Fecha de Vigencia: 29/08/2017 - Cancillería · 2017-08-30 · • GD-FO-31 Planilla de despacho de...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21

NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE

CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 3

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 1 de 51

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 29/08/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Creación y adopción del procedimiento.

2

• Se incluye dentro de los registros el formato GD-FO-33 Planilla para control de llamadas de

aviso de documentos con términos y/o derechos de petición.

• Se incluye dentro del desarrollo del procedimiento en registros el formato GD-FO-33 Planilla

para control de llamadas de aviso de documentos con términos y/o derechos de petición.

•

3

• Se incluye en los registros “denuncio”.

• Se incluye en el numeral 7 “Sistema de información para trámites de asuntos consulares (SITAC).

• Se incluye dentro del desarrollo del procedimiento la actividad “perdida de pasaportes en el

exterior”.







CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

HARRY RENATO MONROY Coordinador Grupo Interno de Trabajo de

Correspondencia (E) 24/08/2017

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 24/08/2017

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRAN Asesor 28/08/2017

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ Director Administrativo y Financiero 28/08/2017

HARRY RENATO MONROY ESTRADA Coordinador (E) Grupo de Correspondencia 28/08/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

VICTOR ALFONSO ARIAS GARCIA Jefe (E) Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 29/08/2017







1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para la recepción, entrega, seguimiento, conservación y consulta

de las comunicaciones oficiales producidas y recibidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación obligatoria por parte de los funcionarios que se desempeñan en los diferentes

cargos de la Oficina de Correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores e inicia con la recepción de

documentos y termina con el seguimiento y custodia de los mismos.

3. BASE LEGAL

Ley 1369 de 2009: Por la cual se establece el régimen de los servicios postales.

Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos

administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o

prestan servicios públicos.

Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Acuerdo 042 de 2002: Establece criterios para la organización de archivos de gestión, desarrolla los artículos 21, 22,

23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 038 de 2002: Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Inventario documental.

Acuerdo 060 de 2001: Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Resolución 904 de 2013: Por la cual se modifica la resolución 7188 de 2012.

Resolución 7188 de 2012: Por medio de la cual se adopta el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales.

Circular DSG 1725 de 2012, tiempos de entrega en la correspondencia.

Circular SGE No. 50 de 2003, instrucciones para envíos diplomáticos desde y hacia el Ministerio de Relaciones

Exteriores.







4. DEFINICIONES

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente por

la Dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores que corresponda, acumulados en el transcurso de la

gestión.

ARCHIVO FÍSICO: Es el conjunto de documentos físicos y tratados archivísticamente.

CENTRAL DE CORRESPONDENCIA: Ventanilla oficial centralizada en el Grupo Interno de Trabajo de

Correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores.

CENTROS DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA: Ventanillas oficiales de correspondencia ubicadas en algunas

dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores incluidas las Misiones Diplomáticas.

CERTIFICADO DIGITAL: Garantía emitida por un tercero (autoridad certificadora) de que la firma digital asociada al

certificado corresponde a la persona e institución cuyos datos indica el certificado cuya autenticidad se puede

verificar.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas comunicaciones como oficios, notas diplomáticas, notas

verbales, memorandos y circulares, así:

• Recibidas desde cualquier destino independiente del medio utilizado.

• Producidas por una dependencia del Ministerio, incluidas las Misiones Diplomáticas y Consulares, independiente

del medio utilizado.

CORRESPONDENCIA PERSONAL: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad a

título personal, citando o no el cargo del servidor público a quien se encuentran dirigidas. Este tipo de







comunicaciones no generan ningún trámite institucional y corresponden a las comunicaciones o correspondencia

privada o personal.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida, como por ejemplo

un e-mail o correo electrónico; es producida o recibida por una dependencia y debe ser tratada conforme a los

principios y procesos de correspondencia, comunicaciones oficiales y archivísticos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria y única de la información con todos los rasgos y características que

permitan garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por un servidor público en ejercicio de sus funciones o con su

intervención.

FIRMA DIGITAL: Es un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o un equipo informático al

mensaje o comunicación. En función del tipo de firma, puede además asegurar la integridad del mensaje o

comunicación.

