FASES DE AUDITORIA

Pruebas de auditoria para la evaluacin definitiva del control interno

Con la finalidad de facilitar la evaluacin del sistema de control interno, ste se divide en una serie de segmentos, llamados tambin subsistemas, sobre los cuales se aplican las pruebas de funcionamiento, y son, por lo general, los siguientes:

- Caja Ingresos

- Caja Egresos

- Ventas y cuentas por cobrar

- Compras y cuentas por pagar Planillas

- Existencias y costos de ventas

Cada uno de estos aspectos se desarrollan dentro de las siguientes subdivisiones:

- Objetivos del control interno

- Control contable

- Pruebas de funcionamiento

1. CAJA INGRESOS

Objetivos del control interno

Los objetivos de un slido sistema de control interno de caja ingresos son los siguientes:

Objetivos de Control Interno : Caja - Ingresos

- Los ingresos obtenidos, en efectivo y/o con cheques, deben ser registrados en los libros de contabilidad. De otro lado, los ingresos registrados contablemente hayan sido obtenidos.

- Los ingresos obtenidos deben ser depositados en su totalidad y de manera oportuna en cuentas comentes bancarias de la empresa.

- Los ingresos deben ser registrados en el periodo a que corresponden.

- Los ingresos deben ser correctamente registrados en los mayores auxiliares y en el mayor general.

Control contable

El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el procesamiento de las transacciones de ingresos de caja, como condicin previa a cualquier decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles para este subsistema.

Control Contable

a. Segregacin de funciones, tanto para el manejo de los Ingresos como para el registro de los mimos.

La posibilidad de errores o irregularidades se reducen a la mnima expresin cuando se ha implementado una adecuada segregacin de funciones. Un slido sistema de control interno considera que la persona encargada de recibir el dinero en efectivo y/o cheques. no realice las siguientes funciones:

- Firmar y/o autorizar cheques.

- Registro contable de los ingresos.

- Conciliaciones bancarias.

- Control de cuentas corrientes de clientes.

b. Depsitos ntegros y oportunos de los ingresos de caja.

La persona encargada de abrir la correspondencia debe preparar y firmar la relacin diaria de ingresos recibidos. Esta relacin debe incluir necesariamente el nmero del cheque: banco girado; y el nombre del cliente. Las boletas de depsito selladas por el banco deben ser comparadas con la relacin de ingresos y con las anotaciones en el rubro de caja. por una persona distinta a la encargada de recepcionarlos ingresos.

Las oportunidades para sustituir ingresos o para cubrir faltantes se limitan con el depsito inmediato de los ingresos.

c. Procedimientos para el control de los ingresos por ventas al contado.

Los procedimientos para el control de los ingresos en efectivo producto de ventas al contado varan de acuerdo a la actividad econmica de le empresa. Es importante la utilizacin de boletas y/o facturas de venta prenumeradas por imprenta que deben ser custodiadas por terceras personas; y, en su caso, la utilizacin de mquinas registradoras. Tanto los totales de las cintas de las mquinas registradoras como los totales de ventas diarias al contado y cobranzas en efectivo,deben ser comparados con las boletas de depsito bancario y con las anotaciones en el libro de caja.

Se proporciona proteccin adicional cuando el personal del departamento de contabilidad y/ o de la oficina de auditoria interna realizan arqueos sorpresivos en periodos conos de tiempo.

d. Correcto registro contable de los ingresos.

Los ingresos deben registrarse identificando a los clientes y cada una de las facturas canceladas. Se debe evitar el registro de ingresos que se acrediten a los clientes de manera global, debido a que este procedimiento dificulta el anlisis de las cuentas por cobrar, el control de las cuentas vencidas y la clasificacin adecuada del pasivo corriente y a la largo plazo.

e. Registro previo de los ingresos de caja como cuentas por cobrar.

Deben incluirse procedimientos que permitan detectar, por medio de una revisin de cuentas por cobrar vencidas, ingresos no contabilizados y/o no recibidos.

Pruebas de funcionamiento

En primer lugar, los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. En segundo lugar, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar de la eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor deposita en el mismo.

Es necesario tener en consideracin que. en algunos casos los procedimientos que se detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales, dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de operaciones; 3) tipo de organizacin; etc.

Pruebas de Funcionamiento : Caja - Ingresos

a. Examinar el libro de Caja-Ingresos para determinar la existencia de partidas poco usuales. Establezca su origen y naturaleza.

Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los procedimientos normales de control. Este tipo de transacciones. comprenden:

- Transacciones con empresas vinculadas y/o con personal del cliente. Se debe tener conocimiento de la empresa matriz y/o de las empresas filiales o afiliadas: asimismo se debe obtener una relacin de los principales ejecutivos de la empresa bajo examen. Esta informacin permitir que el auditor identifique transacciones que requieren mayor nfasis en el trabajo de auditoria y hechos que deben ser revelados en los estados financieros.

- Transferencias bancarias y entre compaas. El objetivo del auditor ser comprobar que tanto el ingreso como el egreso se haya realizado en el mismo perodo contable.

- Obtener informacin acerca de otros tipos, de ingresos poco usuales, como por ejemplo: 1) Ventas de valores; 2) Enajenacin de activos fijos 3) Ventas de desechos y desperdicios; 4) Enajenacin de intangibles; etc.

b. Confrontar la relacin diaria de ingresos recibidos con las anotaciones en el libro de caja.

Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre la recepcin y el registro de los ingresos estn funcionando adecuadamente. Algunas empresas preparan por separado relaciones dianas de ingresos en efectivo y por medio de cheques. En ambos casos los totales de cada relacin deben compararse con las anotaciones en el libro Caja-Ingresos.

Deben desarrollarse procedimientos adicionales para comprobar las partidas ms significat1vas. como: 1) verificar el depsito bancario; 2) cruzar con el estado de cuenta corriente bancario, y 3) criticar el asiento de diario correspondiente, y su respectiva anotacin en el libro mayor.

c. Confrontar las boletas de depsitos bancarios con las anotaciones en el libro de caja. Asimismo, confrontar las boletas de depsitos con los crditos en los estados de cuenta corriente y con los asientos en los libros diario y mayor, investigar los ingresos depositados con atrazo.

Estos procedimientos tienen como objetivo comprobar que los ingresos de efectivo y cheques hayan sido depositados ntegramente y de manera oportuna en bancos y registrados en el libro de ingresos de caja.

Cuando el auditor detecte el incumplimiento de estos procedimientos de control en todo o en parte, debe proceder a informar al cliente tal situacin y los riesgos que involucra. El mantener el efectivo en caja no es conveniente, ya que podra generar ingresos financieros por intereses y/o ingresos por dividendos (inversiones temporales en acciones).

d. Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el libro caja.

Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre el registro de los de los ingresos de caja estn funcionando adecuadamente. Se debe efectuar la sumatoria del libro caja y las reconciliaciones de todas y cada una de las cuentas corrientes bancarias.

e. Confrontar selectivamente determinado nmero de operaciones de caja con los registros de control de cuentas por cobrar comerciales y con el libro mayor.

El objetivo de este procedimiento es comprobar que los ingresos de caja estn debidamente contabilizados; es decir, registrados en el libro mayor y abonados oportunamente y en su totalidad a las cuentas corrientes correspondientes (Cuentas por cobrar comerciales; otras cuentas por cobrar, etc.).

f. Confrontar las facturas y/o boletas de venta al contado con los ingresos registrados.

Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles para ventas al contado estn funcionando adecuadamente y que los ingresos en efectivo y/o cheques, hayan sido registrados en los libros de contabilidad en su totalidad y con la debida oportunidad.

g. Revisar la documentacin sustentatora de los ingresos diversos (dividendos e intereses recibidos en efectivo) con los registros auxiliares de control y el mayor general.

Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre ingresos diversos estn funcionando en forma adecuada y que estos ingresos hayan sido registrados en su totalidad y con la debida oportunidad.

Se debe tener en consideracin toda la gama; de ingresos diversos que existen para la actividad econmica de la empresa, con la finalidad de obtener seguridad razonable de que no existan ingresos no registrados. Ejemplos comunes de ingresos diversos son; l) dividendos en efectivo; 2) intereses provenientes de bonos; 3} prestamos de accionistas y/o empresas vinculadas; 4} ventas de desechos y desperdicios; etc.

VIGSIMA PRIMERA PARTE

Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas; y a la evaluacin preliminar del control interno; proseguimos con la cuarta etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno.

Habiendo desarrollado, en el informativo de la quincena anterior, las pruebas de auditoria para la evaluacin definitiva del control interno correspondiente al Subsistema de Caja-Ingresos, continuamos con el Subsistema correspondiente a Caja-Egresos

Caja Egresos

Objetivos del control interno

Los objetivos de un slido sistema de control interno de caja egresos son los siguientes:

Los egresos de caja deben ser registrados en los libros de contabilidad. Asimismo, los egresos registrados contablemente hayan sido efectivamente realizados.

Los egresos registrados contablemente deben estar sustentados documentariamente, (Ejemplo: recibos de caja, boletas y/o facturas de venta, etc).

Los egresos de caja deben corresponder al giro del negocio.

Los egresos deben ser registrados en el periodo en que corresponden y contabilizados en las cuentas correspondientes.

