Fecha de Corte: AGOSTO 30 de 2020 Fecha de Seguimiento DCI ...

Lineamientos / ACTIVIDADES PORTADORAS DE

ÉXITO ProgramadasResponsables Actividades Cumplidas

% de

avanceObservaciones

RC1 USO INDEBIDO DE ACTIVOS - Zona de RI: Extrema -

RR: Alta. Utilización indebida de los recursos de la empresa como: a) El

servicio de transporte para destinarlo a actividades personales o en

beneficio de terceros. b) Uso de los recursos humanos, equipos,

materiales, insumos y herramientas de la operación de la UENAA para

obtener beneficios económicos propios o de terceros.

1.Directores, Jefes de Dpto.

Agua Potable, Aguas

Residuales y Gestión Operativa

y Dpto. de Seguridad.

2,3,4,5,6,7 Dpto. Planeación y

GAGHA.

1. Ejecución de los Protocolos de Seguridad

2. Divulgación de los Códigos de Ética y Código Disciplinario LEY 1952 DE 2019.

3. Seguimiento del Inventario de Existencias (Materiales e Insumos Químicos) en Almacenes de Almagran

y las Plantas Operativas.

4. Inventarios del SRF-Sistema de Recursos Físicos. (Seguimiento a las cuentas personales

periódicamente)

5. Seguimiento a la programación de horas extras

6. Seguimiento a Órdenes de Trabajo en Terreno SAP y Open Smart Flex

7. Uso Aplicación de Smartphone para monitoreo de la localización de los vehículos corporativos y

operativos

8. Registro Electrónico de Combustible

66%

Cumplimiento de las Acciones

Programadas 17.5% (DB 75% +

DGO 0% + DAO 0% + DP 0% +

DP 0% + DM 0% + DD 0% + DR

100% + DT 0% + DASZE 0%) / 10

Se presentaron 2 Casos en 2020

(II Cuatrimestre)

RC2 SOLICITUD DE COBROS INJUSTIFICADOS A

TERCEROS - Zona de RI Alta - RR: Alta. Exigencias de cobros

arbitrarios u otros beneficios a los usuarios o terceros para programar y/o

ejecutar actividades de la instalación, operación y el mantenimiento de los

servicios.

1. Dpto. Planeación y GAGHA.

2, 3 y 4 Dptos. de DAP, DAR y

DGO

1.Realizar seguimiento a las socializaciones del Código de Ética.

2.Programar y coordinar la continuidad de las socializaciones de la Ley de Control Disciplinario (Ley 1952-

2019) al interior de la UENAA.

3. Seguimiento a Órdenes de Trabajo en Terreno

4. Seguimiento a Reportes de Líderes de Cuadrillas acerca de actividades realizadas durante turnos de

horas extras.

5. Recepción de Denuncias, Quejas y Reclamos por parte de los ciudadanos (PQR) relacionados con

Soborno y Extorsión ante la Dirección de Control Disciplinario

66%


Programadas 50.0% (DI 100% +

DP 0% + DI 100% + DGA 0%)

Se presentaron 4 Casos de

Actuaciones Indebidas en la

Planeación y Ejecución de los

Proyectos de Inversión en 2020 (II

Cuatrimestre)

RC3 ACTUACIONES INDEBIDAS EN LA PLANEACIÓN Y

EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN - Zona de

RI: Extrema - RR: Moderada. Realizar actos o conductas que

impidan una adecuada y correcta Planeación, Desarrollo y Ejecución de

los Proyectos de Inversión, con el objetivo de obtener beneficios propios o

de terceros y en detrimento de los intereses de la empresa.

1. Dpto. Planeación

2..Dpto Ingeniería e

Interventoría

3. Dptos. Planeación,

Ingeniería e Interventoría

4. Dpto. de Interventoría

5. Dpto. de Gestión

Administrativa

1. Diseño e Implementación de la lista de chequeo para validar los requerimientos mínimos para formular

un proyecto.

2.Actualización y Capacitación del personal (Normas, procedimientos y nuevas tecnologías) relacionadas

con la Gestión Integral de Proyectos

3. Seguimiento Trimestral a los Proyectos de Inversión de la UENAA.

4. Seguimiento Interventoría de Obra.

5. Seguimiento a la Ejecución de la Inversión

66%


Programadas 50.0% (DI 100% +

DP 0% + DI 100% + DGA 0%)

Se presentaron 4 Casos de

Actuaciones Indebidas en la

Planeación y Ejecución de los

Proyectos de Inversión en 2020

(II Cuatrimestre)

RC4 MANIPULACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS

INFORMES DE ENSAYOS O CERTIFICADOS DE

CALIBRACIÓN DE LOS LABORATORIOS DE LA DAP, DAR Y

MEDIDORES - Zona de RI: Alta - RR: Moderada. Omisión,

falsificación, sustitución o adulteración de los datos o resultados obtenidos

en los informes de los ensayos y certificados de calibración de los

Laboratorios de Agua Potable, Aguas Residuales y Medidores

LAR: AL Toledo, Prof. Ensayos

y Calibraciones I.

LAP: CJ Devia, Prof. Ensayos y

Calibraciones I.

LMA: JACapurro, Prof.

ensayos y Calibraciones II.

1. Evaluaciones de Organismos de acreditación

2. Auditorias internas

3. Revisiones por la dirección

4, Revisión de datos e informes

5. Conductas contrarias en los valores de lealtad y honestidad del código de ética, reportadas ante el

Director Técnico.

66%


Programadas: 100% (LAP 100% +

LAR 100% + LM 100%)

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:

Integrar y alinear los

riesgos de proceso con

los

riesgos de corrupción,

para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

Fecha de Seguimiento DCI: Septiembre 1 al 14 de 2020

COMPONENTE

PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO Y SANEAMIENTO BASICO PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO Y SANEAMIENTO BASICO

EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI - EMCALI E ICE ESP - DIRECCION DE CONTROL INTERNO

SEGUNDO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO 2020

Fecha de PUBLICACION: SEPTIEMBRE 14 de 2020

Fecha de Corte: AGOSTO 30 de 2020

DCIXDVLPAAC2CAG2020 Página 1



% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





RC-5 “MANIPULACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LOS

INFORMES DE ENSAYOS Y/O CERTIFICADOS DE

CALIBRACIÓN DE LABORATORIOS”

Profesionales Laboratorios de

Ensayo y Calibraciones, Agua

Potable, Aguas Residuales y

Medidores de Acueducto

1. Evaluaciones de Organismos de acreditación

2. Auditorias internas

3. Revisiones por la dirección

4, Revisión de datos e informes

5. Conductas contrarias en los valores de lealtad y honestidad del código de ética, reportadas ante el

Director Técnico.

66%


Programadas: 100% (LAP 100% +

LAR 100% + LM 100%)

RCGE01 UTILIZAR LOS BIENES, RECURSOS Y/O EQUIPOS

DEL SISTEMA DE DISTRIBUCION DE ENERGIA EN

BENEFICIO PROPIO Y/O DE TERCEROS. Zona de RI:

Moderada

Controles:1. Comité de maniobras

2.Control de materiales del área

3. Coordinación con el centro de control

4.Control de vehículos

5. Base de datos y georreferenciación de los activos del SDL

6. Sistema de gestión de calidad

7. Ordenes de trabajo

1. Dptos. Operación y

Mantenimiento.

2, 3 y 4. Jefe Depto. de Mantto,

Dir. Distribución y Gerencia de

Energía.

5.Siter Catastro de energía

Subproceso Distribuir Energía, adelanta 1. comités de maniobras semanales, 2.

planillas diligenciadas por los porteros, 3. talleres de participación en SAP, 4.

solicitudes anteriores con el seguimiento a vehículos, 5. procedimiento de catastro de

energía, Bd actualizada,

Subproceso Mantenimiento adelanta:

Participación activa maniobras (Control 1) -Desarrollo implementación SGestión de

Trabajo en Terrenos, -Participación talleres Implementación del SAP (Control 3) -

Instalación AVL todos los vehículos, seguimiento a la ruta de todos los vehículos, se

gestiona su aplicación para el control desde Distribución. - Registro ingreso y salida

vehículos planta Diésel I. (control 4) - Cambios del SDL por mantenimiento,

Implementación SAP módulo de gestión de activos. (Control 5) -Tiempo: (Frecuencia),

1.Semanal, 2.Diario, 3 y 4. Eventual, 5. constante.

66% Sigue su curso normal

PROCESO: Garantía de Entrega de los Servicios

Energéticos:

RIESGO RCUENE02: No ejecutar, no revisar y no reportar las

irregularidades encontradas para la reducción de pérdidas

de energía aceptando para sí, o para otro, dinero u otra

utilidad por acto que debía ejecutar en el desempeño de sus

funciones. Zona de RI: Alta

RIESGO RCUENE03: Reportar actividades no ejecutadas o

incompletas e irregularidad en el reporte del suministro de

materiales en los diferentes Programas de Disminución de

Pérdidas de Energía. Zona de RI: Moderada

Controles

-Interventoría al contrato.

-Informe de interventoría.

Dpto. Control de Energía

Subproceso Efectividad de los Servicios Energéticos, adelanta:

Seguimientos a los diferentes programas de disminución de pérdidas contando con el

apoyo de Empresas contratista y se integra en un informe trimestral.

Comités de pérdidas con cada Empresa Contratista en compañía de la interventoría

AREEM ENERGY.

Ejecutan contratos de disminución de pérdidas no técnicas de energía, contrato de

Detección de irregularidades, y el contrato de interventoría.

Seguimiento al diligenciamiento de actas, calificación de rendimiento de cuadrillas,

procedimientos efectuados, resumen de no conformidades, en conjunto con el

personal de las Empresas contratistas y la interventoría AREEM ENERGY.

Actualizan continuamente el proceso de actuaciones administrativas, últimamente se

ha implementa una alternativa de Recuperación Ágil que permite cerrar y conciliar

rápidamente las irregularidades detectadas.

Tiempo: (Frecuencia) 1. Semanal, 2. Mensual, 3. Permanente, 4. Cada que se

requiera, 5. Permanentemente


1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

PRESTACION DE SERVICIOS ENERGETICOS PRESTACION DE SERVICIOS ENERGETICOS




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





RIESGO RCUENE04: Intervención en la tramitación,

aprobación o celebración de un contrato con violación al

régimen legal en favorecimiento propio o de un tercero. Zona

de RI: Moderada

Controles

•Sistematización de los ensayos y calibraciones

•Manejo de información en Base de Datos de Dominio Corporativo

•Sistema de Gestión bajo la norma internacional ISO/IEC 17025

•Políticas de imparcialidad y confidencialidad de los laboratorios

Jefe Dpto.

