VISE LTDA Manual Operativo de Seguridad MOS

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ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: APROBÓ (Rep. del Cliente)

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1. Objeto del Manual El presente manual tiene por objeto reglamentar los Procedimientos y Normas de seguridad a llevar a cabo la prestación del servicio en diligenciar el nombre del puesto.

2. Instrucciones sobre la protección que debe darse al manual Operativo de seguridad

El manual de seguridad debe permanecer en un lugar en donde solamente tenga acceso el personal de seguridad, y únicamente puede ser consultado por el responsable del puesto, el supervisor del servicio, el coordinador/director del contrato y el usuario. La consulta a terceras personas debe ser autorizada por la Gerencia de Operaciones. El personal asignado al puesto para cubrir novedades, debe leer y aplicar los procedimientos que están documentados en el presente Manual Operativo y se debe registrar la Inducción en la minuta del puesto.

3. Instrucciones sobre el uso del manual de seguridad

El manual Operativo de seguridad debe ser utilizado por el guarda, operador de medios tecnológicos, guía canino y supervisor, como guía permanente. Las instrucciones contenidas son de obligatorio cumplimiento para los eventos y situaciones que en él se describen. Las situaciones y eventos no descritos serán consultadas al coordinador/director del contrato y en caso de inminencia es deber del hombre de seguridad, solucionarlas o atenderlas con sano criterio profesional, siempre y cuando preservando la propia vida y la de las demás personas y evitando el menor daño a sus bienes.

4. Revisión y actualización del MOS o las funciones de seguridad

La revisión del Manual Operativo de Seguridad, es responsabilidad del supervisor del servicio, el coordinador/director del contrato que intervienen en el desarrollo del contrato. De ser necesaria la actualización se efectuará siguiendo el procedimiento pertinente para la actualización. Las Normas y Procedimientos establecidos en el presente manual no pueden ser modificados o cumplidos parcialmente; todo cambio debe ser autorizado por la Gerencia de Operaciones. Las observaciones que tenga por favor diríjalas al coordinador/director del contrato, para que a través de éste se surta el procedimiento de análisis y revisión correspondiente. El Supervisor con su criterio profesional, debe aportar al mejoramiento y complementación de este manual, en el entendido que el servicio es dinámico y sujeto a mejora continúa.

5. Descripción del Servicio

A continuación se cita a modo de ejemplo un párrafo: Controla la entrada y salida

de personas (empleados contratistas visitantes) materiales, permitiendo solo el ingreso o retiro de elementos que estén debidamente autorizados de acuerdo con las normas establecidas por el usuario y Vise. Nota: cada responsable de seguridad debe realizar la ampliación de la descripción del servicio según las especificaciones del puesto.

6. Horario del servicio LUNES A DOMINGO: 06:00 A 18:00 - 18:00 A 06:0 de lunes a viernes

El anterior es el horario básico del puesto. No obstante este puede ser modificado por disposición del Usuario.

7. Elementos Requeridos

Uniforme: Tradicional Overol Otro cuales:

Arma Revolver Escopeta

Permiso Porte Tenencia

Espejo Si NO

Otros Elementos

Avantel Radio Linterna

Celular colectora de datos detector de metales

Otro cuales:

Elementos de protección

Casco Gafas Protectores auditivos

Guantes Botas de seguridad Impermeable

Otro cuales:

Elementos relacionados con la gestión ambiental

Recipientes para disposición de residuos Clase de residuos

Otro cuales:

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8. Instrucciones permanentes del servicio de seguridad

