fastPOS Almacenes - Soluciones Informaticas en Punto de …

fastPOS Almacenes

Manual de usuario fastPOS Punto de Venta

Índice de contenidoCopyright...............................................3Contacto................................................3Fecha de publicación....................................3Nota del autor..........................................4¿Que es fastPOS Almacenes?..............................5¿Como funciona?.........................................6¿Que beneficios se obtienen?............................8¿Que pasa si falla el Internet?.........................8Consideraciones del servicio............................9Configuración..........................................10Funcionamiento.........................................14Ejemplos...............................................16Consultar existencias de una sucursal a otra...........16Realizar movimientos de existencias entre almacenes....17Consultar las ventas que realizo un almacén............19Visualizar el cierre de caja de las sucursales.........22Portal web.............................................23

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Copyright

Este documento esta sujeto a derechos de autor © 2020. Usted puedeconservar una copia de este documento, imprimirlo y utilizarlocomo guía del software punto de venta.

Queda prohibida toda clase de distribución de este material, yasea en medios físicos o electrónicos sin la autorización delautor.

Contacto

Siéntase libre de contactarnos, envíenos sus dudas o sugerencias:

[email protected]

Fecha de publicación

Documento publicado el día 18/Marzo/2020 , manual de usuariocorrespondiente a la versión 2.5x de fastPOS.



mailto:[email protected]


Nota del autor

Estamos seguros que el modulo de fastPOS Almacenes le sera demucha utilidad en la administración de su negocio, tendrá laposibilidad de consultar y actualizar las existencias de sussucursales sin estas físicamente en estas.

Cualquier mejora o modificación que crea conveniente realizar eneste modulo la podemos implementar con la finalidad de mejorar laeficiencia del mismo.

Atte. El equipo de fastPOS




¿Que es fastPOS Almacenes?

El modulo de fastPOS almacenes le permitirá centralizar lainformación de todas sus sucursales en una sola base de datos lacual se encontrara en un servidor web, permitiendo consultar yactualizar su información en todo momento.

Ya no es necesario que acuda físicamente a cada sucursal paraactualizar su inventario , esta operación la puede realizar desdecualquiera de sus sucursales en el momento que lo requiera.




¿Como funciona?

Este servicio funciona en base a un Web Hosting en donde sealmacena la base de datos del sistema, también es necesarioinstalar en cada una de sus sucursales una licencia de “fastPOSAlmacénes”.

Cada una de sus sucursales también contara con una base de datosque funciona de forma local y el modulo de fastPOS Almacenes seraquien se encargara de sincronizar la información de la base dedatos local con la base de datos que se encuentra en el WebHosting.

De esta forma la información de todas sus sucursales se encontraraconsolidada en la base de datos que se encuentra en linea.

Es necesario configurar cada una de sus sucursales con un Almacéndiferente, ya que en base a esta configuración se podrándiferenciar las ventas y movimientos de mercancía que realice cadauna de sus sucursales.




En cada una de sus sucursales puede existir un red local convarias terminales de fastPOS conectadas al equipo con la licenciade fastPOS Almacenes.

La sincronización de la base de datos se realiza de la siguienteforma:

• Se establece en la configuración del sistema cual de susalmacenes sera considerado con el Rol de “Maestro”. Solopuede existir un equipo con rol “Maestro”, este rol puedeagregar nuevos registros y actualizar los ya existentes.

• Se establece a cada uno de sus otros almacenes el Rol de“Esclavo”. Estos almacenes pueden agregar nuevos registros,pero no pueden actualizar los ya existentes ya que lasactualizaciones se reciben de la información que se ingresaen el almacén configurado como “Maestro”.

Esto quiere decir que la actualización de registros solo se podrárealizar desde el Almacén “Matriz”, por ejemplo si desde elAlmacén “Matriz” modifica el articulo X y también lo hace desdealgún Almacén “Esclavo” cuando la sincronización se realice losdatos que tendrán prioridad serán los del Almacén “Matriz”.




¿Que pasa si falla elInternet?

Si en alguno de sus almacenes presenta una falla con la conexión aInternet el punto de venta continua operando normalmente ya que secuenta con una base de datos de forma local.

Una vez que la conexión a Internet sea restablecida la base dedatos local se sincronizara con la base de datos en linea.

