Exposiciones Temporales_España

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    Edita:

    SECRETARA GENERAL TCNICASubdireccin General de Publicaciones, Informacin y Documentacin.

    N.I.P.O.: 551-06-096-2N.I.P.O.: 551-09-010-9 (publicacin electrnica)

    I.S.B.N.: 84-8181-325-7Depsito Legal: M-47.363-2006

    Imprime: Artes Grficas PALERMO, S.L.

    MINISTERIO DE CULTURA

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    exposicionestemporales

    organizacingestin

    coordinacin

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    MINISTERIODE CULTURA

    Carmen Calvo PoyatoMinistra de Cultura

    Antonio Hidalgo LpezSubsecretario de Cultura

    Julin Martnez Garca

    Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales

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    Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes

    Direccin:

    Elena Hernando GonzaloSubdirectora General de Promocin de las Bellas Artes

    Coordinacin:

    Anunciacin Farias Lamas

    Carmen Padilla MontoyaMara de Prada Lpez

    Redaccin:

    Anunciacin Farias LamasIria Losada BaltarCarmen Padilla MontoyaMara de Prada LpezMariflor Sanz Mallo

    Diseo:

    ruiz.ampuero arquitectos

    Maquetacin:

    Manuel Urea Holgado

    Agradecemos la colaboracin de:Ana Azor LacastaPilar Barraca de RamosElena Corts GmezCarmen Dez RodrigoCarmen Esteban MarcosConsuelo Luca de Tena

    Pilar Moreno SastreJorge Pascual RodrguezAlicia Prez RodrguezPilar Snchez Llorente.

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    ndice

    organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

    viabilidad del proyecto ............................................................14valoracin cultural .............................................................................14

    valoracin econmica ........................................................................15

    normas de actuacin ................................................................16

    principios deontolgicos ....................................................................16legislacin aplicable ...........................................................................17

    configuracin del equipo profesional .......................................19comisariado .......................................................................................19

    diseo de montaje .............................................................................20

    coordinacin tcnica ..........................................................................20

    otros profesionales ............................................................................21

    desarrollo del proyecto ............................................................22

    convenios de colaboracin .................................................................22gestin econmica .............................................................................23

    coordinacin tcnica ..........................................................................23

    convenios de colaboracin . . . . . . . . . . . . . 25

    consideraciones generales ........................................................28fundamento .......................................................................................29

    regulacin ..........................................................................................31

    convenios de la subdireccin general de promocin de las bellas

    artes ........................................................................................33clases .................................................................................................34

    contenido ..........................................................................................35

    procedimiento .........................................................................40inicio: trmites previos .......................................................................41

    redaccin del convenio ......................................................................41

    tramitacin ........................................................................................42firma ..................................................................................................43

    archivo y seguimiento del convenio ...................................................43

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    gestin econmica . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

    programacin econmica ........................................................48financiacin .......................................................................................49

    delimitacin de necesidades ..............................................................49

    estimacin de costes ..........................................................................51

    gestin financiera ....................................................................53fases de la gestin del gasto ..............................................................54

    procedimientos de gestin del gasto..................................................55

    contratacin administrativa ......................................................57regulacin de los contratos ................................................................58

    clasificacin de los contratos .............................................................58

    expediente de contratacin ...............................................................60

    seguimiento de expedientes...............................................................64calendario de contratacin ................................................................66

    memoria econmica y archivo ..........................................................68

    coordinacin tcnica . . . . . . . . . . . . . . . . 71

    preparacin .............................................................................74prstamos ..........................................................................................75

    seguros ..............................................................................................80

    embalaje y transporte ........................................................................86montaje .............................................................................................91

    exhibicin ................................................................................96inauguracin ......................................................................................97

    mantenimiento y control ....................................................................98

    comunicacin y difusin ....................................................................99

    clausura .................................................................................102desmontaje ......................................................................................103

    devolucin del prstamo ..................................................................104anlisis y evaluacin de la exposicin ..............................................104

    archivado de la exposicin ...............................................................106

    anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

    anexos gestin econmica .....................................................111

    anexos coordinacin tcnica ..................................................121

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    organizacin

    viabilidad del proyecto

    normas de actuacin

    confguracin del equipo

    profesional

    desarrollo del proyecto

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    Conmemoraciones,

    aniversarios,

    aportaciones de investigaciones recientes,

    nuevas adquisiciones que se incorporan a una coleccin,

    poltica expositiva de fondos que integran colecciones

    estables,programas de intercambio entre instituciones,

    polticas culturales de colaboracin entre instituciones

    de mbito nacional y/o internacional,

    y un largo etctera...

    ....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrn

    justificar la organizacin de una exposicin temporal.

    En funcin de los diferentes objetivos y fines que se

    propongan las Instituciones o Entidades organizadoras

    de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de

    posibilidades se multiplicar y diversificar considerable y

    progresivamente.

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    viabilidad del

    proyecto

    Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposicin, y con carcter

    previo a la toma de decisin sobre la produccin de una exposicin temporal,el Organizador deber realizar un estudio amplio que contemple no slo

    una valoracin cultural sino tambin una valoracin econmica del proyecto

    expositivo, con el fin de proceder a la estimacin de su necesidad, oportunidad

    y viabilidad.

    Sin pretender la exhaustividad, a continuacin se relacionan algunos de los

    aspectos que se debern analizar para obtener las correspondientes valoraciones

    del proyecto:

    valoracin culturalLa oportunidad y necesidad de la realizacin del proyecto, y si el motivo que

    lo origina est en consonancia con la misin, fines y objetivos encomendados

    a la Institucin o entidad organizadora.

    El rigor cientfico-cultural del discurso expositivo, as como la calidad del

    contenido de la muestra.

    La relacin de los objetos que podran formar parte de la misma, y su

    adecuacin al discurso expositivo.

    Los colaboradores cientficos que participarn en el proyecto.

    La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibicin.

    La relevancia y el inters social y cultural de posibles Instituciones o entidades

    colaboradoras.

    El valor pedaggico y el inters cultural para el pblico que asista a laexposicin.

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    valoracin econmicaLos recursos humanos necesarios para la organizacin de la exposicin.

    El estado de conservacin de los objetos que participarn en la exposicin

    y si precisan algn tratamiento de limpieza, restauracin u otro tipo de

    intervencin, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartidadel prstamo.

    La valoracin aproximada de los bienes culturales a efectos de contratacin

    de plizas de seguro.

    La manipulacin y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia

    hasta el lugar de la exposicin.

    El diseo, realizacin y montaje de elementos expositivos.

    Las actuaciones necesarias para la comunicacin y difusin de laexposicin.

    La aceptacin de posibles aportaciones de Instituciones o entidades

    colaboradoras, o necesidad de bsqueda de los mismos.

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    normas deactuacin

    principios deontolgicosSea cual sea el motivo que da origen a la produccin y realizacin de unaexposicin temporal, conviene sealar que el respeto a los principios de tica

    y deontologa1asentados en materia de exposiciones temporales, deber sernorma de general aceptacin que gue la actuacin de todos los profesionalesque participen en su organizacin.

    En primer lugar, y con el fin de lograr que la contribucin al desarrollo cultural ysocial se demuestre eficaz, los proyectos que se propongan debern manifestarsede relevante inters para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.

    Se habr de tener en cuenta que:

    La solicitud de prstamo de bienes culturales para exposicionestemporales se har nicamente cuando su presencia resulteimprescindible para la comprensin del discurso expositivo.

    El organizador deber asegurarse de la procedencia lcita de los bienes

    culturales. Se tendr que respetar la confidencialidad y permanencia en el

    anonimato del prestador, cuando el mismo as lo solicite.

    El estado de conservacin del objeto permitir su movilidad sin riesgosaadidos a los propios de su manipulacin y traslado al lugar deexposicin.

    1

    Cdigo de Deontologa Profesional del ICOM. Recomendaciones sobre Movilidad de las Colecciones del Museos Europeos. Informe

    elaborado por un grupo independiente de expertos del Consejo de la Unin Europea.2005.