Los egresos deben ser correctamente registrados en los mayores auxiliares y en el mayor general.

Control contable

El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el procesamiento de las transacciones de egresos de caja, como condicin previa a cualquier decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles para este subsistema.

CONTROL CONTABLE a. Segregacin de funciones, tanto para el manejo de los egresos como para el registro de los mismos.

Personas distintas deben encargarse de preparar los cheques, firmarlos y/o autorizarlos, preparar las conciliaciones bancarias y participar en el manejo de los ingresos y egresos de caja.. De igual manera, las personas relacionadas con el manejo de efectivo (ingresos y/o egresos no deben participar en el registro y control de las cuentas por pagar y planillas. La segregacin de las funciones del manejo y registro de los ingresos constituye un elemento bsico de control sobre los egresos.

b. Todas las cuentas bancarias deben ser autorizadas por el directorio o por personas designadas por ste.

Es usual que el directorio autorice la cancelacin y apertura de las cuentas bancarias, haciendo la anotacin correspondiente en el libro de actas. Con la finalidad de evitar que se realicen desembolsos indebidos, es importante que todas las cuentas bancarias sean autorizadas y que estn plenamente identificadas en los registros contables de la empresa bajo examen.

c. Todos los egresos deben estar debidamente sustentados con documentacin probatorias de los bienes y servicios recibidos.

Los procedimientos para el control de los egresos deben incluir la exigencia de que se adjunten las facturas autorizadas de proveedores, la gua de remisin y la orden de compra correspondiente, para la revisin de la persona autorizada a firmar cheques, Dichos documentos deben ser debidamente anulados (cancelados, sellados y/o perforados) bajo la supervisin de la persona encargada de firmar los cheques, antes de ser devueltos al departamento de contabilidad para su archivo. Este procedimiento reduce al mnimo la posibilidad de la duplicidad de pagos.

d. Los cheques no utilizados deben ser controlados.

Los cheques no utilizados deben ser autorizados y mantenerse bajo custodia de personas de confianza y que no participan en el control y registro de las cuentas por pagar. El departamento de contabilidad debe registrar y controlar los cheques no utilizados.

e. Deben establecerse controles sobre la firma de cheques.

La firma de cheques debe representar un elemento eficaz del control interno sobre egresos, para lo cual el auditor debe comprobar que:

Las personas que firman cheques sean funcionarios o empleados responsables.

Existan tramos de montos para la firma individual o mancomunada de cheques.

Exista una prohibicin para firmar cheques en blanco.

El nmero de cheques debe ser anotado en las facturas canceladas de los proveedores y en las copias correspondientes.

f. Las conciliaciones bancarias deben realizarse con procedimientos adecuados y preestablecidos.

Los estados de cuentas bancarias deben ser conciliados con el movimiento y los saldos contables. En las conciliaciones bancarias deben considerarse los siguientes conceptos:

Saldo segn estado bancario.

Depsitos en trnsito.

Cheques pendientes.

Notas de abono no contabilizadas.

Notas de cargo no contabilizadas.

Otras partidas pendientes.

Saldo segn libros de contabilidad.

Pruebas de funcionamiento

Al igual que para el segmento de ingresos, los elementos de control que se verifican. los procedimientos que se aplican y el alcance de las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo a los objetivos del auditor. Asimismo, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor deposita en el mismo.

Es necesario tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales, dependiendo de ciertos factores como:

La naturaleza del negocio

Volumen de operaciones

Tipo de organizacin, etc.

PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTOS CAJA - EGRESOS

PRUEBA

a. Examinar el libro de Caja - Egresos para determinar la existencia de partidas poco usuales. Establezca su origen y naturaleza.

Objetivo.Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los procedimientos normales de control. Este tipo de transacciones comprenden:

Transacciones con empresas vinculadas y/o con personal de la empresa. Se debe tener conocimiento de la empresa matriz y/o de las empresas filiales o afiliadas; asimismo, se debe obtener una relacin de los principales ejecutivos de la empresa auditada. Esta informacin permitir que el auditor identifique transacciones que requieran mayor nfasis en el trabajo de auditoria y hechos que deban ser revelados en los estados financieros.

Transferencias bancarias; entre compaas. El objetivo del auditor ser comprobar que tanto el ingreso como el egreso se hayan realizado en el mismo periodo contable.

Obtener informacin acerca de otros tipos de egresos poco usuales, como por ejemplo: 1) Prdidas en ventas de valores: 2) Prdidas en enajenacin de activos fijos: 3) prdidas en enajenacin de intangibles; 4) Partidas extraordinarias (prdidas como consecuencia de huelga de trabajadores, prdidas de suministros de activos no cubiertos por compaas de seguros), etc.

b. Efectuar la evaluacin del control interno del rea de Caja - Egresos.

Este procedimiento se realizar desarrollando el cuestionario de control interno para Caja Egresos. El auditor utilizar su criterio para aplicar la evaluacin mencionada a travs de diagramas flujo o descripciones narrativas o una combinacin de ambos.

c. Comprobar la autenticidad de los fondos y depsitos, propiedad de la empresa. que se encuentran en bancos o en trnsito.

Desarrollar pruebas de bancos aplicando, entre otros, los siguientes procedimientos:

Verificacin de las sumas de las conciliaciones bancarias.

Cotejar los saldos de la circularizacin, el estado bancario y el saldo segn libros.

Comparar la suma de las columnas de ingresos y egresos con el Libro Caja.

Verificar las partidas pendientes con la documentacin sustentatora.

Comparar la fecha de los egresos bancarios y la documentacin sustentatora.

Verificar la secuencia numrica de los cheques.

Hacer secuencia de operaciones pendientes.

VIGSIMA SEGUNDA PARTE

En el Informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, correspondiente al subsistema de Caja-Egresos.

En esta oportunidad proseguimos con la explicacin de la evaluacin definitiva del control interno correspondiente al subsistema de ventas y cuentas Dar cobrar.

Ventas y Cuentas por Cobrar

Objetivos del control interno

Los objetivos de un slido sistema de control interno para Ventas y Cuentas por Cobrar son los siguientes:

Objetivos del Control Interno : Ventas y Cuentas por Cobrar- Los bienes remitidos y los servicios prestados a Clientes deben ser facturados y registrados contablemente. Asimismo, los dbitos a Clientes correspondan a bienes remitidos y servicios prestados.

La notas de crdito a favor de clientes por concepto de devoluciones, descuentos y bonificaciones deben ser elaboradas y registradas contablemente. De igual manera, los abonos a clientes deben corresponder a conceptos validos.

- Las ventas realizadas (incluyendo, en su caso, cantidades, precio, condiciones de pago, plazo de entrega de los bienes, etc.) deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la empresa al respecto.

- Las ventas y los cargos a cuentas de clientes deben ser establecidos en concordancia de las polticas de la empresa al respecto.

- Todas las ventas deben ser aplicadas a cuentas por cobrar (excepto las de contado) y registradas adecuadamente en el periodo correspondiente. Los crditos a clientes deben registrarse en el momento que se recibe bienes devueltos.

- Todas las ventas, crditos por devoluciones y dbitos por intereses y otros cargos, deben ser oportunamente registrados en mayores auxiliares y pasados al libro mayor.

Consideraciones especiales

Un sistema de control interno eficaz debe proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos descritos precedentemente hayan sido logrados. De ser as, y las pruebas de cumplimiento confirman esta conclusin, el trabajo sustantivo podra limitarse a:

* Verificacin de cortes;

* Anlisis detallados;

* Procedimientos selectivos de confirmacin; y

* Revisin de la antigedad de los saldos para cerciorarse de la recuperabilidad de cuentas por cobrar ala fecha del balance general

Para fines de pruebas de cumplimiento, deben tomarse en consideracin todas las clases de transacciones relacionadas con ventas y cuentas por cobrar. Algunos ejemplos se detallan a continuacin:

* Remisin de mercaderas en forma total y en forma parcial;

* Ventas al contado, a crdito o en consignacin;

Ventas a empresas vinculadas y a terceros; y

Exportaciones y ventas nacionales.

El auditor debe poner especial atencin a los procedimientos para identificar ventas entre segmentos y ventas a clientes importantes que posiblemente requieran ser revelados en los estados financieros o en notas a los mismos. Los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren la revelacin de transacciones entre segmentos (FASB 14: "FINANCIAL REPORTING FOR SEGMENTS OF A BUSINESS")

Las ventas realizadas a empresas vinculadas deben ser examinadas cuidadosamente por el auditor y dependiendo del volumen de las operaciones, condiciones y otras caractersticas, debera considerar la posibilidad de realizar pruebas por separado. En estas transacciones debe prestarse atencin especial a la base sobre la cual se fijan los precios y otras condiciones de venta.

De otro lado, si los procedimientos de circularizacin de saldos se aplican al cierre del ejercicio, se pueden considerar tanto como pruebas de cumplimiento como pruebas de validacin. Si estos procedimientos son aplicados a una fecha preliminar, lo cual es frecuente en nuestro medio, el auditor debe considerarlos como pruebas de cumplimiento.

Control contable

El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidas para el procesamiento de las transacciones de ventas y cuentas por cobrar, como condicin previa a cualquier decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecta a la probable eficacia de los controles para este subsistema.

