CAPACIDADES EN ESTA SESIÓN

El participante al final de esta sesión:

• Aplica formato de tabla.

• Personaliza las opciones de estilo de tabla.

• Aplica opciones de filtro y orden sobre las tablas.

• Crea un nuevo estilo de Tabla

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIÓN

• Formato de tabla

• Rango de celdas

• Opciones de estilo de tabla

• Cambiar tamaño

• Filtro de datos

• Orden de datos

• Borrado de estilo de tabla

• Crear nuevo estilo de tabla

p

SESIÓN�

3

DEFINICIÓN DE TABLA

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera

fila contiene los encabezados o cabeceras de las columnas (nombres de los campos), y las demás

filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se

denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos

componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de

operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

• Ordenar la los registros.

• Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de

los datos.

• Aplicar formatos a todos los datos.

En versiones más antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de datos. Incluso es posible

que en algunos cuadros de diálogo, se refiera a las tablas como listas.

En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.

CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.

2. Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

1

2

3. Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

4. Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

APLICAR ESTILO O FORMATO DE TABLA

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo

uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las

columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la

primera o última columna.

Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.

Columna1 Columna2 Columna3 Columna4 Columna5

IMPORTANTE: ¡FELICITACIONES! Ya creaste una tabla, ahora debemos escoger el estilo de tabla más adecuado para presentar nuestros datos, así también, personalizaremos las diversas opciones de estilo de dicha tabla, como encabezados, filas, columnas, bandas, etc.

!

3

Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional,

etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.

En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna.

CAMBIAR TAMAÑO DE LA TABLA

Cuando trabajemos con tablas en Excel, en ocasiones necesitaremos ampliar o reducir el tamaño

de nuestra tabla.

Excel interpreta automáticamente que deseamos ampliar una columna o fila cuando nosotros

ingresamos datos seguidos al final de la fila o columna.

Pero si de eso no se trata, entonces podremos imaginarnos que sedeamos ampliar más de dos

columnas o filas. Entonces para ello utilizaremos la opción Cambiar tamaño de la tabla que se

encuentra en la pestaña de Diseño cuando tenemos seleccionada parte de nuestra tabla.

Nombre Direccion Telefono C.P. Email

4

Por ultimo volvemos a seleccionar el nuevo rango de celdas y aceptamos.

ORDENAR UNA TABLA DE DATOS

Para Ordenar los datos de una tabla podemos hacerlo de la misma forma que ordenamos los

datos en celdas sin ninguna estructura: a través de los botones Ordenar y Filtrar de la pestaña de

opciones Inicio o a través de los botones situados en la pestaña Datos.

Nota: Al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación siempre se realizará sobre la propia

tabla y no sobre columnas completas.

Otra forma es utilizando las opciones de la propia tabla, para ello nos fijamos en los encabezados

de la propia tabla, vemos que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos

se despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación, así como la

posibilidad de ordenar por colores.

La opción Ordenar de A a Z, ordena todas las filas

dela tabla de forma ascendente y por la columna

que haya sido seleccionada.

IMPORTANTE: ¡FELICITACIONES! Ya cambiaste el tamaño de tabla. Ahora ingresa más datos a la tablapara que puedas trabajar los otros temas como son ordenar y filtrar datos.

5

!

Ordenar columna tipo Texto

La opción Ordenar de A a Z, ordena todas las filas

dela tabla de forma ascendente y por la columna

que haya sido seleccionada.

La ordenación por colores no incluye los colores

predefinidos de la tabla, como la que se ve en la

imagen que alterna el color de las filas entre blanco

y Púrpura. Sino que afecta a las que han sido

coloreadas de forma explícita, para destacarlas por

algún motivo.

Ordenar por más de un criterio

El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación.

Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los campos

por los que queremos ordenar.

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como

se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de

que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo , aumentamos

o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por

el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

Ordenar columna tipo Número

Ordenar columna tipo Fecha

En la ventana Ordenar elegiremos primero la Columna. Si los datos tienen un encabezado, Excel mostrará el nombre del encabezado. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, B, C).

Luego deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.

Por último debemos escoger el Criterio de ordenación: Si es ascendente (A a Z), descendente (Z a A), de mayor a menor, más reciente a más antiguo.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro

Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la

ordenación.

FILTRAR EL CONTENIDO DE LA TABLA

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla,

seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

En una tabla, Excel nos ofrece varias formas de filtrar una lista.

• Utilizando el Filtro (autofiltro).

• Utilizando filtros avanzados.

• Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos

(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón

Filtro).

Sección del menú para

realizar filtros en nuestra tabla

6

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Nombre, nos aparece un menú desplegable

como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro, como se muestra en la

figura anterior.

Por ejemplo, si sólo marcamos Angel Ricardo, Excel filtrará todos los registros que tengan Angel

Ricardo en el Nombre y las demás filas 'desaparecerán' o mejor dicho se ocultaran en la tabla.

Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se despliegan

una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de

texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el

texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila.

Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el

asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo Nombre tenga una o en el

segundo carácter y no contenga la letra z.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo),

reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar

filtro en la pestaña Datos.

AUTOEVALUCIÓN:

Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso).

a) Una tabla puede cambiar automáticamente de Tamaño. ( )

b) Ordenar una columna de porcentajes es imposible. ( )

c) No se puede filtrar las celdas vacías. ( )

Que tipos de ordenamiento de tabla existen:

a) Ordenar por letra, ordenar por número y ordenar por fecha.

b) Ordenar por tamaño, ordenar por color.

c) Ordenar de forma alfabética, mayor o menor, reciente o antiguo, por color

Como filtramos una columna de nombres que terminan en Z, utilizando los carácter comodin ? *:

a) ?Z b) *Z

c) ??????Z