PROF. Oper. I

Subproceso Aprovisionamiento de Energía, adelanta.

Comité Operativo de Compra Venta de Energía, cada vez que se realiza una

Convocatoria Pública o se evalúa una oferta de energía presentada por los Agentes.

Revisión cada vez que se emite una Acta de Pago.

Tiempo: (Frecuencia): Cada vez que se requiera, Cada vez que se emite una Acta de

Pago (mensual)

Indicador (Resultado): Porcentaje de Cumplimiento de las Acciones Programadas:

100%


RCGE05 MANIPULACION DE LOS RESULTADOS DE

ENSAYOS Y CALIBRACIONES. Zona de RI: Moderada

1. Sistematización de los ensayos y calibraciones

2. Manejo de información en Base de Datos de Dominio Corporativo

3. Sistema de Gestión bajo la norma internacional ISO/IEC 17025

4. Políticas de imparcialidad y confidencialidad de los laboratorios

Jefe Dpto. Servicios UDI,

Laboratorios y Alumbrado

Público

Prof. Laboratorio Energía

Subproceso Ensayos y Calibraciones en Laboratorios de Energía adelanta:

Orden de Servicio 5108-202000015 de Julio 22 de 2020.

Informe de la Evaluación de Renovación y Ampliación del Alcance de la Acreditación

realizada por el ONAC en junio de 2020.

Aprobación de Planes de Acción por parte del ONAC en junio de 2020.


RCGE06 Manipulación y omisión de la información de los

proyectos para el uso de la infraestructura en beneficio de

terceros. Zona de RI: Moderada

Controles

1.Aplicación de Normatividad vigente

2.Verificación en terreno

3.Verificación y análisis de la información

4.Rotación del personal de terreno

5.Sistematización del proceso

Carlos F. Flórez. Jefe Dpto.

Héctor E. Guayupe Prof. Oper.

III

Subproceso Gestión de uso de la Infraestructura, adelanta:

Ante las solicitudes realizadas por terceros para el uso de la infraestructura se opta por

lo siguiente: a. Un técnico revisa en terreno la solicitud enviada. b. Un Ingeniero analiza

los datos recolectados en campo y emite un concepto técnico. c. En caso de ser

Viable, otro técnico se encarga de la construcción del proyecto. d. Para la entrega del

proyecto, un tercer técnico se encarga del recibo de la obra.

Interacción con los cableoperadores, concerniente a la actitud y profesionalismo del

personal del área. 1. Visitas al personal de terreno por parte del Jefe de Dpto. 2.

Actualización parcial del inventario de redes realizado por un tercero.

Tiempo: (Frecuencia): 1 a 4 Permanente. Indicador (Resultado):

Porcentaje de Cumplimiento de las Acciones Programadas: 100%


Arquitectura de Telecomunicaciones y Conectividad - Dirección de

Ingeniería.

RC040102-01 - Posibilidad de recibir cualquier beneficio a

nombre propio o de terceros con el fin de utilizar

información sensible de aplicativos desarrollados propios

del negocio” identificado en el Subproceso de “Arquitectura de

Telecomunicaciones y Conectividad. Zona RR: Alta

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería

Jefe Dpto. Planeación

Realizaron fase de solicitud de formatos a funcionarios relacionados con la “Política

Dominio Control de acceso red de Telecomunicaciones”.

En http://adsl.emcali.net.co/ se suben formatos para diligenciamiento funcionario que

solicite acceso a los SI y a los equipos de la red de telecomunicaciones.

En el drive del Dpto. de Proyectos, cargan formatos de solicitud de perfil y

confidencialidad firmados y diligenciados por quienes administran, operan y mantienen

equipos y SI de telecomunicaciones, aprobados por el jefe inmediato.

66%

Número de formatos de

confidencialidad firmados x

contrato/ total contratos *

100

100% de Cumplimiento

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

PRESTACION DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD PRESTACION DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Desarrollo de Proyectos de Telecomunicaciones y Conectividad

RC040104-01 - Posibilidad de solicitar o recibir dádivas a

nombre propio o de terceros con el objetivo de utilizar

información sensible de diseños desarrollados propios del

negocio, generar pago a contratistas sin el cumplimiento de

los requisitos u obligaciones contractuales y por el

incumplimiento de todas las actividades del objeto

contractual de los proyectos. Zona RR: Alta

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería

Jefe Dpto. Proyectos Jefe

Dpto. Implementación de la

Infraestructura

Se gestionó en cada mes la evaluación de cumplimiento de actividades de los

funcionarios por prestación de servicios y al practicante se le realiza adicional la

evaluación del rendimiento.

Por la mesa de servicios del sistema de tiques, la herramienta Teams y/o correo

electrónico de Emcali, se lleva el control de las solicitudes de diseños requeridas por

otras áreas para dar solución al cliente. Los diseños de la red interna de EMCALI no

se comparten con clientes externos.

66%

Número de formatos de

confidencialidad firmados x

contrato/ total contratos *

100

100% de Cumplimiento

Normalización y Estándares de Telecomunicaciones y

Conectividad

RC040301-01 Posibilidad de aceptar o pedir beneficios a

nombre propio o de terceros con el fin de alterar el proceso

de homologación de equipos. Zona RR: Alta

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería



Infraestructura

1. Validación de pruebas de homologación registradas en el protocolo de pruebas y

generación de certificados.

No se realizaron solicitudes de homologación de equipos por parte de ningún área

interna o proveedor.

66%

Numero de pruebas

validadas / numero de

pruebas realizadas

Para este periodo no se

registraron pruebas

realizadas

RC040403-01 Posibilidad de aceptar o solicitar beneficios a

nombre propio o de terceros con el fin de hacer

malversación de materiales y equipos utilizados en el

proceso de instalación. Zona RR: Alta

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería



Infraestructura

Se continuó con la generación periódica de un balance entre lo entregado por Emcali y

lo consumido por el contratista (reporte del almacén de transito del contratista); por

parte del Supervisor del contrato venta instale de la Dir. de ingeniería; este documento

está soportado con la información descargada de las ordenes de trabajo y las

requisiciones de entrega de materiales realizadas por el almacén.

66%

Cantidad materiales

consumidos / cantidad

materiales entregados *100

Resultados: Módems 80%,

STB 82%, ONT 47%,

Alambre 2x20 82%

Alambre 2x0,5 79%, Fibra

Óptica 72%, UTP 68%

Operación y Mantenimiento de Redes - Dirección Operativa de

Redes:

RC040201-01 - Posibilidad de recibir o pedir dádivas a

beneficio propio o de terceros con los propósitos de; alterar

las funciones del proceso de reparación de un servicio. Zona

RR: Moderada

Dir. Operativo Redes - R.

SALAS Jefe Dpto. Redes Sur -

W. JARAMILLO

Jefe Dpto. Redes Norte - D.

MENA Jefe Dpto. Corporativos

y Valor agregado - F.

ARROYAVE.

Se continuo con la indisponibilidad de realizar alguna socialización en temas

relacionados con la Ley disciplinaria y los delitos asociados al tema de corrupción

debido el tema de aislamiento social y demás generados por la Pandemia COVID-19

que enfrentamos.

Entre los PQR's atendidos durante este cuatrimestre no se recibió ningún reclamo

derivado de algún mecanismo de presión como solicitud de dadivas por atender y

reparar los servicios de algún cliente. Los PQR's son enviados como respuestas

técnicas mediante correo electrónico al área encargada oficialmente de atenderlos

66%

Índice de Cumplimiento de

Actividades

(# de actividades cumplidas

/ # de actividades

programadas) x 100

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Operación y Mantenimiento de Redes - Dirección Operativa de

Redes:

RC040201-02 - Posibilidad de recibir o solicitar dádivas o

beneficios a nombre propio o de terceros con el fin de hurtar

materiales, equipos y herramientas. Zona RR: Alta

Dir. Operativo Redes - R.

SALAS Jefe Dpto. Redes Sur -

W. JARAMILLO

Jefe Dpto. Redes Norte - D.

MENA Jefe Dpto. Corporativos

y Valor agregado - F.

ARROYAVE.

Debido al teletrabajo, las denuncias se han presentado de forma virtual mediante un

procedimiento que se socializó por parte de la fiscalía al funcionario encargado de

realizar esta labor en la dirección.

Se espera que se lleve a cabo el debido proceso y las investigaciones finalmente

permitan la captura de los implicados en estos numerosos hechos. Es importante

destacar que hasta el momento no se ha hallado a ningún funcionario relacionado con

los hurtos.

Las OT de reparación en cable que incluyen cambio de sesión, poseen un

requerimiento de materiales a utilizar durante la labor, esta pasa por diferentes filtros

de autorización antes de permitir la salida del almacén. Las evidencias de esta gestión

reposan en el aplicativo SRF que son todas las requisiciones de material realizadas

desde por la Dirección Operativa de Redes.

66%

Índice de Cumplimiento de

Actividades

(# de actividades cumplidas / # de

actividades programadas) x 100

Operación y Mantenimiento de Equipos - Dirección Operativa

de Equipos.

RC040202-01 Posibilidad de recibir o solicitar cualquier

dadiva o beneficio a nombre propio o de terceros con los

fines de realizar reactivación o reconexión de un servicio no

autorizado en la información comercial y realizar o permitir

conexiones de servicios no autorizadas, con condiciones

diferentes a las contratadas. Zona RR: Moderada

Dir. Operativo Equipos

Reinaldo Henao Barberi

Se continúan realizando los mismos controles para la gestión de este; el del Dpto. de

Multiservicios, para el servicio de voz a través del área de Gestión se encargan de los

mantenimientos preventivos a los sistemas de Gestión, con el objetivo de que

permanezcan disponibles para garantizar que las actividades automatizadas de

suspensión, corte y reconexión sean ejecutadas. De igual manera, se reportan las

revisiones de inconsistencias operativas que reporta Facturación del Corporativo.

Para el servicio de internet, el área del Nodo de internet garantiza que se legalice el

servicio realmente contratado, realizando rutinas de legalización y seguridad del AAA.

Corrigen inconsistencias presentadas en la autenticación de los usuarios respecto a

velocidad e IP fijas contratadas, se hace la comparación y corrección (realizar Back

Up de los Bras de Internet + Script corrección inconsistencias velocidad) dos 2 veces

al día en las horas pico de la mañana y la noche (10 am y 9 pm); con el fin de abarcar

la mayor cantidad de clientes posibles.

66%

% cumplimiento de Mantto.

Preventivo: 87,5% de

Cumplimiento

No se presentan

inconsistencias por fraude

hasta la fecha

% cumplimiento de

rutinas:100%

Operación y Mantenimiento de Equipos

RC040202-02 Posibilidad de recibir o solicitar cualquier

dadiva o beneficio a nombre propio o de terceros con los

fines de hurtar equipos como baterías, aires acondicionados,

tarjetas de centrales, entre otras. Zona RR: Extrema

Dir. Operativo Equipos

Reinaldo Henao Barberi

Líderes de las áreas funcionales Dptos. Multiservicios, Equipos de Apoyo y

multiacceso reportan a Dpto. de Seguridad hurtos presentados.

Jefes y lideres funcionales de los Dptos. realizan socialización sobre los valores éticos

al personal a su cargo.

Líderes de las áreas funcionales de los Dptos. Multiservicios, Equipos de Apoyo y

Multiacceso gestionan en las diferentes centrales los accesos requeridos para que los

funcionarios realicen los mantenimientos

66%

Sin Reporte de hurtos.

Adelantan Socializaciones.

Reportan actividades

relacionadas con el control.

1er.

COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:


riesgos de proceso

con los

riesgos de

corrupción,

para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Efectividad del Servicio de Telecomunicaciones y Conectividad

RC040302-01 Posibilidad de recibir o solicitar beneficios a

nombre propio o de terceros con los fines de; no actualizar

debidamente las ordenes cumplidas para servicios

corporativos y darles un uso indebido a las bases de datos

de clientes, (LEY DE HABEAS DATA). Zona RR: Alta

Director Comercial Jorge

Eduardo Martínez Vélez

1. Coordinador (por segmento) canal comercial, revisa y actualiza órdenes cumplidas

facturadas, aplica acción correctiva.

Solicitud informes de ventas, instalación y cumplimiento, a los vendedores-

Determina tiempos de facturación de órdenes cumplidas registradas, comportamiento

de las ordenes en un periodo estimado.

2. Establece política de seguridad manejo de base de datos, identificando veracidad

de la información, identifica datos sensibles y críticos, almacenamiento, con el

propósito de blindar la información y reducir toda posible fuga.

3. Fomenta buenas prácticas empresariales, reuniones, charlas, promueve cultura

anticorrupción y valores éticos, sentido de pertenencia.

66%

Para la actividad de control

(1) se realizara cada (15)

días ; Para la actividad (2)

se realizara cada (30) días

; para la actividad (3) se

realizara periódicamente

Comercialización Productos y Servicios de Telecomunicaciones y

Conectividad

RC040402-01 Posibilidad de recibir o aceptar dadivas a

nombre propio o de terceros con los propósitos de, tener un

indebido comportamiento en la ejecución de ajustes y

descuentos de manera irregular (descontar valores de

facturas) que no poseen soportes y a clientes no

autorizados, también el hecho de realizar y/o permitir ventas

sin cumplir los protocolos y políticas establecidas. Zona RR:

Extrema

Jefe Dpto. Masivo Soffy Mejía

Jefe Dpto. Corporativo Nerieth

Cardona

1. El coordinador canal comercial (por segmento) periódicamente se reúne con su

grupo de apoyo, discuten acciones de seguimiento a emplear, realiza supervisión de

transacciones que requieran implementación de descuentos con base a la política

prestablecida.

2. Fomenta buenas prácticas empresariales, por medio de reuniones, charlas, con el

fin de promover la cultura anticorrupción y valores éticos, sentido de pertenencia.

66%

Para la actividad (1) se

realizara cada (60) días

dos meses; Para la

actividad (2)se realizara

periódicamente

Instalar e Intervención del Servicio de Telecomunicaciones y

Conectividad

RC040403-01 Posibilidad de aceptar o solicitar beneficios a

nombre propio o de terceros con el fin de hacer

malversación de materiales y equipos utilizados en el

proceso de instalación. Zona RR: Alta

Dirección Operativa de Redes

1. Control de inventarios y salidas de materiales Informes de supervisión

Vales de entrega de materiales

Balance de consumo de materiales

66%

Resultados:

Módems 80% STB 82%

ONT 47% Alambre 2x20

82% Alambre 2x0,5 79%

Fibra Óptica 72%

UTP 68%

Planeación y Evaluación de la Gestión Comercial y de

Servicio al Cliente

RC501 Manipulación de información estratégica para

beneficio propio o de un tercero.

Índice de cumplimiento= (# de actividades cumplidas / # de actividades

programadas) x 100

Planeación y Evaluación de la

Gestión Comercial y de

Servicio al Cliente

Charlas sobre “Denuncias de Actos de Corrupción”. 69 funcionarios de la

GAComercial y GCliente, realizan curso virtual de Código Disciplinario.

Por medio de la Dir. Jurídica. Charla e inquietudes relacionadas con supervisión de

contratos.

Para documentar controles, se aprueba en Comité de Gerencia: 1) Todos los

contratos llevan informe de supervisión cada que se pague factura, incluyendo

litográficos, promocionales y digitales. 2) todos los contratos cerca de fecha de

vencimiento no ejecutados, deben comunicarse a la GAE, para su tratamiento.

66%

Los desempeños de

algunas actividades se

vieron afectadas por las

directrices de

confinamiento nacional

para la contención del virus

COVID-19

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

GESTION COMERCIAL Y DE SERVICIO AL CLIENTE GESTION COMERCIAL Y DE SERVICIO AL CLIENTE




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Mercadeo y Comercialización de Productos y Servicios

RC502 Recibir dádivas o beneficios a nombre propio o de

terceros o inducir al usuario a otorgarlas para realizar

trámites y/o agilizarlos sin el cumplimiento

de los requisitos legalmente establecidos.


programadas) x 100

Mercadeo y Comercialización

de Productos y Servicios

Al inicio de la negociación del producto cuponazos, se verifican los antecedentes de la

empresa y el representante legal en: La lista Clinton, Procuraduría y Contraloría. Se

realizaron negociaciones con Empresa CUTIS S.A y EMPRESA COBRES DE

COLOMBIA S.A.

11 funcionarios de la Dir. Comercial y Dpto. Comercial de Ac, realizan curso virtual

sobre Código Único Disciplinario.

Se realizó taller virtual sobre “Denuncia de Actos de Corrupción”, dictado por la

Secretaria General.

Se realizó inventario de la existencia en bodega del material POP y souvenir en junio

2020.

No se presentó entrega de material de suvenir y/o POP a las UEN's, por emergencia

sanitaria Covid19.

66%

los desempeños de



directrices de



COVID-19, dadas entre

marzo 26 y agosto 31 de

2020.

Operaciones Comerciales

RC503 Recibir dádivas o beneficios a nombre propio o de un

tercero para retardar, omitir la ejecución de actividades de

recuperación y/o aseguramiento de los ingresos, o para

ejecutar un acto contrario a los deberes asociados al ciclo

de generación de ingresos (Ciclo de Servicio).


programadas) x 100

Operaciones Comerciales

En concordancia con la normatividad expedida por el Gobierno Nacional, con motivo

de la emergencia sanitaria del COVID 19, no se realizaron actividades de suspensión,

dado que los lineamientos nacionales establecieron que debían garantizarse la

prestación del servicio aun cuando se presentara cartera por parte del usuario. Por lo

cual, al no existir la causa del riesgo “Incurrencia en actos impropios que impidan o

retarden la recuperación o el aseguramiento de ingresos”, no es necesario realizar la

actividad de control.

Se reitera al personal adscrito la importancia en el manejo adecuado de la

información, privacidad y transparencia en todas las actividades que se realizan. Se

socializa nuevos tips sobre la reserva y confidencialidad de la información, manejo de

claves de acceso y protección del parque informático utilizado en oficina y/o trabajo en

casa.

66%

los desempeños de



directrices de





2020.

Servicio al Cliente

RC504 Recibir dádivas o beneficios a nombre propio o de

terceros o inducir al usuario a otorgarlas para realizar

trámites sin el cumplimiento de los requisitos.


programadas) x 100

NSU por facilidad de realizar trámites sin requerir tramitadores

Servicio al Cliente

Con la firma EMCTRANS, se validaron las transacciones y/o consultas de los perfiles

asignados al personal de Control Gestión, en el aplicativo Open Smart Flex y

aleatoriamente al personal del Dpto. De Facturación, reportando la normalidad en el

uso correspondiente a las actividades asignadas para cada área.

41 funcionarios de la Dir. de Operaciones Comerciales, realizaron curso virtual del

Código Único Disciplinario.

Se realiza curso virtual sincrónico liderado por la Secretaria General, sobre “Denuncio

de Actos de Corrupción”, en el cual participaron 35 personas.

66%

los desempeños de



directrices de





2020.

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





RCGF01 Realizar causaciones sin el cumplimiento de los

requisitos legales. RI: Bajo - RR: Bajo

1.Rotación de los funcionarios para la asignación de causaciones

2. Un funcionario es el que reconoce el hecho económico y otro

funcionario la verifica.

Dir. Contabilidad

La Dir. de Contabilidad ha dado cumplimiento con los controles programados al

realizar las causaciones, se efectuaron las rotaciones respectivas de los funcionarios y

se asignaron dos funcionarios diferentes para el reconocimiento del hecho económico

y para el verifico. Se concluye que los controles han servido para que el riesgo no se

materialice.

67%Se continúa con los

controles

RCGF02 Alteración de información financiera oficial

privilegiada. RI: Bajo - RR: Bajo

Contabilidad: 1.Rotación de funcionarios - 2. Autoevaluación a las

cuentas antes del cierre

Presupuesto: 1. Rotación de actividades durante cada periodo a los

funcionarios que conforman grupos de trabajo. 2.Verificación y validación

de la información antes de su entrega

Dir. Contabilidad

Dir. Presupuesto

La Dir. de Contabilidad ha realizado los controles establecidos al realizar la

autoevaluación a las cuentas antes del cierre, obteniendo un resultado favorable en la

mitigación del riesgo.

La Dir. Presupuesto realizó rotación de actividades entre los diferentes funcionarios,

con el fin de mejorar las competencias de cada uno de ellos y realizó revisión y

verificación de los trámites a su cargo.

67%

Se continúa con los

controles

Se continua dando

cumplimiento a las

actividades programadas

RCGF03 Direccionar a beneficio propio o de terceros los

recursos de la Empresa. RI: Bajo - RR: Bajo

1. Verificación periódica de autoridades en el aplicativo.

2. Revisión aleatoria de los pagos aplicados

Dir. de Tesorería

1. Se valida la aplicación de los pagos manuales por la forma FMPC

2. Periódicamente se realiza verificación de autoridades en el aplicativo

No se presento materialización del riesgo


RCGF04 Liberar la cuenta sin el cumplimiento de los

requisitos establecidos. RI: Bajo - RR: Bajo

1.Realizar chequeos permanentes.