CONTROL CONTABLE: VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR.a. Segregacin de funciones: facturacin, aprobacin de crdito, cuentas por cobrar, ingresos de caja y embarques.

Personas distintas, en lo posible, deben encargarse de;

- Aprobar los crditos a los dientes.

- Autorizar los embarques.

- Preparar y verificar las facturas.

- Confrontar los registros auxiliares con las cuentas de control de cuentas por cobra.

- Confrontar los ingresos recibidos de clientes.

- Controlar la mercadera que sale del almacn para ser enviada a clientes.

- Controlar el procesamiento y reportes finales del sistema de cmputo.

- Aprobar la provisin para cuentas de cobranza dudosa.

- Aprobar el castigo de cuenta: por cobrar clientes.

A continuacin presentamos un ejemplo de I segregacin de funciones:

En la medida de lo posible, las funciones de operacin, proceso, cobro, depsito, registro y verificacin Interna de los Ingresos deben segregarse para que el fraude a error por parte de cualquier trabajador a tercero pueda descubrirse en el curso normal de las operaciones.

Por ejemplo, las distintas funciones implicadas en el proceso dentro de un perodo pueden segregarse entre las distintas unidades organizativas de la siguiente manera:

SEGREGACIN DE FUNCIONESActividad1. Recepcin del pedido del cliente

2. Autorizacin del crdito de la seccin de cobro y crdito del cliente; actividad de cobro.

3. Envi y preparacin de documentos de remisin.

4. Preparacin de la factura

5. Mantenimiento de los registros

6. Cancelacin de cuentas y autorizacin de devoluciones y provisiones.

7. Recepcin, deposito y registro de los pagos de clientes.

Realizada por

1. Departamento de ventas o departamento de servicio.

2. Departamento de finanzas.

3. Despacho

4. Seccin facturacin del departamento de finanzas.

5. Seccin de cuentas corrientes del departamento de finanzas.

6. Departamento de contabilidad, previa autorizacin de un gerente no responsable de las funciones precedentes.

7. El cajero.

En las medianas y pequeas empresas (PYMES), la organizacin puede no ser lo suficientemente grande como para proporcionar una completa segregacin de funciones principales. En estos casos, las obligaciones de las personas que realizan estas funciones deben segregarse en todo lo posible para asegurar que se detecten los errores o fraudes.

En tales situaciones, la auditoria interna o las verificaciones de la direccin deben hacerse frecuentemente.

b. Los bienes entregados y servicios prestados a clientes deben ser facturados y registrados en forma oportuna y que los cargos a clientes representen adeudos vlidos.

Los procedimientos de control sobre los bienes entregados y servicios prestados a clientes incluyen generalmente lo siguiente:

* La recepcin de la orden de compra (pedido) del cliente.

* La aprobacin del crdito por una persona autorizada.

* La expedicin de la gua de remisin y otros documentos que se envan al departamento de facturacin y que sirve de base para facturar a clientes despus de entregar los productos o prestado los servicios correspondientes.

* La expedicin de la factura (o boleta) de venta.

De igual manera, el auditor deber tener en consideracin lo siguiente:

* Las facturas de venta deben ser comparadas con las guas de remisin y las rdenes de compra para comprobar los productos vendidos (cantidad y calidad) y verificar el cumplimiento de las condiciones de venta.

* Los precios deben corresponder a las listas de precios autorizado. Los descuentos, rebajas bonificaciones otorgadas deben obedecer a polticas establecidas por el directorio y/o gerencia.

* Deben existir procedimientos para comprobar que los precios sean aplicados correctamente y que los clculos de cantidades y precios se determine correctamente.

* El empleado que enva las facturas a los clientes debe estar plenamente identificado.

* Todas las facturas de venta deben ser contabilizadas en base a una copia que debe proporcionar el departamento de facturacin.

* Deben existir procedimientos para garantizar que tanto las ventas como las cuentas por cobrar se registren en el periodo a que corresponden y por los montos totales. :

VIGSIMA TERCERA PARTEContinuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas referidas a la conformacin del archivo permanente: a la comprensin de los sistemas: ya la evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente a la evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de ventas y cuentas por cobrar.

Ventas y Cuentas por Cobrar (Continuacin)

c. Todas las notas de Crdito a clientes deben ser emitidas correcta y oportunamente.

Las notas de crdito a clientes, principalmente las que corresponden a devolucin de mercadera vendida, deben ser debidamente documentadas (guas de ingreso al almacn y debidamente autorizadas por funcionarios que no participan de la recepcin, registro custodia del efectivo.

d. Deben existir polticas que establezcan que las lneas de crdito deben ser aprobadas antes del envo de la mercadera al cliente.

El auditor debe comprobar que existan procedimientos para garantizar que no se envo mercadera al cliente sin previa revisin y automacin de su lnea de crdito. Si las lneas de crdito son excedidas stas deben ser autorizadas por el jefe inmediato.

En cuanto a las cuentas de cobranza dudosa el auditor debe establecer lo siguiente:

- Si las cobranzas dudosas se asignan a un cobrador especializado en estas cuentas.

- Si las cancelaciones de las cuentas por cobrar dudosas son aprobadas por un empleado responsable que no participe en el manejo de efectivo.

- Si existe un control adecuado para las cuentas canceladas y un procedimiento de seguimiento hasta lograr su recuperacin.

e. Los saldos y movimientos de las cuentas por cobrar y ventas deben ser confrontados con las respectivas cuentas de control.

El procedimiento de confrontar los saldos movimientos de las cuentas por cobrar y ventas con las respectivas cuentas de control debe realizarse en forma peridica y cualquier diferencia debe ser investigada. El resultado de las investigaciones debe ser de conocimiento de un funcionario de superior jerarqua, quien deber autorizar los asientos de reclasificacin y/o ajuste que corresponda.

f. Deben existir controles para garantizar la exactitud de los registros de cuentas por cobrar.

El auditor debe comprobar el cumplimiento de algunos procedimientos bsicos que de alguna manera garantizan la exactitud de los registros de las cuentas por cobrar:

- Circularizacin de saldos de clientes en forma mensual, incluyendo un detalle de la deuda factura por factura y separadamente las notas de dbito o crdito que correspondan. Debe existir evidencia de la confrontacin de los movimientos y saldos de la confirmacin de clientes con los que aparecen en los registros auxiliares y cuenta de control en el mayor general. Asimismo, debe existir evidencia de las investigaciones, de las diferencias y los asientos de ajuste correspondientes.

- Los anlisis de cuentas por cobrar por antigedad de saldos deben ser revisados por personas distintas a las que tengan que ver con ventas y cuentas por cobrar.

- Los registros analticos de cuentas por cobrar deben ser confrontados peridicamente con el mayor general.

g. Deben existir procedimientos para garantizar que ingresan a caja todos recursos provenientes de otros ingresos.

El auditor debe comprobar que se ejerza un control contable sobre otros ingresos, por ejemplo:

- Enajenacin de activos fijos.

- Enajenacin de intangibles.

- Venta de inversiones a corto y largo plazo.

- Venta de desecho y desperdicio.

- Intereses y dividendos.

- Alquileres y regalas.

- Recuperacin de prdidas de ejercicios anteriores.

Asimismo, el auditor debe comprobar que exista una adecuada segregacin de funciones en lo relativo al manejo de otros ingresos y el registro de las transacciones correspondientes. I

h. Deben existir procedimientos relativos a anticipos y a cuentas por cobrar al personal para asegurar que este tipo de operaciones se reflejen adecuadamente en los registros contables

Es importante que la empresa auditada cuente con procedimientos para controlar todos los anticipos y cuentas por cobrar al personal. Se debe poner especial nfasis en las cuentas por cobrar antiguas. Si lo saldos de estas cuentas por cobrar son significativos, ser necesario evaluar la necesidad de revelar su composicin en nota a los estados financieros.

Pruebas de funcionamiento

Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De igual manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la eficacia del control interno contable, as como del grado da confianza que el auditor deposita en el mismo.

Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales, dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.

En sus pruebas de ventas, el auditor utiliza por lo general la factura de venta como punto de partida (en algunos casos se utiliza la gua de remisin). El procedimiento consiste en comparar una muestra de guas de remisin y las facturas de venta correspondientes, con la finalidad de comprobar la eficacia de los elementos de control contable diseados para garantizar que todas las guas de remisin sean facturadas El auditor debe examinar guas de remisin antiguas pendientes de facturacin, facturas de venta emitidas pero no enviadas a los clientes e investigar las partidas poco usuales y las ventas por montos significativos.

Por medio de una verificacin de la numeracin correlativa de los documentos, el auditor realiza pruebas para cerciorarse de que todas las facturas de venta o servicios prestados hayan sido anotadas en el registro de ventas correspondiente. La no observancia de la numeracin correlativa podra dar lugar a la existencia de ingresos registrados de menos. Para cerciorarse de que no se hayan registrado ventas ficticias, el auditor realiza generalmente las siguientes pruebas: 1) la revisin selectiva del registro de ventas para detectar nmeros inexistentes de facturas de venta y 2) la verificacin selectiva de los asientos anotados en el registro de ventas.

