Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica

Elaborado por:

Eliana Mayorga

Miguel ngel Ruz

Ingrid Santos

2013

Unidad 3

FORMACIN DE LOS ARCHIVOS

SEGN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

Gestin Documental I

UNIDAD III

FORMACIN DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

ELIANA ROCIO MAYORGA BOHORQUEZ

INGRID JOHANA SANTOS MUOZ

MIGUEL NGEL RUIZ BARRERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA

BOGOT

2013

UNIDAD III

FORMACIN DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

ELIANA ROCIO MAYORGA BOHORQUEZ

INGRID JOHANA SANTOS MUOZ

MIGUEL ANGEL RUIZ BARRERA

PROFESORA:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA

BOGOT

2013

INTRODUCCIN Es importante conocer que para cada etapa o ciclo vital de los documentos existe un archivo encargado de sus procesos, reconocidos como: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico, como se establece en el Artculo 23 de la Ley 594 de 2000. Por tanto, para el estudiante de Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica se hace necesario el reconocimiento de los diversos ciclos documentales por los que atraviesan los documentos desde su creacin hasta su eliminacin, seleccin y/o conservacin total. Tambin es importante identificar los procesos documentales establecidos en los diferentes tipos de archivo que permiten que los documentos y la informacin contenida en ellos, cumplan sus funciones ya sea para la entidad o para la sociedad misma. El siguiente trabajo surge a raz de la visita realizada a un Archivo Pblico y otro Privado, con el fin de identificar las diferentes etapas documentales, los valores que adquieren los documentos ya sean primarios o secundarios, la forma de realizar las transferencias documentales y en general, las herramientas de apoyo como las Tablas de Retencin y Valoracin Documental, entre otras las cuales permiten que se lleven a cabo correctamente los Programas de Gestin Documental de las entidades.

Consultar en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 (en lnea)

OBJETIVO GENERAL

Adquirir conocimiento general sobre la formacin de los archivos segn el ciclo vital de los documentos y las etapas de formacin de los archivos.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Comprender la formacin de los archivos segn el ciclo vital de los documentos.

Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organizacin.

Identificar las diferentes clases de archivos en sus distintas fases de

formacin.

Valorar la funcin e importancia administrativa, jurdica y testimonial de los archivos.

Identificar los procesos del Programa de Gestin Documental que se

desarrollan en cada etapa de la formacin de los archivos

UNIDAD III

FORMACIN DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

1. Visiten un archivo de una entidad pblica y otro de una entidad privada, indiquen el nombre de la entidad, direccin, nombre de la persona que les ofrece la informacin y telfono. Haga un comentario como se encuentra organizada su documentacin. Elaboren como mnimo 10 preguntas en cada uno, las cuales les permitan aclarar las dudas que tengan respecto a la gestin documental, identifiquen en ellos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

Entidad Pblica

Ecopetrol

Ciudad Bogot

Direccin Carrera 7 No. 37 21 Funcionario Mara Fernanda Gonzlez Gmez

Telfono 2 344000 2 344099 (Bodega Calle 5ta) Comentario General

La entidad cuenta con Archivo de Gestin y Archivo Central. Cada uno se encuentra organizado con el propsito de cumplir los parmetros establecidos por el AGN, en los instructivos y los manuales internos de la entidad. Se maneja un alto volumen de documentacin la cual es clasificada y organizada segn las Tablas de Retencin Documental.

Encuesta: 1. Dganos algunos documentos que manejen y que sean importantes por su valor histrico, misional o de patrimonio ya sea para la entidad o para la sociedad.

La entidad an no cuenta con un Archivo Histrico, pero se est gestionando un

proyecto donde se pueda centralizar toda la informacin, creando un Archivo

Central especializado que cumpla con todas las caractersticas y polticas exigidas

por el AGN y de esta manera darle paso a la creacin de un Archivo Histrico

donde se evidencie por medio de documentos originales el desarrollo, crecimiento

y evolucin de la empresa.

2. Cmo se determina la trasferencia de un documento del archivo de gestin al archivo central? Los documentos que reposan en el archivo de gestin son valorados mediante las Tablas de Retencin Documental, a partir de esto se establece cules de estos documentos se pueden transferir al archivo central. Para realizar esta trasferencia, es importante cerciorarse que los documentos hayan cumplido realmente el tiempo en el archivo de gestin, para esto se toma la fecha de cierre o finalizacin de cada expediente y a partir de esta se contabilizan los aos de retencin estipulados en las T.R.D. Por ejemplo, para los contratos de servicio, se establece que deben mantenerse 2 aos en el archivo de gestin, entonces a partir de la fecha del acta de liquidacin de cada contrato (ltimo documento legajado en el expediente), se contabilizan esos dos aos; entonces si el acta es de diciembre del 2012, se el expediente del contrato se puede transferir en enero de 2015. Otro caso son las actas de comit, para la cuales se establece que deben conservarse 1 ao en el archivo de gestin, pero como corresponden a una serie documental simple se pueden transferir en el momento que se cumpla la vigencia documental, es decir, las actas de comit producidas en la vigencia 2012 se pueden transferir en el 2014 al archivo central, las del 2013 se transfieren en el 2015 y as sucesivamente. 3. Cul es el paso a seguir luego que los documentos terminan su ciclo en el archivo central? En el archivo central los documentos son valorados con la tabla de retencin documental, la cual permite determinas que documentacin se debe transferir archivo histrico por el valor documental que adquieren en reflejo de las funciones de la entidad, como memoria institucional y de la sociedad. En este proceso de valoracin, tambin se identifica la documentacin que puede ser eliminada, la cual corresponde a aquella que ha cumplido su tiempo de retencin tanto en el archivo de gestin como en el central y no se justifica su conservacin en el archivo histrico, es decir, culmina su ciclo vital. Los documentos que se vallan a eliminar deben ser previamente clasificados e inventariados y con estos soportes (fsicos y magnticos), se realiza una reunin con el comit de archivo de la entidad, quienes son los encargados de dar el aval para que la documentacin pueda eliminarse, definen la forma de hacerlo (la manera ms comn es el picado y reciclaje de los documentos) y la fecha en la que se puede proceder. Una vez aprobada la eliminacin por parte del comit de archivo, se elabora el Acta de Eliminacin Documental a la cual se le adjunta

como soporte el inventario de la informacin eliminada (formato nico de inventario documental - FUID). Las T.V.D. tambin disponen para algunas series el proceso de seleccin, el cual consiste en seleccionar una muestra de esas series documentales una vez cumplido el tiempo de retencin los archivos de gestin y central. La documentacin seleccionada se microfilma y se transfiere al archivo histrico para su conservacin; para el porcentaje restante que no se selecciona, se procede a realizar la eliminacin. 4. Hace cunto tiempo se est desarrollando el Programa de Gestin

Documental - PDG?

EL archivo cuanta con las polticas de gestin documental a partir del ao 2001

donde se estableci una dependencia que se iba a encargar de la administracin,

difusin, administracin y conservacin de los fondos documentales. Se deriv un

sistema de trabajo que ha venido evolucionando; las primeras tablas que se

aplicaron al archivo fueron del ao 2001, eran tablas de valoracin con la

inyeccin de nuevos modelos de gestin.

