Formato Diagnóstico Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL Código: U-FT-11.005.008.001

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FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS Página 1 de 16

A. PRIMERA PARTE

ARCHIVO

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

A1. INFORMACIÓN GENERAL

1. Nombre de la Unidad u oficina responsable de los Depósitos de Archivo:

2. Sede: 3. Dirección: 4. Teléfono: Fax 5. Correo Electrónico: 6. Página Web:

7. Responsable del archivo: NOMBRE CARGO

8. Número de personas que trabajan en el archivo:

NOMBRE CARGO PERSONAL DE PLANTA

CONTRATO POR PRESTACIÓN SERVICIOS

9. Oficina de la cual depende el archivo:

10. Marque con una x los servicios internos que presta el archivo y sus promedios mensuales Consulta: N° promedio mensual:

Asesoría: N° promedio mensual:

Fotocopia: N° promedio mensual:

Microfilm: N° promedio mensual:

Otro: Cuál N° promedio mensual:

11. Marque con una x los servicios externos que presta el archivo:

Consulta: N° promedio mensual:

Asesoría: N° promedio mensual:


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Fotocopia: N° promedio mensual:

Microfilm: N° promedio mensual:

Otro: Cuál: N° promedio mensual:

12. Cuenta con equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Si__ No__

Computadores: Cuántos:

Fax: Cuántos:

Teléfono: Cuántos:

Fotocopiadora: Cuántos:

Servicio telefónico en

red:

Cuántos:

13. Número de depósitos del archivo:

14. Presupuesto asignado en el último año:

Por inversión: __________________________________________________________

Por funcionamiento: _____________________________________________________

Total: _________________________________________________________________

15. El Comité de Archivo de la Sede funciona con base en la Resolución 385 de 2003 de la Rectoría General:

SI______ NO______

16. Relacione el número de sesiones del comité por año:

AÑO NÚMERO DE SESIONES

2.003 2.004 2.005

17. Señale cuántas veces han sido tratados estos temas por año:

TEMAS TRATADOS 2003 2004 2005 Total

Recomendaciones a los entes directivos de Sede

Aprobación de modificación de tablas de retención documental

Recomendación de programas de difusión

Decidir solicitudes de eliminación documental

18. El archivo cuenta con algún tipo de herramienta informática o producto de apoyo a la gestión documental:

SI____ NO____ ( si la respuesta es NO, pase a la Segunda Parte)

19. Marque con una X los sistemas operativos sobre el que esta montado el producto:


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Windows: UNIX: LINUX: SOLARIS: AIX:

Otro: Cuál:

20. Marque con una X la base datos sobre la que esta montada el producto:

ORACLE: DB2: SQL SERVER: SYBASE:

Otra: Cuál:

21. Cuál es el tipo de arquitectura sobre la que está montada el producto:

2 Niveles: 3 Niveles: Centralizado:

22. Si es de 3Niveles por favor especificar que tipo de servidor de aplicaciones tiene:

IAS: J2EE: SOLARIS:

Otro: Cuál:

23. Indique cuál es la herramienta de desarrollo

J2EE: ORACLE (Report-Forms): .Net:

Otro: Cuál:

Diligenciado por:

NOMBRE__________________________________CARGO__________________________

FIRMA____________________________________


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B. SEGUNDA PARTE

B1.CENSO

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año 1. Sede: Dirección:

2. Nombre y/o Número del edificio:

3. Marque con una la ubicación exacta del sitio donde se encuentra el archivo dentro del edificio:

Piso: Cuál: Mezanine: Bajo la escalera:

Terraza: Ático: Corredor: San Alejo:

Sótano: Semisótano: Parqueadero: Oficina:

Baño: Otro: Cuál:

4. Cuantifique en m2 el área en la que se encuentra la documentación:

5. Cuantifique en m2 área que ocupa la documentación:

6. La documentación comparte el espacio con elementos diferentes a éste:

SI_____ NO_____ Cuáles: ______________________________________________________

7. Cuantos metros lineales de documentación hay en este depósito:

8. Como está almacenada la documentación y cuantos metros lineales en cada uno de las siguientes opciones:

LUGAR DE ALMACENAMIENTO SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES

El piso:

