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Explicación ultima clase (integra las clases 3 y 4)

Corresponde al texto de Principios de Administración del Dr. Elio R. De Zuani

CIU 2015/Sub área Administración

Docente: Mg. Prof. Juan José Escandell

Desarrollo

Es preciso señalar que el concepto de organización denota en primer lugar una actividad humana compartida para el logro de un fin común, la cual no debe ser confundida con el fin o interés individual de cada miembro de la organización. La agrupación obedece a la imposibilidad de poder realizar por sí mismo todas las actividades, en segundo lugar este esfuerzo debe ser coordinado, es decir guiado, a efectos de lograr el objetivo propuesto, de lo contrario cualquiera haría cualquier cosa, resultando un caos o desorden, asimismo, en tercer lugar es destacable la necesidad de que exista un objetivo común que indirectamente vendrá a satisfacer los objetivos individuales de cada miembro de la organización, por ejemplo: si trabajamos en una empresa que fabrica zapatos, puede que nuestro fin individual no sea la venta de zapatos, pero es a través del salario que se pagará que la persona logrará satisfacer su interés individual, por último, es preciso que haya una secuencia de tareas a realizar, y que cada miembro de la organización sepa cual le corresponde realizar (división de tareas), éstas tareas pueden estar descritas en los llamados manuales de funciones que explican paso a paso que actividad se debe llevar a cabo, de manera que la ausencia de un colaborador no implique la paralización de la organización.

Ahora le pregunto: ¿Qué entiende por Nación?, ¿Qué entiende por Estado?, ¿Qué entiende por sociedad?

En principio podemos decir que la Nación es el conjunto de personas que participa de las mismas creencias, valores, tradiciones y costumbres, en un lugar y tiempo determinado, que la identifican con los demás habitantes, por ejemplo: si le digo que se imagine una empanada, seguramente le vendrá a la mente una masa rellena con forma de medialuna y un cierre o repulgue. Sin embargo, si le pido a un ciudadano español que se imagine una empanada, le vendrá a la mente una masa rellena con forma de tarta y tapa con cierre aplanado, obviamente estamos hablando de la empanada gallega (y le digo que ya me dio hambre el solo pensar en ella).

Existen muchas características o señales que nos identifican con prescindencia del número de DNI, del lugar de votación etc., esa es la nación. No obstante, vamos a ver que, como el conjunto de hombres llamado nación necesita organizarse para el logro de los fines, se ha creado una organización llamada

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ESTADO que se integra de 3 órganos que son la administración (Poder legislativo, ejecutivo y judicial) encargados de llevar adelante la finalidad común de todos los habitantes que se aproxima a la noción de BIEN COMUN. El estado es la nación políticamente organizada.

Ahora: ¿qué es la sociedad?

La sociedad es el conjunto de personas a quienes el ordenamiento jurídico les ha investido con una serie de derechos y obligaciones, es decir el conjunto de personas en condiciones de votar y poder escoger nuestros órganos administrativos.

La sociedad se integra de una multiplicidad de organizaciones, es un gran sistema social que contiene a todas las organizaciones por ejemplo: el estado, la iglesia, un hospital, una empresa etc.

Esto nos remite a la teoría de sistema, y les tengo que preguntar: ¿Qué entienden por SISTEMA?

Comenta Idalberto Chiavenato en su libro “Introducción General a la Teoría de la Administración”, que se debe al biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy (1950), que el uso de la expresión sistema, como un conjunto de partes que cada una cumple una tarea y que juntas de manera coordinada propenden al logro de un fin o resultado determinado, por ejemplo: una máquina de coser se compone de una aguja, engranajes y un motor eléctrico, de manera que si le quito la aguja esta no podrá coser, y si le quito un engranaje tampoco podrá accionar la aguja y si le quito el motor no podrá hacer girar los engranajes.

Como ven, el sistema es central para entender cómo funciona una organización, por ejemplo:

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Una empresa cualquiera se podría integrar de la siguiente manera:

Entonces, supongamos que, por cuestiones presupuestarias, se decide cerrar el área Producción, entonces no tendremos productos que vender, del mismo modo si cerramos el área de RRHH no tendremos personal para el cumplimiento de las diversas tareas, lo mismo si suprimimos el área de MKT no tendremos personal que venda el producto, lo que podría generar que la empresa tenga muchos costes de almacenamiento de stock hasta que se paralice la producción por falta de ingreso de dinero para la compra de materia prima.

Este sistema es de tipo abierto, pues mantiene relaciones con el exterior, se retroalimenta, interactúa con otros, no existe de manera aislada, a diferencia de lo que ocurre con los sistemas cerrados, que no interactúan con el entorno.