FIRMA ELECTRÓNICA: Es la captación de la firma física mediante un dispositivo de firmas llamado PAD de firmas.

FIRMA HALÓGRAFA: Firma manuscrita.

LMU: Lote, municipio.

OFICINA POSTAL ELECTRÓNICA (OPE): Es un robot de correos que chequea continuamente la dirección de

correo: [email protected] destinada por el Ministerio para la recepción y envío de las

comunicaciones oficiales electrónicas.

POSTEXPRESS: Servicio de mensajería con el cual los envíos llegan a las principales ciudades del país,

acompañados siempre de una guía.

mailto:[email protected]







PRECINTO: Ligadura o señal sellada con que se cierran cajones, baúles, fardos, paquetes, legajos, puertas, cajas

fuertes, etc., con el fin de que no se abran sino cuándo y por quien corresponda legalmente.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual la entidad deja constancia

del recibido o envío de las comunicaciones oficiales.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual se ingresan al Sistema de

Correspondencia Oficial SICOF, todas las comunicaciones oficiales producidas o recibidas.

SIPOTS: Aplicativo para registrar la correspondencia que se envía a nivel nacional e internacional.

SISTEMA CORRA: Servicio de recolección y entrega a domicilio diseñado para empresas que necesitan

intercambiar con sus sucursales y/o dependencias de forma confidencial a nivel nacional.

SUSCRIPTOR: Usuario al que se le ha aprobado la firma digital mediante la utilización de un certificado digital y un

TOKEN asignado al mismo.

TOKEN: Dispositivo de almacenamiento de seguridad utilizado para firmar digitalmente y cifrar mensajes de datos.

Tiene un nivel de seguridad alto, siendo el portador de la llave del usuario para acceder a los servicios prestados

que requieren de un certificado digital.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• GD-IN-01 Siglas de identificación

• GJ-GS-01 Atención de las acciones de tutela

• GJ-GS-04 Trámite interno de derecho de petición

• GD-MA-02 Manual de correspondencia y comunicaciones oficiales.







6. REGISTROS

• Correo electrónico.

• GD-FO-30 Devolución de correo

• GD-FO-31 Planilla de despacho de envíos diplomáticos.

• GD-FO-32 Planilla de entrega de correspondencia urbana.

• GD-FO-33 Planilla para control de llamadas de aviso de documentos con términos y/o derechos de petición.

• GD-FO-52 Entrega de correspondencia procedente de oficinas externas del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• GD-FO- 53 Entrega de correspondencia a otras entidades y personas naturales – Bogotá.

• GD-FO- 54 Entrega de correspondencia a oficinas externas del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Guía aérea.

• Guía de SIPOST.

• Guía de Thomas Greg.

• Oficio.

• Orden de servicio de Thomas Greg.

• Orden de servicio de DHL.

• Orden de servicio de SIPOST.

• Planilla del SICOF.

• Planilla de Thomas Greg.

• Planilla de imposición de DHL.

• Planilla de recibido a DHL.

• Denuncio.

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS:

Sistema de Correspondencia Oficial (SICOF).

Sistema Postal de Colombia (SIPOST).

Sistema de información para trámites de asuntos consulares (SITAC). 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN







Los medios a través de los cuales se puede recibir correspondencia oficial son: Oficina de correspondencia,

Fax, valijas, correo electrónico (OPE), embajadas, consulados y delegaciones.

La correspondencia recibida en el servicio exterior y que requiera ser tramitada hacia el país, debe tramitarse a

través de las valijas, para lo cual enviarán planillas que describan el contenido.

Los comunicados o correspondencia en general se pueden abrir, salvo que contengan términos como

Confidencial, Privado, Reservado, secreto, Top Secret, esta actividad la realiza el funcionario de ventanilla.

Revisar que la copia del documento a radicar sea idéntica al original, esta actividad la realiza el funcionario de

ventanilla.

Todas las comunicaciones oficiales recibidas por dependencias o servidores públicos del Ministerio de

Relaciones Exteriores a nivel nacional, deberán ser radicadas en la Coordinación de Correspondencia y

tramitadas a través del sistema de correspondencia oficial.

Todas las comunicaciones oficiales que requieran ser entregadas a nivel nacional o urbano, deberán ser

entregadas en la Coordinación de Correspondencia para su trámite a través del sistema postal nacional

contratado y del personal motorizado respectivamente.