Luego la empresa se encarg en realizar las primeras TRD que nacieron en el

2002, trayendo beneficios para la administracin de la informacin, pero

presentaba falencias en el momento de aplicacin de las mismas, puesto que las

personas que laboraban en la entidad no confiaban plenamente en estas

herramientas y se abstenan de su uso por miedo a la prdida de informacin que

ellos consideraba importante. Sin embargo, con ayuda de las continuas

capacitaciones, los funcionarios tomaron conciencia frente a las polticas de

gestin documental y es en el ao 2005 donde se implementan unos manuales y

procedimientos que servan como guas para la administracin de archivos, en

estos se evidenciaba la gran importancia de los acervos documentales de la

empresa y eran necesarios para su desarrollo continuo.

Con las modificaciones y avances en los programas de gestin documental, se

contratan empresas especializadas en administracin documental que de forma

directa enriquecen los procesos documentales, implementando modelos de trabajo

supervisados por Ecopetrol, adems, en los ltimos aos debido al cambio en las

polticas de administracin de la entidad, han surgido nuevos procesos, con

nfasis en las nuevas tecnologas.

5. Qu programas digitales implementan en la entidad para la gestin

documental?

Para la gestin de Correspondencia existe un sistema denominado cartero, que se

encarga de radicar, administrar y distribuir los documentos que se generan

durante la actividad de la empresa y se hace un control de los documentos que

llegan a la entidad. En esta rea cuenta con una empresa especialidad para la

administracin de correspondencia.

Existe otra plataforma denominada P8, que administra, distribuye y consulta todos

los documentos de historias laborales, contratos, maestra de acreedores, entre

otros, donde se pueden consultar de forma eficiente manteniendo la integridad

fsica del documento y que los que conforma este acervo documental electrnico

son catalogados como privados y de suma importancia.

A parte de las plataformas que tiene disponible la entidad para realizar un proceso

de gestin documental, la empresa contratista encargada de la prestacin de

servicios archivsticos, cuenta con software SIDRA, (BD, servidores, programas),

para la administracin de dichos archivos optimizando la parte operativa; este

programa sirve para recuperar los documentos que se encuentran en el archivo,

tiene bsqueda a nivel de documento y carpeta, y utiliza sistemas de Indizacin,

reglamentado con normalizacin y procedimientos para la captura de metadatos.

6. Cmo se encuentra ordenada la informacin de la entidad?

Existen los criterios bsicos para la apertura y conformacin de expedientes con

base en la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental normalizadas y

estandarizadas de ECOPETROL S.A., que contribuyan a la organizacin de los

Archivos de Gestin de la Empresa.

Las unidades administrativas de ECOPETROL S.A. deben, con fundamento en la Tabla de Retencin Documental aprobada, velar por la conformacin,

organizacin, reservacin y control de los archivos de gestin.

La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada.

El respectivo Jefe de cada dependencia de la empresa, debe ser el responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del

archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad

sealada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.

Una vez creada la carpeta debe ser inmediatamente incluida dentro del inventario documental de la dependencia.

Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la integridad del ltimo documento a archivar).

7. Cul es el perfil profesional y experiencia laboral de la persona

encargada del archivo?

Para la direccin y administracin del archivo la entidad cuenta con un grupo de

trabajadores especializados en el rea de Ciencias de la Informacin, que son los

encargados de servir como veedores frente a las diferentes actividades que realiza

la empresa especializada en la administracin de archivos., Ecopetrol contrata

empresas prestadoras de servicios que estn capacitadas para cumplir con las

actividades establecidas por el Plan de Gestin Documental, esta entidad dentro

de su grupo de trabajo cuenta con:

6 profesionales en Ciencias de la Informacin, con especializaciones en

seguridad de la informacin.

3 Biblioteclogos.

3 Profesionales en Ciencias de la informacin Elaboracin de tablas.

4 ingenieros de Sistemas.

22 coordinadores de Archivo

250 aproximadamente, Auxiliares de Archivo: la mayora egresados del

SENA y otros estudiantes de Ciencias de la Informacin.

8. Qu tipo de capacitaciones brinda la entidad al personal encargado del archivo? En el momento que ingresa una persona a laborar en el rea de archivo, se le dan a conocer los diversos instructivos y manuales que se maneja en cada proceso, con el fin de que puedan desarrollar sus trabajo de forma ms segura y logren despejar las dudas que surjan al momento que ejecutan las actividades. Adicional a eso, la entidad procura que sus empleados estn en constante capacitacin, por tanto, cada vez que se modifica o se hace necesario reforzar algn proceso, se realizan capacitaciones colectivas con el fin de que se puedan reforzar los conocimientos y despejar las dudas existentes para mejorar el desempeo y rendimiento laboral e igualmente asegurar resultados con calidad.

Hace poco, las personas que laboran en el archivo de gestin y central de la entidad, obtuvieron una certificacin por competencias sobre gestin documental, expedida por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, lo cual les permiti afianzar sus habilidades y conocimientos como tambin reforzar y mejorar sus falencias en este aspecto. 9. Cules aspectos cambiara de los procesos documentales implementados en la entidad hasta ahora? El volumen de documentacin recibida en la entidad es muy amplio y aunque existen diferentes Centros de Gestin de Correspondencia, todos manejamos la misma red para la carga de los documentos al aplicativo electrnicamente, por lo cual, en ocasiones colapsa y se hace imposible el ingreso al sistema, la carga de documentos y la distribucin de los mismos a manera electrnica. Por tanto, uno de los aspectos a mejorar es la infraestructura de red, que nos permita acceder a los diferentes aplicativos de forma gil y se logre minimizar los tiempos de los procesos que en estos se realizan. 10. Cules son los beneficios que le ha permitido la normalizacin de procesos archivsticos a la entidad? Para las personas que laboramos en el archivo, nos vemos altamente beneficiadas con los Programas de Gestin Documental de la entidad, pues nos permite realizar una labor ms eficiente y oportuna. El principal beneficio se refleja a nivel documental, logrando normalizar los procesos y procedimientos que se realizan en la entidad, para el adecuado manejo de la documentacin. Para nosotros es muy importante cumplir con los tiempos establecidos en los ANS, en este sentido, el PGD permite organizar cada proceso para que todos trabajemos en una lnea secuencial y alcancemos los objetivos de manera eficiente. Desde que se recibe un documento hasta que se se carga en el sistema o se entrega al funcionario, intervienen diferentes procesos como recepcin, recibo, clasificacin, radicacin, distribucin, entrega; la entidad ha logrado identificar muchas falencias existentes en estos procesos , tomar acciones de mejora y normalizarlas a travs del Programa de Gestin Documental, entonces, nos vemos beneficiados al poder mejorar los procesos para lograr clientes satisfechos con los servicios prestados, mediante respuestas oportunas a sus solicitudes y procesos documentales basados en calidad.

Entidad Privada

Diseos Tecnolgicos en Archivos DISTECAR

Ciudad Bogot

Direccin Carrera 53F No 4G 36 Funcionario Walter Garzn Ramrez

Telfono 2607990 - 2707990

Comentario General

La entidad cuenta con un Archivo Central y un Archivo Histrico. Presta servicios documentales a otras entidades pblicas y privadas, por tanto la informacin se encuentra organizada segn la normatividad vigente y de acuerdo a las tablas de Retencin y Valoracin Documental de las entidades. Fsicamente, la documentacin se encuentra en bodegas con alta capacidad de almacenaje de informacin.