2. Realizar seguimiento a requerimientos hechos a la GTI.

Dir. de Tesorería

1.Se da cumplimiento a los requisitos vigentes de pago.

2.Se revisa diariamente la documentación soporte del pago; de acuerdo con la

normatividad vigente.

No se presento materialización del riesgo


RCGF05 Retener o adelantar el pago de un tercero a

beneficio propio. RI: Moderado - RR: Bajo

Validar las cuentas al cierre de mes que quedan pendientes de orden de

pago en la Dirección de Tesorería.

Dir. de TesoreríaMensualmente se valida el cierre de causaciones.

No se presento materialización del riesgo67% Sigue su curso normal

RCGF06 Inadecuado uso del perfil y/o selección de plan para

la rebajas de los recargos de mora en los acuerdos de pago.

RI: Bajo - RR: Bajo

1) Visto bueno Jefe Depto en los descuentos de recargos por mora de

acuerdo al art. 5 literal C de la Res. GG 000921/17

2) Socialización de la Res. No. 000921 de 30 de Nov/2017

3) Verificación mensual descuentos recargos por mora acuerdos de pago

4) Revisión mensual Informe de notas-Detalle notas mes y causa.

Causas: 55- 76-83 y 98, verifica perfiles usuarios respecto valores

rebajados. Se informa a Cobro Coactivo y Atención al Cliente y demás que

hayan efectuado rebajas.

1,2,3,5 Jefe Dpto. Cobro

Coactivo

4 Jefe Dpto. de Cartera

Cobro Coactivo: se valido mes a mes los descuentos realizados y se consolido en un

informe para el cuatrimestre

Cartera: Se han efectuado los controles correspondientes durante el periodo y han

sido efectivos para prevenir la materialización de riesgos; para cada uno de los riesgos

se tienen establecidos indicadores, cuyo resultado le permite al proceso Gestión

Financiera generar las alertas preventivas o correctivas.

No se presentó materialización de los Riesgos durante el periodo de seguimiento.


GESTION FINANCIERA GESTION FINANCIERA

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





RCGF07 Dar de baja la cartera de un usuario sin

autorización. RI: Bajo - RR: Bajo

1) Socialización de la Res. GG-001224 de 2015

2) Revisión del Informe de notas - Detalle notas por mes y causa.

Extinción de cartera jurisdicción coactiva 39, 44, 48, 59 y 86

3) Verificación del reporte por uso de causas y perfil ( -3, -2, 62, 93)

1,2 Jefe Dpto. Cobro Coactivo

3 Jefe Dpto. de Cartera

Cobro Coactivo: se valido mes a mes los descuentos realizados y se consolido en un

informe para el cuatrimestre

Cartera: Se han efectuado los controles correspondientes durante el periodo y han

sido efectivos para prevenir la materialización de riesgos; para cada uno de los riesgos

se tienen establecidos indicadores, cuyo resultado le permite al proceso Gestión

Financiera generar las alertas preventivas o correctivas.

No se presentó materialización de los Riesgos durante el periodo de seguimiento.


GAGHA01 Direccionamiento por tráfico de influencias en la

provisión de personal. Valoración RI: Extremo - RR: Alto

1. Gestionar la provisión de personal de EMCALI a partir de aplicación de

la política de talento humano, lineamientos, directrices y los

procedimientos vigentes de selección y vinculación de personal directo e

indirecto (Servidores públicos, aprendices y contratistas por prestación de

servicios).

Gerencia General

GAGHA

Dpto. Gestión Talento Humano

y Organizacional

Se vinculan 20 personas de 20 casillas, conforme procedimientos y políticas,

cumplimiento 100% en el lapso mayo-agosto de 2020. No ha sido aprobada la

estructura organizacional de la empresa.

Se vinculan por mes: Mayo (2), Junio (1), Agosto (17). Fuente: Depto Gestión Talento

Humano y Organizacional


GAGHA02 Uso indebido de la información asociada a la

Gestión de Talento Humano. Valoración RI: Extremo - RR:

Alto

Adoptar los lineamientos de seguridad de la información emitidos por la

Empresa.

Desarrollar las actividades definidas para proyecto ERP-alcance GAGHA

Gerente de Área Gestión

Humana y Activos

Gerencia de Área Tecnología

de la Información

Adelantan diseño documental bajo SGC tratamiento de datos personales.

Socializan: - Política órden y aseo 05/05/2020, - Política Gestión Documental

12/05/2020, - Socialización Daruma 14/07/20, Proyecto ERP.

Realizan entrega de PRD (fase productivo) con pendientes de módulos: Job Profile:

Manual de Funciones; Empleado Central: información de funcionarios; Recluting:

reclutamiento; Learning: aprendizaje; objetivos y desempeño: Evaluación SER, SEP,

periodo de prueba, aprendices y entrenamiento.

Sucesión y desarrollo.

Culminan 1a. fase proyecto sistematización procesos de planeación, financieros,

gestión capital humano y activos, abastecimiento y logísticos. Identifican mejoras y

adecuaciones para la fase siguiente.


GAGHA03 Uso indebido de los activos y recursos de la

empresa asociadas a la Gestión de Talento Humano (Tiempo

laboral, elementos de protección personal, dotación, entre

otros) para realizar otras actividades y/o realizar actividades

propias de los servicios a cambio de beneficios

particulares. Valoración RI: Extremo - RR: Alto

1) Código de ética

2) Control de ingreso y salida de personal

3) Personal en las sedes operativas y control entrega de dotación

Gerente de Área Gestión

Humana y Activos

Gerentes UEN's

Jefes de Dpto. de Gestión

Administrativa y de Activos

Controlan ingreso y salida de personal / Gestión Horas Extras

Reportan valores acumulados por valor de $4.159.7 millones, ejecución del 45,76%,

reportan 152.918 horas extras adicionales a la jornada laboral

Controlan uso de EPP´s en sedes operativas y control entrega Dotación

Indicador: % de cumplimiento de entrega de EPP's y dotación

Formula: (# total de actividades cumplidas / #. Total de Actividades planeadas)

Meta: 80%-100% Resultado: 100%

Compran elementos de bioseguridad por $168 millones, por contingencia Covid -19.

Efectuó requerimiento de dotación ropa y calzado según presupuesto.


1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

GESTION DE TALENTO HUMANO GESTION DE TALENTO HUMANO




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Uso indebido de la información asociada a la gestión

logística de bienes y servicios.

Insuficiente adopción de buenas prácticas de seguridad de la

información.

Trafico de influencia en la obtención y manipulación de la

información.

Insuficiente desarrollo de Sistemas de información, lo que implica

actividades manuales facilitando la manipulación o adulteración

Deficiencias en el manejo documental y de archivo

Gerencia de área Gestión

Humana y Activos

Gerencia e Tecnología dela

información

Indicador: # de incidentes de seguridad de la información en proceso GLBYS

Fórmula: # de incidentes de seguridad de la información en proceso GLBYS en el

periodo evaluado

Meta: 0% Resultado: No se registran incidentes en el proceso GLBYS. Fuente : GTI

Adelantan gestiones corporativas necesarias para la puesta en marcha de la

plataforma ERP SAP, se ha culminado la 1a. fase que involucra sistematización de los

procesos de planeación, financieros, gestión capital humano y activos, abastecimiento

y logísticos. Se identifican mejoras y adecuaciones para fase siguiente.


Uso indebido de los recursos y activos de la empresa

asociados a la gestión logística de bienes y servicios

Deficiencias en el manejo documental y de archivo

Deficiencia en la aplicación de los Principios del MECI (

Autocontrol, Autogestión, Autorregulación)

Deficiencia en la gestión de seguimiento y control por parte del

responsable del Recurso.

Fallas en la vigilancia y control de los recursos.

Subvaloración de efectos y consecuencias de una inadecuada

aplicación de los procedimientos, directrices y políticas.

Falta de cumplimiento del código de ética de la entidad.


Humana y Activos

Depto. Gestión Administrativa y

de Activos l

Área AFAMPA


Humana y Activos

Depto. de Seguridad

Nivel de implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial en EMCALI: 92%. Se

implementan medidas de seguimiento y control

Seguridad física: # agresiones al patrimonio de la empresa en relación a la cantidad

de instalaciones protegidas: 1%

# de robos al patrimonio de la empresa en relación a la cantidad de instalaciones

protegidas: 1%

Se presentó un evento de agresión al patrimonio en el CCTV del Centro Operativo

Navarro

66%

Se presentó un evento de

agresión al patrimonio en el

CCTV del Centro Operativo

Navarro

RCGAE01 - Sesgar la inteligencia de mercado en o para

beneficio de un tercero. Valoración RI: Alto - RR: Moderado

El escenario de este riesgo se da por la acción u omisión de la búsqueda

de información de proveedores con nuevas u otras estrategias

comerciales que permitan realizar el análisis de las tendencias y

dinámicas del mercado, es un riesgo de corrupción que podría afectar

internamente a la empresa, ya que las inteligencias de mercado son de

utilidad en la búsqueda de mejores oportunidades de adquisición,

minimizar riesgos, optimización de costos y generación de valor para la

entidad.

Gerente Abastecimiento de

Bienes y Servicios

Dir. Abastecimiento y

Coordinadores a cargo

Construcción de todos los documentos asociados al SGC, en especial el instructivo

ADMINISTRAR EL REGISTRO DE PROVEEDORES con código 406P01I001 en su

versión 1 (actividad del nuevo MOP), así como también la realización de los manuales,

políticas, guías y formatos correspondientes.

Se participó activamente en el diseño de la página web y de todos los documentos de

apoyo en formato presentación, realización del guion para el video tutorial y que fue

producido entre el área funcional de comunicaciones y personal de la GTI.

Realización de talleres, mesas de trabajo y de entrenamiento al equipo de trabajo

asignado que dio todo el soporte para la invitación, revisión y aprobación de los

registros realizados por las diferentes empresas.

