Excel2003 modulo3 version_imprimible

UOPE :: Uso de Office en las Prácticas Educativas

Módulo 3 :: Iniciación a las planillas de cálculo MS Excel 2003

Iniciación a las planillas de cálculo

Contenido dfgk fgklfd kglfkgl fkgl fkgl kflg kflgk

PRESENTACIÓN Y MANEJO DE LIBROS ............................................................... 1

Descripción de la ventana principal de Excel ......................................................... 2

Ingresar datos .................................................................................................. 6

Crear un libro nuevo ......................................................................................... 7

Guardar un libro ............................................................................................... 7

Abrir un libro .................................................................................................... 9

Cerrar un libro ................................................................................................ 10

Finalizar la sesión de Excel ............................................................................... 10

EDICIÓN DE LA INFORMACIÓN ........................................................................ 11

Rangos de celdas ............................................................................................ 12

Como desplazarse a través de la hoja ................................................................ 13

Editar el contenido de una celda ....................................................................... 14

Textos, números y fechas ................................................................................ 14

Mover y copiar información .............................................................................. 15

Autocompletar ................................................................................................ 17

Deshacer y rehacer acciones ............................................................................ 18

Eliminar información ....................................................................................... 19

Agregar filas y columnas .................................................................................. 20

DAR FORMATO A LA HOJA DE CÁLCULO ........................................................... 22

Formato básico de la Hoja de Cálculo ................................................................. 23

Eliminar formatos ........................................................................................... 28

Filas y columnas ............................................................................................. 29

FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS .................................................................. 30

Fórmulas ....................................................................................................... 31

Referencias de celdas ...................................................................................... 33

Qué es una Función......................................................................................... 34

Funciones básicas de la hoja de cálculo .............................................................. 37

UOPE :: Uso de Office en las Prácticas Educativas


REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE DATOS ............................................................ 40

Concepto de representación gráfica de datos ...................................................... 41

Proceso de creación de un gráfico ..................................................................... 42

Formato de las distintas áreas del gráfico ........................................................... 46

TAREAS DE IMPRESIÓN ................................................................................... 48

Impresión ...................................................................................................... 49

Vista preliminar .............................................................................................. 49

Configurar página ........................................................................................... 51

pág. 1 UOPE :: Uso de Office en las Prácticas Educativas


PRESENTACIÓN Y MANEJO DE LIBROS

Descripción de la ventana principal de Excel

Ingresar datos

Crear un libro nuevo

Guardar un libro

Abrir un libro

Cerrar un libro

Finalizar la sesión de Excel



Descripción de la ventana principal de Excel

Barra de título:

Visualiza el nombre del libro activo con el nombre de la aplicación. Cada documento se

muestra en una ventana individual. Al cerrar la última ventana recién se cierra la

aplicación Excel.

Los nombres de los libros se presentarán como Libron hasta que sean

guardados con otro nombre por el usuario.

Barra de menús:

Se encuentra en la parte superior de la ventana del programa. Desde esta barra

podemos seleccionar las órdenes para manipular los datos introducidos en nuestro

documento. Al igual que en Excel 2002, la componen nueve menús: Archivo, Edición,

Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana,? (ayuda).

Cuando se inicia Excel por primera vez, muestra algunos comandos. A medida que

trabajamos, los comandos que utilicemos con más frecuencia se guardan como

configuración personalizada mostrándose cada vez que usemos los menús.

Barra de Estado

Barra de título

Barra de menús

Barras de

herramientas

Cuadro de

nombres

Celda

Activa

Barra de

fórmulas

Barras de Desplazamiento

Encabezado

de columna

Encabezado de

fila

Panel de

Tareas

Ayuda



Buscar comandos de menú Para buscar un comando de menú que no aparece,

hacemos clic en las flechas en la parte inferior del menú, o doble clic al momento de

abrirlo. Si deseamos que siempre se muestren todas las órdenes en los menús debemos

desactivar la casilla de verificación Mostrar en los menús primero los comandos usados

recientemente, en el cuadro de diálogo Personalizar, del menú Herramientas.

Barras de herramientas:

Una barra de herramientas puede contener botones con imágenes, menús o una

combinación de ambos. Excel incluye numerosas barras de herramientas integradas que

podemos mostrar u ocultar según sea necesario. De manera predeterminada, las barras

de herramientas Estándar y Formato están acopladas una al lado de la otra, debajo de

la barra de menús.

Nos proporcionan un rápido acceso a las órdenes más utilizadas, ya que simplemente

haciendo un clic en un botón, realiza una acción. Para visualizar u ocultar estas barras

podemos acceder al submenú que las contiene, en el comando Ver – Barras de

herramientas, o también a través del menú contextual proporcionado al realizar un clic

con el botón secundario sobre las herramientas existentes. Excel nos da la posibilidad de

ubicar estas barras junto a la barra de menús o flotantes en otros lugares del

documento.

Barra de fórmulas:

Muestra el contenido de la celda activa permitiendo la edición del mismo.

Los botones:

Introducir y Cancelar aparecen sólo al modificar el contenido de la celda.

Introducir: Confirma las modificaciones realizadas. Es igual a oprimir la tecla Intro.

Cancelar: Cancela las modificaciones realizadas. Es igual a oprimir la tecla Esc.

Botón Cancelar

Botón Introducir



Área de trabajo:

Es el área donde Excel nos permite trabajar con los datos. Está formada por n hojas de

las cuales sólo una se mostrará activa. Cada hoja está constituida por filas y columnas.

Las filas están representadas por números que van desde 1 a 65536. Las columnas

están representadas por letras, 256 en total que van desde A hasta IV.

A la intersección entre una fila y una columna se le llama celda. Ésta tendrá una

coordenada única dada por los nombres de columna y fila que la contienen

respectivamente, precedida del nombre de la hoja a la que pertenece y un signo de

exclamación (dirección completa de la celda).

Ej: Hoja1!A1

Celda activa es aquella en la cual se encuentra posicionado el indicador de celdas.

Etiquetas de hoja:

Identifican las hojas del libro. La hoja que esté activa se presentará en color blanco, y el

resto de color gris.

Barras de desplazamiento:

Cambian la zona de visualización de la hoja de cálculo.

Desplazamiento en el libro de trabajo

En la parte inferior de la ventana del libro de trabajo se muestran varios controles que

podemos utilizar para desplazarnos de hoja en hoja dentro de un libro.

Para activar una hoja seleccionamos la etiqueta de la hoja que

pretendemos activar.