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    La exposicin se realizar en salas idneas y adecuadas a los objetosque se expongan.

    Los objetos se exhibirn en condiciones ptimas para su preservacin yconservacin.

    Desde el inicio del proyecto hasta la conclusin del mismo, dichos principios

    sern causa y motor del desarrollo de las diferentes y sucesivas fases de laproduccin y realizacin de una exposicin temporal.

    legislacin aplicableLa organizacin de una exposicin temporal en territorio espaol, requierela sujecin a la normativa jurdica estatal y autonmica vigente que regula

    mltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo,destacando:

    Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el CdigoCivil espaol.

    Dedica su Titulo X a la regulacin del Prstamo con carctergeneral.

    Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol.

    Regula la salida de bienes de inters cultural de los Museos, Archivos

    y Bibliotecas de Titularidad Estatal. Regula la salida de bienes culturales del territorio espaol para

    participacin en exposiciones temporales.

    Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba elReglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espaol

    de Museos.

    Regula lo relativo a los bienes de inters cultural que se custodian enlos museos.

    Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se apruebael Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones

    Pblicas.

    Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las entidadessin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.

    Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposicin Temporal.

    Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.

    Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

    Regula todo lo relativo a la exportacin e importacin de bienesculturales para exposiciones temporales y los correspondientestrmites aduaneros.

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    Ley de Presupuestos Generales del Estado.

    Regula los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintosrganos de la Administracin para realizar su cometido a lo largo delcorrespondiente ejercicio econmico.

    Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.

    Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, por el que se desarrollala disposicin adicional novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del

    Patrimonio Histrico Espaol, sobre Garanta del Estado para obras

    de inters cultural.

    Ley 23/1992, de 30 de julio, de Seguridad Privada, modificada porReal Decreto Ley 2/1999, de 29 de enero.

    Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba elReglamento de Seguridad Privada.

    Regula la utilizacin de los servicios de escolta, as como los serviciosde seguridad privada en espacios pblicos.

    Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se apruebael Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.

    Ley 19/2006, de 5 de junio, por la que se amplan los medios de tutelade los derechos de propiedad intelectual e industrial, y se establecen

    normas procesales para facilitar la aplicacin de diversos reglamentos

    comunitarios.

    Regula los derechos de autor y los derechos de reproduccin. Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.

    Regula la participacin solidaria de los ciudadanos en actuaciones devoluntariado, en el seno de organizaciones sin animo de lucro pblicaso privadas.

    Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y ComunicacinInstitucional.

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    configuracin del

    equipo profesional

    Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realizacin, se proceder

    a configurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo ycontrol de las diferentes fases que culminarn en la realizacin de la exposicin

    temporal.

    comisariadoEl comisariado o direccin cientfica de la exposicin asume la responsabilidad

    de definir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la seleccin de los

    bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios de

    actualidad, deber compaginar la aportacin de un elevado contenido cientfico-

    cultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para

    especialistas y expertos como para el pblico en general.

    Funciones:

    Elaborar el proyecto cientfico-cultural y definir sus caractersticas.

    Seleccionar y localizar los objetos a exponer.

    Coordinar el discurso expositivo y diseo de montaje.

    Aportar la informacin complementaria a la exposicin: textos,

    documentos, grficos, etc.

    Redactar los textos para el material de comunicacin y difusin de la

    exposicin.

    Colaborar con el equipo de diseo y de coordinacin en la supervisin

    del montaje de la exposicin.

    Realizar la coordinacin cientfica del catlogo, en su caso.

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    diseo de montajeSe desarrollar en estrecha colaboracin con la entidad organizadora y las

    directrices del comisariado de la exposicin ya que el montaje deber respetar

    la coherencia del discurso cientfico-cultural, adems de favorecer su lectura,

    comprensin e interpretacin por el pblico.

    Generalmente, el diseo de la exposicin se realiza por equipos profesionales

    formados por arquitectos, diseadores y otros especialistas en diferentes tareas

    complementarias y necesarias para un buen montaje expositivo, el cual debe

    conciliar la esttica con condiciones de conservacin preventiva y seguridad

    de los bienes culturales.

    El diseo del montaje conlleva:

    Elaboracin del proyecto tcnico de diseo del espacio expositivo que

    incluir distribucin y ubicacin de las piezas, itinerario y circulacin de

    visitantes.

    Diseo de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario

    que se requiera.

    Delineacin de planos para su construccin.

    Definicin de materiales.

    Propuesta de iluminacin.

    Diseo de la grfica de la exposicin. Direccin tcnica del montaje en colaboracin con el comisario y el

    coordinador.

    coordinacin tcnicaAna los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del

    proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para

    su realizacin, llevando a cabo:

    Solicitud del prstamo de los objetos que participarn en la exposicin.

    Anlisis de las condiciones del prstamo, y de las necesidades

    especficas de los objetos para la contratacin de:

    Diseo de montaje.

    Intervenciones de limpieza, restauracin...

    Embalaje y Transporte.

    Pliza de Seguro.

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    Solicitud de la Garanta del Estado, en su caso.

    Control de recepcin y devolucin de objetos.

    Control y supervisin del montaje y desmontaje.

    Coordinacin tcnica del catlogo.

    otros profesionalesPara el buen desarrollo del proyecto se requiere de:

    Personal Tcnico y Administrativo:

    Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestin

    y tramitacin jurdica, econmica y administrativa.

    Personal de Difusin y Comunicacin:

    Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluacin

    de la muestra.

    Asimismo ser necesario la colaboracin complementaria de otros profesionales

    y tcnicos en:

    Restauracin:

    En numerosas ocasiones ser necesario proceder a tareas de limpieza y/o

    restauracin de los bienes culturales para que renan las condiciones idneasde exhibicin.

    Fotografa:

    Si el titular del bien no dispone de material fotogrfico del objeto, o ste

    no tiene la calidad suficiente para una buena reproduccin en el material

    que se requiera, el organizador tendr que prever la obtencin del mismo

    por fotgrafos profesionales.

    Especialistas en nuevas tecnologas:

    La creciente incorporacin de materiales audiovisuales e informticos en el

    propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicacin

    y difusin requiere de personal especializado en estas reas.

    Adems de la contratacin de empresas con personal especializado en:

    Manipulacin, transporte y montaje de bienes culturales.

    Vigilancia y seguridad.

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    desarrollo del

    proyecto

    Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y

    definido el equipo profesional que se ocupar de su puesta en marcha, se iniciael desarrollo del proyecto.

    Las herramientas ms importantes que van a facilitar dicho desarrollo sern los

    Convenios de Colaboracin, la Gestin Econmica y la Coordinacin Tcnica, a

    las que se dedican los prximos tres captulos de esta publicacin.

    convenios de colaboracinSiempre que se estime oportuna la colaboracin de otras Instituciones o

    entidades interesadas en el proyecto, tanto pblicas como privadas, los trminos

    de dicha colaboracin debern manifestarse por escrito en diferentes acuerdos

    y convenios de colaboracin que ordenen y regulen el reparto de tareas,

    responsabilidades y contrapartidas.

    Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en

    profundidad y con detalle en el captulo dedicado a convenios de colaboracin-

    se podran destacar, entre otros, los que hacen referencia a:

    Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que

    por su titularidad podrn ser pblicas o privadas (Administraciones Pblicas

    -Estatal, Autonmica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias,

    Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)

    Frmulas de financiacin que permitan distribuir la gestin del gasto pblico

    entre diferentes administraciones y/o Instituciones pblicas y privadas,

    o lograr acuerdos de cofinanciacin pblica-privada mediante la gestin

    de la aportacin econmica del sector privado a travs de las diferentesmodalidades de Patrocinio.

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    gestin econmicaUna vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre

    Administracin y entidades colaboradoras, la gestin econmica de la

    Administracin estar sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del

    Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio econmico, como a la Ley

    de Contratos de las Administraciones Pblicas.

    As, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias

    de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones,

    la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas fija la tipologa de los

    mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la

    forma de su adjudicacin.