Velar siempre por el cumplimiento de normatividad vigente. Permanecer atento y en actitud de servicio Prestar el servicio con el uniforme reglamentario y en excelente

presentación personal. Estar atento ante cualquier novedad permaneciendo en actitud preventiva Dar un uso correcto a los libros de minuta Implementar el protocolo entrega y recibo de puesto Reportar las novedades del puesto a la central o a su superior. Reportar las incapacidades a control de operaciones. Mantener toda información con prudencia reserva y confidencialidad Dar cumplimiento al decálogo de seguridad en el manejo de armas. Utilizar y mantener los Elementos de Protección Personal EPP. Participar en actividades de capacitación y entrenamiento. Reportar de manera inmediata cualquier situación de riesgo y de

vulnerabilidad en su puesto. Reportar actos y condiciones inseguras que pueden generar accidentes

de trabajo o enfermedades profesionales. Reportar los incidentes con lesión en forma inmediata al jefe o superior. Procurar el autocuidado en las actividades que se realizan. Realizar la disposición adecuada de los residuos generados en el

servicio. Portar los documentos y credenciales de prestación del servicio: cédula

de ciudadanía, carné de ARP, carné de EPS, credencial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada o radicado de solicitud, según el caso.

Siempre considerar su actitud y condiciones físicas y emocionales para la prestación del servicio y si tiene alguna situación que lo afecte para la prestación óptima del mismo informar de inmediato al supervisor y coordinador del contrato (estado de embriaguez, condiciones de salud, de preocupación grave, entre otras).

Cumplir los procedimientos y funciones establecidas en el presente manual y en los demás procedimientos aplicables al servicio de seguridad.

Estar familiarizado con el ambiente que lo rodea y estar atento a detectar cualquier modificación en el entorno, informar inmediatamente al Supervisor de Seguridad y al Coordinador cualquier indicio de peligro o riesgo de amenaza que observe.

Mantener el lugar de trabajo en perfecto estado de orden y aseo, según las condiciones del puesto de trabajo.

Llevar los documentos de registro en orden y adecuada presentación de acuerdo con las instrucciones indicadas en el presente manual y las recibidas por el Supervisor de Seguridad y del Coordinador de Contrato.

Aplicar siempre las buenas maneras y la amabilidad en su trato con los compañeros, supervisores, empleados directivos y personal en general.

Ser leal a la Organización y al Usuario Utilizar adecuada y oportunamente los medios de comunicación. Apoyar los dispositivos de seguridad de acuerdo a las necesidades del

servicio.

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9. Recomendaciones para la gestión ambiental en el puesto de trabajo

Las siguientes recomendaciones hacen referencia al modo de utilizar los recursos en el puesto de trabajo. Los consejos de buenas prácticas están incluidos y contribuirán a dirigir un puesto con un mínimo impacto negativo sobre el ambiente.

Cierre bien los grifos, los grifos mal cerrados desperdician agua que nos

hará falta en el futuro. Al lavar las manos cerrar la llave mientras se enjabona. Al lavar los utensilios, enjabonar todos los utensilios sin abrir la llave, usar

menos cantidad de jabón para enjuagar más fácil. Si la cantidad de agua de la llave es alta, una medida de ahorro puede

consistir en cerrar un poco esta llave, permitiendo el paso de menos agua.

No utilizar el baño como bote de basura (no arroje papel higiénico, chicles, ni otros residuos), para evitar las descargas innecesarias.

Reporte oportunamente los escapes de agua en grifos o tuberías, los grifos que gotean derrochan agua.

No utilice mangueras o baldados de agua para lavar el carro, barrer o regar las plantas. Se pueden utilizar elementos adecuados que permitan el ahorro del agua.

Aproveche las aguas lluvias. Apagar las luces cuando se tenga suficiente luz natural o cuando ninguna

persona este en el lugar de trabajo. Siempre es más barato apagar una luz que dejarla encendida.

Apagar los equipos cuando no se utilicen por un periodo largo. Cargue las baterías durante el tiempo establecido y desconecte los

cargadores. No utilice nunca aparatos con cables pelados, clavijas rotas o enchufes

deteriorados. Depositar los residuos en las canecas y zonas de almacenamiento

dispuestas en el lugar de trabajo, como por ejemplo: residuos orgánicos (residuos de comida, residuos sanitarios, envolturas de golosinas, papel carbón, papel metalizado); papel y cartón; vidrio, etc.