Todas las comunicaciones que requieran ser entregadas a nivel internacional, deberán ser entregadas en la

Coordinación de Correspondencia, las cuales serán despachadas a través del sistema de valijas. Existe una

programación por días para el envío de valijas al exterior, se diseñó en orden alfabético para dar orden a la

salida de correspondencia.

El sistema de correspondencia oficial numerará e impondrá la fecha y hora de ingreso de la correspondencia

recibida.

Para efecto de llevar un control en el trámite de correspondencia ingresada, es deber de la Coordinación de

Correspondencia efectuar un archivo electrónico del documento recibido y sus anexos, para ello la Dirección de







Gestión de la Información y Tecnología hará que los archivos reposen en los servidores de la entidad; si el

documento contiene un número grande de folios, se grabará en archivo electrónico hasta los primeros cien

(100) folios del mismo, incluidos sus anexos.

Las dependencias que generen correspondencia para su envío internacional, nacional o urbano, están en la

obligación de indicar con claridad el nombre, cargo, entidad y dirección de destino, así como la sigla que

identifica la unidad generadora del documento y el número de radicado; documento que no cumpla este

requerimiento, será devuelto.

Las comunicaciones de carácter oficial que se reciban en el grupo de correspondencia serán direccionadas a

las dependencias a través del sistema oficial de correspondencia, se entregarán físicamente mediante planilla.

La entrega de correspondencia interna se efectúa el mismo día que se recibe, se exceptúan las valijas, que

cuando llegan se destapan en orden de recibo y su contenido se evacua en el término de máximo dos días

siguientes a su ingreso.

Cuando las comunicaciones oficiales se traten de tutelas, diligencias judiciales derechos de petición, quejas o

consultas, estas se tramitarán en la forma y plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al

momento de su radicación. Se establece la excepción en el caso en que los términos sean otorgados por las

autoridades judiciales, caso en el que se tramitará conforme al término establecido en la providencia judicial

que lo contenga.

En los casos en que algunas entidades estatales o del gobierno requieran del servicio de envío por valija

diplomática de mercancías, objetos, muestras, documentos o de cualquier otro tipo de material superior a dos

(2) kilogramos, estás deberán solicitar autorización previa y por escrito al Representante Legal del Fondo

Rotatorio, por lo tanto, aprobado el servicio, el pago de los costos generados para el envío correrán a cargo de

la entidad solicitante. Este trámite demora el tiempo que tome el representante legal en aprobar el envío de

elementos de otras entidades públicas.

Cuando la dependencia de correspondencia, reciba documentos con destino a funcionarios de la Cancillería

relacionados con contenidos de tipo legal o jurídico, precedentes de entidades de control, judicial o disciplinario,







se considerarán de carácter personal y estos se enviarán al titular de destino en sobre cerrado, con condición

de reservados, previa ubicación de la dependencia donde labora el funcionario y el mismo día de su recibo.

Los funcionarios que laboran en la Coordinación de Correspondencia mantendrán reserva del contenido de la

información que reciban o conozcan por razones de su labor, en ningún momento los funcionarios de la

dependencia estarán facultados para facilitar esta información a las personas o dependencias ajenas a esta

coordinación.

La Coordinación de Correspondencia dispondrá de los medios necesarios para llevar y traer la correspondencia

de las oficinas de la Cancillería con atención a público, para ello programará rutas los días martes y jueves de

cada semana.

Se prohíbe el ingreso de personal o funcionarios ajenos a la Coordinación de Correspondencia, solamente

podrán ingresar si por razones de labor pretender realizar consultas o para la entrega de correspondencia.

Para efecto de demostrar la transparencia en el contenido de la correspondencia con destino al exterior o a

nivel nacional procedente de las diferentes dependencias de la Cancillería, es necesario que los funcionarios

del Ministerio de Relaciones Exteriores entreguen los paquetes o sobres a la vista o abiertos, en la oficina de

valijas diplomáticas.

Los sellos diplomáticos o de cualquier otro material utilizado para identificar la seguridad de los envíos a través

de la valija diplomática, deberá estar bajo la responsabilidad y custodia en caja de seguridad del funcionario

competente de la empresa de correspondencia.

Los funcionarios del Grupo Interno de Trabajo de correspondencia deben utilizar adecuadamente los

instrumentos y materiales de trabajo y mantener en buen estado de servicio las instalaciones. Así mismo, no

deben asistir a su lugar de trabajo bajo influencia de alcohol, drogas enervantes u otras sustancias psicoactivas

e informarán al jefe directo de los riesgos que puedan ocasionar accidentes de trabajo.







9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, PERSONA NATURAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2

Recibir correspondencia y verificar que

corresponda al Ministerio de

Relaciones Exteriores.

Funcionario asignado

Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

3 Colocar sigla de dependencia de

destino.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

4 Radicar documento en el SICOF.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Se relaciona dependencia de

destino y funcionario.

Los documentos de carácter urgente,

se tramitan de manera prioritaria.

5

Imprimir número del radicado en el

documento original y en la copia que

corresponde al ciudadano.


Grupo Interno de

Trabajo de










Correspondencia.

6 Escanear documento.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Se escanean hasta 100 folios para

documentos de gran volumen.

Se comparten carpetas de

documentos escaneados con

funcionarios generadores de

planillas. Estos documentos se

guardan con el número de radicado.

7 Completar la información en el SICOF.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

8 Imprimir planillas por dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.










8.1


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

¿El documento es de

carácter urgente?

Si

Remítase a la actividad 10.

No Remítase a la actividad 8.

9 Guardar documento en el casillero de

la dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-33 Planilla para

control de llamadas de

aviso de documentos

con términos y/o

derechos de petición.

Si el documento es de carácter

urgente el funcionario de

Correspondencia, realizará una

llamada telefónica, informando la

prioridad y registrará la llamada en el

formato GD-FO-33.

10 Retirar la correspondencia y firmar la

planilla.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.

11 Entregar documento a dependencia

destino.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.

La planilla debe estar firmada por

responsable de la correspondencia

de cada dependencia.










Si el documento no corresponde a la

dependencia, se devolverá a la

Oficina de Correspondencia y allí se

redireccionará.

12 Archivar planilla.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.

13 Finalizar el proceso.







9.2 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, ENTIDADES EXTERNAS



1 Iniciar proceso.

2

Recibir correspondencia y verificar que

corresponda al Ministerio de



Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

3 Colocar sello de recibido.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

El sello se coloca en la copia que

trae la entidad.


destino.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

5 Radicar documento en el SICOF.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Se relaciona dependencia de destino

y funcionario.

Los documentos de carácter urgente,










se tramitan de manera prioritaria.

6

Imprimir número del radicado en el

documento original y en la copia que

corresponde al ciudadano.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

7 Escanear documento


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Se escanean hasta 100 folios para

documentos de gran volumen.

Se comparten carpetas de

documentos escaneados con

funcionarios generadores de

planillas. Estos documentos se

guardan con el número de radicado.

8 Completar la información el en SICOF.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.










9 Imprimir planillas por dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.

9.1

¿El documento es de

carácter urgente?

Si



10 Guardar documento en el casillero de

la dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


planilla.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.

12 Entregar documento a dependencia

destino.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.

La planilla debe estar firmada por


de cada dependencia.












Oficina de Correspondencia y allí se

redireccionará.



Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.








9.3 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, VALIJAS



1 Iniciar proceso.

2 Recibir correspondencia y sellar

planillas de empresas de mensajería.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

3 Abrir paquetes y confrontar contenido

contra planilla GD-FO-31.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-31 Planilla de

despacho de envíos

diplomáticos.

3.1

¿Correspondencia

acorde a la planilla

GD-FO-31?

Si



4 Registrar en base de datos.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Si sobra correspondencia, se registra

manualmente en la planilla GD-FO-

31.










5 Cortar guía de correo y pegarla en la

planilla GD-FO-31.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía aérea.

6 Notificar a la Sede Diplomática o

Consular del respectivo faltante.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Correo electrónico.

7 Archivar planilla GD-FO-31 con su

respectiva guía.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


despacho de envíos

diplomáticos.

Guía aérea.


destino.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

9 Radicar documento en el SICOF. Funcionario asignado

Grupo Interno de

Trabajo de

Se relaciona dependencia de destino

y funcionario.

Los documentos de carácter urgente










Correspondencia. se tramitan de manera prioritaria.

10 Imprimir el número del radicado en el

documento original.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

11 Escanear documento.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

12 Completar la información en el SICOF.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

13 Imprimir planilla por dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.










13.1 ¿El documento es de

carácter urgente?

Si



14 Entregar documento a dependencia de

destino.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

15 Guardar en el casillero de la

dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Con referencia a la entrega de

correspondencia en oficinas externas

del Ministerio de Relaciones

Exteriores, la oficina de

correspondencia se hará cargo de la

entrega mediante recorrido.


planilla.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.

La planilla debe estar firmada por el


de la dependencia.












oficina de correspondencia y allí se

redireccionará.



Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla del SICOF.








9.4 RECIBO Y ENVIO DE PASAPORTES AL EXTERIOR



1 Iniciar proceso

2 Recibir pasaportes de Thomas Greg.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Los pasaportes recibidos, vienen en

cajas selladas.

3 Confrontar cajas contra planillas y

guías.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía aérea.

Planilla de Thomas

Greg.

4 Firmar y sellar copia de planilla y guía.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía aérea.

Planilla de Thomas

Greg.

5 Abrir las cajas y clasificar bolsas por

países y alfabéticamente.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.










5.1 ¿La información es

correcta?

Si



6 Devolver bolsa.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Existe un cronograma que define el

día de envío dependiendo el país.

En caso de existir correspondencia

adicional para uno de estos países,

se juntan para realizar un solo envío.

7 Clasificar por ciudad y día.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

8 Verificar código de barras de la planilla

Vs bolsa.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla de Thomas

Greg.

9

Empacar pasaportes y

correspondencia en un solo paquete y

pesar.


Grupo Interno de

Trabajo de

Guía aérea.

El funcionario de transportadora

internacional, digita características

de envío en aplicativo, imprime la










Correspondencia. guía y sello diplomático.

10

Clasificar paquetes de acuerdo al

peso, y entregar a funcionario interno

de transportadora internacional.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

11 Elaborar planilla de imposición de

envíos internacionales por kilos.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Planilla de imposición de

DHL.

12 Firmar y sellar copia de planilla y guía.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

13

Entregar paquetes y una copia de

orden de servicio al funcionario

externo de transportadora

internacional.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Orden de servicio de

DHL.










14 Firmar planilla de imposición.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


DHL.

15 Archivar planilla de imposición, guía y

planilla de recibido a DHL.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


DHL.

Guía aérea.

Planilla de recibido a

DHL.








9.5 RECIBO Y ENVIO DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD PROVENIENTES DE THOMAS GREG.



1 Iniciar proceso

2 Recibir bolsas de Thomas Greg.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

3 Confrontar la guía contra el código de

barras de la bolsa.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía de Thomas Greg.

4 Firmar y sellar guías.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


5 Registrar en la base de datos, destino

LMU y número de bolsa.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.










6 Clasificar por días y sustraer guía.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


7 Verificar código de barras de la guía

Vs bolsa.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


8

Empacar con pasaportes y

correspondencia en un solo paquete y

pesar.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

9

Clasificar paquetes de acuerdo al peso

y entregar al funcionario interno de

transportadora internacional.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


internacional digita características de

envío en aplicativo, imprime la guía,

elabora factura comercial y pega al

paquete la guía y sello diplomático.

10 Elaborar planilla de imposición de Funcionario asignado Planilla de imposición de










envíos internacionales por kilos. Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

DHL.

11 Ordenar paquetes al funcionario de

transportadora internacional.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

12

Entregar paquetes y una copia de

orden de servicio al funcionario

externo de transportadora

internacional.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Orden de servicio de

Thomas Greg.


internacional, recibe paquete

mediante lectura de código de

barras.

13 Firmar la planilla de imposición.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


DHL.

14 Archivar planilla de imposición y guía

de Thomas Greg.


Grupo Interno de

Trabajo de


DHL.











Correspondencia.








9.6 ENVIO DE CORRESPONDENCIA CERTIFICADA, POST EXPRESS Y PAQUETERIA (MAS DE 2 KILOS).



1 Iniciar proceso.

2 Recibir correspondencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

3 Firmar copia y colocar sello de reloj en

recibido.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

4 Guardar correspondencia en bolsa.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Se embala correspondencia cuando

esta es un paquete.

