(Figura 1) Hoja control de actualización del manual CERTIFICACION, DOCUMENTOS Y SERVICIOS CÓDIGO...

PROCESO

CERTIFICACION, DOCUMENTOS Y SERVICIOS CÓDIGO CDPD03

PROCEDIMIENTO

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS EXCEPCIONALES DE INFORMACIÓN CIUDADANA Y DE NACIONALIDAD

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1. OBJETIVO

Expedir certificados excepcionales de Información Ciudadana y certificados de Nacionalidad mediante la validación y verificación de la

información que reposa en los sistemas de información de la RNEC para certificar la información requerida en materia de identificación

2. ALCANCE:

Inicia con la solicitud del certificado, continúa con el análisis, validación y verificación de la información contenida en las bases de datos de identificación y registro civil y finaliza con la expedición y entrega y/o envío del documento.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN: Nivel Central y Nivel Desconcentrado

4. BASE DOCUMENTAL

Certificado de Nacionalidad

Certificado Excepcionales de Información Ciudadana

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5. BASE LEGAL

Norma (número y fecha) Directriz legal

Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”

Toda la norma.

Ley 1163 de 03 de octubre de 2007 “Por la cual se regulan las tasas por la prestación de servicios de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones”.

Toda la norma, en especial el artículo 3º que establece los hechos generadores de cobro.

Decreto 1010 de Junio de 2000 “Por el cual se establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias; se define la naturaleza jurídica del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil; y se dictan otras disposiciones.”

Sección III Capítulo 5 Funciones por dependencia de la RNEC en el nivel central Art. 38 y 39. Capítulo 6 Función de RNEC en el nivel desconcentrado, art. 46 y 47.

Decreto 2241 de 1986, “Por el cual se adopta el Código Electoral”

Artículo 213: “Toda persona tiene derecho a que la Registraduría le informe sobre el número, lugar y fecha de expedición de documentos de identidad pertenecientes a terceros. Tienen carácter reservado las informaciones que reposen en los archivos de la Registraduría referentes a la identidad de las personas, como son sus datos biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica. De la información reservada solo podrá hacerse uso por orden de autoridad competente. Con fines investigativos, los jueces y los funcionarios de policía y de seguridad tendrán acceso a los archivos de la Registraduría.

Resolución 0636 del 29 de enero de 2000, “mediante la cual la Dirección Nacional de Identificación, organiza grupos de trabajo y asigna funciones”

Artículo No. 11: De las funciones del grupo de información y atención ciudadana Articulo No. 13: De las funciones del grupo de cedulación en el exterior.

Decreto ley 019 de 2012 “Ley anti trámite”

Toda la norma.

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6. DEFINICIONES

CERTIFICADO EXCEPCIONAL DE INFORMACIÓN CIUDADANA: es un documento en el cual se certifica información contenida en las bases de datos de Identificación que no está sujeta a reserva legal.

CERTIFICADO DE ESTADO DE CÉDULA: Este certificado informa el estado actual de la cédula de ciudadanía, y a quien corresponde el cupo numérico asignado. La cédula presenta diversos estados: vigente (activa), cancelada por muerte, pérdida o suspensión de derecho políticos, cancelada por múltiple cedulación, principalmente.

CERTIFICADO DE INFORMACION DEL DOCUMENTO BASE: Al momento de tramitar la cédula de ciudadanía por primera vez, el ciudadano aporta un documento antecedente que puede ser la tarjeta de identidad, el registro civil de nacimiento, partida de bautismo -en los casos más antiguos-, entre otros, como documento que evidencia quiénes son sus padres y el lugar y fecha de nacimiento. Con este documento la Registraduría Nacional certifica cuál de esos documentos presentó el solicitante para tramitar su cédula al cumplir la mayoría de edad.

