Federación Nacional de Voleibol de Guatemala

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Encargado de Actualización: Roberto Carlos Hernández Ortega Continua vigente al: 23/08/2021

Manuales de Procedimientos Administrativos y

Operativos

Reglamento para el Manejo y Control del Fondo

Rotativo y Fondo Rotativo Especial (Artículo 10, numeral 6, Ley de Acceso a la Información Pública)

Reglamento para el Manejo y Control del Fondo Rotativo y Fondo

Rotativo Especial

REGLAMENTO

PARA EL MANEJO y CONTROL

DEL FONDO ROTATIVO y FONDOROTATIVO ESPEGIAL


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Rotativo Especial

CAPITULO I

DelObjeto

Articulo 1.- El presente Reglamento tiene por objeto regular el procedimiento,

requisitos, control, administración, supervisión y demás disposiciones para eladecuado manejo del Fondo Rotativo y Fondo Rotativo Especial de la FederaciónNacional de Voleibol de Guatemala.

FONDO ROTATIVO ESPECIAL

Articulo 2.- El fondo rotativo especial, es una disponibilidad de capital, quepermite operar en efectivo o cheque los gastos emergentes necesarios, o deacuerdo a la necesidad que el caso amerite, que por su naturaleza no pueden

esperar el trámite normal de la orden de pago a través del Comprobante Único deRegistro del sistema de contabilidad integrada SICOIN WEB.

Artículo 3.- De acuerdo al nombramiento que haga, el Comité Ejecutivo, elGerente designara la persona que tendrá a su cargo el manejo y control del fondorotativo especial.

Artículo 4.- Por medio de resolución según el monto del fondo, el ComitéEjecutivo autorizará la constitución del fondo rotativo especial, hasta por un montode (Q.40, 000.00) CUARENTA MIL QUETZALES.

CAPITULO II

Normas Básicas

Artículo 5.- Todos los fondos asignados para la realización de las actividadesenmarcadas en el decreto No. 76-97 (Ley Nacional para el Desarrollo de la CulturaFísica y el Deporte), tienen la condicionante de estar SUJETOS A LIQUIDACION.

Artículo 6.- Los fondos asignados deberán estar administrados por medio de unacuenta monetaria, aperturada en un banco del sistema y operada con firmasmancomunadas del Presidente y Tesorero de Comité Ejecutivo.

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Articulo 7.- El movimiento generado por la emisión de cheques se reflejara en elsistema de contabilidad integrada que permita conocer a favor de quien se emiteun cheque, su valor y saldo de la cuenta. El pago se realizara en forma directa alproveedor de los bienes y servicios.

Artículo 8.- Previo al pago de facturas debe verificarse, a que régimen del

impuesto sobre la renta está inscrito el proveedor ante la Superintendencia deAdministración Tributaria. (Pago directo o sujeto a Retención). Si se efectúaretención del impuesto este debe ser cancelado en las cajas de la SAT dentro delplazo de '10 días hábiles del mes siguiente a través del formulario respectivo,siendo el único responsable de dicho pago el encargado del fondo.

Articulo 9.- Todas las erogaciones efectuadas deben cumplir con los requisitosque exigen el Manual de Clasificaciones Presupuestarias y la Ley Orgánica dePresupuesto-

Artículo 10.- La reposición o nuevas asignaciones de fondos quedan

condicionadas a la liquidación integra de aquellos que fueran recibidospreviamente.

Artículo 1 l.- En la adquisición de bienes y/o servicios, se observan losprocedimientos y requisitos que estipula la LEY DE CONTRATACIONES DELESTADO y su Reglamento (Decreto No. 57192 y acuerdo Gubernativo No.

1056t92.

Articulo 12.- Previo a efectuar una compra o contratación de bienes o servicios,deberá comprobarse que existe disponibilidad presupuestaria.

Artículo 13.- Todos los fondos rotativos, autorizados por el Comité Ejecutivo,

deberán ser reintegrados y/o liquidados totalmente, al 15 de Diciembre de cada

año.

CAPITULO III

Destino y Limite de Compra

Artículo 14.- Los fondos rotativos tendrán como destino, los egresos emergentesque se generen en eventos nacionales o internacionales de la Federación.

Articulo 15.- Las compras no podrán exceder a cuarenta mil quetzales exactos(O.40,000.00) monto con IVA incluido, las que sobrepasen el monto autorizado,deberán ser traslados a la Dirección Financiera, para que efectué el pago


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mediante "Pago por el Comprobante Único de Registro" en el sistema decontabilidad integrada SICOIN WEB.

