Formacions continuades d’expedientsJornada d’usuaris

Novembre del 2011

Índex

1. Procediment genèric

2. Signatura electrònica de documents

3. Compulsa electrònica i digitalització certificada de factures

4. Còpies autèntiques1. Generació de còpies autèntiques

2. Validació de còpies autèntiques

www.absis.es

2. Validació de còpies autèntiques

5. Resolució de relacions – agrupació d’assumptes

6. Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSIS1. Esquema general solució

2. Enfocament i evolució – full de ruta

Procediment genèric

Procediment genèric

ConcepteConcepteConcepteConcepte

Procediment amb un conjunt de tràmits i plantilles genèriques que permet incoar i tramitar qualsevol tipus d’expedient

Objectiu principalObjectiu principalObjectiu principalObjectiu principal

Informatització ràpida de tots els expedients tramitats per l’administració sense necessitat de definició previa d’un procediment diferent per cada tipus d’expedient

www.absis.es

necessitat de definició previa d’un procediment diferent per cada tipus d’expedient

TipusTipusTipusTipus

- Procediment genèric simplificat

- Procediment genèric bàsic

Procediment genèric simplificat

CaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiques

- És registren tots els expedients – Registre d’expedients

- És crea una carpeta electrònica per cada expedient tramitat – expedients controlats

- Fàcil localització i accés a les carpetes dels expedients/documents

- Control de la documentació de l’expedient – custodia

- Possibilitat de normalització de la documentació – ús de plantilles de documents

- Només queda constància dels documents de cada expedient - no hi ha full de ruta

www.absis.es

- Només queda constància dels documents de cada expedient - no hi ha full de ruta de l’expedient

Procediment genèric simplificat

Passos implantacióPassos implantacióPassos implantacióPassos implantació

- Dissenyar totes les plantilles de documents – models que es volen fer servir (opcional)

- Dissenyar un procediment amb 1 tràmit que permeti generar i capturar els documents de l’expedient (mínim un)

- Crear els llibres per numerar els expedients (mínim un)

- Crear una Unitat Organitzativa (UT) i un grup d’usuaris amb tots els usuaris tramitadors

www.absis.es

tramitadors

Procediment genèric bàsic

CaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiques

- El procediment inclou un tràmit per cadascuna de les fases del PAC

- Facilita el control de l’estat de la tramitació - que fase s’ha fet i quina queda per fer en cada expedient

www.absis.es

Aspectes importants de la implantació

Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs

Opció1 : Control d’accés totalOpció1 : Control d’accés totalOpció1 : Control d’accés totalOpció1 : Control d’accés total

Tots els tramitadors poden veure i tramitar qualsevol expedient de qualsevol de

les àrees – només cal informatitzar un procediment

Opció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àrees

www.absis.es

Opció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesEls tramitadors d’un àrea poden accedir i tramitar només els expedients de la seva àrea - cal informatitzar un procediment per àrea, un grup d’usuaris per area i

i un llibre per àrea (opcional)

Aspectes importants de la implantació

Implantació segons el tipus d’ integració amb Acords i ResolucionsImplantació segons el tipus d’ integració amb Acords i ResolucionsImplantació segons el tipus d’ integració amb Acords i ResolucionsImplantació segons el tipus d’ integració amb Acords i Resolucions

Opció1 : Amb integració amb SecretariaOpció1 : Amb integració amb SecretariaOpció1 : Amb integració amb SecretariaOpció1 : Amb integració amb SecretariaSi ha integració – cal afegir al procediment el tràmit proposta o petició d’acord/resolució, el temporitzador per bloquejar l’expedient i les plantilles proposta i notificació

www.absis.es

Opció2: Sense integració amb SecretariaOpció2: Sense integració amb SecretariaOpció2: Sense integració amb SecretariaOpció2: Sense integració amb SecretariaSi no hi ha integració – cal afegir al procediment el tràmit proposta o petició d’acord/resolució, el temporitzador per bloquejar l’expedient i les plantilles proposta i notificació

Signatura electrònica de documents

Signatura electrònica de documents

Definició de signatura electrònicaDefinició de signatura electrònicaDefinició de signatura electrònicaDefinició de signatura electrònicaConjunt de dades en forma electrònica consignat junt amb d’altres o associat a elles, que poden ser utilitzats com a mitjà d’identificació del signat