Navegante Etiqueta de Hoja Cuadro de división de etiquetas



Barra de estado:

Proporciona información acerca del estado de lo que estamos viendo en la ventana y

cualquier otra información relativa al contexto, como: Teclas activadas NUM, MAY, Suma

de rango determinado, etc. Para mostrar u ocultar la barra de estado, ejecutamos el

comando Ver - Barra de estado.

Menú contextual o emergente:

Contienen solamente aquellas órdenes que pueden aplicarse al elemento indicado por la

posición del puntero del mouse cuando activamos el menú. Para acceder a un menú

contextual pulsaremos el botón derecho del mouse. Seleccionamos la orden deseada

haciendo uso del mouse o del teclado, de la misma forma que seleccionaríamos una

orden desde un menú normal.

Ayuda:

En este cuadro de texto podemos ingresar una frase sobre el tema sobre el cual

deseamos que el programa nos proporcione ayuda.

Panel de tareas:

El panel de tareas es una ventana que proporciona comandos utilizados frecuentemente.

Su ubicación y pequeño tamaño nos permiten utilizar estos comandos mientras

trabajamos en los documentos.

Para mostrar este panel podemos ejecutar la orden Ver – Panel de Tareas o ejecutar

cualquier orden que tenga opciones en dicho panel.

Este panel se muestra de la siguiente forma:



Para cerrar este panel podemos ejecutar nuevamente la orden Ver – Panel de tareas ó

presionar el botón de dicho panel.

Ingresar datos

Para ingresar datos en una celda debemos posicionarnos en ella e introducir el dato

correspondiente.

El contenido que vamos ingresando se mostrará en la celda y en la barra de fórmulas.

Para que el dato se fije en la celda podemos:

Oprimir la tecla Enter.

Movernos a otra posición con las teclas direccionales.

Oprimir el botón Introducir de la barra de fórmulas.

Seleccionar otra celda con el puntero del mouse.

Si desea cancelar la introducción del dato presione la tecla Esc.

Panel de tareas



Crear un libro nuevo

Podemos crear un libro nuevo:

Pulsando el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar.

Ejecutando la orden Archivo – Nuevo.

Cuando utilizamos la segunda opción se visualizará el Panel de tareas Nuevo Libro.

Para crear un nuevo libro en blanco desde este panel debemos hacer clic con el mouse

en la opción Libro en blanco la cual creará un nuevo documento basado en la plantilla

Normal.

Excel asigna a cada libro creado un nombre provisional (Libron) hasta

que se le asigne un nombre. Si el libro anterior era Libro1 el nuevo

libro será Libro2.

Guardar un libro

Cuando guardamos un libro de trabajo, no solamente guardamos los datos que hemos

introducido, sino que también guardamos los parámetros que le hayamos asignado al

libro, incluyendo la configuración de la ventana y las características de presentación,

fórmulas, funciones, fuentes de letras y modelos.

Podemos guardar un libro de trabajo a través de:

El botón de la barra de herramientas Estándar.

La orden Archivo – Guardar.

La orden Archivo – Guardar como....



Si todavía no habíamos guardado nuestro libro, al utilizar cualquiera de estas órdenes,

Excel nos dará el cuadro de diálogo Guardar como:

En este cuadro de diálogo debemos indicar el lugar donde será guardado el libro (cuadro

de lista Guardar en), el nombre con el cual lo guardaremos (en el cuadro Nombre de

archivo) y con qué formato será guardado. Por omisión asumirá extensión .xls. Con

cualquiera de estas órdenes el archivo queda guardado y abierto. Si no hemos guardado

el libro y utilizamos las órdenes Archivo – Cerrar o Archivo – Salir, Excel nos da la

posibilidad de guardar al momento de salir. Con cualquiera de estas dos órdenes, el

archivo quedará guardado y cerrado.

Cuando modifica el archivo y guarda nuevamente el libro, si utiliza la

orden Guardar no se visualizará el cuadro de diálogo, ya que Excel

asume que guardará el archivo con el mismo nombre y en el mismo

lugar. Si desea visualizar el cuadro de diálogo debe ejecutar la orden Archivo –

Guardar como...

Seleccionamos el

lugar donde se

guardará el archivo Carpeta explorada

anteriormente

Subir nivel

Explorar en el Web Elimina

r Nueva carpeta

Vistas



Abrir un libro

Para abrir o recuperar un libro guardado podemos realizar cualquiera de las siguientes

acciones:

Presionar el botón Abrir de la barra de herramientas Estándar.

Ejecutar la orden Archivo – Abrir....

Cualquiera de estas opciones nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

En este elegimos el libro que deseamos recuperar y presionamos el botón Abrir, o

simplemente realizamos doble clic sobre el documento a recuperar.

También puede recuperar un documento a través del Panel de tareas

Inicio, presenta la sección Abrir.

Seleccionamos el

lugar donde se

buscará el archivo

Carpeta explorada

anteriormente

Subir nivel

Explorar en el Web Elimina

r Nueva carpeta

Vistas



Recuperar archivos usados recientemente

Excel mantiene una lista de los últimos libros que hemos editado, por lo que una forma

rápida de acceder a ellos es acceder al menú Archivo y recuperarlos desde ahí o hacerlo

desde el panel de tareas Nuevo libro,

La cantidad de documentos almacenados en esta lista es por omisión 4.

Si desea modificar la cantidad de archivos que se muestran en la

lista de Usados recientemente o deshabilitar la prestación debe

ejecutar la orden Herramientas – Opciones, acceder a la ficha General

y modificar la cantidad en la opción Archivos usados recientemente.

Cerrar un libro

Cerrar un documento o libro significa cerrar el documento activo sin finalizar la sesión de

Excel.

Puede realizarse de varias formas:

Haciendo clic en el botón de cierre de la ventana del libro.

Seleccionando Archivo – Cerrar.

Presionar CTRL + F4.

Doble clic en el icono de control de la ventana del libro.

Finalizar la sesión de Excel

Para salir del programa podemos realizar cualquiera de los procedimientos que se

muestran a continuación:

Hacer clic en el botón de cierre de la ventana del programa.

Ejecutar la orden Archivo – Salir.

Presionar las teclas ALT + F4.

Realizar doble clic en el Icono de control de la ventana del programa.

Esta orden cierra el programa y todos los libros abiertos.