    Adems, la ejecucin del presupuesto estar sometida a control interno en

    todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado, atravs de su doble funcin de intervencin y de control financiero, asegurar

    la actuacin del sector pblico con sometimiento a los principios de legalidad,

    eficacia y economa.

    coordinacin tcnicaFinalmente y para el buen desarrollo del proyecto, ser necesaria una

    coordinacin tcnica que asegure la puesta en comn de las mltiples tareas

    imprescindibles para la produccin y realizacin de la exposicin temporal.

    La solicitud de bienes culturales, en calidad de prstamo temporal, para su

    participacin en la exposicin, que se realice a Instituciones, entidades y/o

    colecciones pblicas o privadas generar una serie de compromisos que debern

    ser asumidos por el organizador de la muestra.

    Una vez establecidas las premisas de la conservacin preventiva y seguridad que

    requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a travs de suscripcin delas correspondientes plizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte

    de los bienes as como su instalacin en la sala de exposicin por personal

    especializado, permitirn la exhibicin de los mismos en ptimas condiciones

    de contemplacin por el pblico.

    Al mismo tiempo se deber llevar a cabo una programada publicidad y difusin

    de la misma, desde la organizacin del acto inaugural y presentacin a los

    medios de comunicacin, pasando por la edicin de diferentes publicaciones,

    hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendr que

    ser previsto en el proyecto de una exposicin para intentar alcanzar su mxima

    difusin y comunicacin social.

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    Concluida su exhibicin al pblico, la consiguiente evaluacin de la exposicin

    en base a los diferentes objetivos que la organizacin se haya fijado al inicio de

    la misma constituir el autntico cierre de una exposicin temporal.

    Finalmente, y por lo que se refiere al correspondiente y adecuado archivado de

    la documentacin generada en torno a la exposicin temporal, es importante

    sealar que ste debe contemplarse no como una mera tarea administrativa demenor importancia, sino como el cumplimiento de un compromiso tico y una

    obligacin jurdica que atae a la conservacin del patrimonio documental tal

    y como establece la Ley del Patrimonio Histrico Espaol.

    DESARROLLO DELPROYECTO EXPOSITIVO

    CONOCIMIENTOS MUSEOGRFICOS

    TRABAJO EN EQUIPO

    COMISARIO

    GESTOR

    DISEADOR

    PROYECTO CIENTFICO

    JURDICO

    ADMINISTRATIVO

    COORDINADOR

    PUBLICACIONES

    ESPACIO EXPOSITIVO

    PUBLICACIONES

    EXPOSICIN - COMUNICACIN

    EMISOR -ORGANIZADOR RECEPTOR -VISITANTE

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    convenios de

    colaboracin

    consideraciones generales

    convenios de la subdireccin

    general de promocin de lasbellas artes

    procedimiento de tramitacin

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    El objetivo de este captulo consiste en proponer una

    gua que permita orientar a aquellas entidades que estn

    interesadas en organizar una exposicin en colaboracin

    con otra institucin.

    La ya de por s amplia figura del CONVENIO presenta la

    utilidad, en este marco de colaboracin, de reflejar en unsolo texto el alcance y caractersticas de cada exposicin,

    as como las diversas expectativas, necesidades y

    objetivos que se plantean las Instituciones cuando

    deciden cooperar entre s para poner en marcha el

    proyecto expositivo.

    Efectivamente, si la exposicin ya inaugurada muestrael satisfactorio resultado en el que convergen todas las

    etapas que se han ido sucediendo mientras se enlazaba el

    esfuerzo comn de multitud de intervinientes, el convenio

    no deja de ser un documento que, permaneciendo en un

    trasfondo no visible, representa el mutuo respeto hacia

    los compromisos adoptados por cada parte, siempre

    necesario para que se pueda conseguir dicho objetivofinal.

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    consideraciones

    generales

    Cuando se utiliza el trmino conveniopara aludir al documento en el que se

    plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposicin, se hacenecesario formular una advertencia previa pues, como seala G. Fernndez

    Farreres, la denominacin de convenio se utiliza dentro del mbito general de

    actuacin de la Administracin Pblica, en tanto que declaracin que procede

    no slo de la voluntad de la Administracin como sera el caso de un acto

    administrativo sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de

    otros sujetos.

    Por este motivo, se puede acoger la definicin que ofrece Pablo Martn Huerta

    de los convenios interadministrativos como negocios jurdicos de Derecho

    pblico y de carcter intuitu personaeque celebran las Administraciones y

    entes pblicos en pie de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades

    derivadas de la colaboracin administrativa.

    Sin embargo, tambin es cierto que a travs de la utilizacin del trmino

    convenio no se pretende hacer, como observa Jos M. Rodrguez de Santiago,

    una remisin a una precisa naturaleza jurdica del acto en cuestin, sino slo

    expresar que en la formacin del mismo intervienen voluntades concurrentes

    de dos o ms sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administracin

    Pblica.

    En resumen, a lo largo de las pginas que siguen se va a entender por convenio

    aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de

    actuaciones, originando una relacin jurdica de colaboracin entre dos o ms

    sujetos que tiene como fin la organizacin de una exposicin.

    fundamento

    regulacin

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    fundamentoEn el caso de que la Administracin sea una de las partes del convenio, como

    ocurre con las exposiciones que organiza la Subdireccin General de Promocin

    de las Bellas Artes, la relacin jurdica adquiere un carcter pblico que obliga

    a aplicar las normas administrativas. En atencin a este aspecto, puede ser

    til indicar los motivos por los cuales estas caractersticas presentan algunas

    peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuacin se exponen son

    adaptables a las necesidades de cada entidad en funcin de sus circunstancias

    y del rgimen jurdico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.

    El convenio se utiliza para conseguir un fin comn. Cuando una de las partes

    es una Administracin Pblica, dicho fin ha de encontrarse amparado por una

    norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio de

    Cultura atribuyen a la Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales la

    funcin de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poderdesarrollar esta competencia en colaboracin con otras entidades.

    Una de las cuestiones que se plantea al analizar la figura de los convenios de

    colaboracin es la relativa a su denominacin, esto es, por qu se escoge el

    trmino de convenio y no, por ejemplo, el de contrato, entendido en su

    acepcin formal como acuerdo de dos o ms voluntades tendente a la creacin

    de un vnculo jurdico.

    El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que,

    en el caso de las Administraciones Pblicas, el convenio se convierta en la

    habilitacin normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en

    el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo

    el transporte de las obras, el catlogo, etc., podrn justificar su objeto en el

    convenio de colaboracin del que traen causa.

    Es preciso, pues, distinguir el mbito que corresponde al convenio de

    colaboracin del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado

    que la utilizacin de uno u otro por parte de la Administracin no es opcional.

    El convenio de colaboracin permite distribuir entre las partes firmantes loscompromisos necesarios para la realizacin de la exposicin; los contratos, por

    su parte, hacen efectiva la ejecucin de los distintos servicios comprometidos.

    El convenio se firma entre las dos o ms entidades que libremente han decidido

    celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Pblicas, necesitan

    seguir para su perfeccin el procedimiento establecido en la normativa sobre

    contratos, que ser el que determine cul ser la empresa adjudicataria del

    mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratacin

    administrativa.

    En el caso del convenio, es necesario que el fin que se persigue no se pueda

    conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,

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    habra que aplicar la normativa sobre contratos de las Administraciones

    Pblicas.

    Es cierto que tanto los convenios de colaboracin como los contratos

    administrativos son instrumentos adecuados para la realizacin de funciones

    administrativas y, por este motivo, los principios establecidos en la Ley de

    Contratos de las Administraciones Pblicas se aplican a los convenios decolaboracin para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse (Texto

    Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio; en

    adelante, Ley de Contratos). Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en

    el caso del contrato administrativo, la actividad desarrollada en los convenios

    no se manifiesta en una contraposicin de intereses (v. gr., una prestacin de

    servicios a cambio de una contraprestacin econmica), sino que se trata de una

    actividad y una gestin que se pretende encauzar en una determinada direccin

    mediante un simple reparto de tareas, lo cual permite que la Administracin

    participe en la financiacin de dicha actividad o que, incluso, esta financiacinsea llevada a cabo por otra entidad a travs del patrocinio.