Objectiu principal de la signatura electrònica dels documentsObjectiu principal de la signatura electrònica dels documentsObjectiu principal de la signatura electrònica dels documentsObjectiu principal de la signatura electrònica dels documentsGarantir la integritat, autentificació i no repudi dels documents electrònics - validesa jurídica

www.absis.es

Tipus de signaturesTipus de signaturesTipus de signaturesTipus de signatures-Segons el lloc on s’ emmagatzema: SeparadaSeparadaSeparadaSeparada o Adjunta-Segons el format de les dades que formen la signatura: CADESCADESCADESCADES, XADES, PDF, etc...-Segons el seu reconeixem legal: bàsica, reconeguda, avançadaavançadaavançadaavançada-Segons si s’utilitza o no certificat electrònic per generar-la: Amb certificat Amb certificat Amb certificat Amb certificat o Sense Sense Sense Sense certificatcertificatcertificatcertificat

Signatura electrònica de documents

ConfiguracióConfiguracióConfiguracióConfiguració

- Conveni amb la Plataforma de Serveis de Certificació (PSC) que es farà servir

PSIS, @Firma, etc...

- Sol·licitar les targetes TCAT o els certificats que es faran servir les persones que han d’aprovar documents amb signatura electrònica amb certificat

- Configurar el sistema amb les dades d’accés a la PSC (absconfig.xml)

- Configurar els classificadors de documents que s’han de signar (opcional)

www.absis.es

- Configurar els càrrecs de han d’aprovar els documents (opcional)

- Configurar les alertes que han de rebre les persones que intervenen en l’aprovació (opcional)

- Crear un circuits d’aprovació (lògiques) per cada conjunt de persones que han de signar uns determinats tipus de document.

- Configurar els procediments per tal de que els expedients quedin a l’espera de l’aprovació d’un determinat document (opcional)

Signatura electrònica de documents

OperatoriaOperatoriaOperatoriaOperatoria- Un cop preparat el document s’envia a aprovar (s’inicia el procés d’aprovació del document)- Cada signant va reben el document en el moment en que ha de donar la seva aprovació- l’ordre d’aprovació s’indica en el circuit (lògica) d’aprovació

Des Des Des Des d’ond’ond’ond’on es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?- Des del portasignatures : cada usuari veu tots els documents que en un moment donat té pendents d’aprovar

www.absis.es

pendents d’aprovar -Des de la carpeta de l’expedient-Des d’un tràmit (safata de tramitació)

Validació de les signatures electròniques Validació de les signatures electròniques Validació de les signatures electròniques Validació de les signatures electròniques –––– validació del documentvalidació del documentvalidació del documentvalidació del document- Accés al document des de la carpeta de l’expedient- Accés al document des dels cercadors de documents

Signatura electrònica adjunta amb segell de temps – format PDF

www.absis.es

Signatura electrònica separada amb segell de temps

www.absis.es

Compulsa electrònica de documents

Compulsa electrònica

Marc legalMarc legalMarc legalMarc legal

-Llei 30/1992 Article 46 – Validesa i eficàcia de documents i còpies

-Llei 11/2007 Article 30 - Còpies electròniques – punts 3 i 4

“30.330.330.330.3 Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentosdocumentosdocumentosdocumentos privadosprivadosprivadosprivados aportadosaportadosaportadosaportados por los por los por los por los ciudadanosciudadanosciudadanosciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención

www.absis.es

conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtenciónpodrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico”

“30. 430. 430. 430. 4 En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en esteartículo, podrápodrápodrápodrá procederseprocederseprocederseprocederse a la a la a la a la destruccióndestruccióndestruccióndestrucción de los de los de los de los originalesoriginalesoriginalesoriginales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan”

Compulsa electrònica - Esquema general

Document en format paper

(1) Digitalització del

document

(2) Validació imatge

digital

(3) Signatura

imatge digital

(4) Captura

metadades

www.absis.es

Còpia digital Còpia digital

signada

Metadades

compulsa

Còpia digital compulsada = Compulsa electrònica

Implantació

RequisitsRequisitsRequisitsRequisits

-Disposar del serveis d’una Plataforma de Serveis de Certificació (PSC) -PSIS, @Firma,..

-Disposar dels certificats electrònics personals reconeguts que faràn servir els compulsadors per signar les compulses (TCAT, eDNI, idCAT, ...)

