FLISOL PERÚ 2012

Guía para la Organización de Sedes FLISOL PERÚ 2012

PresentaciónLa presente Guía para la Organización de Sedes FLISOL PERÚ 2012 tiene como finalidad reunir una serie de experiencias y sugerencias que contribuyan a la organización de cada una de las sedes del FLISOL PERÚ 2012. En las siguientes páginas los organizadores de sedes nacionales encontrarán diferentes consejos que les ayuden a reforzar sus equipos, experiencias probadas para evitar contratiempos y sugerencias que les ayuden a realizar un evento exitoso en su ciudad o región.

AutoresEste documento fue elaborado por la Coordinación Nacional FLISOL PERÚ 2012:

● Juan Eladio Sánchez Rosas (Coordinación Nacional)● Edward Vega Gavidia (Relaciones Comunitarias)● Rolando Herrera Matos (Relaciones Comunitarias)

AgradecimientosTambién contribuyeron con ideas a este documento:

● Raúl Hugo Noriega (Relaciones Públicas)● Junta Directiva de la Asociación Peruana de Software Libre (APESOL), periodo 2011-2014● Carlos Horna Vallejos (Coordinador Nacional FLISOL PERÚ 2011)● Eddie Malca Vicente (activista)● Walter Pabón Guerra (activista)

LicenciaEste documento está bajo la licencia de Creative Commons Reconocimiento-CompartirIgual 3.0 Unported (CC BY-SA 3.0). Por esta licencia, usted es libre de:

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Tabla de contenidos1. Temática general2. Equipo organizador3. Ubicación4. Auspiciadores5. Programación6. Espacios7. Estrategia de comunicación8. Día FLISOL9. Situaciones no previstas

Guía para la Organización de Sedes FLISOL PERÚ 2012

1. Temática generalLa temática del FLISOL PERÚ 2012 es “Software libre para todos”, y estará orientada al Público en General en primera instancia, por lo cual los temas a enfatizar deben estar orientados al usuario final no informático, al potencial nuevo usuario de software libre. Lo anterior no significa que se tengan que descuidar la discusión de temas de nivel intermedio o avanzado, pero sí que deben pasar a un segundo plano. Se recuerda que hay fórmulas para presentar estos temas antes, durante o después del evento, y que cada comunidad organizadora puede realizar eventos altamente especializados que no dependan únicamente del nombre o del día FLISOL.

2. Equipo organizadorEl equipo organizador de la sede de FLISOL PERÚ 2012 debe estar integrado principalmente por miembros de comunidades locales de Software Libre y/o Grupos de Usuarios de Linux (LUGs).

■ TIP: Es altamente recomendable que el equipo organizador esté compuesto por integrantes de varias comunidades locales para fomentar la colaboración y apoyo entre los promotores de Software Libre en las ciudades donde se organiza el evento.

Todos los integrante de el equipo organizador deben estar debidamente registrados en la Wiki Internacional de FLISOL (en su ciudad respectiva, accesible desde http://www.flisol.info/FLISOL2012/Peru) y en los sitios web locales de cada sede, si los tuviesen.

■ TIP: Debe alentarse la participación en la organización de activistas de software libre no involucrados en informática: comunicadores, administradores, economistas, educadores, médicos, policías, etc. Esto enriquecerá la visión del equipo organizador con el fin de tener mejor llegada al público en general y favorecer una mayor asistencia al FLISOL.

Los integrantes del equipo organizador deben tener experiencia (o adquirirla antes del evento) en el uso de software libre tanto en GNU/Linux como MS Windows, con el fin de poder atender posibles contratiempos.

■ TIP: El equipo de coordinación de la sede puede conformarse de la siguiente manera:○ Coordinador General de la Sede○ Coordinador Técnico○ Coordinador de Logística○ Coordinador de Relaciones Publicas○ Coordinadores adicionales de acuerdo a la necesidad de la sede

3. UbicaciónEl local donde se realicen las actividades de la sede FLISOL debe estar ubicado en un lugar de fácil acceso, preferiblemente un local conocido por los habitantes de la ciudad para evitar inconvenientes para encontrar el lugar.

■ TIP: Los detalles de como llegar al local pueden estar representados en una imagen generada por Google Maps u Open Street Map, la cual debe estar junto a la publicidad del evento, sea impresa o virtual.

