Caso estudio: Coca-Cola FEMSA.

Integrantes:

Pedro Rojas.

Gustavo Pernalete.

Manuel Paz.

Edgar Latouche.

Ivan Mayora.

Descripción del caso. Ocurrió en el año 96 FEMSA Argentina.

Posibilitar acceso a información distribuida entre las distintas Unidades Operativas de la Compañía, permitir contar con información en tiempo real, efectuar una reingeniería en cuanto a los procesos administrativos y descentralizar la información suministrada obteniendo Usuarios propietarios de la Información generada.

Coca-Cola FEMSA realiza la venta de sus productos de forma directa al canal de distribución. Tiene contacto directo con todos los canales de distribución. Entre ellos se encuentran hipermercados, supermercados, autoservicios, restaurantes, estaciones de servicio y kioscos, de su área de cobertura.

Sus clientes son exigentes y buscan ser atendidos con calidad. Algunos de los indicadores que Coca-Cola FEMSA toma en cuenta para dar mejor servicio son: ofrecer la mayor cobertura (estar presente con un servicio diferenciado en todos los puntos de contacto con el consumidor, cubrir el territorio de forma capilar), tener constantemente sensibilidad de las necesidades del cliente, ofrecer calidad de producto (distintos sabores, tamaños, tipos de envase), eficiencia en la entrega y de la distribución, y por sobre todas las cosas, flexibilidad (en cantidad y frecuencia de visitas, por ejemplo: tener la capacidad de vender desde una botella hasta camiones enteros y entregarla con la periodicidad necesaria.).

Coca-Cola FEMSA contaba con un parque de servidores AS 400, algunos paquetes de software de aplicaciones, soluciones realizadas por desarrolladores locales, software de gestión de ventas, un sistema de correo interno cautivo de desarrollo propio, y Novell Netware como sistema operativo de redes de oficina.

Esta configuración ofrecía una plataforma heterogénea que demandaba alta cantidad de recursos para su administración y mantenimiento.

Producto de un importante proyecto de reingeniería interna, la Dirección de Informática necesitaba cambiar los sistemas de la compañía, llevarlos a una estructura cliente/ servidor, y migrar y homogeneizar sus sistemas de gestión a módulos SAP.

El proyecto apuntaba a reconvertir todos los procesos de la compañía, implementando una plataforma de gestión unificada y a modernizar los sistemas informáticos, otorgando mayores capacidades a los usuarios y ofreciendo mayor calidad e instantaneidad de la información orientada a la toma de decisiones de negocios.

Algunos de los objetivos que se perseguían eran: posibilitar acceso a información distribuida entre las distintas Unidades Operativas de la Compañía, permitir contar con información en tiempo real, efectuar una reingeniería en cuanto a los procesos administrativos (poder tener presupuestos actualizados "On Line", agilizar el sistema de autorizaciones para Pedidos) y descentralizar la información suministrada obteniendo Usuarios propietarios de la Información generada.

Reseña histórica de las empresas involucradas.

Dentro de las empresas involucradas en este cambio principalmente encontramos a la empresa líder en software de datos SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos para el procesamiento de datos), asi como también la empresa caso estudio, Coca-Cola FEMSA.

SAP.

En 1972, en Mannheim, Alemania, tres ingenieros tuvieron una idea. Ellos querían producir un software que marcara un tendencia acerca de como debían hacerse las cosas en el mercado para soluciones de negocios integradas y dieron inicio a una pequeña empresa llamada Systemanalyse and Programmentwicklung. Desde entonces, aquella compañía se llama SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos). Desde el comienzo, SAP se dedicó al software para aplicaciones de negocios.

Por la colaboración con ejecutivos de negocios e IT y teniendo socios en todo el mundo SAP desarrolló una forma única de comprender los desafíos encontrados en la implementación de soluciones tecnológicas para usuarios de negocios, desarrollando software que puede ayudar las compañías a integrar sus procesos de negocios ayudando a toda la empresa a funcionar más ordenadamente. Los sistemas versátiles y modulares pueden ser rápida y fácilmente adaptados a nuevos procesos de negocios de forma que crezca su capacidad a medida que crece el negocio.

SAP tuvo un crecimiento del 41% en las ventas con la facturación de US$ 5 billones en 1998. Durante 1998, SAP consolidó aún más su posición de liderazgo en el mercado de software corporativo en el transcurso de su fuerte expansión estratégica. La empresa contrató más de 6.500 profesionales para su staff mundial, básicamente en las áreas de investigación y desarrollo, ventas y consultoría. Estas inversiones de largo plazo permitirán a SAP doblar su facturación en los próximos tres años.

SAP es una empresa de capital abierto, con acciones negociadas en las Bolsas de Alemania y Suiza, y en 1995 la empresa fue incluida en el DAX, el índice de las empresas alemanas. En los EUA, los American Depository Receipts (ADR) sin restricciones de la SAP son negociados con el símbolo SAPHY. En la actualidad SAP AG se encuentra en más de 50 países cuya sede central está ubicada en Walldorf, Alemania.

SAP, como software para la administración empresarial, el cual abarca diferentes módulos, los cuales integran las diferentes áreas de la empresa en una escala global (contable, comercial, logística, entre otras) en un solo sistema. Estos módulos sustituyen la gran variedad de sistemas independientes con los cuales muchas empresas / organizaciones suelen trabajar, creando un solo patrón y compatibilidad a lo largo de las diferentes funciones, obteniendo un control total sobre la compañía. Actualmente SAP comercializa sus productos en todo el mundo en las diferentes áreas del mercado: Materias primas, combustibles (gas, petróleo, entre otros), metalurgia, química, farmacéutica, construcción, consultoría, asesorías, área de la salud, autopartes, productos para el hogar, sector público, consumo masivo, educación, tecnología e informática, entre otras.