Icono de Control



EDICIÓN DE LA INFORMACIÓN

Rangos de celdas

Como desplazarse a través de la hoja

Editar el contenido de una celda

Textos, números y fechas

Mover y copiar información

Autocompletar

Deshacer y rehacer acciones

Eliminar información

Agregar filas y columnas



Rangos de celdas

Aunque en cada momento sólo puede estar activa una única celda, a menudo podemos

acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas denominados rangos.

Referencias a celdas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica

a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos al realizar una

operación. Podemos hacer referencia a las celdas de otras partes de la misma hoja, a

otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las

referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a

datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Rangos Simples

Selección de un conjunto de celdas de una misma hoja que tiene forma rectangular. La

dirección de éste está dada por las coordenadas de sus extremos opuestos, separadas

por dos puntos. Una sola celda es considerada como un rango simple también.

Seleccionar con el teclado: Nos posicionamos en uno de los extremos del rango a

seleccionar, y mientras oprimimos Mayus, nos desplazamos con las flechas direccionales

hasta el otro extremo.

Seleccionar con el mouse: Apuntamos a una celda, y manteniendo presionado el botón

izquierdo, arrastramos hasta el otro extremo.

Selección de una Fila o Columna:

Con el mouse: Presionamos el encabezado de la fila o columna que deseamos

seleccionar.

Rango seleccionado

identificado como A4:B10



Con el teclado: Posicionamos el indicador de celdas, en una celda de la fila o columna a

seleccionar. Si presionamos Mayus + Barra Espaciadora seleccionaremos toda la fila,

si presionamos Ctrl + Barra Espaciadora seleccionaremos toda la columna.

Selección de Toda una Hoja de trabajo:

Debemos presionar el botón seleccionar todo.

Área activa: Zona que engloba todas las filas y columnas de una hoja de cálculo que

contienen datos.

Como desplazarse a través de la hoja

Con el mouse: Hacemos clic en la celda a la cual deseamos desplazarnos, esta acción

ubicará el indicador de celdas en el lugar especificado.

Con el teclado:

Teclas Desplazan

Flechas direccionales Una celda en la dirección de la flecha.

Re Pág. Una pantalla arriba

Av Pág. Una pantalla abajo

Fin + Flecha direccional Entre regiones de celdas

Ctrl + Inicio A celda A1

Ctrl + Fin A última celda del área activa

Bloq Despl + Inicio A primera celda de ventana activa

Bloq Despl + Fin A última celda de ventana activa

Botón Seleccionar Todo



Editar el contenido de una celda

Para editar el contenido de una celda, debemos posicionarnos en ella y realizar

cualquiera de los siguientes procedimientos:

Hacer doble clic sobre la celda.

Modificarla desde la barra de fórmulas.

Presionar la tecla de función F2.

Al modificarla podemos aceptar el nuevo contenido con cualquiera de las formas

descritas en el punto Ingresar datos del Capítulo 1, o cancelarlo presionando la tecla Esc

o el botón Cancelar de la barra de fórmulas.

Textos, números y fechas

Excel acepta dos tipos básicos de datos de entrada para una celda: constantes y

fórmulas.

Valor constante: Se define como tal a un dato que se escribe directamente en una

celda. Existen tres tipos de valores constantes: valores numéricos, valores tipo texto

(también llamados rótulos o cadena de caracteres) y valores de fecha y hora.

Valores Numéricos

Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del 0 al 9 y ciertos

caracteres especiales como + -E e () . , y /. El programa muestra los números

introducidos con una precisión de 11 dígitos significativos; si introducimos un número

con más dígitos significativos, Excel lo representa en notación científica.

Valores de Texto

Cualquier entrada que contenga algún carácter diferente a los descritos para los valores

numéricos será valor de texto.



Valores de Fecha y Hora

Cuando introducimos una fecha u hora que Excel reconoce, el formato cambia

automáticamente al formato de fecha u hora adecuado.

Como separador en la fecha se puede utilizar guión (–) ó barra (/) y en las horas dos

puntos (:).

Excel utiliza automáticamente alineación izquierda para los rótulos y

alineación derecha para los números.

Fórmulas: Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja

de cálculo (estas serán descritas en el Capitulo 4).

Mover y copiar información

Existe una función que ofrece Windows en general, y está incorporada en los programas

del Office también. Esta función es llamada Portapapeles. Se define como un espacio de

memoria transitorio, donde se almacenan los datos para ser reutilizados

inmediatamente. Las órdenes del portapapeles son: Cortar, Copiar y Pegar.

Mover

Es la acción de quitar el texto u objeto seleccionado del lugar en donde está, para

colocarlo en una nueva posición. Existen dos forma de realizar esta operación:

La primera forma es mediante el uso del mouse:

1) Seleccionamos el texto u objeto a mover.

2) Señalamos con el puntero sobre la selección realizada.

3) Oprimiendo el botón izquierdo del mouse arrastramos la selección hasta la nueva

posición en el documento.

La segunda forma es mediante el uso del Portapapeles:

1) Seleccionamos el texto u objeto a mover.

2) Ejecutamos la orden Cortar, con cualquiera de los siguientes métodos:

a) Edición – Cortar

b) Menú contextual – Cortar

c) Barra de herramientas –

3) Nos posicionamos en el lugar a partir de donde deseamos colocar el texto u objeto.

4) Seleccionamos la orden Pegar:



a) Edición – Pegar

b) Menú contextual - Pegar

c) Barra de herramientas -

Copiar

Es la acción de generar en otro lugar del documento, un duplicado de un texto u objeto.

Existen dos formas de realizar esta operación:

La primera forma es mediante el uso del mouse:

1) Seleccionamos el texto u objeto a copiar.

2) Pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, arrastramos desde la selección el bloque de

texto hasta la nueva posición.

3) Aparecerá en gris el puntero del mouse y un punto de inserción moviéndose a medida

que desplazamos el mouse.

4) Soltar el mouse cuando tengamos ubicado el punto de inserción gris en el lugar

donde queremos depositar la copia.

La segunda forma es mediante el uso del Portapapeles:

1) Seleccionamos el texto u objeto a copiar.

2) Ejecutamos la orden Copiar, lo cual podemos hacerlo por tres caminos diferentes:

a) Edición – Copiar

b) Menú contextual – Copiar

c) Barra de herramientas – Copiar

3) Nos posicionamos en el lugar a partir de donde deseamos el duplicado.