El ambiente social o sociedad determina pautas de conducta y las organizaciones integran ese ambiente por lo que no son ajenas y se influyen mutuamente las unas a las otras, y todo ello impacta en la manera de ser individual de las personas que las integran.

Como dijimos en la primera clase, no es adecuado considerar a la Organización como sinónimo de Administración.

Del mismo modo que:

Organización ≠ Modelo de funcionamiento

No es correcto confundir la organización como institución social (De Zuani), con el modelo o estructura de funcionamiento.

Gerencia General

Gerencia Marketing

Gerencia RRHH

Gerencia Producción

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El modelo de funcionamiento es circunstancial puede ser modificado si la organización lo considera conducente al logro de los objetivos. Por ejemplo: el cierre de la facultad de humanidades de la U.N.S.A. no implica el cierre de la Universidad Nacional de Salta, por eso decimos que el modelo de funcionamiento es circunstancial y la organización es trascendental.

Con respecto a los Fines de la Organización, en principio podemos decir, siguiendo la bibliografía básica, que el Fin es un estado de cosas deseado, algo que se desea alcanzar, no obstante debemos tener en cuenta que existe una Jerarquía de Fines.

Para entender este concepto vamos a partir de la idea de que Fin u Objetivo pueden ser entendidos como sinónimos, no obstante el Fin es lo que la organización desea lograr y los objetivos se pueden desagregar en generales, específicos y metas.

La administración puede ser considerada como un proceso, o sea una secuencia de pasos que siempre se cumplen, y también como un sistema, es decir que existe un intercambio de información entre las distintas fases o etapas que la componen que ya sabemos son tres:

PROCESO ADMINISTRACIÓN o GESTIÓN

Cuando este proceso de gestión se realimenta e interactúa con las etapas entre sí, se denomina sistema de gestión.

Un sistema de gestión se integra, básicamente, con tres etapas, de las cuales la primera, llamada de PLANEACION comprende:

1. MISIÓN2. VISIÓN3. OBJETIVOS4. ESTRATEGIAS

La Misión representa el propósito o razón de existir de una organización

E

C

P

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La Visión es como se quiere ver la empresa en el futuro, normalmente para los próximos 5 años.

Los Objetivos o fines, que se pueden considerar sinónimos con algunos matices, así los Fines serían más amplios y expresan un estado de cosas deseado (según Etzioni), por su parte los objetivos se pueden desagregar en generales, específicos y metas.

Por ejemplo (tomado de la cartilla)

Un estudiante de administración puede tener como objetivo recibirse en 5 años, para tal efecto se podría fijar un objetivo intermedio de rendir y aprobar la totalidad de las materias de la carrera, que supongamos ascienden a un total de 35, en ese caso, él sabe que tendrá que aprobar al menos 7 materias por año y esto último constituye su meta (aprobar 7 materias al año).

Las Estrategias son caminos o alternativas de posibles cursos de acción para el logro de la Misión, la Visión y los Objetivos. Por ejemplo: una empresa que fabrica relojes de alta calidad que tiene como objetivo obtener una rentabilidad de 1000 pesos para el 1º año de proyecto, la estrategia podría consistir en buscar un segmento de mercado compuesto por pocos clientes con un alto poder adquisitivo y que estén dispuestos a pagar un precio alto por un producto diferenciado (estrategia de diferenciación en mercado restringido).

La etapa de Planeación es siempre mental, se diseña en la mente del administrador y puede ser plasmada por escrito, en cambio la etapa de Ejecución es de carácter práctico o de implementación.

Por último, a la hora de fijar la finalidad, es preciso tener en cuenta la legitimidad del mismo, lo cual puede estar detallado en los propios estatutos, cuando se trata de empresa S.A. (Sociedad Anónima), o en el Acta de Constitución Societaria (en el caso de S.R.L.), según ejemplo de que proporciona nuestra bibliografía.

El estatuto puede establecer el nombre de fantasía de la empresa, los socios, el capital aportado por cada uno y la finalidad de la sociedad, y este es el punto central ya que, si el órgano encargado de autorizar el mismo (Inspección General de Personas Jurídicas), no aprueba su finalidad no podrá funcionar.

La legitimidad en ocasiones se puede ver alterada cuando sus estatutos son aprobados para la realización de una determinada actividad y la empresa realiza otra diferente, por ejemplo una empresa de explotación forestal puede ser aprobada si cumple con la normativa medioambiental, sin embargo en caso de que la organización decidiera explotar de manera indiscriminada perdería esa legitimidad inicial, situación que se le suele llamar DESPLAZAMIENTO DE LOS FINES.

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La legitimidad debe ser tenida en cuenta a la hora de determinar los fines u objetivos y no debe confundirse con la legalidad que implica realizar una actividad ilegal, la cual obsta para el reconocimiento de los estatutos.