66%

Al 31 de agosto se cuenta

con 156 personas jurídicas

o naturales registradas

dentro del Registro de

Proveedores, los cuales se

encuentran distribuidos en

267 subcategorías de las

400 establecidas para

todos los bienes y servicios

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali. ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS - GAE

GESTION LOGISTICA DE BIENES Y SERVICIOS GESTION LOGISTICA DE BIENES Y SERVICIOS

ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS - GAE




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





RCGAE02 - Manipular un proceso de contratación a favor de

un tercero. Valoración RI: Extremo - RR: Alto

La posibilidad de este riesgo se da propiamente por las contrataciones que

se realizan en la Gerencia de Abastecimiento de bienes y servicios, las

cuales pueden verse afectadas por factores como: la subjetividad en el

establecimiento de requisitos, condiciones o características para el o los

procesos contractuales que se lleven a cabo; la omisión voluntaria o

involuntaria de controles en los procesos, e incluso por factores externos

que causan un cambio en la organización como lo es en este momento la

emergencia sanitaria producida por el COVID-19

Dir. Contractual y

Coordinadores a cargo

Durante este cuatrimestre y debido a las modalidades de trabajo en casa que se

debieron adoptar se realizaron diferentes capacitaciones a los gestores encargados de

la contratación de emergencia, de manera virtual asegurándonos de dar claridad y

también de seguir con los controles necesarios para la contratación bajo el modelo de

“Contratación de emergencia” adoptado durante esta situación.

66%

Los correos que soportan el

recibo de requerimientos

entre otros son manejados

a través del correo

institucional al igual que

toda la otra información del

proceso como soporte de

transparencia.

RCGAE03 - Interés indebido en la supervisión de contratos.

Valoración RI: Extremo - RR: Extremo

Las circunstancias que podrían generar la materialización de este riesgo

es la omisión o acción por parte de los supervisores e interventores de los

contratos en búsqueda de beneficios particulares durante el proceso de

ejecución, esto desde el cumplimiento de requisitos de ejecución hasta la

liquidación del contrato o acta de finalización y cierre financiero del

mismo, debido a que es un acto de corrupción con una posibilidad de

ocurrencia en diferentes tiempos del proceso genera una calificación de la

probabilidad como probable y en la calificación de impacto del riesgo

mayor lo cual significa que de llegar a ocurrir generaría altas

consecuencias sobre la entidad, se han definido opciones de manejo en

búsqueda de reducir la probabilidad de ocurrencia con diferentes

controles.

Gerente Abastecimiento Bienes

y Servicios, Dir.

Abastecimiento, Dir.

Contractual y Coordinadores a

cargo

Se tenía programado para este año realizar capacitaciones tanto a las Unidades de

Negocio como de las gerencias de soporte para fortalecer, guiar y brindar un apoyo a

los supervisores e interventores en el ejercicio de la función de interventoría o

supervisión, en los aspectos técnicos, económicos, administrativos, jurídicos y estudio

de casos, como mecanismo de aprendizaje al desarrollo efectivo de la supervisión e

interventoría, pero a raíz de la emergencia sanitaria, se hizo una reestructuración del

plan de capacitaciones inicialmente laborado, ya que no es posible realizar

capacitaciones presenciales, por tal razón se preparó un cronograma para realizar el

curso en una plataforma virtual, para lo cual a junio se había adelantado en un 56%.

66%

Se ha brindado todo el

apoyo y colaboración a los

supervisores a través de

llamadas telefónicas,

reuniones por plataformas

digitales y presenciales,

cuando se ha requerido.

1. DÉBIL PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO.

Valoracion RI: Moderado . Nivel de Índice de Riesgo (IDR) zona

media, lo cual genera la atención para la aplicación de los controles

reformulados y mejorar las medidas de prevención de los controles en los

procesos de las actividades de los procesos de la Dirección Jurídica

(Defensa Jurídica, Análisis y Conceptos Jurídicos, Contratación), Gestión

Documental, Relaciones Institucionales y Gobierno Corporativo, de la

Gestión Legal en EMCALI EICE ESP.

33%

2. DESCONOCIMIENTO DE AGENDAS LEGISLATIVAS,

REGULATORIAS Y JURISPRUDENCIALES. Valoracion RI:

Moderado

Se encuentra en un nivel de Índice de Riesgo (IDR) en zona media, lo

cual genera la atención para la aplicación de los controles reformulados y

mejorar las medidas de prevención de los controles en los procesos de las

actividades que realiza el proceso de Gestión de Regulación, de la Gestión

de Servicios Legales.

33%

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

GESTION DE SERVICIOS LEGALES GESTION DE SERVICIOS LEGALES

Secretaria General

Sin materialización de los riesgos descritos en el Mapa de Corrupción levantado para el año

2020, no obstante se han programado mesas de trabajo para su evaluación de manera

propositiva, lo que ha llevado a concluir que a pesar de la congruencia y facilitación de su

vigilancia y revisión se debe realizar un cambio que permita mayor coherencia entre las

acciones de prevención y la aplicación de los controles para evidenciar cualquier tipo de

desviación del objetivo de control del riesgo.

Igualmente se cumplieron con la siguientes actividades en el lapso evaluado:

•Mesas de trabajo periódica para el seguimiento, mejora y medidas de prevención de las

actividades del proceso de Gestión de Servicios Legales.

•Publicación del Boletín de Gestión de Riesgos del proceso de Gestión de Servicios Legales,

por dependencia. Control, Seguimiento, evaluación y acciones de mejora Control y

Seguimiento.

•Socialización, divulgación y sensibilización en temas relativos a los indicadores y metas de

cada uno de los subprocesos y actividades de la Secretaría General.

Debido a la pandemia, se ha

cambiado la estrategia de la

asistencia a las mesas de trabajo,

no obstante se hace siempre

referencia a las coordinadoras de

la importancia de la réplica a sus

funcionarios de todo lo tratado en

las reuniones a la cual ya ellos no

asisten teniendo en cuenta las

reglas a cumplir sobre la bio

seguridad laboral.




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





RCDRS 02 Ofrecer o difundir información reservada en

beneficio propio o de terceros. Valoración RI: Alto

1 Acceso ilimitado de los contratistas a la información confidencial de la

empresa

2. Falta de seguimiento y control a los acuerdos de confidencialidad

Dir. Responsabilidad Social No presenta avance 0% No presenta avance

RCDRS 03 Trafico de influencias en beneficio propio o de un

tercero a partir de actividades derivadas en el ejercicio de su

cargo. Valoración RI: Moderado

1. Falta de capacitación

2. Ausencia de valores éticos

3. Falta de controles


RCDRS 01 Solicitar o recibir dinero o dadivas a cambio de

favores o beneficios. Valoración RI: Moderado

1. Falta de ética

2 Falta de profesionalismo

3 Ausencia o valores débiles


Categoría 1. Seguimiento a la Política de Racionalización de

trámites.

.Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre

Meta: Producto: Autodiagnósticos diligenciados

Dir. Atención al Cliente

Se revisó el autodiagnóstico en agosto 12 de 2020, obteniendo una calificación de 91

puntos para el segundo cuatrimestre. El 2019 cerró con 89 puntos y el 2018 con 70

puntos.

66%

Ejecución: Dos (2)

revisiones de tres (3)

programadas.

Categoría 2. Registrar y actualizar trámites y otros

procedimientos administrativos en el SUIT.

1) Revisar trámites cargados para verificar si requieren

actualización: Se tienen cargados 16 trámites en el SUIT, la meta es

revisar al menos tres (3) priorizando aquellos sobre los cuales se detecten

cambios a nivel normativo o procedimental.

Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre

Meta: Tres (3) trámites revisados

2) Diseño del proyecto para implementar el trámite "Denuncio del

Contrato de Arrendamiento": Este trámite requiere diseño para

posterior implementación, en su diseño intervienen Secretaria General,

Seguros y Financiero, para determinar y manejar pólizas, seguros o

consignaciones monetarias. Facturación, Cartera y Tecnología de la

Información para cálculo de valor a asegurar y posterior expedición de paz

y salvo contra valores facturados.


Producto: Evidencias implementación proyecto

1) Dir. de Atención al Cliente

2) Dir. Atención al Cliente

Dpto. Facturación

Secretaria General

Dpto. de Cartera

Gerencia Financiera

Esta actividad no tuvo avance para el segundo cuatrimestre de la vigencia 2020, se

requiere recurso humano que la ejecute por el nivel de horas de trabajo que requiere,

esta contratación se aplaza hasta finalizar la etapa de cuarentena declarada hasta

abril 27 de 2020. La cuarentena se amplio hasta el mes de agosto de 2020 y la nueva

administración determinó la racionalización de contratos de prestación de servicios.

En enero 16 de 2020, se realizó reunión con el Departamento de Regulación y

Dirección de Atención al Cliente, se analizó procedimiento propuesto, y el formato a

ser diligenciado por el usuario. El Depto. de Regulación, recomendó que se incluyera

la Ley 1712 y Decretos reglamentarios (anexo proyecto)

33%

La nueva administración

determinó la racionalización

de contratos de prestación

de servicios.

El Depto. de Regulación,

recomendó que se

incluyera la Ley 1712 y

Decretos reglamentarios

(anexo proyecto)

2o. COMPONENTE:

Racionalización de

Trámites

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo

de Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

2o. COMPONENTE: Racionalización de Trámites 2o. COMPONENTE: Racionalización de Trámites

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





3.4 VERIFICAR QUE ESTÁN INCLUIDOS LOS RIESGOS DE

CORRUPCIÓN ASOCIADOS A LA PRESTACIÓN DE

TRÁMITES Y SERVICIOS.


Producto: Riesgos incluidos


Riesgos de corrupción revisados en el Comité No. 05 de la Dirección de Atención al

Cliente, realizado en julio 28 de 2020 (ver acta 6200445032020). Ejecución: Dos (2)

revisiones de tres (3) programadas.

66%

Ejecución: Dos (2)

revisiones de tres (3)

programadas.

3.5 RACIONALIZAR TECNOLÓGICAMENTE DE LOS

TRÁMITES: 1) FACTIBILIDAD. 2) VIABILIDAD Y

DISPONIBILIDAD


Producto: Trámites de Factibilidad, Viabilidad y Disponibilidad.

1,2,3 Dir. Atención al Cliente

3 GTI

Se realizaron pruebas de los formularios con los Departamentos de proyectos de

Energía y Acueducto, se inicia etapas de capacitación y socialización. 66%

Se inicia etapas de

capacitación y

socialización.

3.6 REALIZAR LAS ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN

RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DEL TRÁMITE


Producto: Encuestas

Dir. Atención al Cliente,

GTI

Coordinación de

Comunicaciones

Para el segundo cuatrimestre, no se realizan encuestas teniendo en cuenta el cierre

de las oficinas físicas de atención al usuario desde marzo 26, con aperturas

escalonadas a partir de junio 26 de 2020.

33%

No se realizan encuestas

teniendo en cuenta el cierre

de las oficinas físicas de

atención al usuario

3.7 DISEÑAR Y REALIZAR CAMPAÑAS INTERNAS Y

EXTERNAS SOBRE LA APROPIACIÓN DE LAS MEJORAS

REALIZADAS A LOS TRÁMITES.