5 Pesar y/o medir el volumen de la

correspondencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

6 Rotular el paquete indicando el destino

y remitente.


Grupo Interno de Guía de Thomas Greg.










Trabajo de

Correspondencia.

7

Relacionar en base de datos la

información de la correspondencia a

enviar.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


8 Elaborar e imprimir guía y orden de

servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía del SIPOST.

Orden de servicio del

SIPOST.

Estos documentos son elaborados

por el aplicativo SIPOST del

proveedor.

Se imprimen dos copias de cada

uno, una acompaña la

correspondencia y otra queda en el

archivo de correspondencia.

9 Pegar guía en correspondencia o

paquete.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía del SIPOST.










10

Entregar correspondencia a

transportadora con dos copias de

órdenes de servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


SIPOST.

11 Alimentar la base de datos con el

número de la guía y orden de servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

12 Pegar guía en copia del oficio

remisorio de la dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Oficio.

Guía del SIPOST.

13 Depositar guía con copia del oficio

remisorio de la dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Oficio.

Guía del SIPOST.

14 Archivar orden de servicio. Funcionario asignado

Grupo Interno de

Trabajo de


SIPOST.










Correspondencia.








9.7 SERVICIO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR EL SISTEMA CORRA (PARA LOS CONSULADOS DE: EL AMPARO, SAN FERNANDO DE ATABAPO Y

TABATINGA).



1 Iniciar proceso.

2 Recibir correspondencia y firmar copia

de recibido.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

La correspondencia recibida puede

provenir de la Registraduria

Nacional, Thomas Greg y

dependencias del Ministerio de


3 Seleccionar la correspondencia por

consulados.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

4 Pesar la correspondencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

5 Relacionar en base de datos la

información de la correspondencia.


Grupo Interno de

Trabajo de








TABATINGA).



Correspondencia.

6 Elaborar e imprimir guía y orden de

servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía del SIPOST.


SIPOST.

7

Guardar correspondencia en tula y

colocar precinto, en guía y orden de

servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía del SIPOST.


SIPOST.

8 Pegar copia de la guía en copia de la

orden de servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía del SIPOST.


SIPOST.

9 Alimentar base de datos con número

de guía y orden de servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.








TABATINGA).



10

Entregar correspondencia a

transportadora con dos copias de

órdenes de servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía del SIPOST.


SIPOST.

Se recibe copia de orden de servicio

por transportadora.

11 Archivar guía y orden de servicio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Guía del SIPOST.


SIPOST.








9.8 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A OTRAS ENTIDADES Y PERSONAS NATURALES EN BOGOTÁ



1 Iniciar proceso.

2 Recibir correspondencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

3 Firmar y registrar en planilla o copia de

recibido la fecha y hora con reloj.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

La fecha y hora con reloj se registra

en la planilla de origen del

documento.

4 Clasificar por zonas.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

5 Registrar en planilla de control de

entrega.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

6 Entregar correspondencia en lugar de

destino.


Grupo Interno de










Trabajo de

Correspondencia.

7 Hacer firmar y/o sellar el formato GD-

FO-53 de recibido por el destinatario.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-53 Entrega de

correspondencia a otras

entidades y personas

naturales – Bogotá.

Si da a lugar, se entrega copia de

oficio remisorio para ser firmado por

el destinatario.

8

Entregar formato GD-FO-53 y/o copia

de oficio remisorio al funcionario de

archivo.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-53 Entrega de

correspondencia a otras

entidades y personas

naturales – Bogotá.

9 Elaborar base de datos por fecha, con

información de los formatos.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

10

Depositar copia de los oficios

remisorios firmadas en casilleros de

las dependencias.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Oficio.










11 Entregar copias de oficios y hacer

firmar planilla.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

12 Archivar planillas y/o oficios.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Oficio.








9. 9 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A OFICINAS EXTERNAS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.



1 Iniciar proceso.

2

Recibir correspondencia y firmar

planilla de origen, registrar recibido

con reloj.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

3 Clasificar correspondencia en

casilleros por dependencia.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

4 Registrar en planilla.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

En este formato únicamente se

registran los oficios y sobres sin

carta remisora.