Encuesta: 1. Dganos algunos documentos que manejen y que sean importantes por su valor histrico, misional o de patrimonio ya sea para la entidad o para la sociedad.

En el momento, estamos manejando un proyecto que es el Fondo Nacional de

Regalas en Liquidacin, el cual cuenta con bastante informacin ya que era el

ente encargado del control y vigilancia de las regalas que por concepto de

explotacin de recursos naturales no renovables obtiene el pas y se distribuyen

dentro de los municipios o entidades que eran afectadas por este tipo de

explotaciones. En este sentido se conservan los documentos que reflejen su parte

misional y administrativa en relacin a las funciones que realiza la entidad.

2. Cmo se determina la trasferencia de un documento del archivo de gestin al archivo central? Este se determina por la Tabla de Retencin Documental F-GBIBA09 (versin 1),

ya que por medio de ella se dicta el tiempo que cumplen los documentos en el

archivo de gestin, se verifica que los documentos que se van a transferir al

archivo central sea y cumplan con las caractersticas para su transferencia. Luego

se elabora e formato de transferencia al AC, con las descripciones de cada unidad

documental que va a ser transferida, esta va con la firmas de la persona duea de

la documentacin, la persona del grupo de archivo y correspondencia que hace el

acompaamiento para la transferencia y el funcionario que recibe la transferencia

en el Archivo Central.

3. Cul es el paso a seguir luego que los documentos terminan su ciclo en el archivo central? Se hace una reunin con el Comit de Archivo de la entidad, el cual analiza,

estudia y plantea, cuales son las series o unidades documentales que ya han

cumplido su vigencia en el Archivo Central y pueden pasar a ser parte del Archivo

Histrico de la entidad, para ello se debe tener en cuenta que slo se conservaran

los documentos que reflejen su carcter misional y administrativo y sean

importantes para consultas de carcter tcnico, jurdico e histrico.

Por ltimo se levanta una acta donde quedan escrito las decisiones tomadas en

torno a la documentacin que pasa a ser parte del archivo histrico y sobre la

documentacin que se elimina por no ser relevante o cumplir valores de carcter

misional o administrativos de importancia para la entidad.

4. Hace cunto tiempo se est desarrollando el Programa de Gestin

Documental - PDG?

Distecar Ltda, es una empresa privada creada en 1998, con el fin de brindar

soluciones y asesora en el manejo de los archivos y gestin documental, la cual

se rige en los parmetros y programas de gestin establecidos en cada entidad,

por tanto no se ha establecido aun su propio PGD.

5. Qu programas digitales implementan en la entidad para la gestin

documental?

En la ejecucin de este proyecto se cuenta con el programa ORFEO, el cual es de

uso de la entidad, adems de INTRANET y Bases de datos.

6. Cmo se encuentra ordenada la informacin de la entidad?

La informacin, se encuentra ordenada cronolgicamente para series compuestas

en los casos de contratos, acuerdos, informes de gestin, programas, proyectos,

entre otros; y en orden numrico para series simples como actas, resoluciones,

circulares, entre otros.

7. Cul es el perfil profesional y experiencia laboral de la persona

encargada del archivo?

Actualmente para el proyecto en el cual se viene trabajando contamos con el

siguiente personal

1 Profesional en Ciencias de la Informacin.

3 Tcnicos en archivo, quienes son lderes de procesos.

25 Auxiliares de Archivo

8. Qu tipo de capacitaciones brinda la entidad al personal encargado del archivo? Nosotros como empresa no manejamos capacitaciones para el personal, sino que

realizamos reuniones con cada uno de los integrantes del grupo para efectuar las

respectivas retroalimentaciones de los procesos, en estas reuniones se exponen

los diferentes punto de vista, las experiencias buenas y malas de cada proceso y

de esta forma se van identificando las soluciones ms acordes y factibles que nos

lleven a un buen desempeo de nuestra labor en el proyecto el cual nos

encontramos trabajando.

En actualidad, contamos con un grupo de trabajo capacitado que consta de

profesionales y tcnicos, quienes son el soporte de la compaa para el desarrollo

de estas actividades.

9. Cules aspectos cambiara de los procesos documentales implementados en la entidad hasta ahora?

Distecar Ltda, es una empresa que an no tiene establecido un PGD al 100%, por

tanto nos encontramos en continua bsqueda de elementos y herramientas que

nos permitan adecuar los procesos documentales, ofrecer servicios de calidad,

enmarcados en el objetivo de construir un programa de gestin documental

competitivo en el mercado y que cumpla los requisitos legales y normativos.

10. Cules son los beneficios que le ha permitido la normalizacin de procesos archivsticos a la entidad? Los procesos que hemos ido implementado y ajustado hasta la fecha, nos han

permitido prestar servicios archivsticos dirigidos hacia el correcto majo de la

documentacin y la conservacin de la informacin para las diferentes entidades

al mismo que se minimizan costos que se pueden generar al custodiar informacin

innecesaria o por reprocesos de las actividades.

Los procesos documentales que hemos implementado hasta el momento, son los

que nos han permitido adquirir reconocimiento en el campo archivstico, abriendo

as las puertas a nuevos proyectos documentales como tambin a las personas

que han querido incursionar en esta importante labor.

2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:

Archivo Total: Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento,

preservacin y disposicin final.

Ciclo Vital de los Documentos: Fases por las que pasan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin

transitoria, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

Principio de Procedencia: Es un principio archivstico por el cual se establece que la organizacin de los expedientes, cada documento debe

estar en el fondo del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen.

Principio de Orden Original: Es un principio archivstico por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar su

actividad administrativa, fundamental para la ordenacin de fondos, series y

unidades documentales.

Folio: Cada una de las hojas que conforman un expediente. Est compuesto por dos pginas.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacin.

Fondo: Grupo de documentos internos y externos que reflejan las funciones y actividades desarrolladas en una entidad o institucin.

Seccin: Dependencia de una entidad de mayor rango; se agrupan el conjunto de series documentales que testimonian las diversas actividades desarrolladas en ejercicio de una determinada funcin.

Subseccin: Es una divisin de la seccin como producto de la estructura orgnica de la entidad generadora del Fondo.

Serie: Es el conjunto homogneo de documentos que representa las actividades frecuentes en los procedimientos tcnicos y administrativos de las dependencias.

Sub-series: Son subdivisiones que se generan a partir de la Serie documental para definir un asunto especfico.

Tipo Documental: Corresponde a una pieza documental independiente, es decir, cada uno de los documentos que se generan o reciben en una oficina, que consolidados permiten conformar el expediente de una serie o sub-serie. Ejemplo: Serie: Contratos Subserie: Contratos de Servicio Tipos documentales: Certificado de disponibilidad presupuestal, acta de audiencia informativa, acta de iniciacin, informe de actividades, cuenta de cobro, acta de liquidacin final.

Tablas de Retencin: Es un instrumento archivstico utilizado para el manejo de la documentacin ya sea producida o recibida en las diferentes reas y que conforman el archivo de gestin y central de la entidad. Mediante las T.R.D. se llevan a cabo las transferencias primarias, es decir del archivo de gestin al archivo central.

