FOR-45-1-01-04 Plantilla Ficha Técnica · auditoria) 8 Registrar en el formato de ejecución de...

Auditoría interna PRO-45-1-03-03

FECHA PUBLICACIÓN 16/12/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestión del Sistema de

Bibliotecas

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 2

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3

6.1. Diagrama de flujo – Auditoría interna ................................................................................. 3

6.2. Descripción de actividades - Auditoría interna ................................................................... 3

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 5

8. RIESGOS ....................................................................................................................................... 5

9. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 5

10. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 5





Bibliotecas


1. OBJETIVO

Verificar el correcto funcionamiento del proceso auditado y evaluarlo de manera objetiva

conforme al sistema de gestión de calidad.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la elaboración del programa de auditoria interna y finaliza con la elaboración

del informe final de auditoria interna.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

Norma ISO 9001 de 2015: Numeral 9.2 Auditoría interna

PDI 2016-2020 Sistema de Bibliotecas: “Implementar el Sistema de Gestión de Calidad

para los procesos y la gestión del Sistema de Bibliotecas con miras a lograr la certificación

de calidad bajo la norma ISO 9001:2015”.

3.2. Lineamientos

El auditor no puede auditar su propio trabajo.

Las fechas de las auditorías internas deben ser acordadas por el auditor y cada uno de los

responsables de las áreas a auditar.

El auditor interno debe planear la auditoria y enviar la agenda y el programa de auditoría

interna de esta al responsable del área antes de que la auditoría se lleve a cabo par que el

responsable pueda prepararla.

El auditor debe informarle al responsable del proceso a auditar la finalidad y las fases de la

auditoría antes de comenzar.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

Coordinador de calidad

4.2. Responsabilidades

Coordinador de calidad:

Definir el auditor líder para cada plan de auditoría de acuerdo al programa de auditoria.

Definir el programa y los planes de auditorías y socializarlo con el equipo de gestión de calidad.

Auditor interno:

Preparar con la antelación suficiente la auditoría para informar al responsable del

proceso los requisitos que deben estar completos para esta.

Responsable del proceso:





Bibliotecas


Preparar los documentos necesarios para la auditoría.

Avisar al equipo de trabajo del proceso la realización de la auditoría y el plan de esta.

5. DEFINICIONES

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el

grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría

recopilada frente a los criterios de auditoría.

Auditor interno: Personal de la organización que lleva a cabo una auditoría.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.

Auditor líder: Auditor al que se le designa como líder del equipo auditor.

Programa de auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías

planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito

específico.

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una

auditoría.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo – Auditoría interna

6.2. Descripción de actividades - Auditoría interna

ENTRADA Necesidad de auditar internamente los procesos

PROVEEDOR Sistema de Bibliotecas

SALIDA Informe de auditoría interna

CLIENTE Sistema de Bibliotecas

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Elaborar programa de auditoría

Se realiza el programa anual de auditorías internas en el cual se especifican los procesos a auditar, los planes de auditoría, los auditores responsables y el rango de tiempo de cada auditoria.

Coordinador de calidad

FOR-45-1-03-02 Programa de auditorías

2 Elaborar formato de ejecución de las auditorías

Se elabora, revisa y actualiza e formato de ejecución de las auditorías de tal manera que cubra todos los aspectos a ser auditados.

Auditor interno

FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria)

PRO-45-1-03-03

AUDITORIA INTERNAR

ES

PO

NS

AB

LE

PR

OC

ES

OS

AU

DIT

OR

IN

TE

RN

OC

OO

RD

INA

DO

R D

E

CA

LID

AD

Elaboración informePlaneación Ejecución

1- Elaborar programa de

auditoría

2- Elaborar formato de

ejecución de las auditorías

3- Programar auditoría

4- Enviar agenda

5- Preparar documentos solicitados

6- Informar finalidad y fases

7- Ejecutar auditoría

8- Registrar en el formato de

ejecución de auditoría

9- Elaborar informe

10- Socializar informe

11- Elaborar informe final de

auditoría

Si

¿Hay incumplimientos o posibles

mejoras?

