Experiencias de Planeación Estratégica: El Caso del Banco de México

2

Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo

Plan Estratégico en Materia de Información y Tecnologías de Información 2004-2006 genera el Proyecto de Arquitectura de Información

El plan contempló seis estrategias:– Mejorar los procesos institucionales– Facilitar los flujos de información– Capacitar y motivar al personal– Mejorar la infraestructura tecnológica– Propiciar un ambiente seguro– Fomentar la coordinación entre las área

3

Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo

PolíticasMetadatosCatálogosOperativaCuadro de

disposición Documental

Lógico

InfraestructuraComún

Depósitos Institucionales

Tecnológico

Normas Internas

ManualesDe

ProcedOperación

Normativo

Coordinación

Operativo

Arquitectura de Información

4

Proyecto de Arquitectura de Información: Archivo

La organización de la información conducirá a la formación de un archivo que:– Es soporte de las operaciones,– Facilita la rendición de cuentas,– Permite la explotación de la memoria institucional

de manera amigable, – Es una herramienta que simplifica el trabajo y

fomenta una mayor productividad, permitiendo que el personal no pierda tiempo obteniendo la información que necesita, que y se concentre en labores más importantes e interesantes desde un punto de vista profesional.

5

Plan Estratégico del Banco de México

Plan Estratégico 2007-2011: Visión: Ser un banco central de primer

orden Recopilación de necesidades, Análisis de prioridades Iniciativas estratégicas Objetivos estratégicos Para atender las iniciativas y lograr los

objetivos se requiere definir proyectos.

6

Ciclo de instrumentación y seguimiento del Plan Estratégico del Banco

Definición deproyectos

estratégicos

Presentación al

Gobernador Elaboración del

presupuesto

Ejecución deprogramas de

trabajo

Reportes de avancey síntesis deresultados

Reuniones deseguimiento con el

Gobernador

Ago-Sep

Ene-Dic Semestralmente Final de año

Revisión anual delPlan Estratégico

INICIO

Plan Estratégico2007-2011

Jun 2007

Feb-Mar

7

Proyecto de Archivo en Plan Estratégico del Banco

Misión del Archivo Institucional: Asegurar que la documentación e información que se genera o recibe como soporte de la ejecución de los procesos del Banco de México (sin considerar su soporte) se registra, resguarda, recupera y depura de conformidad con las mejores prácticas. De esta forma: a) se coadyuva en las acciones para hacer más eficientes los procesos operativos, b) se asegura la evidencia con la que se cumple con los requisitos que establece el marco legal que aplica a la Institución, y c) se crea y conserva la “Memoria Institucional”.

Visión del Archivo Institucional: En el mediano plazo, el Archivo Institucional, a través del Sistema Institucional de Gestión de Documentos (SIGA), será el único resguardo de los documentos de archivo que el Banco de México genere y reciba como soporte de sus operaciones y para el cumplimiento de sus obligaciones. Asimismo, el Archivo Institucional será el único recurso que se utilice para la rendición de cuentas y que asegure la transparencia en el acceso a la información.

Valores: Servicio, eficiencia, confiabilidad, compromiso, calidad e integridad.

8

Proyecto de Archivo en Plan Estratégico del Banco

En el caso del Archivo:– Iniciativa Estratégica: Revisar continuamente los

métodos de gestión de la información de la Institución y los criterios del acceso a la misma.

– Objetivos estratégicos: Fortalecer la cultura de transparencia y rendición de cuentas

– El proyecto: consiste en la ejecución de acciones que permitan asegurar que, la documentación (con cualquier tipo de soporte), que se genera como resultado de la ejecución de procesos del Banco de México en el cumplimiento de sus atribuciones, se gestione de conformidad con las mejores prácticas (registro, resguardo, consulta, depuración, y en su caso preservación).

9

Proyecto de Archivo: beneficios Mantener una gestión de archivos eficiente, ya que

se cuenta con la infraestructura para gestionar el ciclo de vida de los documentos de archivo.

Identificar los documentos que deben gestionarse como evidencia del cumplimiento de atribuciones y obligaciones, actuando como soporte único de las operaciones y rendición de cuentas.

Fortalecer el enfoque de procesos, coordinando entre las unidades administrativas el intercambio de documentos de archivo.