Pruebas de Funcionamiento : Ventas Cuentas por Cobrar

Prueba a.

Examinar el registro de ventas y el mayor auxiliar de cuentas por cobrar y la cuenta de ventas del libro mayor, para determinar si existen partidas poco usuales.

Objetivo

Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los procedimiento podra servir como una prueba sustantiva, ya que con frecuencia ayuda a identificar problemas potenciales que pudieran afectar las cuentas contenidas en los estados financieros.

Prueba b.

Verificar el control establecido sobre la documentacin referida a guas de remisin, facturas de venta y notas de crdito emitidas en el ejercicio.

Objetivo

Este procedimiento tiene la finalidad de verificar que estn disponibles para su revisin todas las transacciones realizadas en el ejercicio. Sobre esta base el auditor podr seleccionar una muestra de transacciones para aplicar pruebas detalladas de cumplimiento.

Prueba c.

Comparar las facturas de venta con las ordenes de compra y con las guas de remisin, para verificar productos, cantidades, precios, plazos, etc.

Objetivo

Este procedimiento tiene por objetivo: 1) verificar que los cargos a clientes correspondan a productos entregados y/o embarcados y 2) comprobar que los productos entregados o servicios prestados hayan sido debidamente facturados.

El primer objetivo se logra a travs de una prueba selectiva del registro de ventas. Para lograr el segundo objetivo la prueba se deber realizar sobre una muestra de las guas de remisin.

El auditor deber investigar las guas de remisin no facturadas y las facturas emitidas que no cuenten con guas remisin. La existencia de estas partidas podra significar la subestimacin o sobrestimacin de los ingresos.

En todo caso el auditor deber considerar la posibilidad de aumentar el alcance de sus pruebas, principalmente para relacionar las guas de remisin con las ordenes de compra y ambas con las facturas de venta. Asimismo se deber verificar los cargos a los clientes en el mayor auxiliar con el registro de ventas y con el movimiento del kardex de almacn.

Prueba d.

Comprobar que antes del envi de la mercadera al cliente se haya autorizado el crdito correspondiente.

Objetivo

Desarrollar pruebas sobre una muestra de facturas de ventas para verificar el cumplimiento de la poltica de crditos establecida por el directorio y/o la gerencia. El auditor deber tener siempre presente que todo exceso sobre el crdito autorizado podra tener el efecto de incrementar las cuentas morosas. Asimismo, se constituye en elemento importante para la determinacin de la suficiencia de la provisin para cuentas de cobranza dudosa.

Una fuente importante para verificar el cumplimiento de la poltica de crditos son los expedientes de los clientes que se encuentran bajo el control de a seccin crditos y cobranzas.

VIGSIMO CUARTA PARTE

En el informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno con el Subsistema Ventas y Cuentas por cobrar.

En esta oportunidad proseguimos con el estudio del Subsistema Ventas y Cuentas por cobrar: pruebas de funcionamiento:

Ventas y cuentas por cobrar

(continuacin)

Pruebas de funcionamientoPrueba e.

Verificar el cumplimiento de las condiciones de venta contenidas en las facturas correspondientes.

Objetivo

En base a una muestra de facturas de venta, el auditor deber verificar el cumplimiento de las condiciones de venta, a saber: 1) Clase de mercadera: 2) cantidad; 3) calidad; 4) precio unitario; 5) precio total; 6) lnea; de crdito; 7) plazo de entrega; 8) fecha de cancelacin; 9) descuentos, rebajas y bonificaciones otorgadas; etc.

Se aplicar la tcnica del clculo para todas las operaciones.

Las polticas de venta deben estar establecidas por escrito y el auditor est en la obligacin de verificar su cumplimiento, como parte de su evaluacin definitiva de control interno para el rea de ventas y cuentas por cobrar.

Prueba f.

Efectuar la revisin de los crditos y otras bonificaciones otorgadas a clientes para establecer el importe de los mismos y comprobar que hayan sido debidamente autorizadas y sustentados. Revisar los reportes diarios de ingreso al almacn por devoluciones.

Compruebe el registro oportuno de los crditos y bonificaciones.

Objetivo

Este procedimiento tiene por objetivo: 1) Verificar la validez de los crditos otorgados a clientes por concepto de devoluciones y bonificaciones; y 2) comprobar el otorgamiento de los crditos y que stos hayan sido debidamente registrados.

El primer objetivo se logra a travs de una prueba selectiva de las notas de crdito registradas. Para lograr el segundo objetivo, las pruebas debern basarse en otras fuentes de evidencia, por ejemplo, documentacin que sustenten las devoluciones, recepcin de mercaderas, correspondencia, etc.

La validez de los crditos y bonificaciones registrados se comprueba generalmente a travs de la revisin de los reportes diarios de ingreso al almacn por devoluciones y correspondencia, relacionada.

Cuando se revise la documentacin mencionada, el auditor debe comprobar que los crditos y bonificaciones hayan sido autorizados y que se haya observado la poltica establecida al respecto. Un procedimiento importante es la confirmacin de las cuentas por cobrar, en lo que respecta a obtener una prueba eficaz para determinar s los crditos y bonificaciones otorgadas a clientes han sido registrados correcta y oportunamente pero no establece la validez de los mismos.

Se debe considerar la posibilidad de circularizar selectivamente las cuentas cobrar canceladas o asegurarse por otras fuentes que las cancelaciones eran apropiadas, por ejemplo, revisando la correspondencia que sustenta las gestiones de cobranza, avisos legales, cartas notariales, etc.

Prueba g.

Confrontar selectivamente el movimiento en el registro de ventas con la contabilizacin de las facturas y notas de crdito correspondientes.

Objetivo

Este procedimiento permite al auditor obtener una seguridad razonable de que las transacciones del segmento de Ventas y Cuentas por cobrar han sido registradas en el periodo a que corresponden. Asimismo, con la finalidad de obtener una seguridad, razonable de que los procedimientos establecidos son adecuados para garantizar que en los estados financieros, las ventas y crditos no estn presentados en exceso, el auditor puede llevar a cabo los siguientes procedimientos: 1) En base a una muestra de facturas de venta contrastar stas con sus correspondientes guas de remisin y/o documentos de embarque y con la orden de compra o pedido del cliente; 2) Una vez completado el procedimiento anterior confrontar las facturas seleccionadas con su registro en el libro mayor.

Prueba h.

Comprobar la confiabilidad de la clasificacin de las ventas y delas cuentas por cobrar a clientes.

Objetivo

Este procedimiento tiene por finalidad asegurarse de que tanto las ventas como las cuentas por cobrar a clientes se hayan clasificado en forma correcta a las cuentas correspondientes.

Prueba i.

Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el registro de ventas.

Objetivo

Este procedimiento se puede llevar a cabo de dos maneras: 1) Si la contabilidad es manual, las pruebas de sumas y sumas cruzadas deben ser lo suficientemente extensas para proporcionar una seguridad razonable respecto a la exactitud de los clculos aritmticos; 2) Si la contabilidad es llevada por medio de una computadora, las pruebas correspondientes pueden ser incorporadas a los procedimientos de auditoria que se aplican a un sistema computarizado.

Prueba j.

Confrontar los totales anotados en el registro de ventas con los mayores auxiliares y con el libro mayor.

Objetivo

Este procedimiento tiene por finalidad asegurarse de que los asientos tanto en los mayores auxiliares como en el mayor general hayan sido anotados en forma correcta de los libros de primera entrada.

Prueba k.

Comprobar los procedimientos seguidos en el corte documentario para facturas de venta, guas de remisin y notas de crdito.

Objetivo

Este procedimiento tiene un objetivo fundamental. Las transacciones de Ventas y Cuentas por Cobra; deben ser registradas en el periodo a que corresponden".

Ciertas empresas realizan corte documentario mensualmente, como procedimiento de control interno ejecutado por el departamento de contabilidad o por la oficina de auditoria interna. Otras empresas realizan el corte documentario trimestralmente (empresas que cotizan sus acciones en la Bolsa de Valores de Lima.

Sin embargo, la mayora de empresas realiza el corte documentara con motivo del cierre del ejercicio anual.

Si los procedimientos del corte documentario parecen satisfactorios, el alcance de las pruebas realizadas al cierre del ejercicio puede limitarse a una verificacin de las transacciones registradas inmediatamente anterior y posterior a la fecha de cierre y una discusin de los procedimientos de corte documentario con l personal encargado en la empresa.

Compras y cuentas por pagar

Los objetivos de un slido sistema de control interno de Compras y Cuentas por Pagar son

los siguientes: .

Objetivos de Control Interno : Compras y Cuentas por Pagar

- Los bienes o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo, los crditos a proveedores corresponden a bien o servicios recibidos.

- Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la empresa al respecto.

- Las compras deben ser registradas en forma apropiada, clasificadas a las cuentas correspondientes y reflejadas en el perodo a que corresponden.

- Las compras deben ser resumidas en forma correcta y pasadas al libro mayor y mayores auxiliares.

