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Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus capítulo 19 Finalizando la presentación
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Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
capítulo 19
Finalizando la presentación
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total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
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Finalizandola presentación
19.1 Previsualización y Ejecución de la presentación
Durante el desarrollo de la presentación le será útil comprobar el resultado final, pudiendo así variar sus parámetros hasta lograr el objetivo pensado.
Para ello, deberá activar “Presentación con diapositivas” clicando en el icono de la barra de estado o clicando en el mismo icono del grupo Vistas de presentación de la ficha Vista. Conseguirá el mismo efecto pulsando la tecla “F5”. Para salir de la presentación deberá pulsar la tecla “Esc”.
Con esta opción activada, se iniciará la presentación a pantalla completa comprobando de esta forma qué transcurre. Observará que en la esquina inferior izquierda, dentro del área de la presentación, se intuyen unos iconos y que al desplazar el cursor del ratón por encima de ellos se muestran correctamente. Con ellos podrá controlar y ajustar la presentación:
La presentación se desplaza a la diapositiva anterior.
La presentación se desplaza a la diapositiva siguiente.
Muestra las opciones del puntero.
Muestra las opciones de presentación.
Opciones del puntero
Se abrirá el siguiente cuadro:
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Seleccionando Bolígrafo, Rotulador o Marcador de resaltado el puntero cambiará tomando forma de la elección escogida y podrá escribir o marcar la diapositiva.
Color de tinta abrirá un cuadro de diálogo para seleccionar el color de la tinta.
Borrador: actúa como un borrador para borrar lo que pueda haber escrito con las opciones de Bolígrafo, Rotulador o Marcador.
Borrar todas las entradas manuscritas de la diapositiva: actúa como el borrador pero borrándolo todo a la vez
Opciones de flecha: selecciona el modo en el que se muestra el puntero; éstas son:
Automático: el puntero y los botones del menú desaparecen al cabo de unos segundos de no mover el cursor. Moviendo el ratón volverán a hacerse visibles.
Visible: el puntero siempre permanecerá visible.
Ocultarsiempre: el cursor permanecerá oculto. Para que vuelva a aparecer, deberá pulsar el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionar
“Automático”. Al mover el ratón, ya aparecerá.
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aciones/transicionesOpciones de presentación
Las opciones de los dos primeros apartados permiten navegar por la presentación.
Pantalla: permite parar la presentación mostrando una pantalla negra o blanca así como pasar a otro programa sin salir de la presentación.
Ayuda: muestra el siguiente cuadro con los atajos del teclado.
Con Pausa o Fin de la presentación pausará la presentación o saldrá de ella.
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19.2. Notas para el orador
Es habitual que la persona que diseña la presentación sea la misma que realice la exposición. La diseñará pensando en la posterior exposición y deberá tener en cuenta los comentarios o explicaciones que deberá dar.
Tendrá que preparar el guión y tomar notas para remarcar los puntos clave.
PowerPoint facilita la creación de notas asignando una zona en la parte inferior de la pantalla de Vista normal.
Para hacerlo, deberá situar el cursor donde dice “Haga clic para agregar notas” y empezar a escribir. Esta zona se configura con suma facilidad; moviendo la línea divisoria, creará el espacio necesario.
Puede escribir y ver las notas dentro de la Vista normal tanto en vista de Diapositivas como en vista de Esquema.
PowerPoint ofrece un sistema pensado especialmente para cubrir las necesidades del orador. Se accede a él mediante el botón ”Página de notas” del grupo Vista de presentación de la ficha Vista.
Mostrará la diapositiva y un recuadro debajo con el texto “Haga clic para agregar notas”, donde anotará los comentarios relacionados con la diapositiva.
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Una vez haya terminado la creación de la presentación, podrá imprimir la presentación con las notas incluidas. Para ello deberá seleccionar en el cuadro de diálogo Imprimir, la opción “Páginas de notas” del desplegable Imprimir.
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19.3. Configurar presentación
El siguiente paso en la creación de una presentación será configurarla. Accederá a la configuración mediante el comando “Configuración de la presentación con diapositivas” del grupo Configurar de la ficha Presentación con diapositivas.
Mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
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aciones/transicionesLa sección Tipo de presentación ofrecerá tres alternativas: “Realizada por un orador”, “Examinada de forma individual” y “Examinada en oposición”.
Realizada por un orador (pantalla completa)
Es la presentación más común o la que habrá visto más veces. La presentación se efectúa a pantalla completa y las diapositivas avanzan manualmente o automáticamente según el tiempo que se haya ajustado.
Examinada de forma individual (ventana)
La presentación con diapositivas se realiza en una ventana, con los comandos necesarios para revisarla.
Examinada en exposición (pantalla completa)
La presentación con diapositivas se ejecuta en modo de pantalla completa, como una presentación automática. Se puede interactuar con ella, si tiene botones de acción o hipervínculos, y se puede avanzar pero no se puede modificar la presentación. Al seleccionar esta opción, también queda marcada “Repetir el ciclo hasta presionar ESC” de forma automática, de forma que la presentación se va repitiendo.