CERTIFICADO DE CÉDULA ANTIGUA (ELECTORAL): Antes de noviembre de 1952 los colombianos se identificaban con un documento personal equivalente a la cédula actual, denominada CEDULA ELECTORAL (ANTIGUA), el cual perdió validez por disposición del artículo 1° de la Ley 39 del 18 de julio de 1961. Para ciertos trámites legales, como sucesiones, pensiones, entre otros, los colombianos deben certificar que en efecto este documento es el antecesor a la cédula amarilla de hologramas que tienen hoy. A través del Archivo Nacional de Identificación, la GED de identificación y la base de datos de CEDULA ELECTORAL (ANTIGUA) se verifica que los documentos que corresponden a la persona, si es así, se procede a expedir la certificación.

CERTIFICADO DE CAMBIO DE DATOS BIOGRÁFICOS (RECTIFICACION): Mediante la expedición de este documento la Registraduría certifica que la cédula de un ciudadano tuvo por motivos de diferente naturaleza, una modificación o cambio en alguno de los datos que en ella reposan y la fecha en que se efectuaron dichos cambios. El equivalente en caso de que la persona se encuentre fallecida, corresponde al CERTIFICADO DE CORRECCIÓN POSTUMA, previo trámite ante el Grupo de Archivos de identificación.

http://www.registraduria.gov.co/-Tarjeta-de-Identidad-.html

http://www.registraduria.gov.co/-Registro-Civil-.html

http://www.registraduria.gov.co/-Cedula-de-ciudadania-.html

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CERTIFICADO DE SEÑALES PARTICULARES: La expedición de este documento sirve para que el titular del documento certifique una condición especial en las impresiones dactilares. Frecuentemente este certificado es usado por personas con dermatitis que han perdido legibilidad en la impresión de sus huellas o sufrido la amputación de alguno de sus dedos, no obstante es necesario que esta novedad este reportada o registrada en el Archivo Nacional de Identificación – ANI, para su expedición.

CERTIFICADO DE NO CEDULADO (NO ANI): A través de este documento un colombiano puede pedir constancia a la Registraduría Nacional que no ha tramitado cédula de ciudadanía de acuerdo a los nombres y apellidos, incluso número de cédula aportado , según resultado obtenido en el Archivo Nacional de Identificación.

OTROS CERTIFICADOS: A solicitud del interesado se expide certificación en la que consta la titularidad en su momento de más de un cupo numérico y su estado.

CERTIFICADO DE NACIONALIDAD: Aquella certificación que permite demostrar la nacionalidad colombiana. CAIC: Centro de Atención e información al Ciudadano, Grupo Adscrito a la Dirección Nacional de Identificación ANI: Archivo Nacional de identificación. CONSULTA WEB: Herramienta de consulta de todas las bases de datos de documentos de identidad de última generación. GED DE IDENTIFICACIÓN: Gestión electrónica de documentos de identificación, corresponde a la base de datos magnética que contiene las imágenes de las tarjetas decadactilares de preparación correspondientes a las solicitudes de primera vez, duplicado, rectificación o renovación de cédulas de ciudadanía. GED DE REGISTRO CIVIL: Gestión electrónica de documentos de Registro Civil, corresponde a la base de datos magnética que contiene las imágenes de los seriales de Registro Civil de Nacimiento, Matrimonio y Defunción. PROMETEO: Base de datos magnética que contiene la información Alfanumérica y las imágenes de fotografía e impresión dactilar del índice derechos de los ciudadanos que tramitaron cédula de ciudadanía de segunda generación (Café plastificada).

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MTR: Manejador de Transacciones. SCR: Sistema de control de Recaudos. SIGES: Sistema de información de Gestión. SIRC: Sistema de Información de Registro Civil. Corresponde a la base de datos magnética que contiene las imágenes de los seriales de Registro Civil de Nacimiento, Matrimonio, Defunción y su estado de validez. SIC: Sistema de información de correspondencia, que corresponde a base de datos magnética que contiene las solicitudes presentadas a la Registraduría Nacional del Estado Civil – Nivel Central, el estado del trámite, el servidor público responsable y las respuestas emitidas. SITAC: Sistema integral de Trámites al Ciudadano para realizar los trámites en línea a través del Ministerio de Relaciones Exteriores TARJETA ALFABÉTICA: tarjeta que se genera en una solicitud de cédula de ciudadanía o Tarjeta de Identidad de última generación, que se conserva en la oficina de preparación; contiene los datos básicos y la impresión del índice derecho del titular o el que corresponde.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Para solicitar certificados excepcionales no se necesita programar cita previa. 2. Los certificados excepcionales de información ciudadana y certificado de nacionalidad a nivel del país se expiden por la Dirección