En estantería:

Carpetas:

Sueltas:

En amarres:

En costales:

Cajas comunes:

Bolsas de plástico:

En A-Z:

Otro:

9. Cuál es el soporte en el que se encuentra registrada la información y relacione la cantidad aproximada (para el soporte en papel escriba el valor en metros lineales). TIPO DE SOPORTE SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES

Papel:


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Fotografía:

Cintas de video:

CDS: TIPO DE SOPORTE

Disquetes:

Microfilm:

Software:

Cintas fotográficas:

Rollos Cinematográficos:

Mapas:

Otros: Cuáles:

10. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente tabla: # PRODUCTOR DOCUMENTAL ASUNTO O SERIE DOCUMENTAL

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

11. En esta documentación se observa la presencia de algún tipo de contaminación biológica: SI____ NO ____ N° de m. lineales: __________________________

12. En este depósito hay documentación histórica: SI____ NO____ N° de metros lineales: ____________________________ ________

Elaborado por:

NOMBRE _______________________________ CARGO____________________________

FIRMA_________________________________


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DEPOSITO

B2. CONDICIONES LOCATIVAS


1. Sede: Dirección:


3. Antigüedad en años del edificio: 4. Cual fue la destinación inicial del inmueble 5. Se han hecho adecuaciones para archivo: SI ____ NO ____ Descríbalas: __________

_________________________________________________________________________

6. Cuenta con espacios para guardar la documentación de las transferencias y traslados: SI____

NO____ Metros lineales: ____________________________

7. Cual es la capacidad total del depósito en metros lineales:

8. Cuál es el material y estado de la Planta física del Archivo:

PLANTA FÍSICA MATERIAL ESTADO OBSERVACIONES

Bueno Regular Malo Paredes Techos Pisos

Ventanas Puertas

9. El depósito tiene área de trabajo independiente de éste: SI NO

10. Se realizan actividades de organización al interior del depósito: SI_____ NO_____

Cuáles: __________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

11. Número de personas que laboran en el depósito:

Elaborado por:

NOMBRE_____________________________CARGO________________________

FIRMA__________________________________


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B3. CONDICIONES AMBIENTALES


1. Sede: Dirección:


3. Iluminación:

Hay exposición de los documentos a la luz:

SOLAR ARTIFICIAL Directa:

Fluorescentes N°. De horas de exposición: ____ N° de horas de exposición:

Indirecta:

Candescente N°. de horas de exposición: ____ Otro _____ Cuál:________________________ N°. de horas de exposición: ____

N° de horas de exposición:

4. Ventilación:

NATURAL ARTIFICIAL N° Ventanas

N° extractores:_____ Tiempo diario de activación:____ N°

Claraboyas:

N° Puertas:

Aire Acondicionado: ____

Tiempo diario de activación:____ N° Rejillas:

Otro:________________ Cuál:________________

Otro:________________ Cuál:________________ Tiempo Diario activación:_____

5. Temperatura:

Se cuenta con equipos para la medición de la temperatura en el depósito: SI___ NO___ Cuál:

_____________________________________________________________________

Si la respuesta es SI, Señale con que con qué frecuencia se mide.

Diariamente # de horas Semanalmente Quincenalmente

Mensualmente: Otra Cuál:

6. Cuál es la temperatura promedio ambiental en el campus: _________°C

7. Humedad relativa:

Se cuenta con equipos para la medición de humedad relativa en el depósito: SI____ NO___ Cual

_____________________________________________________________________

Si la respuesta es SI, Señale con que con qué frecuencia se mide. Diariamente # de horas Semanalmente Quincenalmente

Mensualmente: Otra Cuál:

8. Cual es la Humedad Relativa promedio ambiental _______%


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Elaboro:

NOMBRE______________________________________

CARGO______________________________________

FIRMA ________________________________


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B4. CONDICIONES DE SEGURIDAD



3. El depósito posee detector (es) de incendios: SI NO Cuántos: Tipo: Funcionan: SI NO Si la respuesta es NO, Explique:

4. El edificio posee extintores de incendios: SI NO Cuántos: Funcionan: SI NO Si la respuesta es NO, Explique:

5. Señale el tipo y número de extintores en el edificio:

TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES OBSERVACIONES Solkaflam Tipo ABC Químico seco Tipo A Gas Carbónico Agua Exprodin