CAP¡TULO IV

De la Autorización

Artículo 16.- Las personas responsables de autorizar gastos y el destino de losfondos son:

a) Comité Eiecutivo

b) Gerencia

Artículo 17.- Persona responsable del manejo del fondo: El que designe el ComitéEjecutivo.

a) Procedimiento para la solicitud del fondo:

. Al recibir el acuerdo del Comité Ejecutivo, elabore la Orden de Pago,consignando el monto de los fondos asignados, el nombre de la personaresponsable de la operatoria y liquidación del fondo.

. Luego de satisfacer los trámites de firma relativos a revisión y aprobaciónse emite el cheque respectivo.

. Satisfechos los requisitos anteriores, se hará entrega del cheque a lapersona responsable. Los responsables del fondo deberán tomar nota queel cheque tiene la característ¡ca de ser NO NEGOCIABLE y por tal razón noestá permitido endosarlos para su cobro a otra dependencia o persona. Deconformidad a las normas básicas deberá ser depositado en cuenta dedepósitos monetarios.

CAPITULO V

Def Manejo

Artículo 18.- Manejo de los fondos:

a) De las firmas registradas:

De conformidad a las normas básicas, se procederá a registrar dosfirmas mancomunadas para el manejo de la cuenta de cheques.

Las firmas que deberán registrarse se definen en el artículo 16 inciso a).Federación Nacional de Voleibol de Guatemala

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b) De la documentación de soporte:

El pago deberá estar respaldado por un documento de legítimoabono, entre ellos; factura contable, factura especial y/o facturacambiaria.

CAPITULO VI

Del Control y Pagos

Artículo 19.- El fondo rotativo especial se hará los registros de constitución,ampliación o disminución, rendición y rendición final, consolidación de rendicionesy sus reportes respectivos por medio del sistema de contabilidad integradaSICOIN WEB.

a) Es responsabilidad del registro, la persona asignada para el manejo ycontrol del fondo.

b) El registro deberá ser actualizado diariamente, evitando atrasos,borrones, tachaduras y/o enmiendas en los documentos contables.

Articulo 20.- Evidencia de la autorización:

a) La autorización para pago de los documentos que corresponda, se haráconstar mediante firma de los funcionarios mencionados en el artículo16, que se estampara en el anverso o reverso del documento objeto depago, acompañada del sello que la identifique o impreso.

Articulo 21.- Requisitos de los documentos objeto de pago:

a) Todo documento deberá estar redactado en forma clara y legible, nodebe presentar tachones, borrones y/o enmiendas.

b) Los documentos a pagar deberán estar emitidos a favor de FederaciónNacional de Voleibol con número de NIT 615456-5.

c) Deberá revisarse que los valores totales de los documentos puedanintegrarse de acuerdo a los valores unitarios y unidades adquiridas.

d) Debe verificarse que el valor total se encuentre correcto.

e) Debe cuidarse que en su redacción se describan los bienes o serviciosadquiridos, no se aceptan términos como su consumo o por su compra.


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Artículo 22.- Sustentación de pagos:

a) Todo desembolso deberá estar documentado con comprobantes de legítimoabono, entre ellos se citan:

o Facturas contables, cambiarias o especiales.

o Recibos/facturas emitidos por empresas municipales.

. Recibos/facturas emitidos por empresas telefónicas.

b) Vigencia de los comprobantes:

. Los comprobantes que sustenten pagos realizados deben estarfechados dentro del periodo fiscal que se ejecuta. No se aceptancomprobantes con fechas comprendidas en ejercicios fiscalesanteriores.

c) Comprobantes extraviados:

o En caso de extraviarse el original de un documento de legítimoabono podrá ser sustituido con copia que presente certificación delcontador de Ia empresa.

d) Comprobantes validos:

r Deberá verificarse que las facturas extendidas por los proveedores

de bienes y servicios, presenten el número de identificación tributariaNIT y que sean originales.

. Para lo cual deberá ingresar a la página:

http://portal. sat.qob.qUsitioi index. php/consulta-electronica-factu ras

CAPITULO VII

De la Liquidación del Fondo

Artículo 23.- Las liquidaciones de los fondos deberán ser realizadas en unper¡odo no mayor a cinco días de finalizado el evento, a fin de evitar acumulardocumentación y restar liquidez al fondo.

a) El funcionario responsable de autorizar el fondo deberá requerir que seprepare la planilla de liquidación de fondos.


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Rotativo Especial

b) La planilla de liquidación será firmada de hecho y autorizado por losfuncionarios responsables.

La Dirección Financiera procede a revisar la planilla de liquidación y alencontrarla correcta, sella y firma de revisado y solicitara el visto bueno deGerencia.

