LÍNEA DE INTELIGENCIA COMPETITIVALUIS SANTIAGO CONGOTE

OBSERVATORIO DE VIGILANCIA ESTRATÉGICA

-Diagnóstico: Se identifican las necesidades de información y los factores clavesa vigilar. Aquí se determinan los elementos que definen los ejes de la búsqueda.-Búsqueda y captación de la información: Se definen los objetivos de lainformación y se elabora la estrategia para identificarla, buscarla y captarla.Esto implica precisar el tema y resumirlo en una frase o en conceptos concretos,de modo que se facilita la selección de las palabras claves con las cuales seformulan los textos o ecuaciones de búsqueda.También se identifican las fuentes de información que se usan para obtener lainformación.-Análisis: Se procesa la información obtenida de las fuentes ya establecidas.-Comunicación: Se difunden los resultados de la información analizada y seformulan propuestas orientadas a fortalecer la toma de decisiones y ladefinición de estrategias.-Inteligencia: Se da sentido, se interpreta y genera valor agregado a lainformación procesada.

DIAGNÓSTICO

(IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES)

Identificar necesidades para definir Factores Críticos de Vigilancia

Las empresas tienen recursos limitados y por ello no pueden vigilartodos los aspectos, por lo que es necesario identificar lo que esrealmente importante y prioritario

Dos errores comúnmente cometidos y que conviene evitar son:Captar información en todos los innumerables aspectos que tocauna empresa, es decir, se quiere saber todo sobre todo.Captar información de los aspectos en los que es más fácilobtenerla o de los que mejor se sabe buscar.

Identificar necesidades para definir Factores Críticos de Vigilancia

La especificación detallada de las necesidades de la empresa permiteorientar las fases de recogida y tratamiento de la información. Hayvarios ámbitos posibles: el mercado, la tecnología, los proveedores, loscompetidores, el entorno socio-económico (reglamentaciones,tendencias…). Estos temas de vital interés estratégico son los llamados

Factores Críticos de Vigilancia de la empresa.

Analizar los medios y recursos disponibles

Consiste en identificar los medios y recursos, disponibles dentro de laempresa o Institución, susceptibles de ayudar a recoger, analizar y utilizar lainformación.

Las siguientes preguntas pueden ayudarle en esta reflexión:

¿La empresa ya dispone de información sobre el asunto que debe vigilar?¿Existe algún departamento encargado de la documentación?¿Las herramientas informáticas ya implementadas en la empresa permitenbuscar, clasificar y almacenar la información?¿Quiénes contribuyen a la gestión de la información dentro de la empresa?¿Qué roles desempeñan: búsqueda de la información, clasificación, lectura,difusión…?

Todo el personal de la empresa debe estar implicado en la vigilancia estratégica de la empresa.

La recogida de información debe pasar a ser una actividad continua dentro dela empresa y convertirse en un hábito.

Un estudio puntual de vigilancia puede resultar muy movilizador. Permitirádar a conocer la vigilancia dentro de la empresa, implicar en el proceso a supersonal y empezar a “rodarlo”. Este tipo de vigilancia puntual fomenta elespíritu “vigilante” dentro de la empresa, además de proporcionar resultadostangibles y motivadores a corto plazo.

Definir el presupuesto de la vigilancia estratégica.

El acceso a la información puede ser de pago:

Bases de datos de pago, suscripción a revistas, compra de informes,artículos... Por tanto, hay que dedicarle un presupuesto.

La empresa o Institución también debe tener en cuenta el coste del tiempoinvertido por el personal en buscar información relevante.

BÚSQUEDA Y CAPTACIÓN

DE INFORMACIÓN

Una vez identificado y precisado el tema a vigilar, en la segunda fasedel ciclo se elabora e implementa la estrategia de búsqueda ycaptación de la información, la cual permite adquirir la materia primaque dará respuesta a las necesidades definidas en la fase preparatoria.Esta información no debe alcanzar situaciones de sobreinformación.Lamentablemente existe una tendencia al exceso de información, queresulta contraria a la eficacia y a la capacidad de reacción que debederivarse de las actividades de vigilancia.

Validación por expertos.

Garantiza que la información buscada mediante las palabras conducirá a los documentos en que se registran los avances específicos relacionados con el problema relevante estudiado.

Identificación y selección de las fuentes de información relevantes.

Los estudios indican que más del 75% de las informaciones de utilidadproceden de fuentes informales. Para las actividades de vigilancia comercial ycompetitiva las informaciones procedentes de fuentes informales suponen el90%, mientras que para las actividades de vigilancia tecnológica suponen el60%. Sólo en el caso de las informaciones técnicas, las fuentes formalestoman mayor importancia. Se estima que el 80% de las informacionestécnicas útiles se hallan en las patentes.

Las fuentes informales

La información que suministran exige el trabajo de captura y formalización.Entre las principales fuentes informales se hallan:

Los competidoresLos proveedoresLos clientesLas empresas subcontratadas.Las ferias, exposiciones, salones.Los congresos, seminarios, jornadas.Las misiones empresariales.Los estudiantes en prácticas.Los comités.Fuentes internas de la empresa.