No


FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria) FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria) INF-45-1-03-04 Informe de hallazgos

INF-45-1-03-05 Informe final

PRO-45-1-03-03 Auditorías internas DF.vsd

Plantilla 1

m.pena366Archivo adjuntoPRO-45-1-03-03 Auditorías internas DF.pdf





Bibliotecas


3 Programar auditoría Se agenda la fecha y hora de la auditoría.

Coordinador de Calidad o Auditor líder/Responsable del proceso

4 Enviar agenda

Se le envía al responsable del proceso el plan de auditoría con el horario a seguir y los documentos, archivos y registros que se deben preparar.

Auditor interno

5 Preparar documentos solicitados

Se preparan los documentos solicitados en el plan de auditoría enviado por el auditor interno.

Responsable del proceso

6 Informar finalidad y fases

Se le informa al responsable del proceso la finalidad de la auditoría y las fases de esta.

Auditor interno

7 Ejecutar auditoría Con la ayuda del formato de ejecución de auditorías se va chequeando y valorando cada requisito indicado.

Auditor interno


8

Registrar en el formato de ejecución de auditoría

Se anota en el formato de ejecución, todas las no conformidades encontradas, es decir todos los incumplimientos o posibilidades de mejora.

Auditor interno


9 Elaborar informe

Se elabora el informe de hallazgos de auditoría reportando los hallazgos y el cumplimiento de los requisitos encontrados.

Auditor interno

FOR-45-1-03-04 Informe de hallazgos

10 Socializar informe

Se le informan los resultados al responsable del proceso y a los involucrados para producir un reconocimiento colectivo de la situación.

Auditor interno INF-45-1-03-04 Informe de hallazgos

11 Elaborar informe final de auditoria

Elaborar el informe final de auditoria de acuerdo a la socialización de resultados.

Coordinador de Calidad






Bibliotecas


7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. RIESGOS OPERATIVO

No contar con auditor interno para la auditoría.

No preparar la auditoría por parte del responsable del proceso.

No envío del plan de la auditoría por el auditor interno.

CALIDAD DE SERVICIO

Falta de respeto por parte del auditor interno en el momento de la auditoría.

No revisar todos los ítems programados en la agenda.

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 19/10/2015

Publicación 17/05/2016

1 Elaboración 06/12/2016

Publicación 16/12/2016

10. APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de procesos 06/12/2016

REVISÓ Eliana Arciniegas Auxiliar Bibliotecas 07/12/2016

APROBÓ Liliana Caballero Jefe Administrativo- sistema

Bibliotecas 07/12/2016

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)



ISO 9001:2015

INF-45-1-03-04 Informe de hallazgos


Formato de Programa de Auditorías

FOR-45-1-03-02 V.0

FECHA ELABORACIÓN dd/mm/aaaa

Objetivo del programa:

Alcance del programa:

Recursos necesarios:

Documentos de referencia:

Proceso

Subproceso

Fecha programada

Fecha real

Equipo auditor

Auditado

Observaciones:

NOMBRE

CARGO

FECHA

ELABORÓ

(Coordinador de Calidad)

dd/mm/aaaa

REVISÓ (Jefe Administrativa):

dd/mm/aaaa

APROBÓ

(Directora Sistema de Bibliotecas)

dd/mm/aaaa


m.pena366Archivo adjuntoFOR-45-1-03-02.docx

Formato de Ejecución de auditorías (Plan de auditoria)

FOR-45-1-03-03 V.0

FECHA ELABORACIÓN dd/mm/aaaa

ÁREA O PROCESO AUDITADO

N° Auditoria:

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTAS INICIALES)

Fecha inicio:

Hora inicio:

Fecha final:

Hora final:

Auditor/es:

Preguntas

Documentos y Registros

Comentarios/Observaciones/

Conclusiones

NO CONFORMIDADES

CÓDIGO

CALIFICACIÓN

DESCRIPCIÓN Y EVIDEDENCIAS

Calificar No Conformidad según:

1. Desviación menor: afecta poco al resultado de los procesos

2. Desviación moderada: En ciertas condiciones puede afectar a los procesos

3. Desviación importante: Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfacción del cliente

NOMBRE

CARGO

FECHA

ELABORÓ

(Auditor interno)

REVISÓ (Coordinador de Calidad):

APROBÓ

(Director/Jefe/ Dueño de procesos)


m.pena366Archivo adjuntoFOR-45-1-03-03.docx

SISTEMA DE BIBLIOTECAS

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Código

INF-45-1-03-04

Versión No.