Entregue al Supervisor o Coordinador las pilas, baterías, equipos y demás elementos de la prestación del servicio en desuso, para que en VISE LTDA., se realice la adecuada disposición de estos elementos.

Para disminuir la cantidad de residuos que generamos a diario, debemos aplicar los siguientes conceptos: REDUCIR: Evitar todo aquello que de una u otra forma genera un desperdicio innecesario. REUTILIZAR: Volver a usar un producto o material varias veces sin tratamiento. RECICLAR: Utilizar los mismos materiales una y otra vez, reintegrarlos a otro proceso natural o industrial para hacer los mismos o nuevos productos, utilizando menos recursos naturales.

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10. Prohibiciones permanentes del servicio de seguridad

Escuchar radio o utilizar cualquier tipo de reproductor de archivos de audio o video, incompatibles con la función de seguridad.

Manipular equipos no autorizados Acceder al internet o intranet sin autorización Asumir atribuciones de autoridad pública en la solución de los conflictos

de aprensión como por ejemplo, arrestar (sólo puede retener en caso de delitos en flagrancia), ejercer fuerza irracional o desproporcionada frente a las agresiones, tenga siempre en cuenta la aplicación de la política de Derechos Humanos.

Tratar con familiaridad y confianza al Usuario, a sus delegados o representantes

Consumir alimentos o bebidas mientras está prestando el servicio. (Cuando requiera hacerlo, hágalo en las horas establecidas para tal fin y en los sitios definidos para el efecto, aplicando las normas de urbanidad)

Entablar conversaciones ajenas a las necesarias para la adecuada prestación del servicio.

Dar declaraciones a medios de comunicación o a cualquier persona sobre hechos o situaciones relacionadas con el Usuario o la Organización.

Suministrar información de seguridad confidencial que pueda generar riesgo para el Usuario y sus representantes.

Efectuar cambios o modificaciones a los procedimientos sin autorización del funcionario responsable de establecerlos.

Entrar en enfrentamientos con los funcionarios o cualquier delegado o representante del Usuario.

Usar vocabulario inapropiado en la comunicación por radio. (No utilice términos despectivos para referirse a las personas, use siempre los códigos establecidos).

Sustraer de la Empresa o del puesto de trabajo los útiles, las materias primas o productos elaborados sin permiso de ésta.

Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcótico o de drogas enervantes.

Fumar dentro de las instalaciones de la Empresa, salvo en los sitios expresamente autorizados por escrito.

Suministrar a extraños sin autorización expresa, datos relacionados con la organización, producción o con cualquiera de los sistemas y procedimientos de la empresa.

Ocuparse en cosas distintas de su labor durante las horas de trabajo, sin previo permiso del superior respectivo.

Recibir visitas de carácter personal en el trabajo o dentro de la empresa, o permitir que extraños ingresen a ella para asuntos no relacionados estrictamente con el trabajo.

Originar riñas, discordias o discusiones con otros trabajadores de la empresa, o tomar parte en tales actos dentro de la misma.

Pasar del puesto o lugar de su trabajo a otro puesto o lugar de trabajo por razones diferentes a las necesidades del trabajo, sin orden o permiso del jefe respectivo.

Dormirse en horas de trabajo y en las instalaciones de la Empresa empleadora, usuaria de los servicios de vigilancia y/o en el lugar asignado para el cumplimiento de sus funciones.

Dar uso no adecuado de Zonas de descanso con actividades como dormir u otras actividades que no sean autorizadas por el usuario.

Hacer ventas, suscripciones o actos comerciales semejantes dentro de la Empresa empleadora y/o usuaria de los servicios de vigilancia y seguridad privada.

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Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos,

expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

Aceptar recompensas o dineros adicionales, por parte de los usuarios de los servicios de vigilancia, proveedores, clientes y/o cualquier tercero, por causa o con ocasión de sus funciones.