Tablas de Valoracin: Mediante estas, se determina cuales documentos adquieren valores secundarios para que sean conservados de forma permanente en el archivo histrico o cualquiera que sea la disposicin final de los documentos que conforman cada serie documental (eliminacin, seleccin o

conservacin total). Mediante las T.V.D. se llevan a cabo las transferencias secundarias, es decir del archivo central al archivo histrico. Los aspectos ms importantes que podemos identificar mediante las T.V.D. y T.R.D. son: * El listado codificado de series y sub-series con sus respectivos tipos documentales, los cuales reflejan las funciones de cada unidad administrativa de la entidad. * El tiempo que deben permanecer los documentos en sus diferentes ciclos. (Retencin) * El nivel de acceso y/o consulta para cada serie documental dependiendo de su importancia legal, administrativa, jurdica, entre otras. * La disposicin final de los documentos una vez cumplida la etapa de retencin en cada fase del archivo; dicha disposicin se establece como: Conservacin total, seleccin, microfilmacin o eliminacin.

Valor Primario: Lo adquieren los documentos que se encuentran en la fase activa (archivo gestin) o semi-activa (archivo central) de la entidad, es decir, son de manejo y/o consulta constante o frecuente. Esto valores pueden ser de tipo administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable.

Valor Secundario: Corresponden a valores de tipo cientfico, testimonial, investigativo, histrico, entre otros, que adquieren los documentos para que sean conservados de forma permanente como Patrimonio Documental. Dichos documentos se encuentran en la fase inactiva (archivo inactivo o histrico) de la entidad una vez culminado su ciclo en la fase activa y semi-activa.

3. Den ejemplos de 3 documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios.

Entidad Tipo Valor

Documental Ejemplo Observaciones

ECOPETROL

Valores Primarios

Informes de Laboratorio

Se conservan 2 aos en el archivo de gestin, 6 en el central y una vez culminado este tiempo se procede a su eliminacin.

Planes Se conservan 2 aos en el archivo de gestin, 8 en el central y una vez culminado este tiempo se procede a su eliminacin.

Conceptos Tcnicos

Se conservan 2 aos en el archivo de gestin, 8 en el central y una vez culminado este tiempo se procede a su eliminacin.

Estos documentos solo adquieren valores primarios de tipo administrativos, legales y /o tcnicos y por tanto una vez cumplido su tiempo y valores adquiridos en la gestin, se deben eliminar en su totalidad.

Valores Secundarios

Informes Tcnicos

Se conservan 2 aos en el archivo de gestin, 8 en el central y una vez culminado este tiempo se transfieren al archivo histrico para su conservacin total.

Acuerdos Petroleros

Se conservan 2 aos en el archivo de gestin, 18 en el central y una vez culminado este tiempo se transfieren al archivo histrico para su conservacin total

Formas Ministeriales de Produccin

Se conservan 1 ao en el archivo de gestin, 50 en el central y una vez culminado este tiempo se transfieren al archivo histrico para su conservacin total.

Estos documentos adquieren valores secundarios pues sirven como testimonio de la gestin de Ecopetrol para garantizar la conservacin del patrimonio documental de la nacin.

Entidad Tipo Valor Documental

Ejemplo Observaciones

DISTECAR

Valores Primarios

Informes de Comisin

Se conservan 1 ao en el archivo de gestin, 4 en el central, culminado los tiempos los documentos que conforman la sub-serie se eliminan.

Inventarios Se conservan 2 aos en el archivo de gestin y 1 en el central, culminado los tiempos los documentos se eliminan (son consolidados en el grupo de inventarios).

Caja Menor Se conservan 2 aos en el archivo de gestin y 18 en el central, culminado los tiempos los documentos se eliminan.

Estos documentos se eliminan por no poseer valores secundarios, son eliminados mediante el proceso de picado.

Valores Secundarios

Circulares Externas

Se conservan 1 ao en el archivo de gestin y 19 en el central, culminado los tiempos se realiza una seleccin y para su conservacin total y permanente.

Informes a Entes de Control

Se conservan 1 ao en el archivo de gestin y 19 en el central, culminado los tiempos se realiza una seleccin y para su conservacin total y permanente.

Conceptos Tcnicos

Se conservan 5 aos en el archivo de gestin y 15 en el central, culminado los tiempos se realiza una seleccin y para su conservacin total y permanente.

Estos documentos se conservan en forma permanente por su valor histrico, cultural y para la investigacin, con fines de respaldo y consulta, utilizando el microfilm.

4. Realicen 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Ejemplo 3:

5. Indaguen cules documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. Los documentos que se deben eliminar en las oficinas y que no hacen parte a

algn expediente o deban ser archivados se denominan documentos de apoyo,

son los que son utilizados para justificar un soporte pero que no es importe o

probatorio para la empresa.

Las carpetas de documentos de apoyo se conservan por 1 ao, realizan apertura

anual, lo que quiere decir que es por vigencia, de igual manera se deja copia de

cada una las comunicaciones emitidas y se archivaran en orden cronolgico, se

identifican como documentos de apoyo seguido del asunto de la informacin.

6. Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliacin de los documentos.

Foliacin

Se debe aplicar nicamente a los expedientes de las series / subseries especficas de cada una de las dependencias.

No se debe tener en cuenta la paginacin preimpresa que lleven los documentos archivados en el expediente.

Se debe retirar con anterioridad el material abrasivo y realizar la depuracin de los documentos como copias o papeles de trabajo.

La foliacin de los documentos se realiza, respetando el orden natural de los documentos cronologa.

No debe anteponerse a las cifras ningn trmino como pueden ser nmero o folio, es decir debe ir nicamente el nmero de folio correspondiente. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6...etc.

Se deben utilizar nmeros arbigos. La numeracin se aplica en forma consecutiva, asignando el nmero (1) al

documento con la fecha de produccin ms antigua, e ir aumentando con los documentos generados durante el trmite independientemente del nmero de expedientes, por ejemplo: Expediente 1: Folios 1-198, Expediente 2: Folios 199-401.

La foliacin hecha con anterioridad no debe corregirse y si se detecta algn error en ella debe numerarse nuevamente todo el expediente, tachando la numeracin anterior con una lnea diagonal.

La numeracin debe ir en la parte superior derecha de la hoja en sentido de lectura del documento, de manera legible y sin enmendaduras.

Los planos o cualquier documento que este doblado, se numerar como un solo folio.

Los impresos (folletos, estudios, boletines, plegables) incluidos dentro de un expediente deben numerarse en un solo folio y en el campo de observaciones del inventario documental se registrar el nmero de folio asignado y los datos descriptivos del impreso, incluyendo el nmero total de pginas que lo componen.

Nota: Para las dos entidades se manejan los mismos parmetros de foliacin. La diferencia es que en Distecar la foliacin se realiza en lpiz de mina negra (HB), en cambio en Ecopetrol se realiza en esfero de tinta negra.

____________________________________________

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Foliacin Tinta. (Consulta en lnea) http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2142

7. Indiquen como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

Basado en Tablas de Retencin Documental aprobadas

Cada conjunto de registros (informacin recibida y enviada relativa al mismo asunto) debe estar grapado para asegurar la integridad de la informacin. Se debe eliminar el exceso de ganchos metlicos.

