Fecha de Vigencia: 31/07/2019 - sigc.cancilleria.gov.co GUIA DE... · fecha de vigencia: 31/07/2019...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: GUIA CÓDIGO: GC - GS -02

NOMBRE: GUIA DE PROCEDIMIENTO INTERNO VERSIÓN: 01

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 14

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 31/07/2019

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

JULIETTE CAROLINA CRUZ MOLINA Asesor 31/07/2019

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

WILSON ERNEY BUITRAGO CASTELLANOS Contratista 31/07/2019

REVISÓ CARGO FECHA

LUZ MYRIAN CIRO FLOREZ Coordinadora 31/07/2019

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNANDEZ Jefe de Oficina de

Planeación y Desarrollo organizacional

31/07/2019






1. OBJETIVO El objetivo de la presente guía es brindar una herramienta normativa de fácil entendimiento para el ejercicio de organización, coordinación, seguimiento, control y vigilancia que deben ejercer de carácter técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico al interior del Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos por los funcionarios que lo integran y las áreas que se involucran dentro del proceso. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las diferentes funciones del Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, las cuáles serán ejercidas por los funcionarios del área en coordinación con las áreas involucradas en el proceso, según corresponda, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Manual de Contratación vigente. 3. BASE LEGAL

• Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”

• Decreto 869 de 2016 “Por Medio del Cual se Modifica la Estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones”

• Resolución 9709 del 05 de diciembre de 2017 “Por Medio de la Cual se crean los grupos internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores”

4. DEFINICIONES

ACTA: Documento donde se describe la forma de ejecución del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Documento expedido por el Coordinador del Grupo Financiero de Dirección General y quien haga sus veces en la Direcciones Regionales, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada en forma definitiva, garantizando que no será desviada a ningún otro fin. Se debe indicar claramente el valor y el tiempo de ejecución del compromiso CONTRATO: Acuerdo de dos o más voluntades con el fin de crear obligaciones reciprocas entre las partes.






CONVENIO: Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho público o entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un objetivo común.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada para ningún otro fin, en esta operación se debe indicar claramente el valor y el objeto del compromiso. SUSPENSIÓN: Interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Manual de Contratación GC-MA-01 6. REGISTROS

• Planilla de correspondencia

• Registros DIAN

• Registro SIRECI

• Registro RUES

Sin embargo, en aquellos casos de no existir Formato, se deben incluir como registros todos aquellos que proporcionen evidencia de las actividades que se realizan en el Desarrollo de la Guía, como, ejemplo: Actas, informes, correos electrónicos, comunicación escrita, entre otros).

7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• DIAN

• SIRECI

• SIAD

• RUES

• Sistema Maestro

8. DESARROLLO DE LA GUÍA

De acuerdo con las funciones asignadas mediante acto administrativo al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos, el área será responsable de las diferentes actividades administrativas cuya temática está directamente vinculada con la contratación de bienes y servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuyos procedimientos se describen a continuación:






8.1. REPORTE DE INFORMACIÒN MEDIANTE APLICATIVOS

El GIT de Licitaciones y Contratos, dentro de sus funciones tiene la de reportar información como, convenios de

Cooperación Técnica con organismos internacionales ante la DIAN, Contratación Directa en el SIRECI, Contratos

cuyo objeto concluye en el ingreso de algún tipo de bien almacén en el SIRECI, y reporte de contratistas en el

RUES, los procedimientos que se adelantan para reportar cada información son realizados por el Auxiliar

Administrativo de la Coordinación, de la siguiente manera:

8.1.1. REPORTE DIAN a. El funcionario encargado deberá enviar un correo los días 22 de cada mes a las dependencias que tengan

convenios de Cooperación Técnica con organismos internacionales. b. Las dependencias que tiene estos convenios remiten un correo con el reporte de cada convenio en Excel,

PDF y en archivo XLM. c. Los archivos enviados se guardan en una carpeta (DIAN) en el mes correspondiente. d. Abrir el formato (prevalidador). e. Cargar los archivos XLM en la pestaña de complementos. f. Cargar los archivos XLM de cada dependencia que envió el informe y/o archivo XLM. g. Los archivos se pegan y/o copian en un Excel aparte para después cargarlos en el (prevalidador).

i. En la hoja No. 1 irá el número de convenio. ii. En la hoja No. 2 irá el registro de contrato – verificar fechas de inicio y finalización de cada convenio.

iii. En la hoja No. 3 irá registro de pagos. h. La información pegada en el Excel tiene que estar en el (prevalidador) en cada hoja o pestaña

correspondiente, con la verificación previa de la fecha de inicio y finalización. i. En caso de que se requieran borrar los archivos adjuntos en el prevalidador, se deberá seleccionar la

opción devolver o limpiar. j. Siempre se tiene que agregar el número de filas en el (prevalidador) para que no falte ningún registro en

cada hoja y/o pestaña. k. Después de todo el proceso se genera el archivo XLM. l. Por último, se debe diligenciar el año del envío. m. Número del envío (este número lo asigna el funcionario designado por la Dirección Administrativa y

Financiera). n. Fecha de inicio – fecha del mes que se está reportando. o. Fecha final – fecha del mes que se está reportando. p. Y por último se envía el archivo (prevalidador) al funcionario por la Dirección Administrativa y Financiera. q. Este archivo se envía los últimos 5 días de cada mes.