    Por estos motivos, la Ley de Contratos excluye del mbito de aplicacin de

    dicha Ley los siguientes convenios:

    1. Los convenios de colaboracin que celebre la Administracin General del

    Estado con la Seguridad Social, las Universidades Pblicas, las Comunidades

    Autnomas, las Entidades locales, organismos autnomos y restantes

    entidades pblicas, y los que celebren estos organismos y entidades entre s,

    salvo que tengan por objeto obras, concesiones de obras pblicas, servicioso suministros y que su importe supere los umbrales establecidos en la misma

    Ley de Contratos.

    2. Los convenios que, con arreglo a las normas especficas que los regulan,

    celebre la Administracin con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho

    privado, siempre que su objeto no est comprendido en el de los contratos

    regulados en dicha Ley o en normas administrativas especiales.

    Asimismo, es importante destacar que la bsqueda de la colaboracin con los

    particulares no elimina las potestades administrativas ni libera a la Administracinde los lmites que el principio de legalidad impone a su actuacin.

    Todas estas consideraciones permiten reconocer en el convenio de colaboracin

    que celebra una Administracin Pblica con otra entidad una evidente naturaleza

    administrativa por lo que, en consecuencia, corresponde a la jurisdiccin

    contencioso-administrativa conocer las cuestiones litigiosas que puedan surgir

    de su interpretacin y cumplimiento (artculo 8.3 de la Ley 30/1992, de 26

    de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del

    Procedimiento Administrativo Comn).

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    regulacinEl principio de colaboracin, conforme dispone el artculo 3.2 de la Ley

    de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento

    Administrativo Comn, rige las relaciones entre las Administraciones Pblicas.

    Este principio de carcter general es tambin aplicable a las relaciones de

    colaboracin que, en virtud de un convenio, la Administracin General del

    Estado pueda entablar con otras entidades de carcter privado.

    De forma esquemtica se puede citar la regulacin actualmente vigente en

    materia de convenios de colaboracin de la forma que sigue:

    Convenios entre la Administracin General del Estado y

    la Administracin de las Comunidades Autnomas

    El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del

    Procedimiento Administrativo Comn regula los convenios de colaboracin que

    puede celebrar la Administracin General del Estado y los organismos pblicos

    vinculados o dependientes de ella con los rganos correspondientes de las

    Comunidades Autnomas en el mbito de sus respectivas competencias.

    Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientacin poltica

    sobre la actuacin de cada Administracin en una cuestin de inters comn o

    a fijar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin

    en un rea de interrelacin competencial o en un asunto de mutuo inters sedenominarn Protocolos Generales.

    Convenios entre la Administracin Local y las

    Administraciones del Estado y de las Comunidades

    Autnomas

    Estos convenios encuentran su habilitacin legal en el artculo 57 de la Ley

    7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Rgimen Local, de forma que la

    cooperacin econmica, tcnica y administrativa entre dichas Administraciones,tanto en servicios locales como en asuntos de inters comn, se desarrollar

    con carcter voluntario, bajo las formas y en los trminos previstos en las leyes,

    pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.

    Convenios de colaboracin que celebre la Administracin

    General del Estado con otras entidades

    Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administracin General del Estado puede

    celebrar convenios de colaboracin, adems de con otras Administraciones,

    con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho privado.

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    Convenios de colaboracin empresarial en actividades de

    inters general

    El apartado primero del artculo 25 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de

    rgimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al

    mecenazgo, entiende por convenio de colaboracin empresarial en actividades

    de inters general aquel por el cual las entidades a las que se refiere el artculo16 de dicha Ley, entre las cuales se encuentra el Estado, a cambio de una ayuda

    econmica para la realizacin de las actividades que efecten en cumplimiento

    del objeto o finalidad especfica de la entidad, se comprometen por escrito

    a difundir, por cualquier medio, la participacin del colaborador en dichas

    actividades.

    Antes de finalizar este apartado, es necesario advertir que, por regla general,

    los convenios celebrados por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas

    Artes no se incluyen entre los previstos por el artculo 6 de la Ley de RgimenJurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo

    Comn, sino que se amparan en la habilitacin ms genrica prevista en la Ley

    de Contratos, a la que antes se aludi, lo cual se manifiesta en la simplificacin

    de su tramitacin.

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    convenios de la

    subdireccin

    general de promocin

    de las

    bellas artes

    A continuacin se indican, sin nimo de establecer una enumeracin exhaustiva,

    los convenios ms representativos elaborados por la Subdireccin General de

    Promocin de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades

    derivadas de la organizacin de la mayor parte de las exposiciones.

    clases

    contenido

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    clases

    Convenio marco de colaboracin

    Permite expresar la voluntad de colaboracin en el desarrollo de proyectos y

    actividades comunes que posteriormente se plasmarn en convenios especficospara actividades determinadas. Su vigencia suele ser indefinida, sin perjuicio

    de la denuncia por cualquiera de las partes en la forma y con los requisitos que

    establezca el propio convenio.

    Convenio de colaboracin para la organizacin de una

    exposicin

    Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de

    las partes firmantes para la organizacin de una exposicin concreta, una vezque ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdireccin

    General de Promocin de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal

    una exposicin organizada por otra institucin.

    Protocolo general

    El convenio adoptar esta forma con el objetivo de que un rgano de la

    Administracin General del Estado y otro de una Comunidad Autnoma puedan

    fijar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin enla organizacin de una exposicin.

    Convenio de cesin temporal

    Con el fin de organizar la itinerancia de las exposiciones de produccin propia de

    la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, entre las que destacan

    muestras fotogrficas de los ms diversos autores espaoles contemporneos, la

    Subdireccin dispone de un modelo de convenio de cesin temporal que permite

    articular estas itinerancias como prstamos giles a terceras instituciones enEspaa y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, nicamente se solicita

    de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organizacin de

    la exposicin en su sede, no exigindose ninguna contraprestacin econmica

    a cambio.

    Cesin de salas por parte otra entidad

    En ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la

    Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, es necesario solicitar

    la colaboracin de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones

    adecuada a este fin.

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    Patrocinio

    En los convenios de colaboracin se puede reflejar la posibilidad de que las partes

    firmantes recurran a la colaboracin de determinadas entidades, a los efectos

    de financiar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden

    en la organizacin de la exposicin.

    Asimismo, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes celebra,

    al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las

    entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, convenios

    de colaboracin cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposicin por

    parte de una entidad sujeta al derecho privado.

    contenidoEstructura

    El contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la

    exposicin, las preferencias de las entidades firmantes o los requerimientos del

    ordenamiento jurdico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo

    del artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas

    y del Procedimiento Administrativo Comn, debern especificar el contenido

    previsto en el apartado segundo de dicho artculo.

    En el caso de los convenios que tramita la Subdireccin General de Promocin

    de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mnimo

    de apartados que conforman su estructura:

    Ttulo o denominacin del convenio.

    Ha de reflejar el objeto del convenio, que ser una de sus clusulas.

    Lugar y fecha de firma.

    Si se desea, en lugar de figurar en el encabezado del convenio, el lugar yla fecha se puede situar al final del mismo con objeto de relacionarlo con

    el acto de la firma. En los convenios que tramita la Subdireccin General

    de Promocin de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la firma

    no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el da en

    que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre

    su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto

    definitivo.

    Identidad de las personas que van a firmar el convenio, bajo la expresin de

    reunidos, comparecen, u otra similar, haciendo referencia a la justificacinde los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones

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    Pblicas) con los que actan en representacin de la Institucin por la que

    firman.

    Identificacin de los motivos por los que se considera oportuno firmar el

    convenio, utilizando la expresin manifiestan, exponen, o cualquier otra

    indicacin similar.

    En este apartado conviene hacer una presentacin de los objetivos y finesde cada institucin firmante, su relacin con el objeto del convenio, las

    razones por las que se desea colaborar en el proyecto, los antecedentes

    del mismo y cualesquiera otras consideraciones que las partes consideren

    oportuno formular. A ttulo de ejemplo, se pueden hacer las siguientes

    presentaciones:

    Presentacin del Ministerio expresando, por ejemplo, que el

    Ministerio Cultura tiene entre sus principales objetivos (...).

    Presentacin de la/s otra/s entidades firmantes. Presentacin del Museo o del titular de la coleccin, en su caso.

    Presentacin de la exposicin.

    Indicacin de que ambas partes acuerdan formalizar el presente

    convenio con arreglo a las clusulas que siguen.

    Clausulado.

    Ha de reflejar los compromisos de las partes firmantes. Segn el tipo de

    exposicin, seguir un modelo preestablecido, como es el caso de los

    convenios de cesin temporal, o se redactar de forma especfica, ordenandoel clausulado en funcin de las obligaciones que corresponden a cada

    entidad, especificndolas por separado, as como los compromisos comunes,

    en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las clusulas

    atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo

    de ejemplo, ms adelante.

    Apartado reservado para la firma de las partes, indicando el nombre

    de la persona que firma y el cargo que ocupa en la institucin a la que

    representa.

    Anexos, en su caso.

    La relacin de obras que componen la exposicin suele reflejarse en uno de

    estos anexos, que tambin ha de ser firmado por ambas partes.

    Principales clusulas

    Objeto.

    Refleja el contenido del convenio. Por ejemplo, el presente convenio tiene

    por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte firmante)la exposicin..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la

    ciudad... entre las fechas...

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    Compromisos.

    Permite recoger, en una o varias clusulas, las obligaciones a las que se

    compromete cada una de las partes.

    Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el

    patrocinio de una exposicin o la cesin de una sala, el clausulado se reduce a

    las previsiones mnimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso delpatrocinio, la clusula compromisos reflejar que la Subdireccin General

    de Promocin de las Bellas Artes organiza una exposicin y que la entidad

    patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad econmica para

    colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administracin

    contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una

    aportacin en especie, esto es, una aportacin de los servicios ya contratados

    por el propio patrocinador.

    Calendario y sedes.

    Requerir una clusula separada, en el caso de que estos aspectos no se

    hayan concretado anteriormente.

    Seguro.

    Debe especificarse a cul de las partes corresponde contratar el seguro para

    obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad clavo a clavo.

    Seguridad.

    Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto fsicas

    (humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesintemporal se establece que las condiciones de seguridad debern seguir las

    Directrices para los Acuerdos de Prstamo del ICOM de 1974.

    Desperfectos.

    En los convenios de cesin temporal se introduce una clusula que impide

    a la parte receptora o al personal de las salas de exhibicin manipular o

    restaurar ninguna de las obras de la exposicin sin el previo conocimiento

    y consentimiento del Ministerio mientras dure el perodo de cesin.

    Transporte.

    Por lo general, se efectuar por una empresa de transporte de toda

    solvencia tcnica, debindose determinar a quin corresponde sufragar

    este concepto. Es recomendable especificar el recorrido (lugar de origen y

    lugar de destino).

    Desembalaje y reembalaje.

    Se debe concretar la parte que deber sufragar la construccin de los

    embalajes, as como la realizacin del desembalaje y del reembalaje, que

    se realizar por una empresa de toda solvencia tcnica.

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    Montaje.

    Se especificar la entidad firmante que ha de asumir los gastos derivados

    de las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje

    de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envo

    de un representante de las partes firmantes para asistir al montaje y al

    desmontaje.Comisariado

    El convenio establecer a quin corresponde asumir este compromiso.

    Normalmente no es necesario especificar el nombre del comisario, dado

    que se mencionar en un contrato especfico, salvo que la exposicin sea

    fruto de una iniciativa concreta o la relevancia del experto aconseje su

    seleccin previa.

    Catlogo.

    Debe indicarse la tirada, el idioma en el que ser redactado, en su caso,y la parte que asumir su coste. Es importante hacer una referencia a los

    logotipos y crditos institucionales, sin perjuicio de su regulacin en una

    clusula especfica.

    Derechos de autor.

    En su caso, ha de introducirse una clusula relativa a la proteccin de los

    derechos de propiedad intelectual de los autores de las obras y de los textos,

    segn proceda, sin perjuicio de que su concrecin se plasme en un contrato

    aparte entre la entidad interesada y el autor o titular de los derechos depropiedad intelectual.

    Crditos y publicidad.

    Con independencia de que se hayan mencionado en la clusula relativa

    al catlogo, conviene prever en el convenio una clusula por medio de la

    cual se exija que en todas las ediciones de publicidad, material impreso y

    en cualquier otro lugar en que se mencione la muestra, deben figurar los

    crditos institucionales del Ministerio y de la otra entidad firmante, as como

    los de otras entidades colaboradoras, si las hubiere. El Ministerio, o ambas

    partes firmantes, supervisarn estos aspectos a travs de un coordinadortcnico.

    Rgimen jurdico de las obligaciones del Ministerio.

    Todos los servicios que sean contratados por el Ministerio de Cultura para

    la ejecucin de los compromisos adquiridos en el convenio estn sujetos

    a la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas, as como a la Ley

    47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

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    Comisin mixta de seguimiento.

    El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas

    y del Procedimiento Administrativo Comn requiere la constitucin de este

    rgano de control y seguimiento de los compromisos de los convenios que

    se rigen por dicho artculo.

    Resolucin de controversias.

    En esta clusula, siendo el Ministerio una de las partes firmantes, se indicar

    que el convenio tiene naturaleza administrativa. Las controversias que puedan

    surgir sobre la interpretacin, modificacin, ejecucin, resolucin y efectos

    que puedan derivarse del mismo se resolvern entre las partes, agotando

    todas las formas posibles de conciliacin para llegar a una solucin amistosa.

    En su defecto, sern competentes para conocer de las cuestiones litigiosas

    los rganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.

    Si el convenio se firmase por el Ministerio de Cultura con una entidadextranjera, se precisar que la competencia para conocer de las cuestiones

    litigiosas derivadas del convenio corresponde a los Tribunales de Espaa,

    que son los del orden contencioso-administrativo.

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    procedimiento

    La duracin del procedimiento de tramitacin de un convenio de colaboracin

    puede depender de mltiples factores como son, principalmente, la concrecin

    del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactar

    el texto, los trmites internos que han de superar de cada una de las partes

    firmantes, etc.

    inicio: trmites previos

    redaccin del convenio

    tramitacin

    firma

    archivo y seguimiento del convenio

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    inicio: trmites previosLos trmites previos parten de una serie conversaciones informales en las

    que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y

    oportunidad por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, y

    autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales,

    se emprenden las primeras conversaciones que permiten perfilar informalmente

    la distribucin de las obligaciones que posteriormente se concretarn en el

    convenio.

    redaccin del convenio La competencia de representacin

    La colaboracin ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones

    competenciales o de representacin de cada entidad firmante.

    Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de

    compromisos u obligaciones, es preciso que el rgano administrativo justifique

    adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se

    efecta el nombramiento de la autoridad firmante, as como de la norma que

    le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citara

    el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura bsica del Ministerio de

    Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a firmar elconvenio en representacin del Ministerio, as como cualquier otra disposicin

    que se estime conveniente.

    Por su parte, en relacin con las entidades privadas, es necesario hacer constar

    que la persona que va a firmar el convenio goza de poder bastante para obligarse

    en el sentido que se pretende en el mismo (bastanteo), de conformidad

    con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al

    representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros

    actos con la Administracin Pblica o que permitan reconocer la competencia

    y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un

    acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.

    Negociaciones

    En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el

    contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumir cada una

    de las partes. La estructura del convenio, el nmero de clusulas y su contenido

    depender del curso de las negociaciones.