11. Perfil de Riesgos del Puesto

INTRODUCCION En este punto encontrará el análisis de los riesgos de seguridad física presentes en su puesto de servicio, téngalos presentes y realice todos los días las medidas preventivas para evitar que se presenten. DEFINICION DE TERMINOS Riesgo: es la posibilidad de que un evento o acción pueda causar daño o pérdidas para las personas o instalación protegida. Vulnerabilidad: es la debilidad estructural de orden físico, personal, procedimental, o de actitud que permiten o facilitan la ocurrencia de un daño. Incluso se puede presentar en momentos o situaciones especiales. Medidas Preventivas: son las actividades que puede y debe hacer el Guarda para disminuir la probabilidad de ocurrencia del riesgo. Protocolos de Respuesta: Son las acciones que debe hacer el Guarda una vez se materialice un riesgo con el propósito que las consecuencias causen el menor daño posible y se restablezca la normalidad en el menor tiempo posible.

Riesgo Vulnerabilidad o posible causa

Medidas Preventivas

Protocolos de Respuesta

Enuncie los riesgos que puedan afectar los bienes o personas involucradas. Ejemplo: Hurto, accidente con arma de fuego, atraco, intrusión, vandalismo, fuga de información, terrorismo, etc.

Enunciar la vulnerabilidad existente en cuanto a instalaciones, procedimientos, personas, entorno o tecnología; y mencionar cuales son los momentos, situaciones y sitios críticos. Ejemplo: no existe procedimiento de requisa a la entrada, no existe tubo de descargue de armas, ingreso de multitudes sin control entre 7 y 8 de la mañana, no se alcanza a requisar paquetes a la salida durante las horas de almuerzo y fin de labores.

Enunciar todas las acciones que el Guarda debe hacer para evitar o prevenir que el riesgo se materialice. Ejemplo: mantener las puertas cerradas, cumplir con el procedimiento de registro al ingreso, no permitir ingreso a áreas críticas, hacer inspecciones del perímetro, no permitir ingreso de armas.

Enunciar las acciones que el Guarda debe realizar en caso que el riesgo se materialice. Ejemplo: Dar aviso de inmediato al supervisor de seguridad, restringir el ingreso y salida de personal, llamar a los organismos de apoyo, llamar a la brigada de emergencias, pedir apoyo de los compañeros, etc.

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12. Funciones específicas del puesto

Usted debe describir de manera detallada, sencilla y clara las tareas que debe llevar a cabo el hombre de seguridad para cumplir con la misión del puesto, Si existen procedimientos o actividades que deben realizarse de manera específica en este ítem debe describirlos, como por ejemplo inspeccionar los vehículos, conforme al esquema 1, o a la fotografía 1, o la rutina tal. Atender en forma permanente la operación del medio de comunicación

asignado al puesto. En horas de la noche y no laborales realizar recorridos en forma

constante al sector interno de las oficinas, apagando las luces innecesarias.

Conocer al detalle las funciones generales y las específicas que debe cumplir en cada uno de los turnos de trabajo que le corresponden y cumplirlas con la máxima atención y dedicación.

Asistir a la reunión de inicio del servicio, con el objeto de precisar y planificar las actividades por adelantar en cada turno.

Realizar el análisis de todos los incidentes y participar en el análisis conjunto de los mismos, que debe hacer el equipo de trabajo.

No permitir el ingreso ni la permanencia de intrusos dentro las instalaciones, pasando el informe correspondiente de manera inmediata al supervisor y/o coordinador/director del contrato.

Conocer detalladamente cuál es su función en caso de activarse el plan de emergencias.

Al inicio de labores revisar las instalaciones con el objeto de detectar cualquier situación irregular, personas u objetos que no deben estar en tal sitio.

Leer el procedimiento al inicio de cada servicio.

13. Prohibiciones específicas del puesto

Usted debe describir de manera detallada, sencilla y clara las prohibiciones especificas de este puesto, las cuales están definidas por el cliente y VISE. Ejemplos: Cuando se está prestando seguridad a avión (diamante de seguridad está

prohibido el ingreso al avión). El personal que presta servicios de seguridad en los bancos no debe

ayudar a diligenciar a los usuarios los formatos de transacciones. Después de las 18:00 horas en viernes y durante el fin de semana no

debe recibir correspondencia.