Coca-Cola FEMSA.

Coca-Cola FEMSA es el embotellador público más grande de bebidas de la marca Coca-Cola a nivel mundial. distribuyendo más de 4 billones de cajas unidad al año.

Coca-Cola FEMSA, S.A.B. de C.V. produce y distribuye Coca-Cola, Fanta, Sprite, Del Valle y otros productos de las marcas de The Coca-Cola Company en México (una parte importante del centro de México, incluyendo la ciudad de México y el sur y noreste de México), Guatemala (la ciudad de Guatemala y sus alrededores), Nicaragua (todo el país), Costa Rica (todo el país), Panamá (todo el país), Colombia (la mayoría del país), Venezuela (todo el país), Brasil (São Paulo, Campiñas, Santos,

el estado de Mato Grosso do Sul, el estado de Paraná, parte del estado de Goias, parte del estado de Río de Janeiro y parte del estado de Minas Gerais), Argentina (capital federal de Buenos Aires y sus alrededores) y Filipinas (todo el país), además de agua embotellada, jugos, tés, isotónicos, cerveza y otras bebidas en algunos de estos territorios. La Compañía cuenta con 67 plantas embotelladoras y atiende a más de 338 millones de consumidores a través de 2.800.000 de detallistas con más de 120.000 empleados a nivel mundial.

Solución en el proceso de reingeniería.

Los sistemas de Coca Cola FEMSA de Buenos Aires se encuentran distribuidos. El Área Informática Central, donde se encuentran los servidores principales están en la Planta Alcorta, junto con las oficinas centrales y la planta principal de producción.

Luego existen 8 lugares remotos que, a partir de la nueva solución, están conectados a la Planta Alcorta. Se trata de 5 unidades operativas (centros de ventas y distribución), una segunda planta de producción en San Justo, un depósito de equipos de frío y un centro de reparaciones de estos equipos.

Esta conexión se da a través de una Wide Área Network (Wan) propia y en cada área local hay una LAN, donde uno de los servidores se conecta con las PCs, siempre a través de cableado estructurado y blindado N5.

Topológicamente, la red tiene una estructura tipo anillo (Token Ring), y actualmente se está migrando a Ethernet. Los puntos remotos se alcanzan por medio de radio enlace de microondas.

En cuanto al software utilizado en la solución, todas las redes usan Microsoft Windows NT Server 4.0 y como motor de base de datos se utiliza SQL Server 7.0. El software de gestión elegido fue SAP, para modernizar la mayoría de las áreas.

Para los clientes, el sistema operativo que se utiliza es Windows 95, como suite de aplicaciones de escritorio Office 97 y el browser utilizado es Internet Explorer 4.0.

Implementación.

La puesta en marcha del proyecto comenzó en Mayo del 96, y la implementación continúa hasta hoy. Se fueron implementando módulos por etapas.

A la fecha ya se han implementado los módulos FI (Finances), CO (Controlling) y MM (Materials Management).

Actualmente, se están implementando los módulos de producción de SAP. Ya se ha realizado la implementación del módulo PP (Planeamiento de la producción) y en julio se finaliza la implementación de PM (Mantenimiento de planta) y QM (Quality management).

Hoy en día Coca Cola FEMSA de Buenos Aires utiliza Microsoft Windows NT server y Microsoft SQL server 6.5 para aplicaciones de misión crítica como son las de producción, que son aplicaciones non stop. Se trata de una prueba de fuego, donde la aplicación trabaja en la gestión de la producción desde la gestión de la compra de materia prima, el control de las aprobaciones,las órdenes de producción, el monitoreo del desarrollo, los costos, los inventarios, y además trabaja con la automatización de los procesos de captura de todo lo que es producido y distribuido.

Impacto y resultados obtenidos.

El primer impacto positivo se verificó en:

• Una importante reducción de los costos.

• Aumentó la productividad.

• Aumentó la eficiencia.

• Se eliminaron controles redundantes.

• Se mejoraron los procesos, lo cual redundó en mayor calidad.

• Se realizó un mejor control de inventario.

• Se obtuvo mayor seguridad.

• Creció el índice de cumplimiento en los servicios.

Algunos de estos beneficios son fácilmente mensurables cuantitativamente, como por ejemplo la planificación de compras (que permite el establecimiento de un acuerdo marco, con entregas parciales, en vez de cientos de transacciones individuales que aumentaban los costos y consumían tiempos de administración).

Pero otros beneficios tienen gran importancia aunque sea difícil ponerles un valor numérico. Por ejemplo, poder utilizar la contabilidad como una herramienta de gestión, o poder pasar de un control central por oposición (donde los procesos de decisión llegan a un punto centralizado donde se autoriza y recién luego se distribuye la información) a un sistema donde no se manejan papeles, el control está descentralizado y se realiza de forma automática por reglas. En este sentido, actualmente, toda la gestión de la compañía se hace de forma electrónica y on-line.

Conclusión.

En este caso estudio podemos observar lo importante de la reingeniería, la cual es la herramienta fundamental para el cambio. Coca-Cola FEMSA se preparó y se trazó unas metas y objetivos, elaboro un modelo orientado a sus consumidores, se proyectó a donde quería llegar con el cambio, encontró la solución y por ultimo transformo la empresa.

El cambio dentro de la industria es costoso y puede traer inconvenientes, pero es necesario, en una era de globalización con una competencia que al pasar de los días aumenta es necesario prestar atención a cada uno de los procesos que se realizan en la empresa para siempre estar en continuo desarrollo, por ejemplo, FEMSA con todas estas actualizaciones que realizo tanto en sistemas como en personal logro llevar un control exacto de todo lo que ocurría en sus sistemas productivos, así como también en la venta de su producto.