La ordenacin de cada unidad documental se har segn sea el caso, cronolgica o numrica.

Ordenacin Cronolgica: Se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por FECHA.

Ordenacin Numrica: Se ordenaran en forma numrica ascendente, donde el primer nmero corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservacin, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un nmero consecutivo asignado:

El documento con la fecha ms antigua de produccin debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta y el de la fecha ms reciente se debe encontrar al final de la misma.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, se deben foliar una vez hayan cumplido su vigencia, con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.

Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la integridad del ltimo documento a archivar). Esta debe ser cerrada y marcada con las fechas extremas de su contenido.

8. Mencionen los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

ROTULACION E IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS Y CAJAS

CARPETAS Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular en la parte inferior derecha de tal forma que permita su gil ubicacin y recuperacin con los siguientes datos:

Nombre de la Entidad: ECOPETROL S.A. / DISTECAR LTDA. Cdigo dependencia- Cdigo Serie y/o Sub-series. Sigla o nombre completo del rea. Nombre de la Serie y/o Sub-series (s la tiene). Nombre Especfico de la carpeta o expediente. Fecha de apertura (Fecha del primer documento). Fecha de cierre (Fecha del ltimo documento). Nmero de la unidad de conservacin No. ___ de ___ (Cuando un

expediente est compuesto por ms de dos unidades de conservacin) Nmero de carpeta y de caja Folios (Nmero de hojas que contiene la carpeta)

Nota: Las dos entidades manejan parmetros para la identificacin de carpetas similares, se rescatan los mismos datos en los rtulos de las carpetas, lo que vara es el diseo del mismo.

CAJAS Las cajas se deben identificar, marcar y rotular en la parte frontal de la caja de tal forma que permita su gil ubicacin y recuperacin con los siguientes datos:

Nombre de la Entidad: ECOPETROL S.A. / DISTECAR LTDA. Nombre de la dependencia- Cdigo Serie y/o Sub-series. Sigla o nombre completo del rea. Nombre de la Serie y/o Sub-series (s la tiene). Rango de carpetas que contiene. Fecha de apertura (Fecha del primer expediente). Fecha de cierre (Fecha del ltimo expediente). Esta facilita la ubicacin de rtulos que son administrados por el contratista

para la ubicacin fsica dentro de la estantera. Nota: Las dos entidades manejan parmetros para la identificacin de carpetas similares, se rescatan los mismos datos en los rtulos de las carpetas, lo que vara es el diseo del mismo.

9. Expliquen lo siguiente: a) Cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestin en la entidad visitada y en qu consiste cada uno de ellos.

Produccin o Elaboracin

La entidad genera y elabora documentos basado en las polticas establecidas por

el AGN, este se refiere bsicamente a la creacin mediante medios informticos

de documentos que tengan un alto ndice de reproduccin o que sean requeridos

de manera diversa en diferentes localidades, generalmente se aplica a

documentos oficiales emitidos por algn ente gubernamental.

Todos los documentos y registros elaborados como evidencia de la gestin de la

Empresa deben cumplir con lo establecido en el Procedimiento de Elaboracin y

Control de Documentos y en el Procedimiento de Control de Registros.

Los documentos generados como evidencia de un proceso se deben asegurar por

parte del rea productora de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental.

Recepcin

En esta empresa se reciben y conservan segn el tiempo de vigencia. Despus de

lo cual se valoran, depuran. Las comunicaciones oficiales deben ser recibidas en

las ventanillas de correspondencia.

En la ventanilla de correspondencia se debe verificar que el documento se

encuentre completo, que corresponda a lo anunciado y sea competencia de la

Empresa.

Distribucin

La empresa soporta sus actividades de distribucin bajo las normas establecidas

por la misma, cuenta con plataformas adaptadas para la consulta y distribucin de

informacin (Cartero P8), las cuales son las encargadas de distribuir de forma

gil la informacin dirigida a la empresa. Se debe garantizar que los documentos

radicados lleguen a su destinatario, para ello la herramienta CARTERO cuenta

con una base de datos de los funcionarios de la Empresa. (Instructivo para el

Manejo de la Comunicaciones Oficiales).

Las comunicaciones internas se pueden realizar a travs del correo electrnico

corporativo (Ley 527 de Agosto 18 de 1999, art. 11), manteniendo su valor

probatorio, siempre y cuando la comunicacin se haya generado, comunicado y

archivado en el sistema oficial y se pueda demostrar la trazabilidad de la misma.

Los documentos deben distribuirse con las condiciones de seguridad establecidas

por el lder de proceso, para dar cumplimiento a los mecanismos de control

establecidos en la Gua del Ciclo de Vida de la Informacin de la informacin. La

distribucin de los documentos externos es responsabilidad de la Direccin de

Abastecimiento DAB.

Trmite

El termino para resolver las comunicaciones rige a partir de la fecha de radicacin

en el rea de correspondencia y se procede para el trmite conforme a lo

instaurado en la Resolucin N 17 del 9 de agosto de 2005 la cual establece el

trmite interno de las peticiones presentadas ante ECOPETROL S.A.

Dar respuesta a las comunicaciones oficiales recibidas en tiempo oportuno hace

parte del cumplimiento a la funcin administrativa que todo funcionario de la

Empresa tiene. Se deben respetar los formatos e imagen corporativa definida para

este fin.

Organizacin

La organizacin de los archivos de gestin, se encuentran ordenados por

dependencias, adems existe un archivo de gestin centralizado administrado por

una empresa contratista, que se encargan de la ubicacin fsica de las carpetas

utilizando bases de datos, para la fcil recuperacin de informacin, estas

carpetas se encuentran ubicadas en cajas por series y aos facilitando el proceso

de transferencia primaria cuando se requiera. En los archivos de gestin se debe

dar la clasificacin, ordenacin y descripcin documental de las series y tipos

documentales de cada rea segn lo dispuesto en la Tablas de Retencin

Documental TRD, as como la identificacin y tratamiento a documentos de apoyo.

A travs de las TRD se determinan los tiempos de conservacin de cada serie y

tipo documental, establece la fecha en que los documentos deben ser trasferidos

al Archivo Central, ser digitalizados, microfilmados o eliminados. El responsable de

la actualizacin de la TRD es el administrador documental de cada rea. La TRD

debe ser homologable a los listados maestros de documentos y registros del

Sistema de Gestin de Calidad.

La conformacin de expedientes debe realizarse segn la aplicacin de la TRD,

aplicando los siguientes instructivos: Instructivo para la conformacin de

expedientes.

Consulta

Hay una empresa contratista que se encarga de administrar los expedientes que

se encuentran en el archivo de gestin, se basan en acuerdos de servicio donde

se evidencia los tiempos de respuesta, entrega fsica del documento o carpeta,

grado de confiabilidad y accesos restringidos, utilizan un software especializado

que denota el trmite de un proceso de consulta y prstamo evidenciado de forma

fsica por medio de planillas el estado de la solicitud de la informacin si est

disponible, esta desactualizada, esta prestad o en su defecto est transferida;

cada carpeta tiene un tiempo de prstamo que va desde un da hasta 8 das,

tiempo en que ser devuelta la informacin o ser renovado el prstamo con el fin

de no perder la trazabilidad de prstamo de la informacin, tanto la entrega como

la devolucin de la informacin se hace en la oficina del funcionario, utilizando un

embalaje adecuado para el trasporte de la informacin.