Producto: Campañas

Dir. Atención al Cliente,

GTI

Coordinación de

Comunicaciones

Videos realizados sobre pago parciales y de facturas vencidas a través de PSE.

Videos sobre como leer la factura de servicios públicos66%

Videos realizados sobre

pago parciales y de

facturas vencidas a través

de PSE. Videos sobre

como leer la factura de

Diseñar estrategias como: encuestas, grupos focales, visitas a la

comunidad

Meta: Informe de necesidades, expectativas y respuestas de los

grupos de interés impactados.


Dir. Resp. Social No presenta avance 0% No presenta avance

1) Realizar encuesta de satisfacción por uso de canales

(personalizado, telefónico y virtual), servicios de

telecomunicaciones.

Meta: Cuatro (4) satisfecho

Periodicidad: Trimestral

Fecha máxima: 3er. Cuatrimestre

Indicador: Satisfacción por el uso de canales. Clientes

satisfechos / Clientes encuestados

Dir. Atención al Cliente.

Las calificaciones de canal personalizado se suspendieron en mar/20/2020, una de las

primeras medidas tomadas para evitar propagación del COVID-19 y luego se

ratificaron con el cierre de las oficinas en marzo 26 de 2020, por confinamiento

nacional preventivo. Se retomaron para el mes de julio de 2020.

Para los servicios de telecomunicaciones, Ac. y Energía, el NSU por uso de los

canales de atención de enero a jul/2020, en promedio es de 4, los usuarios se sienten

satisfechos. El canal personalizado tiene un NSU promedio de 5 muy satisfecho y el

canal virtual y telefónico de 4.

0%

algunas de las actividades

propuestas se vieron

afectadas por la aplicación

del confinamiento nacional

implementado desde

marzo 26 de 2020 y hasta

el 31 de agosto de 2020

2o. COMPONENTE:

Racionalización de

Trámites

4o. COMPONENTE:

Mecanismos para

Mejorar la Atención

del Ciudadano

ESTRATEGIA:

Incrementar el

conocimiento que

tenemos

de nuestros clientes /

usuarios para

fortalecer

canales de atención

Componente / Lineamiento: Medir el nivel de satisfacción por trámites y servicios

3er. COMPONENTE:

Rendición de

Cuentas

ESTRATEGIA:

Atender eficientemente

los

requerimientos de los

grupos de interés.

3er. COMPONENTE: Rendición de Cuentas 3er. COMPONENTE: Rendición de Cuentas

4o. COMPONENTE: Mecanismos para Mejorar la Atención del Ciudadano 4o. COMPONENTE: Mecanismos para Mejorar la Atención del Ciudadano

Componente / Lineamiento: Medir el nivel de satisfacción por trámites y

servicios




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





2) Realizar encuesta de satisfacción en relación con los

trámites y servicios ofrecidos.

Meta: 70%

Periodicidad: Trimestral


Indicador: Clientes satisfechos (70%) / Clientes encuestados

Dir. Atención al Cliente.

Teniendo en cuenta, la emergencia sanitaria que llevó al cierre de las oficinas físicas

de atención al usuario, no se realizó la encuesta durante el segundo Cuatrimestre, los

centros de atención fueron abiertos de manera paulatina a partir de junio 26 de 2020,

por lo que, la encuesta se retomará para el siguiente cuatrimestre.

0%

algunas de las actividades

propuestas se vieron

afectadas por la aplicación

del confinamiento nacional

implementado desde

marzo 26 de 2020 y hasta

el 31 de agosto de 2020

1) Continuar con la ejecución del proyecto

Pl_Q88963_MAUTOMAPQR.

Producto: Diseñar y parametrizar en CRM, formulario de registro

y acciones de gestión para reclamos y recursos.


Indicador: Informe de Avance (GTI) indicador SPI


Coordinación Comunicaciones

GTI

Se realizaron pruebas de usuarios y se inicia etapa de capacitación. 33%

Para el segundo cuatrimestre (julio

31 de 2020), se tiene el este

avance de acuerdo con lo

suministrado por la Gerencia de

Área de Tecnología de la

Información

2) Realizar capacitaciones en lenguaje claro y atención

preferencial e incluyente.

Producto 1: 70% del personal capacitado

Indicador: Personal capacitado / total personal citado

Periodicidad: Trimestral.




GTI

Lenguaje Claro: Realizado por 100 asesores comerciales de la UT Servicios

Comerciales y por 38 de la Dirección de Atención al Cliente.33% Sigue su curso normal

3) Revisar y/o actualizar señalética para personas en situación de

discapacidad visual y auditiva.

Producto: Actualizar señalética en al menos los Centros de

Atención Personalizada (CAP´s).

Indicador: Señalética actualizada / Total Señalética




GTI

Por confinamiento preventivo de propagación del COVID-19, esta actividad se aplaza. 0%Por confinamiento preventivo de

propagación del COVID-19, esta

actividad se aplaza.

4) Revisar o diseñar procedimientos que optimicen la atención de

las PQR´s

Producto: Un (1) revisado y/o creado

Indicador: Procedimientos elaborados o revisados /

procedimientos relacionados




GTI

Se actualizaron cinco (5) documentos relativos al proceso Servicio al cliente 33%se realizó actualización de cinco

(5) documentos:

4o. COMPONENTE:

Mecanismos para


del Ciudadano

ESTRATEGIA:

Incrementar el

conocimiento que

tenemos


usuarios para

fortalecer


Componente / Lineamiento: Mejoramiento de procesos Componente / Lineamiento: Mejoramiento de procesos




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





5) Actualizar inventario de preguntas frecuentes

Producto: Inventario de preguntas frecuentes actualizado

Actividades:1) Recolección de nuevas preguntas. 2) Revisión de

nuevo inventario. 3) Aprobación del inventario. 4) Publicación del

inventario.

Indicador: Inventario de preguntas frecuentas actualizado




GTI

Se actualizó en DARUMA el listado de preguntas y respuestas frecuentas 161G001 33%

El nuevo listado de preguntas y

respuestas frecuentas sobre

servicio al cliente, fue actualizado

en DARUMA en julio 7 de 2020,

con código 161G001

Ejecutar el programa de formación y capacitación establecido

para el proceso Servicio al Cliente.

Meta: Ejecución del 70% del PIFC .


Gerencia de Gestión Humana y

Activos.

Dirección de Atención al

Cliente.

No presenta avance 0% No presenta avance

1) Segmentación y caracterización de usuarios de servicios

Producto: Revisar y actualizar caracterización / segmentación

usuarios.

Indicador: Segmentación - caracterización implementada


Dirección Comercial

Para el 3er. Cuatrimestre

Para el segundo cuatrimestre, La Política de Segmentación de Usuarios de EMCALI

EICE ESP fue aprobada en el mes de jul/2020, después que las mesas de delegados

de la GUENT unificaran criterios internos para definir la división final de clientes,

logrando la integración con las otras unidades de negocio.


2) Caracterización de usuarios desde el punto de vista

tecnológico

Producto: Documento de caracterización de usuarios

Indicador: Avance caracterización usuarios


Dirección de Responsabilidad

Social

Esta actividad será contratada en la modalidad de capacitación con entregables, ante

el confinamiento, se está revisando la forma de ejecutarlo. Se realizará en el tercer

cuatrimestre.

La caracterización de usuarios busca Identificar las características, necesidades e

intereses de la población, para ajustar oferta institucional y de servicios focalizadas,

66%Esta investigación para el segundo

cuatrimestre tiene un avance del

30%.

3) Fortalecimiento del relacionamiento interinstitucional

Producto: Cantidad de acompañamiento a programas

gubernamentales.

Indicador: Cantidad de acompañamiento a programas

gubernamentales



Social

Encuesta mínimo vital. No se presentaron solicitudes de visitas para emitir concepto

de mínimo vital, se instaló agua y la energía a usuarios que estaban sin este servicio y

se encontraban en área de cobertura.

Se realizaron acompañamientos en mesas de trabajo, recorridos con el alcalde y

gerente general.

33%Se realizaron acompañamientos

en mesas de trabajo, recorridos

con el alcalde y gerente general.

4) Propiciar espacios de sensibilización sobre uso eficiente y

seguro de los servicios públicos

Producto: Capacitaciones a grupos de interés

Indicador: Ejecución de capacitaciones



Social

Se implementó Plan Escuela Formación de Usuarios y Cultura Ciudadana en uso

eficiente de agua URA. Uso eficiente y razonable de los servicios de energía URE y

del agua URA. Uso racional de servicios públicos, interpretación, lectura facturación y

cometas. Manejo residuos sólidos y reciclaje, a través del aula virtual. Diálogos

Comunitarios Con Empresarios. Diálogos para atención a comunidades de proyectos

Habitacionales Plan Jarillón de Cali.

33%Se realizaron mas de seis (6)

actividades

4o. COMPONENTE:

Mecanismos para


del Ciudadano

ESTRATEGIA:

Incrementar el

conocimiento que

tenemos


usuarios para

fortalecer


Componente / Lineamiento: Relacionamiento con el ciudadano

Subcomponente 3.Talento Humano. Subcomponente 3.Talento Humano.

Componente / Lineamiento: Relacionamiento con el ciudadano




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





5) Mesas de trabajo con grupos de interés organizados para

socialización de obras y atención de requerimientos

relacionados con el servicio.

Producto: Cantidad de mesas de trabajo.

Indicador: Ejecución de mesas de trabajo



Social

Socialización de obras de acueducto, alcantarillado, telecomunicaciones y energía, en

las comunas impactadas.

Teniendo en cuenta que, durante la emergencia sanitaria, el Contact Center se volvió

el canal de atención más utilizado por los usuarios, ante el cierre de las oficinas físicas

de atención al usuario, en el mes de julio se amplió la capacidad de llamadas

entrantes en simultánea, pasando de 200 a 400

33%

El Contact Center se volvió el

canal de atención más utilizado

por los usuarios, ante el cierre de

las oficinas físicas de atención al

usuario, en el mes de julio se

amplió la capacidad de llamadas

entrantes en simultánea, pasando

de 200 a 400.

Tarea:

a) Campaña publicitaria para viabilizar canales de comunicación interna y

externamente.

b) Talleres socializando canales de comunicación. Conocer y establecer la

diferencia entre la línea 177 PQR y 3222222 línea anticorrupción.

c) Seguimiento canales, tales pagina WEB, ventanilla única y call center

para verificar su efectividad.

