustar el rango de

datos que se considerar en la tabla dinmica.


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Paso 4. En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja

de Excel o en una ya existente.

Paso 5. Hacer clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista

de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y

por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila,

valor o como un filtro.

Paso 6. Para completar la tabla dinmica se deben arrastrar los campos al rea correspondiente.

Siguiendo el ejemplo propuesto se coloca como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad.

Finalmente como valores el campo Ventas.

Paso 7. De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta

despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar

frmulas.


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reas de tablas dinmicas

Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos

disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las

reas de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea

crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales

podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos

filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las

columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se

mostrarn como columnas de la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para

cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Se puede tener una

tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una

herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.


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Formato de valores en tablas dinmicas

Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Paso 1. Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre

el campo correspondiente dentro del rea Valores.

Paso 2. Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin

de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Paso 3. Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar

el cuadro de dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar

el formato deseado:


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Paso 4. Despus de hacer la seleccin adecuada acepta

los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo

formato a todos los valores de la tabla dinmica:

Filtros en tablas dinmicas

Se puede filtrar y ordenar la informacin que se

encuentra dentro de una tabla dinmica

utilizando los filtros que Excel coloca de manera

predeterminada en el reporte como Etiquetas de

columna y Etiquetas de fila.

Al seleccionar cualquier de las opciones del

filtro, la informacin ser resumida y solamente

mostrar un subconjunto de los datos de la

tabla dinmica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel

reemplaza el icono predeterminado para indicar

que ese campo est siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de filtrado y

seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera se puede ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz clic sobre


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el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z

a A.

Segmentacin de datos en tablas dinmicas

La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel que permite hacer un

filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta manera se puede filtrar fcilmente la informacin por

ms de una columna.

En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y posteriormente en la ficha

Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comando Insertar Segmentacin de

datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como

filtros en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo

seleccionado:


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Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del

filtro.

Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones

seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin se puede hacer clic en

el botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada

panel.

Se pueden agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te permitir hacer

un buen anlisis de la informacin.


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Modificar campos en tablas dinmicas

Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la tabla

de una manera muy sencilla y reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos

Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la

tabla dinmica que se encuentra en la parte derecha de la

pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic en

cualquier celda de la tabla dinmica.

Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro

de Excel, debes activarla con el comando Lista de campo que

se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

Quitar un campo

Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el

puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el

campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la

opcin Quitar campo.

Mover un campo

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo

de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men

que permiten mover el campo a cualquiera de las reas disponibles: Mover al filtro

de informe, Mover a rtulos de fila, Mover a rtulos de columna o Mover a

valores.


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Con este mtodo se puede cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo

Para agregar un nuevo campo se puede arrastrar desde la lista de campos hacia el rea deseada. Tambin se

puede marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas

predeterminadas.

Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene

de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.

Modificar el tipo de clculo

De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al

momento de crear los totales y subtotales de los valores de una

tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar

alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de

elementos.

Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos

debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opcin

de men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado se podr cambiar la

funcin que se desea calcular. Las funciones disponibles son

las siguientes:

Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la

opcin predeterminada si el campo es de tipo texto (en

lugar de la Suma).

Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.

Mx. Obtiene el valor numrico ms alto.


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Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo.

Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de texto ser

ignorado.

Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico.

Desvest. Obtiene la desviacin estndar.

Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin.

Var. Calcula la varianza de una muestra.

Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.

Formato en tablas dinmicas

Una vez que se ha creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como si fuera una

tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica.

La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales

generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos

bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este

grupo permiten restringir la seleccin de estilos que se

muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha.

Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas,

entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen

filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que

se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic

sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.


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Grfico Dinmico

Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se ajusta

automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la

comprensin de los datos de una tabla dinmica.

Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base

del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo

Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que deseas

utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel

lo insertar en la hoja de trabajo. Observa cmo el

grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro

sobre la tabla dinmica:

De igual manera se puede filtrar la informacin utilizando

los botones de filtrado que aparecen dentro del grfico

dinmico:


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Para eliminar un grfico dinmico solamente se debe seleccionar y pulsar la tecla Suprimir.

Agrupar datos en tablas dinmicas

Las tablas dinmicas en Excel son de gran ayuda para obtener reportes rpidos y efectivos de nuestra

informacin y en esta ocasin te mostrar cmo agrupar los datos de una tabla dinmica para mejorar nuestro

anlisis.

Agrupar elementos numricos

En el siguiente ejemplo vers una tabla dinmica que tiene la informacin

de varios pedidos de compra que se han hecho a una empresa.

Lo que deseamos hacer es analizar la informacin en grupos de 10. Para

hacer este tipo de agrupacin debo hacer clic derecho sobre cualquiera de

los elementos de la columna que contiene los nmeros de pedido y

seleccionar la opcin Agrupar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Agrupar el cual permitir indicar el

nmero inicial y final as como el tamao de la agrupacin que deseo. El

pulsar el botn Aceptar podremos observar la informacin agrupada de

acuerdo a la especificacin hecha:


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Agrupar elementos seleccionados

Es posible agrupar solamente algunos elementos de nuestra tabla dinmica de acuerdo a alguna seleccin que

realicemos. Para ello debemos seleccionar los elementos mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL.