Consideraciones especiales

El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin del control contable del subsistema de compras y cuentas por pagar est directamente relacionada con el trabajo que se realiza en el rea Caja egresos. Recordamos que en la evaluacin de este subsistema el auditor confronta selectivamente los egresos de caja con los documentos que sustentan las cuentas por pagar y otros documentos relacionados con la finalidad de comprobar la existencia de evidencia suficiente y competente que sustente el egreso, De otra parte, en el examen de cuentas por pagar, el auditor necesita constatar que los controles y procedimientos del cliente proporcionan una seguridad razonable de que las compras y las cuentas por pagar conectadas con los egresos correspondientes representan obligaciones vlidas por concepto de bienes o servicios recibidos, En tal sentido, algunas transacciones seleccionadas para su verificacin detallada en la evaluacin de compras y cuentas por pagar sern las mismas que se comprobaron en la evaluacin del subsistema caja-egresos

Asimismo, el auditor debe tener presente que su evaluacin del rea compras-cuentas por pagar tambin proporcionan seguridad en otras reas de la auditoria, incluyendo determinados, aspectos del rea existencias - costo de ventas, caja-egresos y otras cuentas del activo, Al efectuar la evaluacin del control contable del subsistema compras-cuentas por pagar, el auditor debe tener en consideracin esta relacin, para determinar la naturaleza y alcance de sus pruebas.

VIGSIMO QUINTA PARTE

Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas; ya la evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente a la evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de compras y cuentas por pagar.

COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR (CONTINUACION)

Control Contable

Dependiendo de la actividad econmica Que desarrolla la empresa, las compras generalmente siguen e! proceso siguiente

1. Requisicin

Los procedimientos para solicitar mercaderas o materias primas constituyen un aspecto fundamental del control administrativo. Un procedimiento importante es el denominado 'Punto Optimo de Pedido', que consiste en establecer, por cada tem, una cantidad mnima a partir de la cual se tiene que reponer las existencias con una requisicin.

2. Orden de Compra

Una vez recibida la requisicin del almacn de mercaderas o del almacn de materias primas (en base al plan de produccin), el departamento de compras se encarga de la localizacin de los proveedores, negociar las condiciones de compra y colocar las rdenes de compra.

Las adquisiciones se inician con la emisin de la orden de compra y su envo al proveedor. Generalmente una copia del documento puede ser utilizada por el almacn para cerciorarse de que los bienes que estn recibiendo corresponden a las existencias solicitadas. Asimismo, el departamento de contabilidad puede utilizar otra copia como parte de la documentacin sustentara del registro de cuentas por pagar y su pago posterior.

3. Recepcin

Las existencias recibidas por el almacn deben ser revisadas para verificar tanto la cantidad como la calidad de las mimas. Este procedimiento se documenta con 1a orden de compra y la nota de recepcin (Parte de Ingreso al Almacn), documentos que sustentan el pago de la factura al proveedor.

En el caso de la adquisicin de servicios, se necesita una constancia de que los servicios hayan sido prestados, para sustentar el pago. En algunos casos, la aprobacin de la factura por parte de un funcionario responsable puede proporcionar la evidencia necesaria; en otros casos pueden existir evidencias concretas, por ejemplo, contratos, copias de avisos publicitarios, etc.

4. Registro

Les cuentas por pagar deben ser registradas en la cuenta apropiada en el periodo correspondiente. Previamente las facturas de los proveedores deben ser revisadas para determinar su conformidad con la orden de compra y la gua de remisin de las mercaderas y/o insumos recibidos.

5. Cancelacin

Con la finalidad de obtener al mximo los documentos por pronto pago, en lo posible, las facturas deben ser canceladas oportunamente.

El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el procesamiento de las transacciones de compras y cuentas por pagar, como condicin previa a cualquier decisin que deba tener respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles para este subsistema.

Control Contable

a. Segregacin de funciones: requisicin, orden de compra, recepcin, registro y cancelacin.

La segregacin de las funciones de requerimiento, recepcin registro y cancelacin representan un elemento bsico de control sobre las compras y cuentas por pagar. Lo ideal es que diferentes personas sean encargadas de emitir las rdenes de compra a los proveedores, recepcionar las mercaderas y/o Insumos, registrar las facturas y efectuar el pago correspondiente. Si una segregacin completa de funciones resulta poco prctica o demasiado onerosa, deben existir procedimientos complementarios para garantizar que la gerencia sea informada de posibles discrepancias, como parte integral del proceso contable.

Hasta donde sea posible, personas distintas deben encargarse de:

- Preparar las rdenes de compra.

- Aprobar las rdenes de compra.

- Emitir las notas de crdito a proveedores.

- Emitir y aprobar los partes de ingreso al almacn.

- Comparar las facturas de los proveedores con las rdenes de compra y los partes de ingreso al almacn.

- Aprobar las facturas de los proveedores.

- Registrar las facturas I1 en los libros auxiliares de control y en el mayor general.

b. Debe existir procedimientos para cerciorarse de que en las compras de las mercaderas y/o insumos se obtienen los precios mas ventajosos.

Algunos procedimientos para cerciorarse de que en las compras se obtienen los precios ms bajos de mercado, en las mismas condiciones de calidad, son los siguientes:

- Se deben obtener cotizaciones de varios proveedores (usualmente no menos de tres)

- Las listas de precios deben mantenerse actualizadas.

- Establecer los mecanismos para sustentar las adquisiciones de existencias a precios superiores a los que figuran en las listas de precios.

El cumplimiento de estos procedimientos que usualmente son establecidos por escrito, deben ser revisados por personas independientes, de preferencia por los auditores internos.

c. Las rdenes de compra deben ser considerados como documento bsico para sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores.

La orden de compra es el documento fundamental, que marca el inicio del proceso de las transacciones de compras y cuentas por pagar. , Se utiliza como base para pactar una operacin de compra y como documento para sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores.

E1 auditor debe agotar los procedimientos para cerciorarse de que el control contable sobre las rdenes de compra resulte adecuado, por ejemplo, que estn prenumeradas, que anoten en forma correlativa en un registro formal, que sean autorizadas por una persona responsable.

Algunas operaciones, como las adquisiciones de activos fijos o intangibles, no se encuentran bajo el control del departamento de compras. En estos casos el auditor debe verificar el cumplimiento de los procedimientos supletorios implementados por la empresa auditada, por ejemplo, presupuestos de inversin.

d. Todas las notas de cargo a proveedores deben ser emitidas correcta y oportunamente.

En algunos casos se pueden enviar notas de cargo a los proveedores, por ejemplo, por concepto de mercaderas averiadas o siniestradas, entregas incompletas, devoluciones, etc. En la mayora de las empresas el departamento de compras se encarga de emitir las notas de cargo a los proveedores. En estos casos se debe enviar al departamento de contabilidad una copia, para fines de control. Se deben implementar procedimientos que aseguren la cancelacin de las facturas por pagar previa deduccin de las notas de cargo correspondientes.

e. Deben existir procedimientos para controlar la recepcin de los bienes y servicios.

Una funcin importante para poder determinar si las cuentas por pagar corresponden a pasivos validos por concepto de mercaderas y/o insumos recibidos es el control de la recepcin de bienes y servicios; funcin que debe ser independiente a la de compras. Usualmente una copia de la orden de compra es enviada al departamento de recepcin para que sea confrontada con los bienes a ser recibidos.

Es recomendable que en esta copia no se incluyan los precios de los productos con la finalidad de lograr la eficacia en el conteo de los mismos en el momento de la recepcin.

En cuanto al control de la recepcin de los bienes y servicios, el auditor debe establecer lo siguiente:

- Si el departamento de recepcin comprueba el estado de conservacin de los bienes y si son pesados, contados y medidos al momento de entrega por el proveedor.

- Si las cantidades y descripciones de los bienes son confrontadas con la orden de compra.

- Si el descubrimiento de cualquier faltante o artculo defectuoso es comunicado inmediatamente al departamento de contabilidad y a los proveedores.

- Si existe un registro de control auxiliar de las recepciones.

- Si se elaboran informes de recepcin que son, firmados, fechados y controlados por personas distintas.

- Si una copia del informe de recepcin es enviada al:

- Departamento de compras, para su seguimiento en caso de que el proveedor atienda la orden de compra en envos parciales o cuando se descubran productos averiados que se tendrn que devolver posteriormente.

* Departamento de contabilidad, con la finalidad de ejecutar acciones de control sobre las facturas por pagar y pagos subsecuentes. Para lograr mayor eficacia en el control, una copia del informe de recepcin debe ser remitida oportunamente y directamente al departamento de contabilidad.

* Equipo encargado de mantener los registros de inventarios perpetuos. El informe de recepcin debe ser el documento de origen para registrar los asientos correspondientes en los mencionados registros.

VIGSIMO SEXTA PARTE

En el Informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, con el subsistema compras y cuentas por pagar.

En esta oportunidad proseguimos con el estudio del mencionado subsistema control contable.

COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR (CONTINUACION)

CONTROL CONTABLE

f. Comprobar si los procedimientos seguidos en relacin con cuentas por pagar proporcionan una seguridad razonable de que las facturas de proveedores sean correctas y que correspondan a los bienes y servicios recibidos.

Por lo general el departamento de cuentas por pagar se encarga de: 1) Preparar un archivo que rena los documentos que sustentan las operaciones de compra (es decir, ordenes de compra, guas de remisin, facturas de proveedores), 2) Comparar las facturas con las ordenes de compra y con las guas de remisin, y, 3) Comprobar los clculos aritmticos en las facturas de proveedores.