5 Entregar correspondencia y hacer

firmar planilla y oficios remisorios.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.










6

Registrar copia de oficios de

correspondencia entregada en el

formato GD-FO-54


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-54 Entrega de

correspondencia a

oficinas externas del

Ministerio de Relaciones

Exteriores.

7 Imprimir formato GD-FO-54


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-54 Entrega de

correspondencia a



Exteriores.

8 Entregar copia de oficios firmados y

hacer firmar formato GD-FO-54


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

9 Archivar formato GD-FO-54


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-54 Entrega de

correspondencia a












Exteriores.








9.10 CORRESPONDENCIA PROCEDENTE DE OFICINAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.



1 Iniciar proceso.

2 Recibir correspondencia y firmar copia


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

3 Relacionar correspondencia en

formato GD-FO-52


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-52 Entrega de

correspondencia

procedente de oficinas

externas del Ministerio

de Relaciones

Exteriores.

4 Entregar correspondencia y hacer

firmar formato GD-FO-52


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-52 Entrega de

correspondencia



de Relaciones

Exteriores.







9.10 CORRESPONDENCIA PROCEDENTE DE OFICINAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.



5 Hacer firmar copia de oficio remisorio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Oficio.

6 Entregar copia firmada a la

dependencia de origen.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

7 Archivar formato GD-FO-52


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

GD-FO-52 Entrega de

correspondencia



de Relaciones

Exteriores








9.11 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA EN CERCANIAS.



1 Iniciar proceso.

2 Recibir correspondencia y firmar

copia. Registrar recibo con reloj.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Esta actividad se realiza en dos

copias, una para la oficina de origen

y otra para recoger firma en la

entidad de destino.

3 Relacionar correspondencia en

formato GD-FO-32


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


entrega de

correspondencia urbana.

4

Entregar correspondencia y hacer

firmar formato GD-FO-32 y la copia del

oficio remisorio.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


entrega de


Si la correspondencia no pertenece

al destino remitido, se devolverá con

formato GD-FO-30.

5 Clasificar formatos por fecha.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.







9.11 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA EN CERCANIAS.



6 Registrar información en formato GD-

FO-32


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


entrega de


7 Imprimir y archivar formato GD-FO-32


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.


entrega de









9.12 PERDIDA DE PASAPORTES EN EL EXTERIOR



1 Iniciar proceso.

2 Informar sobre la perdida de los

pasaportes.

Funcionario Ejecutivo

de cuenta de 4-72.

3

Solicitar a la transportadora el

denuncio de perdida, expedido por la

autoridad competente en el país del

incidente.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo de

Correspondencia. Denuncio.

4

Efectuar el reporte de perdida de

pasaportes en el SITAC indicando los

hechos claros.

Coordinador Grupo

Interno de Trabajo de

Correspondencia y/o


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.







9.12 PERDIDA DE PASAPORTES EN EL EXTERIOR



5

Informar al Consulado correspondiente

para la respectiva autorización por

SITAC y posterior reimpresión de los

pasaportes reportados.


Grupo Interno de

Trabajo de

Correspondencia.

Correo electrónico.

6 Reportar a Migración Colombia sobre

la perdida.

Director Administrativo

y Financiero. Oficio.

Finalizar el proceso.







10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

9.3, 9.4, 9.5,

9.6 y 9.7

Empacar la

correspondencia y

enviarla a un destino

diferente.

Asignar empaque de toda

la correspondencia

únicamente a un

funcionario.

Verificar las planillas

contra las guías de los

paquetes

Cada vez que

se realicen

envíos

Funcionario

asignado Grupo

Interno de Trabajo

de Correspondencia.

Bases de datos,

planillas y guías

Todo el

procedimiento Perdida de documentos.

Seguimiento al envío de

documentos

despachados.

Cada vez que

se realicen

despachos.

Funcionario

asignado Grupo

Interno de Trabajo

de Correspondencia

Bases de datos,

planillas y guías

11. ANEXOS

No aplica.

Fecha de Vigencia: 29/08/2017 - Cancillería · 2017-08-30 · • GD-FO-31 Planilla de despacho de...

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