El local para el desarrollo de FLISOL deberá contar con los siguientes espacios:

● Un auditorio o salón amplio donde se llevaran a cabo las ponencias.● Un laboratorio para la realización de talleres prácticos.● Un espacio abierto donde se realice la feria tecnológica.● Servicios higiénicos debidamente abastecidos y señalizados.● Un cafetín y/o bodega cercana que pueda abastecer las necesidades básicas de

alimentación.● Un botiquín debidamente abastecido con medicamentos de primera urgencia en caso de

algún siniestro y/o accidente.

■ TIP: Es deseable que el espacio abierto para la feria sea al aire libre, pero de no ser posible se pueden usar pasadizos amplio o aulas acondicionadas.

4. AuspiciadoresDado que FLISOL es un evento de ingreso gratuito que requiere cubrir ciertos gastos, se sugiere la convocatoria de Auspiciadores para el evento, de manera que puedan proporcionar de la logística necesaria y se puedan cubrir todos los gastos de la realización del Festival. Las organizaciones, empresas o instituciones que tengan interés en ser auspiciadores de una sede del FLISOL podrán ingresar en una de las categorías, cuyos montos a cubrir estarán a criterio del equipo de coordinación de cada sede.

● Categoría Oro En esta categoría el auspiciador proveerá sus instalaciones (auditorio, aulas y/o laboratorios de cómputo) para el desarrollo del FLISOL. En retribución el auspiciador tendrá derecho a:

○ Logo de la institución en el material publicitario, en el sitio web de la sede del evento, en la página en Facebook (si la sede los tiene)

○ Colocar un banner institucional al ingreso del auditorio y en la conferencia de prensa○ Menciones de agradecimiento en la apertura y cierre por parte de los organizadores.

● Categoría Plata

En esta categoría el auspiciador proveerá merchandising necesario para el evento, como polos para los organizadores y/o para sortear, packs de stickers, folders o lapiceros para obsequiar a todos los asistentes, banners, u otro servicio a criterio de cada sede. En retribución el auspiciador tendrá derecho a:

○ Logo de la institución en el material publicitario, en el sitio web de la sede del evento, en la página en Facebook (si la sede los tiene).

○ Colocar su logo al lado del logo FLISOL en los productos que proporcione al evento (pero sin sobrepasar en tamaño al logo FLISOL).

○ Menciones de agradecimiento en la apertura y cierre por parte de los organizadores.

● Categoría Bronce En esta categoría, el auspiciador proveerá de transporte, alojamiento, viáticos, o algún obsequio para sortear al final del evento, u otro servicio a criterio de cada sede. En retribución el auspiciador tendrá derecho a:

○ Logo de la institución en el material publicitario, en el sitio web de la sede del evento, en la página en Facebook (si la sede los tiene).

○ Menciones de agradecimiento en la apertura y cierre por parte de los organizadores.

5. ProgramaciónEs sumamente importante que el FLISOL se desarrolle de manera ordenada, es por ello que a continuación se sugiere una estructura de programación para el buen desarrollo de todas las actividades:

Hora Actividad

9:00 am Registro de Participantes / Recepción de Invitados

9:30 am Presentación del FLISOL / Palabras de Bienvenida / Inicio de Feria Tecnológica

10:00 am Inicio de Instalaciones / Inicio de Ponencias básicas (~3)

1:00 pm Fin de Instalaciones / Fin de Ponencias Básicas / Fin de Feria Tecnológica / Receso

3-4:00 pm Inicio de Ponencias Especializadas (~2)

6:00 pm Fin de Ponencias Especializadas / Inicio de Conferencia Plenaria

7:00 pm Fin de Conferencia Plenaria / Clausura

6. Espacios

6.1 Instalaciones de software libreEn esta edición de FLISOL se distinguen claramente dos tipos de instalaciones:

● Instalación de distribuciones Linux● Instalación de software libre para Windows

El usuario podrá asistir con su PC de escritorio o laptop el día del evento y decidir qué tipo de instalación por la cual optará. Los organizadores deben contar con varias copias de CDs o DVDs de instalación de las distribuciones Linux, y con CDs o USBs maestro con los instaladores de software libre para Windows.

■ TIP: La última versión de Ubuntu previa al FLISOL (Ubuntu 12.04) será lanzada el jueves 26 de abril de 2012, dos días antes del FLISOL, por lo que deberá ser descargada mediante algún método eficiente (como una buena conexión a Internet o usando torrents oficiales) entre la noche de jueves y la tarde de viernes, para luego ser duplicada en medios ópticos. Se debe estar atento al calendario de lanzamiento de las otras distribuciones o programas a usar en la sede.