Nacional de Identificación por medio del CAIC ubicado en la Cra. 7 No. 16-49 en la ciudad de Bogotá D.C, hasta que se dispongan las herramientas tecnológicas y permisos de acceso en el nivel desconcentrado.

3. Para la expedición de los certificados excepcionales de información ciudadana y de nacionalidad es obligatoria la presentación de la

copia original de la consignación para efectos del control de recaudos, correspondiente a la tarifa establecida por la Entidad, la cual será actualizada cada año. Los certificados que sean solicitados por entidades del Estado para adelantar o responder investigaciones, no tendrán ningún costo.

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4. Para los documentos expedidos en la ciudad de Bogotá D.C., los certificados de estado de vigencia, de documento base, de cédula

antigua y de cambio de datos biográficos (o de rectificación) se podrán solicitar en el Archivo alfabético de la Registraduría Distrital de Bogotá ubicado en la Calle 63 A No. 35-31/29

5. En cada Departamento, las Registradurías Especiales, Municipales, y auxiliares enviarán a las Delegaciones Departamentales las

solicitudes de expedición de certificados excepcionales radicadas por los colombianos, las cuales serán canalizadas a través del CAIC, anexando la copia original de la consignación respectiva.

6. Para la expedición de certificados de nacionalidad de los connacionales, el consulado reportará la consignación del valor

correspondiente a la tarifa de los certificados en la herramienta SITAC y para la expedición de certificados excepcionales de información ciudadana el consulado hará la solicitud del mismo por intermedio del Grupo de Cedulación el exterior mediante comunicación escrita o a través del correo [email protected]. Informando del pago respectivo. En cuanto a la legalización de los recaudos generados en las oficinas consulares se procederá de acuerdo con los parámetros establecidos por la Gerencia administrativa y financiera, reportando ante la coordinación de Recaudos.

7. Para el envío de Certificaciones a las Delegaciones Departamentales o Registradurías del país se tendrán en cuenta los lineamientos

establecidos por la Gerencia Administrativa y Financiera en lo pertinente a los envíos postales. El envío de comunicaciones y certificaciones con destino a los consulados de Colombia se remitirán a través de correspondencia de la Cancillería.

8. Tener en cuenta que con la entrada en vigencia del Decreto 019 de 2012 o Ley Antitrámites, en su artículo 51, se prohibió la exigencia

de presentaciones personales o certificados para probar la fe de vida (supervivencia), por lo anterior la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Por ello se dispuso el certificado de estado de vigencia en línea y de forma Gratuita a través de la página web www.registraduria.gov.co.

9. La Gerencia de informática implementará y mantendrá las medidas necesarias para que la información consultada en el ANI a nivel

Nacional se encuentre actualizada.

mailto:[email protected]

http://www.registraduria.gov.co/-Ley-Antitramites-.html

http://www.registraduria.gov.co/

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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

# ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL

REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

1

Recibir las solicitudes de Certificados Excepcionales o de Nacionalidad en las Registradurías Especiales, Municipales, Auxiliares y Consulados de Colombia. En caso que la solicitud se reciba por Derecho de Petición y este no cumpla con los requisitos, debe informar al solicitante lo pertinente.

