SISTEMA DE FLUJO DOCUMENTAL INTERNO Y EXTERNO

1. Radicacin de Documentos

Recepcin y numeracin (Sticker- Cdigo de Barras Cdigo impreso en el documento).

Permite ingresar el nmero de folios que se estn radicando y dejar la impresin de los mismos en la

etiqueta a colocar o el mecanismo que se utilice.

2. Digitalizacin

El servicio de Correspondencia puede ir acompaado con el proceso de digitalizacin, de tal modo que

una vez recibida la correspondencia la misma tenga un respaldo digital, teniendo la opcin de realizar el

flujo documental dentro de la organizacin con el documento digital.

Como valor adicional, se tendr el respaldo de los documentos con certificados digitales, que permitan la

integridad, demostrar la autenticidad de cualquier documento y su procedencia, as mismo detecten

cualquier manipulacin del mismo.

3. Digitacin

Capturar los datos parametrizables de los distintos documentos y/o el reconocimiento ptico de

caracteres (OCR) para formatos estandarizados.

4. Distribucin del Documento Digital y/o Fsico (reas de Operacin, Zonas Geogrficas)

Se permitir la asignacin o distribucin de los documentos a los usuarios de la Organizacin y/o roles

previamente parametrizados.

Se manejara un esquema de seguridad que depende de permisos configurables de acuerdo a la estructura

de la Organizacin y a su vez, se podr integrar un tablero de control que le permite al usuario identificar

alertas dependiendo de la criticidad del documento, correspondencia no leda, correspondencia enviada

entre otros.

5. Produccin y Trmite de Documentos

Permite la generacin de un documento ya sea como respuesta a un documento recibido, o la produccin

de un nuevo documento, con los consecutivos que se genera con el sistema y a su vez garantiza la

adecuada disposicin final de los documentos.

6. Estadsticas y trazabilidad

Se permitir realizar bsquedas por parmetros de categoras previamente establecidos de acuerdo a la

estructura de la entidad, consulta fcil de la documentacin de acuerdo a los perfiles definidos y

generacin de estadsticas y produccin de informes.

Se ubicara de forma inmediata la documentacin de los procesos, lo que genera que el conocimiento de

la empresa se conserve como el capital intelectual de la organizacin y no solo de las personas.

7. Archivo de Documento de Gestin

Almacenamiento de la informacin de acuerdo a lo exigido por la ley y a las necesidades de la entidad,

con el fin de disponer de la documentacin organizada y con miras a la recuperacin para su uso

administrativo.