Manual del Usuario

I. Carátula.II. Tabla de contenidos.III. Responsable de la aplicación.

Analista. Fecha de creación del documento. Fecha de actualización. Nombre del Sistema.

IV. Acerca del Manual. Propósito. Conocimientos necesarios.

V. Introducción. VI. Visión global.

Especificaciones. Conceptos generales. Acceso. Instalación y configuración básica. Menú principal. Opciones. Teclas. Iconos. Pantallas. Reportes.

Carátula.

Tabla de contenidos.

Responsable de la aplicación.

Analista: Richar Franklin Caicedo Medrano Fecha de creación del documento: 01 de noviembre del 2001 Fecha de actualización: Nombre del Sistema: FACTURACIÓN COMERCIAL EN AMBIENTES

CLIENTE/SERVIDOR

CONTENIDO

Acerca del Manual.

Propósito.

El presente manual tiene como finalidad ser una guía básica de operación del sistema; permitiendo al lector del mismo adquirir las destrezas y conocimientos indispensables para una operación adecuada del sistema, y ser una herramienta de consulta de primera mano a la cual puede recurrir el usuario en cualquier momento.

Se pretende dar una idea mas detallada de los alcances y ventajas del sistema, que permite una facturación y atención al cliente en tiempos mínimos; mediante la optimización de los recursos involucrados en el proceso, de compraventa de productos de consumo masivo.

Cualquier comentario o sugerencia el desarrollador el sistema esta dispuesto a recibirla con todo agrado y solventar en el menor tiempo posible; mediante correo electrónico a rfcm@hotmail.com; gracias por su confianza.

Conocimientos necesarios.

Conocer previamente el funcionamiento de un computador.

La situación o procesos inmersos en la actividad económica en la cual se desenvuelve la empresa.

La configuración de la red, para saber determinar el desempeño del sistema con otros sistemas existente.

El sistema operativo o sistema básico con el cual se ejecuta la aplicación FCACS.

Los principios básicos de administración y manejo de inventarios.

Otras habilidades inherentes a su destreza y agilidad para sacar mayor ventaja de la información que se encuentra en la base de datos que maneja el sistema.

CONTENIDO

Introducción.

El sistema de Facturación Comercial en Ambientes Cliente/Servidor fue credo con el objetivo de ser una herramienta administrativa, para el sector comercial en el área de supermercados, abastos, tiendas y locales mercantiles dedicados a la venta de productos al detal.

Una de las formas simples de atención al cliente es cubrir sus necesidades en el menor tiempo posible; lo cual se consigue con una automatización de los procesos de cálculos, de precios de productos de consumo masivo, en el menor tiempo evitando de esa forma la formación de largas colas.

La utilización de las computadoras y software de forma adecuada brindan la posibilidad de comercializar mayores volúmenes de productos y mejorar los márgenes de ganancia; con satisfacción para el cliente y para el personal que se encuentra frente a un mostrador.

Los clientes y su negocio se lo agradecerán si usted, como usuario de este producto lo aprovecha y obtiene una ventaja competitiva frente a sus competencia; solo esta el deseo y en sus manos el poder en funcionamiento esta novedosa herramienta de trabajo.

El desarrollador.

CONTENIDO

Visión global.

Especificaciones.

Los requisitos básicos del sistema son:

Clientes o Estación de trabajo PC 486 o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP, teclado y mouse, monitor de 14’, impresora de 40 columnas y sistema operativo Win 9.x o WinNt 4.0.

Servidor Pemtium o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP; teclado y mouse, monitor de 14’,impresora de 40 columnas, sistema operativo Win 9.x o WinNt 4.0 y la configuración de la red mediante cacle directo o mediante un hat.

Conceptos generales.

Los conocimientos básicos para el manejo del sistema son los siguientes:

La configuración de la red y su administración. Políticas de seguridad y respaldos en este tipo de sistemas. Seguir al pie de la letra las indicciones del presente manual.

1,2 y 3 son los botones de minixación, maximización y salida de una pantalla respectivamente y 4 barra de menú principal del sistema.

CONTENIDO

4

3

1 2

Acceso.

El acceso al sistema luego del proceso de instalación y

configuración básica del sistema es a través de las barras disponibles del Windows como se detalla en las siguientes figuras. Lo cual permite el ingreso directo del usuario al sistema en su pantalla principal, la cual se encuentra presente durante toda la ejecución del sistema, la misma que se puede apreciar en la gráfica siguiente.

El botón SALIR o X abandonan el sistema de inmediato finalizando su utilización y volviendo al sistema operativo respectivo.

CONTENIDO

Instalación y configuración básica.

El proceso de instalación es el siguiente:

1. Haga clic en la barra estándar del Windows.

2. Presenta la pantalla siguiente.

3. Elija el botón Aceptar tras lo cual obtenemos la pantalla de instalación del sistema. Siga las instrucciones que se presentan hasta obtener una pantalla como la siguiente.

4. La cual presenta la licencia de aceptación marque la casilla de verificación si esta de acuerdo; caso contrario no lo marque y se procederá a cancelar la instalación del sistema. Con lo cual se borran todas los componentes básicos del sistema. Vaya a la barra estándar del Windows, Inicio, Programas y localice el sistema bajo el nombre SUPERMERCADO. Con lo cual se llamara a la pantalla principal del sistema.

CONTENIDO

Menú principal.

a. Archivo brinda todas las facilidades en cuanto a la administración del sistema en si.

b. Consultas presenta información detallada de acuerdo a la necesidad del usuario del sistema.

c. Nuevo nos permite ingresar los datos por primera vez.d. Inventario la actualización de los datos de productos y cuentas

de los clientes y otros.e. Reportes permite obtener la información por medio de la

impresora en varias paginas.f. Facturación nos permite emitir las facturas respectivas y

cobros se en efectivo o a crédito emitiendo la misma.g. Ayuda nos brinda una ayuda de funcionamiento del sistema y

como resolver alguna pequeña dificultad a causa de la mala manipulación o errores involuntarios del usuario.

