exposicion mercantiles

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DOCU MENTOS MERCANTILES INTRODUCCION La complejidad de las actividades económicas ha hecho que los simples acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se dé en el campo mercantil se sustente a través de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda emisión y recepción de documentos de diversas índoles podrán respaldar las transacciones económicas y financieras. DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad. Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos. LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. USO DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

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DOCUMENTOS MERCANTILES

INTRODUCCIONLa complejidad de las actividades econmicas ha hecho que los simples acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se d en el campo mercantil se sustente a travs de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda emisin y recepcin de documentos de diversas ndoles podrn respaldar las transacciones econmicas y financieras.

DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y crdito, planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cualessirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos documentos.

LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

USO DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una transaccin comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan slo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables.Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a travs de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.2. Documentos no Negociables.Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

A continuacin se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la prctica de la contabilidad.

1. Letra de Cambio2. Pagares3. Cheques4. Recibos5. Facturas6. Vales7. Notas de Remisin8. Nota de Abono9. Nota de Crdito

LETRA DE CAMBIOLa letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurdica dirigida a otra persona tambin natural o jurdica (estado), con el objeto de exigir que sta efectu (hacer) el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo da de su giro o cualquier otro da para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta prctica. A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptacin de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagara. A das o meses fecha.En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los das conforme al ao civil, es decir computando los das que tiene cada mes. A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en nmeros.2. Fecha de emisin de la letra de cambio.3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite la empresa.4. Plazo o fecha de vencimiento.5. Letra o nica.6. Nombre del beneficiario.7. Valor de la letra en forma literal.8. Recibido.9. Registro del nombre del deudor, su direccin y telfono.10. Firma del acreedoEL PAGAREEl pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas y rbricas antes o despus de la transaccin.

El pagar se diferencia dela letra de cambiopor:

Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales. No pueden ser girado a la vista sino:

A das o meses fecha. A fecha fija.Los pagars pueden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma.Este tipo de pagar est firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la fecha de vencimiento.2. Con garanta personal.Este tipo de pagar establece que cuando existe la garanta de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligacin en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.3. Con garanta prendaria.Este tipo de pagar garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad, etc.4. Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos de que exista una garanta hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crdito si no fue satisfecha la obligacin en la fecha de vencimiento.5. Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin de las garantas mencionadas. Como por ejemplo: el crdito se otorgue con garantas personales y prendarias.FORMATO DE UN PAGAREEl formato de un pagar puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagar se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.2. Nombre completo del deudor.3. Fecha de vencimiento de la obligacin.4. Nombre del beneficiario o acreedor.5. Importe literal.6. El porcentaje de inters ordinario.7. El porcentaje de inters penal en caso de mora.8. Nombre del garante.9. Fecha de emisin del pagar.10. Firma del deudor.11. Firma del garante.

EL CHEQUEEl cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentacin del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.CARACTERISTICAS DEL CHEQUEEl cheque tiene las siguientes caractersticas:

El cheque debe tener fondos disponibles.El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de ste autorizacin para girar cheques en virtud de una apertura de crdito. El cheque se puede girar por dos modalidades:

Al portador. Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica.

FORMATO DE UN CHEQUEPor lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisin de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.2. Fecha de emisin del cheque.3. Nombre del beneficiario.4. Cantidad en letras.5. Firma del girador o librador.6. Nmero del cheque.7. La clave o nmero de cuenta.EL RECIBOEl recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entra las ms importantes tenemos los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso. Recibo de Caja de Egreso. Recibo de Alquiler. Recibo de Depsito en cuenta corriente. Recibo de Depsitos en garanta. Recibo de Depsitos en custodia. Recibo de Depsito a plazo fijo. Recibo de Depsito judicial.RECIBO DE CAJA DE INGRESOEs un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos.La emisin se efecta de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.2. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque.3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.4. Una breve descripcin del pago.5. Nmero del cheque y el banco.6. Lugar y fecha de emisin.7. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.RECIBO DE LA CAJA DE EGRESOEs un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad.La emisin se efecta de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.2. Nombre del beneficiario a quin se paga el efectivo.3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.4. Una breve descripcin del pago.5. Lugar y fecha de emisin.6. Firma del cajero en seal de haber pagado conforme.7. Firma del beneficiario.RECIBO DE ALQUILEREste documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueo de casa, por el dinero que recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTEEs un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transaccin realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a travs de cajeros automticos que todos los bancos tiene este servicio.

RECIBO DE DEPSITO A PLAZO FIJOEste documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depsito que puede ser de 30, 90, 360, etc. das y la tasa de inters que reconoce el Banco.

En este tipo de depsitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de inters.El depsito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital ms intereses.RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIAEste documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, ttulos de propiedad, etc. como garanta de un prstamo otorgado, de modo que la devolucin se efectuar una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIAEste documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que sern devueltas al trmino del tiempo establecido previo pago de una comisin.RECIBO DE DEPOSITO JUDICIALEste documento es la constancia del depsito que se efecta en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.LA FACTURALa factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

Registrar en los librosel motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor. Establecer la causa de un desembolsode efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligacin, para el comprador. Se utiliza para fines estadsticosy para el control del movimiento de las mercaderas y cuentas por cobrar.EL VALEDEFINICINEs un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. Tambin se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderas o dinero por cuenta del firmante del documento.

NOTA DE DBITOI.DEFINICINEs un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones.La nota dbito ser emitida al mismo adquirenteo usuario para modificar comprobantes de pago emitidos con anterioridad.Especficamente para incrementar (carga o devitar) el importe de una factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente si es por gastos adicionales, as como por anulacin de operaciones.NOTA DE CREDITOEs un ocumento que modifica a un comprobante de pago por las siguientes motivos: