F o r t i m a xF o r t i m a x S&C Constructores de Sistemas Manejo Institucional de la Información...
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F o r t i m a x
S&C Constructores de Sistemas
Manejo Institucional de la Información Estratégica
en las Organizaciones
...Un Nuevo Enfoque
S&C Constructores de Sistemas
El Manejo de Información
En toda Institución, la información es un activo que debe de ser administrado, controlado y resguardado como tal.
La función tradicional de archivo no ha sido actualizada a las necesidades modernas de las instituciones y ésto crea debilidades operativas, legales, estratégicas y competitivas.
Es imposible manejar documentos electrónicos con los sistemas de
archivo tradicionales ...!
S&C Constructores de Sistemas
La Diversidad de Formatos
En la actualidad, más del 40% de la información se maneja, guarda y almacena en papel.
El documento impreso presenta dificultades y deficiencias en su manejo y acceso.
El Archivo en papel conlleva riesgos en su conservación física, generando altos costos de almacenaje.
Hoy día, más del 50% de la información estratégica de las instituciones se maneja y almacena en formato electrónico.
Esta información normalmente se encuentra fuera de cualquier política de seguridad, registro o control de archivo institucional.
Información confidencial o sensitiva viajando en LapTops, con los riesgos que conlleva de pérdida.
Manejo separado de información en formato electrónico de la información en papel.
S&C Constructores de Sistemas
Agravantes del Problema
Falta de definición en las instituciones de un responsable de la función de organizar y preservar la información estratégica.
Falta de herramientas modernas para administrar información en diversos formatos, en especial electrónicos.
Ausencia de medios eficientes de respaldo de los equipos de cómputo personales.
Ausencia de un plan para eliminar al máximo el uso del papel y evitar los problemas asociados a su manejo y preservación e impacto económico (p.ej.: cultura del fotocopiado).
S&C Constructores de Sistemas
La Función del Archivo Tradicional
Sustentada en el manejo físico de los documentos.
Orientada a la ubicación física de los volúmenes.
Bajo un sistema complejo de clasificación universal, accesible a unos cuantos.
Dependiente de criterios de búsqueda genéricos y limitados: autor, título, asunto o tema.
Multiplicidad del mismo documento en función de la expectativa de consulta.
Requerimiento de espacio físico considerable para su almacenaje.
S&C Constructores de Sistemas
El Nuevo Enfoque
CONSULTA UNIVERSAL
RESPALDO UNIFICADO
CLASIFICACIÓNY
FORMATO UNIFICADOS
INFORMACIÓN EXISTENTE DE
ARCHIVO EN PAPEL
INFORMACIÓN EXISTENTE EN
FORMATO ELECTRÓNICO
RESPALDOS DE INFORMACIÓN
EXISTENTES EN EQUIPOS PC
INFORMACIÓN PRODUCTO DE
PROCESOS INSTITUCIONALE
S
Fortimax
S&C Constructores de Sistemas
Cualidades del Formato Electrónico
ÚNICO. Se crea una sola vez, se reproduce sin límite.
INTANGIBLE. Se almacena en formato digital, al interior del sistema o medio electrónico.
ACCESIBLE. Se puede manejar desde cualquier medio electrónico, inclusive remotamente.
PROPAGABLE. Puede duplicarse o consultarse tantas veces como se requiera.
COMPACTO. El espacio físico que ocupa es comparativamente inferior a su equivalente impreso.
S&C Constructores de Sistemas
Nuestra Propuesta
P@PER-LESS. Aportación Ecológica = Incremento en Productividad.
POLÍTICA INSTITUCIONAL. Unificación del Archivo Electrónico de la Organización.
OFICINA VIRTUAL. Acceso Global, sin Restricción de Tiempo o Lugar.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Control de archivo, versiones, cambios y accesos.
PORTAL COLABORATIVO. Integración de Contenidos, Disco Virtual, Suite de Oficina, Correo Electrónico, Agenda y WebDAV.
SOLUCIÓN INTEGRAL. Un solo ambiente de producción institucional: Fortimax.
S&C Constructores de Sistemas
ENFOQUE INTEGRAL. Se adapta a las políticas y procedimientos de la institución.
PLATAFORMA ABIERTA. Convive y refuerza los procesos institucionales existentes, independientemente de su arquitectura de sistemas.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Administra y controla el acceso de usuarios, mediante la asignación de perfiles y el encriptamiento de los datos. El licenciamiento reside en los activos de la institución y se cotiza por procesador, sin límite de usuarios.
PROTEGE LA INVERSIÓN. Proporciona soporte técnico y actualizaciones de versión. Optimiza los procesos productivos, erradicando prácticas de gasto corriente.
AUTONOMÍA DE OPERACIÓN. Capacitando al Grupo de Implementación, transfiriéndole el conocimiento necesario para adaptar y evolucionar la estructura de aplicativos.
SOLUCIÓN INSTITUCIONAL. Conjunta funcionalidades de: Manejador de Contenido, Administrador de Documentos, Sistema de Respaldo, Disco Virtual y Portal Colaborativo, incluyendo Suite de Oficina, e-Mail, Agenda y WebDAV.
¿Por qué Fortimax?