8.1.2. REGISTRO DE CONTRATOS CON INGRESO DE BIENES EN EL SIAD Para poder realizar el registro de contratos en el SIAD, funcionario encargado, deberá tener en cuenta los siguientes comandos:

i. S= siguiente. ii. E= seleccionar – escoger.

iii. A= anterior. iv. T= devolver – terminar. v. Pegar= shift insert enter.

vi. Procedencias= control u control n. vii. Guardar= control n. viii. PE= pesos colombianos.

Registro Para llevar a cabo el registro de contratos, y una vez se tenga abierto el aplicativo se deberá seguir el paso a paso que se enumera en las siguientes imágenes: 1. Con la letra “A” o “B” del teclado seleccionar la casilla correspondiente, dependiendo de si el contrato se

suscribió con el Fondo Rotatorio o con el Ministerio y seguido dar clic en aceptar. 2. En la siguiente ventana con la letra “A” del teclado, seleccionar licitaciones y concursos, o con la letra “B” del

teclado, seleccionar contratos según corresponda y dar clic en aceptar.

Grafica No. 1






3. Seguido, con la letra “A” del teclado seleccionar la casilla perfeccionamiento y dar clic en aceptar. 4. Posteriormente, con la letra “B” del teclado seleccionar la casilla registro de contrato y dar clic en aceptar.

5. En la ventana que se despliegue, se deberá diligenciar el formato con cada uno de los datos allí solicitados y al

final, dar clic en terminar.






Cuando no existe el contrato

1. Con la letra “A” o “B” del teclado seleccionar la casilla correspondiente, dependiendo de si el contrato se suscribió con el Fondo Rotatorio o con el Ministerio y seguido dar clic en aceptar.

2. En la siguiente ventana con la letra “C” del teclado, seleccionar Contratistas/Interesados, y dar clic en aceptar.

3. En la ventana que se despliegue, se deberá dar clic en adición, después se deberá diligenciar el formato con cada uno de los datos allí solicitados y al final, dar clic en terminar.






Para seguir con un trámite que no se había finalizado

1. Con la letra “A” o “B” del teclado seleccionar la casilla correspondiente, dependiendo de si el contrato se suscribió con el Fondo Rotatorio o con el Ministerio y seguido dar clic en aceptar.

2. En la siguiente ventana con la letra “E” del teclado, seleccionar Información básica, y dar clic en aceptar.

3. Con la letra “J” del teclado seleccionar la casilla siguientes opciones, seguido dar clic en aceptar; con la letra “A” del teclado seleccionar la casilla parámetros y posteriormente dar clic en aceptar.






4. En la siguiente ventana se deberá, dar clic en la opción adicionar o modificar, seguido se deberán insertar los nombres de los parámetros, diligenciar la información del formulario y dar clic en terminar.

El parámetro para Modificar es NRO_CTODEF Perfeccionamiento del registro 1. Con la letra “A” o “B” del teclado seleccionar la casilla correspondiente, dependiendo de si el contrato se

suscribió con el Fondo Rotatorio o con el Ministerio y seguido dar clic en aceptar. 2. En la siguiente ventana con la letra “B” del teclado, seleccionar Contratos y dar clic en aceptar.






3. Con la letra “A” del teclado seleccionar la casilla perfeccionamiento y seguido dar clic en aceptar. 4. En la siguiente ventana con la letra “A” del teclado, seleccionar Número definitivo y dar clic en aceptar.

5. Posteriormente, se deberá colocar el número y dar clic en aceptar. El funcionario deberá tomar una impresión de

imagen y remitirla a la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Almacén como soporte del registro. 8.1.3. REPORTE SIRECI

¿Qué se reporta y cuando se reporta?

En este sistema el GIT de Licitaciones y Contratos, reporta todos los contratos, convenios y órdenes de compra que

se suscriban en el trimestre. Así como también las prórrogas, adiciones, terminaciones y terminaciones anticipadas,

y liquidaciones contractuales.

Dicho reporte se debe realizar de manera trimestral, dentro de los primeros días siguiente a la terminación de los

siguientes trimestres: enero a marzo, abril – junio, julio – septiembre y octubre – diciembre.