En la sección Opciones de la presentación se encuentran las siguientes opciones:
Repetir el ciclo hasta presionar ESC: al finalizar la presentación se volverá a iniciar y así sucesivamente hasta presionar la tecla Escape.
Mostrar sin narración: si existe una narración asociada a las diapositivas y la opción está marcada, no se reproducirá.
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Sin animación: la presentación se desarrollará como una sucesión de imágenes fijas, ya que las animaciones no se mostrarán.
Color de la pluma: escogerá el color de la pluma que se utilizará durante la presentación.
La sección Mostrar diapositivas permitirá seleccionar un rango de diapositivas a mostrar.
También permitirá mostrar una Presentación personalizada, que se comenta al finalizar la explicación del cuadro de diálogo Configurar Presentación.
Al presentar una presentación de diapositivas en función del ordenador y de los dispositivos, es posible conectar un monitor externo o proyector, e incluso mostrar en el monitor de la audiencia, la presentación y en el monitor del presentador, la presentación en vista del moderador, con las notas incluidas.
Para ello deberá asignar como monitor principal el del moderador y activar “Mostrar vista del moderador” en él.
En la sección Reproducción podrá ajustar diversos parámetros para una mejor reproducción de la presentación.
Activando “Utilizar aceleración de gráficos de hardware” mejorará la calidad
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aciones/transicionessiempre y cuando el equipo disponga de tarjeta gráfica potente.
“Sugerencias” mostrará información de mejoras en el rendimiento de la presentación.
“Resolución de presentación” permitirá cambiar la resolución de pantalla. La sección Avance de diapositivas permitirá seleccionar entre avance manual o utilizar los intervalos de diapositivas guardados en la configuración propia de cada diapositiva, que se habrán configurado de la siguiente forma:
Marcando e indicando el tiempo para cada diapositiva, “Automáticamente después de:” del grupo Transición a esta diapositiva en la ficha Animaciones.
Asignando el tiempo de una forma individual en cada diapositiva colocando un valor distinto o bien ensayando los tiempos mientras se ve la presentación.
Para ello deberá activar “Ensayar intervalos” de la ficha Presentación con diapositivas. Se iniciará la presentación de diapositivas mostrando en la zona superior izquierda de la pantalla un cuadro donde se muestre el tiempo transcurrido en la diapositiva actual y el acumulado total.
Cuando considere que la presentación debería avanzar a la siguiente diapositiva clicará en la flecha, la diapositiva avanzará y PowerPoint se encargará de memorizar el tiempo transcurrido en cada diapositiva.
Podrá pausar el ensayo o repetir la última diapositiva pasada. Una vez haya terminado la presentación, mostrará un cuadro de diálogo preguntando si quiere conservar los nuevos intervalos o no.
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Ocultar diapositivas
Una situación que se da es cuando tiene una presentación ya realizada y debe pasarla a otro público distinto para el que fue pensada. Algunas diapositivas es conveniente no mostrarlas, pero no quiere perderlas (lo que sucedería si las eliminase). Una solución es “Ocultar la diapositiva”. Bastará con que seleccione la diapositiva a ocultar y pulse el botón “Ocultar diapositiva” del grupo Configurar de la ficha Presentación con diapositivas.
Presentaciones personalizadas.
En algunas ocasiones podrá disponer de una presentación determinada que en función del público sea conveniente reestructurarla sin perder el original. PowerPoint dispone de la herramienta ideal: la “Presentación personalizada” en la ficha Presentaciones con diapositivas.
Al clicar en el comando se abrirá la ventana “Presentaciones personalizadas”, donde se mostrarán las presentaciones personalizadas que hubiera guardadas. Podrá crear nuevas presentaciones, modificarlas, eliminarlas o copiarlas.
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aciones/transicionesPara crear una presentación nueva deberá clicar en “Nueva” y se abrirá el cuadro de diálogo Definir presentación personalizada.
La ventana está dividida en tres secciones. La primera será para asignarle el nombre a la presentación. En la sección de la izquierda mostrará las diapositivas de la presentación original, de donde se seleccionarán las diapositivas que se quieran incluir en la personalización, y mediante el botón “Agregar” se copiarán a la sección de la derecha, definiendo de este modo la presentación personalizada.
Se podrá alterar el orden de la presentación seleccionando una diapositiva y desplazándola mediante los botones flecha arriba o flecha abajo.
Al terminar de asignar diapositivas pulsando el botón “Aceptar” se volverá a la ventana anterior pero ya saldrá el nombre de la presentación personalizada.
Cuando quiera mostrar la Presentación personalizada la deberá escoger de la lista en el cuadro de diálogo “Configuración de la presentación con diapositivas”.