Gerencia procede a remitir la documentación a la dirección Financiera para

requerir la elaboración del cheque por el valor del reintegro, en caso que elfondo continúe siendo utilizado. En caso de liquidación total no se emitirácheque.

CAPITULO VIII

De la Responsabilidad

Artículo 24.- Sera completamente responsable, de declarar la veracidad de losgastos la persona que solicite el reintegro del fondo, y en caso de comprobarsefalsedad en la misma, deberá de manera inmediata efectuar el reintegrocorrespondiente y se deberán tomar las medidas legales que el caso amerite.

FONDO ROTATIVO

Articulo 25.- El fondo rotat¡vo, es una disponibilidad de capital, que perm¡te

operar en efectivo el pago de gastos emergentes necesarios, o de acuerdo a lanecesidad que el caso amerite.

Artículo 26.- De acuerdo al nombramiento que haga el Comité Ejecutivo, elGerente designara Ia persona que tendrá a su cargo el manejo y control del fondorotativo.

Articulo 27.- Por medio de resolución, según el monto del fondo, el comitéejecutivo, autorizará la constitución del fondo rotativo, hasta por un monto de(o.2, 000.00) Dos MrL QUETZALES.

CAPITULO IX

Destino y Limite de Compra

Artículo 28.- Este fondo será destinado con las siguientes finalidades:


c)

d)

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Reglamento para el Manejo y Control del Fondo Rotativo y FondoRotativo Especial

a) Con el fondo rotativo, se pueden realizar gastos como los siguientes:compra de medicina para botiquines, accesorios, repuestos, reparacionesmenores de equipo de oficina, computación, vehículo, envío decorrespondencia, combustibles, lubricantes, cafetería, útiles, papelería paraoficina y otros de análoga naturaleza, que sean de urgencia.

b) Compras menores, que se necesiten en la mayor brevedad posible llenandolos requisitos necesarios para su aprobación.

c) No se podrá efectuar gasto alguno con cargo a fondo rotativo, m¡entras nose cuente con la previa consulta a la unidad de presupuesto, para queverifique la disponibilidad presupuestaria. Quién con traiga obligaciones oefectúe gastos sin hacer dicha consulta, será responsable del pagorealizado y como consecuencia, responderá por el m¡smo, reembolsando suvalor.

Articulo 29.- Las compras no podrán ser por montos mayores a cuatrocientosquetzales exactos (O. 400.00) monto con IVA incluido, las que sobrepasen elmonto autorizado, deberán ser traslados a la Dirección Financiera, para que seefectué el pago mediante pago por Orden de Compra.

a) La persona que solicite suministros o servicios debe tomar en cuenta queestos tienen que ser en cantidades razonables y que tengan relación conIas necesidades operativas de la federación y todas las erogacionesefectuadas deben cumplir con los requisitos que exige el Manual deClasificaciones Presupuestarias y la Ley Orgánica de Presupuesto.

CAPITULO X

Manejo

Artículo 30. El fondo rotativo será administrado en efectivo, para lo cual deberácontar con una caja de seguridad para el fondo rotativo y llevar el respectivocontrol mediante el sistema de contabilidad ¡ntegrada SICOIN WEB.

Artículo 31.- Previo al pago de facturas debe verificarse, a que régimen delimpuesto sobre la renta está inscrito el proveedor ante la Superintendencia deAdministración Tributaria. (Pago directo o sujeto a Retención). Si se efectúaretención del impuesto este debe ser cancelado en las cajas de la SAT dentro del


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plazo de 10 días hábiles del mes siguiente a través del formulario respectivo,siendo el único responsable de dicho pago el encargado del fondo.

CAPITULO XI

Procedimientos

Articulo 32.- El interesado en realizar una compra por fondo rotativo, deberápresentar su solicitud a Gerencia para su aprobación, quién lo trasladará alencargado del fondo rotativo.

a) El encargado del fondo rotativo recibe la solicitud y provee de los fondosnecesarios, por cuyos valores se firmará un vale, el cual debe ser liquidadoen el menor tiempo posible.

b) La persona asignada para la compra ¡ealizará la adquisición solicitada y laentregará directamente al interesado, a quién le requerirá que razone lafactura y obtendrá el visto bueno de su jefe inmediato, se firma y sella comoevidencia de haber sido operada y se entrega al encargado del fondorotat¡vo a cambio del vale por medio del cual recibió los fondos paraefectuar la compra.

c) La autorización para pago de los documentos que corresponda, se haráconstar mediante firma del Gerente, que se estampara en el reverso deldocumento objeto de pago, acompañada del sello que la identifique.