Consideraciones del servicio

El modulo de fastPOS almacenes fue diseñado para soportar una grancantidad de datos, sin embargo se deben de tener en cuenta lassiguientes consideraciones para que su funcionamiento sea optimo:

Equipo servidor:

Se recomienda que el equipo que utilice como servidor en sussucursales cuente con al menos las siguientes características encuanto a hardware:

• 4Gb de memoria RAM o superior.

• Procesador con velocidad de 2.0Ghz o superior.

Conexión a Internet:

Se requiere que sus sucursales cuenten con conexión a Internet depor lo menos 10Mbps para que el proceso de sincronización de labase de datos se realice en un tiempo aceptable.

Versión del manejador de base de datos:

Para que la sincronización de los datos se realice de formacorrecta es necesario verificar que la base de datos remota y labase de datos local correspondan a la misma versión de MySQLServer.




Configuración

La activación y configuración de este servicio la realiza nuestropersonal de soporte técnico. Le recomendamos no modificar losparámetros de configuración a menos que se tenga conocimiento dela operación que se esta realizando.

En cada una de sus sucursales es necesario contar con una licenciade fastPOS Almacenes, desde el menú “Configuración” podráencontrar la sección “Nube” como se muestra en la siguienteimagen:

Estos parámetros se le proporcionan al momento de hacer laactivación de este servicio y se le hacen llegar por correoelectrónico.

Le recomendamos no cambiar el valor de “Sincronizar cada” a unvalor menor a 30 minutos con la finalidad de no saturar elservicio.

Dentro de la configuración también encontrara la sección de“Equipos” aquí el sistema le mostrara todos los equipos




registrados en sus sucursales:

Como podrá observar en la imagen anterior los equipos registradosse muestran en 3 colores diferentes:

• En color rojo se muestra el equipo de la sucursal “Matriz”.

• En color azul se muestran los equipos de las sucursales quefuncionan como “Esclavo”.

• En color gris se muestran los equipos que forman parte de sured en sus sucursales(Equipos que no cuentan con unalicencia de fastPOS Almacenes).

Otra de las opciones de configuración de este modulo son los“Roles de sincronización” en donde puede elegir que datos son losque se van a estar actualizando.




El Rol “Maestro” tiene habilitadas todas las opciones de carga ydescarga. Mientras que el Rol de “Esclavo” solo tiene habilitadasalgunas:

La finalidad de solo sincronizar determinados registros es evitarun trafico innecesario de datos y una posible saturación delservicio.

Descripción de lo módulos a sincronizar:

• Ventas: Este modulo realiza la sincronización de todos losregistros que tienen que ver con el modulo de Ventas lo queincluye: Ventas, Tickets, Apartados, Pendientes, etc.




• Catálogos SAT: Sincroniza todos los catálogos del SATque se utilizan en el modulo de Facturación. *No es necesarioque se encuentre habilitado.

• Cierre de caja: Sincroniza los registros del cierre de caja.En el Rol de “Esclavo” es recomendable que solo habilite laopcion “Cargar”.

• Taller: Si se cuenta con una licencia para este modulo, sesincronizan todos los datos referentes a las ordenes deservicio.

• Multiservicios: Sincroniza los registros de las recargastelefónicas y pago de servicios. *No es necesario que seencuentre habilitado.

• Facturas: Sincroniza los datos de Facturas y Complementos depagos. *Le recomendamos no sincronizar estos datos, ya que alser archivos el volumen de la información se incrementaconsiderablemente.

• Inventario: Este modulo siempre debe de tener habilitada laopción de “Cargar” y “Descargar” ya que hay otros módulos quetienen una dependencia relacional de los registros queprocesan. Por ejemplo el modulo de “Existencias” y el de“Ventas” dependen de los valores del modulo de “Inventario”.

• Existencias: Sincroniza la información de existencias ymovimientos de mercancia.

• Sucesos: Sincroniza la información de sucesos que se registraen en el sistema.

• Varios: Sincroniza la información de accesos al sistema.




Funcionamiento

Una vez que se habilito el servicio y se configuraron sus equipos,en la sucursal “Matriz” en el equipo con la licencia de fastPOSAlmacenes el software tendrá una apariencia como la siguiente:

Tenga especial atención en los iconos de la parte inferior:

• Estatus del servicio: Le mostrara cuando se esta realizandola sincronización de datos, también le mostrara una alerta encaso de que esta no se pueda realizar.