Tanto el departamento de cuentas por pagar como el departamento de compras, ya sea en forma conjunta o por separado, pueden encargarse del control de las entregas parciales en relacin a las rdenes de compra no atendidas con un solo envo.

Principalmente el auditor deber determinar:

- Si la oficina de recepcin enva las facturas recibidas directamente al departamento de cuentas por pagar.

- Si todas las facturas recibidas son controladas por el departamento de cuentas por pagar.

- Si el departamento de cuentas por pagar confronta las facturas con las rdenes de compra y las guas de remisin, para verificar cantidades, precios, condiciones, etc. y si estos documentos son reunidos en un solo legajo.

- Si tratndose de servicios recibidos, una persona distinta a la que contrat la obligacin obtiene evidencia de que se haya prestado el servicio.

- Si las facturas, ordenes de compra y guas de remisin no correspondidos permanecen sin investigar.

- Si son verificados los cargos por concepto de flete o intereses.

- Si existen procedimientos que eviten el pago de facturas sin documentacin sustentatora.

g. Deben existir procedimientos para proporcionar una seguridad razonable de que las cuentas por pagar y los cargos correspondientes estn debidamente contabilizados.

El auditor debe comprobar lo siguiente:

- Que la factura sea codificada clasificada a la cuenta apropiada por una persona competente y revisada antes de correr los asientos correspondientes.

- Que el importe total de facturas pendientes de pago es confrontado con el saldo de las cuentas por pagar del libro mayor.

- Que los saldos deudores que aparecen en cuentas por pagar son aclarados oportunamente para que se efecte la aplicacin, correspondiente contra facturas posteriores o se haga el reembolso.

- Que existen procedimientos satisfactorios en lo que respecta a referencias cruzadas entre desembolsos y comprobantes o facturas.

- Que se confirman peridicamente los Saldos de proveedores.

- Que los saldos en cuenta corriente de los proveedores sean conciliados con el libro mayor.

h. Las personas que realizan funciones vinculadas con cuentas por pagar deben ser distintas a las que se dedican a actividades relacionadas con egresos, compras y la recepcin de bienes o servicios.

Es importante que exista una adecuada segregacin de funciones con la finalidad de evitar la malversacin de rondas por medio de pagos a proveedores inexistentes.

Pruebas de funcionamiento

Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De igual manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor deposita en el mismo.

Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser insuficientes, pare lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales, dependiendo de ciertos factores como : 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.

Pruebas de Funcionamiento : Compras Cuentas por Pagar

Prueba a.

Examinar el registro de compras y las cuentas relacionadas con compras y gastos en el libro mayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de ser el caso, deben ser investigadas.

Objetivo

Este procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales que posiblemente no se encuentran comprendidas dentro de los procedimientos normales de procesamiento.

Algunos ejemplos de cuentas por pagar que pudieran parecer infrecuentes se mencionan a continuacin:

- Facturas por pagar por compra de activo fijo, inversiones, intangibles, etc.

- Deudas como resultado de un juicio.

- Deudas como consecuencia de un fraccionamiento tributario.

- Refinanciamiento deudas.

- Capitalizacin de pasivos.

Es importante tener en consideracin la posibilidad; de que se realicen pagos ilegales o irregulares a funcionarios de empresas pblicas o privadas. No obstante que el auditor no est en la obligacin de detectar fraudes y/o pagos ilegales, de acuerdo a normas de auditoria generalmente aceptadas (SAS 17), debe estar vigilante a la posibilidad de que se hayan cometido actos ilegales. El mencionado SAS l7 establece una serie de medidas que el auditor debe adoptar en el supuesto caso que ste detecte actos (pagos) ilegales. Una de las medidas ms importantes consiste en la obligacin de comunicar los hechos a la gerencia y otros funcionarios con autoridad suficiente para que tomen medidas correctivas.

Si la empresa auditada es parte de un grupo econmico y entre las empresas del grupo se han realizado operaciones significativas, el auditor debe establecer las caractersticas sobresalientes de dichas operaciones. Si las transacciones de compras ente las compaas vinculadas econmicamente son Importantes el auditor debe considerar la realizacin de pruebas cruzadas para comprobar su validez. De otro lado, de acuerdo con el SAS 6, las transacciones con accionistas, directores, empleados, sus familiares cercanos, inversionistas cuya inversin se contabiliza por el mtodo de participacin y terceros con influencia importante sobre las polticas de la gerencia. representan transacciones con partes relacionadas.

Prueba b.

Comprobar la vigencia del sistema de control sobre las ordenes de compra, guas de remisin y facturas por pagar. Cruzar los documentos de origen para su revisin con los libros de primera entrada.

Objetivo

Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar la razonabilidad del universo del cual se van a seleccionar las muestras para su examen.

Los documentos fuente no identificados o no ubicados fsicamente, tanto del universo como de la muestra seleccionada, deben ser sujetos a una investigacin especial, debido a que podran indicar la existencia de errores, irregularidades, fraudes y/o pagos indebidos.

Con la finalidad de comprobar que los registros en los libros de primera entrada estn completos, el auditor, en base a muestras, debe cruzar los documentos de origen con los registros de compras y de ingresos al almacn. De igual manera el auditor debe obtener una muestra de ordenes de compra, guas de remisin del proveedor, partes de ingreso al almacn y de facturas recibidas y confrontarlos con los documentos de origen.

Debido a que el examen de compras y cuentas por pagar est vinculado con la revisin del subsistema Caja Egresos, frecuentemente resulta prctico y factible combinar las pruebas que se realizan en estos dos subsistemas. El auditor podr seleccionar indistintamente el cheque o la factura como punto de partida de la prueba.

En el caso que el auditor seleccione los cheques como punto de partida, este debe examinarlas ordenes de compra, las facturas canceladas y los pagos a cuenta de facturas pendientes, etc. ; para obtener la seguridad de que se estn cumpliendo los procedimientos establecidos para cuentas por pagar. Utilizando los cheques o las facturas como punto de partida, el auditor debe, en base a las muestras seleccionadas ordenes de compras, guas de remisin del proveedor, partes de ingreso al almacn y facturas), comprobar los pagos con la correspondiente documentacin sustentatora.

Prueba c.

Confrontar las rdenes de compra con los pedidos de almacn (requisiciones de compra). Verificar la razonabilidad de las cantidades y precios y el factor de uso o consumo para los fines del negocio.

Revisar las cotizaciones recibidas.

Objetivo

Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar que las compras hayan sido debidamente autorizadas y realizadas en concordancia con las polticas y procedimientos establecidos por la empresa.

Por lo general, las autorizaciones de las compras se comprueban a travs de las rdenes de compra y de los pedidos de almacn. Estos documentos indican tanto la cantidad, como los precios de los bienes solicitados. El auditor comprueba los precios confrontando los valores que aparecen en las ordenes e compra con los de las listas oficiales y/o con los que aparecen en las respectivas cotizaciones.

Deben investigarse las diferencias observadas entre los procedimientos de compra establecidos por el cliente y aquellos seguidos en las partidas seleccionadas para su revisin; debe establecerse la importancia de estas diferencias para fines de la auditoria y deben ser comunicadas a la gerencia oportunamente.

VIGSIMO SETIMA PARTE

Continuando con el desarrollo de la octava fase do la auditoria de estados financieros a la cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas. y a la evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente a la evaluacin definitiva del control interno. Subsistema de compras y cuentas por pagar

COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR (CONTINUACION)

PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO

COMPRAS-CUENTAS POR PAGAR

Prueba d.

Comparar las facturas de proveedores con las ordenes de compra, guas de remisin y partes de ingreso al almacn.

Objetivo

El principal objetivo de este procedimiento consiste en comprobar que las cuentas por pagar correspondan a deudas verdaderas por concepto de bienes o servicios recibidos. Por lo general, ciertos informes de secciones y o departamentos sirven para sustentar los servicios recibidos.

Con el procedimiento precedente (c), se verifico la orden de compra con la cual se inicia la operacin. Con este procedimiento se busca realizar un seguimiento de la operacin, para cerciorarse de que los bienes o servicios requeridos hayan sido recibidos y facturados por el proveedor en forma adecuada.

Prueba e.

Comprobar lo adecuado de los clculos aritmticos en las facturas.

Objetivo

Este procedimiento tiene por finalidad comprobar si estn funcionando adecuadamente los controles para verificar las facturas de proveedores. En algunos casos las diferencias encontradas pueden ser producto de errores de clculo. En otros casos pueden revelar la existencia de problemas que, de no corregirse, pudieran tener serias consecuencias. En este ltimo caso las mencionadas diferencias deben ser comunicadas a la gerencia, de igual manera, el auditor debe medir el impacto potencial de dichas diferencias sobre los Otros procedimientos de auditoria.

Prueba f.

Examinar los reclamos de proveedores, crditos, bonificaciones y devoluciones; comprobar que exista la autorizacin y documentacin necesaria y examinar los importes correspondientes; revisar los informes de embarque y conocimientos de embarque correspondiente a devoluciones.