Artículo 33.- Requisitos de las facturas; Ias facturas deben cumplir con losrequisitos siguientes:

a) Todo documento deberá estar redactado en forma clara y legible"

b) Los documento a pagar deberán estar emitidos a favor de FEDERACIONNACIONAL DE VOLEIBOL consignando el NIT 615456-5

c) Deberá revisarse que los valores totales de los documentos puedanintegrarse de acuerdo a los valores unitarios y unidades adquiridas.

d) Debe verificarse que el valor total se encuentre correcto tanto en númerocomo en letras.


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Rotativo Especial

Debe cuidarse que su redacción se describan los bienes y serviciosadquiridos, no se aceptan términos como su consumo o por su compra.

Al proceder a efectuar el pago de los bienes adquiridos, se deberá verificarque la empresa o el prestador del servicio cumpla con los requisitos que

exige la Ley del lmpuesto Sobre la Renta.

Para garanlizar la transparencia en las compras los proveedores de bienesy servicios deben de ser reconocidos en el segmento de mercado de losprod uctos y servicios adquiridos.

Los comprobantes que sustenten pagos realizados deben estar fechadosdentro del periodo fiscal que se ejecuta. NO SE ACEPTANCOMPROBANTES CON FECHAS COMPRENDIDAS EN EJERCICIOSFISCALES ANTERIORES.

Deberá verificarse que las facturas extendidas por los proveedores debienes o servicios, presenten el Número de ldentificación Tributaria (NlT),que sean originales y se encuentren debidamente registrados en la SAT,adjuntando Ia constancia de Verificación Electrónica de Facturas.

Para lo cual deberá ingresar a la página:

http://portal.sat.gob.gUsitio/index.php/consulta-electronica-facturas.

Todo desembolso deberá estar documentado con comprobantes de legítimoabono, entre ellos se cita: facturas contables, recibos/facturas emitidas porempresas municipales o empresas telefónicas.

CAPITULO XII

Control

Artículo 34.- El libro auxiliar de almacén es el libro autorizado por la ContralorÍaGeneral de Cuentas, y sirve para el registro de artículos de consumo (Suministros,herramientas menores, útiles de oficina, accesorios eléctricos, accesorios defontanería, etc., seguidamente se procederá a registrar los ingresos y egresos enel sistema de contabilidad integrada SICOIN WEB.


e)

s)

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CAPITULO XIII

Liquidación

Artículo 35.- Las reposiciones de los recursos financieros del fondo rotativo, seformularán, cuando se haya gastado por lo menos un 50% del valor de laasignación con que ésta fue creada, de manera de no agotar el margen por girardurante el trámite de reembolso.

a) Cuando los reembolsos no sean realizados dentro de los términosprudenciales, la persona que tenga a su cargo el fondo rotativo, antes deagotar el margen por girar, deberá insistir en su reembolso al Direcciónencargada.

Artículo 36.- Para formular las liquidaciones del fondo rotativo, se utilizará el

formulario específico, diseñado para el efecto, su elaboración estará a cargo de lapersona que tenga bajo su responsabilidad el manejo y control del fondo asignado.La liquidación deberá realizarse en forma periódica a fin de evitar acumulardocumentación y restar liquidez al fondo.

Articulo 37.- El responsable del manejo y control del fondo rotativo, llenará losespacios señalados en el formato, firmará y obtendrá las firmas de autorizaciónque en los espacios señalados se ind¡ca. Responsable del manejo del fondorotativo, una vez haya obtenido las firmas respectivas, trasladará la liquidación a laDirección Financiera para la revisión de la liquidación.

a) De no haber objeciones se ordenará a la Dirección Financiera la emisión del

cheque de reembolso y lo entregará al responsable del manejo y control del

fondo rotativo, posteriormente la Dirección Financiera deberá incluir la

liquidación con la documentación respectiva, dentro de la documentacióndel mes a que corresponda.

b) Dicha liquidación debe cumplir con:

o La liquidación debe definir el nombre del fondo rotativo.

. La liquidación debe estar debidamente numerada.

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Rotativo Especial

Todas las facturas adjuntas deben presentar la constancia deverificación electrónica de la Superintendencia de AdministraciónTributaria.

Los gastos de alimentación deben presentar listado con la firma delos participantes como constancia de recepción de los mismos.

Todas las facturas deben razonarse al dorso de las mismas(ustificación por la compra o servicio, definiendo el uso y destino delmismo).

Todo gasto que no fuera utilizado para el uso o destino especifico delfondo será sancionado, solicitándole el reintegro correspondiente.

En las facturas que sean liquidadas por medio del fondo rotativodebe consignarse un sello en donde se indique que la misma fueliquidada por medio de fondo rotativo.