4) Seleccionamos la orden Pegar:

a) Edición – Pegar

b) Menú contextual - Pegar

c) Barra de herramientas -

Visor del Portapapeles

Una nueva mejora en la prestación de Office 2003, está en Panel de Tareas,

Portapapeles, donde podemos ir almacenando las últimas 24 copias realizadas al

mismo.

Cada vez que ejecutemos la orden Cortar o Copiar, se irá almacenando esta información

en cada uno de los 24 espacios destinados para estos elementos.

Para pegar elementos específicos desde el Portapapeles de Office, posicionamos el

puntero en el lugar donde deseamos pegar los elementos, y hacemos clic en el icono

correspondiente al elemento que necesitamos pegar.



Miniatura de imagen

cortada o copiada

Pega todo el contenido del

portapapeles

Para mostrar el Panel de Tareas, Portapapeles, debemos ejecutar la orden Ver - Panel

de Tareas, luego seleccionamos Portapapeles. El Panel de Tareas se mostrará de la

siguiente forma:

Autocompletar

La función Autocompletar reconoce un dato de entrada con sólo teclear las primeras

letras, esta prestación examina todas las entradas de la misma columna y a medida que

se introduce cada carácter, determina si hay una posible coincidencia en la columna.

Autocompletar sólo trabaja con entradas completas de celdas, no con palabras

individuales de una celda, aunque una entrada puede constar de varias palabras.

Para desactivar Autocompletar, debe ejecutar la orden Herramientas

- Opciones, seleccionar la ficha Modificar y desmarcar la casilla de

verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda (está

activa por omisión).

Opciones del

Portapapeles

Texto copiado o cortado

Borra todo el contenido del

portapapeles



Deshacer y rehacer acciones

Deshacer

Podemos utilizar esta orden para recuperarnos de errores de edición sin tener que volver

a introducir los datos o reponer otra vez la información en su sitio.

Podemos ejecutar esta orden de diferentes formas:

1) Presionando el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar.

2) Ejecutando la orden Edición - Deshacer.

Simplemente seleccionamos la orden y eliminará la última operación realizada, si

repetimos nuevamente la acción deshace la acción anterior a la última.

Un método rápido para realizar la operación de deshacer es presionar

las teclas Ctrl + Z.

La orden Deshacer deshace el efecto de la mayoría de las órdenes del menú Edición y

recupera cualquier dato de la barra de fórmulas, además podemos usar Deshacer para

anular órdenes de formato de diferentes tipos.

Hay órdenes que son irreversibles.

Por Ejemplo: Edición – Eliminar Hoja. Las órdenes de desplazamiento en el libro y

búsqueda tampoco se ven afectadas por la orden.

Rehacer

Tras usar Deshacer, el nombre de la orden cambia a Rehacer. Rehacer invierte el efecto

de Deshacer, restaurando la hoja de cálculo al estado que tenía antes de usar Deshacer.

Se pueden Rehacer hasta las 16 últimas acciones deshechas.

Para realizar la operación podemos:

1) Presionar el botón Rehacer de la barra de herramientas Estándar.

2) Ejecutar la orden Edición - Repetir.

Un método rápido para realizar la operación de rehacer es presionar

las teclas Ctrl + Y.



Eliminar información

Eliminar contenido de un rango de celdas:

1) Seleccionamos el rango a eliminar.

2) Ejecutamos el comando deseado, por cualquiera de las siguientes maneras:

a) Oprimir tecla Supr.

b) Menú contextual sobre la selección – Borrar contenido.

c) Orden Edición – Borrar – Contenido.

Eliminar Filas

Para eliminar una o más filas:

1) Seleccionamos por sus encabezados las filas que deseamos eliminar.

2) Ejecutar la orden Edición – Eliminar o menú contextual (sobre la selección), orden

Eliminar.

Eliminar Columnas

Para eliminar una o más columnas:

1) Seleccionar por sus encabezados las columnas que deseamos eliminar.

2) Ejecutar la orden Edición – Eliminar o menú contextual (sobre la selección), orden

Eliminar.

Cuando elimina filas o columnas los datos que están por debajo o a la

derecha se desplazan hacia arriba o a la izquierda, respectivamente.

Eliminar celdas

En lugar de eliminar toda una fila o toda una columna, podemos eliminar sólo algunas

celdas.

1) Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar.

2) Ejecutamos la orden Edición - Eliminar. También podemos seleccionar la orden

Eliminar del menú contextual sobre la selección. De cualquier forma que accedamos a

la orden aparece el siguiente cuadro de diálogo:



Como se muestra en el cuadro de diálogo también podemos utilizar esta orden para

eliminar toda una fila o toda una columna. Para ello no será necesario seleccionarla toda

sino que eliminará todas las filas o columnas que estén involucradas por alguna de las

celdas en la selección.

Una forma rápida de eliminar un rango de celdas es seleccionarlo, y

arrastrar el vértice inferior derecho de la selección hacia arriba,

mientras mantenemos la tecla Mayús. presionada. Las celdas vecinas

rellenarán el espacio de las eliminadas.

Agregar filas y columnas

Agregar Fila

1) Posicionamos el indicador de celdas en la fila sobre la que deseamos insertar una

nueva línea.

2) Seleccionamos la orden Insertar – Filas. También podemos seleccionar toda la fila y

ejecutar la orden Insertar del menú contextual (sobre la fila seleccionada).

Al insertar una fila, todos los datos que están a partir de la fila

seleccionada hacia abajo se desplazarán una fila en esa dirección.

Agregar Columna

1) Posicionamos el indicador de celdas en la columna sobre la que deseamos insertar

una nueva.



2) Seleccionamos la orden Insertar – Columnas. También podemos seleccionar toda la

columna y ejecutar la orden Insertar del menú contextual (sobre la columna

seleccionada).

Al insertar una columna, todos los datos que están a partir de la

columna seleccionada hacia la derecha se desplazarán una columna

en esa dirección.

Como se muestra en el cuadro de diálogo también puede utilizar esta

orden para insertar toda una fila o toda una columna.



DAR FORMATO A LA HOJA DE CÁLCULO

Formato básico de la hoja de cálculo

Eliminar formatos

Filas y columnas



Formato básico de la Hoja de Cálculo

Podemos modificar el aspecto de la información de las celdas seleccionadas, para esto

utilizaremos en forma general el comando Formato – Celdas que nos presenta las

opciones que se muestran en la siguiente figura:

Puede acceder rápidamente a este cuadro de diálogo ejecutando la

orden Formato de Celdas del menú emergente sobre la selección.