5 a 15 minutos

Servidor de Registradurías

Especiales, Municipales, Auxiliares y Consulados

Comunicación

2

Solicitar la copia original de la consignación por concepto de certificación excepcional según resolución de tarifa vigente al momento de la solicitud. a. Si el valor consignado no corresponde a la tarifa

institucional, informar al solicitante para que realice la consignación acorde a la tarifa vigente.

b. Los consulados reciben los pagos y lo reportan en la planilla de recaudos según instrucción de la Dirección Administrativa y financiera.

1 a 5 minutos



Verificar el valor en la

consignación- resolución de

Tarifas

3

Identificar según tipo de certificación si se tiene competencia para la expedición: a. Certificado de vigencia continuar paso 4 b. Certificados de documento base, cambio de datos

biográficos, cédula antigua, para cédulas expedida en Bogotá son tramitados en el Archivo Alfabético de la Registraduría Distrital del Estado Civil continuar paso 4



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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

c. Certificados de Nacionalidad solicitados en el territorio nacional: informar al solicitante que el trámite deberá ser remitido a la oficina competente CAIC y el tiempo que demora el trámite. Continuar pasó 10.

d. Los certificados de nacionalidad solicitados en los consulados se realizan en la herramienta SITAC a través del Grupo de Cedulación en el exterior: Continuar pasó 10.

e. Demás certificados solicitados en el territorio nacional, informar al solicitante que el trámite deberá ser remitido a la oficina competente CAIC y el tiempo que demora el trámite. Continuar pasó 4.

f. Los demás certificados solicitados en consulados, informar al connacional que el trámite deberá ser remitido a la oficina competente, grupo de Cedulación en el exterior- Colombia y el tiempo que demora el trámite. Continuar pasó 11.

4

Verificar la información que reposa en la base de datos correspondiente.

Si el certificado es de nacionalidad continua paso 10

Los demás certificados continua paso 11

1 a 3 minutos


Especiales, Municipales,

Auxiliares

ANI, GED de Identificación

, MTR, tarjetas alfabéticas, aplicativo y

libros de cédula antigua

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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

5

Digitar el tipo de certificado a expedir, número de

consignación, banco emisor.

1 a minuto



ANI Registro de

transacción en aplicativo ANI

6

Imprimir y expedir certificado y solicitar al ciudadano que

verifique el contenido del documento antes de hacer

entrega.

Continua paso 8

Si se evidencia alguna novedad en los datos, solicitar

por correo electrónico al Grupo de Archivos de

identificación o a la mesa de ayuda la actualización

correspondiente en el ANI e informar al ciudadano la

situación y el tiempo aproximado de respuesta.

1 a 10 minutos


Especiales, Municipales, Auxiliares y

ANI Certificado de

estado

7 Tramitar actualización del ANI en el Grupo de Archivos de Identificación.

8 días hábiles aproximadamente

Servidores Grupo de Archivos de

identificación, mesa de ayuda

8 Firmar y entregar el certificado. 1 a 3 minutos



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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

9

Ingresar en el SCR el recaudo por concepto de expedición de certificaciones de acuerdo con los parámetros establecidos por la Coordinación de Recaudos.

3 a 5 minutos


Especiales, Municipales, Auxiliares y

SCR Registro SCR

10

Diligenciar en territorio nacional la Certificación de nacionalidad de la siguiente manera: 1. Registrar Nombres y apellidos, número de cédula de

ciudadanía, lugar y fecha de expedición, lugar y fecha de nacimiento.

2. Requerir y adherir foto 4x5 tipo cédula, reciente y a color.

3. Colocar la impresión dactilar legible en el espacio indicado.

Digitar en consulado en herramienta SITAC los nombres y apellidos, número de cédula de ciudadanía, lugar y fecha de expedición, lugar y fecha de nacimiento y capturar huella en el lector electrónico.