S&C Constructores de Sistemas
Funcionalidades Principales
Como Manejador de Contenido Empresarial (Enterprise Content Manager) :
Almacena la información corporativa en un repositorio central seguro, que clasifica la información y facilita su respaldo corporativo.
Soporta cualquier formato de documento electrónico.
Ofrece la digitalización de documentos en línea, a través de su interfase con escáneres.
Da seguimiento al proceso de creación documental, a través del control de múltiples versiones de los documentos.
S&C Constructores de Sistemas
Funcionalidades Principales
Como Administrador de Respaldos (Desktop Backup System) :
Permite el respaldo y recuperación de directorios completos.
Migración desde la estructura de Desktop hacia el ambiente corporativo de unificación de datos.
Permite el cifrado y descifrado de información a través de algoritmos avanzados de seguridad.
Como Disco Virtual:
A través de su interfase Web permite la consulta y actualización de información a través de Intranet / red institucional (VPN) / Internet (Browser).
Mantiene control del espacio de almacenamiento otorgado a cada usuario o aplicación.
S&C Constructores de Sistemas
Funcionalidades de Escritorio
Como Portal Colaborativo (Ofimática, e-Mail, Agenda y WebDAV) :
Portal (single-sign-on, “desktop” configurable).
Correo electrónico (Zimbra-by-Fortimax), Directorio, Agenda, Chat (“instant-messages”).
Creación y edición de documentos en línea (ThinkFree-by-Fortimax): Write, Show, Calc. Conversión de archivos a formato PDF, HTML, XML.
Compartir Expedientes y Archivos mediante una dirección URL al destinatario (WebDAV).
Extensión de servicios hacia otras aplicaciones Web y conectividad al Portal Institucional Iportlets).
S&C Constructores de Sistemas
Control de Gestión
Administrador de Archivo
Portal Colaborativo
Digitalización Masiva
OCR & TR
Procesos de Negocio
Integración Modular
Inte
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Fortimax
S&C Constructores de Sistemas
Configuración y Conectividad Institucional
S&C Constructores de Sistemas
Plataformas que soporta
Servidor: Windows 2000 Professional o superior Linux Mac OS/X Sun Solaris, HP/UX, AIX Soporte de Java2, Versión 1.5
Software: Servidor HTTP
TOMCAT y APACHE (sin costo) Internet Information Services (IIS)
Servidor de Aplicaciones J2EE TOMCAT (sin costo) WebSphere, WebLogic, Sun
Servidor Base de Datos con soporte a JDBC ANTS (alternativa de bajo costo) ORACLE, SQL Server, DB2, Informix
S&C Constructores de Sistemas
¿Qué me permite hacer Fortimax?
CONFIGURAR ÁREAS DE TRABAJO
EXPLORADOR DE CONTENIDO:
MIS DOCUMENTOS. Es el área personal del usuario, puede crear carpetas de trabajo a voluntad.
GAVETAS. Es el área reservada a la institución, la configura el Administrador en función de las necesidades de manejo de información estratégica institucional.
EXPEDIENTES. Lo conforman todos los documentos relativos a un tema común.
S&C Constructores de Sistemas
¿Qué me permite hacer Fortimax?
BARRA DE HERRAMIENTAS (Funcionalidades Estándar):
CREACIÓN: CARPETAS Y ÁLBUM DE FOTOS.
DIGITALIZACIÓN: DOCUMENTOS IMPRESOS.
RESPALDO: ARCHIVOS, CARPETAS Y DIRECTORIOS.
RECUPERACIÓN: FORTIMAX -> PC.
COMPARTIR: EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS.
DESKTOP:
SUITE DE OFICINA. Procesador de Palabra, Hoja de Cálculo y Presentaciones.
CORREO ELECTRÓNICO. Procesar e-Mail. AGENDA. Contactos y Tareas, con la posibilidad
de Compartirlas.
S&C Constructores de Sistemas
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Estructura de Aplicaciones Típica
GAVETA Definición de Espacios de Trabajo a nivel Institucional.
CARPETAS Áreas, Departamentos, Regiones, etc.
EXPEDIENTES Institucional, Personal, etc.
DOCUMENTOS Archivos Estándar: Audio, Video, Imagen, sin
límite de formato.
S&C Constructores de Sistemas
Expectativas de Evolución
Incorporación de Funcionalidades Adicionales, en forma gradual.
Atención a Usuarios incrementales: por Área, Departamento o Región.
Adición de Procesos de Colaboración: Control de Gestión, CRM, SAP, otros.
Interacción con Aplicaciones Institucionales y Aplicaciones Especializadas, basadas en estándares.
S&C Constructores de Sistemas
En Suma, Fortimax es:
SOLUCIÓN INTEGRAL para el Manejo de la Información Estratégica de las Organizaciones.
UNIFICACIÓN de la información institucional dispersa y disponible en diversidad de formatos, sin restricción de tiempo o lugar.
SEGURIDAD y Control que permiten el manejo confiable de la información, ya sea internamente o en forma remota.
INTEGRACIÓN de los ambientes de producción, adaptable a las normas y políticas de la empresa.
FLEXIBILIDAD de operación con las diversas arquitecturas de cómputo estándar en la industria y permitir alternativas de desarrollo y adecuación al interior de su estructura.
F o r t i m a x
S&C Constructores de Sistemas
... La solución institucional para el manejo
integral de la información estratégica !
S&C 01.06