0

INFORME HALLAZGOS AUDITORIA INTERNA

Fecha de elaboración

Página 3 de 3

Tabla de Contenido

1.OBJETIVO22.ALCANCE23.EQUIPO AUDITOR24.PROCESO25.DOCUMENTOS EXAMINADOS26.FORTALEZAS27.DEBILIDADES Y PROPUESTAS DE MEJORA28.NO CONFORMIDADES29.OBSERVACIONES210.APROBACIÓN2

1. OBJETIVO

Explica de forma breve y concisa la finalidad de la auditoría.

2. ALCANCE

Corresponde a la delimitación de la auditoría.

3. EQUIPO AUDITOR

1.

2.

3.

· Auditores.

4. PROCESO

Proceso auditado- Persona auditada (Nombre y Cargo) - Fecha de realización de la auditoría

4.

5. DOCUMENTOS EXAMINADOS

5.

· Documentos revisados en la auditoría.

6. FORTALEZAS

· Fortalezas identificadas

DEBILIDAD

PROPUESTA DE MEJORA

Debilidad identificada

Propuesta de mejora

7. DEBILIDADES Y PROPUESTAS DE MEJORA

8. NO CONFORMIDADES

CODIFICACIÓN

NO CONFORMIDAD

EVIDENCIA

(1) Calificar N.C. según:

1. Desviación menor: afecta poco al resultado de los procesos.

2 Desviación moderada. En ciertas condiciones puede afectar a los procesos

3 Desviación importante. Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfacción del cliente.

9. OBSERVACIONES

Observaciones adicionales.

10. APROBACIÓN

NOMBRE

CARGO

FECHA

EQUIPO AUDITOR

dd/mm/aaaa

dd/mm/aaaa

RESPONSABLE DEL PROCESO

dd/mm/aaaa

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Auditor interno (Nombre)

Auditor líder (Nombre)

Coordinador de Calidad

m.pena366Archivo adjuntoINF-45-1-03-04.docx

SISTEMA DE BIBLIOTECAS

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Código

INF-45-1-03-05

Versión No.

0

INFORME FINAL AUDITORÍA INTERNA

Fecha de elaboración

Página 1 de 3

Tabla de Contenido

1.OBJETIVO DEL INFORME22.PARTICIPANTES23.CUMPLIMIENTO DE AUDITORIAS34.HALLAZGOS44.1.Hallazgos Generales44.2.Hallazgos por Procesos55.RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA EN LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS66.CONCLUSIONES67.APROBACIÓN6

1. OBJETIVO DEL INFORME

En el objetivo debe especificarse: número de la auditoria interna, año y periodo de tiempo en el que se realizó.

2. PARTICIPANTES

A continuación se presenta un listado de los participantes de las auditorías. Incluye auditores internos, auditados y responsables de procesos.

2.1 Listado de los participantes

NOMBRE

CARGO

UNIDAD

ROL

3. CUMPLIMIENTO DE AUDITORIAS

Se realizaron auditorías a X procesos. De las fechas planteadas inicialmente, se tuvieron que reprogramar X auditorías. Este fue el cronograma:

PROCESO

AUDITADOS

AUDITORES

FECHA

1

4. HALLAZGOS

4.1. Hallazgos Generales

Enumerar los hallazgos generales

4.2. Hallazgos por Procesos

En esta sección se presenta el detalle de los hallazgos encontrados en cada una de las auditorias por procesos. Se debe dar clic al icono que aparece al lado del nombre del proceso para consultar el informe de esa auditoría.

PROCESO

ARCHIVO

1

1.

5. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA EN LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS

6. CONCLUSIONES

7. APROBACIÓN

NOMBRE

CARGO

FECHA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Auditor líder

Jefe Administrativa

Directora Sistema de Bibliotecas

m.pena366Archivo adjuntoINF-45-1-03-05.docx

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