Posteriormente en la ficha Opciones dentro del grupo Agrupar pulsamos el botn Agrupar seleccin y

obtendremos el siguiente resultado:

En esta paso sucedieron dos cosas. La primera es que todos los elementos seleccionados se agruparon dentro de

un solo grupo llamado Grupo1. La segunda cosa que sucedi es que se cre un nuevo campo llamado

Vendedor2 que puedes observar en la lista de campos. En la siguiente imagen puedes observar que he hecho

otra seleccin y agrupacin para tener un grupo de mujeres y otro de hombres en la tabla dinmica.


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Agrupar por fechas

Cuando tienes un dato de tipo fecha en una tabla dinmica es posible agrupar la informacin por cualquiera de

las siguientes unidades de tiempo: Aos, trimestres, meses, das, horas, minutos y segundos. Supongamos la

siguiente tabla dinmica donde tenemos la fecha y monto de las facturas que hemos cobrado durante un ao.

Necesito agrupar la informacin por mes, as que debo hacer clic derecho sobre cualquier celda con una fecha y

seleccin la opcin Agrupar. Se mostrar el cuadro de dilogo Agrupar permitindome seleccionar la opcin

deseada:


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Al pulsar el botn Aceptar obtendremos el resultado deseado:

Es importante que consideres que para este ejemplo he supuesto que

todos los datos son del mismo ao. En caso de que tu tabla dinmica

tuviera informacin de diversos aos, sera necesario incluir tambin el

ao para que Excel haga la diferencia los meses de los diferentes aos.

Desagrupar elementos agrupados

Para desagrupar los elementos que tengamos agrupados en nuestra tabla

dinmica debemos seleccionar dicho grupo e ir a la ficha Opciones y dentro

del grupo Agrupar pulsar el botn Desagrupar.


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Tabla de Frecuencias con Tabla Dinmica

Una tabla de frecuencias en Excel nos ayudar a conocer fcilmente el

nmero de veces que aparece un elemento dentro de una lista.

Aunque existen diversas maneras de obtener este tipo de tabla, en

esta ocasin mostrar cmo hacerlo utilizando tablas dinmicas.

Supongamos que tengo una tabla en Excel donde se encuentra una

lista de las ventas realizadas durante un ao. Una de las columnas de

la tabla contiene el pas donde se realiz la venta y ahora deseo

conocer el nmero de ventas realizadas en cada pas.

La tabla de frecuencias mostrar el pas con el mayor nmero de transacciones en primer lugar y as

sucesivamente hasta llegar al pas con el menor nmero de transacciones. La tabla de Excel contiene 2,500 filas

con informacin de ventas en diferentes pases.

Paso 1. Crear la tabla dinmica

Para crear la tabla dinmica que nos llevar al resultado esperado,

comenzaremos por activar cualquier celda de la tabla y pulsar el botn Insertar

> Tablas > Tabla dinmica. Especifica el rango de datos de la tabla y Excel crear

una tabla dinmica vaca con sus campos disponibles.

Se debe incluir el campo Pas dentro de las Etiquetas de fila y tambin dentro

de Valores. Esto resultar en una tabla dinmica que mostrar el total de

apariciones de cada pas dentro de la tabla de ventas.

Para ordenar la tabla dinmica puedes utilizar el comando Ordenar de

mayor a menor que se encuentra en Herramientas de tabla dinmica >

Opciones > Ordenar y filtrar.

Grfico de frecuencias

Si las diferencias entre los valores de la tabla de frecuencias son difciles

de distinguir, entonces puedes crear un grfico dinmico que ayudar a

ver grficamente las diferencias. Para ello selecciona cualquier celda de

la tabla dinmica y elige el comando Herramientas de tabla dinmica >

Opciones > Herramientas > Grfico dinmico y selecciona el grfico

adecuado para desplegar la informacin.


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Para este ejemplo he seleccionado un grfico de barras.

Histograma con Tabla dinmica

Partimos de un listado de datos:

Seleccionando el rango de datos A1:B31 insertaremos una Tabla dinmica,

situndola al lado de los datos para tener una mejor visin de nuestro anlisis:

Arrastramos, desde la Lista de campos, el campo 'Edad' al rea de Filas y el campo

'Individuo' al rea de datos. Es importante cambiar la configuracin del campo de

valor, botn derecho del ratn, del campo 'Individuo', para que nos Resuma por

'cuenta':

El siguiente paso ser agrupar los valores del campo 'Edad' con un rango de

agrupacin de 9, y comenzando desde el valor 13, para que los rangos de

anlisis sean los mismos que los generados con el Histograma:

Obteniendo la siguiente Tabla dinmica:


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Una vez generada la Tabla dinmica podremos obtener nuestro Grfico dinmico de manera automtica, desde

las Herramientas de Tabla dinmica, en las opciones Herramientas. Finalmente, tras maquillar mnimamente

nuestro grfico dinmico, tenemos el resultado esperado.

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