Los documentos del sistema de control interno se deben consultar a travs de P8

SGI. La impresin de los documentos de P8SGI genera copias no controladas.

En caso de requerirse una copia controlada se debe solicitar al administrador de

documentos del rea correspondiente. Preferiblemente se deben usar copias

electrnicas.

Para el uso o consulta de registros fsicos se debe acudir a los archivos de

gestin, los cuales deben proporcionar el servicio de consulta con los controles

establecidos, asegurando las autorizaciones previas por el lder del proceso

correspondiente. Preferiblemente se debe escanear la informacin y entregarla en

PDF, para ello se deben usar los multifuncionales dispuestos en cada rea.

Todas las consultas realizadas a los Archivos de Gestin o Centrales deben llevar

un nmero nico de identificacin y manejarse en un sistema que permita la

trazabilidad. Los Archivos de gestin deben contar con personal competente que

pueda determinar la necesidad del usuario, contar con estrategias de bsqueda de

informacin y proporcionar un servicio de calidad.

Para el uso o consulta de registros electrnicos se deben consultar los sistemas

de informacin o carpetas compartidas, ambos aprobados por la Direccin de

Tecnologa de Informacin, asegurando el control de acceso, segn Gua de

Seguridad de la Informacin ECP-DTI-G-004.

Conservacin

Los documentos de archivo de gestin se encuentran ubicados en estanteras

rodantes con el nimo de ganar espacio, ya que se genera un volumen alto de

informacin, se encuentra guardo en cajas de referencia X200 para carpetas y

cajas X300 para AZ, son de consulta frecuentes estos requieren estar en procesos

de adecuacin constante con el nimo de cumplir las exigencias del cliente.

Es responsabilidad de cada funcionario la custodia de los documentos fsicos y

electrnicos hasta el momento de su publicacin o transferencia a los Archivos de

Gestin controlados por la Coordinacin de Gestin Documental, quien a partir de

ese momento establece los controles para asegurar los documentos en cada

etapa del ciclo vital. Los registros fsicos y electrnicos se deben conservar en los

repositorios oficiales establecidos en la empresa como se ilustra a continuacin:

Los Archivos de Gestin y Centrales deben cumplir con las normas de HSE de la

Empresa, para ello se harn mensualmente revisiones generales o especficas a

los diversos archivos. Deben tener un panorama de riesgos, un Lder de

Evacuacin de Archivo y tener delimitadas las salidas de emergencia.

Todos los procesos asociados a la Gestin Documental de la Empresa deben

contar con un plan de contingencia y asegurar la informacin que se maneja en

diversos medios y soportes. Cuando se realice una transferencia primaria o

migracin de los documentos de un ambiente a otro debe asegurarse su integridad

y este el formato que se debe utilizar:

Cuando el documento sea generado en otro Sistema de Informacin se debe

garantizar su permanencia en el mismo por el tiempo homologable a la Tabla de

Retencin Documental. Los medios de almacenamiento que contengan

documentos deben asegurar su permanencia en el tiempo por un periodo igual o

superior al establecido en la Tabla de Retencin Documental.

Disposicin Final

Se hace de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retencin Documental

aprobada por cada rea y la valoracin previa de la informacin, diligenciada en

una columna de la TRD. Para los documentos en medio fsico es responsable la

Coordinacin de Gestin Documental, a travs de los responsables de la

prestacin de los servicios archivsticos, aplicando la TRD o TVD, solo para

aquellos documentos que han perdido sus valores primarios o secundarios

(Instructivo para la eliminacin de documentos).

Para los documentos electrnicos administrados en P8 a travs del File Plan de la

empresa. Es posible eliminar las mltiples copias de un documento, siempre y

cuando se garantice que exista una copia en el Archivo Central.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos

originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin

reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e

inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan

los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.

Soporte Fotogrfico

b. Cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qu consiste cada uno de ellos

Generalidades

"En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley 594 de 2000.

Las instalaciones fsicas de los archivos centrales e histrico deben cumplir con las condiciones de infraestructura y medio-ambientales establecidas en el Acuerdo No. 049 de 2000, emitida por el Archivo General de la Nacin.

Organizacin

Los expedientes en el Archivo Central se encuentran organizados de forma cronolgica, estn identificados previamente con la serie y subserie a la que corresponden segn lo dispone la Tabla de Retencin Documental. Estos expedientes son ubicados en cajas x200 dispuestas en estantera fija. Dichas cajas tambin se encuentran identificadas con datos como: Entidad, Dependencia (con su cdigo), Serie Documental (con su cdigo), el nmero de carpetas que estn contenidas en la caja y el nmero de caja. En la estantera la cajas son organizadas de acuerdo al organigrama de la entidad con el fin de mantener el mismo orden de jerarqua y codificacin, adems porque as se refleja en las T.R.D. por ejemplo: de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda.

Consulta

La consulta de los documentos en el archivo central es menos frecuente que en el de gestin, normalmente se consultan documentos con el fin de dar respuesta a algn proceso administrativo, jurdico, financiero, entre otros, donde se hace necesario contar con los documentos de vigencias anteriores a las que normalmente se manejan en el archivo de gestin. Es necesario que los funcionarios se encuentren previamente autorizados para que puedan consultar los documentos de su inters, de lo contrario la consulta ser negada. Igualmente en las tablas de retencin se determina el nivel de acceso que tiene cada serie documental con el fin de resguardar la informacin vital de la entidad. Para efectuar el prstamo de un expediente, se procede al diligenciamiento del formato de prstamo de documentos establecido por la entidad, en el cual el funcionario que retira el expediente debe firmar como responsable del mismo. De la misma forma, en la base de datos se debe descargar el expediente que sale del archivo, la fecha, la dependencia y el funcionario encargado de la consulta. En la caja donde reposa el expediente, se deja un testigo o un afuera, como evidencia de que se efectu el prstamo del mismo, esto con el fin de controlar la salida e ingreso de los expedientes al Archivo Central como tambin el adecuado manejo y prstamo de los mismos.

Conservacin,

Condiciones Ambientales

Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.

Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA)

Equidistante al administrador de archivo.

Disposicin final de documentos.

La disposicin final se efecta de acuerdo a lo establecido en la Tabla de

Retencin Documental, una vez la documentacin culmina el tiempo de retencin

en el Archivo Central, se procede a su eliminacin o su transferencia al Archivo

Histrico.

Para los documentos que se van a eliminar, se realiza un reunin con el Comit de

Archivo responsable en dar al aval para llevar a cabo dicho proceso, igualmente la

documentacin debe ser inventariada y descrita con la serie documental a la que

pertenece para cerciorarse que la documentacin se puede eliminar y corroborar

que se ha cumplido con el tiempo de retencin.