14. Manejo de emergencias en el puesto

Usted deberá describir cual es el rol del vigilante en caso de presentarse una emergencia y éste debe estar alineado con el protocolo de emergencias del usuario.(en caso de incendio, Evacuación y primeros auxilios) si tiene un rol de comunicación se debe indicar claramente el medio y los números Ejemplo: En caso de emergencia el vigilante de este puesto debe abrir la puerta

del costado sur para permitir fácilmente el proceso de evacuación del personal.

El vigilante de este puesto de llamar a bomberos informando la situación que se está presentando en las instalaciones.

El vigilante recorredor al momento de presentarse la emergencia coordina con el vigilante de parqueadero para orientar el personal al momento de la evacuación.

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15. Uso adecuado y legítimo de las armas de fuego

Las armas de fuego deben emplearse cuando sea estrictamente inevitable para proteger su vida o la de un tercero, en el ejercicio de la legítima defensa y cuando han sido insuficientes medidas menos extremas para dar solución del incidente o evento de pérdida.

En caso que el uso del arma fuese inevitable, este se debe ejercer con moderación y actuar de acuerdo y proporcionalmente a la gravedad de la agresión. Teniendo en cuenta reducir al mínimo los daños y lesiones, respetando y protegiendo la vida, así como prestar de forma inmediata atención medico a todas las personas que posiblemente resulten heridas en la acción. Incluyendo los agresores

Cuando usted manipule armas de fuego, tenga en cuenta el decálogo de seguridad con armas con la finalidad de evitar accidentes que conlleven heridas o la muerte a usted o terceras personas.

En caso de necesidad de la utilización de un arma de fuego por circunstancias que ameriten la legítima defensa, recuerde colocar en práctica el decálogo de seguridad con las armas de fuego con el fin de evitar una mala manipulación que lleve a la pérdida de una vida sin implicación en la acción de agresión.

El aseo de las armas de fuego debe realizarse a orden del supervisor de turno.

Por ningún motivo utilicé el arma como objeto de amenaza.

16. Funciones y aspectos que se deben auditar todos los días

Usted debe describir de manera detallada, sencilla y clara las funciones y aspectos que se deben revisar en este puesto, por parte de los guardas asignados y por parte de los supervisores al momento de inspeccionar el servicios. Nota: este punto no es transcribir las funciones especificas del puesto, sino analizar y documentar aquellas funciones y aspectos que se deben cumplir estrictamente, para evitar cualquier novedad en el puesto Vigilantes del puesto Durante todo el servicio el vigilante de esta Porteria debe inspeccionar

a todos los visitantes con el detector de metales. El vigilante debe anunciar al personal antes de su ingreso Todos las días sobre las 10:00 debe abrir la puerta lateral de las

instalaciones para permitir el ingreso del vehículo de presidencia Todos los computadores portátiles deben ser registrados en la planilla

de control. Todos los días sobre las 22:00 debe enfocar la cámara de bodega

para el registro del cargue del camión.

Actividades al momento de inspeccionar el puesto por un supervisor El supervisor al pasar revista del puesto debe verificar que cantonera

de ingreso peatonal de encuentra en perfecto funcionamiento. Realizar pruebas

Verificar que el guarda porte en la mano el botón de pánico Revisar el diligenciamiento de la planilla de vehículos. Verificar que el vigilante al momento del cierre de la oficina

bancaria, realizo la inspección el interior de las oficinas y registro en el libro de minuta la actividad de control realizada.

Verificar el uso adecuado de los EPP. Verificar que las condiciones locativas no aumenten la probabilidad de

sufrir lesiones en el trabajador o afectar el medio ambiente.

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CONTROL DE CAMBIOS

No DE CAMBIO

DESCRIPCIÓN FECHA

CONTROL DE REGISTROS

Código Identificación Almacenamiento Tiempo de

Almacenamiento Recuperación Disposición

Sitio Carpeta