-Dispositius digitalitzador accessible des de les estacions clients (mínim un)

Passos implantacióPassos implantacióPassos implantacióPassos implantació

www.absis.es

- Configurar les característiques de les compulses que es generaran (paràmetres)

- Afegir l’autorització “Compulsar electrònicament” als perfils del usuaris que realitzaran compulses

Configurar el servidor d’aplicacions webConfigurar el servidor d’aplicacions webConfigurar el servidor d’aplicacions webConfigurar el servidor d’aplicacions web

-Configurar les dades de connexió a la PSC (absconfig.xml)

Implantació

Estacions clients (Estacions clients (Estacions clients (Estacions clients (PCsPCsPCsPCs))))

- Instal·lació del driver twain del dispositiu digitalitzador

- Instal·lació dels drivers per fer servir el certificat electrònic (TCAT, eDNI, etc...)

- Instal·lació de la màquina virtual de java per executar l’aplicació de signatura

www.absis.es

Configuració paràmetres generació de compulses

www.absis.es

Metadades d’una compulsa electrònica

www.absis.es

Components d’una compulsa electrònicaSignatura electrònica

Metadades

www.absis.es

Imatge digital amb el contingut

del document

Digitalització certificada de factures (ABSDoc DC)

Digitalització certificada de factures

Marc legalMarc legalMarc legalMarc legal

- Real decret 1496/2003 reglament obligacions de facturació

- Ordre EHA/962/2007 desenvolupament disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures

CaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiques

- Generació de còpies electròniques de les factures en format paper que tenen la

www.absis.es

mateixa validesa jurídica que la factura original i que per tant permet prescindir de la factura original

- Mòdul independent homologat per l’AEAT (ABSDoc DC)

- Integració del mòdul ABSDoc DC amb el Registre d’entrades

Esquema general

www.absis.es

Còpies autèntiques

Generació de còpies autèntiques amb CSV

Marc legalMarc legalMarc legalMarc legalLlei 11/2007 Article 30 punts 2 i 5

“30.2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos original-mente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cum-plan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.”

www.absis.es

Procedimiento Administrativo Común.”

“30.5 Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas copias auténticas copias auténticas copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora”

Generació de còpies autèntiques amb CSV

Definició de CSVDefinició de CSVDefinició de CSVDefinició de CSV

Codi Segur de Verificació = Localitzador inclòs a les còpies autèntiques que permet localitzar el document original per tal de validar la autenticitat de la còpia

Característiques de les còpies autèntiques emesesCaracterístiques de les còpies autèntiques emesesCaracterístiques de les còpies autèntiques emesesCaracterístiques de les còpies autèntiques emeses

- Format: PDF

- Signatura electrònica : Attach amb segell electrònic d’òrgan (opcional)

www.absis.es

- Mecanisme de validació: CSV + URL del validador de documents

Generació de còpies autèntiques amb CSV

Document electrònic original custodiat per l’administració (amb o sense signatures)

www.absis.es

Generació de còpies autèntiques amb CSVOpcions de generació

www.absis.es

Generació de còpies autèntiques amb CSV

Segell

electrònic

d’òrgan

www.absis.es

CSV

Informació per

validar la còpia

Validació d’una còpia autèntica d’un document

www.absis.es

Validació d’una còpia autèntica d’un document

www.absis.es

Resolució de relacions – agrupació d’assumptes

Resolució de relacions

ObjectiuObjectiuObjectiuObjectiu

Resoldre amb una única resolució (acord o decret) un conjunt d’assumptes(expedients) que estan a l’espera d’una aprovació

ConceptesConceptesConceptesConceptes

- Petició d’aprovació – no té document propi

- Proposta tipus relació – document amb la relació d’assumptes a aprovar

www.absis.es

- Acord / Decret

- Certificats individualitzats de l’aprovació de cadascun dels assumptes

- Notificacions individualitzats de l’aprovació de cadascun dels assumptes

Esquema general

www.absis.es

Configuració

Producte: Acords i resolucionsProducte: Acords i resolucionsProducte: Acords i resolucionsProducte: Acords i resolucions

Plantilles de documentsPlantilles de documentsPlantilles de documentsPlantilles de documents