Conocer las políticas y criterios en materia de gestión de archivo, delimitando las responsabilidades de su custodia, preservación, consulta y depuración.

Crear una base de referencia para promover una cultura de calidad y de mejora continua

10

Proyecto de Archivo: Objetivos particulares Determinar las herramientas o aplicaciones para la gestión de

los documentos de archivo independientemente de su soporte o depósito institucional que lo resguarde.

Desarrollar sistemas de documentos de archivo con las siguientes características: confiabilidad, integridad, conformidad (observancia), amplitud y sistemático.

Iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel que establece la normatividad aplicable.

Proporcionar los servicios de archivo que requieran las unidades administrativas para el resguardo, preservación depuración de los documentos de archivo.

Establecer, documentar, mantener actualizadas y promulgar políticas, procedimientos y prácticas para la gestión de documentos de archivo, buscando asegurar las necesidades de la Institución de soportar sus operaciones y de información acerca del cumplimiento de sus obligaciones o atribuciones.

11

Proyecto de Archivo: Entregables• Automatización de procesos • Automatización de la gestión documental

Cero Click

12

Enfoque a procesos

Serie documental: Conjunto de documentos asociados al conjunto de actividades específicas de la misma naturaleza. En el caso del Banco de México será el proceso mediante el cual se da cumplimiento a las obligaciones o atribuciones. Un proceso genera los mismos tipos de documentos los cuales son sujetos del mismo plazo de retención

Solicitud Acuse 1 Autorización Resolución Notificación Acuse 2

Solicitud Acuse 1 Autorización Resolución Notificación Acuse 2

13

¿Con qué?

¿Quién?

¿Cómo?

Recursos, equipos, instalaciones, información, materiales

Métodos de trabajo,

procedimiento, Políticas

Responsabilidades

Ambiente Regulatorio

Elementos de un Sistema de Gestión de Documentos de Archivo

14

Proyecto de Archivo: Medidas de éxito

Aumento en el porcentaje de documentos que se gestionan a través del SIGA:– 50% de los documentos registrados tengan una

gestión controlada por el SIGA 01/12/2008 – 80% de los documentos registrados tengan una

gestión controlada por el SIGA 01/12/2009 – 100% de los documentos registrados tengan una

gestión controlada por el SIGA 01/12/2010

15

Proyecto de Archivo: Riesgos De Administración de Proyectos:

Retraso en el desarrollo de sistemas se depende en parte de los proveedores de bienes y servicios. Impacto (Alto); probabilidad (Media)

Organizacionales: Resistencia a incorporar la gestión documentos al administrador institucional. Impacto (Alto); probabilidad (Alta)

16

Proyecto de incorporación de la firma electrónica

Flujo del proceso

Solicitud Acuse 1 Evaluación Respuesta Acuse 2

Constituyen evidencia

Generados por la gestión misma del proceso

Certificado digital

17

Método de Autentificación

Proyecto de incorporación de la firma electrónica

Proceso de Cifrado

Proceso de Descifrado

18

Ciclo de Vida del Documento Electrónico

El documento se considera

Documento de Archivo

Bajo el control de la InstituciónBajo el control de la Unidad Administrativa

Bajo el control de la Unidad Administrativa

Tiempo

Gestión de Documentos de Archivo

Retención

Disposición final

Depuración electrónicacontrolada

Transferencia al repositorio Histórico

Copia del documento electrónico

Documento electrónico original

19

Ciclo de vida de un documento electrónico VS Problemáticas

Bajo el control de la Unidad Administrativa

Bajo el control de la Unidad Administrativa

Tiempo

El documento se considera

Documento de Archivo

Bajo el control de la Institución

Gestión de Documentos de Archivo

Retención

Disposición final

Depuraciónelectrónica controlada

Transferencia al repositorio Histórico

20

Recomendaciones Contar con un plan estratégico aprobado por

la alta dirección, para facilitar la elaboración de proyectos.

Definir las restricciones de Tiempo, Metas y Recursos.

La organización de la información conducirá a la formación y su preservación debe privilegiar al usuario más importante (el generador).

Enfoque de servicios de apoyo a las unidades sustantivas encargadas de las actividades de la institución.

No temerle a la tecnología y a su dinámica de cambio.