Toda factura debe llevar Ia leyenda "cancelado"

En las facturas por pago de servicios, adicional al razonamiento de lamisma, es requisito Indispensable la constancia de elaboración yrecepción a satisfacción de los trabajos.

En el caso de gastos por atención y participación en actividadesadjuntar nota explicativa de lo sucedido.

En las facturas por pago de servicios, adicional al razonamiento de lamisma, es requisito indispensable la constancia de elaboración y

recepción a satisfacción de los trabajos.

En el caso de gastos por atención y participación en actividadesadjuntar el listado de asistencia debidamente firmado por cadapersona, indicando la actividad y propósito de la misma.

Cuando el proveedor proporcione factura de impresión térmica, sedeberá adjuntar fotocopia de la misma, derivado a que con el tiempola misma se borra.


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GAPITULO XIV

DE LA RESPONSABILIDAD

Articulo 38.- Se nombra al encargado de la Dirección Financ¡era de la FederaciónNacional de Voleibol, para que conforme a requerimiento del Gerente, efectuéarqueos sorpresivos a los fondos rotativos, para lo cual al momento de la revisiónel encargado de dicho fondo presentara documentación y el efectivo que lointegra.

Artículo 39.- Para el arqueo se utilizara el formulario aprobado por la gerencia afin de establecer el correcto uso de los fondos asignados. Debiendo informar delas anomalías establecidas que dará origen a sanciones disciplinarias que laautoridad superior disponga.

CAPITULO XV

De su Vigencia

Capitulo 40.- El presente reglamento fue aprobado por la Cuaria AsambleaGeneral, realizada el domingo nueve de diciembre del año dos mil doce y entraráen vigencia a partir del uno de enero del año dos mil trece.


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Rotativo Especial

ANEXOS

Forma de razonamiento al dorso de Ia factura para la compra deproductos:

RAZONEsta factura ampara la compra de:(Descripción del bien)

A utilizarse en: (indicar el área en donde se ufilizara el producto)

Solicitado por: (nombre de la persona)Puesto de Ia persona: (nombre del puesto)

Firma del solicitante

Firma y sello del responsable del fondo

Área para sello para pagado con fondo rotativo (especial)

Forma de razonamiento al dorso de la factura para la compra deservicios:

RAZONEsta factura ampara el servicio:(Descripción del servicio)

A utilizarse en: (indicar el área en donde se prestó el servicio)

Solicitado por: (nombre de la persona)Puesto de la persona: (nombre del puesto)

Firma del solicitante

Firma y sello del responsable del fondo

Área para sello para pagado con fondo rotat¡vo (especial)

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Rotativo Especial

En los casos en que el comprobante de legitimo abono, que por sutamaño sea insuficiente para poder consignar el razonamiento al dorsode la misma, este se podrá realizar en la hoja en donde se adhieradicha factura, para lo cual el sello y firma del responsable se debeconsignar de tal forma, que la misma abarque la factura y la hoja derazonamiento.

Ejemplo:

CALCULO DE IMPUESTOS

FACTURA EXENTA DEL IVA: al proceder a efectuar el pago de los

bienes adquiridos, se deberá descontar el lmpuesto al Valor Agregado-lVA-. Ejemplo una factura con valor de Q. 500.00

VALOR FACTURADO f='--

O. 500.00 = O.446.43

1.12

MA = A. 500.00 - 4446.43 = A. $.57

+

,/ VALOR NETO COMPM


FACTURA

CONSTANTE IVA

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Rotativo Especial

Al determinar el IVA y VALOR NETO A PAGAR se procede a efectuarel pago. Tomar nota que en las liquidaciones presentadas a revisión,

únicamente se aceptan valores netos.

Se procede a formular la CONSTANCIA de exención del IVA cuyooriginal se entrega al proveedor o vendedor.

ISR: cuando el proveedor indique en la factura .SUJETO ARETENCION". Al valor neto de la factura luego de descontar el IVA(calculo anterior) se le retendrá el 5o/o formulario de la SAT 1068.Debiéndose trasladar la retención a la Superintendencia deAdministración Tributaria SAT, mediante elformulario SAT 1054.

Ejemplo:

VAIOR FACTI.]RADO * e. i12.00=e. f00.00 rvA=e. 112.00-e.i00.00=e.12.00I

1.12 vVALOR NEIO COMPRA

,/CONSTANTE IVA

T

' ISR Q. 100.00 X (5/100) = Q. 5.00 = Q. 112.00 - Q.5.00 = Q. 107.00

1lISR RETENIDO


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PAGo LhurDo

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