    Con el objetivo de simplificar este trmite, y de aplicacin restringida a las

    exposiciones de produccin propia que ofrece en itinerancia, la Subdireccin

  • 7/22/2019 Exposiciones Temporales_Espaa

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    General de Promocin de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio

    de cesin temporal que nicamente requiere ser adaptado a circunstancias

    muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposicin, el recorrido

    del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institucin cesionaria que

    cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su

    representacin.

    Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas

    informticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos,

    lo cual permite agilizar la comunicacin entre las partes.

    Conformidad de ambas partes al textoNormalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo

    electrnico o una conversacin telefnica.

    tramitacin

    Control jurdico

    Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto

    del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los

    efectos de que emita el correspondiente informe jurdico.

    Asimismo, el Abogado del Estado comprobar los documentos justificativosde la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes,

    expresando de modo concreto su eficacia en relacin con el fin para el que

    hayan sido presentados, tal y como dispone el artculo 29 del Real Decreto

    997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio

    Jurdico del Estado.

    Control presupuestario y econmico

    La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a lafuncin interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los

    actos del sector pblico estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a

    la realizacin de gastos. En consecuencia, la Subdireccin General de Promocin

    de las Bellas Artes debe, con carcter previo, tramitar la correspondiente

    retencin de crdito y, a continuacin solicitar el informe de fiscalizacin

    previa.

    Es de destacar que la fiscalizacin de los convenios de colaboracin se prev

    expresamente en el apartado decimotercero de la Resolucin de 4 de marzo de

    2002, de la Intervencin General de la Administracin del Estado, por la que se

    hace pblico el Acuerdo del Consejo de Ministros de 1 de marzo de 2002, por

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    el que se da aplicacin a la previsin del artculo 95.3 del texto refundido de la

    Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de funcin interventora.

    Texto definitivo

    Las observaciones formuladas en la fase de control jurdico y de control

    presupuestario y econmico del Ministerio debern ser incorporadas al borrador,

    siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los

    efectos de obtener un texto definitivo.

    Otros trmites

    Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la

    traduccin del convenio a otro idioma, lo cual se realizar una vez que el texto

    sea definitivo.

    firmaCon independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente

    habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes

    estampen tambin su firma en cada una de sus pginas, as como en los anexos,

    si los hubiera.

    Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdireccin General de

    Promocin de las Bellas Artes remitir a la contraparte los ejemplares originales

    del convenio, en nmero de uno por cada parte interviniente, con el fin de que

    proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en ltimo lugar.

    archivo y seguimiento del convenio

    Una vez firmado el convenio por las partes, cada una de ellas proceder alarchivo de su correspondiente ejemplar.

    El convenio mantendr su vigor hasta el momento en el que finalicen las

    actuaciones en l previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien

    su ineficacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que as lo

    impongan.

    En consecuencia, el Ministerio realizar un seguimiento de las obligaciones

    comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto,

    asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley

    47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

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    TRMITES A REALIZAR ENTRE LAS

    PARTES FIRMANTES

    TRMITES INTERNOS DE LA S.G. DE

    PROMOCIN DE LAS BELLAS ARTES

    Trmites previos

    Control jurdico

    Texto definitivo

    Archivo y seguimiento del convenio

    Acreditacin de

    la competencia o

    capacidad de

    representacin

    Negociaciones

    (e-mail)

    Conversaciones

    informales

    Autorizacin del

    proyecto

    Particulares

    (bastanteo)

    Administracin

    (norma, acto de

    nombramiento)

    Control

    presupuestario

    econmico

    Envo de los ejemplares originales a la

    contraparte para su firma en todas sus

    hojas

    Firma de la

    contraparte Envo de

    ejemplares

    originales al

    Ministerio

    Envo del

    convenio firmadoa la contraparte

    Firma delMinisterio

    Conformidad de

    ambas partes

    Retencin de

    crdito (RC)

    Fiscalizacin

    previa

    Retoques al

    borrador

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    gestin econmica

    programacin econmica

    gestin fnanciera

    contratacin administrativa

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    Entendiendo la gestin econmica como losprocedimientos establecidos para la ejecucin de lospresupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en elcaso de las exposiciones temporales organizadas por

    el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos,en este manual nos centraremos en el estudio de los

    procedimientos de gestin del gasto.

    Partiendo de un presupuesto de carcter limitativo queimpide realizar gasto por importe superior al autorizado yque nicamente podr utilizarse para conseguir el objeto

    para el cual fue aprobado, la GESTIN ECONMICA seajustar siempre a los principios de legalidad, eficacia y

    economa a los que se somete la actividad econmica delas Administraciones Pblicas.

    Justificada por la necesidad de contar con el trabajode profesionales externos a la Administracin para el

    desarrollo del proyecto expositivo, la gestin econmicadel gasto se inicia con el estudio de la viabilidad

    econmica del proyecto expositivo, y en concreto conel estudio de su financiacin, con la delimitacin de

    necesidades y con las estimacin de su coste.

    Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecucinpropiamente dicha del gasto a travs de los distintosprocedimientos previstos, entre los que veremos con

    mayor detenimiento, por su importancia, la contratacinadministrativa.

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    financiacinDesde el punto de vista econmico, lo primero que hay que saber de unaexposicin a la hora de valorar su viabilidad econmica, es si sta va a serproducida y financiada en su totalidad por la Administracin, o si existir algntipo de participacin externa. En funcin de ello, podemos hablar de dos clasesde exposiciones:

    Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidadpor la Administracin y como consecuencia los gastos previstos para sucelebracin son tambin asumidos en su totalidad por ella. En este casohablamos de una exposicin de produccin propia, en la que la contratacinde todos los trabajos depende nicamente de la Administracin.

    Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra

    institucin pblica o privada, en cuyo caso hablamos de exposicin deproduccin compartida. En este caso, existir un Convenio de Colaboracinque regular entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas lasde carcter econmico. En el clausulado de ese Convenio se especificarnlas partidas de gastos que asumirn cada una de las partes, o en el caso detratarse de un Patrocinio, si la aportacin econmica ser para una partidao partidas determinadas.

    delimitacin de necesidadesUna vez se sabe cmo se va a financiar la exposicin, el paso siguiente consistiren la elaboracin de una relacin de necesidades, entendiendo en este caso pornecesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realizacin de laexposicin que haya que encargar a una empresa o profesional y que conllevenun gasto. Si est prevista una produccin compartida pero no estn del tododefinidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.

    Para elaborar esta relacin de necesidades, el servicio econmico debe

    contar con la colaboracin de la coordinacin tcnica, pues ser la que mejorconozca junto al comisariado la exposicin, que facilitar o conseguir toda lainformacin necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.

    Si bien es verdad que cada exposicin es distinta a las dems y tiene sus propiasnecesidades, siempre habr una serie de trabajos comunes a todas ellas queconstituyen su columna vertebral y que sern los primeros con los que debemoscontar salvo que, por Convenio, corresponda su realizacin a otra Institucin.Estos trabajos son:

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    Comisariado

    El comisario es el idelogo de la exposicin y la persona encargada de realizarel proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de lamuestra y el discurso cientfico-cultural que pretende.

    Diseo expositivoRealizado por un profesional cualificado, es un proyecto tcnico en el quese tratar de plasmar el contenido y el discurso cientfico-cultural que quieretransmitir el comisario de la exposicin.

    Diseo del catlogo

    Al igual que en el caso anterior, es un proyecto tcnico realizado por unprofesional en el que se plasmar el contenido y el discurso cientfico-cultural

    de la exposicin, manteniendo, si as se desea, una lnea de diseo acordecon el diseo expositivo.

    Edicin del catlogo

    Conforme al diseo presentado y bajo la supervisin de la persona que loha realizado, se contrata a una imprenta para su edicin.

    Seguro

    Si no se solicita Garanta del Estado1

    para asegurar las obras, se suscribiruna pliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra lasobras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolucin al final dela exposicin (cobertura clavo a clavo)2.

    Embalaje y transporte

    Se contratar con una empresa especializada la realizacin de un embalajeadecuado para las obras, as como su recogida y transporte hasta la sala deexposiciones y su posterior devolucin en las mismas condiciones.