CONTENIDO

Opciones. CONTENIDO

Las opciones del sistema son 3 que se determinan en el momento que se ingresan los usuarios; de la siguiente forma:

Nivel

descripción

1 Acceso total al sistema como administrador del mismo.2 Ingresos parcial de datos, actualización, reportes y consultas

como cliente.3 Solo consultas como cliente.

Teclas. CONTENIDO

Las teclas usadas en el sistema son:

tecla descripciónF1 Ayuda del sistema en cualquier momento que el usuario la

solicite.F2 Dentro de facturación crea una nueva factura.F3 Borra un item durante la facturaciónF4 Cobro en efectivo de la factura e imprime la misma.F5 Cobro a crédito de la factura, habilita y controla los créditos.

(imprime)F6 Busca información de los productos en cualquier momento.Esc Sale de la pantalla actual o presente en ese momento.

Iconos. CONTENIDO

Los iconos utilizados son los estándares que acepta el Windows como son los punteros tipo flecha o tipo mano y botones muy familiares en toda aplicación.

Pantallas.

Las principales pantallas que presenta el sistema son:

Pantalla de inicio de cesión o trabajo, tras el ingreso de la clave de usuario respectivo se abilita los niveles de

acceso al sistema; de conformidad con la tabla que consta en opciones.

Si la clave de usuario es incorrecta o no ingreso nada se presenta la pantalla siguiente, si presiona sobre el botón si vuelve a pedir su clave caso contrario sale del sistema sin ningún problema.

Si la clave es correcta se presenta la siguiente pantalla. CONTENIDO

Presione el botón Aceptar o la tecla Enter, con lo cual se presenta la pantalla inicial del sistema y tendrá acceso al menú principal y submenús respectivos dependiendo del nivel de usuario que tenga asignado.

Tenga presente que los niveles de ingreso al sistema se establecen en el menú NUEVO con la opción de

usuarios y es responsabilidad del administrador del sistema.

La configuración inicial del sistema se puede establecer a través del menú Archivo con la opción Empresa, la cual presenta una pantalla como se aprecia en la parte inferior.

En la cual tan sólo se puede actualizar los datos de IVA y si los precios incluyen o no este impuesto. Los demás datos son establecidos durante la instalación ya que se trata de un sistema de uso exclusivo.

Hay que tener presente que el IVA se presenta como 1.400 % lo cual representa el 14% real por el uso de la coma o el punto para el trabajo con decimales por restricciones técnicas.

El trabajo con decimales es de la siguiente forma:

##, ## es 14,0 pero si escribe ##.00 nos da como resultado 140 por tratarse de número con porcentaje.

Con esta aclaración tenga cuidado en los lugares donde la información requerida sea del formato (##,## )%.

Presentamos a continuación unas pantallas que merecen de su atención al momento de trabajar con ellas.

Si elige del menú principal la opción CONSULTAS, se presenta una pantalla como la siguiente.

CONTENIDOPresione Aceptar para volver al menú principal y poder trabajar con

otras opciones.

Si por omisión no introdujo un texto de consulta se presentara una pantalla como la siguiente, la cual le permite continuar o cancelar la consulta según sea el caso requerido.

CONTENIDO

Esta es la opción NUEVOS del menú principal en el cual se pueden elegir varias opciones, que dependiendo de cual se presentan pantallas como la siguiente.

La cual permite el ingreso de datos por primera vez, elija el botón Agregar para ingresar un nuevo y luego Actualizar para grabar, caso contrario Cerrar para cancelar y volver al menú principal.

CONTENIDO

La opción INVENTARIO y sus subopciones permiten mantener el control y alimentación de los datos pertinentes; según sea la necesidad del usuario.

CONTENIDO

Si elige la opción se presenta la pantalla de facturación

respectiva que se aprecia al detalle en la siguiente pantalla.

Luego de presionar la tecla F2, procedemos a generar la factura respectiva; ingresado el nombre del cliente o dándolo de alta si este no existe tan solo con presionar la tecla Enter; si tenemos o conocemos el nombre del cliente y previamente ya lo hemos ingresado en el sistema, este lo localizara y presentara sus datos respectivos. Tras lo cual debemos presionar la tecla TAB para ir hasta el lugar del código en nuestra factura y comenzar la facturación de los diferentes producto, una vez que se haya terminado la petición del cliente presione las teclas F4 y F5 según sea el caso.

Si por algún motivo desiste de facturar presione la tecla Esc para salir de la factura actual sin ningún problema.

CONTENIDO

Si presiona F4 se envía a la impresora la factura y si no hay un conflicto en la misma se presenta un mensaje como el siguiente.

Si presiona F5 se presenta la respectiva pantalla de control de créditos y luego se imprime.

Si presiona la tecla Esc vuelve al menú principal.CONTENIDO

Reportes. CONTENIDO

Son ejecutados con la opción Reportes del menú principal la cual se aprecia a continuación. Por el momento presentamos la pantalla que surge luego de elegir en la pantalla presente la subopción Clientes, tras lo cual se presenta una pantalla como la que consta en la parte inferior.

Las demás opciones de ese submenú presentan pantallas similares, por lo cual para muestra un botón.

CONTENIDO

Barra de desplazamiento horizontal# de paginas

impresora

Imprime en un archivo

Vista automatizado y 200 %

Barra de desplazamiento

vertical

Barra de desplazamiento horizontal# de paginas

Información a ser impresa