Meta o producto: 1- Brochure 2 - Videos 3 - Presentación Power Point

4 - Convocatorias y listado de asistentes 5 - Informes

Indicadores: 1- Reuniones para campaña publicitaria 2- Talleres para

socialización 3 - Seguimiento a canales

Cumplimiento: 01/01/2020 al 31/12/2020.

Secretaría General /

Coordinación de Relaciones

Institucionales y Gobierno

Corporativo)

Se han realizado durante este cuatrimestre dos capacitaciones para socializar los canales de

comunicación para denuncias por actos de corrupción, el día 14 y 22 de mayo al área de

atención al cliente. Asistencia de personas 35.

Se realizó reunión con el contratista CGS, para seguimiento a línea anticorrupción 3222222 y

entregó informe ejecutivo sobre estadísticas de denuncia.

Se realizó encuesta de satisfacción sobre los talleres de socialización de canales de denuncias

por actos de corrupción.


Actividad: 1. Proteger y asegurar el patrimonio documental de

EMCALI.

Tarea: 1) . Centralizar la documentación resultante de la gestión en los

Archivos de Gestión en el Centro Único de Información, CUI.

Meta o producto: Expedientes de los archivos de gestión técnicamente

organizados en físico y electrónicamente

Indicadores: Expedientes de los archivos de gestión organizados

técnicamente/Expedientes remitidos por las dependencias.

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2020 al 31 diciembre 2020.

Clasificación documental por Gerencias, Direcciones y Departamentos de los años (2018 y 2019) para el

archivo de gestión enviado por las áreas y también para los documentos que ingresar a través de la

Ventanilla Única.

Revisión de expedientes para validar documentos correspondientes con todos los archivos de Gestión

(producción documental y documentos recepcionados en Ventanilla Única).

Reporte de dependencias que envian archivos de gestión, organización física de 10 dependencias a la cual

se tuvo que realizar reeindexacion de cada uno de los tipos documentales, puesto que en promedio el 95%

de los documentos estaban ubicados en la serie 50 documentos de apoyo.

33%

Esta actividad no registra avance

en el 2o.C por el aislamiento

preventivo ocasionado por la

emergencia sanitaria COVID 19

se trata de una actividad de

organización física de expedientes

que debe realizarse de manera

presencial

4o. COMPONENTE:

ESTRATEGIA:

Incrementar el

conocimiento que

tenemos


usuarios para

fortalecer


5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

Actividad:1) Seguimiento a los canales de comunicación para denuncias por actos de

corrupción.Actividad:1) Seguimiento a los canales de comunicación para denuncias por actos de corrupción.

LINEAMIENTO 2. Propender por el fortalecimiento de gestión tecnológica en EMCALI:

Implementación aplicativo ONBASE.

LINEAMIENTO 2. Propender por el fortalecimiento de gestión tecnológica en EMCALI: Implementación aplicativo

ONBASE.

1. Secretaría General - Dpto.

Gestión Documental-todas las

dependencias de EMCALI.

5o. COMPONENTE: Mecanismos para la Transparencia & el Acceso a la

Información5o. COMPONENTE: Mecanismos para la Transparencia & el Acceso a la Información

LINEAMIENTO 1. Diseñar e Implementar acciones de “Alto Impacto” para promover la

Transparencia & el Acceso a la Información pública en EMCALI EICE ESP

LINEAMIENTO 1. Diseñar e Implementar acciones de “Alto Impacto” para promover la Transparencia & el Acceso a

la Información pública en EMCALI EICE ESP




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Tarea: 2) Estabilizar el proceso de digitalización e indexación de los

documentos resultantes de los procesos contractuales en conjunto con

las áreas responsables.

Meta o producto: Reporte del aplicativo ONBASE de los expedientes

electrónicos contractuales almacenados

Indicadores: Expedientes contractuales organizados electrónicamente en

el aplicativo OnBase/Total de Expedientes Contractuales en ejecución.


2. Todas las dependencias de

EMCALI-Dpto. Gestión

Documental

De acuerdo a las directrices implantadas mediante circulares del cargue obligatorio de los documentos

resultantes de los procesos contractuales y de su ejecución, y a las mesas de trabajo realizadas con las

áreas, a la fecha según reporte de OnBase se han cargado en el aplicativo 1419 contratos en la vigencia

2020. De igual manera conviene mencionar que se realizo video tutorial del proceso de cargue el cual fue

publicado en la intranet y compartido con todos los servidores públicos a través del correo de

comunicaciones para facilitar y reforzar el aprendizaje.

66%

De los 1419 expedientes

contractuales suscritos este año,

se evidencia que están cargados

en su totalidad, lo cual representa

un 100% en el indicador, pero

para el avance cuatrimestral

refleja un 66% de cumplimiento.

Tarea: 3).Construcción del Sistema Integrado de Conservación.

Meta o producto: Plan de Conservación documental y el Plan de

preservación digital.

Indicadores: N/A


3. Dpto. Gestión Documental

No registra avance en el segundo cuatrimestre debido a que el diagnóstico integral de archivos realizado es

un insumo esencial para realizar el Plan de Conservación, pero considerando a que tiene unas

observaciones por parte del AGN, las cuales requieren de un trabajo presencial a través de visitas de

inspección y que por el aislamiento preventivo ocasionado por la emergencia sanitaria COVID 19 y las

medidas de trabajo en casa adoptadas por la empresa mediante Resolución 1000002012020 del 25 de

marzo de 2020 no se pudieron realizar.

33%No registra avance en el segundo

cuatrimestre

Actividad:2. Facilitar y estimular el conocimiento, y uso del

aplicativo ONBASE en toda la empresa, para fortalecer el servicio

al cliente

Tarea 1: Capacitación y acompañamiento a las dependencias sobre el

funcionamiento de la herramienta OnBase.

Meta o producto: Listados de asistencia de los funcionarios capacitados

Indicadores: % de servidores públicos capacitados

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2020 al 31 diciembre 2020

Tarea 2: Atención de los requerimientos e incidentes formulados por

todos los usuarios

Meta o producto: Requerimientos e incidentes atendidos.

Indicadores: % de requerimientos e incidentes atendidos.



Documental - GTI

A través de la herramienta gestora de requerimientos e incidentes de la Gerencia de Tecnología de la

Información, se han atendido funcionalmente por nuestro equipo de soporte 33 requerimientos y 27

incidentes.

66% Se han atendido funcionalmente

33 requerimientos y 27 incidentes.

Tarea 3: Seguimiento a la producción e indexación de documentos

electrónicos de acuerdo a las TRD, cabinet de contactos y al uso

adecuado de la aplicación

Meta o producto: * Reporte Producción documental de las dependencias

sobre la herramienta OnBase.

* Circulares y directrices del uso del aplicativo ONBASE.

* Memorandos de seguimiento a los funcionarios de la empresa sobre el

uso del aplicativo ONBASE

Indicadores: Comunicaciones enviadas a las dependencias.



Documental

De acuerdo al seguimiento periódico realizado al aplicativo, durante el cuatrimestre de mayo a agosto se ha

realizado seguimiento al uso del aplicativo, indexación e implementación de firma digital con el fin de

garantizar la gestión del documento electrónico, enviándose comunicaciones a 13 funcionarios para que

realicen el proceso de depuración de sus bandejas,. Mensualmente se realiza el reporte de producción

documental de las dependencias en la herramienta, durante el periodo se han realizado 21643 consecutivos

y se ha realizado informe de estadísticas por dependencia. Igualmente se continua realizando memorando

de seguimiento a los directivos de la empresa en el uso de la firma digital, y memorando de seguimiento en

el cargue de los correos electrónicos en OnBase, se realizo con Certicamara el cambio de titulares para los

gerentes de la empresa, con esta implementación se restringe la impresión de memorandos en el flujo de

correspondencia interna

66%

Se ha realizado seguimiento al uso

del aplicativo, indexación e

implementación de firma digital

con el fin de garantizar la gestión

del documento electrónico,

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

Se continua con las capacitaciones las cuales debido a la emergencia sanitaria COVID 19 se realizaron

virtualmente por Teams, y en algunos casos se realizaron de manera personalizada en la oficina previa

citación y con todas las medidas de bioseguridad, sin embargo gracias al tutorial realizado y publicado logro

disminuirse la demanda de solicitudes de capacitación, en el segundo cuatrimestre del año se capacitaron

aproximadamente 15 funcionarios, y en total se han capacitado 2386 servidores públicos desde la

implementación de la herramienta. De igual manera se brinda soporte telefónico y por correo electrónico.

66%

Se continua con las

capacitaciones las cuales debido a

la emergencia sanitaria COVID 19

se realizaron virtualmente por

Teams


Documental.




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Tarea: 1) Actualización de la Política de Gestión Documental.

Meta o producto: Política actualizada

Indicadores: N/A


2, Depto. de Gestión

Documental

Se realizo la compilación de la información de todas las directrices que se han expedido para actualizar el

documento.66% Sigue su curso normal

Tarea: 2). Actualización del Programa de Gestión Documental

Meta o producto: Programa de Gestión Documental actualizado.

Indicadores: N/A


2, Depto. de Gestión

Documental

Se realizo actualización del PGD y se publico en el portal web de la empresa.

De igual para la próxima vigencia se deberá actualizar conforme a recomendaciones del AGN100%

Para la próxima vigencia se deberá

actualizar conforme a

recomendaciones del AGN

Tarea: 3). Socialización de las actualizaciones realizadas.

Meta o producto: Publicaciones y listados de asistencia de las mesas de

trabajo realizadas

Indicadores: N/A


3. Depto. de Gestión

Documental No registra avance, puesto que es una actividad que depende del punto anterior. 0%

No registra avance, puesto que es

una actividad que depende del

punto anterior.

Tarea: 4). Realizar un diagnostico de la situación actual de la empresa de

acuerdo a los lineamientos del modelo de Gestión Documental publicado

por el AGN.

Meta o producto: Diagnostico

Indicadores: N/A


4. Depto. de Gestión

Documental

Se esta realizando una lista de chequeo de los lineamientos que se cumplen y que están pendientes por

implementar del modelo de gestión documental en la empresa, el cual servirá como insumo para la

construcción del diagnostico, de igual manera se solicito a GTI avance de los lineamientos que refieren al

componente tecnológico.


Tarea: 1) Revisión, ajuste y aprobación de las TRD enviadas por las

dependencias.

Meta o producto: Acta de Comité de Gestión Documental.