■ TIP: Una lista propuesta de programas para Windows es la siguiente:○ Ofimática: LibreOffice○ Internet: Mozilla Firefox○ Multimedia: VLC / Miro○ Texto: Notepad++○ Geografía/Astronomía: Marble / Celestia○ Utilitario: InfraRecorder / Z-zip○ Cualquier otro programa, asegurándose antes que sea Software Libre, NO

Freeware. Todas las instalaciones deben concluir con la primera ejecución del sistema operativo o la aplicación, y la configuración mínima necesaria para su correcto funcionamiento; por cuestiones de tiempo no se harán personalizaciones con el fin de evitar sobrecargar al equipo técnico.

■ TIP: Toda instalación de una distribución Linux debe contar con una ficha documentada, que registre los datos del PC, propietario y la distribución a usar.

El equipo de instalación de software debe estar compuesto por personas altamente capacitadas no solo en el proceso de instalación sino también en la solución de problemas adversos a dicho proceso evitando de los usuarios.

6.2 Stands de feria tecnológicaCada sede implementará una Feria Tecnológica de acuerdo a los recursos con los que cuente, donde los asistentes al evento podrán encontrar diferentes aplicaciones y/o comunidades de software libre, por ejemplo:

● Stands de software libre, donde se presenten datos generales de software libre y se absuelvan preguntas generales y específicas, a manera de un consultorio informático.

● Stands de distribuciones Linux, donde se respondan preguntas y realicen demostraciones en vivo de distribuciones como Ubuntu, Debian, CentOS, Fedora, Gentoo, etc.

● Stands para otros proyectos de software libre: navegadores, software de oficina, sistemas de gestión de contenido web, etcétera.

■ TIP: Se sugiere que los stands de software libre y los de distribuciones estén a cargo

de los organizadores, y que los stands para otros proyectos se encuentren a cargo de comunidades locales o orientadas a los proyectos, o que estas comunidades preparen antes a los organizadores que atenderán al público en dichos stands.

Los stands deberán ser atendidos por personas conocedoras de los temas que presentan, dado que cumplirán la función de orientadores en temas básicos y/o especializados.

■ TIP: Se permitirán stans para empresas que desarrollen soluciones con software libre, pero deben estar claramente diferenciadas de los stands anteriores, identificadas como stands de empresas y ubicadas en un lugar diferente.

Los stands instalados para FLISOL deben contar con las siguientes caracteristicas:

● Contar con material necesario para informar al publico todo lo referente a su tema en particular: afiches, pancartas, folletos, merchandasing, etcétera.

● Para evitar complicaciones y contratiempos, los stands deberían contar con videos que permitan explicar su tema de una manera sencilla y práctica.

● Los stands deben contar con una instalación correcta y segura del fluido eléctrico, para lo que debe evitarse el uso de alambre “mellizo” por ser altamente inflamable.

● En la medida de lo posible, los stands contarán con una conexión a Internet ya que es recomendable que tomen fotos y las vayan publicando en tiempo real para que el resto de sedes y la organización central este siempre informado sobre el desempeño de las actividades.

■ TIP: NO se debe confiar en que los stands contarán con Internet. Las personas a cargo de los stands deben preparados para explicar al público únicamente con los materiales informativos y una PC.

■ TIP: NO se recomiendan stands de juegos. Aunque pueden ser llamativos a primera vista, sólo captarán la atención de los visitantes por instantes, tras lo cual se aburrirán y alejarán.

6.3 ConferenciasSe propone que las conferencias que ocurran en la mañana del FLISOL abarquen temas de nivel básico, para público en general que no ha tenido la oportunidad de escuchar acerca de Software Libre. Los temas deben ser preparados con el objetivo de convencer al público de los beneficios que les traerá el uso de software libre en general o de aplicaciones útiles y específicas. Los equipos organizadores de las sedes tienen libertad para desarrollar temas de nivel intermedio y avanzado; sin embargo se sugiere presentarlos en horas de la tarde, de forma que el horario de la mañana se pueda logrará el objetivo primordial de convencer a nuevos usuarios de las ventajas del software libre. En horas de la tarde, las sedes pueden considerar desarrollar temas de mayor complejidad con el fin de no descuidar al público técnico y especializado, y así lograr un balance del desarrollo del evento.