Ficha Número

Permiten modificar la forma en que se visualizan los números y fechas.

1) Seleccionamos las celdas a las que deseamos dar formato.



2) Hacemos clic en Formato – Celdas y, a continuación, presionamos el identificador

correspondiente a la ficha Número.

3) Seleccionamos el formato que deseamos aplicar.

En el área Muestra del cuadro de diálogo se visualiza un ejemplo del

formato que se va a aplicar.

Algunas opciones de formato de número pueden utilizarse desde la barra de

herramientas Formato

Puntos para separar los millares (Estilo millares)

Símbolos de moneda (Estilo de moneda)

Números como porcentajes (Estilo porcentual)

Menos dígitos detrás del separador (Reducir decimales)

Más dígitos detrás del separador (Aumentar decimales)

Ficha Alineación

En las celdas que tienen el formato general predeterminado, los datos de texto se

alinean a la izquierda y los números, fechas y horas a la derecha. Si se cambia la

alineación, no se cambiará el tipo de datos.

Para realizar cualquier modificación sobre un conjunto de celdas o rango, éste debe ser

previamente seleccionado.

Las opciones de la ficha alineación son las siguientes:



Área Alineación del texto

Horizontal

General: Vuelve la alineación a su estado por omisión.

Izquierda (sangría): Alinea en la parte izquierda de la celda. Está relacionada con el

control de Sangría, situado junto a la lista desplegable Horizontal. Habitualmente su

valor es 0 pero si este se incrementa la entrada de la celda comenzará más a la derecha.

Centrar: Alinea al centro de la celda.

Derecha: Alinea en la parte derecha de la celda.

Rellenar: Esta repite el dato de la celda a lo largo de la/s columnas seleccionada/s. La

barra de fórmulas solo mostrará un único dato.

Justificar: Reparte el texto en la celda y fuerza a que los dos extremos (izquierdo y

derecho) queden alineados.

Centrar en selección: Centra el texto de una celda respecto a todas las celdas en blanco

seleccionadas a la derecha.

Algunos de estos formatos de alineación pueden ejecutarse desde la barra de

herramientas Formato.

Izquierda:

Derecha:

Centrar:

Aumentar sangría:

Disminuir Sangría

Combinar y centrar: Este botón combina las celdas seleccionadas para formar una

única celda y luego le aplica alineación centrada.

Vertical

Las opciones de alineación vertical (Superior, Inferior, Centrar, Justificar) son similares a

las descritas para la horizontal pero tomando como referencia de alineación el alto de la

celda.

Área Orientación

Esta sección nos permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se

muestre en horizontal (por omisión), de arriba abajo o en cualquier ángulo. El programa

ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la nueva orientación, a

menos que antes o después fijemos explícitamente la altura de la fila. En el cuadro

Orientación hacemos clic en el punto de grados que deseamos, ó bien arrastramos con

el puntero hasta los grados deseados.



Área Control de texto

Ajustar texto: Si un texto no cabe en una celda y utilizamos esta opción este se

visualizará todo en la celda activa. Lo que hace la aplicación es incrementar la altura de

la misma y dividir el texto en varias líneas.

Reducir hasta ajustar: Reduce la fuente del texto de la celda hasta que pueda

visualizarse todo en una celda.

Combinar celdas: Combina las celdas seleccionadas para formar una única celda.

Área Dirección del texto

Podemos modificar el orden de lectura, siendo este el orden visual en el que se muestran

caracteres, palabras y grupos de palabras. El español y la mayoría de los demás idiomas

europeos se muestran con el orden de izquierda a derecha, y el hebreo, árabe, farsi y

urdu se muestran con el orden de derecha a izquierda.

En este cuadro de lista encontraremos las siguientes tres opciones:

De derecha a izquierda.

De izquierda a derecha.

Contexto. Esta es la opción predeterminada y hace que la dirección del texto sea

coherente con el idioma del primer carácter escrito.

Ficha Fuente

Mediante las opciones de esta ficha podemos modificar el tipo, tamaño, estilo y color de

la fuente del texto, así como aplicar efectos de tachado, subíndice y superíndice. En el



área Vista previa se visualizan las modificaciones de formato que se van realizando.

Estas modificaciones no se aplicarán hasta que presionemos el botón Aceptar.

Algunas de estas opciones se pueden aplicar directamente desde la barra de

herramientas Formato:

Fuente

Tamaño

Negrita

Cursiva

Subrayado

Color de fuente

Ficha Bordes

Aplicar bordes a las celdas seleccionadas:

En la ficha Bordes elegimos el estilo y color de línea que deseamos aplicar, luego

debemos indicar en qué posición se ubicará dicho borde. La opción Ninguno borra todo

borde existente en la selección realizada.

Para aplicar bordes a las celdas seleccionadas que contengan texto girado,

utilizamos los botones Contorno e Interior en Preestablecidos. Los bordes se

aplicarán a los extremos de las celdas, que se girarán el mismo número de grados

que se ha girado el texto.

Para cambiar el estilo de línea de un borde existente, seleccionamos las celdas en

que se presenta el borde. En la ficha Bordes elegimos el nuevo estilo de línea en el

cuadro Estilo y, a continuación, hacemos clic en el borde que deseamos cambiar en

el diagrama de posición.

Para aplicar un estilo de borde puede utilizar el botón, Bordes de

la barra de herramientas Formato.



Ficha Tramas

Esta nos permite añadir colores y sombreados a las celdas seleccionadas. Esta ficha

incluye la sección Color y la sección Trama. Si seleccionamos un color y no

seleccionamos nada en Trama sólo aparece el color. Si elegimos una Trama el diseño se

combina con el color sólido. Los colores de la sección Trama controlan sólo el color de

ésta.

La opción Sin color elimina cualquier color existente.

Para aplicar un Relleno puede utilizar el botón , de la barra de

herramientas Formato.

Eliminar formatos

Para eliminar cualquier tipo de formatos a las celdas seleccionadas además de la

eliminación vista en cada Ficha podemos utilizar el comando Edición – Borrar –

Formatos. Esto eliminará todos los formatos de las celdas volviendo éstas a sus valores

de formato por omisión.



Filas y columnas

Modificar ancho de columnas.

Arrastramos el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga

el ancho que deseamos.

El ancho de columna que aparece corresponde al número medio de dígitos 0-9 de la

fuente estándar que caben en una celda.

Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccionamos las columnas que

deseamos cambiar. Arrastramos el borde hacia la derecha del encabezado de

columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de columna de todas las columnas de la hoja de cálculo,

hacemos clic en el botón Seleccionar todo y arrastramos el borde de cualquier título

de columna.

Para que el ancho de la columna se ajuste al contenido, hacemos doble clic en la

línea de separación situada a la derecha del título de la columna.

Modificar alto de las filas

Arrastramos el borde inferior del título de la fila hasta que tengamos el alto que

deseemos.

Para cambiar el alto de varias filas, seleccionamos las filas que deseamos cambiar. A

continuación, arrastramos el borde inferior del encabezado de fila seleccionado. Para

cambiar el alto de fila de todas las filas de la hoja de cálculo, hacemos clic en el botón

Seleccionar todo y arrastramos el borde inferior de cualquier título de fila.

Para hacer que el alto de fila se ajuste al contenido de las celdas, hacemos doble clic en

la línea de separación situada bajo el título de fila.

Botón Seleccionar todo

Arrastramos para modificar el alto



FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS

Fórmulas

Referencias de celdas

Qué es una Función

Funciones básicas de la hoja de cálculo



Fórmulas

Las fórmulas son el corazón y el alma de la hoja de cálculo. Si no las necesitáramos sería

lo mismo que trabajáramos en un procesador de textos. Excel ofrece un rico entorno con

el cual construirlas.

Operadores Matemáticos

Suma (+)

Resta (-)

Multiplicación (*)

División (/)

Exponencial ()

Toda fórmula comienza con el signo =.

Para separar términos se emplean los criterios como en cualquier fórmula

matemática.

Podemos usar Excel como si fuese una calculadora, pero es más productivo realizar

estas fórmulas utilizando las referencias de celdas. Una referencia de celda identifica

una celda (por ejemplo A2) en una fórmula en un libro de trabajo. Cuando creamos

una fórmula que tiene referencia de celda, el valor de la fórmula va a depender

entonces de los valores de las celdas referenciadas, cambiará cuando se modifiquen

los valores de estas celdas.

Creación de fórmulas

Veamos un ejemplo

Tenemos la planilla que se muestra a continuación y deseamos realizar una fórmula para

la columna Total, siendo ésta Cantidad * Precio

1) Nos posicionamos en la celda en la cual debe aparecer el resultado (D13).



2) Ingresamos el signo de =

3) Con el mouse hacemos clic en la primer referencia de celda (B13)

4) Escribimos el operador desde el teclado (*)

5) Hacemos clic en la segunda referencia de celda (C13)

6) Oprimimos el botón Introducir de la Barra de Fórmulas o presionamos la tecla

Intro.

En la celda resultado se muestra el número resultado y en la Barra de fórmulas, la

fórmula dada por sus referencias de celdas.

Para realizar la comprobación de cómo funciona la fórmula pruebe a

cambiar un dato de las celdas de las cuales depende. Por ejemplo

cambie la Cantidad 5 por 8 y verá que automáticamente cambia el

resultado. Si cuando realizó la fórmula hubiese escrito los números (=5*$1.20)

el resultado hubiera sido el mismo pero este no se actualiza si modifica uno de

los datos.

Para cancelar la realización de una fórmula podemos:

Oprimir la tecla Esc.

Seleccionar el botón Cancelar de la barra de fórmulas (con el mouse).

Edición de Fórmulas

Las fórmulas se editan de la misma manera que se edita un texto. Eliminamos o

agregamos referencias y operadores desde la Barra de Fórmulas.

Copiar la fórmula

Una vez que realizamos la fórmula en la primera celda de la columna resultado será muy

sencillo copiarla a las demás celdas de la misma. Para esto seleccionamos la celda que

contiene la fórmula y arrastramos desde el cuadro de relleno.



Referencias de celdas

Existen distintos tipos de referencias de celdas.

Relativas

Una referencia relativa es una referencia de celda que el programa interpreta como la

posición de la celda referenciada en relación con la posición de la celda que contiene la

referencia.

Ejemplo:

Si en la celda A3 (activa) introducimos la fórmula =A1*2, Excel la interpretará como

“multiplicar el contenido de la celda que está dos celdas más arriba por 2”.

Por lo tanto si el contenido se copia a la celda A4 la fórmula resultante es =A2*2.

Absolutas

En algunos casos, cuando copiamos una fórmula es necesario mantener algunas

referencias de celdas invariables. Para ello es necesario crear una referencia Absoluta.

Realizaremos este procedimiento colocando un signo de $ antes de cada uno de los

elementos que componen el nombre de la celda (Ej: $A$1).

Ejemplo:

El descuento es el mismo para todos los productos, lo que varía es el precio de cada

producto nacional, así que en el ejemplo se ingresó la fórmula con la referencia absoluta

a la celda de porcentaje de descuento (5%) y luego se copió hacia abajo.



Para modificar rápidamente los tipos de referencia presione la tecla

F4 sobre la referencia de una celda. Esta acción pasará de relativa a

absoluta, o de absoluta a relativa.

Qué es una Función

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores

específicos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina

sintaxis.

Sintaxis de una función:

La estructura de una función comienza por el nombre de la misma, seguido de un

paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas o punto y

coma (dependiendo de la configuración de Windows en su equipo) y un paréntesis de

cierre. Para iniciarla se escribe un signo igual (=) delante del nombre de la función. A

medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas

facilitará ayuda.

Para poder acceder a una función:

1) Nos posicionamos en la celda en que debe aparecer el resultado.

2) Realizamos uno de los siguientes procedimientos:

Ejecutamos la orden Insertar – Función

Presionamos el botón Insertar función de la barra de fórmulas.



3) Cualquiera sea el procedimiento seguido en el paso 2 se mostrará el cuadro de

diálogo:

En este cuadro de diálogo podemos:

Utilizar el cuadro Buscar una función para ingresar un breve descripción de lo que

deseamos hacer y presionar el botón Ir para que Excel nos sugiera la función a usar.

En el cuadro de lista Seleccionar una categoría podemos elegir una categoría de la

lista en las que ha organizado Excel sus funciones. Por omisión muestra la lista de las

10 funciones utilizadas más recientemente.

En la lista Seleccionar función elegimos la función requerida.

Otra forma de acceder a una función es:

1) Nos posicionamos en la celda en que debe aparecer el resultado.

2) Presionamos el signo = del teclado.

3) En el cuadro de nombre aparecerá la lista de las últimas 10 funciones utilizadas.