5 a 10 minutos



Certificado de Nacional por

validar

11

Remitir a la Delegación Departamental las solicitudes de certificados de nacionalidad y demás certificados mediante oficio, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Gerencia Administrativa y financiera respecto al envío de correspondencia interna. Adjuntar a la comunicación: Copia original de la

10 a 30 minutos aproximadamente



Comunicación

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PROCEDIMIENTO


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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

consignación, la certificación de nacionalidad para trámite y/o copia de la solicitud escrita si es el caso. Enviar desde el consulado la solicitud en la herramienta SITAC al grupo de cedulación en el exterior a la espera de la respuesta del certificado de nacionalidad por parte del Grupo de cedulación en el Exterior Enviar desde el consulado la solicitud de certificados excepcionales al grupo de cedulación en el exterior a través de comunicación escrita o al correo [email protected] a la espera de la respuesta. Continua paso 13.

12

Remitir por correspondencia al CAIC las solicitudes de certificaciones para el trámite respectivo.


Servidores de Delegaciones

departamentales SIC

Planilla de envío

13

Recibir las solicitudes de Certificaciones Excepcionales o de Nacionalidad en sede y las procedentes de las Registradurías Especiales, Municipales, Auxiliares. Recibir las solicitudes de Certificaciones Excepcionales de los consulados en el grupo de cedulación en el exterior y trasladar al CAIC para su expedición. Recibir las solicitudes de Certificaciones de nacionalidad de los Consulados de Colombia en la herramienta SITAC continua paso 20

En caso que la solicitud se reciba por Derecho de

5 a 15 minutos

Servidores del CAIC

Cedulación en el exterior

SIC Comunicación

mailto:[email protected]

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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

Petición y este no cumpla con los requisitos, debe informar al solicitante lo pertinente.

14

Solicitar la copia original de la consignación por concepto de certificación excepcional según resolución de tarifa vigente al momento de la solicitud. a. Si el valor consignado no corresponde a la tarifa

institucional, informar al solicitante para que realice la consignación acorde a la tarifa vigente.

Verificar que la solicitud de certificación excepcional procedente de consulado indique lo referente al pago.

1 a 5 minutos

Servidores del

CAIC Cedulación en el

exterior

Verificar el valor de la

consignación en la resolución

de Tarifas

15

Verificar la información que reposa en la base de datos correspondiente.

Si el certificado es de nacionalidad continua paso 20

Los demás certificados continua paso 16

1 a 3 minutos

Servidores del CAIC

Grupo de cedulación en el

exterior

ANI, GED de Identificación, MTR, tarjetas alfabéticas, aplicativo y

libros de cédula antigua

16 Digitar el tipo de certificado a expedir, número de

consignación, banco emisor. 1 a 3 minutos

Servidores del CAIC


exterior

ANI Registro de

transacción en aplicativo ANI

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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

17

Imprimir y expedir certificado y solicitar al ciudadano que

verifique el contenido del documento antes de hacer

entrega.

Si se evidencia alguna novedad en los datos, solicitar

por correo electrónico al Grupo de Archivos de

identificación o a la mesa de ayuda la actualización

correspondiente en el ANI e informar al ciudadano la

situación y el tiempo aproximado de respuesta.

1 a 10 minutos

Servidores del CAIC


exterior

ANI Certificado de

estado

18 Validar información y de ser pertinente realizar la actualización del ANI; informar en caso de no ser pertinente.




ANI Correo

electrónico

19

Firma y entrega a conformidad del certificado Continuar pasó 25 cuando la solicitud precede de otra sede de Registraduría o de consulado.

1 a 3 minutos

Servidores del CAIC


exterior

20

Digitar y validar información biográfica del Certificado de nacionalidad del territorio nacional registrando Nombres y apellidos, número de cédula de ciudadanía, lugar y fecha de expedición, lugar y fecha de nacimiento con las bases de datos.

10 a 15 minutos

Servidores del CAIC,

ANI, GED de Identificación, MTR, tarjetas alfabéticas,

Registro de transacción en aplicativo ANI Certificado de nacionalidad

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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

Imprimir el certificado y adherir foto 4x5 tipo cédula, reciente y a color y la colocar la impresión dactilar legible en el espacio indicado. Imprimir y Validar información biográfica registrada en herramienta SITAC del connacional con las bases de datos de identificación. Continúa paso 22 Si se evidencia alguna novedad en los datos biográficos, solicitar por correo electrónico al Grupo de Archivos de identificación o a la mesa de ayuda la actualización correspondiente en el ANI e informar al ciudadano la situación y el tiempo aproximado de respuesta.