■ TIP: Los temas de mayor complejidad pueden inclusive ser presentados en días anteriores o posteriores bajo las etiquetas “Conferencias Pre (Post) FLISOL”, dejando toda libertad para que el público en general pueda disfrutar y aprender al máximo el día del FLISOL.

Debe existir un equipo designado para coordinar los detalles protocolares de las conferencias: ubicación de los ponentes, moderar las charlas, ayudar al ponente con su material, tomar fotografías, etcétera. Por último, se recomiendan que los expositores de conferencias no tengan responsabilidades como coordinadores de algunos de los equipos de organización que trabajen el mismo día de FLISOL. También se alienta que los expositores sean de la misma ciudad donde se realiza el evento, con el fin de incurrir en gastos de viajes y estadía.

6.4 Otras actividadesAdemás de las actividades más comúnmente asociadas a FLISOL, se alienta la organización de otras actividades en el día FLISOL, tales como:

● Talleres● Murales artísticos o informativos sobre computación y software libre● Pasacalles● Espectáculos artísticos● Trivias● Sorteos

● Feria gastronómica● Entre otros

7. Estrategia de ComunicaciónTodas las sedes deben establecer una estrategia de comunicación que les sirva de guía para la difusión del evento, de manera que se pueda contar con la mayor cantidad de asistentes posibles. A continuación se desarrollan cuatro puntos base que permitirán a los equipos organizadores mejorar su efectividad en la convocatoria de asistentes al evento.

7.1 PlanificaciónLo primero que todas las sedes deben definir es cuáles son sus puntos más fuertes y relevantes, ya sea en lo técnico, lo social u otra arista en relación a cómo se percibe el Software Libre en su localidad. De esta manera podrá definirse cuál será el “caballito de batalla” durante todo el tiempo de difusión del evento. Como segundo punto debe tenerse en cuenta, de acuerdo al contexto de la sede, cuál es la necesidad del público al que se invitará, de manera tal que la fortaleza del equipo organizador y la necesidad del público tiendan a convertirse en un escenario de Pregunta-Respuesta. Posteriormente se debe considerar qué otros eventos podrían realizarse la misma fecha o fechas muy cercanas, de manera tal que la imagen que se proyecte al público sea lo suficientemente atractiva para destacar respecto de los otros eventos. En base a todo lo identificado y planificado, se procederá a la realización de los diseños e implementación de las herramientas de difusión, teniendo una idea muy clara del qué, cómo y por qué del FLISOL, y así lograr una alta aceptación entre el público.

7.2 PublicidadUna pieza fundamental de la estrategia de comunicación es la publicidad, para lo cual el equipo organizador debe delegar un equipo encargado del diseño del material publicitario, lo que debe incluir Afiches, Volantes, Flyers, Banners, etc.

■ TIP: La Coordinación Nacional proveerá los diseños de afiches y logotipos base a utilizar en todas las sedes, pero cada sede tiene libertad de crear, utilizar y compartir sus propios diseños.

En el caso de la publicidad en Internet, se sugiere la implementación de un Sitio Web o Blog, con el fin de tener una fuente de información fidedigna respecto a todo lo que acontece a la Sede del FLISOL.

■ TIP: La Coordinación Nacional podrá facilitar la creación de subdominios bajo flisol.pe a las sedes que lo soliciten, pero no proveerá hosting, dado que existen alternativas gratuitas o repositorios de sitios web estáticos como GitHub Pages.

Es recomendable que todas las sedes de FLISOL PERÚ 2012 tengan su propia publicidad tales como afiches y/o flyers físicos, pero no es obligatoria dado que requiere inversión. Cada sede debe contar con todo lo necesario para la difusión como máximo el domingo 15 de abril, con lo que se realizaría la campaña de difusión por lo menos las dos semanas previas al evento utilizando material impreso, como afiches y volantes en diferentes puntos de la ciudad de cada sede hasta el día del evento.

7.3 PrensaCada sede deberá delegar un equipo que refuerce la coordinación de Relaciones Públicas, con el fin de convocar a Conferencia de Prensa, para el día Martes 24 de Abril, que corresponde a la semana del FLISOL, con el fin de informar a los medios de la realización del evento de Software Libre más importante en Latinoamérica, que tendrá sede en su localidad. El coordinador de Relaciones Públicas de cada sede, luego de la conferencia de prensa se encargará de la redacción o adaptación de una Nota de Prensa, que será difundida entre todos los medios de comunicación posibles en la localidad de la sede, donde la nota debe incluir una fotografía referencial que podría ser del año anterior. También deberá hacerse publico una Nota de Prensa post FLISOL, para informar de los logros obtenidos en el evento, y el éxito alcanzado.