4) Seleccionamos de éstas, la función requerida o la opción Más funciones (desplegará el

cuadro de diálogo visto en la forma anterior).

También podrá acceder a las últimas funciones utilizadas o al cuadro

de diálogo mostrado anteriormente utilizando el menú del botón

de la Barra de herramientas Estándar.

Al solicitar la función aparecerá la Paleta de Fórmulas:



Es una herramienta útil para crear o modificar una fórmula y proporciona información

acerca de las funciones y sus argumentos.

Cuando creamos una fórmula que contiene una función, la Paleta de fórmulas nos

ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. Esta irá mostrando el nombre de

la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada

argumento así como el resultado actual de la función.

En esta paleta:

Podemos escribir las coordenadas de los rangos para cada argumento o seleccionarlos

con el mouse. Para visualizar la hoja de datos desplazamos la paleta a otra ubicación.

Si aún no se puede acceder a los datos porque ésta molesta realizamos lo siguiente:

1) Minimizamos la paleta presionando el botón del argumento correspondiente.

2) Seleccionamos los datos.

3) Hacemos clic en el botón . Estaremos nuevamente en la paleta.

4) Repetimos la operación con lo demás argumentos en caso de ser necesario.



Funciones básicas de la hoja de cálculo

Función SUMA

Suma el contenido del rango o rangos especificados.

=SUMA(número1;número2;....)

Por ejemplo

=SUMA(A1:A4; C1:C4)

Para realizar una suma rápidamente puede utilizar el botón

Autosuma de la barra de herramientas estándar. Simplemente

seleccione la celda donde irá el resultado y presione el botón.

Aparecerá un rango de suma tentativo rodeado de una línea punteada. Si no es

el que desea sumar seleccione otro y presione Intro.

Función ABS

Devuelve el valor absoluto de la celda especificada.

=ABS(número)

Por ejemplo

=ABS(A1)

Función PI

Devuelve el valor de la constante , con precisión de 15 dígitos.

=PI( )

Función HOY

Inserta la fecha actual del sistema. La fecha se actualiza cada vez que abrimos el libro.

=HOY( )

Función REDONDEAR

Redondea la referencia de celda indicada en su argumento a un número especificado de

cifras decimales.



=REDONDEAR(número;núm_decimales)

Por ejemplo

=REDONDEAR(A1;2)

Siendo el contenido de A1 1,234 el resultado será 1,23.

Función PRODUCTO

Multiplica todos los rangos citados en los argumentos.

=PRODUCTO(número1;número2;....)

Por ejemplo

=PRODUCTO(A1;A2;B2:B4)

Función RAIZ

Devuelve la raíz cuadrada de la referencia de celda especificada en el argumento.

=RAIZ(número)

El contenido de la celda de referencia debe ser positivo, de lo contrario dará el valor

de error #¡NUM!

Función POTENCIA

Eleva la referencia de celda a la potencia especificada.

=POTENCIA(número;potencia)

Función SENO

Devuelve el seno de una referencia de celda que tomará como ángulo.

=SENO(número)

Existen otras funciones del mismo tipo (trigonométricas) como :

=COS(número)

Devuelve el coseno.

=TAN(número)

Devuelve la tangente.

=ASENO(número)



Inversa de SENO. Dado el seno nos devuelve el ángulo.

=ATAN(número)

Inversa de TAN. Dada la tangente nos devuelve el ángulo.

=ACOS(número)

Inversa de COS. Dado el coseno nos devuelve el ángulo.

Función PROMEDIO

Devuelve el promedio del rango o rangos especificados en los argumentos.

=PROMEDIO(número1;número2;.....)

Función MAX

Devuelve el valor máximo del rango o rangos especificados en los argumentos. Omite los

valores de texto.

=MAX(número1;número2;.....)

Función MIN

Devuelve el valor mínimo del rango o rangos especificados en los argumentos. Omite los

valores de texto.

=MIN(número1;número2;.....)

Función CONTAR.

Cuenta el número de celdas que contienen números en el/los rango/s especificado/s

como argumento/s.

=CONTAR(número1;número2;....)



REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE DATOS

Concepto de representación gráfica de datos

Proceso de creación de un gráfico

Formato a las distintas áreas del gráfico



Concepto de representación gráfica de datos

Un gráfico es una representación visual de información numérica. Está vinculado a los

datos de la hoja de cálculo a partir de la que se genera y se actualiza automáticamente

al cambiar estos datos. Son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la

visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos.



Proceso de creación de un gráfico

1) Para crear un gráfico, debemos especificar primero los datos en la hoja de cálculo.

2) Seleccionamos las celdas que contienen los datos que deseamos representar en el

gráfico.

3) Hacemos clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas

Estándar o ejecutamos la orden Insertar – Gráfico.

Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico,

deberá incluir en la selección las celdas que los contienen.

4) Seguimos las instrucciones del Asistente

Pasos del Asistente.

Paso 1 de 4

1) En la lista Tipo de gráfico seleccionamos

un tipo.

2) En Subtipo de gráfico seleccionamos un

subtipo del elegido anteriormente

3) Pulsamos y dejamos oprimido el botón

Presionar para ver muestra para ver los

datos representados en el tipo de

gráfico seleccionado

Pulsamos el botón Finalizar para crear el

gráfico con la configuración especificada

Pulsamos el botón Siguiente o Intro para

acceder al paso siguiente



Paso 2 de 4

En el campo Rango de datos podemos

establecer el rango a graficar si no lo hemos

hecho antes de solicitar el asistente o

modificar el rango anteriormente

seleccionado.

Utilizamos las opciones Filas y Columnas

para indicar si las series de valores a

graficar se encuentran ingresadas en filas o

columnas.

Las series de datos son un grupo de puntos de datos relacionados

que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico se

distingue por un color o diseño exclusivo y aparece representado en

la leyenda del gráfico. Puede trazar una o varias series de datos en un gráfico.

Los gráficos circulares sólo pueden tener una serie de datos.

En la lista Serie aparecerán los nombres

de las series los cuales concordarán con

los rótulos seleccioados y serán estos los

que se utilizan en las Leyendas. Si al

momento de seleccionar el rango de datos

a graficar no se tomaron los rótulos, las

series se nombraran Serie 1... Serie n.

Si deseamos modificar el nombre de una

serie, debemos seleccionar su nombre y

escribir el nuevo en el cuadro Nombre.