Las fuentes formales

La prensa.Las patentes.Las bases de datos.Las publicaciones de otras empresas.Las publicaciones de organismos oficiales.Los libros.

También las fuentes de información son clasificadas de la siguiente manera:

Estructuradas: Bases de datos de patentes y artículos científicos.Semiestructuradas: Website, mail, foros, chatNo estructuradas: Documentos y reportajes, noticias

ANÁLISIS

Es un paso importante del proceso de vigilancia, y uno de los másdelicados. Una vez se ha recogido la información que contiene elcorpus elaborado es necesario transformarla en conocimiento,por lo que el objetivo con el análisis es proporcionar a laspersonas que toman decisiones, informaciones relevantes queles ayuden a decidir. En otras palabras se realiza elprocesamiento y análisis de la información que contiene elcorpus elaborado.

Es importante diferenciar entre la persona querecoge la información y la persona encargadade su tratamiento. Tratar la informaciónconsiste en realizar sobre ella una serie deoperaciones importantes: clasificarla, validarla,evaluarla y analizarla; y es por esto que debeser confiado a personas que cuentan con periciaen la temática que se va a analizar y quepreferiblemente tengo dominio del idiomainglés o si bien se desea se puede recurrirexternamente a prestatarios especializados.

El análisis de la información se presenta en dos fases:

La validación de la información. Su uso para producir conocimiento.

INTELIGENCIA

A partir de la información recogida y validada, los expertos van adar sentido a la información:

Cruzando la información recopilada y poniendo loselementos en perspectiva.Poniendo la información en su contexto.Analizando a través de sus conocimientos y experiencia elvalor y alcance de la información recopilada.Interpretando la información.Construyendo escenarios, proponiendo cambios yorientando la estrategia de la empresa.

COMUNICACIÓN

Una vez realizado el análisis y la interpretación (creación devalor añadido) de la información, comienza la etapa de difusiónde los resultados.

Formato de la información

Una información no tiene valor si no puede ser suministrada a lapersona adecuada en el momento oportuno en el formatodeseado.

Antes de proceder a la difusión de la información será necesarioestablecer el plan de comunicación. Para esto será necesarioresponder a las siguientes preguntas:

¿Qué información va a ser transmitida?¿A quién?¿Cómo?: ¿Por escrito? ¿De forma oral?¿En qué formato? (informe, alerta, resumen, boletín...) ¿Elusuario accede a la información, la solicita o bien se latransmiten?¿Con qué frecuencia?

A la hora de definir la difusión de la información, desde un punto de vista logístico existen muchos programas informáticos que pueden ser utilizados:

Correo electrónico y listas de difusión.Foros de discusión.Intranet de la empresa.Soportes multimedia.Etc.

Difusión de la información

La dirección de la empresa debe promover un entorno de aprendizajecolectivo y una cultura de empresa que fomente el intercambio deinformación de forma espontánea.

Existen herramientas sencillas que pueden ayudar en este sentido:boletines de la empresa, periódicos internos, foros de discusión,concursos de ideas...

La Intranet de la empresa es una herramienta que también se debeutilizar para introducir y gestionar toda esta información.

Protección de la información

La protección de la información esesencial porque la vigilancia también esutilizada por sus competidores. Es devital importancia asegurarse de que noexisten fugas de información sensible. Sedeben definir políticas de seguridad parasus sistemas de información.

PROCESO DE DECISIÓN

Como se ha dicho anteriormente, los resultados de la vigilanciapermitirán a la empresa tomar las decisiones apropiadas yminimizar los riesgos disponiendo de información suficiente yde valor.

Las decisiones pueden ser:

Puesta en marcha de nuevos proyectos o programas deI+D.Compra de tecnología.Venta de tecnología.Contratación de expertos exteriores.

Colaboración con entidades externas (centrostecnológicos, universidades, empresas...).Cambios en la estrategia tecnológica de la empresa.Abandono de proyectos.Externalización de ciertas tareas de I+D.Adelanto en el lanzamiento de nuevos productos.Etc.

El proceso de vigilancia estratégica es continuo y cambiaconstantemente como consecuencia de los cambios, tambiéncontinuos, que se producen en el entorno. Por ello es necesariomantenerlo actualizado a fin de disponer de un sistema de vigilanciaestratégica dinámico.

Cuando la organización o la estrategia cambian, obviamente se debereconsiderar y cambiar los factores críticos y las fuentes de vigilancia.La estrategia también debe ser actualizada de acuerdo con lainformación obtenida (nuevas oportunidades o amenazas, nuevasnecesidades, etc.). Por eso el proceso de vigilancia es tanto interactivocomo iterativo, y debe permitir cambios rápidos y eficientes.

También es importante prever métodos e indicadores quepermitan evaluar la eficacia del sistema de vigilancia. Porejemplo:

Haciendo un seguimiento del uso e idoneidad de lasherramientas utilizadas.Solicitando la opinión de los usuarios acerca del sistemade vigilancia.Haciendo un seguimiento del número de acciones de I+Dque han sido iniciadas como resultado de la vigilancia.Etc.