*Si quiere sincronizar su base de datos inmediatamente solotiene que hacer clic en este botón y el proceso iniciara.

• Rol: Este icono le muestra el tipo de Rol que tiene




configurado el equipo. La flecha hacia arriba indica quees un Rol de “Maestro” mientras que la flecha hacia abajoindica que es un Rol de “Esclavo”.

Tenga en cuenta que en su red de Sucursales solo puede existir unalicencia de fastPOS Almacenes configurada como “Maestro”.

Usted puede continuar trabajando con el punto de venta sin ningunainterrupción mientras la sincronización de datos se estarealizando.




Movimientos de mercancía -SucursalesEste modulo le permitirá hacer movimientos de mercancía entre sussucursales, básicamente puede realizar estos movimientos:

• Solicitud de mercancía: Mediante este tipo de movimientopuede solicitar de una sucursal a otra que un determinadoproducto le sea surtido.

• Envió de mercancía: Mediante este movimiento puede enviarcierta mercancía de una sucursal a otra.

• Consultar existencias: Es posible consultar la existencia deun producto en otra sucursal.

Puede acceder a este modulo desde el menú Inventario > Movimientosde mercancía – Sucursales.




Este modulo cuenta con 3 pestañas en la parte superior, desdela pestaña de “Captura de movimientos” puede registrar nuevosmovimientos de mercancía, en la pestaña “Listado de movimientos”podrá consultar los movimientos registrados y en la pestaña“Reporte” podrá consultar los detalles de un determinadomovimiento.

Solicitud de mercancía

A)Solicitud de mercancía: Desde la Sucursal que solicita lamercancía se registra el movimiento correspondiente.

1. Seleccione en la opción Movimiento “Solicitud de mercancía”.

2. Seleccione en la opción “Sucursal origen” la sucursal a lacual le quiere solicitar esta mercancía.

3. Puede capturar algunas notas en caso de ser necesario, estodesde el campo Notas que esta del lado derecho.




4. En la parte central encontrara un campo que dice“Cantidad” ingrese el valor correspondiente.

5. Posteriormente ingrese la clave del producto en el campocódigo y pulse Intro, también lo puede buscar mediante elbotón que tiene el icono de la lupa.

6. Una vez que localizo el producto el sistema le mostrara susdatos, así como la existencia del mismo en la sucursal a lacual lo esta solicitando.

7. Haga clic en el botón “Agregar” que esta del lado derecho.

8. Repita los pasos 4-7 para todos los otros productos quequiere agregar, podrá observar como se van agregando a latabla de la parte central:

9. Para finalizar en la parte inferior haga clic en el botón




“Registrar movimiento”, el sistema le mostrara unmensaje de confirmación como el siguiente:

10. Posteriormente de que confirmo el movimiento podráobservar como el sistema le muestra el siguiente mensaje deconfirmación con el numero de folio de la operación:

11. Una vez que se registro el movimiento hay que esperar aque se realice la sincronización de la sucursal con la basede datos en linea. También debe de esperar a que la sucursalsincronice su información para que pueda visualizar estemovimiento.

B)Aceptar el movimiento: Desde la sucursal a la cual le estasolicitando la mercancía.

1. Ingresar en el modulo de “Movimientos de mercancía –Sucursales”.

2. Ingresar en la pestaña “Movimientos realizados”.

3. Seleccionar en la opción Movimiento: Solicitud de mercancía.

4. Seleccionar en la opción Situación: Pendiente

5. Hacer clic en el botón “Ejecutar filtro”




6. Podrá observar en la parte central un listado con todas lassolicitudes que se han realizado, seleccione el elementocorrespondiente y haga clic en el botón de la parte inferior“Procesar”:

7. Podrá observar que el sistema le muestra la siguientepantalla:




8. Para finalizar haga clic en el botón de la parte inferior“Enviar mercancía”.

9. El sistema le mostrara un mensaje de confirmación.

Al aceptar el movimiento automáticamente se registra en lasucursal que enviá la mercancía una salida de mercancía por elmaterial solicitado.

C)Finalizar movimiento: La sucursal que solicita la mercancíarecibe la notificación de que la solicitud fue aceptada y finalizael movimiento.