Cedulación en el exterior

Impresión en

SITAC

21 Validar información y de ser pertinente realizar la actualización del ANI; informar en caso de no ser pertinente




ANI Correo

electrónico

22

Realizar el cotejo o autenticación de la impresión dactilar del solicitante.

Si la autenticación de la impresión dactilar o los datos no coinciden con la información que reposa en la bases de datos el certificado no podrá ser expedido y se informará a quien corresponda. Si la solicitud de certificación procede de un consultado, informar a través de la herramienta SITAC.

5 a 10 minutos

Servidores del CAIC

Cedulación en el

exterior

ANI, GED de Identificación

, MTR, tarjetas alfabéticas

Modelo de oficio

institucional

Registro SITAC

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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

23

Solicitar al ciudadano que verifique el contenido del

documento antes de hacer entrega.

1 a 10 minutos Servidores del

CAIC

24

Firmar y colocar sellos secos en área de foto, forma y huella y entregar a satisfacción el certificado de nacionalidad para el territorio nacional. Aprobar en la herramienta SITAC el certificado de nacionalidad del connacional, aprobación que es enviada al consultado y al correo del ciudadano solicitante quien recibe directamente el certificado digital.

2 a 5 minutos

Servidores del CAIC

Cedulación en el

exterior

Sellos secos

Toquen - SITAC

Registro en SITAC

25

Remitir certificado a la Registraduría y/o al solicitante Remitir a Cancillería los certificados solicitados por connacionales


Servidores del CAIC


exterior

comunicación

26

Ingresar en el SCR el recaudo por concepto de expedición de certificaciones de acuerdo con los parámetros establecidos por la Coordinación de Recaudos en el territorio nacional.

1 hora Servidores del

CAIC Consulados

SCR Registro SCR

Planillas consulados

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REGISTRO Y/O

DOCUMENTO

Elaborar planillas de recaudos en los consulados y reporta de los parámetros establecidos por la Coordinación de Recaudos en el territorio nacional.

27 Reportar la cantidad de certificados expedidos según los parámetros establecidos en el nivel Directivo central y/o desconcentrado.

2 a 3 horas

Servidores del CAIC, Delegaciones Departamentales,

Registraduría Distrital,

Registraduría Especiales, Municipales,

Auxiliares

ANI SCR

SIGES

Informes Registro en

SIGE

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9. FLUJOGRAMA

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10. ANÁLISIS DE GESTIÓN

Recibir solicitud en ventanilla, validar pago e información en bases de datos y expedición del certificado en el CAIC, por turno según demanda.

15 a 30 minutos

Recibir solicitud en nivel desconcentrado remitir al CAIC para validar pago e información en bases de datos y expedición del certificado.

15 días hábiles

Recibir solicitud en consulados remitir a través de SITAC al Grupo de cedulación en el exterior para validar información en bases de datos y expedición del certificado

5 días hábiles

11. ANEXOS N.A.

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA VERSIÓN

Se fusionan los procedimientos:

Expedición de certificado de nacionalidad DP-ID-CDS-028

Expedición de certificado excepcionales DP-ID-CDS-011

Director Nacional de Identificación

10/08/2016

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ELABORÓ Edison Quiñones Silva Coordinador CAIC

REVISO Andrea Catalina Sogamoso Romero Directora Nacional de Identificación EF

APROBÓ Fridole Ballen Duque Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

REVISIÓN TÉCNICA José Luciano Torres Cabrera Profesional Especializado Oficina de Planeación

APROBACIÓN TÉCNICA Cástulo Morales Payares Jefe Oficina de Planeación

FECHA 08/06/2016

FECHA 24/06/16

FECHA 10/08/2016

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