Para realizar el reporte, se debe tener en cuenta que el formato en SIRECI cuenta con 5 hojas y los siguientes códigos: • 216 Ministerio de Relaciones Exteriores. • 217 Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. • No modificar el formato de SIRECI. • Las filas y/o columnas en amarillo no se diligencian. • Las filas para agregar la información se deben agregar después de la fila No. 1. • El valor debe ser sin decimales. El procedimiento para llevar a cabo el reporte se enuncia en la gráfica No. 2, que se encuentra a continuación:






Grafica No. 2






8.1.4. REPORTE RUES De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.7 del Decreto 1082 de 2015, las Entidades Estatales tiene la obligación de reportar mensualmente a las Cámaras de Comercio, si se impusieron multas y sanciones, y las inhabilidades resultantes de los contratos que hayan suscrito, así como la información de los Procesos de Contratación en los términos del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. El procedimiento para llevar a cabo dicho reporte se encuentra paso a paso en el siguiente link: https://ree.rues.org.co/manuales/fee/ch01s03.html 8.2. CORRESPONDENCIA. A) Ingresos: La correspondencia entrante es radicada en la Secretaría General, en la Dirección Administrativa y Financiera o en la oficina de correspondencia y posteriormente es re direccionada mediante planilla al GIT de Licitaciones y contratos, una vez en la coordinación, el proceso es el siguiente:

• El responsable de correspondencia recibe y prepara los documentos con el memo ágil, para que el Coordinador de Licitaciones y Contratos pueda realizar el correspondiente reparto.

• Una vez realizado el reparto por parte del Coordinador de Contratos, la misma es entregada al funcionario designados mediante planilla para que el mismo revise, tramite o de respuesta a la solicitud allegada. (solicitud de contratación, concepto, asesoría, solicitud de certificaciones, derechos de petición, entre otras)

B) Salidas: Documentos contractuales para la firma del Secretario General:

• Todo documento contractual que requiera ser firmado por el Secretario General, como competente contractual, deberá primero pasar por el visto bueno del Coordinador de Licitaciones y Contratos.

• Posteriormente, el documento será llevado al primer filtro establecido por la Secretaría General, para su revisión y Visto Bueno.

• Una vez revisado el documento, el responsable de correspondencia del GIT de Licitaciones y Contratos, llevará los mismos al segundo filtro establecido quien realizará la revisión y dará el segundo visto bueno.

• Cuando el documento se encuentre con todos los vistos buenos, este será llevado por el encargado de la correspondencia del GIT de Licitaciones y Contratos a firmas del Secretario General y posteriormente retornarlo a la oficina de origen.

• En el caso de contratos con recursos, una vez firmados por el Secretario General, deberán remitidos a la Dirección Administrativa y Financiera para la elaboración del correspondiente Registro Presupuestal y posteriormente si será retornados a la oficina de origen.

Documentos contractuales para la firma del Director Administrativo y Financiero:

https://ree.rues.org.co/manuales/fee/ch01s03.html






• Los documentos contractuales para firma del Director Administrativo y Financiero, como competente contractual, deberá primero pasar por el visto bueno del Coordinador de Licitaciones y Contratos.

• Posteriormente, el documento será llevado al funcionario designado por el Director Administrativo y Financiero, para su revisión y Visto Bueno.

• Cuando el documento se encuentre con todos los vistos buenos, este será llevado por el funcionario de la Dirección Administrativa y Financiera a firmas del Director Administrativo y Financiero como competente contractual y posteriormente el documento será retornado a la oficina de origen.

• En el caso de contratos con recursos, una vez firmados, la Dirección Administrativa y Financiera, elaborara el correspondiente Registro Presupuestal y posteriormente, serán retornados a la oficina de origen.

Los documentos que deben radicados al interior de la entidad, serán tramitados por el responsable de correspondencia directamente en la oficina receptora. Los documentos dirigidos externamente serán remitidos a la oficina de correspondencia para que desde esta coordinación, se asigne un responsable que realice la correspondiente entrega. 8.3. ARCHIVO Con el fin de dar un correcto manejo a los documentos finales, resultado de la contratación de bienes y servicios, y en cumplimiento a la ley de archivo, el GIT de Licitaciones y Contratos cumple con las siguientes funciones:

• La apertura de las carpetas contractuales se realiza teniendo en cuenta la Check List creada para cada una de las modalidades en materia de contratación que hay en la legislación colombiana.

• Cada Abogado del Grupo Interno de Trabajo, tiene la responsabilidad de armar la carpeta contractual y seguir lo dispuesto en la Check List, la cual deberá firmar al finalizar el proceso que se encuentre adelantando.

• Una vez finalizado el proceso contractual adelantado, el funcionario responsable entregará la carpeta del proceso al responsable de actualizar las bases de datos, quien a su vez realizará la correspondiente revisión de la carpeta y la remitirá al responsable de archivo.

• El responsable de archivo deberá revisar, foliar y guardar en el espacio designado para su archivo.

• Toda vez, que algún funcionario requiere de una carpeta para llevar, el responsable del archivo diligenciara la correspondiente planilla, a fin de llevar el control de préstamos de las carpetas al interior de la dependencia.

9. ANEXOS No Aplica.






HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Creación y adopción de la guía de procedimiento interno.

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