    Montaje y desmontaje

    Realizado por una empresa especializada, ejecutar el proyecto tcnicopresentado por el diseador de la exposicin.

    La regulacin de las condiciones de realizacin de estos trabajos y loscompromisos econmicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan concarcter general a travs de los procedimientos de contratacin previstos parala Administracin Pblica que veremos ms adelante.

    1 Ver apartado Garanta del Estado2 Ver apartado Suscripcin de pliza con compaa privada

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    Acompaando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columnavertebral de la exposicin, y tambin el grueso de la inversin, existen otrosmuchos que no por ser ms accesorios o tener menor trascendencia econmica,dejan de ser importantes para el conjunto de una exposicin. A todos hay quetener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. Acontinuacin se presenta una lista de los ms frecuentes:

    Redaccin de textos y fichas para el catlogo.

    Realizacin y/o positivado de fotografas para el catlogo.

    Trabajos de documentacin.

    Restauracin de piezas.

    Enmarcado.

    Produccin audiovisual.

    Publicidad. Talleres y actividades de difusin.

    Servicio de azafatas.

    Servicio de vigilancia.

    Servicio de limpieza.

    Edicin de material divulgativo.

    Invitaciones.

    Acto inaugural.

    estimacin de costesUna vez delimitadas las necesidades se realiza la estimacin de su coste. Setendr en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van aimputar a un nico ejercicio presupuestario o a ms, pues resulta habitual queel periodo de preparacin de una exposicin abarque ms de uno. As, por

    ejemplo en el caso de una exposicin que se celebre a primeros de un ao, statendr trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente mesesantes de su inauguracin, en el ejercicio presupuestario anterior, como seranpor ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseo del montaje.

    Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, ms cercano a lainauguracin o durante su celebracin, pueden pertenecer a uno u otro ejerciciopresupuestario; seran, por ejemplo, la produccin de un audiovisual, o un serviciode azafatas. Y por ltimo, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan enlos dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguracin, porejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura,como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.

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    Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejerciciopresupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos parahacerlo son:

    El propio presupuesto de que se dispone..

    El estudio de la exposicin. Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposicin, el tipo de

    piezas que la componen o la localizacin de las mismas, que nos aportaninformacin para determinar en qu partidas ser necesaria una mayoro menor inversin: unas piezas delicadas pueden requerir un embalajeespecialmente costoso, obras con una valoracin muy alta supondrn unaprima de seguro tambin elevada, si se quiere atraer a un pblico infantilhabr que programar talleres y actividades didcticas, si las piezas estn casitodas en Espaa el coste de su transporte ser menor que si se encuentran

    en el extranjero, etc.

    El conocimiento de los precios de mercado.

    La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.

    Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cmo ser ladistribucin del gasto y cual ser el coste total previsto, decidiendo en ltimoextremo sobre su viabilidad o no viabilidad econmica.

    Si la exposicin es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones

    comienza la fase de gestin financiera propiamente dicha, a travs de la cualse materializa la ejecucin de todos estos gastos.

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    gestin

    financiera

    La gestin financiera tiene por objeto la ejecucin propiamente dicha del

    presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecucin se realiza a travs de distintasfases, inicindose con la autorizacin del gasto y terminando con su pago

    material.

    Los procedimientos de gestin para llevarlo a cabo, son los pagos por caja fija,

    los pagos a justificar, la contratacin administrativa y excepcionalmente

    la contratacin privada. No obstante tambin veremos en este apartado cmo

    los Convenios de Colaboracin cuando tienen contenido econmico pueden

    dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratacin administrativa, por su

    importancia se le dedica un apartado propio.

    Durante su ejecucin, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno

    en todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado

    (IGAE), a travs de la funcin interventora, controla antes de su aprobacin,

    todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones

    de contenido econmico, con el fin de asegurar que su gestin se ajusta a

    las disposiciones aplicables en cada caso, y a travs de la funcin de control

    financiero, el sometimiento de la actividad econmico-financiera del sector

    pblico a los principios de legalidad, eficacia y economa.

    Adems, y una vez ejecutada, la actividad econmico financiera se someter al

    control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba

    la Cuenta General del Estado de cada ao.

    fases de la gestin del gasto

    procedimientos de gestin del gasto

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    fases de la gestin del gastoAprobado el presupuesto, su ejecucin va a pasar por una serie de fases sucesivas

    entre s. En el procedimiento general son las siguientes:

    Aprobacin del gasto, es el acto administrativo que pone en marcha el

    procedimiento de ejecucin del gasto, por el cual la autoridad competente

    para gestionar el gasto autoriza su realizacin por una cuanta determinada,

    reservando para ello parte del crdito presupuestario. Contablemente se

    materializa con la emisin de los documentos contables RC (Retencin de

    Crdito) y A (Aprobacin).

    Compromiso o disposicin del gasto, es el acto administrativo en virtud del

    cual la autoridad competente acuerda con un tercero, empresa o particular,

    la realizacin de un servicio. A este gasto determinado se le reservan fondos

    a travs del compromiso del gasto. Contablemente se materializa con laemisin del documento contable D (Disposicin del Gasto).

    Reconocimiento de la obligacin, es el acto administrativo en virtud del cual

    la autoridad competente acepta formalmente y con cargo al presupuesto,

    la existencia de una deuda legtima ante una empresa o particular que ha

    realizado un trabajo para la Administracin. A partir de este momento se

    puede decir que el gasto se ha ejecutado, pero no el pago. Contablemente

    se materializa con la emisin del documento contable O (Reconocimiento

    de la Obligacin).

    Ordenacin del pago, es el acto administrativo por el que la autoridad

    competente que ha reconocido la existencia de una obligacin, solicita se

    proceda a la realizacin de su pago, es decir a la salida efectiva de dinero

    con cargo al crdito previsto en el presupuesto una vez el trabajo ha sido

    realizado. Contablemente se materializa con la emisin del documento

    contable K (Orden de Pago).

    Pago material, es la salida efectiva de dinero de las cuentas del Estado.

    Aunque cada una de las fases indicadas son sucesivas en el tiempo, es corriente

    que en algunos procedimientos, cuando la naturaleza del gasto as lo determine,se ejecuten dos de estas fases simultneamente, dando lugar a los documentos

    contables AD y OK, e incluso se junten las cuatro dando lugar a un nico

    documento contable denominado ADOK.

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    procedimientos de gestin del gastoConstituyen las diferentes formas de tramitacin del gasto y son las

    siguientes:

    Anticipos de Caja FijaRegulados en el Real Decreto 725/1989, de 16 de junio sobre anticipos de caja

    fija, se entiende por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carcter

    extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras

    destinados a la atencin inmediata, y posterior aplicacin presupuestaria, de

    gastos peridicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de

    trabajos de pequea cuanta que genera una exposicin, pueden efectuarse

    por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratacin, utilizando

    este procedimiento de anticipos de Caja fija, siempre y cuando se trate, como

    se ha indicado, de gastos de carcter peridico o repetitivo en bienes corrientesy servicios. Debern seguir la tramitacin establecida en cada caso y se podr

    utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no

    exceda de 5.000 . El pago se realiza contra factura y la forma habitual para

    contratarlos es la solicitud y aceptacin de un presupuesto.

    Pagos a justificar

    Regulados en el Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre pagos librados a

    justificar, son una excepcin dentro de los procedimientos de gestin del gastoy consisten en la provisin de fondos que se realiza a las oficinas contables, para

    atender gastos sin la previa aportacin de las documentacin justificativa de los

    mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar

    en el extranjero. Se utiliza nicamente en los casos especialmente regulados en

    cada departamento ministerial, slo podrn satisfacerse obligaciones del mismo

    ejercicio y deben ser justificados en un plazo mximo de tres meses.

    Contratacin administrativaRegulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto

    refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas y en el Real

    Decreto 1098/2001, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley

    de Contratos de las Administraciones Pblicas. Es la principal herramienta con

    la que cuentan las Administraciones para la gestin del gasto. A travs de ella

    se regula la relacin que se establece entre la Administracin y una empresa o

    particular al que se encomienda la realizacin de un determinado trabajo.