6. El depósito posee extintores de incendios: SI NO Cuántos: Funcionan: SI NO Si la respuesta es NO, Explique:

7. Señale el tipo y número de extintores en el depósito: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES OBSERVACIONES Solkaflam Tipo ABC Químico seco Tipo A Gas Carbónico Agua Exprodin

8. Existe un Plan de prevención de desastres: SI____ NO____

9. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio: SI NO

Nombre:

Cargo: Función:

Señale SI o NO para las siguientes preguntas: SI NO

10 Existe señalización en el área del depósito

11. Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado

12. Se encuentra cableado eléctrico a la vista


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13. Los equipos eléctricos tienen polo a tierra

14. Hay bajantes de agua a la vista

15. Bajantes de agua blancas a la vista

16. Bajantes de aguas negras a la vista

SI NO

17. Entrada de aguas lluvias por goteras

18. Humedad en pisos

19. Humedad en muros

20. Humedad en techo

21. Grietas

22. Se fuma donde se almacena la documentación

23. Se fuma donde se organiza la documentación

24. El depósito posee puertas especiales de seguridad

25. El depósito posee alarma electrónica de seguridad SI NO Cuál:

26. Materiales inflamables SI NO Cuál(es):

27. Sabe que hacer con la documentación en caso de desastre:

Con Agua SI NO Explique:

Con fuego SI NO Explique:

28. Marque con una X, si aproximadamente en 100m., existe alguno de los siguientes Factores de

Riesgo:

Vías Parqueadero Humedales Ríos Mares

Caños Industrias Otro Cuál

29. El depósito de archivo es actualmente vulnerable a:

Inundaciones Incendios Robos Desplomes Atentados:

Humedad Contaminación Otro Cual:

Elaboro:

NOMBRE ______________________________CARGO______________________________

FIRMA______________________________


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B5. CONDICIONES DE MANTENIMIENTO



3. Frecuencia de la limpieza

Quincenal

Mensual

Semestral

Anual

Equipos y

materiales

Qué tipo limpieza

Deposito

Documentación

4. Se almacenan en el depósito objetos que no son documentos: SI____ NO____ Cuáles:

___________________________________________________________________

5. Existe un área especial para el almacenamiento de implementos de aseo SI NO

6. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X)

Ventanas: Puertas Claraboyas: Rejillas Otro

7. Hay tapetes SI NO 8. Hay Cortinas SI NO

Cómo se limpian, especifique: _________________________________________________

Cada cuanto: ______________________________________________________________

Elaboro:

NOMBRE_____________________________ CARGO___________________________

FIRMA _______________________


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B6. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO



3. Anote la distancia en centímetros de los documentos respecto a:

Paredes Pisos Techo

Observaciones: __________________________________________________

4. Se encuentra material documental en el piso SI NO Cuanto en metros lineales:

5. Señale, la parte superior de la estantería se encuentra ocupada por:

Documentos Elementos ajenos al archivo Nada

6. La estantería tiene un sistema visual de identificación: SI_____ NO____ (Si la respuesta es NO pase a la pregunta 8). 7. Señale, El sistema de identificación es:

Alfabético Numérico Alfanumérico: Temático Por unidades productoras

Otro Cuál:

8.

Abi

erta

ESTANTERÍA Tipo Capacidad en metros lineales

Observaciones Fija Rodante

Metálica:

Madera:

Cer

rada

Metálica:

Madera:

Otr

os

Cua

les Planoteca

Archivo vertical

Elaborado por:

NOMBRE__________________________CARGO___________________________

FIRMA____________________________


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B7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL



3. En el depósito hay presencia de: Hongos Bacterias Roedores

Insectos

Otros Cuáles:

4. En la documentación hay signos de:

Decoloración Humedad: Manchas: Color Amarillo

Violáceo Negro Otro Cual

5. Se realizan tratamientos de conservación al archivo: SI ____ NO ____

Preventivos: ______________________ Correctivos: ____________________________

En caso afirmativo, cuáles y con qué materiales: __________________________________