1. Desde el equipo que realizo la solicitud de mercancía ,




Ingresar en el modulo de “Movimientos de mercancía –Sucursales”.


3. Seleccionar en la opción Movimiento: Solicitud de mercancía.

4. Seleccionar en la opción Situación: Aceptado

5. Hacer clic en el botón “Ejecutar filtro”:

6. Seleccione el movimiento correspondiente de la tabla de laparte central y haga clic en el botón de la parte inferior“Finalizar”.

7. Haga clic en el botón “Ok” del mensaje de confirmación.

Al finalizar el movimiento se registra en la sucursal solicitanteuna entrada de mercancía por el material solicitado.




Envió de mercancía

A)Envió de mercancía: Desde la Sucursal que enviá la mercancía seregistra el movimiento correspondiente.

1. Seleccione en la opción Movimiento “Envió de mercancía”:

2. Seleccione la sucursal a la cual le enviara la mercancía:

3. Agregue los productos correspondientes al movimiento:

4. Haga clic en el botón “Registrar movimiento” de la parteinferior.




5. El sistema le mostrara un mensaje de confirmación, haga clicen el botón “Ok”:

6. El sistema le mostrara el numero de folio correspondiente aesta operación:

7. Para finalizar podrá observar un reporte con los productosdel movimiento:




B)Aceptar el movimiento: Desde la sucursal a la cual se le estaenviando la mercancía

1. Ingresar en el modulo de “Movimientos de mercancía –Sucursales”.


3. Seleccionar en la opción Movimiento: Envió de mercancía.

4. Seleccionar en la opción Situación: Pendiente


6. Seleccionar el registro correspondiente la parte central yhacer clic en el botón de la parte inferior “Procesar”.




7. Podrá observar todos los productos que contiene elmovimiento, haga clic en el botón de la parte inferior“Recibir mercancía”:





9. El sistema le mostrara otro mensaje confirmando que elmovimiento ya se registro:




10. Para finalizar le mostrara el reporte de estemovimiento:

Al aceptar el movimiento se registra en la sucursal solicitanteuna entrada de mercancía por el material solicitado.




C)Finalizar el movimiento: La sucursal que enviá la mercancíarecibe la notificación de que el envió fue aceptado y finaliza elmovimiento.

1. Desde el equipo que realizo el envió de mercancía , Ingresaren el modulo de “Movimientos de mercancía – Sucursales”.


3. Seleccionar en la opción Movimiento: Envió de mercancía.

4. Seleccionar en la opción Situación: Aceptado


6. Seleccionar el registro correspondiente la parte central yhacer clic en el botón de la parte inferior “Procesar”.





8. El sistema le mostrara otro mensaje confirmando que elmovimiento ya se registro:

Al finalizar el movimiento se registra en la sucursal que enviá lamercancía una salida de mercancía por el material enviado.




Consultar existencias deotra sucursal

Una de las ventajas de tener sus sucursales enlazadas es el poderconsultar la existencia de un determinado producto en otrasucursal, la forma mas practica de realizar esta operación esdesde el modulo de Ventas haga clic en el botón de búsqueda deproductos:

Realice la búsqueda del producto deseado y haga clic en el botón“Existencias” como se muestra en la siguiente imagen:




El software le mostrara las existencias de sus sucursales:




Si así lo requiere desde el cuadro de dialogo de búsqueda deproductos puede solicitar mercancía a una de sus sucursales:

1. Desde la tabla de la parte central seleccione la sucursal ala cual va a solicitar la mercancía.

2. En el componente de la parte inferior seleccione la cantidada solicitar.

3. Ingrese alguna nota para el movimiento si así lo requiere.

4. Haga clic en el botón “Registrar solicitud de mercancía”.

5. Para finalizar el sistema le mostrara un cuadro de dialogocon el folio de la operación.

Tenga en cuenta que una vez que la solicitud de mercancía fueaceptada por la otra sucursal,se debe de finalizar el movimientoen la sucursal solicitante para que se actualice lacorrespondiente existencia.




Soportetécnico

Si tiene dudas con el funcionamiento de laaplicación puede solicitar soporte técnico alsiguiente email:

[email protected] Horario de atención:Lunes a Viernes de 10:00AM a 06:00PM



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