Paso 3 de 4

Introducimos aquí el

título del gráfico y de

sus ejes

Utilizamos estas opciones

para ocultar o visualizar los

diferentes ejes del gráfico

Línea de división principal del eje de

valores

Línea de división secundaria

del eje de valores

Línea de división principal

del eje de categorías

Si el gráfico tiene un eje de

series, presenta opciones

adicionales en este

espacio.



Desactivamos esta casilla de

verificación para suprimir la

leyenda.

Seleccionamos una opción

para especificar la posición

de la leyenda

Leyenda

Seleccionamos

una opción de

rotulación Activamos esta casilla de

verificación para añadir

símbolos de leyenda junto a

los rótulos.

Activamos esta casilla de

verificación para agregar

una tabla de datos al gráfico

Esta casilla de verificación

añade símbolos de

leyendas a la tabla



Paso 4 de 4

Formato de las distintas áreas del gráfico

Para modificar parte de los gráficos utilizamos:

El menú contextual o emergente de cada elemento del gráfico.

Doble clic sobre el elemento para cambiar el formato.

El menú Gráfico de la barra de menú.

La barra de herramientas Gráfico.

VA

LO

RE

S

COMPARATIVO DE VENTAS

Este botón sitúa el gráfico en

una hoja de gráfico.

Sitúa el gráfico en la hoja que

seleccionamos en la lista

desplegable

Introducimos un nombre

para la hoja de gráficos en

este cuadro

Eje de series (Y)

Eje de categorías (X)

Eje de valores (Z)

Títulos de Ejes

Área de trazado

Área del gráfico

Título del

gráfico

Punto de la serie



También podemos realizar los cambios de formato de las partes del gráfico utilizando la

barra de herramientas Gráfico.

Texto en ángulo descendente

Por filas

Leyenda

Formato de objeto

Objetos del

gráfico

Tipo de gráfico

Tabla de datos

Por columnas

Texto en ángulo ascendente

Cerrar



TAREAS DE IMPRESIÓN

Impresión

Vista preliminar

Configurar página



Impresión

A menos que informemos a Excel lo que deseamos imprimir, si ejecutamos la orden

Archivo – Imprimir y pulsamos Aceptar, o el botón Imprimir de la barra de

herramientas estándar, se imprimirá una copia del área completa de datos de la hoja de

cálculo activa.

Al ejecutar la orden antes mencionada Excel mostrará el siguiente cuadro de diálogo

para que podamos configurar distintos atributos de impresión.

Vista preliminar

La vista preliminar nos permite ver la configuración y formatos de nuestra salida

impresa, antes de comenzar a imprimir. Para acceder a ella podemos utilizar cualquiera

de las siguientes maneras:

Pulsando el botón de la barra de herramientas Estándar.

Pulsando el botón junto con la tecla Mayús, de la barra de herramientas Estándar.

Ejecutamos la orden Archivo – Vista preliminar.

Lista desplegable donde seleccionaremos la

impresora a utilizar.

Botón para configurar las propiedades de la

impresión con la impresora seleccionada.

Imprime el rango que

previamente hayamos

seleccionado

Imprime el grupo de

hojas que hayamos

previamente

seleccionado Imprime el libro de trabajo completo.

Imprime las páginas que le indiquemos en los cuadros Desde y

hasta. Indicamos el número de

copias de impresión que

necesitamos

Indica el orden en que

aparecerán las copias



Oprimimos el botón Vista previa dentro del cuadro de diálogo Imprimir, o el botón

Vista preliminar del cuadro de diálogo Configurar Página.

Botones Siguiente y Anterior:

Nos permiten visualizar páginas anteriores o siguientes a la que estamos visualizando

(en los casos en que la impresión ocupe más de una página).

Botón Zoom:

Este botón nos permite acercar o alejar la pantalla para una mejor visualización. Esto

también podemos realizarlo haciendo un clic sobre la parte de la hoja que queremos

acercar, y otro clic para alejarla.

Botón Imprimir:

Ordena el comienzo de la impresión.

Botón Configurar:

Este botón nos lleva al cuadro de diálogo Configurar Página. (Se tratará en el Punto 4 de

este Capítulo)



Botón Márgenes:

Si no estamos satisfechos, desde la Vista preliminar se pueden configurar los márgenes

y la anchura de las columnas manualmente arrastrando las guías que aparecen al

presionar este botón.

Botón Saltos de página:

Cuando la parte del libro a imprimir es mucha para ocupar una página, Excel divide la

información que deseamos imprimir en varias páginas, estableciendo divisiones llamadas

Saltos de página. Estos pueden modificarse presionando este botón.

Botón Cerrar:

Sale de la Vista preliminar dejándonos en el libro de trabajo de Excel.

Configurar página

Las distintas secciones del cuadro de diálogo Configurar página nos permiten especificar

factores que afectan a la presentación de las páginas impresas.

Para acceder a este cuadro realizamos una de las siguientes acciones:

Ejecutamos la orden Archivo – Configurar Página.

Pulsamos botón Configurar Página de la Vista Preliminar.

Ficha Página



En el área Orientación seleccionamos si la hoja de impresión será tomada vertical u

horizontalmente.

En Escala indicamos a que escala se imprimirá el área de impresión establecida.

También podemos indicar que se ajuste a determinada cantidad de página.

En el cuadro de lista Tamaño de papel seleccionamos el tamaño de papel en el cual

se realizará la impresión.

En Calidad de impresión podemos indicar la resolución de la misma.

Ficha Márgenes

La ficha Márgenes nos permitirá controlar los parámetros de márgenes (superior,

inferior, izquierdo y derecho, encabezado y pie de página) introduciendo un nuevo

valor en el cuadro de edición correspondiente.

Las casillas de verificación Horizontalmente y Verticalmente del área Centrar en la

página nos permite centrar en la hoja según especifiquemos el área de impresión

establecida.



Ficha Encabezado y pie de página.

Esta ficha nos permitirá establecer opcionalmente encabezado y/o pie de página a la

hoja impresa. Un encabezado o pie de página es una línea o bloque de texto impreso

en la parte superior o inferior de la página respectivamente.

Ficha Hoja



Desde esta ficha podemos establecer:

Área de impresión.

Títulos a imprimir: corresponden a bloques del libro a imprimir que aparecerán en la

parte superior y/o izquierda de la impresión en todas las páginas.

Imprimir: controla diversas posibilidades de impresión como: líneas de división,

calidad de impresión, títulos de filas y columnas, etc.

Orden de las páginas: orden en que se imprimirán las páginas.

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