_________________________________________________________________________

6. Señale, para ingresar a los depósitos se utilizan Elementos de Protección Personal (EPP)

Bata SI NO Gafas Protectoras SI NO

Guantes SI NO Overoles SI NO

Tapa-bocas SI NO Otro Cual

7. Ha tenido capacitación sobre la importancia del uso de EPP: SI NO

8. Existe un listado de reposición de EPP SI NO

9. Existe un programa de adquisición de EPP en forma periódica: SI NO

10. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos, sólidos SI NO

11. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos, líquidos SI NO

12. Si la respuesta de la pregunta 10 y 11 es SI,

Explique:_________________________________________________________________________

13. Están establecidas prácticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que trabajan con la documentación:

SI NO

Explique

Conteste las siguientes preguntas y describa:


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SI NO DESCRIPCION

14. Se hace limpieza de la documentación antes de los procesos de organización archivística:

15. Se hace limpieza de la documentación conjunta con los procesos de organización archivística:

16. Se han realizado procesos de conservación.

17. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservación

18. Se legajan los expedientes perforándolos:

19. Se encuentra en la documentación:

Clips metálicos Clips plásticos Ganchos legajadores metálicos Plásticos

Elaborado por

NOMBRE__________________________________CARGO___________________________________

FIRMA _______________________________


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B8. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS



3. La documentación se encuentra organizada SI NO Una parte

4. Cuanta esta organizada (m. lineales):

5. Está clasificada de acuerdo con la estructura orgánico-funcional: SI ___ NO____

Otra:________________ Cuál ________________________________________________

6. El deposito cuenta con instrumentos de consulta: SI NO

7. Cuales son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depósito señale:

listados Cuántos:

Inventarios Cuántos:

Catálogos: Cuántos:

Otro Cuántos:

8. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depósito:

FASE DE ARCHIVO FECHA EXTREMA N° DE METROS

Gestión

Central

Histórico

Acumulado_

9. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de a documentación existente en el depósito: SI____

NO____

10. El archivo posee Tablas de Retención Documental: SI____ NO____

Están actualizadas SI_______ NO________ Explique ______________________

_________________________________________________________________________

11. El archivo cuenta con T.V.D. SI NO

Explique


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Conteste las siguientes preguntas SI – NO y número de metros

SI NO # DE METROS

12. Se ha realizado depuración

13. Se ha realizado valoración

14. Se ha realizado eliminación

15. Se ha realizado valoración con TVD

Elaborado: Nombre:____________________________Cargo:__________________________

Firma:______________________________

Elaborado Por: Unidad Nacional de Archivo. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA AJUSTADO: Agosto 12 de 2005.

Fuentes: García Maria Clemencia. Pautas Para Diagnóstico Integral de Archivos, Archivo General de la Nación, 2003. Archivo General de la Nación. Acuerdo N° 049, 5 de mayo de 2000. Nota final: El formato de Diagnóstico de Archivos se elaboró en el año 2004 con el fin de precisar el estado en que se encuentran los archivos de la Universidad, contados cuatro partes: Información General, Condiciones de la Documentación, instalaciones locativas y condiciones de seguridad en las cuales se buscó recoger información referida a estos aspectos. En el año 2005 se consolidaron avances en el desarrollo archivístico por lo que fue necesario ajustar el instrumento para recoger datos que reflejan los últimos cambios introducidos en el manejo de los archivos. La Unidad Nacional de Archivo considero importante obtener datos fidedignos que permitan apreciar en términos cuantitativos, el total de las áreas que están ocupados por archivos por cada Sede volúmenes existentes organizados y por organizar, así como la ubicación de los lugares donde se encuentran, datos que correspondían a un censo y que son fundamentales para la formulación de políticas integrales con respecto a los archivos institucionales, tarea que estará programada dentro de la organización de archivos acumulados para el año 2.006, pues bien el mapa que se aplicó recoge algunos datos al respecto, los datos que aborda el censo son complementarios. Sin embargo, dado que es necesario destacar de manera prioritaria el estado actual de los archivos administrados por las Unidades de Archivo de la Sedes, se ha programado la aplicación del Formato de Diagnóstico para cada uno de los depósitos a cargo de dichas unidades.

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