Los documentos que se trasfieren al Archivo Histrico corresponden a

documentos que han adquirido valores histricos, culturales, investigativos y

probatorios (valores secundarios). Se pueden transferir series documentales al

100% o realizar una seleccin documental de cada serie; el porcentaje o cantidad

a seleccionar tambin est establecido en las T.R.D. A la documentacin

seleccionada se le realiza el proceso de Microfilmacin e igualmente se trasfieren

los expedientes fsicos.

Soporte Fotogrfico

c. Cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histrico y en qu consiste cada uno de ellos

Organizacin

A los expedientes en el Archivo Histrico se les conserva la ordenacin cronolgica o numrica asignada en el Archivo Central y corroborada al momento de la transferencia. Las carpetas deben ir con la documentacin completa, estar previamente seleccionadas sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliogrfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro fsico Estos expedientes son ubicados en cajas x200 o x300 segn el tipo de estantera y la documentacin almacenada. Las carpetas, cajas y estantes se identificaran con un rtulo autoadhesivo el cual debe de tener: nombre de la dependencia, cdigo de la dependencia, serie y subserie documental, ttulo de la carpeta, fechas extremas, folios. Para los archivos microfilmados se elabora un ndice en una base de datos que discrimina la oficina productora, serie y subserie, el contenido de cada fotograma y el nmero de rollo. Luego los microfilm se organizar en estantera especial para esto, se organizan por el nmero de rollo con el que encuentran identificados con el fin de facilitar su recuperacin.

Consulta

La consulta de los documentos en el Archivo Histrico es muy baja debido a que ya ha pasado el tiempo destinado para cumplir sus funciones administrativas en la entidad, por tanto, en la mayora de los casos se consultan los documentos de este archivo para lograr reconstruir procesos legales, jurdicos, financieros, entre otros, como testimonio de la memoria institucional o social y como soporte en alguna investigacin. El Archivo Histrico se encuentra ubicado en un lugar diferente al de la entidad, por tanto, se debe realizar la solicitud de prstamo de documentos mediante los formatos establecidos, direccionarla al Archivo Histrico donde es aprobada, luego, se identifica a travs de una base de datos la ubicacin en la bodega dnde se encuentra la informacin, se extraen los expedientes de las cajas y posteriormente se envan los documentos solicitados a la persona responsable. Antes de retirar los expedientes se diligencia el formato de salida y prstamo de documentos. Este tipo de consulta y prstamos puede tardar entre 1 a 3 das hbiles.

Si la entidad cuenta con mquinas lectoras de microfilm, puede solicitar el prstamos de los rollo de la misma forma, de lo contrario es necesario que se dirigida al Archivo Histrico para que desde all pueda consultar los rollos y la informacin microfilmada.

Conservacin,

Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD

RELATIVA DE 50 A 60%. Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.(LUZ

ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA)

Equidistante al administrador de archivo. Carpetas 4 aletas en Propalcote blanco o kraf. 70 x 52 para expedientes de 200 folios.

Cajas X200 medida de 21 x 26 x 40 Cajas x300 medida de 38 x 28 x 40

Disposicin final de documentos.

Para los documentos custodiados en el Archivo Histrico ya han sido aplicadas la

disposiciones establecida en las Tablas de Retencin Documental, por tanto, toda

la documentacin que se custodia en este archivo debe ser conservada en su

totalidad, en algunos casos se transfiere la documentacin al Archivo General de

la Nacin, para otros, la entidad se encarga de su bodegaje ya sea alquilado o

propio. Por tanto, teniendo en cuenta que se debe velar por la integralidad la

documentacin y evitar su deterioro fsico que surge por agentes como luz, polvo,

hongos o humedad, se debe programar peridicamente jornadas de fumigacin y

evaluaciones que permitan identificar la humedad y el estado ambiental de la

bodega en la que se almacena la documentacin.

Soporte Fotogrfico

10. Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservacin o eliminacin.

Ejemplo 1.

Documento:

Legalizaciones de viaje

Dependencia: GCL Grupo de Contabilidad y Legalizaciones.

Las legalizaciones de viaje se producen en la vicepresidencia de suministro y mantenimiento para pagar a los funcionarios los viticos que se generan a raz de algunas de sus gestiones laborales en otra ciudad. Luego de ser generadas, aprobadas y cobradas esas legalizaciones se codifican con un cdigo que est estipulado en la tabla de retencin de esa dependencia. Estas legalizaciones de viajes son un tipo documental de la subserie 120.03-Comprobantes de Pago de la oficina de Contabilidad. Cuando ya se encuentra codificadas se entrega al archivo en un recorrido estipulado para recoger la informacin correspondiente a esta dependencia; en este recorrido se verifica que la documentacin este codificada y con todos sus anexos, se relaciona en un FUID (Formato nico de Inventario Documental), para as dejar constancia de lo que se ha entregado al archivo. La documentacin son entregada a la persona responsable del archivo, quien se encarga de ingresarla a base de datos y direccionar al expediente correspondiente, es decir, a la carpeta de Comprobantes de Pago de la oficina de Contabilidad; una vez ubicado el expediente al que se ingresa el documento fsicamente por fecha. Para esta subserie (120.03), la T.R.D. establece que debe custodiarse 2 aos en el Archivo de Gestin y 15 en el Central, por tanto cada dos vigencias se transfieren los documentos de esta subserie al Archivo Central, all permanecen por otros 15 aos y una vez finalizados, se procede a realizar una seleccin de toda la documentacin que afecte esta subserie. A la documentacin seleccionada se le realiza el proceso de microfilmacin y procede a transferir al Archivo Histrico para su conservacin permanente.

Ejemplo 2.

Documento:

Informes de Gestin de Acuerdos Petroleros

Dependencia: VEP Vicepresidencia de Exploracin y Produccin

Las entidades o clientes externos se acercan cada mes a la ventanilla de correspondencia de Ecopetrol para entregar los informes de su gestin de los diferentes acuerdos para los que prestan servicios. All se verifica que vengan dos copias del informe y que el documento se encuentre con todos sus soportes y anexos. El documento se entrega al rea de archivo, all se digitaliza para que la imagen se pueda cargar en el aplicativo de forma electrnica. Al documento fsico se le asigna el cdigo de la serie a la que pertenece: 2683 Acuerdos Petroleros, teniendo en cuenta que estos informes corresponden a un tipo documental establecido en esta serie. Una vez codificado se entrega en el recorrido del edificio para que sea entregado fsicamente el documento al funcionario encargado. El funcionario revisa el informe y das despus, lo devuelve al Archivo de Gestin para que sea archivado en la carpeta del acuerdo petrolero correspondiente; all el responsable del archivo lo ingresa al sistema y ubica la carpeta en la que se debe archivar el informe, por ejemplo, en la carpeta del acuerdo petrolero CARACARA. Otro funcionario del archivo se encarga de ubicar el expediente correspondiente y archivar el informe all por orden cronolgico (fecha), se debe conservar la integralidad del documento, es decir, no se separa sus anexos ni soportes y todo se archiva por la fecha del oficio que est remitiendo dicho informe. Para esta serie (2683), la T.R.D. establece que debe custodiarse 2 aos en el Archivo de Gestin y 18 en el Central, por tanto, a partir de la fecha del acta de liquidacin de cada acuerdo, se conservan los expedientes 2 aos en el Archivo de Gestin y se transfieren al Archivo Central para que all permanezcan por otros 18 aos. Cuando se cumplan estos tiempos de retencin se procede a realizar una seleccin de documentacin que afecte esta serie; la documentacin que se selecciona es microfilmada y luego se realiza la transferencia al Archivo Histrico para su conservacin permanente.