Indicadores: TRD revisadas / TRD enviadas por las dependencias



Documental - todas las

dependencias de EMCALI

De acuerdo con la metodología para actualización se requiere que una vez realizados los talleres los

responsables de las dependencias, se realicen entrevistas a los productores documentales y recolección de

evidencias físicas para el levantamiento de la información lo cual no fue posible en el segundo cuatrimestre

de este año con ocasión al aislamiento preventivo por el aislamiento preventivo ocasionado por la

emergencia sanitaria COVID 19 y las medidas de trabajo en casa adoptadas por la empresa mediante

Resolución 1000002012020 del 25 de marzo de 2020 que impedían su normal ejecución

33%

No fue posible en el 2o.

cuatrimestre cumplir dado el

aislamiento preventivo ocasionado

por la emergencia sanitaria

COVID 19

Tarea: 2) Hacer actualizaciones en ONBASE.

Meta o producto: Tablas de retención Documental Actualizadas en

OnBase. Indicadores: Actualizaciones de TRD realizadas / TRD

aprobadas. Fecha de cumplimiento: 01 jun. al 31 dic/2020.


Documental - GTIEs una actividad que depende de la anterior 0%

Es una actividad que depende de

la anterior

Tarea: 3) Socializar la puesta en producción de las TRD actualizadas.

Meta o producto: Circular de Implementación de TRD actualizadas y

publicación en la intranet de las mismas.

Indicadores: N/A

Fecha de cumplimiento: al 31 de diciembre de 2020.


Documental.Es una actividad que depende de la anterior 0%

Es una actividad que depende de

la anterior

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

ESTRATEGIA:

Fortalecer la gestión

de información

empresarial

Actividad:4. Actualización Tablas de Retención Documental Actividad:4. Actualización Tablas de Retención Documental

Actividad:3. Liderar cultura “CERO PAPEL” en EMCALI y fortalecimiento gestión documental Actividad:3. Liderar cultura “CERO PAPEL” en EMCALI y fortalecimiento gestión documental




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Tarea: 4) Diseñar plan de trabajo con las áreas involucradas para

actualizar el cuadro de clasificación de activos de información conforme a

las TRD actualizadas

Meta o producto: Plan de Trabajo

Indicadores: N/A

Fecha de cumplimiento: al 31 de diciembre de 2020.


Documental - todas las

dependencias de EMCALI

El plan de trabajo esta en construcción 0%El plan de trabajo esta en

construcción

Tarea 1: Levantamiento de requerimientos para el modelamiento de otros

flujos de trabajo dentro de la herramienta OnBase en toda la organización.

Meta o producto: Flujo levantado

Indicadores: N/A



Documental

A la fecha las áreas no han requerido el modelamiento de otros flujos de trabajo, igual estamos trabajando

en ajustes de mejoramiento para los ya existentes, como es el aumento de revisores y la implementación de

plantillas de producción.

66%

La parametrización del flujo

modelado en el primer

cuatrimestre de las solicitudes de

información corresponde a una

actividad de responsabilidad de

GTI.

Tarea 2: Realizar diagnostico de los reportes que requieren las áreas y

solicitar el diseño a GTI para que sean dispuestos y generados

directamente por las áreas


Indicadores: N/A



DocumentalNo se han requerido mas reportes por parte de las dependencias. 66% Sigue su curso normal

Tarea 3: Auditoria y seguimiento a las asignaciones de los documentos

en el área funcional ventanilla única.

Meta o producto: Informe de Seguimiento

Indicadores: N/A



Documental

Se continua realizando periódicamente la auditoria a los documentos radicados por Ventanilla Única, de

manera aleatoria con el fin de garantizar que el documento sea destinado al competente correctamente, y la

imagen y sus anexos sean legibles.


Tarea 1: Realizar un diagnostico para la integración de la ventanilla única

con el portal web de la Alcaldía Municipal.


Indicadores: N/A

Fecha de cumplimiento: a 31 diciembre 2020


Documental.Cumplimiento en el 3er. Cuatrimestre 0% Para el 3er. Cuatrimestre

Tarea: 1) Concertar mesas de trabajo con las entidades con que se

requiere establecer sinergia con sus plataformas.

Meta o producto: Actas y formatos de asistencia de las mesas de trabajo

con entidades.

Indicadores: Mesas de trabajo realizadas/Empresas analizadas

Fecha de cumplimiento: a 31 de diciembre de 2020

Secretaria General - Unidades

estratégicas de negocios. -

GTI.

Cumplimiento en el 3er. Cuatrimestre 0% Para el 3er. Cuatrimestre

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

ESTRATEGIA:

Fortalecer la gestión

de información

empresarialActividad:1) Integración e implementación. Actividad:1) Integración e implementación.

LINEAMIENTO 4.Establecer sinergia con plataformas tecnológicas de otras

entidadesLINEAMIENTO 4.Establecer sinergia con plataformas tecnológicas de otras entidades

Actividad:1. Establecer convenios y acuerdos interinstitucionales. Actividad:1. Establecer convenios y acuerdos interinstitucionales.

Actividad:5. Institucionalizar el uso del aplicativo. Actividad:5. Institucionalizar el uso del aplicativo.

LINEAMIENTO 3.Integrar ONBASE con otros aplicativos de EMCALI. LINEAMIENTO 3.Integrar ONBASE con otros aplicativos de EMCALI.




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Actividad:1) Elaborar, suscribir y difundir Declaración de compromisos

por la transparencia, alineado con el suscrito por la Alcaldía en julio de

2017.

Tarea: a) Elaborar proyecto de Declaración de Transparencia, aprobación

y perfeccionamiento.

b) Seguimiento, socialización y sensibilización de la declaración de

compromiso por la transparencia de EMCALI al interior de la empresa.

Meta o producto: a) Declaración de Transparencia. b) Declaración de

Transparencia socializada y sensibilizada.

Indicadores: a) # Declaraciones de Transparencia suscritas / Total de

declaraciones de transparencia por alinear. b) # Declaraciones de

Transparencia suscritas / Total de declaraciones de transparencia por

alinear.

Fecha de cumplimiento: a) 2o. y 3er. cuatrimestre de 2020

Secretaría General- /



Corporativo)


Actividad:2) Política Empresarial de transparencia y lucha contra la

corrupción en EMCALI EICE E.S.P.

Tarea:

a) Elaborar proyecto de política, aprobación y perfeccionamiento.

b) Seguimiento, socialización y sensibilización de la Política de Lucha

contra la Corrupción de EMCALI al interior de la empresa.

Meta o producto: a) Política de prevención anticorrupción aprobada y

suscrita. b) Política anti corrupción socializada y sensibilizada.

Indicadores: Porcentaje de avance de la política de prevención

anticorrupción. # de actividades de socialización y sensibilización.





Corporativo)


Actividad:3) Política para la declaración y trámite de los conflictos de

interés.

Tarea:

a) Elaborar proyecto de política y aprobación.

b) Seguimiento, socialización y sensibilización de la Política para la

declaración y trámite de los conflictos de Interés de EMCALI al interior de

la empresa.

Meta o producto: a) Política de trámite de conflicto de interés aprobada y

suscrita. b) Política de trámite de conflicto de interés socializada y

sensibilizada.

Indicadores: Porcentaje de avance de la política trámite de conflictos de

interés. # de actividades de socialización y sensibilización.





Corporativo)

Relacionado con el conflicto de interés, se expidió resolución No1000002622020 del

04/06/2020 quedando por hacer el flujograma para completar el procedimiento50%

Se expidió resolución

No1000002622020 del

04/06/2020

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:

Diseño e

implementación de la

propuesta de

integridad y

prevención de

corrupción

6o. COMPONENTE: Otras Iniciativas 6o. COMPONENTE: Otras Iniciativas

LINEAMIENTO 3 (viene de año 2018). Declaración de compromisos por la transparencia, la

integridad y la prevención de la corrupción. LINEAMIENTO 3 (viene de año 2018). Declaración de compromisos por la transparencia, la integridad y la prevención de la corrupción.




% de

avanceObservaciones


COMPONENTE





Lineamiento 1. Código de Ética.

a) Implementar código de ética ajustado

- Gestionar la elección de miembros de comité de ética de EMCALI

- Definir el plan de acción para la implementación de código de ética

ajustado

- Ajustar el Código de Ética de EMCALI de acuerdo con los lineamientos

- Gestionar aprobación del acto administrativo que adopta código de ética

ajustado

- Gestionar comunicación masiva de acto administrativo de adopción

código de ética ajustado

Meta o producto: Contar con implementación de código de ética ajustado

Indicadores: Cumplimiento de implementación de código de ética

ajustado: (No. De actividades cumplidos para implementar código de ética

ajustado / No. total de actividades para implementar código de ética

ajustado) *100%

Fecha de Cumplimiento: Abril - Julio de 2019

b) Realizar medición de cobertura de la gestión ética de EMCALI

- Determinar plan de trabajo de la gestión de socialización e

interiorización.

- Desarrollar actividades de socialización e interiorización de los valores

éticos.

- Preparar y presentar informes asociadas al resultado de la gestión

realizada

Gerente de área Gestión

Humana y Activos

Jefe de Dpto. Gestión Talento

Humano y Organizacional

Comité de ética de EMCALI

Actividad 1. Código de Ética. Formulan proyecto de Resolución por medio de la cual

se modifica el código de ética y se establecen los valores y principios corporativos.

Indicador: 'Nivel de implementación del código de ética ajustado

Fórmula: (No. De actividades cumplidos para implementar código de ética ajustado /

No. total de actividades para implementar código de ética ajustado) *100% Meta:

100% anual

Se cumple con el 66% definido para este periodo lo cual arroja cumplimiento del

100% de las actividades planeadas.

Entregable: El día 30 de Julio se legaliza la Resolución ajustada del Código de Ética

No. GG-0000003132020del 27 de Julio de 2020.


Meta o producto: Nivel de cobertura de la población de servidores públicos

a impactar con la socialización e interiorización del código de ética en un

60% durante el 2019

Indicadores: Nivel de cobertura en socialización e interiorización del

código de ética: (# de servidores públicos impactados en la socializados e

interiorizados del código de ética / # total de servidores públicos a

impactar con la socialización e interiorización del código de ética)

Fecha de cumplimiento: Agosto - Diciembre de 2020

b. Cobertura e impacto se miden en Diciembre de 2020 - 3er. Cuatrimestre 0% Sigue su curso normal

Auditor Dirección de Control Interno DCI - Sep. 14-2020

ELABORO: DIOGENES VELASCO LERMA

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:

Diseño e

implementación de la

propuesta de

integridad y

prevención de

corrupción


Fecha de Corte: AGOSTO 30 de 2020 Fecha de Seguimiento DCI ...

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Transcript of Fecha de Corte: AGOSTO 30 de 2020 Fecha de Seguimiento DCI ...