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    Convenios de Colaboracin

    Explicados en el captulo anterior, no es que los Convenios sean en s mismos

    un instrumento de gestin del gasto pblico, pero s a travs de ellos puede

    articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos econmicos adquiridos

    por la Administracin no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institucin

    con la que se firma el Convenio para que posteriormente, y previa justificacindel gasto realizado, sean abonados por la Administracin a esa Institucin.

    Tambin el Convenio puede regular la aportacin de una cantidad por parte

    de una Institucin para su gestin directa por la Administracin, en este caso

    se producira una modificacin presupuestaria denominada generacin de

    crditopor la cual se incrementa el presupuesto inicialmente aprobado ante un

    ingreso no previsto. El dinero as generado se utilizar en las partidas definidas

    en el Convenio a travs de los cauces normales de pagos de Caja fija o de la

    contratacin administrativa que veremos a continuacin.

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    contratacin

    administrativaAunque forma parte de la gestin financiera, por la importancia que tiene enla ejecucin del presupuesto de gastos, la contratacin administrativa mereceque se le dedique su propio apartado.

    No obstante, al ser la contratacin administrativa un procedimiento utilizadopor las Administraciones Pblicas para hacer efectiva la ejecucin de gran parte

    de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su mbito deaplicacin es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado elestudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tiposde contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan msrelevantes para la produccin de una exposicin.

    Adems, y dado que es habitual la preparacin simultnea de varias exposicionesque generan numerosos contratos, se vern dos herramientas que permitirnorganizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el

    calendario de contratacin, y la ficha de seguimiento de expedientes.Una vez finalizada la exposicin, ser importante realizar una memoriaeconmica que refleje los gastos realizados a travs tanto de los expedientesde contratacin como de las dems formas de gasto.

    Tambin ser importante el correcto archivado de todos los expedientes degasto, no slo porque constituyen, desde el punto de vista econmico, lamemoria histrica de la exposicin, sino tambin porque son documentossusceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un ltimo

    control interno en su auditoria anual.

    regulacin de los contratos

    clasificacin de los contratos

    expedientes de contratacin

    seguimiento de expedientes

    calendario de contratacin

    memoria econmica y archivo

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    regulacin de los contratosLa contratacin administrativa se regula en:

    Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el textorefundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas.

    Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el RealDecreto 1098/2001.

    Su mbito de aplicacin, como indica su ttulo, se extiende a todas lasAdministraciones Pblicas y su contenido es aplicable a la realizacin de ungran nmero de actividades.

    clasificacin de los contratosExplicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existenteentre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificacin de losdiferentes tipos de contratos que se pueden realizar:

    Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administracin sedividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):

    Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley,

    se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es: La ejecucin de obras.

    Por ejemplo la construccin de una carretera.

    La gestin de servicios pblicos.

    Por ejemplo la concesin de un servicio de cafetera en un edificiopblico.

    La realizacin de suministros.

    Por ejemplo la fabricacin de vitrinas para una exposicin.

    Los trabajos de consultora y asistencia.

    Por ejemplo la contratacin de los trabajos del comisariado de unaexposicin.

    La realizacin de servicios.

    Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposicin.

    Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tresltimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la produccin

    de una exposicin.Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartadosanteriores.

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    Por el procedimiento de adjudicacin. Regulado en el art. 73 de la Ley deContratos, los contratos podrn adjudicarse por procedimiento:

    Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar unaproposicin.

    Restringido, en el que solo podrn presentar proposicin los

    empresarios seleccionados por la Administracin, previa solicitud delos mismos.

    Negociado, en el que el contrato se adjudicar al empresariojustificadamente elegido por la Administracin, previa consultay negociacin con uno o varios empresarios. En este caso slopodrn presentar proposiciones los empresarios invitados por laAdministracin. No es un procedimiento habitual de contratacin y suutilizacin esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.

    Por la forma de adjudicacin. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos,las formas de adjudicacin de un contrato son:

    El concurso, en el que la adjudicacin recaer en el licitador que ensu conjunto haga la proposicin ms ventajosa, teniendo en cuentano slo su oferta econmica sino todos los criterios que se hayanestablecido en el pliego de clusulas administrativas particulares3.

    La subasta, en la que la adjudicacin recaer en el licitador que oferteel precio ms bajo.

    Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso,el procedimiento de adjudicacin utilizado puede ser el abierto o el restringido,nunca el negociado.

    Contratos menores. Regulados en el artculo 56 de la Ley de Contratos,constituyen una excepcin porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a lasformas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamentepor su cuanta4(actualmente no pueden exceder de 12.020,24 en el caso delos contratos de suministros, de consultora y asistencia y en los de servicios). La

    tramitacin de su expediente puede realizarse nicamente con la aprobacin delgasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripcionestcnicas en el que se definan las caractersticas del trabajo a realizar por elcontratista, y adems pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es laagilizacin de los expedientes de contratacin de pequeos trabajos.

    Segn la clasificacin anterior, en la gestin de exposiciones, los contratos msutilizadospor su objeto son los de consultora y asistencia y los de servicios,

    3 Ver apartado Expediente de contratacin4 Cuanta vigente en la fecha de edicin de esta publicacin. Las cuantas podrn ser modificadas en

    Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposicin adicionalprimera de la Ley de Contratos.

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    y en alguna ocasin el de suministro. Hay veces en que este objeto contieneprestaciones que afectan a ms de un tipo de contratos, son los llamadoscontratos mixtos, en este caso el contrato se clasificara en funcin del objetoque tenga un mayor peso en la contratacin y se regulara por las normas que lefueran de aplicacin. Por ejemplo, si slo es necesaria la construccin de vitrinaspara un determinado montaje, estaramos ante un contrato de suministro defabricacin, pero si se trata de un proyecto ms amplio que incluye adems elmontaje de paneles, la instalacin de la iluminacin y la colocacin de la grficaestaramos ante un contrato de servicios.

    Cuando el importe del trabajo es inferior a los 12.020,24, se tramitarncomo contratos menores pero, si se supera este importe, laformanormal deadjudicacin ser el concurso con procedimiento abierto cuya tramitacin esmucho ms larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarseen los contratos de consultora y asistencia y los de servicios, nicamente en

    los supuestos establecidos en los art. 209 y 210 de la Ley de Contratos, peroes muy til y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los30.050,61 (ver nota n5) (art. 210h), en los que habr concurrencia de ofertascon la invitacin de un mnimo de tres empresas, y tambin en el supuesto queestablece su utilizacin cuando por razones tcnicas o artsticas o relacionadascon la proteccin de derechos exclusivos tan slo puede encomendarse el objetodel contrato a un nico empresario(art. 210b).

    expediente de contratacinLa preparacin de un contrato conlleva una serie de documentos que vienena conformar lo que llamamos expediente de contratacin. Su tramitacinser ms o menos compleja segn el procedimiento y la forma tramitacin delcontrato que utilicemos. Siempre ser ms complicada y larga la tramitacin deun concurso pblico que la de un procedimiento negociado, y la de ste serms que la tramitacin de un contrato menor que como ya indicamos, es unaexcepcin por la simplicidad en su tramitacin. No obstante los documentos

    ms importantes que conformarn este expediente tanto de un concurso comode un procedimiento negociado son:

    Certificado de insuficiencia de medios.

    Memoria explicativa.

    Pliego de Clusulas Administrativas Particulares.

    Pliego de Prescripciones Tcnicas.

    Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas.

    Ofertas presentadas. Resolucin de adjudicacin.

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    Contrato.

    Recepcin del trabajo.

    Certificado de insuficiencia de medios

    Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultoray asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competentecertifica la falta de medios humanos y tcnicos existentes dentro de la propiaAdministracin para hacer el trabajo objeto del contrato as como la noconveniencia de su ampliacin y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.

    Memoria explicativa

    Es el documento en el que el rgano de contratacin justifica la necesidad dela misma. Adems de hacer una breve resea sobre el objeto de la exposicina celebrar