7.4 Redes SocialesTodas las sedes del FLISOL deberán tener en cuenta la implementación de cuentas en Redes Sociales. Se sugieren usar Facebook por su uso masivo y de llegada a público no solamente informático o conocedor de temas de software libre. Se recomienda este flujo de trabajo:

1. En principio se debe crear una página en Facebook con el nombre Flisol Perú - Sede [Nombre de sede], donde se invitará a la mayor cantidad posible de personas a seguir la página marcando “Me gusta”.

2. Luego se debe crear un evento en Facebook desde la página de la sede, donde en primera instancia deben figurar como invitados todos los miembros del equipo organizador de la sede, y todos los miembros deben invitar a todos los amigos posibles a confirmar su participación en el evento creado en la red social.

3. Todas las noticias que se publiquen en el sitio web o blog oficial de la sede deben replicarse en el muro de la página de Facebook y en el muro del evento.

4. La persona encargada de las redes sociales debe publicar imágenes en la página de Facebook y etiquetar a la mayor cantidad de personas posible.

■ TIP: ¿Porqué no Flisol Perú 2012: [Nombre de sede]?: Queremos evitar que la página

caiga en el olvido una vez culminado el evento de este año, además que Facebook impide cambiar el nombre de la página una vez alcanzado cierto número de fans, haciéndola imposible de reusar el próximo año.

■ TIP: ¿Porqué no Flisol [Nombre de sede]?: Queremos evitar que sea imposible ubicar las páginas de eventos anteriores de Flisol realizados en nuestro país por no llevar el nombre Perú.

Cada sede tendrá libertad de escoger otras redes sociales donde publicitar su sede. Se recomiendan Twitter (para transmitir mensajes cortos o enlazarlo a un blog o Facebook) y YouTube o Vimeo para la publicación de video. El nombre de la cuenta debe seguir siendo Flisol Perú - Sede [Nombre de sede], pero el nombre de usuario si puede ser flisol[nombresede], por ejemplo Flisol Perú - Sede Huancayo (flisolhuancayo).

■ TIP: La publicidad por Internet o redes sociales es importante pero NUNCA debe ser el único medio utilizado para publicitar el evento.

8. Día FLISOL

8.1. EquipoEl equipo organizador de cada sede debe reunirse en el lugar con una hora de anticipación al inicio del evento, con el fin de prever cualquier contratiempo en la apertura, recibir y ubicar a los participantes en la feria de stands, ultimar detalles en los stands de orientación, verificar la correcta señalización del local, y poder tomar sus ubicaciones correspondientes para la recepción de los invitados especiales y todos los participantes que asistan al evento.

■ TIP: Es recomendable que cada organizador cuente con al menos una provisión básica de refresco y snack, sin importar el rol asignado en el evento.

Cada uno de los integrantes del equipo de la sede FLISOL debe estar debidamente identificado con una credencial (fotochecks o stickers).

8.2. SeñalizaciónLa infraestructura de la institución donde se realizara FLISOL debe contar con señalización de cada uno de los puntos donde se realizan actividades propias del evento, así como colaboradores de protocolo que guíen a los asistentes al evento desde el ingreso.

■ TIP: Se puede confeccionar un mapa donde se especifiquen las zonas de la sede, e inclusive un diagrama de flujo que, de acuerdo al tipo de público, pueda dirigirlos a los espacios adecuados. Este mapa debe encontrarse en la entrada de la sede FLISOL.

8.2. Registro fotográfico y audiovisualSe debe contar con una o varias personas que tomen fotografías de lo que ocurre en el evento. En la medida de lo posible se recomienda grabar las conferencias o entrevistas cortas a los participantes.

9. Situaciones no previstasCada una de las sedes nacionales está en la libertad de decidir qué acciones tomar en el caso de proponer actividades diferentes a las aquí descritas, o de enfrentarse a situaciones no previstas en este documento. Sin desmedro de lo anterior, estos nuevos escenarios deberán ser reportados a Coordinación Nacional con el fin de sugerirles opciones (en el caso de experiencias negativas) y/o compartir la experiencia a las demás sedes (en el caso de ideas positivas).