19.4. Impresión de Presentaciones.
PowerPoint 2007 permite que se puedan imprimir las presentaciones de distintas formas o con diversas opciones. Para imprimir una presentación deberá pulsar la combinación de teclas “Ctrl+P” o seleccionar la opción “Imprimir” del botón de Office y escoger “Imprimir”. En ambos casos se llegará al mismo fin: al cuadro de diálogo “Imprimir”.
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En la zona de Impresora podrá ajustar los diversos parámetros relacionados con la ella:
Nombre: muestra la impresora predeterminada por defecto; abriendo el desplegable, podrá escoger otra impresora.
Propiedades: abre el cuadro de diálogo de propiedades de la impresora seleccionada, donde se podrán ajustar los parámetros de color, calidad, tipo de papel, etc.
Seleccionando Imprimir a archivo se generará un archivo para imprimir posteriormente de una manera directa sin usar PowerPoint.
La siguiente zona, Intervalo de Impresión, ya está relacionada directamente con la presentación. Todas: imprimirá todas las diapositivas de la presentación.
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aciones/transicionesDiapositiva actual: sólo imprimirá la diapositiva en la que esté trabajando.
Selección: imprimirá las diapositivas que previamente haya seleccionado.
En el desplegable Presentación personalizada escogerá la presentación personalizada que desee. Esta opción sólo estará activa si existen presentaciones personalizadas.
En el cuadro Diapositivas podrá escribir las diapositivas o intervalos que quiere imprimir. Números separados por punto y coma imprime sólo estos números de diapositiva. Números separados por guiones imprime el intervalo.
En la zona Copias anotará el número de copias a imprimir. Al imprimir más de una copia y activando “Intercalar”, se imprimirán conjuntos de presentaciones. Si no, se imprimirá una presentación con las diapositivas repetidas tantas veces como copias elegidas.
En el desplegable Imprimir seleccionará el tipo de diapositiva a imprimir.
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En el caso de imprimir documentos, se activará la posibilidad de imprimir varios documentos (diapositivas) en una hoja. Para ello, bastará seleccionar la cantidad en Diapositivas por página, seleccionar la orientación y podrá ver una simulación de las ubicaciones en la página.
El desplegable Color define si la impresión será a color, con escala de grises o en blanco y negro.
Ajustar al tamaño del papel: con esta opción marcada, la diapositiva se expandirá o reducirá para cubrir el máximo de superficie del papel.
Enmarcar diapositivas: seleccionándola, creará un marco a la diapositiva.
Imprimir comentarios y formato de entrada manuscrita: si hay entradas manuscritas la opción estará habilitada. Si se selecciona, lo imprimirá.
Imprimir diapositivas ocultas: si las hay, la opción estará habilitada y si se selecciona las imprimirá.
Alta calidad: seleccionándola la impresión será en alta calidad.
Vista previa: ofrecerá una vista preliminar antes de imprimir.
19.5. Empaquetar para CD-ROM
En ocasiones deseará guardar la presentación en un CD-ROM para transportarla de una forma más cómoda, y poder utilizarla en otro ordenador.
Deberá dirigirse al Botón de Office, Publicar y seleccionar “Empaquetar para CD”.
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Se abrirá el cuadro de diálogo Empaquetar para CD-ROM:
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Deberá empezar asignando un nombre al CD. Acto seguido deberá seleccionar los archivos a añadir al CD. Para ello, pulsará el botón “Agregar archivos...”. Se abrirá una nueva ventana donde buscará y seleccionará los archivos que quiera agregar.
El botón “Opciones” abrirá un cuadro de diálogo Opciones, donde se definirán las características del CD-ROM.
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aciones/transicionesMediante el desplegable deberá elegir cómo se reproducirán las presentaciones en el visor.
En la sección “Incluir estos archivos” dispondrá de dos opciones: Archivos vinculados y Fuentes TrueType incrustadas.
Seleccionando “Archivos vinculados” también se grabarán los archivos de audio, video, imagen que se hayan incrustado en la presentación.
Seleccionando “Fuentes TrueType incrustadas” se añadirán las fuentes incrustadas en el documento. Este punto es importante ya que no todos los ordenadores disponen de las mismas fuentes tipográficas y podría darse el caso que se mostrará la presentación con otras fuentes distintas del diseño original.
La última sección permite asignar contraseñas a las presentaciones, protegiendo de este modo la visualización de las mismas por personas ajenas.
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Recordatorio
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Una forma rápida de activar la presentación de diapositivas es pulsando la tecla de función “F5”.
Acostúmbrese a utilizar las notas de la diapositiva. Escriba los puntos determinantes de cada una; aumentará la calidad de las presentaciones.
Ensaye los intervalos de tiempo, y defina el tiempo adecuado. Revise la presentación y si es conveniente repita el proceso hasta encontrar el punto óptimo.
Para asegurarse que una presentación se reproducirá, en otro ordenador, con la tipografía correcta, deberá marcar Fuentes TrueType incrustadas en las Opciones de Empaquetar para CD-ROM
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