Ejemplo 3.

Documento:

Requerimiento o solicitud de informacin.

Dependencia: SCV Subdireccin de Control y Vigilancia.

El interventor de esta subdireccin realiza el requerimiento de informacin que necesita, este requerimiento se carga en el sistema Orfeo el cual le asigna un nmero consecutivo para que la entidad territorial de respuesta en los tiempos establecidos. Luego, los requerimientos se envan por mensajera especializada o correo certificado y a partir de la fecha de recibo en la entidad territorial, empieza a regir los trminos de respuesta y las fechas de vencimiento de la misma. La entidad territorial procede a dar repuesta del requerimiento hecho por la SCV, especificando en el asunto el nmero de radicado y el asunto asignados en el sistema Orfeo. Una vez llega dicha respuesta a la entidad, el encargado de recibirla en el rea de archivo y correspondencia, consulta el Orfeo el nmero de radicado del requerimiento para distribuirlo al rea encargada, en este caso, la Subdireccin de Control y Vigilancia. El documento se digitaliza para cargarlo al sistema Orfeo y la persona encargada de los recorridos internos es quien hace llegar el documento fsico a dicha subdireccin. Cuando el funcionario lo devuelve al Archivo de Gestin, este se archiva en la carpeta de la entidad territorial y vigencia de la documentacin bajo la subserie 214.02-Interventora Administrativa y Financiera Regalas Directas, ya que el documento corresponde a una tipologa documental de esta. Se ubica la carpeta en mencin y se organiza cronolgicamente. La T.R.D. establece que esta serie debe custodiarse 2 aos en el Archivo de Gestin y 18 en el Central. Luego que se cumplan estos tiempos de retencin se procede a realizar una seleccin de la documentacin identificada con esta subserie; la documentacin que se selecciona es microfilmada y luego se realiza la transferencia al Archivo Histrico para su conservacin permanente.

11. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente: Qu importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el pas? Consideramos que este decreto tiene mucha relevancia referente a la evolucin que se ha evidenciado en la importancia de la gestin documental para un pas, ya que ayuda en la reglamentacin e implementacin de los PDG en las entidades pblicas o privadas que tengan funciones pblicas. Estipula cada uno de los aspectos que se deben tener en cuenta para el buen uso de la documentacin generada o recibida por una entidad, y de esa manera garantizar el buen uso de la informacin plasmada en los documentos que un futuro pueda llegar hacer patrimonio cultural de un pas. Cules son los aspectos ms importantes a tener en cuenta segn el contenido del mencionado Decreto?

En este decreto se reglamenta el ttulo V de la ley 594 del 2000. Se dictan disipaciones en la gestin documental para las entidades del

estado. Comprende la administracin publica en sus diferentes niveles, nacional,

departamental, municipal, distrital. El tipo de informacin mencionada en este decreto recoge a toda

informacin producida, recibida por las entidades pblicas o privadas con funciones pblicas.

Los funcionarios, contratistas son responsables de la gestin de los documentos.

El ministerio de las tecnologas de la informacin y comunicaciones es el responsable de todo lo referente con programas del sector de las tecnologas de la informacin y comunicaciones.

La coordinacin de la gestin documental corresponde a las personas encargadas de la oficina de archivo.

Es necesario el anlisis legal, funcional y archivstico para la creacin de documentos y de esa manera solo producir los necesarios, esto ayuda en el ahorro de los programas de gestin documental.

Hay que garantizar que la informacin est disponible para cuando las personas autorizadas necesiten una consulta, entre otros.

Hace referencia a los instrumentos archivsticos para la gestin documental como: CCD, PGD, TRD, PINAR, inventario documental.

Todas las entidades del estado deben contar con un programa de gestin documental, este es aprobado por el comit de desarrollo administrativo.

De igual manera se debe tener en cuenta la proteccin de los datos personales de conformidad con la ley 1273 de 2009.

Si se requiere la autenticidad, integridad y confidencialidad se pueden utilizar firmas electrnicas o digitales.

Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

El cual se establece que el archivo general de la nacin es el responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos con el fin de velar por el patrimonio documental del pas, adems, se crea el comit evaluador de documentos del AGN y se estables sus funciones.

Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013

Da las pautas para la elaboracin de las Tablas de Retencin y Valoracin Documental por parte de las entidades del Estado, departamental, distrital, municipal y privadas con funciones pblicas. Especifica el alcance de las T.R.D y T.V.D. y la conformacin de los grupos interdisciplinario para la elaboracin de las mismas.

Acuerdo 05 de 15 de marzo de 2013

Se establecen las disposiciones para la clasificacin, ordenacin, y descripcin de los archivos a entidades del Estado en sus diferentes niveles. Estas entidades deben garantizar que los procesos de clasificacin, ordenacin, descripcin, sistemas automatizados y disposiciones finales, se llevan a cabo manera adecuada y bajo los parmetros establecidos en el presente acuerdo.

Cules son los cambios a en los procesos de la Gestin Documental a la luz de ese nuevo Decreto?

CONCLUSIONES

La experiencia adquirida con la elaboracin de este trabajo fue altamente enriquecedora para nosotros como estudiantes de CIDBA, pues nos dio la oportunidad de reforzar muchos de los conocimientos que hemos adquirido empricamente mediante la ejecucin de nuestras actividades diarias. Consideramos que es importante el adecuado manejo de la documentacin dependiendo de la etapa documental en la que se encuentren, pues esto permite cumplir con los objetivos de la entidad en materia de Gestin Documental como tambin velar por la informacin importante de los documentos desde que se originan hasta su disposicin final. Adems, los documentos son los que reflejan las funciones y acciones de las entidades, mediante estos podemos llevar a cabo correctamente nuestras actividades diarias y por esto es importante darles un adecuado manejo. . Reconocimos una vez ms, la importancia de instrumentos archivsticos como las Tablas de Retencin y Valoracin Documental, pues son herramientas que permiten a la entidad normalizar el manejo de su documentacin como la asignacin de valores ya sean primarios o secundarios segn cada tipo; por otro lado, a nosotros como profesionales CIDBA nos dan las pautas para identificar los documentos pertenecientes a las diferentes series y subseries de la entidad y su correcto manejo (clasificacin, ordenacin, valoracin, disposicin final, entre otros) en cada uno de los archivos que se encuentren dependiendo de su fase documental.

WEBGRAFA Archivo General de la Nacin [en lnea]. Acuerdo 03 de 2013. [Recuperado el 27 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259

Archivo General de la Nacin [en lnea]. Acuerdo 04 de 2013. [Recuperado el 27 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260

Archivo General de la Nacin [en lnea]. Acuerdo 05 de 2013. [Recuperado el 27 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261

Archivo General de la Nacin [en lnea]. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012. [Recuperado el 28 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616 Archivo General de la Nacin [en lnea]. Ley 594 de 2000. [Recuperado el 28 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 Presidencia de la Repblica [en lnea]. Ley 1437 de 2011. [Recuperado el 28 de octubre de 2013] Disponible en internet, http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/ley143718012011.pdf