- Configurar una plantilla de proposta per cada tipus d’aprovació agrupada

- Configurar una plantilla certificat per cada tipus d’aprovació agrupada

- Configurar una plantilla notificació per cada tipus d’aprovació agrupada (opcional)

www.absis.es

ÒrgansÒrgansÒrgansÒrgans

- Associar les plantilles als òrgans que hagin de resoldre i definir els permisos d’accés

Configuració

Producte: ExpedientsProducte: ExpedientsProducte: ExpedientsProducte: Expedients

ProcedimentsProcedimentsProcedimentsProcediments

- Afegir un tràmit des del que es generà i enviarà la petició d’aprovació- Afegir un temporitzador per esperar la resolució de la petició d’aprovació i el certificat de la resolució (opcional)- Afegir i configurar un tràmit per tramitar la notificació des de l’expedient (opcional)

www.absis.es

Tramitació

ÀREESÀREESÀREESÀREES

- Els tramitadors : tramiten els expedients fins arribar al tràmit “Petició d’aprovació”

- El responsable de crear les relacions d’aprovació : crea una proposta tipus relació amb una relació que inclou tots els expedients que proposa a l’organ que resolgui amb un únic acord o decret, i envia la proposta a l’òrgan resolutori

SECRETARIASECRETARIASECRETARIASECRETARIA

www.absis.es

- Es prepara la sessió d’òrgan col·legiat (en cas d’aprovació per acord) , es reuneix l’òrgan i s’adopten els acords

- Es genera l’acta de la sessió (documentació dels acords) o es genera el decret (document, numeració i signatura) segons sigui el cas

- Se generen certificats individualitzats per cadascun dels expedients

- Se generen notificacions individualitzades per cadascun dels expedients

Tramitació

ÀREESÀREESÀREESÀREES

- Els tramitadors : continuen la tramitació dels expedients segons el configurat al procedimentadministratiu corresponent.

www.absis.es

Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSIS

Objectiu

Disposar d’una solució completa que permeti una gestiócompleta del cicle de vida dels expedients/documents des de la seva incoació fins a la seva destrucció definitiva o transferènciaa un repositori d’arxiu per la seva conservació permanent o de llarg termini

www.absis.es

Esquema general

Sistema

Productor

d’Expedients i

Documents

Emmagatzemar document Gestor documental i d’arxiu

(Alfresco DM/RM)Recuperar document

Arxivar expedient

Un

ita

ts p

rod

uct

ore

s

Fase

inactiva

Fase

activa

www.absis.es

Documents

Plataforma de preservació i

custodia documental

Transferència

Un

ita

ts p

rod

uct

ore

s

Esquema general de la solució

www.absis.es

Enfocament i evolució – Full de ruta

Fase1Fase1Fase1Fase1- Integració amb l’Alfresco DM – gestor documental- Informatització del quadre de classificació a l’Alfresco DM i RM- Càrrega i configuració de les sèries documentals a ABSIS- Classificació dels expedients- Informatització de l’esquema de metadades de preservació dels documents- Automatizar la captura de les metadades de preservació dels documents- Emmagatzematge i recuperació de documents a l’Alfresco RM (contingut,

www.absis.es

- Emmagatzematge i recuperació de documents a l’Alfresco RM (contingut, metadades i signatures)

Fase2Fase2Fase2Fase2- Integració amb l’Alfresco RM - transferència d’expedients a l’arxiu- Panel de control d’arxiver – Definir i aplicar calendaris de disposició (cicle de vida)- Auditoria disposicions – transferències i eliminacions

Enfocament i evolució – Full de ruta

Fase3Fase3Fase3Fase3

Integració amb la plataforma de custodia i preservació documental (iArxiu) –transferència d’expedients/documents

Calendari disponibilitat fase1 i fase2Calendari disponibilitat fase1 i fase2Calendari disponibilitat fase1 i fase2Calendari disponibilitat fase1 i fase2

Primer trimestre 2012

www.absis.es

Quadre de classificació documental

www.absis.es

Categoria o sèrieExpedient

Funció

Documents de l’expedient

Càrrega i configuració de les sèries documentals

www.absis.es

Classificació dels expedients

o Assignació de la sèrie documental a l’expedient durant la seva incoació

www.absis.es

Moltes gràciesDavid Sánchez

www.absis.es

David Sánchez

dsanchez@absis.es