Objetivo

Este procedimiento tiene por finalidad comprobar que los importes que corresponden bienes y servicios recibidos estn registrados como cuentas por pagar. Asimismo, que todos los crditos a favor de la empresa por concepto de devoluciones, mercadera devuelta, etc., estn registrados como una cuenta por cobrar.

Los reclamos pueden verificarse a travs de la revisin de los informes de embarque, conocimientos de embarque, correspondencia con proveedores, etc.

Prueba g.

Comprobar lo adecuado de la asignacin contable de las transacciones de compra.

Objetivo

El propsito de este procedimiento es comprobar que los cargos contables que corresponden a las compras hayan sido asignados a las cuentas apropiadas en apego a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los errores de clasificacin contable se deben por lo general a lo siguiente: 1) la falta de experiencia del personal que codifica y/o digita las transacciones de compra: y 2) la falta de supervisin contable.

Los errores de clasificacin se agravan cuando afectan en forma combinada tanto al balance general como al estado de ganancias y prdidas y son por montos significativos.

En todo caso, el auditor deber tener en consideracin la naturaleza y la importancia relativa de los importes de los errores de clasificacin en el momento de planificar las pruebas sustantivas.

Prueba h.

Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el diario, el registro de compras y otros registros relacionados.

Objetivo

El propsito de este procedimiento es comprobar que las transacciones de compra hayan sido resumidas adecuadamente para su registro en el mayor general. En el caso que las transacciones sean abundantes, este procedimiento se puede aplicar a travs de pruebas selectivas.

Prueba i.

Comprobar el traslado al libro mayo de las transacciones anotadas en el registro de compras.

Cruzar las compras de existencias con los registro de inventarios perpetuos.

Objetivo

El propsito de este procedimiento es comprobar que las transacciones anotadas en el registro de compras hayan sido trasladadas correcta y oportunamente al libro mayor principal y mayores auxiliares. De otro lado, la aplicacin de este procedimiento permite complementar las labores en las reas de existencias y activo fijo.

Objetivo j.

Revisar las rdenes de compra atendidas parcialmente o no atendidas, facturas, guas de remisin de proveedores y reportes de ingreso al almacn para determinar la existencia de partidas antiguas o poco usuales; y de ser el caso, investigarlas.

Los procedimientos de auditoria para compras y cuentas por pagar usualmente comprenden pruebas para verificar si las erogaciones son cargadas al perodo a que corresponden. Es importante tener en consideracin que las cuentas por pagar no pueden permanecer indefinidamente en el pasivo de la empresa. De acuerdo a principios de contabilidad las partidas antiguas, despus de un tiempo prudencial, deben ser reconocidas como ingresos y controladas a travs de cuentas de orden.

PLANILLAS

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos de un slido sistema de control interno de planillas son los siguientes:

OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

PLANILLAS* Las planillas de sueldos y salarios deben ser registradas en su totalidad.

* Las planillas de sueldos y salarios registradas en libros deben corresponder a servicios efectivamente recibidos.

* El puesto de trabajo debe ser autorizado y el trabajador debe ser contratado por personal idneo. El calculo de sueldos y salarios debe basarse en remuneraciones (mensuales o diarias) autorizadas y las deducciones deben realizarse en base a las leyes laborales vigentes y canceladas a la Administracin Tributaria: AFPs y otras instituciones.

* Los sueldos y salarios deben ser calculados en forma correcta, utilizando la medida apropiada de tiempo trabajado y las tarifas autorizadas para efectuar deducciones y reembolsos.

* Las planillas de sueldos y salarios deben ser debidamente registradas en las cuentas adecuadas y en el perodo correspondiente.

* Las planillas de sueldos y salarios debe ser resumidas en forma correcta y registradas en el libro mayor general y mayores auxiliares.

Consideraciones especiales

El objetivo fundamental a lograrse por medio de las pruebas de Planillas es cerciorarse que los nombres de las personas que aparecen en las planillas de sueldos y salarios concurran efectivamente al local de la empresa y cumplan con sus horarios de trabajo. Asimismo, el auditor debe comprobar que se registren en las planillas los sueldos y jornales aprobados por los funcionarios encargados. De igual manera debe cerciorarse que los impuestos previamente clasificados hayan sido aplicados a los costos de produccin y/o gastos de operacin.

Dependiendo de la naturaleza de la planilla (numero de trabajadores, composicin y grado de complejidad9 y la eficacia de los controles establecidos sobre esta funcin, en algunos casos se hace necesario llevar a cabo las pruebas detalladas de esta clase de transacciones, mientras que en otros casos basta con aplicar pruebas globales para satisfacerse de la razonabilidad de las planillas y los cargos derivados. Por ejemplo, en una empresa con un reducido numero de trabajadores, si el auditor puede satisfacerse de la razonabilidad de los importes presentados en los registros auxiliares, por lo general resulta suficiente efectuar la conciliacin entre los importes que aparecen en los registros auxiliares y el monto del gasto por concepto de planillas que se muestra en el libro mayor.

De otro lado, aunque sean muchos, si el numero de trabajadores es relativamente constante y su sueldo-salario se calcula en base a cuotas que por lo general son fijas, puede ser que resulte suficiente evaluar en forma global la razonabilidad de importes registrados en las cuentas del mayor que son afectadas por las planillas. No obstante, en algunos casos, si el sistema de costos por concepto de planillas es complicado o si representa un factor importante en la evaluacin de las existencias, puede ser necesario que el auditor lleve a cabo pruebas mucho ms detalladas para poder satisfacerse respecto a la eficacia de los elementos de control sobre el sistema establecido y la confiabilidad del importe y la distribucin de los costos relacionados. En todos los casos, el auditor determinar el enfoque apropiado con base en su comprensin del flujo de transacciones dentro del sistema y su evaluacin de la eficacia de los controles establecidos sobre el sistema.

El trabajo realizado en el subsistema de planillas sirve de base para la verificacin de otros subsistemas relacionados, por ejemplo, costos, gastos, pasivos, etc.

CONTROL CONTABLE

El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el procesamiento de las transacciones de planillas, como condicin previa a cualquier decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que debe llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tiene efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia del control para este subsistema.

CONTROL CONTABLE

a. Segregacin de funciones: preparacin de la planilla, registro contable, pago, etc.

La segregacin de funciones de preparacin de planilla., registro contable y pago de sueldos y salarios, representan un elemento bsico de control sobre el subsistema de planillas. Una adecuada segregacin de funciones reduce la posibilidad de que:

La planilla incluya trabajadores fantasmas;

Se produzca una sobreestimacin en los haberes de los trabajadores: y

Se retire del banco una cantidad de dinero superior a la necesaria.

El departamento de personal (que debe ser independiente del departamento de planillas) debe encargarse de custodiar los expedientes de los trabajadores que por lo general contiene informacin referente al sueldo/salario de los trabajadores, fecha de inicio de actividades, vacaciones, promociones, aumentos de sueldos, prstamos, deducciones diversas, etc.

Toda esta informacin complementada con las tarjetas de tiempo y/o control de asistencia, sirven de base para la elaboracin de las planillas. La persona que prepara las planillas no debe efectuar los pagos a los trabajadores.

El auditor debe establecer las personas que tienen la responsabilidad de:

Custodiar los expedientes de personal.

Autorizar la contratacin y despido del personal.

Aprobar los aumentos de sueldos y salarios y autorizar las promociones de puestos.

Controlar l tiempo trabajado.

Preparar las planillas de sueldos y salarios.

Firmar cheques.

Realizar los pagos semanales, quincenales o mensuales a los trabajadores.

Conciliar las cuentas bancarias para planillas.

Controlar la exactitud de la informacin procesada electrnicamente, cuando se utilice un sistema de cmputo para elaborar las planillas.

VIGSIMO OCTAVA PARTE

En el informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, con el Subsistema de Planillas.

En esta oportunidad proseguimos con el estudio del mencionado subsistema control contable

PLANILLAS (CONTINUACION) CONTROL CONTABLE

b. Deben existir procedimientos que garanticen que en las planillas se incluyan solo personal autorizado.

La contratacin de personal debe ser autorizada por el departamento de personal. Dicha autorizacin debe incluirse en el expediente de cada trabajador, adems de la documentacin que sustente el sueldo o jornal aprobado y sus correspondientes descuentos y deducciones.

c. Deben existir procedimientos que garanticen la precisin en la elaboracin de las planillas.

Es importante verificar la confiabilidad de la documentacin bsica, como tarjeras de control de tiempo, reportes de control de asistencia, reportes de trabajos realizados, etc., como requisito previo para lograr precisin en la elaboracin de las planillas, tanto de sueldos como de jornales. En el caso que los sueldos y salarios se establezcan en base a las horas trabajadas, debe utilizarse para este fin un reloj marcador. Las tarjetas de control de tiempo deben ser aprobadas por el Jefe del Departamento de Personal u otro funcionario debidamente autorizado. En el caso que las remuneraciones se calculen en base al sistema de destajo, una tercera persona debe ejercer el control sobre la productividad del trabajador.

El auditor debe establecer si los clculos de sueldos y salarios son revisados por una persona distinta a la que elabor las planillas. La revisin debe comprender la comprobacin con los documentos fuente y la verificacin de los clculos matemticos. Asimismo, los documentos que sustentan las asignaciones a los costos de produccin, como son; las hojas de distribucin de tiempo, los resmenes de costos por ordenes de trabajo; deben ser comparados con los importes que aparecen en las planillas de sueldo y salarios.

De otro lado, el auditor debe cerciorarse de la existencia de procedimientos para garantizar que las deducciones se hayan realizado adecuadamente y contabilizado en las cuentas apropiadas.

d. La distribucin de los costos debe basarse en documentacin elaborada por personal distinto al que trabaja en el departamento de planillas.

La aplicacin contable de los importes contenidos en las planillas debe basarse en informacin proveniente de otras fuentes (por ejemplo, rdenes de produccin, hojas de costos por ordenes de trabajo, etc.), con la finalidad de cerciorarse de que refleje el trabajo efectivamente realizado o el tiempo incurrido.

e. La elaboracin de las planillas y el pago de los sueldos y salarios deben ser realizadas por personas distintas.

Un slido sistema de control interno prev que las funciones de preparacin de planillas v de pago de sueldos y salarios se realicen por personas distintas. Los sueldos y jornales no cobrados deben ser custodiados por personas independientes al departamento de planillas, y por corto tiempo, pasado el cual se deben depositar en cuentas corrientes bancarias de la empresa. Cuando el trabajador, posteriormente, reclama sus haberes no cobrados oportunamente, se proceder a girar el cheque correspondiente. Este procedimiento tiene un propsito adicional: prever y evitar la existencia de trabajadores fantasmas que den lugar a la apropiacin indebida de recursos financieros de la empresa. Si la empresa ha adoptado como poltica concretar los fondos, para el pago de planillas a travs, de sendas cuentas corrientes bancarias, las conciliaciones de estas cuentas deben ser realizadas por personas independientes al departamento de planillas.

Pruebas de funcionamiento

Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de las pruebas, varan de un trabaja a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De Igual manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor deposita en el mismo.

Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales, dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.

PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO

PLANILLAS

Prueba a.

Examinar el registro de planillas y las cuentas relacionadas en el libro mayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de ser el caso, deben ser investigadas.

Objetivo

Este procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales que posiblemente no se encuentren comprendidas dentro de los procedimientos normales de procesamiento. Algunos ejemplos de transacciones que pudieran parecer infrecuentes se mencionan a continuacin:

* Registros contables sustentados en documentacin distinta a la que se usa normalmente para elaborar el asiento por concepto de planillas.

* Variaciones importantes en el monto de las planillas , comparndolas con el mes o meses anteriores.

* Diferencias significativas de los costos histricos con los costos estimados o estndar;

Prueba b.

Conciliar y revisar la cuenta bancaria que se mantiene para el pago de planillas.

Objetivo

Un slido sistema de control interno considera el uso de cuentas bancarias separadas para el pago de planillas. El auditor debe revisar los procedimientos utilizados en la conciliacin bancaria. Debe cerciorarse que en la conciliacin se incluyan los siguientes procedimientos:

Comprobacin de la secuencia numrica de los cheques cobrados por concepto de sueldos y salarios.

Seguimiento de los cheques girados y no cobrados. La existencia de estos cheques puede deberse, entre otros, a los siguientes motivos: 1) trabajadores inexistentes (fantasmas); 2) trabajadores que han hecho abandono de trabajo. En ambos casos debe procederse de la siguiente manera: 1) Comunicar los hechos a la gerencia; y 2) recomendar la anulacin de los cheques , en cuestin.

Confrontacin de los cheques cobrados con las planillas de sueldos y salarios para verificar los beneficiarios, importes y fechas.

Comparacin de los endosos con las firmas correspondientes registradas en las planillas y/o en el departamento de personal.

Verificacin de la autenticidad de las firmas que aparecen con los cheques.

Prueba c.

Comparar las planillas al comienzo y al final del ejercicio para identificar rotacin de trabajadores y fluctuaciones en los importes mensuales.

Objetivo

Este procedimiento tiene la finalidad de identificar transacciones para su revisin posterior. Para la revisin de estas transacciones se pueden aplicar los procedimientos que se describen en los acpites d), e) y f) siguientes.

Dependiendo de si es el primer ao de auditoria o si es un cliente recurrente; y del resultado de la evaluacin preliminar del control interno, el auditor puede optar por aplicar pruebas globales o pruebas detalladas para verificar la razonabilidad del control interno del subsistema de planillas.

Prueba d.

Revisar los expedientes de personal para determinar la veracidad y exactitud de los datos contenidos en las planillas de sueldos y salarios.

Objetivo

El objetivo de este procedimiento es comprobar que los trabajadores incluidos en las planillas hayan sido debidamente autorizados y sus sueldos y jornales aprobados por funcionarios responsables. Asimismo, se debe verificar los descuentos (por adelantos y/o prestamos) y deducciones sociales. Los primeros deben realizarse en cumplimiento de la poltica de la empresa para prestamos y adelantos. Los segundos deben calcularse en funcin de las leyes laborales vigentes.

Para las pequeas empresas se pueden revisar todos los expedientes del personal. Para las grandes empresas (generalmente esta clase de empresas cuentan con un elevado numero de trabajadores), es usual seleccionar una muestra representativa de expedientes, los cuales pueden diversificarse en los distintos departamentos existentes en las reas administrativas y en las reas productivas.

Prueba e.

Confrontar en forma individual los sueldos y salarios pagados con la evidencia documentaria que sustenta las remuneraciones mencionadas.

Objetivo

La aplicacin de este procedimiento tiene por finalidad comprobar que el pago de sueldos y salarios corresponde servicios efectivamente recibidos. Los sueldos y salarios deben compararse con l documentacin que sustenta el tiempo y la calidad del trabajo realizado (por ejemplo, tarjetas de tiempo, hojas de costos, ordenes de produccin, reportes de rendimiento por maquina y/o por proceso, etc.).

Prueba f.

Confrontar los sueldos y jornales autorizados con las remuneraciones pagadas. Comparar los descuentos efectuados con los requisitos legales y/o contractuales al respecto.

Comprobar el pago de la deducciones a las instituciones publicas y privadas correspondientes.

Objetivo

Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar que las remuneraciones anotadas en las planillas hayan sido calculadas en base a sueldos y jornales debidamente aprobados y que los descuentos se hayan realizado en concordancia con normas legales vigentes.

Cuando el control interno no es satisfactorio es imperativo realizar pruebas detalladas de descuentos de prestamos y de impuestos y contribuciones sociales retenidos. Aun cuando el control interno sea satisfactorio, el auditor debe comprobar que los impuestos y contribuciones sociales retenidos sean entregados a la administracin tributaria (SUNAT); al organismo administrador de la seguridad social (IPSS); y otros organismos correspondientes como AFPS, SENSICO; SENATI, etc.

Es importante tener en consideracin que el dejar de pagar los impuestos y contribuciones retenidos a los organismos antes mencionados, en forma oportuna puede originar una serie de contingencia, sin perjuicio de las multas, moras, recargos correspondientes.

Prueba g.

Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos de las planillas de sueldos y salarios.

Objetivo

La aplicacin de este procedimiento tiene por finalidad comprobar que los sueldos y salarios se hayan calculado correctamente. Si la documentacin de planillas resulta voluminosa, el auditor aplicar sus pruebas en base a una muestra significativa.

Si la documentacin y el numero de trabajadores no es muy significativo, el auditor debe considerar la posibilidad de revisar todas las transacciones involucradas. Asimismo, el auditor debe revisar las planillas mecanizadas a travs de procedimientos de auditoria computarizados, de ser el caso.

VIGSIMO NOVENA PARTE

Continuando con el desarrollo de octava fase de la auditoria de estados financieros a la cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de sistemas, y a la evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente a la evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de planillas.

PLANILLAS (CONTINUACIN)

PRUEBA DE FUNCIONAMIENTO

PLANILLAS

Prueba h.

Revisar prorrateo de sueldos y salarios con la documentacin que sustente la distribucin a los costos y gastos.

Objetivo

La finalidad de este procedimiento es comprobar que la distribucin de los sueldos y salarios a los costos de produccin y gastos de operacin sea correcta y este de acuerdo con el trabajo realizado y el tiempo invertido. El auditor debe tener en consideracin que la aplicacin de este procedimiento esta estrechamente relacionado con la evaluacin del subsistema existencia y costo de ventas. De igual manera este procedimiento esta vinculado con la evaluacin de los activos fijos, en el caso que estos sean fabricados por la empresa.

Prueba i.

Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos de las planillas y de los cuadros de distribucin de costos y gastos y el correspondiente traslado al libro mayor y libros auxiliares d control.

Objetivo

La aplicacin de este procedimiento es comprobar que las operaciones relativas a planillas hayan sido clasificadas y registradas correctamente en el libro mayor y mayores auxiliares en el periodo a que corresponden.

Prueba j.

Presenciar el pago de planillas.

Objetivo

Este procedimiento tiene por objeto comprobar la existencia fsica de los trabajadores incluidos en las planillas de sueldos y salarios. El pago puede ser en cheque o en efectivo, en ambos casos la observacin del pago de planillas debe ser sorpresivo. En el caso de jornales s